Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động nhập khẩu của công ty cổ phần hệ thống thông tin FPT .DOC

Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động nhập khẩu của công ty cổ phần hệ thống thông tin FPT

LỜI MỞ ĐẦU

1.Tính cấp thiết và lý do chọn đề tài.

Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI đã mang lại một sự đổi mới toàn diện trên mọi lĩnh vực Chuyển đổi nền kinh tế nước ta từ kế hoạch tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa (XHCN) Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI đã đánh dấu bước ngặt quan trọng của nền kinh tế đất nước, từng bước đưa nước ta hoà nhập vào nền kinh tế thế giới bằng các quan hệ kinh tế đối ngoại nói chung và các quan hệ thương mại nói riêng ngày càng phong phú và đa dạng Đảng và Nhà nước ta đã nhận định rằng việc tham gia các quan hệ mua bán quốc tế là “nhằm giới thiệu, thúc đẩy khai thác tiềm năng và thế mạnh của đất nước trên cơ sở đó tiến hành phân công lại lao động xã hội Khai thác mọi tiềm năng để sản xuất sản phẩm xuất khẩu, đồng thời thông qua hoạt động nhập khẩu để tranh thủ khai thác được thế mạnh về vốn, công nghệ của nước ngoài cho phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của nước ta để thúc đẩy quá trình tái sản xuất, tiêu dùng phát triển kịp thời với tiến trình chung của nhân loại.

Nhập khẩu có vai trò quan trọng trong tiến trình phát triển kinh tế của nước ta hiện nay Nhập khẩu tác động một cách trực tiếp và quyết định đến sản xuất và đời sống trong nước Nhập khẩu bổ sung các hàng hoá trong nước không sản xuất được hoặc không đủ đáp ứng nhu cầu về nhập khẩu để thay thế những hàng hoá mà nếu sản xuất trong nước sẽ không có lợi bằng nhập khẩu Nhập khẩu tạo điều kiện thúc đẩy nhanh chóng quá trình xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng công nghiệp hoá, hiện đại hoá đảm bảo kinh tế phát triển cân đối, thúc đẩy xuất khẩu, tạo đầu vào cho sản xuất hàng hoá

Công ty cổ phần hệ thống thông tin FPT là 1 trong 15 công ty thành viên của tập đoàn FPT, chuyên về các lĩnh vực như tích hợp hệ thống thông tin, bán các gói giải pháp phần mềm, cho thuê nguồn lực CNTT trong nước (outsourcing), cho thuê các quy trình nghiệp vụ( BPO) và dịch vụ tư vấn hoạch định nguồn lực doanh nghiệp( ERP) Kinh doanh xuất nhập khẩu không phải là hoạt động chính của công ty, tuy nhiên lại đóng vai trò hết sức quan trọng Bằng nhập khẩu công ty có thể bổ sung các thiết bị CNTT phục vụ cho việc sản xuất phần mềm, cung cấp các dịch vụ CNTT đồng thời phục vụ cho nghiệp vụ tái xuất sau này.

Qua thời gian thực tập tại công ty cổ phần hệ thống thông tin FPT, bằng những kiến thức đã học được cùng với sự tận tình gợi ý, hướng dẫn của thầy giáo – tiến sĩ Đàm Quang Vinh kết hợp với việc khảo sát tình hình nhập khẩu của công ty

em đã chọn đề tài “Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động nhập

khẩu của công ty cổ phần hệ thống thông tin FPT ” làm đề tài nghiên cứu báo cáo

thực tập tốt nghiệp.

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.

Đối tượng nghiên cứu

Hoạt động nhập khẩu tại công ty bao gồm quy trình nghiên cứu, đặt hàng, chuẩn bị hợp đồng, thực hiện hợp đồng… nhập khẩu.

Phạm vi nghiên cứu

Đề tài này chỉ xoay quanh vấn đề về hoạt động nhập khẩu ở công ty diễn ra như thế nào và những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động nhập khẩu Các số liệu và tài liệu về quy trình nhập khẩu trong 3 năm gần nhất( 2007-2009) của công ty cổ phần hệ thống thông tin FPT.

3 Mục tiêu nghiên cứu

Mong muốn góp một phần nhỏ vào việc nghiên cứu tình hình hoạt động nhập khẩu của Công ty và từ đó tìm ra giải pháp hữu hiệu nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động nhập khẩu của công ty.

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu được sử dụng trong chuyên đề là kết hợp giữa lý luận và thực tiễn, bên cạnh đó là một số phương pháp như so sánh, thống kê, phân tích tổng hợp.

5 Kết cấu chuyên đề.

Nội dung của đề tài gồm 3 chương:

Chương I: Khái quát chung về công ty cổ phần hệ thống thông tin FPT Chương II: Thực trạng hoạt động nhập khẩu hàng hoá ở Công ty cổphần hệ thống thông tin FPT.

Chương III: Những giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao hiệu quả hoạtđộng nhập khẩu của Công ty

Là thành viên của tập đoàn FPT Từ tiền thân là Trung tâm Dịch vụ Tin học của FPT thời điểm trước năm 1994, ngày nay FIS là sức mạnh hợp nhất của 3 lĩnh vực: tích hợp hệ thống, phát triển phần mềm và dịch vụ tư vấn triển khai ERP.

Công ty được thành lập với sứ mệnh giúp các khách hàng của mình - các tổ chức và doanh nghiệp - nâng cao hiệu quả quản lý, năng lực cạnh tranh và hiệu quả hoạt động sản xuất - kinh doanh thông qua việc tư vấn và cung cấp hệ thống công nghệ thông tin toàn diện.

Quá trình hình thành:

1994: Thành lập trung tâm hệ thống thông tin FPT (FIS) và xí nghiệp giải pháp phần mềm FPT(FSS) cùng với các trung tâm khác của FPT là trung tâm máy tính, thiết bị văn phòng (FCO), trung tâm phân phối thiết bị tin học( FCD), trung tâm bảo hành(FSM) trung tâm đào tạo tin học( FIT).Từ đó ngày 31/12 được chọn là ngày thành lập FIS.

2002: FPT trở thành công ty cổ phần, FIS tiến hành thành lập FIS toàn quốc,sát nhập FCO HN,FCO HCM.

16/5/2003: Trung tâm Hệ thống thông tin trở thành công ty hệ thống thông tin ,1 trong 3 công ty chi nhánh đầu tiên của tập đoàn.

1/1/2004: thành lập trung tâm dịch vụ hoạch định phát triển nguồn nhân lực ERP FPT trực thuộc FIS 13/8/2004 khai trương chi nhánh FIS tại Đà Nẵng , đánh dấu sự mở rộng phát triển của FIS về quy mô dịch vụ toàn quốc Đến nay tại Việt Nam FIS đã có mặt trên 6 tỉnh thành phố: Hà Nội,Tp HCM, Đà Nẵng, Cần Thơ, Nha Trang,Vũng Tàu.

9/4/2005: chủ tịch HĐQT Trương Gia Bình đã ký quyết định thành lập công ty TNHH 1 thành viên mang tên công ty TNHH Hệ thống thông tin FPT Công ty được thành lập trên cơ sở tổ chức lại công ty hệ thống thông tin FPT và chi nhánh FIS tại Tp HCM, cũng trong năm này doanh số FIS vượt ngưỡng 100 triệu usd.

1/1/2007: Sát nhập công ty TNHH giải pháp phần mềm FPT (FSS) và trung tâm ERP vào FIS với mong muốn hợp nhất thành khối tích hợp hệ thống ,phát triển phần mềm và dịch vụ ERP không chỉ dẫn đầu các công ty tin học tại việt nam mà còn có mục tiêu trở thành 1 công ty tin học hùng mạnh đủ sức cạnh tranh với các tập đoàn CNTT lớn nhất tại thị trường việt nam.Với sự hợp nhất này FIS đã chính thức trở thành công ty CNTT với quy mô hơn 1600 nhân viên và các trung tâm hoạt động chuyên nghiệp,, chuyên sâu về CNTT cho các ngành kinh tế quan trọng, dẫn đầu về hầu hết các lĩnh vực công nghệ trên cả nước.

1/7/2008: FIS tiến hành vận hành theo cơ cấu mới gồm 7 công ty thành viên và các trung tâm phòng ban phụ thuộc.

