a. Nghiệp vụ văn thư
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Nội, ngày 01 tháng 03 năm 2010
Theo lý thuyết, những ngày ban hành văn bản từ ngày 1-9 thì phải ghi thêm số 0 vào trƣớc để tránh sự thay đổi ngày trong văn bản. Sai sót trên đây cần đƣợc khắc phục để việc ban hành văn bản đƣợc thống nhất giúp quản lý văn bản dễ dàng, chặt chẽ hơn.
Về quản lý văn bản đi
Tất cả văn bản do cơ quan gửi đi đăng ký tại văn thƣ gọi là công văn đi. Trƣớc khi gửi đi đều phải qua văn thƣ để cán bộ văn thƣ kiểm tra về mặt thể thức để đảm bảo văn bản gửi đi có đầy đủ giá trị pháp lý. Sau đó văn thƣ vào sổ công văn đi, bỏ công văn vào phong bì, viết tên ngƣời nhận, tên ngƣời gửi trên phong bì rồi gửi công văn qua đƣờng bƣu điện. Đối với công văn gửi đi gần thì trực tiếp ký nhận vào sổ quản lý văn bản. VD: công văn gửi đến phòng ban nào thì ngƣời phòng ban đó nhận công văn và trực tiếp ký nhận vào sổ quản lý văn bản. Công văn gửi đi xa thì có kèm theo phiếu gửi
TCT gồm các loại sổ đăng ký công văn đi nhƣ sau:
- Sổ đăng ký quyết định
- Sổ đăng ký công văn hành chính
Công văn gửi đi đƣợc lƣu lại ở phòng văn thƣ là bản gốc có ký nháy của Chánh văn phòng.
Hình 2.10: Mẫu sổ công văn đi của TCT
Số, ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Người ký Nơi nhận văn bản Đơn vị, người nhận bản lưu Số lượng bản Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) ( Phòng văn thƣ, 2010)
Ngoài ra, văn thƣ còn quản lý công văn trên máy vi tính. Việc quản lý trên máy vi tính có ƣu điểm là chặt chẽ, khoa học, tra cứu nhanh khi cần thiết. Mặc dù vậy, nhiều chƣơng trình bị lỗi mạng hoặc bị vi rút xâm nhập làm hỏng chƣơng trình quản lý. Để khắc phục tình trạng này, văn phòng đã tiến hành in ngay những văn bản nhập vào máy sau đó đóng thành từng quyển sổ riêng để quản lý.
Nhìn chung việc quản lý công văn đi của Tổng công ty khá chặt chẽ và thống nhất. Các công văn đều đƣợc đăng ký cả vào sổ và máy vi tính để quản lý tốt, tránh mất mát hay thất lạc công văn.
Về quản lý văn bản đến
Những văn bản từ cơ quan khác gửi đến đều phải qua phòng văn thƣ và đƣợc quản lý chặt chẽ.
Thủ tục chuyển giao văn bản đến của Tổng công ty Sông Đà nhƣ sau : văn thƣ tiếp nhận công văn, bóc bì (trừ những công văn mật và những công văn ghi rõ “ngƣời có tên sau mới đƣợc bóc bì”, đóng dấu đến, vào sổ công văn đến. Sau đó phân loại để xác định bộ phận giải quyết. Đối với những văn bản gửi đích danh bộ phận thì văn thƣ thông báo cho các bộ phận có công văn đến lấy giải quyết. Những công văn có dấu “khẩn”, “thƣợng khẩn” hay “hỏa tốc” văn thƣ có trách nhiệm chuyển ngay đến lãnh đạo để kịp thời giải quyết. Công văn đến trong ngày nào thì văn thƣ chuyển cho lãnh đạo ngay trong ngày hôm đó. Nói chung, phòng văn thƣ làm việc khá nghiêm túc theo quy định không để tình trạng tồn văn bản sang ngày hôm sau mới đƣợc chuyển cho lãnh đạo.
Sổ công văn đến của TCT Sông Đà đã thực hiện đúng với mẫu quy định, các cột mục đƣợc trình bày rõ ràng.
Hình 2.11: Mẫu sổ công văn đến của TCT Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại và trích yếu nội dung Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (Phòng văn thƣ, 2010) TCT thƣờng nhận công văn đến từ các bộ chủ yếu là Bộ xây dựng, Tổng công ty Điện lực Việt Nam, các doanh nghiệp Nhà nƣớc, công ty nƣớc ngoài, ủy ban nhân dân, ban quản lý các dự án… Số lƣợng văn bản đến Tổng công ty ngày càng nhiều trong những năm gần đây do nhu cầu về xây dựng, kinh doanh càng cao. Nhìn chung, việc quản lý văn bản đến của TCT đã từng bƣớc đƣợc quan tâm. Các trình tự tiếp nhận, quản lý văn bản khá chặt chẽ và hợp lý.
