Một số nhận xét và kiến nghị về công tác Hành chính Văn phòng tại công ty AMECO.doc

Một số nhận xét và kiến nghị về công tác Hành chính Văn phòng tại công ty AMECO

Mục lục

Lời mở đầu 2

Nội dung 3

I - Khái quát về sự hình thành và phát triển của công ty Tự động hóa cơ khí và môi trờng (AMECO) 3

1.Khái quát chung về công ty AMECO 3

2.Chức năng nhiệm vụ của công ty AMECO 4

3.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty AMECO 5

4.Tình hình sản xuất tại công ty AMECO 7

5.Phơng hớng phát triển của công ty AMECO 8

II - Thực trạng tổ chức Hành chính văn phòng tại công ty Tự động hoá cơ khí và môi trờng AMECO 9

1.Chức năng nhiệm vụ của văn phòng tại công ty AMECO 9

2.Cơ cấu tổ chức của văn phòng tại công ty AMECO 10

3.Các công tác hành chính văn phòng tại công ty AMECO 11

a.Công tác tham mu tổng hợp .11

b.Công tác văn th lu trữ 11

c.Công tác thu thập và xử lý thông tin 12

d.Công tác giao tiếp 12

e.Công tác hậu cần 12

III - Một số nhận xét và kiến nghị về công tác Hành chính Văn phòng tại công ty AMECO 13

1.Đánh giá chung 13

2.Một số kiến nghị 13

Kết luận 16

Tài liệu tham khảo 17

Lời mở đầu

Có thể nói sự chuyển đổi của nền kinh tế nớc ta từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập chung sang nền kinh tế thị trờng đã tác động sâu sắc đến hoạt động của các đơn vị kinh tế cơ sở

Trong một thời gian ngắn các đơn vị tổ chức kinh tế hoạt động kinh doanh với nhiều quy mô khác nhau đã đạt đợc những thành tựu lớn vợt trội, chiếm lĩnh thị tr-ờng không những trong nớc mà còn vơn ra quốc tế

Công ty tự động hoá cơ khí và môi trờng(AMECO) là một trong những doanh nghiệp trẻ ra đời không nằm ngoài mục tiêu, tự chủ, độc lập, tự chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ, góp phần vào xây dựng nền kinh tế vững mạnh

Đợc sự nhất trí của nhà trờng em đã chọn công ty Tự động hoá cơ khí và môi tr-ờng (AMECO) là nơi thực tập

Trong thời gian này em đã hoàn thành báo cáo tổng quát

Báo cáo gồm 3 phần :

Phần I : Khái quát về sự hình thành và phát triển của công ty tự động hoá cơ khí và môi trờng (AMECO).

Phần II : Thực trạng tổ chức Hành chính văn phòng tại công ty Tự động hoá cơ khí và môi trờng AMECO.

Phần III : Một số nhận xét và kiến nghị về công tác hành chính văn phòng tại công ty AMECO.

Với thời gian và trình độ còn hạn chế Vậy em mong nhận đợc sự tham gia đóng góp ý kiến của các thầy cô

Qua bài viết này em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của cô giáo h -ớng dẫn và các anh chị tại công ty AMECO đã giúp đỡ em hoàn thành báo cáo này

I Khái quát về sự hình thành và phát triển của công ty

Tự động hoá cơ khí và môi trờng (AMECO).

1 Khái quát chung về Công ty Tự động hoá cơ khí và môi trờng (AMECO)

- Tên của công ty :Công ty TNHH Tự động hoá, cơ khí và môi trờng

- Tên giao dịch đối ngoại : The Automation Mechanics and Environment Company Ltd

- Tên viết tắt : AMECO

- Trụ sở Công ty : Số 2, Lô A Thanh Nhàn, đờng Trần Khát Chân, Phờng Thanh Nhàn - Quận Hai Bà Trng- Thành Phố Hà nội

- Điên thoại : 84-4-9714877 Fax : 84-4-9714869

- Giấy phép thành lập : Số 3709 GP/TLDN do UBND Thành phố Hà nội cấp ngày 02/10/1998

- Số đăng ký kinh doanh : Số 043764 cấp ngày 7/10/1998

- Vốn điều lệ : 1.200.000.000

- Thời gian hoạt động : 35 năm

- Mã số thuế : 010077 5593-1

- Tài khoản: 43111.02.00217 Ngân hàng TMCP Kỹ Thơng Việt Nam (TECHCOM BANK)

