Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng.doc

Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng

Mở đầu

Lý do chọn đề tài

Hiện nay, Việt Nam đang dần khẳng định vị trí của mình trên trờng quốc tế đòi hỏi mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị cần nỗ lực rất nhiều, trong đó đặc biệt là sự cố gắng không chút mệt mỏi của các nhà quản trị trong việc hoàn thành và hoàn thành một cách xuất sắc nhiệm vụ của mình đợc giao phó.

Những đóng góp của công tác văn phòng đối với hoạt động của doanh nghiệp đã đợc thừa nhận.Bởi vậy cần có đợc cái nhìn đúng để có sự quan tâm, đầu t đúng mức để có những bớc đi đúng đắn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp

Cổ phần hoá Doanh nghiệp là một bớc ngoặt quan trọng đối với Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng.Trong quá trình cổ phần hoá, công ty một mặt đợc khẳng định năng lực quản lý, một mặt là những khó khăn để tồn tại và phát triển hơn nữa Để làm đợc điều này công ty đã không ngừng áp dụng những KH- KT hiện đại, nâng cao trình độ của công nhân kỹ thuật, hoàn thiện công tác quản lý, đặc biệt là khẳng định vai trò của văn phòng để trở thành trợ thủ đắc lực cho lãnh đạo và công ty nói chung.

Trong quá trình học tập và nghiên cứu các môn học chuyên ngành quản trị văn phòng, tôi đã nhận thức đợc tầm quan trọng của văn phòng và hoạt động văn phòng đối với doanh nghiệp.Trong thời gian thực tập, đợc tìm hiểu tình hình thực tế hoạt động văn phòng tại Công ty Cổ phần Công trình Giao thông

Hải Phòng, do đó tôi đã chọn đề tài: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng làm nội dung của luận văn tốt nghiệp.

Mục tiêu Và NHIệm vụ nghiên cứu

Xây dựng văn phòng vững mạnh là yếu tố tất yếu để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phơng thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lợng và hiệu quả,

hiệu lực của công tác lãnh đạo.Do vậy, việc tăng cờng xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan, tổ chức đợc quan tâm đặc biệt.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn:

+ Nghiên cứu lý luận về văn phòng: khái niệm, chức năng, nhiệm vụ.Lý luận về hoạt động văn phòng: vai trò, ý nghĩa của việc tổ chức khoa học công tác văn phòng, các yếu tố ảnh hởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng…

+ Đánh giá hoạt động văn phòng ở Công ty CPCTGT Hải Phòng: quá trình hình thành và phát triển công ty, ngành nghề kinh doanh, khái quát về phòng TC- HC, các nghiệp vụ chính, thuận lợi, tồn tại…

+ Đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng ở Công ty: định hớng chung, giải pháp cụ thể…

Phạm vi nghiên cứu

Thực tế có nhiều cách hiểu và quan niệm khác nhau về hoạt động văn phòng phản ánh nhận thức về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ở mỗi thời kỳ lịch sử và trong những hoàn cảnh phát sinh quan hệ nhất định Nội dung luận văn này đi sâu tìm hiểu về thực tế hoạt động văn phòng ở Công ty CPCTGT Hải Phòng.

Phơng pháp nghiên cứu

Luận văn áp dụng phơng pháp luận biện chứng Phơng pháp này cụ thể bao gồm ba phơng pháp chính là: nghiên cứu tài liệu về lý luận văn phòng và hoạt động văn phòng, quan sát và phân tích, so sánh với thực tế văn phòng và hoạt động văn phòng ở Công ty CPCTGT Hải Phòng.

Kết cấu của luận văn Bố cục của luận văn gồm 3 chơng:

Ch ơng 3: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty

Nền kinh tế nớc ta hiện nay đã và đang đứng trớc muôn vàn cơ hội để hội nhập phát triển cũng nh phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, thử thách để có thể tồn tại, phát triển đúng hớng trong nền kinh tế thị trờng ngày càng đa dạng hoá, hiện đại hoá.Vì vậy, mỗi doanh nghiệp tổ chức phải tìm cho mình một vị trí, một lợi thế vững vàng trên thơng trờng để có đủ sức cạnh tranh và có khả năng phát triển hoà nhịp cùng nền kinh tế thế giới

Muốn làm đợc điều đó thì buộc các nhà quản lý phải thông minh, năng động, sáng tạo và nhạy bén nắm bắt các thông tin một cách nhanh chóng và chính xác Hơn bao giờ hết, văn phòng cần khẳng định đợc vị trí quan trọng của mình trong việc hỗ trợ quá trình điều hành, ra quyết định của các nhà quản lý.

Có một số khái niệm cơ bản về Văn phòng dới các góc độ khác nhau:(theo Th.s Trần Thị Ngà, 2006, Bài giảng cho lớp QT901P trờng ĐHDLHP).

* Xét theo phơng diện tổ chức:Văn phòng là một đơn vị cấu thành của tổ chức.

* Xét theo tiêu chí chức năng : Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các hoạt

động tham mu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lý.

* Xét theo tính chất hoạt động : Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc

quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị.

* Ngoài ra còn có thể hiểu: Văn phòng là trụ sở làm việc, là địa điểm giao tiếp đối nội,

đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp.

Trong thực tế văn phòng còn đợc tổ chức hoạt động tơng đối độc lập nh một cánh tay

nối dài của cơ quan cấp trên trực tiếp, một cơ cấu tổ chức thay mặt cơ quan, đơn vị thực hiện những nhiệm vụ ở ngoài cơ quan, đơn vị chính

Trong một số trờng hợp khác, văn phòng gần nh là một cơ quan hoàn chỉnh, là hình bóng thu nhỏ của cơ quan chính nh các văn phòng đại diện của các tổ chức, doanh nghiệp tại các vùng, khu vực hay ở nớc ngoài

Văn phòng cũng đợc dùng để gọi các tổ chức độc lập đợc pháp luật thừa nhận với tên gọi nh : văn phòng luật s, văn phòng t vấn, văn phòng nghị sĩ, văn phòng kiến trúc s

Khi thực hiện hoạt động hậu cần với nhiệm vụ quản lý cơ sở vật chất và tài chính, văn phòng còn đợc hiểu nh một “thủ kho” về tài chính, tài sản.

Luận văn này xem xét văn phòng theo cách nhìn nhận chung nhất.Văn phòng đ-ợc hiểu là bộ máy hoạt động làm việc tổng hợp của đơn vị doanh nghiệp, là nơi làm việc về giấy tờ, nơi nào thực hiện các hoạt động, sản xuất hàng hoá, làm dịch vụ hoặc làm công việc hành chính đều có nơi giao dịch bằng giấy tờ thì gọi là văn phòng.Văn phòng bao gồm toàn bộ quá trình thu thập, xử lý, chuyển tải thông tin từ đầu vào đến đầu ra phục vụ cho quá trình tổ chức, điều hành mọi hoạt động của doanh nghiệp

Nh vậy, văn phòng có thể đợc xem xét nh một hệ thống bao gồm các tác nghiệp đầu vào và đầu ra có những tính chất đặc thù nhất định Đầu vào đó là các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin về những lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, hành chính, môi trờng theo các phơng án khác nhau nhằm thu đợc những kết quả tối u trong từng hoạt động của cơ quan, tổ chức Đầu ra là các hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và từ bên ngoài cơ quan, tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo.Toàn bộ những hoạt động đó góp phần và trợ giúp công tác điều hành thông tin trong cơ quan nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Hiểu một cách toàn diện hơn: Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan

trong mỗi tổ chức, là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, là nơi thu thập và xử

lý thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo vật chất cho hoạt động của cơ quan.

1.1.2 Chức năng của Văn phòng

Câu hỏi đợc đặt ra là “Vì sao ở mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị lại cần phải quan tâm và đẩy mạnh công tác văn phòng?”.Vì văn phòng hỗ trợ cho lãnh đạo, cho tổ

chức rất nhiều trong việc ra quyết định quản lý Doanh nghiệp hay tổ chức nào dù có qui mô lớn hay nhỏ, cũng đều có văn phòng là cửa ngõ trung tâm, là nơi liên kết các mối liên hệ và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác điều hành, quản lý Để thể hiện rõ đợc điều đó, chúng ta nghiên cứu văn phòng với hai chức năng chính:

1.1.2.1 Chức năng tham mu, tổng hợp.

Để đạt đợc hiệu quả cao trong lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành đòi hỏi các nhà quản lý phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi và phải tinh thông trên mọi lĩnh vực Đồng thời phải nhanh chóng đa ra đợc quyết định quản lý chính xác, kịp thời để giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong thực tế Điều đó đã vợt qua khả năng của các nhà quản lý, đòi hỏi phải có một lực lợng trợ giúp họ trên mọi phơng diện, đó là công tác tham mu, tổng hợp.

Chức năng tham mu, tổng hợp của văn phòng đợc phản ánh thông qua hoạt động có tính đa dạng và tổng hợp trong việc tham vấn cho quá trình điều hành của lãnh đạo Cụ thể là “tham mu” bao hàm nội dung tham vấn, còn “tổng hợp” liên quan đến quá trình thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý.

