Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) LI M U Trong công đổi nay, Đảng Nhà nớc ta xác định đắn vai trò chủ đạo doanh nghiệp Nhà nớc kinh tế quốc dân Nghiên cứu hoạt động doanh nghiệp cấp Tổng công ty Nhà nớc theo Quyết định 90 TTg cđa Thđ tíng ChÝnh phđ ®Ĩ gióp cho hiểu biết đợc thực trạng doanh nghiệp biện pháp nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh đa doanh nghiệp hoà nhập với chế thị trờng có quản lý nhà nớc theo định hớng XHCN vấn đề quan trọng Trong trình thực tập Tổng công ty Xây dựng công trình giao thông Tôi đà tìm hiểu rõ hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung đơn vị đồng thời sâu nghiên cứu hoạt động quản trị văn phòng Quản trị Văn phòng hoạt động quản lý vi mô thuộc hệ thống quản lý quốc gia, quản lý trực tiếp sở theo định hớng Nhà nớc Cơ cấu tổ chức quản lý tổng hợp phận (đơn vị, cá nhân) đợc chuyên môn hoá với trách nhiệm, phạm vi định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn đợc bố trí theo cấp, mô hình khác nhằm thực chức quản lý.Mô hình quản lý Tổng công ty gồm phòng ban nghiệp vụ chuyên môn, văn phòng tổng hợp làm tham mu cho HĐQT Tổng giám đốc lĩnh vực chức thuộc vào mô hình quản lý nói Hoạt động Tổng công ty XDCTGT8 năm qua đà đem lại hiệu sản xuất kinh doanh lớn, đóng vai trò chủ đạo điều tiết vốn, lực thiết bị, lao động cho công ty đơn vị thành viên Giá trị sản lợng lợi nhuận sản xuất kinh doanh Tổng công ty năm sau cao năm trớc Với trình sản xuất phát triển đó, Tổng công ty đợc ngành Giao thông vận tải đánh giá Tổng công ty mạnh ngành Tổng công ty có đợc thành tích không nói đến vai trò tham mu Văn phòng Tổng công ty Văn phòng có chức vị trí đặc biệt quan trọng Hoạt động Văn phòng góp phần không nhỏ vào phát triển Tổng công ty Nhận thức rõ vị trí Văn phòng giai đoạn phát triển kinh tế giúp nâng cao nhận thức, giải tốt công việc mình, đóng góp vào hoạt động đơn vị Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) Sau thời gian thực tập Văn phòng Tổng công ty XDCTGT8, Tôi đà nhận thức đợc tầm quan trọng công tác văn phòng nghiệp Tổng công ty mạnh dạn vào nghiên cứu đề tài: Cải tiến công tác hoạt động Văn phòng theo hớng đại hoá Văn phòng Tổng Công ty XDCTGT8 Trong trình sâu nghiên cứu thực tế Văn phòng Tổng công ty, nhận đợc quan tâm, giúp đỡ cán CNV Văn phòng nói chung đặc biệt ông Chánh, Phó Văn phòng Đồng thời đà nhận đợc hớng dẫn nhiệt tình, chu đáo Thầy Võ Văn Tuyển Nhân dịp em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới cán Tổng công ty XDCTGT8, tới thầy giáo hớng dẫn thày cô trờng ĐHDL Phơng Đông đà giúp đỡ hoàn thành tốt đề tài Ngoài phần mở đầu, phần kết luận danh mục tài liệu tham khảo, nội dung nghiên cứu luận văn gồm: Bố cục luận văn gồm chơng: Chơng I: Những vấn đề công tác tổ chức văn phòng Doanh nghiệp Chơng II: Khái quát chung đời hoạt động TCTXDCTGT8 Chơng III: Tổ chức hoạt động văn phòng TCTXDCTGT8 Ch¬ng IV: NhËn xÐt chung Ch¬ng V: Mét sè giải pháp nhằm khắc phục mặt tồn cải tiến công tác văn phòng TCTXDCTGT8 Mặc dù đà có nhiều cố gắng, song hạn chế