- Giấy phép nhập khẩu trực tiếp số :3104

AMECO là công ty TNHH hai thành viên.Các thành viên chịu trách nhiệm về các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn đã cam kết góp vào công ty Công ty không đợc phát hành cổ phiếu, có t cách pháp nhân kể

từ ngày đợc cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Công ty AMECO là đại lý phân phối sản phẩm cho các tập đoàn và các hãng sản xuất thiết bị ,công nghệ tiên tiến trên thế giới nh Mỹ, Pháp, Nhật, Israel Là một công ty thơng mại ,dịch vụ nên AMECO có một quy trình kinh doanh đặc thù Hầu hết hàng hoá của công ty đợc nhập chủ yếu từ nớc ngoài và một phần ở trong nớc với hàng trăm mặt hàng khác nhau Hàng hoá chủ yếu là các máy móc thiết bị về tự

động hoá với công nghệ mới và hiện đại Do đó việc kinh doanh các mặt hàng này mang tính độc quyền cao trong nớc Hàng hoá của công ty có thời gian sử dụng lâu dài, tồn kho lâu không sợ bị hỏng Đây cũng là một trong những thuận lợi cho công

ty trong thời gian đầu thâm nhập và làm quen thị trờng

*Về cơ sở vật chất của công ty gồm có :

- Trụ sở chính : Số 2, Lô A Thanh Nhàn, Đờng Trần Khát Chân, Hà nội

Điện thoại : (04) 971 4877 ; Fax : (04) 971 4869

- Trung tâm Dịch vụ và tích hợp hệ thống : Số 8 Ngõ 31 Phố Phơng Liệt, Thanh Xuân, Hà Nội

Điện thoại : (04) 868 7104 ; Fax (04) 868 7589

- Hệ thống các đại lý bán hàng : Đại lý bán hàng tại các tỉnh và các thành phố lớn trong toàn quốc nh : Thành phố Hà nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Thành phố

Đà Nẵng

*Về nhân sự : Tổng số nhân viên : 35 ngời

+ Cử nhân : 8 ngời

+ Kỹ S : 27 ngời

AMECO có một nguồn nhân lực tơng đối tốt và ổn định (85% tổng số nhân viên

đạt trình độ đại học và trên đại học ), có kinh nghiệm thâm niên trong công việc

Họ làm việc năng động, nhiệt tình, và đợc đào tạo chính quy từ các trờng đại học

kỹ thuật với nhiều chuyên nghành khác nhau nh ngành cơ khí chế tạo máy, tự

động hoá, điện tử viễn thông, nhiệt điện lạnh ôtô máy kéo , các trờng khối kinh tế

nh : Đại học Ngoại thơng, Đại học Tài chính Kế toán ,Đại học ngoại ngữ, Đại học Bách khoa, Đại học Kinh tế Quốc dân

*Về trang thiết bị :

AMECO luôn tạo điều kiện làm việc tốt nhất cho cán bộ công nhân viên của mình với các trang thiết bị hiện đại nh :

- Hệ thống máy vi tính : Tất cả các máy tính tại công ty đều có cấu hình cao với màn hình tinh thể lỏng của hãng COMPACT, kết nối mạng INTERNET sử dụng đ-ờng truyền tốc độ cao ADSL rất thuận tiện cho khai thác ,quản lý thông tin từ đối tác cũng nh các khách hàng

- Bàn ghế xoay nhiều t thế phù hợp với kiểu văn phòng nhỏ gọn, máy điều hoà nhiệt độ HITACHI, bền, tốt tạo không khí làm việc thoải mái cho cán bộ công nhân viên trong những điều kiện thời tiết khắc nghiệt

- Đồ dùng cho văn phòng đạt yêu cầu Máy Fax, máy Potocopy, máy in Laser của hang CANON Điện thoại di động, máy tính xách tay hiện đại của hãng

Ngoài ra,công ty cung đã mạnh dạn đầu t, mua sắm nhiều phơng tiện sang trọng,hiên đại nh xe TOYOTA ARTIS, FORD MONDEO phục vụ cho việc đi lại của Giám đốc cũng nh các cán bộ quan trọng khác trong công ty