1/9/2009: FIS chuyển đổi từ công ty TNHH 1 thành viên thành công ty cổ phần với vốn điều lệ 350 tỷ VNĐ.

1.2 TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ1.2.1 Sơ đồ tổ chức.

Sơ đồ 1 : SƠ ĐỐ TỔ CHỨC CÔNG TY CP HỆ THỐNG THÔNG TIN FPT.

Nguồn: Nội san chính thức của công ty: tạp chí“ FIS-link”-số tháng 2/2010.

Công ty có Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và ban điều hành Do có trên mười một cổ đông là tổ chức và cá nhân sở hữu trên 50% số cổ phần của công ty nên công ty có ban kiểm soát.

Đứng đầu hội đồng quản trị là chủ tịch hội đồng quản trị có trách nhiệm trong các công việc chính sau: Các vấn đề liên quan đến cổ phần, cổ phiếu, trái phiếu, cổ tức, huy động vốn; Các dự án đầu tư và phương án đầu tư; Chiến lược kinh doanh và kế hoạch kinh doanh trung hạn; Tổ chức nhân sự cao cấp; Các dự án và hợp đồng kinh tế lớn; Giám sát, chỉ đạo TGĐ FIS và các các bộ quản lý cao cấp khác trong điều hành hoạt động hàng ngày Chủ tịch hội đồng quản trị cũng chịu

trách nhiệm cao nhất trong việc xây dựng sự đoàn kết, thống nhất, phối hợp hành động trong nội bộ FIS; Hỗ trợ các cán bộ lãnh đạo, cán bộ kinh doanh và các công ty thành viên của FIS trong việc quản trị các khách hàng chiến lược; Tìm kiếm các cơ hội đầu tư, kinh doanh mới ngoài mảng kinh doanh truyền thống nhằm mang lại hiệu quả, thế và lực mới cho FIS, đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm cao nhất với tất cả các cam kết của FIS với khách hàng, đối tác, bao gồm các cam kết bằng văn bản và các cam kết khác được xây dựng trên sự tin tưởng hợp tác lâu dài với khách hàng và đối tác.

Điều hành công ty là ban giám đốc do tổng giám đốc đứng đầu- người điều hành các hoạt động của Công ty theo chế độ thủ trưởng và đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ Công ty trước pháp luật và cơ quan quản lý nhà nước cùng với sự trợ giúp của 4 phó tổng giám đốc phụ trách các mảng riêng biệt như: phát triển thị trường, tài chính kế toán, kinh doanh và toàn cầu hóa.

Nhằm phối hợp hiệu quả và huy động tối đa nguồn lực để phục vụ khách hàng, FIS bố trí các chi nhánh tại Tp HCM, Đà Nẵng, Vũng Tàu, Nha trang và Cần thơ cùng 7 công ty con, 3 Trung tâm chuyên sâu theo các lĩnh vực Các chuyên gia tư vấn có nhiều năm kinh nghiệm của công ty hiểu rõ nghiệp vụ của khách hàng và sẵn sàng đáp ứng họ ở từng lĩnh vực.

 Chi nhánh FIS tại Tp HCM, Đà Nẵng, Vũng Tàu, Nha Trang, Cần Thơ  Công ty TNHH Hệ thống Thông tin (HTTT) Ngân hàng- Tài chính FPT  Công ty TNHH HTTT Tài chính- An ninh – Giáo dục FPT

 Công ty TNHH HTTT Viễn thông và Dịch vụ công FPT

 Công ty TNHH Dịch vụ hoạch định nguồn lực doanh nghiệp( ERP) FPT  Công ty TNHH Dịch vụ Hệ thống Thông tin FPT

 Công ty TNHH Giải pháp Tài chính công FPT  Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT Miền Nam  Trung tâm Hạ tầng Công nghệ thông tin

 Trung tâm Phát triển thương mại toàn cầu

 Trung tâm dịch vụ gia công quy trình doanh nghiệp( BPO).

Đảm bảo hoạt động cho FIS là 9 ban chức năng phụ trách các mảng công việc: Tài chính, Nhân sự, Kế hoạch kinh doanh, Chất lượng, Hành chính, Truyền thông, Thông tin, Thầu và Pháp chế, Tổng hội.

1.2.2 Tình hình nhân sự.

Hiện nay công ty có 2030 cán bộ công nhân viên (tháng 2/2010), phần lớn là kỹ sư CNTT và cử nhân kinh tế, về trình độ của CBCNV trong công ty có thể mô tả

(Nguồn: Phòng nhân sự Công ty hệ thống thông tin FPT)

Dựa vào bảng số liệu trên ta thấy do đặc thù của sản phẩm kinh doanh (phần mềm và các dịch vụ công nghệ thông tin) nên số lượng nhân viên chủ yếu là nam chiếm 68,919% trong khi nữ chiếm 31,081% Trình độ nhân viên khá cao và đồng đều, trên đại học chiếm 0.9%, đại học chiếm đa số với 76.45%, cao đẳng

 Hệ thống bảo mật  Hệ thống lưu trữ

 Hệ thống trung tâm dữ liệu

 Hệ thống dự phòng và phục hồi sau thảm họa  Giải pháp tòa nhà thông minh

Cung cấp các giải pháp phần mềm cho các lĩnh vực

 Tư vấn hệ thống thông tin

 Bảo hành bảo trì hệ thống thông tin  Contact center

 Data center

 eProcess ( quy trình điện tử)

 BPO ( cho thuê các quy trình nghiệp vụ)

 Các dịch vụ GIS (triển khai hệ thống thông tin địa lý)

Gần 20 năm sát cánh cùng khách hàng, không ngừng nghiên cứu và phát triển, hiện tại FIS chuyên sâu vào lĩnh vực phát triển phần mềm ứng dụng chất lượng đẳng cấp quốc tế trong các ngành như ngân hàng tài chính,viễn thông, chính

phủ, doanh nghiệp, tập trung vào các ngành kinh tế quan trọng Phần mềm ứng dụng của FIS giúp các tổ chức nâng cao khả năng cạnh tranh, tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao vị thế trên thị trường Trong lĩnh vực ngân hàng tài chính sản phẩm core banking Smartbank của FIS được triển khai và ứng dụng tại 25 ngân hàng trong và ngoài nước như Habubank, Sacombank, ngân hàng Publick Bank Lao, ngân hàng BCEL Lao, ngân hàng Publick Bank Cambodia, ngân hàng Lào Việt… Trong lĩnh vực viễn thông FIS cung cấp phần mềm tính cước và chăm sóc khách cho hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông ở Việt Nam, Lào, Campuchia như VMS Mobiphone, Viettel, Beeline, Hà nội Telecom, EVN Telecom, Starphone, Tigo….

Trong mảng tài chính công FIS là đối tác lâu dài và tận tụy của Bộ tài chính, Tổng cục thuế, Hải quan, Kho bạc…những phần mềm phục vụ tài chính công như hệ thống quản lý thuế, cấp phát ngân sách, thuế thu nhập cá nhân, phần mềm kế toán kho bạc, hải quan điện tử…đều do FIS xây dựng thiết kế phát triển Ngoài ra công ty còn phát triển phần mềm ứng dụng cho các lĩnh vực như chính phủ điện tử ( eGOV) cho trên 20 tỉnh thành trên cả nước.

1.3.2 Tình hình kinh doanh của công ty những năm qua.

Mặc dù nền kinh tế Việt nam và thế giới năm 2009 gặp nhiều khó khăn, thị trường CNTT Việt Nam và thế giới tăng trưởng thấp, nhưng với sự lãnh đạo và định hướng chiến lược kinh doanh đúng đắn của HĐQT, với thế và lực đang có, với sự điều hành linh hoạt và quyết đoán của ban điều hành, sự nỗ lực cao độ của các cán bộ quản lý các cấp cũng như của toàn bộ các thành viên, FIS đã vượt qua năm 2009 với những kết quả kinh doanh rất ấn tượng.

Năm 2009 là năm đầu tiên tất cả các đơn vị và công ty thành viên đều kinh doanh có lãi Nhóm công ty có lãi từ 12 tỷ đến 20 tỷ đồng bao gồm Trung tâm INF, ENT Hồ Chí Minh, các công ty Dịch vụ CNTT FPT, Giải pháp phần mềm FPT, Giải pháp Tài chính công FPT Nhóm công ty có lãi trên 40 tỷ đồng bao gồm các công ty Dịch vụ quản lý và hoạch định nguồn lực ERP, Hệ thống thông tin Viễn thông và dịch vụ công, Hệ thống thông tin Ngân hàng Tài chính Đặc biệt lĩnh vực Toàn cầu hóa đã vượt qua ngưỡng Breakeven( hòa vốn) với doanh số 36,5 tỷ lợi nhuận 6 tỷ VNĐ.