mặt thời gian kiến thức, đề tài tránh khỏi thiếu sót.Tôi mong nhận đợc ý kiến đóng góp quý báu thầy cô bạn giúp hoàn thiện nhận thức Tôi xin chân thành cảm ơn Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) CHƯƠNG I Những vấn đề công tác tổ chức văn phòng doanh nghiệp I Khái niệm chức văn phòng Khái niệm văn phòng Văn phòng máy hoạt động làm việc tổng hợp đơn vị doanh nghiệp Văn phòng hiểu cách đơn giản nơi làm việc giấy tờ, nơi thực hoạn động, sản xuất hàng hoá, làm dịch vụ làm công việc hành có nơi giao dịch giấy tờ gọi văn phòng Trong mét doanh nghiƯp c«ng viƯc giÊy tê nh vËy nhiều, từ cách mạng KHKT tiến nhanh nh vũ bÃo, giao lu thơng mại đợc mở rộng, cách mạng thông tin bùng nổ, công việc giấy tờ tổ chức đơn vị tăng lên nhanh chóng Nếu không kịp xử lý cản trở đến công việc kinh doanh doanh nghiệp từ nhà nghiên cứu quản trị Việt Nam nh Tổng công ty quan tâm nhiều tới công tác Văn phòng đơn vị coi công tác văn phòng điều kiện sống tổ chức Mỗi Văn phòng có nhiệm vụ cụ thể khác nhau, doanh nghiệp Nhà nớc Văn phòng có nhiệm vụ sau: - Xây dựng chơng trình công tác hàng năm, tháng, tháng, hàng tháng lịch hàng tuần, hàng ngày CQ đồng thời đôn đốc, theo dõi công việc thực kế hoạch đà vạch Văn phòng tiến hành thu thập thông tin từ bên nội doanh nghiệp để kịp thời xử lý, giúp lÃnh đạo kịp thời đề phơng hớng hoạt động SXKD Văn phòng chịu trách nhiệm biên tập văn bản, chuẩn bị báo cáo đề án, báo cáo phơng án quản lý theo lÃnh đạo CQ - Bên cạnh Văn phòng thực hoạt động tác nghiệp hành chính, hoàn thiện tổ chức máy Văn phòng, tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại CQ để xây dựng mối quan hệ với khách hàng - Văn phòng có trách nhiệm đảm bảo nhu cầu, hậu cần, tạo sở vật chất kỹ thuật, hỗ trợ phơng tiện điều kiện để cán CNV nâng cao Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) hiệu công tác hiệu hoạt động Nh vậy, Văn phòng phận tổng hợp quản lý hoạt động CQ máy tham mu giúp đỡ lÃnh đạo điều hành hoạt động CQ Chức Văn phòng Có nhiều loại hình văn phòng nh văn phòng quan hành chính, văn phòng DNSXKD, văn phòng dịch vụ Để phân biệt đợc CQ với CQ khác ta vào chức văn phòng chủ yếu phân tích Văn phòng DNSXKD Văn phòng đơn vị SXKD đóng vai trò to lớn có ảnh hởng định hoạt động cuả DN Quan trọng hơn, Văn phòng nơi liên kết mối liên hệ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý doanh nghiệp Bất cø mét doanh nghiƯp hay tỉ chøc nµo dï cã qui mô lớn hay nhỏ có văn phòng nơi đại diện cho doanh nghiệp đảm nhận công tác hoạt động SXKD Văn phòng có chức sau: a Chức thông tin tổng hợp Ngày hoạt động kinh tế, thông tin có ý nghĩa to lớn đợc xem nh nguồn nhân lực phát triển Nguồn thông tin thờng phong phú đa dạng, hiển diện lĩnh vực Thông tin đợc thu thập xử lý theo yêu cầu cụ thể đơn vị Thông tin tiếp nhận từ hai loại: Thông tin có hệ thống Thông tin hệ thống -Thông tin có hệ thống loại thông tin đợc trì hệ thống tổ chức, đợc quy định yêu cầu, nội dung theo kiểu thống CQDN Loại thông tin đợc thể dới dạng văn nh định, nghị định cđa ChÝnh phđ xng cÊp