Tất cả các trang thiết bị kể trên đã hỗ trợ đắc lực cho hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt trong các hoạt động văn phòng của doanh nghiệp

2 Chức năng nhiệm vụ của công ty AMECO.

AMECO là nhà tích hợp hệ thống, cung cấp các giải pháp kỹ thuật cho khách hàng trong lĩnh vực Tự động hoá,cơ khí và môi trờng

Cùng sự hợp tác của đội ngũ các chuyên gia đầu ngành trong nớc và các chuyên gia của các hãng nớc ngoài đầy kinh nghiệm trong các lĩnh vực hoạt động nh

hành dịch vụ t vấn về công nghệ, giải pháp kỹ thuật đồng bộ (từ khâu lập dự toán ,đầu t, mua sắm, đến vận hành các thiết bị máy móc), t vấn xây dựng dự án, thành lập và nâng cấp các dây chuyền sản xuất, các phòng thí nghiệm trong lĩnh vực liên quan cho khách hàng là các nhà máy công nghiệp, các cơ sở nghiên cứu và

đào tạo

Với khả năng nh vậy công ty AMECO đã cung cấp đợc rất nhiều loại máy móc, thiết bị tiên tiến phù hợp với thị trờng trong nớc đáp ứng đợc nhu cầu ngày càng cao trong công cuộc hiện đại hoá công nghiệp hoá của nớc ta

Tuy mới đợc thành lập và hoạt động trong một khoảng thời gian không lâu nhng hàng hoá và dịch vụ mà công ty cung cấp chiếm lĩnh đợc thị trờng không những ở trong nớc (Hà nội ,Hải phòng,thành phố Hồ Chí Minh ,Thái Nguyên ,Đà nẵng ) mà còn vơn ra quốc tế (Lào ,Campuchia….)

3.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty AMECO.

Để quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp

đều phải tổ chức bộ máy hoạt động riêng cho mình

Công ty AMECO là một công ty TNHH có con dấu riêng ,có t cách pháp nhân,

đợc mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của pháp luật Việt Nam

Bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức theo mô hình “trực tuyến chức năng” nghĩa là ngời lãnh đạo doanh nghiệp đợc sự giúp sức của tập thể lãnh đạo để chuẩn

bị các quyết định, hớng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định đối với cấp dới Ngời lãnh đạo doanh nghiệp chịu trách nhiệm về mọi lĩnh vực hoạt động và toàn quyền quyết định Trong phạm vi doanh nghiệp việc truyền lệnh, ra các quyết định, chỉ thị vẫn theo tuyến đã quy định

Tuy nhiên mô hình trên luôn đợc lãnh đạo công ty vận dụng linh hoạt không cứng nhắc để có thể chủ động hơn trong điều hành công việc và phát huy đợc trí tuệ và năng lực của đội ngũ chuyên gia của nhiều bộ phận chức năng nhằm nghiên cứu xây dựng dự án, phơng án, chiến lợc hay chơng trình cho từng lĩnh vực cụ thể

Bộ máy công ty AMECO đợc tổ chức nh sơ đồ sau:

Lãnh đạo của công ty bao gồm : Giám đốc và hai phó giám đốc

* Giám đốc : là ngời dứng đầu, điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty, chịu trách nhiệm trớc Hội đồng thành viên về thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình nh :

- Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty

- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu t của Công ty

- Ban hành quy chế quản lý nội bộ Công ty

- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong Công ty trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên

- Ký kết các hợp đồng nhân danh Công ty, trừ trờng hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Hội đồng thành viên

- Kiến nghị phơng án bố trí cơ cấu tổ chức Công ty

- Trình báo cáo quyết toán tài chính năm lên Hội đồng thành viên

- Kiến nghị phơng án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý các khoản lỗ trong kinh doanh

- Tuyển dụng lao động

- Không đợc lạm dụng địa vị và quyền hạn, sử dụng tài sản của Công ty để thu lợi riêng cho bản thân, cho ngời khác; không đợc tiết lộ bí mật của Công ty, trừ tr-ờng hợp đợc Hội đồng thành viên chấp thuận

