Phân tích thực trạng, triển khai và nhận xét ERP tại công ty FPT.doc

Phân tích thực trạng, triển khai và nhận xét ERP tại công ty FPT.

Đề tài: “Phân tích thực trạng, kinh nghiệm triển khai ERP tại một doanh nghiệp

Việt Nam Nhận xét về kinh nghiệm triển khai ERP của doanh nghiệp đó”.

ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT

b: Lịch sử ra đời và phát triển của ERP

2 Hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực (ERP)

Ø Các hệ thống phần mềm hoạt động kinh doanh sơ khai Ø Hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực

Ø Các điều kiện cần thiết để triển khai ứng dụng ERP Ø Các yếu tố quyết định triển khai ERP thành công

II, Phân tích thực trạng, triển khai và nhận xét ERP tại công ty FPT

1 Microsoft Dynamics SL (Solomon)

a: Thực trạng

b: Kinh nghiệm triển khai c: Hiệu quả đạt được

2 ERP Oracle Business Suite

a: Bước đầu triển khai b: Cách khắc phục c: Kết quả

A Lời Mở Đầu

Trên thế giới, hiện có rất nhiều doanh nghiệp lớn triển khai và sử dụng trọn bộ giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh trên hai lĩnh vực: Sản xuất chế tạo, kinh doanh dịch vụ Qua thực tế đã được kiểm nghiệm, ERP được đánh giá cao trong việc giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh hiệu quả và là lĩnh vực có nhiều tiềm năng phát triển và đầu tư Việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài.

Theo đánh giá của các chuyên gia của Công ty SAP, lợi ích lớn nhất của ERP là sự kế thừa các mô hình tiến trình nghiệp vụ tốt nhất được các nhà cung cấp nghiên cứu, tích luỹ kinh nghiệm và áp dụng thành công ở một loạt các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực viễn thông trên thế giới Đối với các nhà quản lý doanh nghiệp, ERP là một công cụ đắc lực để quản lý tập trung toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh ERP giúp doanh nghiệp đánh giá được dịch vụ hoặc vùng tập trung nhiều khách hàng, đánh giá dịch vụ khách hàng ưa thích sử dụng cũng như khách hàng tiềm năng Bên cạnh đó, ERP còn thể hiện nhiều lợi ích khác với tính năng tích hợp như: Phát triển khả năng mua bán và đặt hàng cũng như đăng kí dịch vụ trên mạng; điều phối toàn bộ giá cả cho các dự án; Theo dõi, quản lí và sử dụng các tài sản; Xác định quyền hạn và trách nhiệm của từng người tham gia hệ

thống

Theo các nghiên cứu của Meta Group đối với 63 công ty thì chi phí trung bình cho một dự án ERP bao gồm phần mềm, chi phí nhân công, tư vấn và phần cứng là 15 triệu USD Mặc dù các dự án ERP rất phức tạp và đắt tiền nhưng nếu được triển khai phù hợp sẽ đem lại những lựi ích không nhỏ Cụ thể, nếu triển khai

được đầy đủ, một hệ thống ERP có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm trung bình hàng năm khoảng 1.6 triệu USD.

Ngoài ra chương trình này còn cung cấp các chức năng cơ bản dành riêng cho lĩnh vực viễn thông như: hỗ trợ số lượng lớn tài khoản khách hàng, phân cấp khách hàng, tự động hóa các quy trình quan trọng Giải pháp tích hợp nhiều loại thanh toán, xử lý việc nhắc và đòi nợ, trả chậm, tính toán lợi nhuận, hoãn nợ, xử lý thu hồi, trả lại, Chính vì những lợi ích không thể phủ nhận đó của việc triển khai ERP tại doanh nghiệp

B Nội Dung:I Cơ sở lý luận:

1 Lịch sử ra đời, hình thành và phát triển của ERP

a) Khái niệm:

ERP là một thuật ngữ được dùng liên quan đến mọi hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các qui trình xử lý một cách tự động hoá, để giúp cho các doanh nghiệp quản lý các hoạt động then chốt, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, v.v Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch.

b) Lịch sử ra đời và phát triển của ERP

Khái niệm ERP đã có từ những năm 60 Hồi đó ERP mới đóng vai trò như một hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh Kể từ đó tới nay, hệ thống ERP luôn mở rộng chức năng của mình trong vai trò quản lý doanh nghiệp với các giai đoạn sau:

Giai đoạn 1: Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP-Material Requiements Planning).