Mặc dù trong năm 2009 gặp khó khăn do tình hình kinh tế có nhiều biến động nhưng công ty đã vượt qua nhiều khó khăn để cán đích với kết quả ấn tượng Doanh thu 2.994,6 tỷ đồng, tăng trưởng 8% so với năm 2008, hoàn thành 90,4% kế hoạch năm 2009 Lợi nhuận trước thuế của công ty đạt 414,8 tỷ đồng, hoàn thành 108,3% kế hoạch năm 2009 và tăng trưởng 29,3% so với cùng kỳ năm trước Lợi nhuận sau thuế của công ty đạt 339.8 tỷ đồng, tăng trưởng 20% so với cùng kỳ.

Bảng 2: Doanh thu và lợi nhuận 2 năm liên tiếp.

(Đơn vị: triệu đồng )

Tổng lợi nhuận trước thuế 319.072 414.791 30% Tổng lợi nhuận sau thuế 283.891 339.864 20% Lợi nhuận sau thuế công ty cổ

156.930

Ghi chú: Số liệu năm 2009 trích dẫn từ Báo cáo tài chính được kiểm toán bởi Công ty TNHHDeloitte Việt Nam,Doanh số là doanh số đã trừ tất cả doanh số giao dịch nội bộ theo chuẩn hạchtoán quốc tế).

Nguồn: Báo cáo của ban giám đốc tại đại hội cổ đông thường niên tháng 2/2010.

Bảng 3: Doanh thu và lợi nhuận của công ty từ năm 2005-2009

Biểu đồ 1: Doanh thu của FIS từ năm 2005-2009

(Đơnvị:triệu đồng)

Doanh thu tăng nhanh trong 5 năm gần đây, đặc biệt là giai đoạn 2008-2009 từ 1 lên 2 và xấp sỉ 3 nghìn tỷ đồng đã cho thấy việc liên tục đổi mới công nghệ, nhanh chóng nắm bắt nhu cầu thị trường đã tạo thế và lực mới cho công ty trong lĩnh vực CNTT

Biểu đồ 2: Lợi nhuận sau thuế công ty giai đoạn 2005-2009

( Đơn vị: triệu đồng)

Lợi nhuận sau thuế tăng rất nhanh, nếu năm 2005 chỉ là khoảng 2 con số( 53 tỷ VNĐ) thì sau 4 năm đã tăng lên 3 con số( sấp xỉ 340 tỷ VNĐ) Trung bình mỗi năm lợi nhuận sau thuế của công ty tăng 150%, đó là một con số mà không phải bất kỳ công ty CNTT nào cũng đạt được.

Năm 2009 công ty đã thực hiện tốt việc chuyển hướng kinh doanh sang phần mềm và dịch vụ với việc nâng tỷ trọng doanh số phần mềm và dịch vụ công nghệ lên 17.7 % so với năm 2008 là 15% Đây cũng là nguyên nhân giúp cho công ty đạt mức lợi nhuận cao trong năm 2009 Hướng phát triển của FIS trong năm 2010 tỷ trọng phần mềm và dịch vụ sẽ chiếm 20->21% doanh số toàn công ty.

Bảng 4: Tỷ trọng doanh số giữa các lĩnh vực kinh doanh.

Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh FIS 2009

Về thực hiện nghĩa vụ ngân sách nhà nước, trong năm 2009 công ty đã nộp ngân sách nhà nước 96 tỷ VNĐ.

Về tình hình tài chính  Khả năng sinh lời:

Bảng 5: Các chỉ số thể hiện khả năng sinh lời giai đoạn 2007-2009

Đơn vị: %

Lãi gộp/Doanh thu 20.3% 20.8% 23.1% Lợi nhuận trước thuế/Doanh thu 9.6% 11.6% 13.9% Lợi nhuận sau thuế/Doanh thu 8.4% 10.3% 11.3% Lợi nhuận sau thuế/ Tổng tài sản 17% 25.4% 23.7% Lợi nhuận sau thuế/Vốn chủ sở hữu 78.4% 111.4% 95.2%

Nguồn: Báo cáo của ban giám đốc tại đại hội cổ đông thường niên 2/2010

Các chỉ số sinh lời năm 2009 thể hiện sự nố lực vượt bậc của FIS trong kinh doanh.Tỷ lệ lãi gộp doanh thu của công ty không ngừng tăng trưởng, năm 2009 đạt 23.1% so với 20.8% năm 2008 Nguyên nhân chính của sự thay đổi này là định

nghệ phần mềm, cũng nhờ định hướng đó mà kết thúc năm 2009 chỉ số lợi nhuận ròng trên doanh thu của công ty tăng so với năm 2008 và dự định năm 2010 còn đạt tỷ lệ cao hơn nữa.

 Hệ số thanh toán

Bảng 6: Hệ số thanh toán công ty giai đoạn 2007-2009

Nguồn: Báo cáo của ban giám đốc tại đại hội cổ đông thường niên 2/2010

Các hệ số thanh toán được duy trì ở mức an toàn trong năm, đảm bảo khả năng quá trình kinh doanh được thông suốt Đặc biệt hệ số thanh toán nhanh được cải thiện đáng kể do nỗi lực tối đa của cán bộ công nhân viên công ty trong việc thúc đẩy triển khai và thu hồi công nợ góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng và quản lý vốn, tài sản của công ty và giảm chi phí vốn cho danh nghiệp.

Trong năm 2010 ban điều hành FIS sẽ tiếp tục duy trì mức độ an toàn về vốn lưu động và không ngừng đổi mới phương pháp quản trị để đảm bảo vòng quay vốn luôn giữ ở mức tốt nhất có thể được, tăng nhanh vòng quay vốn trong năm 2010.

 Thay đổi vốn cổ phần:

Cuối tháng 8 năm 2009 công ty đã cổ phần hóa và nâng vốn điều lệ từ 250 tỷ lên 350 tỷ trong đó FPT chiếm 95% tổng vốn điều lệ, cán bộ công nhân của FIS nắm giữ 5% còn lại.

Tóm lại công ty cổ phần hệ thống thống thông tin FPT trực thuộc tập đoàn FPT là 1 trong những doanh nghiệp hàng đầu hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, kết quả hoạt động kinh doanh trong những năm gần đây khá ấn tượng Trong tương lai FIS có chiến lược tích hợp hệ thống thông tin hướng ra toàn cầu bao gồm bán các gói giải pháp phần mềm do FIS phát triển và cho thuê nguồn lực CNTT ra nước ngoài, vì vậy hoạt động nhập khẩu đóng vai trò hết sức quan trọng đối với công ty Bằng nhập khẩu công ty có thể bổ sung các thiết bị CNTT phục vụ

cho việc sản xuất phần mềm, cung cấp các dịch vụ CNTT đồng thời phục vụ cho nghiệp vụ tái xuất sau này.

CHƯƠNG 2:

THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TYTRONG THỜI GIAN QUA

2.1 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY.2.1.1 Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty.

Sơ đồ 2: Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Công ty cổ phần hệ thống

Trong phần này em chủ yếu tập trung vào nội dung quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, các nội dung khác như nghiên cứu thị trường, lập phương án mua hàng, giao dịch và đàm phán sẽ được trình bày kỹ trong phần 2.1.2 “Thực trạng hoạt động nhập khẩu của công ty”

Thuật ngữ:

- PO man CTTV: Cán bộ đặt hàng Công ty thành viên - PO man: Cán bộ đặt hàng tại phòng Xuất nhập khẩu - AM: Cán bộ phụ trách khách hàng

- XNK: Phòng Xuất nhập khẩu (thuộc Ban tài chính kế toán FIS) - Cán bộ XNK: Cán bộ Xuất nhập khẩu của FBP HO

- FIS BP( hoặc BP) : Ban Kế hoạch kinh doanh.

- iPO: đơn đặt hàng nội do Poman Công ty thành viên lập gửi lên BP hoặc phòng Xuất nhập khẩu.