- Kiến nghị biện pháp khắc phục khó khăn về tài chính cho Công ty

* Phó giám đốc phụ trách Tài chính:

giám đốc

P.Kinh doanh P.Kỹ thuật P.Dự án P.Hành chính P.Kế toán Trung tâm

Giúp đỡ giám đốc và cùng giám đốc quản lý nguồn vốn, chỉ đạo hoạt động kinh

tế tài chính trong công ty, tham mu về cơ chế tài chính, biện pháp huy động vốn, tạo vốn cho công ty,giám sát các phòng ban chức năng thuộc quyền quản lý nh phòng hành chính, phòng Kế toán, trung tâm

* Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật :

Giúp đỡ giám đốc và cùng chỉ đạo các bộ phận đợc phân công, phụ trách các vấn

đề về kỹ thuật trong kinh doanh của công ty

Để thực hiện quy trình kinh doanh, công ty tổ chức thành các phòng ban chức năng Mỗi phòng ban có một nhiệm vụ riêng nhng đều cùng phối kết hợp trong quá trình kinh doanh tạo thành một thể thống nhất không thể tách rời

+ Phòng kinh doanh : Giúp giám đốc về lĩnh vực kinh doanh tăng cờng công tác

đối ngoại, phát triển mối quan hệ giữa công ty với khách hàng và các doanh nghiệp

Mở rộng thị trờng, tìm kiếm nguồn đầu t, nâng cao khả năng cạnh tranh trong mọi lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp

Có nhiệm vụ cung ứng hàng hoá, nghiên cứu thị trờng, lập kế hoạch kinh doanh,

đề ra các biện pháp tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ hợp lý, đảm bảo cho quá trình kinh doanh đạt hiệu quả cao

+ Phòng kỹ thuật : nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới, thiết kế chi tiết thiết bị, thay thế, sửa chữa bảo dỡng, đồng thời kiểm tra chất lợng hàng hoá

+ Phòng dự án : Có nhiệm vụ tham gia đấu thầu các dự án kỹ thuật ,t vấn và cung cấp máy móc cho khách hàng Giúp giám đốc lập và theo dõi thực hiện dự án của công ty thuộc lĩnh vực sản xuất kinh doanh, đầu t xây dựng cơ bản đánh giá tính khả thi và báo cáo lên cấp trên

+Phòng Hành chính :

Đối với Giám đốc công ty AMECO thì việc tổ chức tốt công tác hành chính và

bộ máy hành chính của doanh nghiệp là việc đầu tiên phải làm để thực thi chức trách quản lý nhằm nâng cao hiệu quả quản lý của doanh nghiệp mình

Bộ máy hành chính là trợ thủ đắc lực nhất cho giám đốc.Vì vậy giám đốc luôn

đôn đốc nhắc nhở các cấp lãnh đạo trong toàn công ty trau dồi kiến thức tiếp thu những cải cách, đổi mới trong hoạt động hành chính (cách thức quản lý nhân lực, sáng kiến, tài chính, hậu cần, nghiên cứu và phát triển … )

*Một số chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính

- Cùng giám đốc xây dựng hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định và nội quy về quản lý trong công ty nhằm chỉ đạo chặt chẽ thống nhất công tác quản lý

- Thực hiện chặt chẽ thống nhất các hoạt động tổ chức xử lý các văn bản, công văn

đi đến một cách nhanh chóng, chính xác, bí mật đúng thủ tục trình tự quy định, tổ chức đánh máy sao chụp in ấn các văn bản thuộc lĩnh vực đợc giao

- Giúp giám đốc tổ chức các cuộc họp hành chính, phục vụ tiếp đón khách đến làm việc với ban giám đốc công ty, quản lý Fax, lên lịch làm việc, tiếp khách

- Quan hệ với các cơ quan của công ty : PPCC, an ninh nội bộ, địa phơng

- Tổ chức quản lý các thiết bị văn phòng nhằm phục vụ tốt công tác chung của công ty, quản lý tốt tài sản của văn phòng

- Mua sắm, cấp phát theo theo dõi việc sử dụng văn phòng phẩm của công ty + Phòng kế toán : giám sát chế độ tài chính của nhà nớc tại công ty, phản ánh chính xác trung thực đầy đủ toàn bộ tài sản, tiền vốn, thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nớc theo đúng luật định Theo dõi quản lý các nguồn vốn, theo dõi công

nợ trực tiếp của công ty, tổ chức hạch toán chi tiêu cho một số hoạt động tại doanh nghiệp khi đợc giao

+ Trung tâm t vấn, dịch vụ và tích hợp hệ thống :

Cung cấp các giải pháp kỹ thuật về công nghệ, t vấn xây dựng dự án ….cho khách hàng

+ Đội bảo vệ đảm bảo an toàn cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

4.Tình hình sản xuất tại công ty AMECO.