Ra đời từ những năm 60 với mục tiêu nhằm nâng cao hiệu quả trong công việc quản lý nguyên vật liệu mà cụ thể là tìm ra phương thức xử lý đơn đặt hàng nguyên vật liệu và các thành phần một cách tốt hơn với các câu hỏi như:

- Sản xuất cái gì?

- Để sản xuất những cái đó thì cần những gi? - Hiện nay đã có trong tay nhữnggì?

- Những gì cần phải có nữa để sản xuất

Giai đoạn 2: Closed-loop MRP

Ở giai đoạn này không chỉ đơn thuần là hoạch định về nguyên vật liệu, hệ thống còn có một loạt các chức năng nhiệm vụ khác Hệ thống cung cấp các công cụ nhằm chỉ ra độ ưu tiên và khả năng cung ứng về nguyên vật liệu đồng thời hỗ trợ việc lập kế hoạch nguyên vật liệu cũng như việc thực hiện kế hoạch đó.

Sau khi thực hiện kế hoạch, hệ thống có khả năng nhận dữ liệu, dự trù và phản hồi ngược trở lại với kế hoạch Sau đó nếu cần thiết thì các kế hoạch có thể được sửa đổi nếu có điều kiện thay đổi theo hiệu lực của độ ưu tiên.

Giai đoạn 3: Hoạch định nguồn lực sản xuất – Manufacturing Resource Planning (MRPII)

Hoạch định cho sản xuất là kết quả trực tiếp theo và là sự mở rộng của giai đoạn Closed-Loop MRP Đây là một phương thức hoạch định tài nguyên của các công

ty, nhà máy sản xuất có hiệu quả Ở giai đoạn này hệ thống đã chỉ ra việc hoạch định tới từng đơn vị,lập kế hoạch về tài chính và có khả năng mô phỏng khả năng cung ứng nhằm trả lời các câu hỏi như : cái gì sẽ… nếu”

Hệ thống có rất nhiều chức năng và được liên kết với nhau chặt chẽ: lập kế hoạch kinh doanh, lập kế hoạch hoạt động và bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch tổng thể, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch định khả năng cung ứng và hỗ trợ thực hiện khả năng cung ứng nguyên vật liệu.

Kết quả của các chức năng tích hợp trên được thể hiện qua các bài báo cáo tài chính như kế hoạch kinh doanh, các báo cáo về cam kết mua hàng, ngân quỹ, dự báo kho hàng,…

Giai đoạn 4a: Hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp - Enterprise

Resource Planning (ERP).

Đây là giai đoạn cuối trong quá trình phát triển ERP Về cơ bản thì ERP cũng giống như các quy trình kinh doanh ở phạm vi ngày càng rộng lớn hơn, quản lí hiệu quả hơn đối với doanh nghiệp có nhiều đơn vị, phòng ban Hệ thống tài chính được tích hợp chặt chẽ hơn Các công cụ dây chuyền cung ứng cho phép hỗ trợ các công ty kinh doanh đa quốc gia, ….Mục tiêu của ERP: Giảm chi phí và đạt hiệu quả kinh doanh thông qua sự tích hợp các quy trình nghiệp vụ.

Với sự phát triển của Internet, ERP tiếp tục phát triển: Giai đoạn 4b: Inter-Enterprise Co-operation

Mục tiêu: tăng hiệu quả thông qua sự hợp tác dựa tren dây chuyền cung ứng (SCM)

Giai đoạn 4c: Collaborative Business

Mục tiêu: Giá trị được tạo ra thông qua sự cộng tác trong cộng đồng kinh doanh.