Hoạt động của cơ quan, tổ chức diễn ra phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau có tính chủ quan hoặc khách quan nh : tổ chức bộ máy, quy chế hoạt động, con ngời, trang thiết bị, cơ sở vật chất, phong cách lãnh đạo của thủ trởng

Muốn có quyết định đúng đắn, khoa học ngời lãnh đạo không thể chỉ dựa vào ý chí chủ quan của mình còn phải xét đến những yếu tố khách quan nh ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những ngời trợ gúp Việc thu thập, phân tích và tổng hợp những ý kiến đó thông thờng và phần lớn đợc thực hiện bởi bộ phận văn phòng Hoạt động này mang tính tham vấn và chuyên môn sâu nhằm trợ giúp lãnh đạo lựa chọn quyết định tối u Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc xử lý khoa học,

đầy đủ và chính xác những thông tin đầu vào, đầu ra, kể cả những thông tin phản hồi mà văn phòng thu thập đợc Nh vậy, tham mu cần có sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mu Đồng thời, văn phòng có chức năng giúp lãnh đạo cơ quan điều hoà, phối hợp các hoạt động chung của các đơn vị trực thuộc

1.1.2.2 Chức năng hậu cần

Công tác hậu cần là công tác chuẩn bị các điều kiện cho sự hoạt động bình thờng của tổ chức Làm tốt công tác hậu cần có nghĩa là văn phòng đã nâng cao hiệu quả làm việc của doanh nghiệp Hậu cần thờng là những công việc dịch vụ nh tạo ra cơ sở vật chất, hỗ trợ mọi trang thiết bị, phơng tiện cho ngời lao động để nâng cao năng suất lao động, tăng thêm hiệu quả làm việc.

Công tác hậu còn là diện mạo của cơ quan, thực hiện nhiệm vụ quản lý các khoản tiết kiệm đảm bảo cho đời sống của CBCNV Bên cạnh đó, công tác hậu cần cũng đ-ợc coi nh công cụ quản lý hiệu quả Việc chuẩn bị các chỉ tiêu kế hoạch sẽ góp phần vào việc hoàn thành tốt các chỉ tiêu kế hoạch đó cũng nh việc tổ chức thành công các hội nghị, hội thảo

Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua 2 chức năng quan trọng trên Các chức năng này vừa tồn tại độc lập vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi doanh nghiệp.

1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng

Trên cơ sở các chức năng nh đã trình bày ở trên, văn phòng cần thực hiện các

nhiệm vụ cụ thể nh sau:

Một là, xây dựng và đôn đốc việc thực hiện chơng trình, kế hoạch công tác của

cơ quan chơng trình đó; bố trí, sắp xếp chơng trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm của cơ quan.

Hai là, thu thập, xử lý, quản lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo đồng thời tổng

hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan.

Ba là, đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành

của thủ trởng.

Bốn là, t vấn văn bản cho thủ trởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý và kỹ

thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành.

Năm là, thực hiện công tác văn th - lu trữ, giải quyết các văn th, tờ trình của các

đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan, theo dõi việc giải quyết các văn bản đó.

Sáu là, tổ chức giao tiếp trong nội bộ cơ quan với bên ngoài và hỗ trợ việc tiếp

khách, tiếp dân, tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết, thực hiện, công tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, mình với các cơ quan khác, cũng nh với nhân dân nói chung.

Bẩy là, lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phân

phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm; chi trả tiền l-ơng, tiền thởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nớc và quyết định của thủ tr-ởng.

Tám là, mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất,

kỹ thuật, phơng tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan.

Chín là, tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ trật tự, an toàn

cơ quan.

Mời là, thờng xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng và nâng cao chất lợng đội ngũ

nhân viên văn phòng, từng bớc hiện đại hoá công tác hành chính- văn phòng, chỉ đạo và hớng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dới hoặc đơn vị chuyên môn khi cần thiết.

1.2 Lí luận chung về hoạt động văn phòng1.2.1 Vai trò của hoạt động văn phòng

Vai trò của công tác văn phòng đợc thể hiện qua việc thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của nó.

Trớc hết, hoạt động của văn phòng là một khâu quan trọng trong dây chuyền của cả hệ thống các cơ quan nhà nớc nhằm thực hiện hoá các chủ trơng, chính sách của Đảng và nhà nớc trong cuộc sống.

Với nhiệm vụ là đầu mối thu nhận và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo văn phòng, cung cấp những căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản lý nhà nớc, bảo đảm cho hoạt động thống nhất, liên tục, kịp thời của các cơ quan, đơn vị, theo đúng các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đợc nhà nớc giao.

Thông tin, xét về hiệu quả sử dụng, luôn gắn liền với hiệu quả quản lý Mặt khác, thông tin cũng bổ sung và nâng cao chất lợng của kiểm tra trong quản lý nhà n-ớc.Thông tin là đối tợng lao động của cán bộ, công chức, là công cụ đắc lực của ngời quản lý, là nhu cầu thờng xuyên trong đời sống nhà nớc, xã hội cũng nh từng con ng-ời, từng tế bào của xã hội Bằng việc thu nhận và xử lý thông tin của các văn phòng, các cấp quản lý ban hành các quyết định quản lý theo đúng trình tự, thủ tục, thẩm quyền tới các đối tợng quản lý, đó là điều kiện tiên quyết để các chủ trơng, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nớc đi vào cuộc sống Đồng thời, văn phòng cũng là nơi tiếp nhận, trực tiếp triển khai hoặc đôn đốc việc thực hiện các quyết định quản lý mà cơ quan mình có nghĩa vụ thực hiện.

Hoạt động của văn phòng góp phần quan trọng trong việc duy trì các hoạt động thờng xuyên, liên tục, bền vững theo quy định của pháp luật của hệ thống cơ quan hành chính nói chung và hoạt động của mỗi cơ quan nói riêng Góp phần duy trì sự ổn định và phát triển toàn diện của xã hội Hoạt động của văn phòng là một chuỗi các hoạt động thờng xuyên, liên tục trớc hết đợc đảm bảo thông qua việc lập và đôn đốc thực hiện các chơng trình, kế hoạch Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện theo kế hoạch là nhiệm vụ trọng tâm hàng đầu của văn phòng Có kế hoạch, việc điều hành công việc sẽ tập trung vào các mục tiêu, có thể ứng phó đợc với những biến động, những thay đổi có thể xảy ra trong quá trình quản lý cũng nh tạo khả năng tiết kiệm trong hoạt động của văn phòng.

Văn phòng là đầu mối tạo nên sự phối hợp, hợp tác giữa các đơn vị, bộ phận trong cơ quan nhằm phát huy sức mạnh tổng hợp của cả hệ thống Hoạt động của văn phòng có tác dụng nâng cao năng suất lao động, hiệu quả công tác trong toàn cơ quan Ngoài việc tham mu giúp lãnh đạo cơ quan ban hành các quyết định quản lý, văn phòng luôn luôn có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quyết định

của các đơn vị có liên quan và giúp cho lãnh đạo đa ra phơng án giải quyết kịp thời, nhanh chóng.

Văn phòng đảm bảo phục vụ các điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ các hoạt động, bảo đảm trật tự, an toàn của cơ quan Làm tốt công tác hậu cần văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức.

1.2.2 ý nghĩa của việc tổ chức khoa học công tác văn phòng

Mọi hoạt động của văn phòng có đợc diễn ra liên tục và hiệu quả hay không là hoàn toàn phụ thuộc vào cách bố trí , sắp xếp nhân viên khoa học, hợp lý cũng nh nghệ thuật điều hành, quản lý của nhà lãnh đạo.Việc tổ chức công tác văn phòng một cách khoa học có ý nghĩa vô cùng quan trọng vì nó quyết định tới sự thành công, phát triển của doanh nghiệp.

1.2.2.1 Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, tổ chức.

Sự tồn tại và phát triển của mỗi cơ quan, tổ chức liên quan đến nhiều yếu tố, trong đó có những yếu tố tiên quyết khẳng định vị trí của cơ quan, tổ chức trong hệ thống các chủ thể quản lý nh : địa bàn hoạt động, lĩnh vực hoạt động, quy mô, chất lợng, đối thủ cạnh tranh Những vấn đề đó liên quan mật thiết đến nội dung của công tác văn phòng, mà trớc hết là việc thu thập, phân tích và xử lý thông tin để có thể có đợc những dự báo chính xác, đúng đắn phục vụ cho việc quản lý, điều hành của lãnh dạo đối với cơ quan, tổ chức Một khi những công việc đó đợc tính toán kỹ lỡng và thực hiện đầy đủ, có khoa học sẽ là cơ sở vững chắc cho sự phát triển của cơ quan, tổ chức.Văn phòng thờng xuyên là nơi góp phần quan trọng trong việc xây dựng các ch-ơng trình lớn, các kế hoạch dài hạn, các quy chế hoạt động của mỗi cơ quan, các hoạt động đó mang tính định hớng, lâu dài và có tầm quan trọng với bất cứ cơ quan nào.