Từ những bớc đi khó khăn rồi chắc dần ,vững dần thì sau hai năm đầu hoạt động AMECO đã kinh doanh có lãi đảm bảo đợc đời sống vật chất và tinh thần cho cán

bộ công nhân viên và đóng góp cho ngân sách nhà nớc hàng trăm triệu đồng Đây

là cả một sức mạnh tổng hợp từ ban lãnh đạo trong công ty tới đội ngũ công nhân trẻ năng động nhiệt tình với quyết tâm vì sự sống còn của doanh nghiệp

Doanh thu 3.834.605.957 4.679.278.365 7.718.476.60 7.934.716.000 8.485.135.867

Nộp ngân

sách nớc

466.842.057 429.170.092 706.742.642 723.556.223 825.526.620

Qua số liệu bảng trên cho thấy sự phát triển nhanh chóng của doanh nghiệp đi lên từ chính đôi chân vững chắc của mình

Danh mục một số dự án điển hình AMECO đã thực hiện trong năm 2003.

1 ứng dụng biến tần công suất lớn phục vụ tiết kiệm,

năng lợng : HMI, PLC, Biến tần. Công ty Kinh doanh nớc sạch số2-Hà nội

2 Điều khiển quá trình PLC,áp suất ,lu lợng ,nhiệt

độ ,mức cảm biến các loại Trờng Đại học Kỹ thuật Thủ Đức- Bộ Đại học

3 Hệ thống sản xuất linh hoạt PLC, ROBOT, CNC Đại học Quốc gia Hồ Chí Minh

4 Thiết bị hiện trờng : áp suất , lu lợng nhiệt độ Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình

5 Cung cấp và hỗ trợ kỹ thuật thành công –Công

trình ứng dụng công nghệ điều khiển DCS đầu tiên

vào điều khiển nhà nấu bột giấy

Công ty giấy Đồng Nai

6 Phân tích hàm lợng SO2 Công ty Supe phốt phát và hoá

chất Lâm Thao

7 Trang bị phòng thí nghiệm và chuyển giao công

nghệ

Viện nghiên cứu Điện tử-Tin học –Tự động hoá ,Viện cơ học Việt Nam

5.Phơng hớng phát triển của công ty.

Trong những năm tới AMECO sẽ tiếp tục thâm nhập sâu hơn, rộng hơn nữa vào

thị trờng của ngành Tự động hoá cơ khí, môi trờng - một thị trờng không còn chỉ có AMECO độc quyền nh những năm đầu thành lập nữa

Trớc sự cạnh tranh mạnh mẽ của nền kinh tế thị trờng nói chung và ngành Tự

động hoá cơ khí, môi trờng nói riêng thì phát triển kinh doanh, mở rộng thị trờng tạo thế đứng vững chắc trên thơng trờng là một trong những mục tiêu hàng đầu của AMECO Tập thể đội ngũ cán bộ, công nhân viên trong công ty không ngừng tìm hiểu nhu cầu thị trờng, thay đổi phơng thức chào bán hàng, đảm bảo đáp ứng nhu cầu thị trờng một cách tốt nhất, mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất Ban lãnh

đạo công ty luôn sát cánh bên nhân viên của mình thờng xuyên đôn đốc nhắc nhở tiến độ hoàn thành công việc của từng phòng ban, tránh sự lãng phí thời gian làm

ảnh hởng trực tiếp tới hiệu quả kinh doanh sản xuất

Trong năm tới công ty sẽ bắt tay vào thi công dự án, xây dựng nhà máy sản xuất, chế tạo thiết bị điện và cân điện tử tại Nh Quỳnh – Hng Yên với diện tích 21000 Km2 Đây là một cơ hội tốt để AMECO tự khẳng định mình

II Thực trạng tổ chức Hành chính văn phòng tại công ty tự

động hoá cơ khí và môi trờng (AMECO).

1.Chức năng nhiệm vụ của văn phòng công ty AMECO.