- ePo: đơn đặt hàng với nhà cung ứng( đơn đặt hàng ngoại) - AF: phòng tài chính kế toán.

- NCU: Nhà cung ứng

Sơ đồ 3:Quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty.

Lưu đồ phối hợp Poman- BP- XNK

Bước 1: Lập kế hoạch đặt hàng: Cán bộ đặt hàng công ty thành viên( PO man CCTV) kết hợp với quản trị dự án lập kế hoạch đặt hàng phục vụ triển khai mua hàng.

Bước 2: Làm đơn đặt hàng nội (iPO):

PO man CCTV làm đơn đặt hàng theo yêu cầu hợp đồng Đơn đặt hàng cần được tách riêng đối với từng Nhà cung ứng Đơn hàng cần được Quản trị Dự án kiểm tra về nội dung/cấu hình trước khi chuyển lên cho ban kế hoạch kinh doanh

(BP) Quản trị Dự án có trách nhiệm tự kiểm tra hoặc xin hỗ trợ nguồn lực kiểm tra từ các bên (Tư vấn ) Sau đó cán bộ đặt hàng công ty thành viên chuyển đơn đặt hàng lên BP, kèm theo đơn đặt hàng cần có giá mua được thông qua Deal ID, Claim code, Bid No( nếu có)

* Với các hợp đồng có yêu cầu đặc biệt cần thêm:

 Bán FOB/CIF: Tên/địa chỉ khách hàng, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán

 Miến thuế (nếu có thì đóng dấu “hàng miễn thuế”): Cần có thông tin đánh giá về nhà cung ứng (nếu NCU mới), trường hợp không có thông tin thì BP sẽ đưa ra nhà cung ứng phù hợp.

Bước 3: Nhận và kiểm tra đơn đặt hàng Trong bước này, các cán bộ BP cần:  Nhận đơn đặt hàng từ các Po man CCTV  Kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ

 Kiểm tra giá, cấu hình…  Phê duyệt đơn hàng Bước 4: Kiểm soát đặt hàng

Đơn hàng sau khi được cán bộ BP ký được chuyển tới phòng xuất nhập khẩu( XNK ) Tại đây, cán bộ phòng xuất nhập khẩu sẽ kiểm tra rà soát lại đơn hàng, nếu đơn hàng sai so với phụ lục hợp đồng thì trả lại cho POman CCTV Nếu phù hợp thì tiến hành ký duyệt, synchronize để hàng về đồng bộ trong vòng 15 ngày( hoặc theo kế hoạch từng đợt triển khai )

Bước 5: Làm đơn đặt hàng ngoại( ePO):

Cán bộ phòng XNK tiến hành làm đơn đặt hàng ePO (hoặc load ePO theo quy định của các nhà cung ứng)

Kiểm tra lần 2 đối với các đơn đặt hàng, nếu có sai sót thông báo cho PO man, thời gian PO man phản hồi không quá 24 tiếng.

Trưởng phòng XNK ký phê duyệt đối với những đơn hàng có giá trị nhỏ hơn 500 triệu đồng, đối với những đơn hàng lớn hơn phải trình ban giám đốc phê duyệt.

 Chuẩn bị hồ sơ.

Sau khi đặt hàng cán bộ XNK cần chuẩn bị bộ hồ sơ nhập khẩu gồm hợp đồng ngoại, chứng từ giao hàng (hoá đơn, phiếu đóng gói, C/O…), khai tờ khai hải quan, cập nhật thông tin lên trang dữ liệu PO man.

 Theo dõi vận tải và bảo hiểm

Bước 1: Hãng giao hàng

Cán bộ theo dõi vận tải nhận thông báo hãng giao hàng qua email, telephone, fax…

Bước 2: Chuyển hàng đến forwarder

Cán bộ theo dõi vận tải nhận thông báo của forwarder là hàng đã nhận được tại kho, nhận chứng từ từ hãng, kiểm tra chứng từ đối chiếu với đơn đặt hàng Bước 3: Chỉ định và theo dõi vận chuyển

Cán bộ theo dõi vận tải xác nhận phương thức, điều kiện vận chuyển với forwarder Thông tin đầy đủ về lô hàng (ngày hàng đi, ngày hàng đến, số lượng hàng được vận chuyển, số vận đơn, số hiệu của phương tiện vận tải,các thông tin liên quan khác)

Bước 4: Thu thập chứng từ và chuyển cho các bên liên quan

Cán bộ theo dõi vận tải nhận chứng từ vận tải (bao gồm vận đơn của lô hàng, phiếu đóng gói, chứng từ xuất xứ nếu có) từ nhà cung ứng vận tải, tiến hành kiểm tra chứng từ sau đó chuyển cho nhóm hoàn thiện hồ sơ XNK và cung cấp các thông tin liên quan.

 Bảo hiểm

Căn cứ nội dung và các điều khoản của hợp đồng ngoại thương và L/C nếu điều kiện mua hàng là FOB, C&F, EXW thì tiến hành mua bảo hiểm.

Tiến hành mua bảo hiểm khi bắt đầu có thông tin về lô hàng, tốt nhất khi hàng bắt đầu rời cảng (những thông tin chi tiết nếu chưa đầy đủ, chính xác có thể báo sau)

Sử dụng mẫu Đơn yêu cầu bảo hiểm (các công ty khác nhau thì sẽ có các thông tin khác nhau về: tền công ty, mã số thuế, tài khoản ngân hàng ) để yêu cầu các công ty mua bảo hiểm cho hàng hóa của FIS Điền thông tin vào các điều khoản chính của Đơn yêu cầu bảo hiểm như sau:

+ Số vận tải đơn: Dùng số vận tải đơn của lô hàng cần mua bảo hiểm + Số kiện: Thể hiện trên vận đơn hàng hóa.

+ Trọng lượng: Thể hiện trên vận đơn hàng hóa.

+ Số hợp đồng mua bán: Số hợp đồng ngoại của lô hàng cần mua bảo hiểm + Tên hàng hoá được bảo hiểm: Tuỳ thuộc vào mô tả hàng hoá trên Hợp

+ Số tiền bảo hiểm: Thể hiện trên hoá đơn + Các thông tin khác: Dựa vào vận đơn

- Ký, fax và thông báo cho công ty bảo hiểm biết những thông tin đã điền đầy đủ vào Đơn yêu cầu bảo hiểm.

- Theo dõi, đốc thúc việc cung cấp Đơn bảo hiểm hàng hóa trong thời gian nhanh nhất đảm bảo cho lô hàng vận chuyển được mua bảo hiểm giảm rủi ro đến mức tối thiểu.

- Nhận Đơn bảo hiểm hàng hóa từ Nhà bảo hiểm chứng minh hàng hóa kê khai đã được bảo hiểm.

Khi được báo hàng hoá có dấu hiệu bất thường hoặc bị tổn thất Ngay lập tức cán bộ phụ trách phải báo cho nhà cung cấp dịch vụ bảo hiểm đến hiện trường để xác nhận; đồng thời tập hợp toàn bộ hồ sơ và lập đơn kiếu nại gửi cho nhà cung cấp dịch vụ bảo hiểm trong thời gian không quá 30 ngày kể từ ngày phát hiện tổn thất Hồ sơ gồm:

- Đơn yêu cầu bồi thường tổn thất

- Hồ sơ hải quan (tờ khai hải quan, vận đơn, invoice, packing list ) - Chứng thư giám định hàng hoá

FIS thường mua bảo hiểm tại công ty cổ phần bảo hiểm Bảo Việt  Giao nhận hàng hoá

Bước 1: Làm thủ tục hải quan

Cán bộ giao nhận đăng ký và mở tờ khai tại cửa khẩu nhận hàng, kiểm hoá theo bộ hồ sơ hàng hoá đã kê khai.

Bước 2: Làm thủ tục giám định hàng hoá

Cán bộ giao nhận thuê cơ quan giám định nếu có vấn đề sai lệch về hàng hoá( số lượng, chất lượng, quy cách…), tiến hành thủ tục giám định hàng hoá dưới sự chứng kiến của các bên liên quan, ký xác nhận vào biên bản giám định có sự chứng giám của các bên tham gia.

Bước 3: Nhận và chuyển hàng.