1.2.2.2 Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Trong thời kỳ “bùng nổ thông tin” nh hiện nay, mọi thắng lợi trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức đợc quyết định bởi lợi thế về thông tin Nhng việc thu thập, xử lý và chuyển tải thông tin lại phụ thuộc vào sự phân công, giao trách nhiệm, lề lối và

phơng pháp làm việc, cũng nh trình độ chuyên môn của cán bộ, công chức văn phòng Bởi vậy, tổ chức khoa học công tác văn phòng sẽ giảm bớt đợc thời gian lãng phí và những ách tắc trong xử lý và lu chuyển thông tin Vấn đề cần quan tâm chính là hợp lý hoá tổ chức và biên chế sao cho chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ phận, mỗi cán bộ, công chức phải đợc phân định rõ ràng Để tiến tới mục tiêu đó cần xây dựng và thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, tổ chức Đó là những quyết định về lề lối, nề nếp làm việc ở từng bộ phận Chúng khẳng định tạo lập và ràng buộc các mối quan hệ công tác giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa các bộ phận với nhau Mục tiêu chung không thể đạt hiệu quả cao nếu quy chế xây dựng không đạt yêu cầu mà dễ dẫn tới sự vận hành rời rạc của từng mắt xích trong cơ cấu vận hành của bộ máy tổ chức Do đó, việc tổ chức khoa học công tác văn phòng trở nên hết sức cần thiết trong mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức.

1.2.2.3 Tăng cờng khả năng sử dụng các nguồn lực.

Các nguồn lực của cơ quan, tổ chức tồn tại dới nhiều dạng nh : nhân lực, vật lực và trí lực Các nguồn lực đó chỉ có thể đợc huy động, sử dụng một cách có hiệu quả khi áp dụng những phơng thức tác động và vận hành chúng một cách khoa học Trớc hết, yếu tố con ngời là không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.Yếu tố này phải là một khối thống nhất về hành động, là sự tổng hoà, phối hợp nhịp nhàng những trách nhiệm và sự hiểu biết khác nhau Hơn thế nữa, sự hoà đồng, đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau giữa các thành viên là một điều kiện quan trọng để đi tới mục tiêu chung.Từ đó cần tiếp cận yếu tố con ngời dới cách nhìn thật khoa học, từ mọi góc độ, không thể phiến diện Con ngời luôn hớng tới việc hợp lý hoá những hoạt động của mình, trong đó có việc sử dụng những điều kiện vật lực và trí lực sao cho có hiệu quả nhất Sự nhận thức thế giới khách quan ngày càng một sâu sắc hơn, những thiết bị ngày một hiện đại, đa chức năng hơn là những trợ thủ đắc lực cho việc tối u hoá những hoạt động của con ngời trên mọi lĩnh vực.Tuy nhiên, nếu không biết kết hợp sao cho khoa học, đúng đắn, phù hợp với pháp luật thì các nguồn lực có thể sẽ không đợc huy động và sử dụng hiệu quả.

Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P

1.2.2.4 Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng

Công tác văn phòng diễn ra thờng xuyên, liên tục và cần đến những chi phí đáng kể cho những tác nghiệp quản lý văn phòng mang tính gián tiếp Những chi phí hành chính- văn phòng có thể chiếm khoảng 5-10% tổng chi phí cho hoạt động chung và sẽ đợc tính vào giá thành sản phẩm Việc giảm bớt khoản chi phí này là hết sức cần thiết và việc đó hoàn toàn có thể thực hiện đợc một khi công tác văn phòng đợc tối u hoá trên những cơ sở khoa học nhất định.

1.2.2.5.Nâng cao năng suất lao động của cơ quan, tổ chức

Năng suất lao động chịu ảnh hởng và phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau Những yếu tố liên quan đến tổ chức bộ máy, cơ cấu và các nguyên tắc vận hành bộ máy đó, những yếu tố con ngời và vật chất phục vụ sự vận hành Các yếu tố nếu đ-ợc tổ chức một cách khoa học sẽ góp phần nâng cao hiệu suất lao động của mỗi cơ quan, tổ chức Một trong những tiền đề quan trọng để tiến hành hiệu quả các hoạt động văn phòng chính là tâm lý lao động.Trong điều kiện tâm lý thoải mái, chủ động, hoà hợp con ngời sẽ phát huy hết đợc những khả năng sáng tạo, những thế mạnh của mình.

Chính vì thế, văn phòng cần tham mu xây dựng và thực hiện một quy chế hoạt động dân chủ, khuyến khích ngời lao động về tinh thần cũng nh vật chất

1.2.3 Các yếu tố ảnh hởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng

Văn phòng là một tổ chức thuộc cơ cấu của một cơ quan tổ chức có chức năng tham mu, tổng hợp cho lãnh đạo và đảm bảo hậu cần nhằm thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức đó.

Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan, luôn vận động chịu sự chi phối của

các yếu tố môi trờng và nó ảnh hởng trực tiếp đến kết quả hoạt động của văn phòng Rõ ràng, doanh nghiệp muốn có đủ sức cạnh tranh và tồn tại trên thơng trờng thì bắt buộc các nhà quản lý phải năng động nghiên cứu tìm ra các biện pháp tối u để tận dụng cơ hội cũng nh khắc phục khó khăn, duy trì những tác động tích cực của các yếu tố nhằm đạt đợc mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp nói chung, của văn phòng

Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P

nói riêng Bởi thế, câu hỏi đặt ra là “ Hoạt động văn phòng đã phải chịu sự tác động của các yếu tố bên trong và bên ngoài nh thế nào? ”.

Hình 1: Sơ đồ các yếu tố ảnh hởng đến hoạt động văn phòng

1.2.3.1 Yếu tố tổ chức

Hoạt động của văn phòng trớc hết phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan cấp trên trực tiếp của văn phòng, phạm vi ảnh hởng đối tợng điều chỉnh, các mối quan hệ, các nghĩa vụ và quyền lợi mà cơ quan đó tham gia Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng có thể đợc quy định bởi cơ quan cấp trên một cấp hoặc do cấp trên trực tiếp quy định Các điều kiện trên quy định quy mô và tính chất hoạt động của mỗi văn phòng Các quy định đó cùng với các chế độ, chính sách khác của nhà nớc cũng tạo ra khung pháp lý cần thiết cho hoạt động của mỗi văn phòng

Mỗi doanh nghiệp hoạt động đều dựa trên sự quản lý của Nhà nớc thông qua hệ thống quản lý bằng quy định, pháp luật do Nhà nớc ban hành Những chính sách,

quy định của nhà nớc về văn phòng tạo ra hành lang pháp lý chung cho quá trình định hớng phát triển của mỗi doanh nghiệp Hệ thống chính sách của mỗi doanh nghiệp đòi hỏi luôn đợc hoàn chỉnh cho phù hợp với tình hình phát triển trong mỗi thời kỳ và mang tính khả thi cao là cơ sở để hoạt động văn phòng thực hiện hiệu quả, nâng cao uy tín của lãnh đạo văn phòng và tăng năng suất lao động của nhân viên.Những chính sách hoặc quy định bất hợp lý, mang tính hình thức hoặc đợc hình thành một cách độc đoán, chủ quan sẽ dẫn đến sự rối loạn trong nội bộ, sự mất niềm tin, rệu rã tinh thần, sự chống đối và đơng nhiên kết quả thực thi thấp.

Cùng trong yếu tố tổ chức này, văn phòng chịu ảnh hởng trong mối quan hệ tơng tác với các đơn vị khác trong cơ quan Do vậy, mọi hoạt động giữa các phòng ban, đơn vị với Văn phòng phải biết kết hợp mật thiết, đồng bộ với nhau trong công việc.

1.2.3.2 Nguồn nhân lực

Trong quá trình chuyển đổi cơ chế quản lý hiện nay, yếu tố con ngời có ý nghĩa to lớn đối với hoạt động văn phòng.Yếu tố này ngày càng có vai trò hết sức quan trọng vì trong thời gian qua việc đào tạo nguồn nhân lực cho công tác văn phòng không đ-ợc coi trọng Mặt khác, cơ cấu lao động văn phòng hiện nay đang thay đổi mạnh mẽ do các quy định mới của Nhà nớc về việc cơ quan nhà nớc không thực hiện một số loại công việc mà văn phòng trớc đây vẫn thực hiện.Việc áp dụng các biện pháp quản lý mới nh khoán chi hành chính, thực hiện cơ chế khoán với các đơn vị sự nghiệp Nguồn nhân lực trong văn phòng liên quan mật thiết đến ý thức tổ chức quản lý, khả năng lãnh đạo, ý thức làm việc của bộ máy văn phòng Nếu nhà lãnh đạo biết khai thác yếu tố này dới nghệ thuật quản lý có khoa học sẽ thuân lợi cho việc vận hành bộ máy văn phòng thờng xuyên, linh hoạt.

