c. Thực trạng đội ngũ CBCNV và Chính sách đối với CBCN
2.2.3Tổ chức lao động và trang thiết bị văn phòng.
Về tổ chức lao động
Tổng công ty Sông Đà có đội ngũ cán bộ đông đảo và đƣợc tổ chức hợp lý. Tùy theo chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ phận mà có cách tổ chức lao động khác nhau sao cho phù hợp. Trong cơ cấu tổ chức Văn phòng, đứng đầu là Chánh văn phòng, giúp việc cho Chánh văn phòng là 03 Phó chánh văn phòng. Ngoài giúp việc cho Chánh văn phòng, thì Phó chánh văn phòng còn có nhiệm vụ trực tiếp phụ trách các bộ phận trong văn phòng Tổng công ty và thay mặt Chánh văn phòng điều hành các công việc khi Chánh văn phòng đi vắng.
Nhìn chung, các cơ cấu tổ chức của Văn phòng tƣơng đối hợp lý. Cán bộ đã có ý thức trong công việc của mình, hoàn thành nhiệm vụ, công việc đƣợc giao song vẫn còn những mặt tồn tại nhất định. Đó là trình độ các chuyên viên còn ít, trình độ chuyên môn của các cán bộ còn hạn chế chƣa đƣợc nâng cao…
Về trang thiết bị văn phòng
Trong một cơ quan, trang thiết bị văn phòng là một trong những yếu tố quan trọng không thể thiếu đối với bất kỳ văn phòng nào. Để hoạt động văn phòng đạt hiệu quả cao không chỉ cần có một đội ngũ cán bộ giỏi đƣợc tổ chức khoa học hợp lý mà cần phải có các trang thiết bị văn phòng hiện đại tiên tiến.
Thực tế cho thấy trong một cơ quan có trang thiết bị đầy đủ và hiện đại thì công việc của cơ quan sẽ đƣợc tiến hành nhanh chóng và đạt hiệu quả cao..
Tại Văn phòng Tổng công ty Sông Đà, trang thiết bị Văn phòng tƣơng đối đầy đủ. Trong mỗi phòng đƣợc trang bị những thiết bị hiện đại nhƣ : máy vi tính, máy in, điện thoại, điều hòa, bàn ghế làm việc… Cụ thể từng phòng nhƣ sau :
- Phòng Chánh văn phòng : máy vi tính, điện thoại, bàn làm việc, bàn để máy tính, điều hòa, tủ đựng tài liệu, giá để tài liệu, bộ bàn ghế uống nƣớc, tiếp khách…
- Phòng Phó chánh văn phòng : máy vi tính, bàn để vi tính, bàn làm việc, điều hòa, tiếp khách, tủ đựng tài liệu, giá để tài liệu, ghế đệm xoay…
- Phòng văn thƣ : máy vi tính, bàn để máy vi tính, điện thoại, máy fax, máy in, máy photo, tủ đựng tài liệu, giá để tài liệu, ghế đệm xoay, ghế xuân hòa, điều hòa…
Những dụng cụ văn phòng phẩm cần thiết cũng đƣợc trang bị đầy đủ nhƣ: ghim cài, dao dọc giấy, bàn dập ghim, kéo, giấy, tem, phong bì…
Hiện nay, cơ quan đã sử dụng hệ thống Internet để quản lý và truy cập thông tin. Bộ phận văn phòng cũng đã đƣợc nối mạng. Hầu hết các phòng đều đƣợc nối mạng vì vậy việc cập nhật thông tin cập nhật khá nhanh để phục vụ cho hoạt động của văn phòng.
Mặc dù, văn phòng đã đƣợc trang thiết bị hiện đại nhƣng bên cạnh đó vẫn có trang bị cũ, lạc hậu. Ví dụ nhƣ máy vi tính thƣờng xuyên bị trục trặc, hỏng. Vì vậy, cơ quan cần thƣờng xuyên kiểm tra, sửa đổi mới trang thiết bị văn phòng cho phù hợp.
Trang thiết bị văn phòng và cách bố trí trang thiết bị văn phòng đã hỗ trợ rất nhiều cho cán bộ làm việc, các trang thiết bị sắp xếp khá phù hợp. Ví dụ: ở phòng văn thƣ giá để tài liệu là những giá dài, nhiều ngăn và có quy định cụ thể về từng loại tài liệu ( ghi biển đề tên từng loại tài liệu). Vị trí đặt giá tài liệu và những vật phẩm cần thiết đều đƣợc đặt trong tầm tay cán bộ công nhân viên. Chính vì vậy khi cần sử dụng không mất công tìm kiếm. Măc dù hiện nay mỗi phòng đều đã đƣợc trang bị máy photo riêng nhƣng máy photo ở phòng văn thƣ vẫn có nhiều ngƣời đến sử dụng. Chính vì vậy đã gây ra sự lộn xộn, nên hạn chế điều này.
Những điều kiện khác nhƣ ánh sáng, nhiệt độ luôn đƣợc đảm bảo tốt vì trong mỗi phòng đều có quạt điện, máy điều hòa, bóng đèn huỳnh quang. Xung quanh công ty có những khuôn viên trồng cây tạo cảnh quan đẹp, không khí thoáng mát làm giảm đi sự mệt mỏi, căng thẳng của nhân viên.
Nhìn chung, những yêu cầu lý thuyết về trang thiết bị Văn phòng Tổng công ty đã có nhiều ƣu điểm nhƣng không tránh khỏi những thiếu sót nhỏ. Hiện nay công ty đang từng bƣớc khắc phục những thiếu sót để nâng cao hơn nữa chất lƣợng làm việc của cán bộ.