Cán bộ giao nhận tiến hành nhận hàng các lô hàng đã kiểm hoá đầy đủ Bước 4: Kiểm tra văn hoá

Cán bộ giao nhận làm công văn xin giấy phép từ sở Văn hoá Sau khi hàng đã được chuyển tới sở văn hoá để kiểm tra ,cán bộ giao nhận lấy kết quả kiểm tra và thông báo cho các bên liên quan để tiến hành xử lý.

Bước 5: Nhập kho

Tiến hành phân bố và nhập đùng hang vào kho của các đơn vị, ký nhận biên bản bàn giao hàng hoá

Bước 6: Chuyển hồ sơ cho các nhóm

Cán bộ giao nhận chuyển hồ sơ nhập cho nhóm nhập liệu, phòng AF( đối bới hàng uỷ thác), nhóm theo dõi thuế và ký nhận.

 Thanh toán

Hình thức thanh toán cho hoạt động nhập khẩu tại công ty chủ yếu là T/T (toàn bộ hoặc 1 phần) hoặc phương thức tín dụng chứng từ (L/C)

Bước 1: Tiếp nhận và phân loại phương thức thanh toán.

Cán bộ thanh toán dựa váo các hợp đồng để phân loại các phương thức thanh toán, lên lịch thanh toán và chuyển kế hoạch thanh toán cho bộ phận AF Bước 2: Làm đề nghị thanh toán

 Thanh toán trước toàn bộ hoặc 1 phần( theo phương thức TT) bộ hồ sơ gồm: đơn đề nghị thanh toán, hợp đồng ngoại.

 Thanh toán sau khi nhận hàng, gồm: đơn đề nghị thanh toán, hợp đồng ngoại, TK hải quan, hoá đơn thương mại, vận đơn đường biển/ hàng không.

 Thanh toán bằng L/C, gồm: hợp đồng ngoại, đơn xin mở L/C theo mẫu của ngân hàng.

Tiến hành chuyển bộ hồ sơ thanh toán tới phòng AF để thực hiện thanh toán, thông báo cho nàh cung ứng biết đã hoàn thành nghĩa vụ thanh toán.

Bước 3: Kiểm soát việc thực hiện trả tiền

Cán bộ kiểm soát thanh toán kiểm tra lại số tiền của chứng từ thanh toán khi nhận được chứng từ thanh toán từ phòng kế toán, lưu trữ hồ sơ giấy tờ cần thiết liên quan đến việc thanh toán.

Bước 4: Kiểm tra chứng từ hàng hoá

cán bộ kiểm soát thanh toán kiểm tra sự phù hợp giữa hoá đơn và PO, giữa hoá đơn và hàng nhập thực tế, giải quyết phát sinh nếu có.

Bước 5: Xem xét các nguyên nhân

Phối hợpvới người theo dõi vận tải thông báo cho nhà cung ứng về tình hình hàng hoá thực tế sai với hoá đơn để xử lý đồng thời phối hợp với cán bộ đặt hàng liên hệ với nhà cung ứng làm phụ lục cho hợp đồng hoặc sửa chứng từ thanh toán cho phù hợp với điều kiện mới.

 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại

Sau khi kiểm hàng nếu thấy hàng thiếu hụt hay chất lượng không đảm bảo theo yêu cầu của hợp đồng, công ty sẽ tiến hành thủ tục khiếu nại, khởi kiện nhà

cung cấp và các đối tượng có liên quan khác như công ty bảo hiểm, công ty vận chuyển

Công ty thường căn cứ vào các nguyên nhân khác nhau gây ra tổn thất để giải quyết đòi bồi thường, từ đó các đối tượng phải bồi thường và mức bồi thường cũng khác nhau.

Thông thường, tuỳ theo từng trường hợp cụ thể mà các đối tượng phải bồi thường cho công ty bao gồm:

* Đối tượng bồi thường là nhà cung cấp:

Đối với những hàng hoá thiếu sót về mặt chất lượng, xếp hàng không đủ, hay quy cách của bao bì không phù hợp với hợp đồng Nếu như căn cứ vào hợp đồng mà hàng hoá không có sai sót gì thì lỗi không thuộc về nhà cung cấp nữa.

* Đối tượng bồi thường là công ty vận chuyển:

Trong hầu hết các trường hợp do nhập khẩu theo điều kiện giao hàng CIF (nhà cung cấp phải thuê tàu và mua bảo hiểm) Nên nếu có sai sót gì đối với hàng hoá thì nhà cung cấp sẽ phải giải quyết trực tiếp với công ty vận chuyển và mọi chi phí, phí tổn do nhà cung cấp chịu.

Nhưng trong một số ít trường hợp công ty ký hợp đồng nhập khẩu theo điều kiện giao hàng FOB, công ty sẽ ký hợp đồng vận chuyển và mua bảo hiểm cho hàng hoá, lúc này nếu như hàng ít hơn số lượng ghi trong vận đơn (vận đơn sạch), hơn nữa lỗi có thể do chủ tầu gây ra, tổn thất hàng hoá theo điều khoản hữu quan trong các hợp đồng thuê tầu thì công ty sẽ yêu cầu chủ tầu bồi thường, tuỳ theo thực trạng của hàng hoá và mức độ thiệt hại mà công ty vận chuyển sẽ thanh toán, bồi thường, ngoài ra còn căn cứ vào các điều khoản ở trong hợp đồng vận chuyển của công ty ký với công ty vận chuyển.

* Đối tượng bồi thường là công ty bảo hiểm:

Giống như đối với công ty vận chuyển, quyền đòi bồi thường với công ty bảo hiểm cũng có khi thuộc về nhà cung cấp căn cứ vào hợp đồng bảo hiểm của công ty bảo hiểm ký với nhà cung cấp, sau đó nhà cung cấp sẽ tiến hành bồi thường cho công ty, theo như đã cam kết trong hợp đồng nhập khẩu.

Trường hợp công ty trực tiếp mua bảo hiểm cho hàng hoá, khi có sự cố xảy ra như thiên tai, lũ lụt, cháy, các loại rủi ro mà công ty mua bảo hiểm và được quy định trong hợp đồng bảo hiểm.

Khi đưa ra yêu cầu đòi bồi thường thì trước hết công ty phải viết đơn đòi bồi thường, kèm theo giấy chứng nhận do cơ quan thương kiểm cấp, bản sao hợp đồng bảo hiểm, hoá đơn, bản sao của vận đơn, báo cáo xử lý hàng hoá của hải quan, cơ quan cảng vụ, chứng nhận dỡ thiếu hay hư hỏng hàng hoá thường do thuyền trưởng ký xác nhận và có kiểm nghiệm của công ty bảo hiểm, tất cả đều phải có dấu xác nhận của các cơ quan có thẩm quyền Công ty thường căn cứ vào các nguyên nhân khác nhau gây ra tổn thất để giải quyết đòi bồi thường, từ đó các đối tượng phải bồi thường và mức độ bồi thường cũng khác nhau.

Nói chung thì hoạt động nhập khẩu của các doanh nghiệp đều phải tuân theo một quy trình nhất định, tuy nhiên do có sự khác nhau nên mỗi công ty lại thực hiện quy trình đó theo đặc điểm riêng biệt của mình.

Trên đây là toàn bộ quy trình nhập khẩu tại công ty hệ thống thông tin FPT, mặc dù đã có rất nhiều cố gắng hoàn thiện và nâng cao hiệu quả nhưng hiện tại công ty cũng đã xuất hiện những mặt hiệu quả và chưa hiệu quả trong hoạt động nhập khẩu của mình.

2.1.2 Thực trạng hoạt động nhập khẩu của công ty. 2.1.2.1 Tổ chức bộ máy hoạt động nhập khẩu.

Hiện nay đảm nhiệm chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu là 2 phòng xuất nhập khẩu tại Hà Nội và TP HCM hoạt động như 2 đơn vị độc lập trực thuộc ban kế hoạch kinh doanh của công ty Tổ chức nhân sự bao gồm 35 nhân viên, trong đó có 4 thạc sĩ, 24 cử nhân kinh tế, ngoại thương và 7 nhân viên có trình độ cao đẳng Mỗi phòng được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng, bao gồm 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và các nhân viên phụ trách những mảng riêng biệt như hỏi hàng, soạn thảo hợp đồng, tính thuế, bảo hiểm, giao nhận, thanh toán, theo dõi hợp đồng và nhập liệu Hiệu quả sử dụng lao động của Công ty có thể được biểu hiện bằng bảng dưới đây:

Bảng 7 : Hiệu quả sử dụng lao động bộ phận xuất nhập khẩu của Công ty.