Yếu tố con ngời trong văn phòng bao gồm: nhà lãnh đạo, nhân viên, khách hàng, đối tác ảnh hởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và kết quả làm việc của văn phòng nói riêng.

*Các nhà lãnh đạo:

Là ngời quản lý, điều hành mọi hoạt động trong văn phòng Doanh nghiệp có đạt đợc mục tiêu đề ra hay không là phụ thuộc vào hoạt động văn phòng có khoa học hay

không, phụ thuộc vào khả năng quản lý, thông minh, quyết đoán, nhạy bén của ng-ời lãnh đạo Để quản lý tốt bộ máy văn phòng, ngng-ời lãnh đạo cần có một số phẩm chất cơ bản sau:

+ Có tầm nhìn chiến lợc + Có tham vọng thành đạt.

+ Có kỹ năng quản lý cần thiết nh lập kế hoạch, kiểm tra, phân công công việc, động viên khuyến khích nhân viên làm việc có hiệu quả, bố trí, sắp xếp công việc sao cho đúng ngời, đúng việc để phát huy cao nhất khả năng của từng nhân viên.

+ Có kỹ năng giao tiếp tốt.

*Nhân viên

Đây là nhân tố tác động trực tiếp đến quá trình hoàn thành công việc của văn phòng Nếu nh nhân viên hiểu rõ đợc chức năng, nhiệm vụ của mình, của văn phòng thì khả năng hoàn thành tốt nhiệm vụ của họ sẽ cao hơn Ngợc lại, hoạt động văn phòng sẽ gặp rất nhiều khó khăn nếu nh nhân viên văn phòng không hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ, không có thái độ đúng mực với công việc của văn phòng Để thực thi hiệu quả cá nhân nhân viên cần các yếu tố cấu thành năng lực công tác, bao gồm: kiến thức, khả năng và hành vi phù hợp với nhiệm vụ Cụ thể là, nhân viên văn phòng cần có:

+ Kiến thức, hiểu biết về chuyên môn nghiệp vụ.

+ Các kỹ năng cần thiết để có thể hoàn thành tốt công việc.

+ Cách ứng xử, thái độ cần thiết trong công việc: cần cù, cẩn thận, linh hoạt, sáng tạo; giúp đỡ, hỗ trợ lãnh đạo, đoàn kết, thân thiện với các nhân viên khác.

 Các nhân viên cần có đợc sự quan tâm, hỗ trợ, chỉ đạo từ phía nhà quản lý

để hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao phó Để có thể gặt hái đợc kết quả cao trong công việc thì đòi hỏi có sự phối hợp nhịp nhàng, hài hoà giữa nghệ thuật quản lý của nhà lãnh đạo cùng sự đoàn kết, giúp đỡ lẫn nhau giữa các nhân viên trong văn phòng.

*Khách hàng, đối tác

Đây là kim chỉ nam cho sự phát triển của hoạt động văn phòng Nhân tố này vô cùng quan trọng với sứ mệnh duy trì và phát triển doanh nghiệp, có liên quan tới kế hoạch phát triển hình ảnh của doanh nghiệp trong tơng lai Hoạt động văn phòng đúng hớng là phải có sự kết hợp khéo léo giữa lợi ích của ngời tiêu dùng và lợi ích của doanh nghiệp Có nh thế doanh nghiệp mới tạo đợc sự tin tởng với khách hàng cũng nh uy tín với đối tác làm ăn lâu dài.

1.2.3.3 Cơ chế hoạt động của văn phòng

Cơ chế hoạt động của cơ quan hành chính nhà nớc nói chung và hoạt động của tổ chức văn phòng nói riêng đang có nhiều cải tiến.

Vai trò của văn phòng ngày càng đợc đánh giá đầy đủ và rõ ràng.Sự ràng buộc trách nhiệm giữa văn phòng và các đơn vị chuyên môn ngày càng đợc củng cố.Văn phòng ngày càng có trách nhiệm hơn trong nhiệm vụ liên kết phối hợp giữa các đơn vị trong cơ quan, có vai trò ngày càng quan trọng trong thực hiện các quy chế công khai, dân chủ, chống lãng phí và nạn tham nhũng.

1.2.3.4 Bầu không khí làm việc

Khoa học đã chứng minh bầu không khí làm việc có ảnh hởng rất lớn đến năng suất lao động của CBCNV, làm ảnh hởng đến hiệu quả của mọi hoạt động trong văn phòng Bên cạnh việc sắp xếp nơi làm việc, muốn tăng năng suất và hiệu quả công việc thì các nhà lãnh đạo phải quan tâm đến những yếu tố tác động đến con ngời nhằm tạo bầu không khí làm việc dễ chịu, sao cho nhân viên có ý thức làm chủ cao Con ngời thờng bị ảnh hởng bởi hai yếu tố: tâm lý và sinh lý.

- Về tâm lý: Nếu làm việc trong một môi trờng tốt, đầy đủ ánh sáng, có nhiệt độ thích hợp, thoáng khí, thì họ sẽ cảm thấy thoải mái và hăng say làm việc

- Về sinh lý: Nếu nhân viên đợc làm việc trong môi trờng yên tĩnh, thoáng đãng thì họ sẽ khoẻ khoắn hơn, có hng phấn hơn để thực hiện mọi công việc một cách tốt nhất

Ngợc lại, bầu không khí làm việc mà nặng nề và căng thẳng thì sẽ dẫn đến tình trạng chán chờng, không thiết tha với công việc ảnh hởng tới kết quả làm việc của nhân viên văn phòng

Do vậy, bầu không khí làm việc cho nhân viên văn phòng cần đợc quan tâm, chú ý nhiều hơn là nhiệm vụ quan trọng của các nhà lãnh đạo.

1.2.3.5 Điều kiện cơ sở vật chất gắn với hiện đại hoá

Chúng ta đang chứng kiến sự phát triển mạnh mẽ của các công nghệ mới trong hầu hết các lĩnh vực Cơ chế vận hành và điều kiện làm việc của văn phòng hiện đại đang ngày càng xa lạ với cách thức hoạt động truyền thống, điều đó đòi hỏi phải có sự đầu t thích đáng, toàn diện cho công tác văn phòng.

* ) Yếu tố cơ sở vật chất, trang thiết bị

Mọi trang thiết bị văn phòng là công cụ truyền tải và thực hiện việc ra quyết định quản lý của lãnh đạo Yếu tố này có ảnh hởng lớn đến công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo cũng nh chất lợng công việc.Trang thiết bị tuy đầy đủ nhng sắp xếp không khoa học, hợp lý thì việc truyền đạt quyết định của nhà quản lý tất yếu sẽ gặp khó khăn.Vì vậy, yếu tố này đòi hỏi không chỉ đủ về số lợng, phù hợp với nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh mà còn phải đảm bảo tính hiện đại hoá và các nhà quản lý phải biết bố trí sắp xếp thật khoa học mang tính thẩm mỹ, tránh lãng phí

*) Yếu tố khoa học công nghệ

Ngày nay với sự tiến bộ vợt bậc của khoa học công nghệ đã giúp cho quá trình tổ chức quản lý, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trở nên thuận lợi và tăng năng suất lao động, các quyết định quản lý của lãnh đạo nhanh chóng, kịp thời, chính xác Khi văn phòng đợc áp dụng khoa học công nghệ hiện đại sẽ giúp cho các hoạt động văn phòng ngày càng chuyên nghiệp, nhanh chóng, chính xác, kịp thời và tối u hoá nghiệp vụ văn phòng Đầu t trang thiết bị hiện đại trong văn phòng trở thành xu thế tất yếu của bất cứ doanh nghiệp nào muốn nâng cao hiệu quả quản lý, năng lực cạnh tranh trên thơng trờng.

Nhìn chung, bộ phận văn phòng trong bất cứ doanh nghiệp nào cũng tồn tại, phát triển dới sự ảnh hởng trực tiếp của các yếu tố trên Nhiệm vụ đặt ra cho các nhà quản trị cùng với các nhân viên văn phòng của mình luôn nghiên cứu tìm giải pháp duy trì sự tác động tích cực của các yếu tố đó nhằm củng cố bộ máy văn phòng phát triển nói riêng và uy tín của doanh nghiệp nói chung.

Ch ơng 2

Thực tế hoạt động văn phòng của công ty công trình giao thông hải phòng

2.1 Giới thiệu chung về Công ty CPCTGT Hải Phòng

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty CPCTGT Hải Phòng

- Tên giao dịch: Công ty Cổ phần Công trình giao thông Hải Phòng

- Tên viết tắt : HP - TRANSECO Jointstock Company

- Trụ sở chính : 155 Niệm Nghĩa - Lê Chân - Thành phố Hải Phòng - Điện thoại :(84-31) 856438 - 85881

- Số Fax : (84 - 31) 856727

2.1.1.1 Giai đoạn trớc khi cổ phần hoá

Công ty đợc thành lập vào ngày 16/01/1970 theo Quyết định số 2214/UBND của UBND Thành phố Hải Phòng, với tên gọi trớc đây là Công ty Cầu đờng trực thuộc Sở giao thông công chính Hải Phòng Công ty là doanh nghiệp hạng 1 chuyên xây dựng các công trình giao thông.