AMECO là một đơn vị kinh tế với quy mô nhỏ nên mọi hoạt động kinh doanh của công ty đều tập chung tại nơi đặt trụ sở chính Cũng nh các tổ chức kinh tế khác AMECO có một văn phòng riêng Nó là bộ phận tổng hợp, giúp thủ trởng, ban lãnh đạo thực hiện các chức năng nhiệm vụ và điều hành công việc của toàn công ty, trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ hành chính (bố trí, sắp xếp lịch làm việc hàng tần với giám đốc, hội đồng quản trị, thực hiện các báo cáo tháng, quý, năm, luôn chuyển công văn đi, đến )

Văn phòng có hai chức năng cơ bản là:

* Tham mu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ

Toàn bộ thông tin đợc thu thập và duy trì bởi hệ thống văn phòng với mục đích

xử lý chúng nhằm cung cấp thông tin hữu ích

Thông tin là những dữ liệu đợc sắp xếp thành những mẫu hình có ý nghĩa, đợc lãnh đạo sử dụng để ra những quyết định, hoạch định và kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp

Sản phẩm của văn phòng là thông tin Phần lớn các hoạt động của văn phòng đều liên quan tới việc thu thập thông tin Với chức năng tham mu tổng hợp và bằng xử

lý thông tin hành chính hỗ trợ là góp phần vào việc điều hành ra quyết định kịp thời

có hiệu quả của các cấp quản lý

* Dịch vụ hỗ trợ :

Đựơc thể hiên qua các công việc của các bộ phận cụ thể :

+ Nhóm dịch vụ có tính chuyên môn cao : Kế toán, tài vụ, thông kê, kế hoạch + Nhóm dịch vụ thuộc về qúa trình xử lý thông tin, xử lý văn bản, viễn thông, in

ấn

+ Nhóm dịch vụ thuộc công tác tổng hợp-hành chính nhân sự

Mục đích của cả ba nhóm là cung cấp các thông tin hành chính hỗ trợ theo yêu cầu nhanh chóng, chính xác, kịp thời, chất lợng cao để các cấp quản lý ra quyết

định

Để thực hiện tốt hai chức năng của mình văn phòng doanh nghiệp phải đề ra những nhiệm vụ sau :

+ Xây dựng chơng trình công tác tháng, quý, năm, lịch làm việc hàng tuần của doanh nghiệp và thờng xuyên đôn đốc nhắc nhở theo dõi thực hiện chơng trình

+ Thu thập, xử lý thông tin chuẩn bị văn bản để ra quyết định quản lý theo sự giao phó của thủ trởng doanh nghiệp

+ Kiểm tra thể thức văn bản, biên tập văn bản, quản lý văn bản

+ Giữ nhiệm vụ là cầu nội liên lạc với các cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dới

và với công dân

2.Cơ cấu tổ chức Văn phòng của công ty AMECO.

Văn phòng của công ty AMECO gồm có 5 ngời :

- Chánh văn phòng : 01 ngời

- Cán bộ hành chính : 02 ngời

- Nhân viên : 02 ngời

Văn phòng của công ty đợc tổ chức nh sau:

+ Chánh văn phòng : Giám sát, kiểm tra các hoạt động của văn phòng chung trong toàn công ty Đánh giá, báo cáo kết quả thực hiện lên cấp trên nêu những khó khăn, tồn tại để cùng ban lãnh đạo khắc phục và giải quyết

+ Cán bộ hành chính 1 : cùng với nhân viên của mình giúp lãnh đạo các công việc về văn bản, văn th lu trữ, thu thập và xử lý thông tin, báo cáo về tiến độ hoàn thành công việc với lãnh đạo để lãnh đạo có thể nắm bắt tình hình tốt

+ Cán bộ hành chính 2 : cùng với nhân viên của mình giúp lãnh đạo các công việc về sắp xếp lịch làm việc, hội họp, các cuộc đối nội, đôí ngoại với các đối tác, khách hàng, quản trị… báo lại với lãnh đạo về nhiệm vụ đ ợc giao.

3.Các công tác Hành chính văn phòng tại công ty AMECO.

a.Công tác tham mu tổng hợp.