díi, c¸c b¸o c¸o cđa cấp dới lên cấp -Thông tin hệ thống loại thông tin liên quan đến kiện xảy bất ngờ mang tính chất đột xuất trớc Loại thông tin đòi hỏi phải thu nhận xử lý nhanh chóng, kịp thời Trong hoạt động văn phòng, chức thông tin tổng hợp thể tính động Việc thu thập thông tin xử lý thông tin đà phục vụ cho việc dự báo vấn đề xảy trình sản xuất, giúp cấp quản lý có đợc định đắn để kịp thời xử lý Bên cạnh đó, công tác thông tin giúp nhà quản lý phân tích liệu, thông số để vạch chiến lợc quan trọng, lâu dài nh kế hoạch trung hạn Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) ngắn hạn nhằm nâng cao hiệu hoạt động sản xuất Công tác thông tin tổng hợp cung cấp tài liệu, báo cáo, công trình khoa học cho nhà quản lý nghiên cứu, từ rút học kinh nghiệm thực tiễn cho việc điều hành quản lý qua đề nghị cải tiến phơng thức đổi t cách quản lý nhằm đa đơn vị phát triển Trong thời đại bùng nổ thông tin nh công tác thông tin tổng hợp làm thay đổi vị trí vai trò văn văn phòng doanh nghiệp Rõ ràng cách mạng thông tin đà tạo phát triển vợt bậc kinh tế nớc Các doanh nghiệp đà nhận thấy rõ vai trò, chức quan trọng thông tin hoạt động kinh doanh kinh tế phát triển lu lợng thông tin phong phú đa dạng Mặt khác, để tồn phát triển kinh tế xà hội, quốc gia phải thi hành sách mở cửa, khuyến khích doanh nghiệp hội nhập chế mở.Muốn tồn tại, doanh nghiệp phải nhanh chóng nắm bắt nguồn thông tin xử lý chúng kịp thời để đạt đợc mục tiêu kinh doanh Trong công tác thông tin yếu tố thiết bị thông tin đóng vai trò quan trọng Ngày nay, song song với phát triển không ngừng lu lợng thông tin phơng tiện, thiết bị thông tin điện tử xuất ngày đa dạng phong phú Hệ thống máy tính điện tử nối mạng cho phép nhân viên văn phòng xử lý thông tin cách nhanh chóng, xác có hiệu Hệ thống thông tin đại giúp nhà quản lý giải phóng khỏi phần lớn công việc vụ, dành nhiều thời gian cho vấn đề hoạch định chơng trình hoạt động điều hành, quản lý quan.Bên cạnh đó, với trang thiết bị thông tin viên làm việc đạt hiệu hơn, động thao tác nghiệp vụ trở nên linh hoạt Nh vậy, công tác thông tin tổng hợp thực đóng vai trò quan trọng công tác quản trị văn phòng b Chức tham mu Ta biết hoạt động CQ phụ thuộc vào nhiều u tè ®ã cã u tè chđ quan thc nhà quản lý muốn định mang tính khoa học, ngời quản lý cần vào yếu tố khách quan nh ý kiến tham gia cấp quản lý, ngời trợ giúp Nh đà biết, cấp lÃnh đạo phải đặt mục tiêu SXKD.Muốn đạt đợc mục tiêu đó, doanh nghiệp phải có cấu tổ chức thích hợp, động uyển chuyển Đặc điểm tổ Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) chức hoạt động hiệu khả dự báo thay đổi cần thiết mặt tổ chức giải pháp thích nghi với điều kiện SXKD thay đổi Việc hoạch định lập kế hoạch đợc xem nh đờng dẫn tới đích, đòi hỏi phải xác định đợc hớng nhanh nhất, đắn Thông thờng DNSX kế hoạch dựa quy luật bản: quy luật giá trị khả thực tế để đảm bảo vai trò công cụ để quản lý nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển nhanh KTXH c Chức hậu cần Công tác hậu cần công tác chuẩn bị điều kiện cho hoạt