Ngày 12/11/1992, Công ty đợc thành lập lại theo quyết định số 1291/QĐ-TCCQ của Chủ tịch UBND Thành phố Hải Phòng về việc chuyển đổi tên thành Công ty Cổ phần công trình giao thông Hải Phòng

Là một Doanh nghiệp Nhà nớc, Công ty có đầy đủ t cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tài khoản giao dịch tại Ngân hàng Đầu t và phát triển Hải Phòng.

Công ty Cổ phần công trình giao thông Hải Phòng đợc cổ phần hoá theo quyết định số 562/QĐ-UB ngày 04/3/2004 của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng về việc tiến hành cổ phần hoá Công ty công trình giao thông Hải Phòng.

Một số thông tin cơ bản về Công ty tại thời điểm cổ phần hoá

a Vốn kinh doanh tại thời điểm cổ phần hoá (31/12/2003)

Vốn kinh doanh tại thời điểm cổ phần hoá : 11.080.425.687đ

Trong đó:• Phân theo cơ cấu vốn

+ Những năm qua, Công ty đã mở rộng liên doanh liên kết với các Tổng Công ty lớn nh CIENCO1, Thăng Long, Bạch Đằng, CIENCO 8 và các doanh nghiệp hoạt động cùng ngành nghề để tham gia thầu các công trình khu vực Hải Phòng, Hà Nội, Quảng Ninh, Cao Bằng, Hà Giang, Ninh Bình và các tỉnh khu vực miền Trung và miền Nam Công ty đã đợc Thành phố, Sở GTCC Hải Phòng giao là chủ đầu t các dự án lớn của Thành phố, nh dự án xây dựng Cầu Bính, đối tác liên doanh khu kinh tế Đình Vũ

+ Công ty đã tham gia thi công các dự án lớn của Bộ GTVT nh đờng Hồ Chí Minh, Quốc lộ 1A Thờng Tín - Cầu Giẽ, Quốc lộ 18 Nội Bài - Bắc Ninh, thi công thảm bê tông màu đô thị Hà Nội, Asphalt hoá đờng đô thị Hải Phòng.

+ Sản phẩm bê tông nhựa Asphalt của Công ty đợc t vấn trong nớc và nớc ngoài đánh giá cao Các công nghệ bê tông dự ứng lực cho thi công cầu làng nghề truyền thống của Công ty không ngừng đợc tăng cờng và phát triển Công ty đã thi công hệ thống cầu bê tông dự ứng lực công nghệ cao, đúc dầm có chiều dài 33m cho công trình Quốc lộ 18 Bắc Ninh - Nội Bài, công trình Quốc lộ 2 Hà Giang, công trình Quốc lộ 3 Hoà Bình.

* Đầu t phát triển

Trong những năm qua, Công ty CPCTGT Hải Phòng đã chú trọng đến việc đầu t nhằm nâng cao năng lực sản xuất Sản phẩm bê tông Asphalt đã đợc phát triển mạnh từ chỗ chỉ có 1 trạm có công suát 24T/h, nay Công ty đã đầu t và có 4 trạm với công suất 30T/h, 48T/h, 60T/h và 120T/h cùng với các trang thiết bị đồng bộ cho việc thi công nền mặt đờng theo tiêu chuẩn quốc tế

2.1.1.2 Giai đoạn cổ phần hoá Công ty

Ngày 14/02/2005, Công ty Công trình Giao thông Hải Phòng có quyết định chuyển thành Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng theo hình thức bán một phần vốn Nhà nớc hiện có tại Doanh nghiệp kết hợp với phát hành cổ phiếu nhằm thu hút thêm vốn để thành lập Công ty Cổ phần

Công ty có vốn điều lệ : 12.600.000.000đ

Trong đó:

+ Vốn cổ đông Nhà nớc : 6.804.000.000đ (chiếm 54%) + Vốn cổ đông Doanh nghiệp : 5.266.000.000đ (chiếm 41,79%) + Vốn cổ đông ngoài Doanh nghiệp : 530.000.000đ (chiếm 4,21%)

Nhìn vào các chỉ tiêu trên, ta có thể nhận thấy 3 năm qua, doanh thu của Công ty tăng lên Bên cạnh đó, các khoản nộp ngân sách, lợi nhuận và thu nhập bình quân hàng năm của ngời lao động cũng tăng lên, đời sống cán bộ công nhân viên ổn định Điều này chứng tỏ Công ty luôn bám sát các giải pháp đề ra để chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ đúng hớng, tăng cờng quản lý, kiểm tra, đôn đốc trên tất cả các lĩnh vực tài chính kế toán, tiến độ thi công, chất lợng công trình Kết quả này là sự nỗ lực của tập thể cán bộ công nhân viên hăng say lao động sản xuất, sự quản lý và hoạt động có hiệu quả của Giám đốc cùng với các phòng ban trong Công ty.

2.1.2 Ngành nghề kinh doanh:

Công ty Cổ phần công trình giao thông Hải Phòng có các ngành nghề kinh doanh chính sau:

- Xây dựng các công trình giao thông.- Sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn

- Kinh doanh máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải, vật t, nguyên nhiên vật liệu phục vụ sản xuất.

- Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, nhà ở.

- Thiết kế kết cấu công trình dân dụng, nhà ở, công trình cầu đờng.- Xuất nhập khẩu vật t thiết bị.

- Các hoạt động kinh doanh khác đợc pháp luật cho phép

2.1.3 Đặc điểm tổ chức và qui trình công nghệ sản xuất

* Đặc điểm tổ chức sản xuất :

Là một ngành xây lắp hoạt động diễn ra dới điều kiện sản xuất thiếu tính ổn định, luôn biến đổi theo địa điểm và giai đoạn thi công Quá trình sản xuất mang đặc thù của ngành xây dựng cơ bản, chi phí lớn, thời gian kéo dài, quá trình sản xuất phức tạp chia làm nhiều giai đoạn, nhu cầu về vốn lớn

* Qui trình công nghệ sản xuất :

Quy trình công nghệ sản xuất các mặt hàng chủ yếu của Công ty đợc thể hiện qua sơ đồ dới đây:

Hình 3: Quy trình công nghệ của Công ty.

2.1.4 Thuận lợi v khó khăn của Công ty CPCTGT Hải Phòng.à nhiệm với công việc và nhiệm vụ đợc giao, có tâm huyết gắn bó với công ty, có chuyên ngành xây dựng cầu đờng, có khả năng thi công và quản lý những công trình lớn yêu cầu kỹ thuật cao.

- Việc nâng cấp đầu t, cải tiến dây chuyền sản xuất thảm bê tông Asphalt, trạm bê tông thơng phẩm công suất cao, hiện đại, từng bớc đáp ứng đợc công tác đấu thầu các công trình giao thông, công trình xây dựng và cạnh tranh trong điều kiện cơ chế

- Công tác điều hành có cải tiến và đạt hiệu quả ở nhiều mặt, khắc phục đợc nhiều sai sót, tiết kiệm đợc chi phí, phát huy đợc tính năng động, sáng tạo mang lại kết quả thiết thực.

b Khó khăn :

- Sau khi cổ phần hoá, tình hình tài chính của công ty cũng gặp một số khó khăn

nh việc thu hồi công nợ thấp, mặt khác công ty nâng cấp cải tạo hàng loạt máy móc thiết bị và đầu t thêm trạm bê tông xi măng có công suất cao và sắp xếp lại các tổ chức phòng ban, xí nghiệp thành viên

- Giá cả vật liệu xây dựng, máy móc thiết bị luôn biến động nên khiến cho kế hoạch sản xuất, doanh thu mọi kế hoạch khác đều bị thu hẹp.

- Số lao động vì điều kiện tuổi tác, nghề nghiệp không có khả năng đào tạo lại, trình độ về tay nghề, công tác quản lý không thể đảm bảo đợc yêu cầu của doanh nghiệp sau khi chuyển đổi sang Công ty Cổ phần.

- Giá hàng hoá sản phẩm dịch vụ phục vụ đời sống tăng cao, ảnh hởng đến sức mua và đời sống CBCNV.

2.1.5 Chiến lợc, hớng phát triển kinh doanh trong những năm tới - Tiếp tục sản xuất kinh doanh theo ngành, nghề đã đợc đăng kí :

• Xây dựng các công trình giao thông, các công trình dân dụng, công nghiệp, nhà ở Sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn.

• Kinh doanh máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải, vật t, nguyên nhiên vật liệu phục vụ sản xuất Thiết kế kết cấu công trình dân dụng, nhà ở, công trình cầu đờng.

- Chú trọng, quan tâm hơn đến việc đầu t các trang thiết bị đồng bộ cho việc thi công nền mặt đờng theo tiêu chuẩn quốc tế

- Tiếp tục mở rộng liên doanh liên kết với các Tổng Công ty lớn nh Thăng Long, CIENCO 1, CIENCO 8 và các doanh nghiệp hoạt động cùng ngành nghề để tham gia thầu các công trình xây lắp

2.1.6Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

a Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

b Chức năng và nhiệm vụ của bộ máy quản lý

* Đại hội đồng cổ đông

- Thông qua định hớng phát triển của Công ty.