2 Hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực (ERP)

Ø Hệ thồng các phần mềm hoạt động kinh doanh sơ khai

_ Hệ thống phần mềm nhu cầu nguyên vật liệu: Đây là các gói phần mềm thương mại hóa đầu tiên tích hợp các hoạt động thu mua và sản xuất.

_ Hệ thống kế hoạch hóa nhu cầu nguồn nhân lực sản xuất: Đây là hệ thống được xây dựng bằng cách mở rộng MRP, bao quát nhiều hơn các quá trình kinh doanh, trong đó có các hệ thống kế toán và tài chính.

Ø Hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực

Khi cố gắng máy tính hóa các quy trình kinh doanh , nhiều doanh nghiệp triển khai các hệ thống thông tin dựa trên những nhu cầu cá biệt của các quá trình kinh doanh đặc thù.Trong nhiều trường hợp điều này dẫn đến hình thành các hệ thống tách biệt, gây khó chịu cho vệc chia sẻ thông tin, truyền tin xuyên suốt các quá trình kinh doanh.Cần thiết ra đời Hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực

Ø Các điều kiện cần thiết để triển khai ứng dụng ERP:

- Cơ sở hạ tầng thông tin, như các mạng, băng thông rộng, mang LAN tin cậy và tính tương hợp của các mạng.

- Mạng LAN phải có nơi đặt server tập trung ngay cả trong điều kiện địa bàn phân tán.

- Phần cứng server, phần cứng máy tính phải nâng cấp để chạy được ERP - Trình độ của đội ngũ nhân viên ,nguồn nhân lực HRS

- Sự cam kết của lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp về thời gian cũng như tiền bạc - Cam kết duy trì hoạt động thủ công sẽ được sử dụng như hệ thống sao lưu của hệ thống ERP phục vụ cho các mục đích kiểm soát.

Ø Các yếu tố quyết định triển khai ERP thành công

_ Yếu tố nguồn nhân lực: Nhân viên có năng lực nghiệp vụ cụ thể, cấp lãnh đạo có tầm nhìn rộng vè quy trình

_ Yếu tố về quy trình: Thực hiện khảo sát , mô tả quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp hiện tại của doanh nghiệp để chuẩn hóa, thích ứng với các quy trình chuẩn của ERP đưa ra.

_ Yếu tố công nghệ: Lựa chọn ERP của hãng phần mềm đáp ứng được các yêu cầu: quy trình chuẩn , đáp ứng nhu cầu về nghiệp vụ của doanh nghiệp ít nhất trong 3-5 năm, có khả năng thích ứng trên các nền tảng phần cứng và hệ điều hành phổ biến, được ứng dụng thành công nhiều trên thực tế Tương thích với hạ tầng công nghệ thông tin và nhân lực IT của doanh nghiệp.Có sự cam kết hỗ trọ về kỹ thuật, cập nhật và lỗi… lâu dài từ đơn vị triển khai hoặc đại lý chính thức của hãng ERP _ Yếu tố Ngân sách: Lựa chọn ERP vừa đáp ứng được quy mô hoạt động của doanh nghiệp trong thời gian ít nhất 35 năm, vừa đáp ứng được năng lực về khoản ngân sách đầu từ Phải thực hiện khảo sát, đánh giá, phân tích hiệu quả đầu tư một cách chi tiết và nghiêm túc trước khi quyết định đầu tư vào một hệ thống ERP cụ thể.

II Phân tích thực trạng, triển khai và nhận xét ERP tạicông ty FPT

Là một công ty cổ phần, quản lý theo mô hình tập đoàn, bao gồm nhiều công ty thành viên và chi nhánh, vấn đề quản trị doanh nghiệp (DN) trở thành yêu cầu hàng đầu của công ty Cổ Phần Phát Triển Đầu Tư Công Nghệ FPT nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị Kinh nghiệm và những bước triển khai ERP tại FPT là những điều bổ ích đối với mỗi DN đang và sẽ áp dụng CNTT vào quản trị.