động bình thờng tổ chức Làm tốt công tác hậu cần có nghĩa văn phòng đà nâng cao hiệu làm việc doanh nghiệp Hậu cần thờng công việc dịch vụ nh tạo sở vật chất để CBCNV thực nhiệm vụ họ, tăng thêm hiệu làm việc Công tác hậu cần thực nhiệm vụ quản lý khoản tiết kiệm đảm bảo cho đời sống CBCNV Bên cạnh đó, công tác hậu cần đợc coi nh công cụ quản lý hiệu Việc chuẩn bị tiêu kế hoạch góp phần vào việc hoàn thành tốt tiêu kế hoạch nh việc tổ chức thành công hội nghị, hội thảo Công tác hậu cần diện mạo CQ qua việc xây dựng sở vật chất, xây dựng uy tín công tác đối nội, đối ngoại II Cải tiến, hoạt động văn phòng theo hớng đại doanh nghiệp Vai trò văn phòng đại doanh nghiệp Trớc đây, chế cũ, Văn phòng nơi làm việc giấy tờ lo hậu cần cho hoạt động lÃnh đạo Trong vài năm trở lại đây, chuyển sang chế thị trờng, theo định hớng XHCN với quản lý nhà nớc, để đảm bảo đứng vững môi trờng cạnh tranh, doanh nghiệp đà đầu t dây chuyền thiết bị đại đồng thời tiến hành đổi phơng thức quản lý, tuyển dụng nhân viên có trình độ nghiệp vụ cao Do hiệu hoạt động đà đợc nâng lên rõ rệt Thực tế đà phản ánh yêu cầu khách quan công đổi mới, góp phần tạo chỗ đứng cho doanh nghiệp chế thị trờng Bên cạnh đó, thành tự khoa học công nghệ thông tin gần áp lực buộc văn phòng phải khẩn trơng vào đại hoá Khi nhà quản lý trọng đến công tác văn phòng vai trò văn phòng Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) đại doanh nghiệp Nhà nớc ngày đợc khẳng định Rõ ràng, văn phòng kết hợp với khoa học đại đà ngày nâng cao hiệu suất làm việc cán bộ, nhân viên văn phòng Các trang thiết bị đại đà giúp họ đắc lực công việc, tạo suất hiệu ngày cao Văn phòng đại đà hạn chế tối đa chi phí quản lý điều hành nhng đảm bảo chất lợng làm việc Đồng thời giúp nhà quản lý thoát khỏi công việc mang tính chất vụ, kích thích sáng tạo họ, giúp họ có thời gian suy nghĩ để đa phơng hớng kế hoạch khả thi, giải tốt mặt công tác điều hành quản lý doanh nghiệp Nh vËy cïng víi xu thÕ chung cđa c¬ chÕ míi, xuất Văn phòng đại với hoạt động có hiệu chứng tỏ vai trò quan trọng công tác văn phòng doanh nghiệp Cải tiến công tác tổ chức văn phòng Mục tiêu nhà quản trị Văn phòng thực nhiệm vụ tham mu cho cấp lÃnh đạo điều hành quản lý hoạt động CQ cách hiệu Muốn xây dựng văn phòng theo hớng đại trớc hết phải cải tiến bớc sau: - Tổ chức nhân - Nghiệp vụ hành - Trang thiết bị kỹ thuật - Môi trờng làm việc *Tổ chức nhân sù: Trong xu híng ph¸t triĨn cđa XH hiƯn nay, yếu tố ngời trung tâm hoạt động Một doanh nghiệp hay tổ chức dù cã ngn tµi chÝnh phong phó víi hƯ thèng trang thiết bị đại đến đâu thiếu tổ chức quản lý thích hợp trở thành đơn vị yếu Bởi vậy, cải tiến văn phòng theo hớng đại hoá vấn đề quan trọng phải cải tiến công tác tỉ chøc nh©n sù Thùc tÕ cho thÊy, cïng víi phát triển nh vũ bÃo khoa học công nghệ trình độ học vấn kiến thức nhân viên ngày đợc cao Việt Nam nay, ngời trình độ dần bị đào thải, lực lợc lao động trẻ lực trình độ chuyên môn khó tìm đợc việc làm thực tiễn phản ánh nhu cầu cải tiến, đổi Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) chất