- Quyết định các loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng lợi đợc quyền chào, bán và quyết định mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần.

- Bầu hoặc bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát - Quyết định bổ sung hoặc sửa đổi điều lệ Công ty.

- Thông qua báo cáo tài chính hàng năm.

- Xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát gây thiệt hại cho Công ty và cổ đông của Công ty.

- Quyết định việc tổ chức lại hoặc giải thể Công ty.

* Hội đồng quản trị

- Quyết định chiến lợc phát triển của Công ty.

- Kiến nghị loại cổ phần và số lợng cổ phần đợc chào bán cho từng loại - Quyết định phơng án đầu t và dự án đầu t trong thẩm quyền và giới hạn - Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty.

- Trình bày báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên Đại hội đồng cổ đông - Duyệt chơng trình, nội dung tài liệu phục vụ họp đại hội đồng cổ đông - Kiến nghị việc tổ chức lại hoặc giải thể Công ty.

* Ban kiểm soát

- Xem xét báo cáo của Công ty về hệ thống kiểm soát nội bộ, xem xét kết quả điều tra nội bộ và ý kiến phản hồi của Ban quản lý điều hành Công ty.

- Thẩm định báo cáo tài chính hàng năm của Công ty.

- Thờng xuyên thông báo với Hội đồng quản trị về kết quả hoạt động, tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị trớc khi trình các báo cáo, kết luận và kiến nghị lên đại hội đồng cổ đông.

- Báo cáo đại hội đồng cổ đông về tính chính xác, trung thực, hợp pháp của việc lập sổ kế toán, ghi chép, lu giữ chứng từ và báo cáo tài chính, các báo cáo khác của Công ty.

- Kiến nghị biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty

- Chịu trách nhiệm trớc đại hội đồng cổ đông về những sai phạm gây thiệt hại cho Công ty trong khi thực hiện nhiệm vụ

* Giám đốc

Là ngời đại diện theo pháp luật, có quyền điều hành cao nhất của Công ty, là ngời chịu trách nhiệm toàn bộ về mọi hoạt động của Công ty, từ việc huy động vốn, đảm bảo công ăn việc làm và ổn định thu nhập cho công nhân đến việc quyết định phân phối thu nhập và thực hiện nghĩa vụ với Nhà nớc

* Các phó giám đốc

Công ty có 2 phó giám đốc: Phó giám đốc điều hành sản xuất và Phó giám đốc nội chính.

Là ngời giúp việc cho Giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của Công ty, theo phân công của Giám đốc và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ đợc Giám đốc phân công thực hiện.

* Các phòng ban nghiệp vụ

+) Phòng Tổ chức - Hành chính: Tham mu cho Giám đốc quản lý công tác nghiệp

vụ, văn th và quản trị hành chính khu vực văn phòng, các đơn vị sản xuất toàn Công ty Tham mu cho Giám đốc về chính sách lao động, xã hội và các chế độ, quyền lợi chính sách của cán bộ công nhân viên, điều động cán bộ công nhân viên cho hợp lý Tham mu tuyển dụng ký kết hợp đồng lao động, giải quyết chế độ chính sách đối với ngời lao động.

+) Phòng Kinh tế kỹ thuật: Có nhiệm vụ tham mu và giúp Giám đốc theo dõi, giám

sát thi công, đo đạc, kiểm tra, đánh giá chất lợng công trình, cấp phát hạn mức vật t, xác nhận khối lợng công việc đã thực hiện Tổ chức nghiệm thu, lập hồ sơ hoàn công và quyết toán công trình Hớng dẫn quy trình công nghệ thi công, tham mu nghiên cứu trong lĩnhv ực khoa học kỹ thuật chuyên ngành.

+) Phòng Dự án: Là phòng có nhiệm vụ chuẩn bị thủ tục lập hồ sơ dự thầu các công

trình xây lắp Tham khảo và tìm kiếm thị trờng.

+) Phòng Kế toán tài vụ: Theo dõi, quản lý về mặt tài chính trong các hoạt động

sản xuất kinh doanh của Công ty, hạch toán kế toán thống kê các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, bảo đảm cung cấp vốn kịp thời cho nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh trong Công ty.

+) Phòng Vật t thiết bị: Có nhiệm vụ cung ứng vật t cho các đơn vị sản xuất Theo

dõi quản lý vật t theo quy định của Công ty, cùng với xí nghiệp thi công cơ giới theo dõi, quản lý lập kế hoạch bảo dỡng, sửa chữa thiết bị.

* Các xí nghiệp sản xuất

- Xí nghiệp cầu đờng 1: Là xí nghiệp có nhiệm vụ chủ yếu xây dựng cầu và cấu

kiện bê tông.

- Xí nghiệp cầu đờng 2: Là xí nghiệp có nhiệm vụ chủ yếu làm mới, trùng tu các

công trình đờng giao thông, sân bay, bến bãi

- Xí nghiệp cung ứng vật t và xây dựng công trình: Là xí nghiệp cung cấp chủ yếu

nguồn vật t tự khai thác và sản xuất để phục vụ cho các công trình.

- Xí nghiệp bê tông Asphalt: Là bộ phận chuyên sản xuất thảm bê tông Asphalt

phục vụ cho việc rải thảm mặt đờng nhựa

- Xí nghiệp thi công cơ giới: Là xí nghiệp quản lý và sử dụng toàn bộ phơng tiện

máy móc thiết bị để phục vụ thi công các công trình Cùng với phòng vật t thiết bị định kỳ lập kế hoạch bảo dỡng, sửa chữa máy móc thiết bị.

Cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng giúp cho Công ty đảm bảo đợc tính thống nhất trong quản lý đồng thời chuyên môn háo đợc chức năng, sử dụng có hiệu quả và hợp lý năng lực chuyên môn của các nhân viên trong Công ty Từng phòng ban xí nghiệp đợc bố trí hợp lý, chức năng rõ ràng phối hợp với nhau thành bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, phát huy đợc khả năng trong cơ chế thị trờng

c Bố trí nhân sự của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng.

* Cơ cấu nhân sự

Hình 5: Bảng thống kê nhân sự của Công ty tháng 1/2009

Nhân

*Sắp xếp bố trí lao động

+)Ưu điểm:

- Nổi bật trong công tác lao động những năm qua là đã quan tâm đến lực lợng cán bộ khoa học kỹ thuật đợc đào tạo chính quy qua các trờng Đại học chuyên ngành - Việc thực hiện đào tạo và đào tạo lại đợc quan tâm, đạt đợc một số kết quả, với số học viên đáp ứng đợc yêu cầu và nhiệm vụ trớc mắt và lâu dài của công ty.

- Việc bố trí sắp xếp lao động hiện nay hợp lý: Bố trí cán bộ có cống hiến lâu năm, có nhiều kinh nghiệm, nhiệt tình trong công tác, bố trí cán bộ có trình độ năng lực phù hợp và đáp ứng đợc yêu cầu nhiệm vụ giao phó, kết hợp chặt chẽ lực lợng cán bộ đợc đào tạo đầy đủ có nhiều kinh nghiệm thực tiễn để nâng cao hiệu quả của cán bộ.

+)Nhợc điểm:

Bên cạnh u điểm trong công tác cán bộ của công ty còn có mặt yếu điểm là: Nhìn chung số cán bộ có trình độ trung cấp nhiều, vẫn cha đáp ứng đợc yêu cầu đặt ra Hiện nay, Công ty còn thiếu những chuyên gia đầu ngành giỏi về lĩnh vực quản lý kinh tế, giỏi về chuyên môn kỹ thuật nghiệp vụ.

2.2 Thực tế về hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng

Cơ cấu tổ chức quản lý Công ty là tổng hợp các bộ phận đợc chuyên môn hoá với những trách nhiệm, phạm vi nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau Mô hình quản lý công ty gồm các phòng ban nghiệp vụ chuyên môn, trong đó phòngTổ chức- Hành chính của Công ty CPCTGT Hải phòng ngày càng chú trọng, quan tâm phát triển hơn để khẳng định vai trò trợ thủ tham mu đắc lực cho thủ trởng và là “cửa ngõ thông tin” của Công ty góp phần quan trọng vào việc điều hành và ra quyết định của nhà quản lý sao cho kịp thời, hiệu quả.

Cơ cấu của Văn phòng Tổ chức-Hành chính đợc sơ đồ hoá nh sau:

Văn phòng trong phòng Tổ chức- Hành chính của Công ty có chức năng tham mu giúp việc cho Hội đồng quản trị và Giám đốc trong quản lý, điều hành công việc về các mặt cụ thể sau:

- Tổng hợp tình hình chung của các đơn vị, phòng ban để báo cáo với lãnh đạo chỉ đạo quản lý, điều hành mọi công việc của Công ty.