Văn phòng công ty AMECO đã phối hợp chặt chẽ với các phòng ban thực hiện tốt công tác tham mu trong việc tổ chức, chỉ đạo góp phần tích cực vào sự nghiệp phát triển bền vững của doanh nghiệp

Năm 2003 văn phòng hoạt động đã phối hợp với các phòng chức năng tham gia sọan thảo đợc 950 văn bản các loại, các văn bản do UBND Thành phố ban hành nhìn chung đảm bảo về hình thức và nội dung tính pháp lý, phục vụ kịp thời về các chủ trơng, chính sách, đờng lối của Đảng và Nhà nớc Trong những năm qua nhờ sự chỉ đạo đúng đắn của ban lãnh đạo, cộng với sự tận tình của nhân viên, văn phòng AMECOđã thực hiện tốt chức năng của mình trong việc xây dựng quy chế làm việc, chơng trình công tác, báo cáo thờng xuyên tuần, tháng, quý, năm và những

Chánh văn phòng

báo cáo đột xuất Điều đó đã tạo điều kiện cho lãnh đạo nắm bắt chắc tình hình hoạt động của huyện, đồng thời chỉ đạo thống nhất các mặt công tác, những nhiệm

vụ trọng tâm nh:

- Tham mu cho lãnh đạo và trực tiếp giải quyết những công việc sự vụ một cách nhanh chóng và hiệu quả

- Xắp xếp lịch, kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm cũng đợc văn phòng quan tâm chỉ đạo thực hiện một cách khoa học và hợp lý Góp phần hạn chế những chồng chéo và tổ chức tốt các buổi làm việc, hội nghị hội thảo, công tác kiểm tra, thanh tra

- Lập các báo cáo tuần,tháng, quý, năm và trực tiếp dự các buổi báo cáo tổng kết của các phòng ban Qua đó góp phần vào việc tham mu đề xuất cho lãnh đạo giải quyết tốt công việc và lập kế hoạch cho năm sau

Tuy nhiên bên cạnh thành quả đã đạt đợc công tác tham mu còn bộc lộ những thiếu xót sau:

Trong việc thực hiện đôn đốc kiểm tra các phòng ban cha đợc tiến hành một cách thờng xuyên Cán bộ làm công tác tổng hợp ít (1 ngời) nên bố trí công việc còn nhiều hạn chế

b Công tác văn th lu trữ.

Công tác văn th lu trữ luôn đợc văn phòng AMECO quan tâm chỉ đạo thực hiện Với một cán bộ làm công tác văn th lu trữ đã đợc cử đi học về các lớp chuyên môn nghiệp vụ nâng cao trình độ đáp ứng đợc yêu cầu công tác của công ty Trong năm

2003 văn th của AMECO đã tiếp nhận 540 công văn đến tăng so với năm 2002 là

213 công văn, trong đó bao gồm:

- 34 văn bản cuả Chính phủ

- 506 văn bản của các ngành

Mặc dù văn bản đến với số lợng lớn nhng đợc văn phòng AMECO tập trung chỉ

đạo xử lý kịp thời đảm bảo cho việc điều hành của các cấp lãnh đạo Các quy trình tiếp nhận công văn đến luôn đợc thực hiện một cách đầy đủ và nghiêm túc Năm

2003 công ty đã ban hành 521 văn bản bao gồm:

- 220 quyết định

- 124 công văn

- 42 tờ trình

- 50 thông báo

- 40 kế hoạch

- 45 báo cáo

Các văn bản đi cũng đợc quản lý một cách chặt chẽ Trớc khi gửi đi đợc các bộ phận chức năng xem xét toàn diện cả về thể thức lẫn nội dung và xem xem có đúng quy trình soạn thảo không, đóng dấu,vào sổ văn bản đi để hạn chế tối đa những sai sót có thể xảy ra và lu văn bản phục vụ cho việc bổ sung văn bản, truy cứu, tra tìm sau này khi cần thiết

Đối với công tác lu trữ : là một doanh nghiệp trẻ mới thành lập nên kho lu trữ chung của toàn công ty vẫn cha có, không có th viện, do vậy làm cho công tác tra cứu, truy tìm lại hồ sơ công văn còn gặp nhiều khó khăn nhân viên lu trữ vẫn còn làm thủ công trong công tác bảo vệ tài liệu lu trữ

c.Công tác thu thập và xử lý thông tin

Theo cơ cấu trực tuyến chức năng thì luồng thông tin phản hồi tới các cấp ban lãnh đạo công ty tơng đối thuận tiện Lợi thế lớn nhất của mạng máy tính là thu