(Đơn vị: 1000 USD)

Doanh thu bình quân một lao động 959,359 1093,828 949,977 Lợi nhuận bình quân một lao động 3,132 4,588 5,491

(Nguồn: Phòng XNK kết hợp với Tự tính toán)

Nhìn vào bảng trên, có thể thấy rõ tình hình tiến triển rõ rệt qua các năm Cả hai chỉ tiêu đều thể hiện sự tăng trưởng nhanh chóng Điều này chứng tỏ người lao động trong Công ty đang hoạt động có hiệu quả hơn, nếu so sánh với nhiều doanh nghiệp hoạt động trong cũng lĩnh vực cũng như trong những lĩnh vực khác thì có thể thấy rằng doanh thu bình quân một lao động hay lợi nhuận bình quân một lao động này khá cao.

Trong những năm gần đây, cùng với sự cải tổ toàn Công ty, vấn đề sử dụng nhân lực đúng người, đúng việc đã làm cho hiệu quả sử dụng lao động tăng lên nhanh chóng Năm 2009 so với năm 2007 có sự thay đổi rõ ràng Doanh thu bình quân một lao động tăng gấp 1,579 lần Còn chỉ tiêu lợi nhuận bình quân một lao động còn tăng hơn nữa, tăng 3,156 lần, đây là dấu hiệu đáng mừng cho những nỗ lực mà Công ty đã bỏ ra nhằm hoàn thiện hiệu quả nhập khẩu hàng hoá của mình

Tuy nhiên một vấn đề mà công ty đang gặp phải là mặc dù nhìn chung trình độ của đội ngũ cán bộ nhân viên XNK khá cao và đồng đều nhưng lại đa số là những người trẻ, kinh nghiệm còn thiếu, và mặc dù chuyên trách về nghiệp vụ XNK nhưng trình độ ngoại ngữ lại không đồng đều Một số tốt nghiệp từ Đại học Ngoại Thương, Kinh Tế thì khả năng ngoại ngữ tốt, tuy nhiên một số cán bộ tốt nghiệp khối trường kỹ thuật thì trình độ lại thấp Hậu quả là khi gặp những từ ngữ chuyên ngành lại phải nhờ đến cán bộ khác, rất mất thời gian và giảm hiệu quả công việc

2.1.2.2 Công tác nghiên cứu thị trường và lựa chọn đối tác nhập khẩu.

 Nghiên cứu thị trường

Nhận thức được tầm quan trọng của thị trường, công ty cũng tập chung nghiên cứu các thị trường của mình một cách nghiêm túc, công ty chia thị trường làm hai loại:

+ Thị trường trong nước+ Thị trường nước ngoài

* Nghiên cứu thị trường trong nước.

Thông thường, việc nghiên cứu thị trường trong nước do phòng xuất nhập khẩu thực hiện Phòng sẽ nghiên cứu nhu cầu của các công ty trong nước, điều đó sẽ giúp cho công ty nhập khẩu những máy móc, thiết bị và linh kiện mà thị trường đang cần nhằm đạt hiệu quả cao nhất Phòng xuất nhập khẩu còn phải nghiên cứu xem hiện tại thị trường đang cần loại linh kiện, thiết bị nào, nhu cầu về các loại thiết bị tăng hay giảm, doanh nghiệp nào thiếu máy móc để sản xuất, doanh nghiệp nào cần thay máy móc, thiết bị mới, nhu cầu đổi mới công nghệ của các doanh nghiệp trong nước như thế nào?, thiết bị máy móc của hãng nào được thị trường ưa chuộng nhất?,…Tuy nhiên đây cũng là bước khó khăn đối với công ty, bởi nhu cầu của khách hàng là luôn biến động, rất khó xác định chính xác, đặc biệt là trong lĩnh vực dự báo nhu cầu thị trường còn khó khăn hơn.

Nghiên cứu giá cả trong nước

Vì các bạn hàng mang tính chất truyền thống là chủ yếu nên công ty cũng chỉ tìm hiểu giá cả qua catalogue, web…là chủ yếu.

Tuy nhiên, các thông tin về thị trường chủ yếu được nhân viên của các phòng thu nhận tuỳ theo mục đích của họ và không theo quy chuẩn nhất quán nào, do đó các thông tin được họ thu nhận về không có tính hệ thống Thêm vào đó vì thiếu tính chuyên nghiệp nên việc xử lý và phân loại các thông tin cũng bị nhiều hạn chế.

Ngoài việc nghiên cứu các nhu cầu trong nước công ty cũng quan tâm đến các yếu tố thuộc về môi trường trong nước như các chính sách của Chính phủ, pháp luật, thuế, hạn ngạch, phong tục tập quán

Mỗi khi có các chính sách mới về thuế, việc cấp thêm hạn ngạch cho hàng hoá, Chính phủ sẽ gửi các văn bản về cho công ty thông qua Bộ Công thương hay các đơn vị chủ quản.

Việc nghiên cứu thị trường của công ty thường sử dụng phương pháp nghiên cứu gián tiếp là chủ yếu, nguyên nhân bởi vì đây là phương pháp ít tốn kém, tiết kiệm được các khoản chi phí cho việc nghiên cứu thị trường Tuy nhiên để có được những thông tin một cách sát thực hơn thì việc sử dụng phương pháp trực tiếp là cần thiết Do vậy, trong thời gian tới, công ty nên bổ xung thêm phương pháp nghiên cứu thị trường bằng cách trực tiếp qua việc thăm dò thị trường, tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, cử các cán bộ thường xuyên đi khảo sát thị trường.

Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh

Khi nghiên cứu đối thủ cạnh tranh, thông thường các phòng thăm dò thông qua bạn hàng (vì các đối thủ cạnh tranh cũng có cùng vấn đề quan tâm như công ty) hoặc tìm hiểu qua sách báo, tạp chí, qua mạng Internet

Công ty nghiên cứu đối thủ cạnh tranh qua các mặt: đối thủ cạnh tranh cung cấp mặt hàng gì?, với số lượng và giá cả bao nhiêu?, chính sách khuếch trương, xúc tiến của họ như thế nào?, điểm mạnh, điểm yếu của họ là gì? Mục đích của việc nghiên cứu đối thủ cạnh tranh là nhằm đưa ra những kế hoạch cho hoạt động nhập khẩu của công ty sao cho phù hợp nhất.

Trên đây, em đã trình bày một số công tác nghiên cứu thị trường nội địa của công ty Tuy nhiên, nghiệp vụ nhập khẩu đòi hỏi phải có sự nghiên cứu thị trường nước ngoài (thị trường đầu vào của sản phẩm) và đây cũng là một trong những hoạt động được công ty hết sức quan tâm.

* Nghiên cứu thị trường nước ngoài

Thị trường nước ngoài là nơi cung cấp các máy móc, thiết bị công nghiệp cho công ty nhằm phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty Do vậy việc nghiên cứu thị trường nước ngoài được công ty hết sức quan tâm.

Thông thường để có thông tin về các nhà cung cấp, công ty thường tìm hiểu qua sách báo, bản tin giá cả thị trường của thông tấn xã Việt Nam, các tạp chí nước ngoài, các thông tin của các cơ quan thường vụ Việt Nam ở nước ngoài hoặc catalogue tự giới thiệu quảng cáo Ngoài ra, nhờ có sự phát triển của công nghệ

thông tin, nên việc tìm hiểu thông tin về thị trường nước ngoài còn được thực hiện thông qua việc khai thác và sử dụng mạng Internet.

Đối với những mặt hàng đã có mặt ở Việt Nam( do các công ty khác nhập khẩu về ), cán bộ của công ty sẽ gặp người tiêu dùng để hỏi thăm về giá cả, chất lượng…của hàng hoá đó và học hỏi thêm kinh nghiệm, từ đó có quyết định về chiến lược nhập khẩu mặt hàng này.