1 Microsoft Dynamics SL (Solomon)

a) Thực trạng:

Năm 2000, sau khi đạt chứng chỉ ISO, FPT chính thức đặt mục tiêu xây dựng hệ thống quản trị DN (ERP – Enterprise Resource Planning) Hệ thống ERP được FPT chọn ban đầu là giải pháp Solomon Giải thích vì sao FPT không tự viết giải pháp mà lại lựa chọn phần mềm (PM) nước ngoài, ông Bùi Quang Ngọc, phó tổng giám đốc FPT đã khẳng định đây là điều hoàn toàn hợp lý vì ‘ERP hiểu chính xác không chỉ là một hệ thống công nghệ mà chủ yếu là hệ thống tác nghiệp và quản trị DN Do vậy, các công ty PM VN (kể cả của FPT) chưa thực đủ kinh nghiệm và tri thức để đưa vào hệ thống PM các giá trị của tác nghiệp và quản trị Ngoài ra, công nghệ hiện nay phát triển rất nhanh, các chức năng mới được thêm vào hết sức đa dạng nên PM VN không đủ sức để đáp ứng sự thay đổi cũng như nâng cấp’ Ông Ngọc cho biết, trong thời gian tới FPT sẽ lựa chọn một giải pháp ERP ở mức cao hơn và cũng là một giải pháp của nước ngoài.

Việc lựa chọn giải pháp ERP với đầy đủ các quá trình, theo ông Ngọc, không hẳn là điều phù hợp với tất cả các DN Với những DN nhỏ, mới áp dụng tin học vào quản trị có thể lựa chọn giải pháp ERP xoay quanh hoạt động kế toán, sau đó có thể tìm đến bài toán tổng thể hơn Ông Ngọc cũng lưu ý cần tránh xu hướng yêu cầu PM phải phù hợp với hoạt động đang có của nhiều DN, vì đặc thù của DN VN hiện nay là hoạt động xoay quanh quy trình thủ công, nếu bắt tin học phục vụ theo quy trình đó là hạ sách, hạn chế sức mạnh của CNTT và không lâu dài Cách làm thượng sách là tuân theo các quy trình của hệ ERP chuẩn thế giới đã được lồng theo phương thức quản lý (QL) tiên tiến và tác nghiệp tốt nhất cho DN.

Vấn đề quan trọng đối với DN trước khi bắt tay vào áp dụng ERP chính là nhận thức Chỉ khi DN thấy sự cấp bách phải có một hệ thống thông tin tác nghiệp với đầy đủ chức năng, sẵn sàng cung cấp kịp thời chính xác các báo cáo, phân tích, cũng như nhận thức rõ các yếu tố này chỉ có thể thỏa mãn bởi một hệ thống thông tin quản trị hiện đại thì đó là thời điểm DN này thực sự muốn bắt đầu với ERP Vấn đề còn lại là quyết tâm của lãnh đạo và sự lựa chọn sáng suốt giải pháp cũng như nhà triển khai.

b) Kinh nghiệm triển khai

ERP được FPT triển khai trước tiên tới bộ phận kinh doanh Những năm tiếp theo được áp dụng cho hệ thống sản xuất và lắp ráp máy tính FPT-Elead, các bộ phận QL như: quản trị nhân sự và tiền lương, QL cổ đông, QL hệ thống chất lượng, QL sản xuất dự án PM, QL bảo hành, QL đơn đặt hàng và giao nhận hàng xuất nhập khẩu Cuối cùng FPT tự xây dựng một hệ thống báo cáo với hơn 400 báo cáo mẫu phục vụ công tác QL và hỗ trợ ra quyết định, triển khai cho cả tập đoàn gồm tổng công ty và các đơn vị thành viên.

Áp dụng ERP rất giống áp dụng ISO trước đó, nhưng tầm ảnh hưởng của ERP lớn hơn nhiều Hệ thống tác nghiệp hoàn toàn phụ thuộc vào máy tính, vào hệ thống thông tin và không thể làm tắt, làm sai Ngoài ra, hệ thống ERP tự ghi nhận, tự đưa ra báo cáo, tự kiểm soát… để hỗ trợ việc QL mà không cần phải có một bộ phận chuyên trách theo dõi và QL như đối với ISO.