- Tổ chức quản lý công tác nghiệp vụ, văn th và quản trị- hành chính khu vực văn phòng, các đơn vị sản xuất toàn Công ty Quản lý công văn bản đi, đến và hồ sơ lu trữ tài liệu căn cứ theo điều lệ văn th lu trữ của nhà nớc và pháp lệnh lu trữ quốc gia.

- Thừa lệnh Tổng giám đốc ký sao lục các văn bản pháp quy của nhà nớc có liên quan đến việc điều hành công việc của công ty

- Tổ chức, quản lý mạng lới thông tin liên lạc toàn công ty.

- Tham mu cho Giám đốc sắp xếp bộ máy, xây dựng kế hoạch tiếp nhận và tuyển dụng lao động, bố trí cán bộ công nhân, nghiên cứu bố trí sắp xếp nơi làm việc trong cơ quan đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.

- Tham mu cho lãnh đạo công ty và thủ trởng cơ quan giải quyết công tác tổ chức thờng trực, bảo vệ cơ quan giữ vững an toàn trật tự và an ninh trong cơ quan, đảm bảo cho cơ quan làm việc đợc duy trì Quản lý và tổ chức bố trí sắp xếp lái xe phục vụ tốt công tác cho lãnh đạo và các phòng đi công tác.

* Nhiệm vụ :

 Tổ chức tiền lơng

- Hàng năm căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất - kinh doanh xây dựng kế hoạch tiếp nhận lao động, bố trí sắp xếp bộ máy, bố trí lực lợng lao động đáp ứng nhiệm vụ sản xuất - kinh doanh.

- Xây dựng tiêu chuẩn cán bộ, làm các thủ tục đề bạt, bãi miễn cán bộ, làm các thủ tục giải quyết với CBCN - LĐ về thi đua khen thởng, về vi phạm nội quy, quy chế Công ty để trình hội đồng thi đua khen thởng, kỷ luật của Công ty.

- Tiếp nhận hồ sơ, viết hợp đồng lao động, làm các thủ tục khi ngời lao động chấm dứt hợp đồng lao động trình Giám đốc ký, quản lý hồ sơ lao động, theo dõi quản lý lao động ở các đơn vị sản xuất các phòng nghiệp vụ.

- Tổ chức đào tạo và nâng cấp bậc cho CBCN - LĐ.

- Hàng năm căn cứ nhiệm vụ sản xuất - kinh doanh xây dựng kế hoạch tiền l-ơng, tiền thởng, thống kê theo dõi tiền lơng hàng tháng, quý, năm báo cáo cấp trên.

- Thẩm định trình duyệt tổng hợp đơn giá, tiền lơng hàng tháng báo cáo Giám đốc

- Cùng các phòng nghiệp vụ khác, các đơn vị sản xuất xây dựng đơn giá tiền l-ơng và kiểm tra việc thực hiện chi trả tiền ll-ơng đối với CBCN - LĐ.

 Công tác an toàn lao động, y tế

- Hàng năm xây dựng kế hoạch về công tác an toàn lao động nh tuyên truyền, hớng dẫn kiểm tra, mua sắm dụng cụ bảo hộ lao động, xây dựng phơng án công tác an toàn lao động khi công trờng triển khai thi công, quản lý hồ sơ và làm sổ bảo

hiểm xã hội, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho ngời lao động theo hớng dẫn của cơ quan quản lý.

- Lập hồ sơ theo dõi sức khoẻ CBCN - LĐ toàn Công ty.

- Tổ chức khám sức khoẻ định kỳ cho ngời lao động, khám chữa bệnh, làm các thủ tục thanh toán các chế độ cho ngời lao động khi bị ốm, tai nạn lao động.

 Hành chính quản trị

- Mở sổ sách theo dõi tài sản thuộc lĩnh vực hành chính - quản trị văn phòng Công ty và các đơn vị sản xuất

- Quản lý theo dõi hồ sơ sử dụng đất và thuế đất hàng năm - Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của Nhà nớc - Mở sổ sách theo dõi công văn đi, đến báo cáo Giám đốc

- Đánh máy, photocopy các văn bản theo yêu cầu của các phòng hoặc theo lệnh của Giám đốc

- Mua sắm văn phòng phẩm, dụng cụ hành chính theo kế hoạch đã đợc Giám đốc phê duyệt hoặc theo lệnh Giám đốc

- Đón tiếp khách đến quan hệ, giao dịch làm việc với Công ty và hớng dẫn khách đến làm việc với các bộ phận hoặc báo cáo Giám đốc

- Phục vụ nấu nớng khối văn phòng Công ty, phục vụ hội nghị, làm công tác vệ sinh thuộc khu vực làm việc văn phòng Công ty.

- Tuần tra kiểm soát để giữ vững an ninh, trật tự an toàn xã hội và phòng chống hoả hoạn, các tệ nạn cờ bạc, rợu chè trong cơ quan.

- Quản lý tốt xe ô tô con của văn phòng công ty Bố trí sắp xếp phơng tiện ô tô phục vụ cho lãnh đạo và các cơ quan đoàn thể, các phòng chức năng nghiệp vụ đi công tác đợc kịp thời.

- Sửa chữa xe ô tô, điện, nớc trong cơ quan kịp thời đáp ứng cho làm việc trong ngày của cơ quan.

2.2.1.2 Phân công trách nhiệm

*Tr ởng phòng (1 ngời) :

- Là ngời đứng đầu bộ phận văn phòng của Công ty, là ngời có trách nhiệm, có nghiệp vụ quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của văn phòng

- Có quyền điều hành toàn bộ các yếu tố có trong văn phòng cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ trong từng thời kỳ hoạt động của cơ quan, của tổ chức

- Là ngời phụ trách chung- trực tiếp tham mu cho Giám đốc Công ty trong công tác: Tổ chức cán bộ trong Công ty, công tác quản lý lao động ngành nghề trong các phòng ban, Xí nghiệp, công tác sắp xếp bộ máy, lao động, chế độ tiền lơng, tiền thởng, thực hiện chính sách với ngời lao động trong Công ty Cổ phần và chế độ của Nhà nớc ban hành.

- Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi trực tiếp công tác an toàn lao động, an toàn thi công trên các công trình và công tác an ninh trật tự, tham gia công tác thi đua, sáng kiến sáng tạo Công ty, công tác tuyên truyền để CBCNV phấn đấu hoàn thành toàn diện và vợt mức kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty.

* Phó phòng (1 ngời):

- Hỗ trợ và tham gia điều hành chung công việc trong phòng Giúp trởng phòng

tổ chức điều hành một số lĩnh vực trong văn phòng, cũng có thể kiêm nhiệm trởng một số bộ phận trong văn phòng, có thể đảm nhiệm một số công việc cụ thể do trởng phòng giao.

- Là ngời trực tiếp phụ trách công tác đào tạo, nâng bậc lơng, quản lý đất đai, xây dựng cơ bản, công tác phòng chống bão lụt và tìm kiếm cứu nạn trong Công ty, công tác Đảng vụ công ty.

- Chịu trách nhiệm trớc Trởng phòng về kết quả hoạt động do mình phụ trách

* Nhân viên văn th , l u trữ

Đây là bộ phận thực hiện các nghiệp vụ hành chính trong văn phòng, tổ chức, sử dụng thông tin đầu vào, đầu ra của Công ty nên giữ vai trò quan trọng trong quản lý công tác thông tin của văn phòng nói riêng và của Công ty nói chung.

+) Nhân viên lu trữ (1 ngời) :

- Lu giữ tài liệu, hồ sơ do Văn phòng quản lý (công văn đến, công văn đi, công tác thi đua khen thởng).

Số lợng công văn, giấy tờ đến cơ quan ngày không ngừng tăng, tơng đơng với sự tăng lên của công văn thì cũng là sự tăng khối lợng công việc của văn phòng

- Làm công tác thông tin tuyên truyền trong Công ty, nội dung quảng bá, quảng cáo các sản phẩm theo yêu cầu.

- Quản lý các thiết bị văn phòng về kỹ thuật, chất lợng và số lợng.

- Hàng ngày nắm bắt các thông tin trên mạng phục vụ cho giới thiệu sản phẩm, kinh doanh Tìm khách hàng và những văn bản pháp luật mới hoặc cha có lu trữ tại Công ty

+)Nhân viên văn th (1ngời):

- Đầu giờ làm việc kiểm tra khoá cửa, các vị trí xung quanh nơi làm việc, nếu có gì khác lạ báo cáo cho lãnh đạo đơn vị và phòng bảo vệ để xác minh.

- Trực tổng đài điện thoại của Công ty

- Quản lý con dấu của Công ty và các con dấu chức danh.

- Xác định, kiểm tra chữ ký, ghi sổ và đóng dấu các tài liệu, văn bản của Công ty theo quy định.