Khi tìm hiểu thị trường nước ngoài, công ty còn quan tâm đến các yếu tố

thuộc về môi trường quốc tế như yếu tố chính trị, kinh tế tại nước đối tác, ngoài ra

còn có thể là mối quan hệ kinh tế giữa hai nước nếu như quan hệ hai nước tốt đẹp sẽ giúp cho việc tìm hiểu ký kết hợp đồng giữa công ty và đối tác nước ngoài sẽ dễ dàng hơn và ngược lại quan hệ giữa hai nước có chiều hướng xấu đi sẽ khiến cho công ty gặp khó khăn hơn trong việc tìm kiếm đối tác Ngoài ra, yếu tố môi trường còn bao gồm cả luật pháp, chính sách của Chính phủ nước ngoài

Về thị trường kinh doanh, trong những năm gần đây điều kiện quốc tế đang tạo ra một thị trường quốc tế thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩu của công ty Bên cạnh đó, sự kiện Mỹ bỏ cấm vận đối với Việt Nam, sự kiện nước ta tham gia các hiệp ước liên minh thế giới, khu vực và các nước láng giềng, chính sách đối ngoại mở rộng của nhà nước đã mở ra một thị trường rộng lớn.

Qua xem xét, ta có thể nhận thấy công ty có rất nhiều mối liên hệ với bạn hàng và các nước trên thế giới, chủ yếu là các nước trong khu vực Đông Nam á, đây là thị trường có triển vọng, chất lượng hàng hoá tốt, kỹ thuật công nghệ cao, sản xuất đang phát triển mạnh và là địa điểm gia công của nhiều hãng CNTT lớn trên thế giới như Microsoft, DELL, HP… Vì vậy đây sẽ là một khu vực thị trường trong dự án cần khai thác và phát triển hơn nữa của công ty trong tương lai.

Bảng 8 : Thị trường nhập khẩu của Công ty

Đối với thị trường Singapo, đây là thị trường Công ty đã có quan hệ xuất nhập khẩu từ khá lâu Chất lượng hàng nhập từ Sing khá cao Tuy nhiên, giá cả của chúng cũng luôn cao hơn hẳn so với các loại hàng cùng loại từ các thị trường khác Tốc độ tăng giá trị hàng nhập từ Singapo khá đều qua những năm qua

Thị trường Hongkong cũng là một thị trường lớn mà Công ty có quan hệ làm ăn Đây là thị trường xuất khẩu lớn của Công ty Đây cũng là thị trường Công ty nhập khẩu khá nhiều Các loại mặt hàng mà Công ty nhập khẩu chủ yếu là máy tính và phụ kiện, phần Malaysia tăng rất nhanh trong những năm gần đây Chắc chắn trong tương lai, đây sẽ là thị trường xuất nhập khẩu lớn nhất của Công ty Tuy nhiên, có rất nhiều khó khăn khi xuất khẩu hàng hoá sang thị trường này Còn đối với nhập khẩu thì mọi việc dường như rất thuận lợi Tuy nhiên công ty nên chú trọng mở rộng thị trường nhập khẩu như Trung quốc là một bạn hàng có nhiều điều kiện địa lý thuận lợi so với nước ta, hoặc Nhật Bản là nước mà công nghiệp phần mềm.

Bên cạnh đó, hiện nay chính sách của nhà nước là giảm nhập siêu tăng kim nghạch xuất khẩu, đối với hoạt động nhập khẩu nhà nước chỉ khuyến khích nhập

khẩu một số mặt hàng phục vụ cho sản xuất và xây dựng như vật tư thiết bị, nguyên vật liệu sản xuất cho công nghiệp, nông nghiệp Nhà nước hạn chế nhập khẩu hàng tiêu dùng Chính vì vậy công ty tập trung khai thác các nguồn hàng vật tư, thiết bị, máy móc hiện đại có kỹ thuật tiên tiến phục vụ cho lĩnh vực kinh doanh CNTT của công ty.

Hoạt động nghiên cứu thị trường do Ban kế hoạch kinh doanh đảm nhiệm Căn cứ vào các thông tin thu thập được Ban kế hoạch kinh doanh tiến hành phân tích xác định nhu cầu thực tế của thị trường trong nước và các yếu tố có liên quan đến mặt hàng nhập khẩu như dung lượng thị trường, các đối thủ cạnh tranh, sự biến động thị trường, tỷ suất ngoại tệ, giá cả hiện tại trên thị trường và các chính sách của Nhà nước có ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh mặt hàng đó Kết quả của phân tích cho phép Công ty lập ra kế hoạch nhập hàng có hiệu quả nhất Đối với thị trường quốc tế, Công ty thường thu thập các thông tin dựa vào các phương tiện thông tin đại chúng cập nhật hàng ngày như các tạp chí thông tin thương mại, báo thương mại Trong trường hợp thị trường nhập khẩu là thị trường mới Công ty cử nhân viên ra nước ngoài để trực tiếp tiếp cận thị trường lựa chọn đối tác giao dịch Ngoài ra, Công ty còn tham gia các hội chợ triển lãm nhằm giới thiệu các mặt hàng nhập khẩu của Công ty để nắm bắt nhu cầu thị hiếu của khách hàng trong nước.

Nói tóm lại, công tác nghiên cứu thị trường cả trong nước và ngoài nước đối với các loại hàng hoá nhập khẩu ở công ty đã tiến hành thường xuyên và liên tục với nhiều nguồn thông tin khác nhau rồi từ đó có những biện pháp xử lý thông tin một các nhanh chóng và chính xác, loại bỏ kịp thời những thông tin nhiễu, thông tin giả để giúp cho việc dự đoán nhu cầu cho việc lập phương án kinh doanh một cách đúng đắn hiệu qủa kinh tế cao.

 Lựa chọn đối tác kinh doanh.

Đối tác của công ty trong thời gian qua chủ yếu là các bạn hàng truyền thống như Singapore, Triều Tiên, Malaysia…Tuy nhiên, trong thời gian gần đây, do xu hướng mở rộng thị trường công ty cũng quan hệ với nhiều bạn hàng mới, việc nghiên cứu các bạn hàng mới này của công ty cũng gặp nhiều khó khăn, để dễ dàng hơn công ty cũng căn cứ vào các tiêu thức sau đây để lựa chọn đối tác:

 Độ tin cậy, uy tín của công ty đó trên thị trường thế giới

 Khả năng tài chính, khả năng cung cấp hàng hoá

 Trình độ, khả năng chuyên môn hoá về mặt hàng nhập khẩu  Các yếu tố đó thuộc về môi trường địa lý.

 Hệ thống tài chính tiền tệ, sự biến động giá cả tại nước xuất khẩu.

Sau đó, việc chọn đối tác sẽ căn cứ vào kết quả so sánh giữa các đơn chào hàng, cụ thể Công ty sẽ so sánh để xác định đơn chào hàng nào đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về mặt kỹ thuật, công nghệ, phạm vi cung cấp, giá cả, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng Trong các đơn chào hàng thì giá cả là vấn đề rất quan trọng Vì vậy, Ban kế hoạch Kinh doanh phải tiến hành phân tích xem với giá đó thì hàng hoá nhập có được thị trường trong nước chấp nhận về chất lượng giá cả hay không Sau khi tiến hành nghiên cứu phân tích và so sánh, Công ty sẽ đi đến quyết định cuối cùng là nên chọn đối tác nào.

2.1.2.3 Đàm phán và ký kết hợp đồng.

Cũng giống như bất kỳ một hợp đồng kinh tế thông thường nào việc ký kết hợp đồng nhập khẩu của Công ty cũng có thể là gặp gỡ trực tiếp hoặc gián tiếp đàm phán thông qua thư từ, điện tín Đối với những khách hàng quen thuộc hoặc khách hàng ở xa thì Công ty thường ký theo hình thức gián tiếp có nghĩa là Công ty sẽ lập hợp đồng, ký tên và đóng dấu sau đó gửi đến cho nhà cung cấp Phương thức này cho phép công ty ký kết hợp đồng một cách nhanh hơn và tiết kiệm được một khoản chi phí Trên thực tế, việc lập hợp đồng nhiều khi không phải do cán bộ Xuất nhập khẩu lập mà do chính phía đối tác lập hợp đồng sau đó gửi sang bằng fax Trong trường hợp này, phòng XNK phải xem xét kỹ lưỡng từng điều khoản ghi trong hợp đồng có phù hợp với thoả thuận đã đạt được khi đàm phán hay không Nếu không thấy có sai sót thì phòng XNK sẽ trình cho Giám đốc ký và fax lại cho bên bán Hợp đồng này được coi là hợp đồng chính thức giữa hai bên, chữ ký và con dấu qua fax có giá trị pháp lý như khi ký kết trực tiếp đối với những khách hàng có mối quan hệ làm ăn lâu năm với Công ty như Singapo, Hongkong, Hàn Quốc, Đài Loan nhưng giá trị hợp đồng nhập, điều kiện phức tạp cần có sự thoả thuận kỹ lưỡng thì Công ty sử dụng hình thức trực tiếp ký kết hợp đồng.