lợng lam việc nhân viên doanh nghiệp ngày cao Song song với đầu t trang thiết bị, nhà quản trị cần phải có sách bồ dỡng thêm cho nhân viên nghiệp vụ chuyên môn, trang bị cho họ kiến thức nghiệp vụ văn phòng cách tổng quát để có thực tốt nhiệm vụ, công việc văn phòng Các nhân viên phải đợc đào tạo đa để đảm nhiệm công việc khác nhau, biết chi phối công việc văn phòng biết xử lý chọn lọc nguồn thông tin cách hợp lý, xác, kịp thời, giúp nhà quản lý đa định đắn Ngoài việc nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên, ngời quản trị phải biết tổ chức, xếp nhân hợp lý Hiện doanh nghiệp vừa nhỏ, vấn đề tổ chức nhân thờng đơn giản cấu quyền lực có cấp, cấp lÃnh đạo (giám đốc) trực tiếp điều hành lao động tuyến sở, nên tổ chức gọn nhẹ Với văn phòng doanh nghiệp lớn cấu tổ chức phức tạp hơn, phòng ban doanh nghiệp có phận văn phòng với đầy đủ chức văn phòng Vì vậy, doanh nghiệp này, việc tổ chức nhân nên tập trung Có nghĩa công việc văn phòng phòng ban đa lên đầu nÃo tập trung nhân lên để tiến hành xử lý thông tin thực công việc khác văn phòng để lại phòng ban số nhân viên văn phòng cần thiết nh văn th Việc xếp tổ chức nhân theo kiĨu tËp trung nh vËy thĨ hiƯn tÝnh thèng nhÊt, đồng thời nhân viên dễ dàng trao đổi công việc cần hỗ trợ Bên cạnh đó, việc tổ chức xếp nhân cách hợp lý, ngời quản trị văn phòng cần quan tâm đến nhu cầu nhân viên có nghĩa quan tâm đến chế độ, sách, chăm lo tới đời sống vật chất tinh thần họ, phải biết lắng nghe ý kiến nhân viên đánh giá xác khả năng, lực, tạo cho họ có hội thăng tiến, khuyến khích họ học hỏi nâng cao kiến thức Ngoài ra, trình tuyển chọn nhân viên, yêu cầu chuyên môn, kiến thức, nghiệp vụ ngời quản trị văn phòng phải ý tới phẩm chất đạo đức nhân viên, điều kiện làm việc phải có yêu cầu phẩm chất nhân viên nhằm phải ánh tính chất đại văn phòng Trớc hết họ phải có trách nhiệm công việc, có óc sáng tạo nhanh nhẹn, biết đề xuất ý kiến giúp lÃnh Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) đạo đa định Mặt khác, họ phải ngời chủ động việc biết cách giao tiếp ăn mặc lịch gọn gàng Nói tóm lại, tổ chức quản lý nhân công việc cần thiết ngời quản trị, yếu tố định hoạt động văn phòng xu hớng phát triển để nâng cao chất lợng hiệu công tác văn phòng phục vụ cho công đại hoá Văn phòng doanh nghiệp cần có đội ngũ nhân viên có lực, có phẩm chất đạo đức thành thạo nghiệp vụ chuyên môn, có nh đáp ứng đợc nhu cầu thời kỳ Cùng với phát triển khoa học công nghệ trình độ học vấn CBCNV ngày cao Bên cạnh đó, nhà quản trị cần phải có sách bồi dỡng nghiệp vụ, trang bị kiến thức Văn phòng cách tổng quát để họ thực tốt nhiệm vụ văn phòng Vậy tổ chức quản lý nhân công việc cần thiết nhà quản trị, yếu tố định hoạt động Văn phòng Trong xu hớng phát triển mới, để nâng cao chất lợng hiệu công tác văn phòng, Văn phòng doanh nghiệp cần đội ngũ nhân viên có lực, phẩm chất đạo đức tốt * Nghiệp vụ hành chính: Nghiệp vụ hành văn phòng theo hớng đại hoá tập hợp phơng cách, quy định, thao tác cụ thể mà ngời lÃnh đạo vận dụng cách