Tuy nhiên, theo ông Ngọc, thành công của ERP hầu như không can hệ gì đến việc DN đó mạnh hay không mạnh về ứng dụng CNTT ‘Một DN ứng dụng CNTT ở trình độ thấp vẫn có thể áp dụng thành công ERP’, ông Ngọc khẳng định Vấn đề cốt lõi là DN đó có mạnh về phương thức QL và cam kết của lãnh đạo hay không Còn khi triển khai, tự yếu tố CNTT sẽ đi kèm theo giải pháp Khi đó, DN có thể lựa chọn một đội ngũ phù hợp, hay thậm chí thuê mướn bên ngoài, để vận hành hay hỗ trợ hệ thống CNTT.

c) Hiệu quả:

Tại FPT, ERP đã giúp cải thiện rất nhiều quá trình kiểm soát tài chính về hàng tồn (linh kiện lắp ráp), công nợ qua các chỉ tiêu, đồng thời cung cấp nhanh chóng và chính xác các đơn hàng và số liệu hạch toán Quan trọng nhất là ERP hỗ trợ rất nhiều cho việc lập kế hoạch kinh doanh và ra quyết định.

Một ví dụ cụ thể: sau khi áp dụng phân hệ QL sản xuất cho hệ thống sản xuất lắp ráp máy tính, tỷ lệ giao hàng đúng hạn trong 6 tháng đầu năm 2004 là 94,9% (tăng 18,5% so với năm 2003); số ngày trung bình tồn linh kiện lắp ráp là 43% (giảm 25% so với năm 2003) Việc áp dụng ERP trên thực tế đã có tác động sâu rộng tới bộ máy điều hành và từng đơn vị tác nghiệp của FPT ERP đã làm thay đổi cách thức tác nghiệp, QL, tạo nên thói quen dùng số liệu để điều hành và ra quyết định ở tất cả các cấp trong công ty.

Điểm cuối cùng liên quan đến thành công của ERP, theo ông Ngọc chính là vấn đề chọn đối tác DN luôn trong trạng thái phát triển và để ERP có thể đồng hành mãi với DN thì giải pháp đã lựa chọn cần nhận được cam kết hỗ trợ lâu dài và luôn luôn cập nhật mới theo chuẩn thế giới của nhà cung cấp.

2 ERP Oracle Business Suite

Dự án triển khai Oracle ERP tại tập đoàn FPT được đánh giá là một trong những dự án triển khai thành công nhất trên thị trường ERP Việt Nam Tuy nhiên con đường đến với thành công ấy không phải lúc nào cũng bằng phẳng

Các bước triển khai ERP Oracle BS của FPT

=> Giai đoạn 1 – Nâng cấp hệ thống ERP lõi – của dự án kết thúc chậm hơn dự

kiến hơn 1 năm Trong suốt quá trình đó, dự án gặp nhiều phát sinh và sự cố.

* Ngày 26/5/2006, FPT ký kết hợp đồng triển khai dự án ERP FPT giữa FPT và Trung tâm dịch vụ ERP FPT Trước đó vào ngày 18/05, việc đào tạo sử dụng sản phẩm Oracle EBS phiên bản 11.5.10 đã kết thúc.

* Từ 28/08 – 18/09/2006, việc đào tạo cán bộ tham gia kiểm thử hệ thống được tiến hành

* Ngày 15/09/2006, Ban quản lý dự án và đội dự án FPT đã chính thức phê duyệt thiết kế hệ thống và quy trình tác nghiệp trên hệ thống ERP mới.

* Trong quý IV năm 2006, dự án đã tiến hành bước phân tích về việc kết nối, tích hợp các hệ thống khác với hệ thống ERP, quản lý quan hệ khách hàng, quản trị nhân sự và xây dựng bộ chỉ số Balance ScoreCard cho FPT.