 Ký kết hợp đồng:

Việc ký kết hợp đồng thường do Giám đốc trực tiếp đảm nhiệm( đối với hợp đồng giá trị trên 500 000 000 VNĐ) hoặc trưởng Phòng XNK được Giám đốc uỷ quyền( đối với hợp đồng có giá trị dưới 500 000 000 VNĐ) Sau khi tiến hành đàm phán trong một khoảng thời gian ngắn (thường là 7 ngày) Công ty và đối tác sẽ gửi hợp đồng cho nhau hoặc trực tiếp ký với nhau, đồng thời tiến hành mở L/C( đối với hợp đồng thanh toán theo phức L/C) Nếu hợp đồng không thoả mãn điều kiện đưa ra của một trong hai bên thì hai bên sẽ tiến hành trao đổi lại cho đến khi cả hai bên cùng chấp nhận Hợp đồng của Công ty bao giờ cũng được ký kết dưới hình thức văn bản để tránh những tranh chấp có thể xảy ra sau này.

Ngoài ra, do Công ty có khách hàng và có thị trường nước ngoài nên Công ty thường ký uỷ thác để hưởng hoa hồng.

2.1.2.4 Thực hiện hợp đồng nhập khẩu.

Sau khi thống nhất quyền lợi và nghĩa vụ giữa các bên bằng việc ký kết hợp đồng, Công ty cổ phần hệ thống thông tin FPT với tư cách là nhà nhập khẩu sẽ tiến hành thực hiện các điều khoản trong hợp đồng Cụ thể:

Về điều kiện thanh toán thường là thanh toán theo phương thức T/T trả sau Phương pháp thanh toán này có ưu điểm những Invoice có giá trị không lớn, và đối tác là bạn hàng uy tín thì có thể dùng phương pháp T/T, vì chi phí thanh toán T/T qua ngân hàng tiết kiệm hơn thanh toán L/C, bên mua không bị đọng vốn ký quỹ LC, Chứng từ hàng hoá không phải làm cẩn thận như thanh toán L/C.

Khi hợp đồng nhập khẩu quy định tiến hành thanh toán bằng L/C thì cũng sẽ tiến hành làm đơn xin mở L/C theo mẫu in sẵn và gửi cho Ngân hàng đại lý của mình (thường là Ngân hàng Công thương Việt Nam hoặc Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam) Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp ngân hàng mở L/C do bên bán yêu cầu Nội dung của L/C phải phù hợp, ăn khớp với nội dung của hợp đồng đã ký Ngân hàng căn cứ vào đơn xin mở L/C của Công ty, mở L/C và gửi bản gốc cho người bán (thường là gửi cho ngân hàng người bán).

Thông thường, một thời gian sau khi ký hợp đồng có hiệu lực nhưng trước khi giao hàng, Công ty phải tiến hành thanh toán một phần trị giá hợp đồng (thường nằm trong khoảng 5 - 10% trị giá hợp đồng) và sẽ được chuyển vào tài khoản của

người bán Đối với đồng tiền thanh toán thì mỗi hợp đồng quy định một đồng tiền khác nhau, tuỳ theo tập quán buôn bán và sự lựa chọn của các bên.

* Hiện nay, Công ty thường nhập khẩu theo điều kiện CIF (như CIF Hải Phòng ) và C & F nên hầu như không phải thuê tàu và mua bảo hiểm

* Khi nhận được bộ chứng từ hàng hoá và vận đơn BL do bên bán gửi đến Công ty sẽ kiểm tra kỹ nội dung của bộ chứng từ với nội dung của L/C đã lập Nếu thấy có sự sai sót thì lập tức thông báo lại cho bên bán và ngân hàng mở L/C để kịp thời điều chỉnh xử lý Bộ chứng từ hoàn chỉnh bao gồm:

+ Chứng từ giao hàng + Hợp đồng.

+ Giấy mở L/C của ngân hàng + Phiếu hạn ngạch (nếu có).

Tuỳ từng chủng loại hàng mà Công ty gửi bộ chứng từ đến phòng cấp giấy phép xuất nhập khẩu của Bộ Công Thương để xin giấy phép nhập khẩu hoặc đối với những mặt hàng nhập khẩu theo mặt hàng kinh doanh của Công ty thì làm thủ tục nhận hàng trực tiếp tại cơ quan hải quan.

* Làm các thủ tục hải quan:

Khi tàu nhập cảng Công ty tiến hành làm các thủ tục hải quan để trong khoảng thời gian ngắn nhất có thể đưa hàng về kho Tờ khai hải quan có dấu của Công ty gửi cùng bộ chứng từ gồm có giấy phép nhập khẩu, hợp đồng ngoại, hoá đơn, vận đơn giao hàng của hãng vận tải, phiếu hạn ngạch (nếu có), phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết để làm thủ tục nhận hàng.

Có 2 hình thức thông quan nhập khẩu:

+ Mở trực tiếp tại cửa khẩu cho hải quan kiểm tra.

+ Mở chuyển tiếp (hàng về Hải Phòng, mở tờ khai ở Hà Nội sau đó chuyển tiếp xuống Hải Phòng và đưa hàng về Hà Nội để kiểm hoá) Nếu hàng hoá có tổn thất, mất mát, hư hỏng không đúng với yêu cầu trong hợp đồng đã đặt ra thì Công ty sẽ khiếu nại tuỳ theo mức bảo hiểm mà Công ty mùa thường là 110% trị giá hoá đơn thương mại với điều kiện mọi rủi ro.

Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan Công ty sẽ nhận được thông báo đóng thuế Công ty luôn cố gắng đóng thuế đúng thời hạn để tránh tình trạng bị phạt do chậm nộp thuế.

Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan và nhận được hàng Công ty vận chuyển hàng về kho chờ tiêu thụ - đối với nhập trực tiếp, còn đối với nhập khẩu uỷ thác, có thể Công ty sẽ giao hàng ngay tại cảng cho bên uỷ thác.

2.2 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨUCỦA CÔNG TY.

2.2.1 Những mặt hiệu quả.

Hoạt động nhập khẩu của công ty đã góp phần cung cấp thiết bị hệ thống… trực tiếp cho công việc kinh doanh trong lĩnh vực CNTT của công ty Phòng đã tiến hành các hoạt động nghiệp vụ một cách linh hoạt, sáng tạo, có hiệu quả phù hợp với yêu cầu thực tế của khách hàng, qua đó tiết kiệm được thời gian chi phí, làm hài lòng khách hàng và nâng cao uy tín của Công ty trong cũng như ngoài nước.

* Khai thác tốt thị trường truyền thống và ngày càng mở rộng thị trường khác.

Bên cạnh những thị trường nhập khẩu tin cậy và lâu dài như Singapo, Triều Tiên, Đài Loan, Hồng Kong, Malaysia… công ty đã và đang tìm hiểu những thị trường mới như Trung Quốc, Ấn Độ, bắt đầu thiết lập chi nhánh, văn phòng đại diện tại Nhật Bản, Hoa Kỳ Thiết lập được mối quan hệ Thương mại với các Công ty ở các nước có thâm niên trong lĩnh vực sản xuất CNTT tiên tiến như : Nhật Bản, Đức, Thuỵ Sỹ…và ngày càng nâng cao uy tín của Công ty trong lĩnh vực hoạt động.

* Liên tục mở rộng danh mục mặt hàng nhập khẩu.

Từ các mặt hàng thiết bị chuyên dùng trong ngành CNTT như : máy tính bộ, máy tính xách tay, hệ thống thiết bị mạng, phần mềm đến các loại máy móc thiết bị ngành phụ trợ như máy in…Chú trọng hơn đến hình thức nhập khẩu trực tiếp nên doanh thu hợp đồng kinh tế nhập khẩu trực tiếp ngày càng tăng.

* Nâng cao uy tín phát triển tốt các mối quan hệ.

Công ty đã bước đầu tạo được uy tín của mình trên thị trường quốc tế, phát triển tốt các mối quan hệ với các cơ quan quản lý nhà nước liên quan đến lĩnh vực