- Vào sổ theo dõi

- Làm nhiệm vụ tiếp tân

- Hết giờ sắp xếp tài liệu, để đúng vị trí quy định vệ sinh nơi làm việc, tắt điện, khoá cửa trớc khi rời vị trí làm việc

* Nhân viên tạp vụ(1 ngời) :

Phục vụ nớc uống:

• Phải đảm bảo vệ sinh sạch sẽ và đầy đủ:

+ Khu vực nấu nớc, bể chứa dự trữ nớc + Nguồn nớc, dụng cụ nấu nớc

+ Dụng cụ chứa nớc uống tại các đơn vị sản xuất.

• Đảm bảo có đủ nớc sôi phục vụ:

+ Các phòng ban gián tiếp trớc giờ làm việc + Các đơn vị sản xuất theo giờ quy định.

Quản lý chung về vệ sinh môi trờng:

- Hàng ngày quản lý nhà khách của Công ty đảm bảo luôn ngăn nắp, sạch sẽ - Thờng xuyên làm tốt công tác vệ sinh của Công ty đảm bảo khang trang, sạch đẹp; kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo hộ lao động, vệ sinh lao động và an toàn thực phẩm trong phạm vi đơn vị quản lý

- Quản lý các khu nhà vệ sinh và hệ thống thải bẩn của Công ty.

- Tham gia kiểm tra, đôn đốc vệ sinh môi trờng lao động tại các vị trí sản xuất trong Công ty Phối hợp với các phòng ban liên quan tổ chức kiểm tra, đo các yếu tố của môi trờng lao động theo tiêu chuẩn quy định.

* Nhân viên in ấn, công tác văn phòng(1 ngời) :

+) In ấn

- Lĩnh đủ vật t giấy, mực phục vụ in ấn.

- Sử dụng máy photocopy để sao các công văn gửi đi, gửi đến, các loại tài liệu: bản vẽ tài liệu kĩ thuật, sản xuất kinh doanh theo yêu cầu đặt in.

- Thực hiện in lới theo yêu cầu đặt in đối với những tài liệu, biểu mẫu sử dụng

+) Công tác văn phòng

- Nhận các tài liệu, văn bản, th, báo chí từ văn phòng để phát đến các đơn vị cá nhân vào thời gian từ 9h hàng ngày.

- Phát các tài liệu, văn bản hoặc mời họp đột xuất.

- Lập kế hoạch khám sức khoẻ định kỳ khám bệnh nghề nghiệp Khám sức khoẻ cho ngời xin tuyển dụng vào Công ty Quản lý hồ sơ và nắm chắc tình trạng sức khoẻ của CBCNV, t vấn với ngời sử dụng lao động về tình hình sức khoẻ của CBCNV để bố trí công việc phù hợp.

- Bố trí nhân viên y tế thờng trực để giải quyết kịp thời các trờng hợp tai nạn lao động, bệnh cấp tính và cấp cứu xảy ra bất cứ lúc nào Cùng các đơn vị liên quan định kỳ tổ chức huấn luyện cách sơ cấp cứu cho ngời lao động.

- Tham gia điều tra các vụ tai nạn lao động xảy ra đối với CBCNV Công ty Sau khi điều trị xong phải hoàn chỉnh hồ sơ để giám định tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp cho ngời lao động hởng chế độ theo quy định hiện hành.

- Mua thuốc, các dụng cụ, y cụ cần thiết phục vụ công tác khám chữa bệnh cho CBCNV toàn Công ty.

* Nhân viên bảo vệ (3ngời) :

- Bảo vệ văn phòng Công ty, tham gia hỗ trợ công tác hành chính trong khu vực

văn phòng Công ty.

- Có nhiệm vụ trông coi phơng tiện đi lại cho CBCNV làm việc trong Công ty Hớng dẫn khách đến Công ty để xe đạp, xe máy đúng nơi quy định Chỉ dẫn cho khách đến Công ty biết chỗ làm việc của mỗi phòng ban.

- Theo dõi quá trình thực hiện công việc đợc giao về bảo vệ an ninh trật tự an toàn trong cơ quan 24/24 giờ trong ngày.

- Có trách nhiệm ngăn ngừa nghiêm cấm những cá nhân tổ chức đánh bạc rợu chè gây rối trật tự trong khu vực cơ quan.

* Nhân viên lái xe (3 ngời) :

- Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật về thao tác vận hành điều khiển lái xe ô tô con, sử dụng thành thạo các trang thiết bị, máy móc, dụng cụ trang thiết bị ô tô để thực hiện công tác đợc giao.

- Quản lý sử dụng tốt xe ô tô đợc giao nh :Tăng cờng kiểm tra theo dõi, bảo dỡng sửa chữa vặt đảm bảo cho hoạt động của xe đợc thờng xuyên liên tục.

- Giữ gìn bảo quản xe tốt sạch sẽ, tiết kiệm trong việc sử dụng xăng dầu, xăm lốp, phụ tùng.

- Mua sắm xăng dầu, quản lý sử dụng xăng dầu và báo cáo hoạt động của xe, quyết toán xăng dầu hàng tháng.

- Lái xe an toàn tuyệt đối, phục vụ đúng giờ theo sự điều động phân công của lãnh đạo văn phòng.

2.2.1.3 Điều kiện làm việc

* Cách thức tổ chức phòng làm việc

Là một cơ quan văn phòng, công ty thực hiện vai trò quản lý - lãnh đạo, việc tổ chức bố trí đang có sự nghiên cứu để phù hợp với quy mô và tính chất hoạt động của cơ quan Việc bố trí các phòng ban để đảm bảo đợc sự khoa học, hiện đại cần luôn luôn tuân theo một số nguyên tắc nhất định Những nguyên tắc này thể hiện tính liên kết, gắn bó, tạo sự thuận lợi trong phối hợp công việc, tránh những chồng chéo hay phiền hà cho công chức và khách đến làm việc Tuy nhiên, để thực hiện tốt những nguyên tắc này không phải là một điều đơn giản, bởi ngoài sự điều hành tổ chức, việc bố trí các phòng ban còn phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện cơ sở vật chất.

Hoạt động của các Phòng ban trong cơ quan chủ yếu diễn ra trong các phòng làm việc Phòng làm việc của công chức đó là những khoảng không gian nhất định đ-ợc trang bị và bố trí những điều kiện cần thiết để công chức thực hiện và hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao phó Bản thân Công ty vẫn còn tồn tại một số điểm không

thuận lợi trong việc bố trí mà cơ quan đang nghiên cứu, để tìm ra những phơng án hợp lý hơn vì diện tích mặt bằng của Công ty còn chật hẹp.

Phòng Tổ chức- Hành chính đợc sắp xếp theo kiểu phòng làm việc chung, có vách ngăn cách, diện tích phòng làm việc đợc phân theo đặc điểm và tính chất công việc của cán bộ nhân viên Tuy phải tận dụng tối đa những cơ sở vật chất sẵn có nhng phòng có một cách bố trí hợp lý, phù hợp với điều kiện vật chất của Công ty.

Văn phòng Công ty đợc bố trí khoa học theo sơ đồ mở để tạo cho CBCNV làm việc có hiệu quả Cách bố trí này có những thuận lợi:

+ Tận dụng đợc tốt hơn mặt bằng sẵn có của Công ty và trong đó sơ đồ bố trí có thể thay đổi dễ dàng

+ Di chuyển của nhân viên văn phòng và giao tiếp giữa họ trở nên thuận tiện hơn + Có một môi trờng văn phòng tốt đặc biệt là về chiếu sáng và thông gió.

Các bàn làm việc của nhân viên đợc xếp gần nhau nên việc di chuyển, trao đổi giữa nhân viên trong phòng đợc nhanh hơn.Các tủ tài liệu, hồ sơ đợc bố trí ngay sau bàn làm việc của các nhân viên rất thuận lợi cho việc tìm kiếm, cất trữ tài liệu.

Tuy nhiên, cách bố trí sắp xếp của văn phòng Công ty cũng còn tồn tại một số

nhợc điểm:

- Bố trí các bàn làm việc kê sát nhau nhng không có vách ngăn cho nên thiếu tập trung trong công việc, tính chuyên môn hoá thấp, an ninh kém.

- Do việc tận dụng các cơ sở vật chất sẵn có nên các vật dụng nh bàm ghế tơng đối cũ kỹ và không đồng bộ, không tạo đợc sự thẩm mỹ trong văn phòng.

* Trang thiết bị làm việc

Hiện nay, trong công cuộc đổi mới đất nớc, cùng với sự thay đổi và phát triển của nền kinh tế, rất nhiều các cơ quan nhà nớc, các tổ chức xã hội, các doanh nghiệp… đã và đang thay đổi, xây dựng và tổ chức văn phòng của cơ quan theo hình mẫu một văn phòng hiện đại Các văn phòng này đợc tổ chức theo hớng tinh giảm nhân lực, tiết kiệm tối đa diện tích làm việc, ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào tổ chức và hoạt động của các văn phòng, tối u hoá các nghiệp vụ hành chính văn phòng và một vấn đề đợc đặc biệt coi trọng đó là trang thiết bị.

Trang thiết bị văn phòng phải đảm bảo đợc các yêu cầu sau đây: - Trang thiết bị văn phòng phải mang tính kinh tế.