Hình 2.12: Tổng hợp văn bản đến và đi năm 2007 – 2009 Năm Loại CV 2007 2008 2009 CV đến 7.537 7.907 8.277 CV đi 6.769 7.452 4.592 ( Phòng văn thƣ – lƣu trữ)
Hình 2.13: Biểu đồ công văn đến và đi 2007 – 2009
Qua biểu đồ có thể thấy những năm gần đây, mặc dù lƣợng văn bản chuyển đến Tổng công ty ngày càng tăng trong khi số lƣợng công văn Tổng công ty gửi đi lại giảm đi. Điều đó cho thấy Tổng công ty Sông Đà ngày càng có vị thế trên thị trƣờng. Tổng công ty đã xây dựng cho mình thƣơng
hiệu mạnh, có sức cạnh tranh và đƣợc nhiều tổ chức, doanh nghiệp khác biết đến.
Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu là một yếu tố quan trọng trong văn bản. Con dấu đảm bảo tính chân thực và hiệu lực pháp lý của văn bản. Nếu thiếu con dấu thì văn bản không có tính thực thi. Nghị định số 58/2001/NĐ – CP là nghị định mới nhất của nhà nƣớc về quản lý con dấu.
Trong Tổng công ty Sông Đà, nhận thức đƣợc tầm quan trọng của con dấu nên con dấu đƣợc bảo quản cẩn thận, quản lý chặt chẽ, đƣợc cho vào tủ khóa lại nên không có tình trạng mất dấu. Việc sử dụng con dấu đóng dấu đúng quy định, đúng vị trí, đúng chiều, không có tình trạng đóng dấu khống là điều rất cần thiết.
Việc đóng dấu phải đúng theo quy định sau:
- Đóng dấu chứa 1/3 chữ ký phía bên trái của Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, các Phó tổng giám đốc và các đồng chí đƣợc phép thừa lệnh Tổng giám đốc để giải quyết việc công. Dấu phải đƣợc đóng ngay ngắn, rõ nét.
- Đóng dấu góc công thƣ của ngƣời đƣợc khắc dấu tên để gửi cho cá nhân hoặc cơ quan về việc công.
- Đóng dấu góc các bản trƣơng trình công tác, kế hoạch, báo cáo…của Tổng công ty mà đƣợc phép của Chánh văn phòng.
- Đóng dấu giáp lai các văn bản quan trọng, phụ lục và các văn bản thuyết minh, diễn giải các văn bản chính.
- Đóng dấu giấy đi đƣờng, giấy nghỉ phép, giấy giới thiệu, các giấy tờ chuyển tiền, séc, các văn bản sao lục có chữ ký của ngƣời có thẩm quyền.
- Không đóng dấu vào chữ ký có tính chất cho ý kiến.
- Không đƣợc đóng dấu vào văn bản chƣa có chữ ký của cấp có thẩm quyền, giấy tờ chƣa ghi nội dung. Trƣờng hợp đặc biệt phải có giấy của Chánh văn phòng ghi rõ đóng dấu vào giấy tờ nào, để làm gì và số lƣợng cần đóng dấu, có ký nhận. Khi giải quyết công việc xong nếu còn thừa phải bàn giao lại và tiêu hủy.
Việc quản lý con dấu cũng là việc hết sức quan trọng. Con dấu phải đƣợc để đúng nơi quy định. Khi hết giờ làm việc phải cất con dấu ở nơi có khóa chắc chắn. Phải tuân theo những quy định về quản lý con dấu nhƣ sau: - Khi đóng dấu xong phải cho vào ngăn kéo, khi ra ngoài phải khóa lại. - Phải bảo quản con dấu cẩn thận, không làm biến dạng con dấu.
- Không đƣợc giao con dấu và việc đóng dấu cho ngƣời khác khi chƣa có ý kiến của Chánh văn phòng.
- Trƣờng hợp mất con dấu, đóng dấu không đúng nơi quy định, lợi dụng việc bảo quản con dấu mà hoạt động phạm pháp, văn phòng sẽ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm.
Nhìn chung, nhân viên văn thƣ đã cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, giữ gìn, bảo quản con dấu cẩn thận, thực hiện đầy đủ các quy định về đóng dấu văn bản, góp phần nâng cao hiệu quả công việc chung trong văn phòng.
Lập hồ sơ hiện hành
Lập hồ sơ là tập hợp các văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo các điểm khác nhau của văn bản đồng thời xắp xếp và biên mục chúng để phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan và nghiên cứu lâu dài.
Bộ phận văn thƣ của Tổng công ty không lập hồ sơ hiện hành mà chỉ xắp xếp theo từng tập theo tên loại văn bản. Sau một thời gian, văn bản lƣu nộp lên kho lƣu trữ. Tuy bộ phận văn thƣ không lập hồ sơ hiện hành nhƣng các bộ phận trong cơ quan khi giải quyết công việc đều lập thành hồ sơ theo vấn đề cụ thể. Trong các hồ sơ này, có danh mục tài liệu. Mỗi bộ hồ sơ sau khi giải quyết xong đều có đầy đủ các văn bản nhƣ trong danh mục. Việc lập hồ sơ này đƣợc các bộ phận thực hiện tƣơng đối tốt.