f. Hệ thống quy định, chính sách
1.3Lý luận chung về Quản trị văn phòng 1 Quản niệm về Quản trị văn phòng
1.3.1 Quản niệm về Quản trị văn phòng
Hiệu quả hoạt động của văn phòng thuộc rất lớn vào sự điều hành, quản lý của lãnh đạo đối với nhân viên trong phòng, sử dụng tối đa các nguồn lực trong văn phòng. Điều này có ý nghĩa rất quan trọng quyết định tới sự thành công, phát triển của doanh nghiệp. Chính vì vậy mà các nhà lãnh đạo luôn đặt ra mục tiêu rõ ràng để công tác quản trị văn phòng đạt đƣợc kết quả tốt nhất:
Quản trị văn phòng trƣớc hết là công cụ và cũng là mục tiêu quan trọng trong điều hành quản lý công ty liên quan đến yếu tố con ngƣời. Sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp đều do con ngƣời. Vì vậy mục tiêu hàng đầu của quản trị văn phòng nhằm tăng cƣờng sự gắn kết giữa các thành
viên trong doanh nghiệp. Thông qua đó phát huy đƣợc khả năng, năng lực làm việc của từng nhân viên trong văn phòng.
Quản trị văn phòng nhằm hƣớng tới khẳng định và nâng cao uy tín của ngƣời lãnh đạo trong doanh nghiệp. Một ngƣời lãnh đạo có uy tín là ngƣời có khả năng tuyên truyền, giáo dục cho mọi nhân viên trong văn phòng đồng thời trong cơ quan về quan điểm, đƣờng lối, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nƣớc làm cho nhân viên hiểu và thực hiện đúng nội quy, quy chế của cơ quan, đƣa nhân viên vào trật tự, kỉ cƣơng, đồng thời tạo ra không khí làm việc thoải mái, không cứng nhắc, đoàn kết giúp đỡ nhau trong công việc.
Xây dựng nét văn hóa riêng cho doanh nghiệp, hiện đại, lịch sự phát huy tinh thần làm việc tập thể, đề cao tinh thần làm việc tự giác của mỗi cá nhân đem lại kết quả cao nhất cho hoạt động văn phòng.
Tổ chức, quản lý hệ thống thông tin, văn bản trong doanh nghiệp một cách khoa học để sử dụng tối đa lợi thế mà nguồn thông tin, văn bản đem lại.
Xây dựng nội quy, quy chế hoạt động cho văn phòng mang tính khoa học, chuyên nghiệp.
Đầu tƣ trang thiết bị hiện đại nhằm nâng cao công tác quản lý, điều hành văn phong nói riêng và doanh nghiệp nói chung phù hợp với mục tiêu chính sách phát triển của doanh nghiệp.