sáng tạo, có hiệu cao Trớc đây, số nghiệp vụ hành đợc làm thủ công nh ghi chép sổ sách, tính toán văn viết tay, công tác thông tin đợc vận dụng cách máy móc, hệ thống dẫn đến sai lệch gây chậm trễ làm giảm hiệu lao động Ngày trang thiết bị đà hỗ trợ nhiều cho nghiệp vụ hành mà chất lợng công việc ngày cao Cải tiến nghiệp vụ hành có nghĩa cải tiến tổ chức hoạt động Văn phòng kết hợp trang thiết bị xây dựng cấu hoạt động văn phòng kết hợp với trang thiết bị xây dựng cấu hoạt động gọn nhẹ, kết hợp với xu phát triển nên tập trung nghiệp vụ hành Có hai hình thức tập trung: +Tập trung theo địa bàn: Hoạt động hành đợc tập trung điểm Kiểu tập trung có u điểm dễ huy động nhân sự, dễ quản lý, kiểm tra, dễ sử dụng trang thiết bị Tuy nhiên, có Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 10 Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) Về cấu quản lý Cơ cấu tổ chức củaTC.TY cha đáp ứng đợc nhu cầu khối lợng công việc cần giải quyết,nguyên nhân chủ yếu văn phòng nhận nhiều công việc mà số lợng nhân văn phòng lại ít, đợc định biên 22 ngời Diện tích văn phòng nhỏ nên phòng bị thu hẹp Có chồng chéo thực chức nhiệm vụ phòng ban chức văn phòng: + Bộ phận thi đua khen thởng, báo chí tuyên truyền thuộc chức nhiệm vụ tổ chức cán lại giao cho Đảng uỷ tổng công ty thực + Công tác tổng hợp báo cáo tháng, hàng năm chức nhiệm vụ văn phòng đợc bố trí cho phòng Kinh tế - kế hoạch + Trong công tác văn th - lu trữ, giấy tờ, công văn đến đợc chuyển đến cho Tổng giám đốc xét duyệt mà lẽ phải qua Chánh văn phòng xem xét trớc chuyển đến Tổng giám ®èc Nh vËy sÏ gióp cho Tỉng gi¸m ®èc ®ì phần giải công việc vụ, tránh lÃng phí thời gian cho Tổng giám đốc Hơn nữa, nhiều Tổng giám đốc vắng, công văn giấy tờ đến nhiều mà phải chờ Tổng giám đốc xét duyệt, điều dẫn đến hậu quả: ách tắc trình giải công vụ, không đa định đợc nhanh chóng, kịp thời, hợp lý ®iỊu kiƯn kinh tÕ - x· héi hiƯn Về nhân Lực lợng cán công nhân viên Tổng công ty thiếu cán động chuyên môn quản lý giỏi, thiếu đội ngũ nhân viên lành nghề có trình độ để đáp ứng với chế Đối với nhân viên văn phòng: Số nhân viên so với khối lợng công việc, thờng nhân viên phải kiêm nhiệm công việc khác không thuộc chức nghiệp vụ chuyên môn họ Bên cạnh trình độ chuyên môn thấp, thao tác nghiệp vụ nhạy bén Trong công việc ngày đòi hỏi sáng tạo động Về trang thiết bị Cơ chế đòi hỏi có cạnh trang gay gắt xu chung vai trò văn phòng ngày đợc khẳng định Trong yếu tố trang thiết bị có tính chất định đứng vững doanh nghiệp kinh tế.TC.TY đà đà nắm bắt đợc nhu cầu song cha mạnh dạn Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 45 Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) đầu t trang thiết bị phục vụ cho hoạt động kinh doanh,hệ thống trang thiết bị cha đại suất lao động bị hạn chế Môi trờng làm việc TC.TY cha tạo đợc môi trờng làm việc thuận tiện để thúc đẩy hăng say làm việc nhân viên Công tác thông tin tổng hợp Công tác thông tin tổng hợp đà có nhiều cố gắng song tồn vài nhợc điểm sau : - Trang thiết bị đại phục vụ cho công tác thông tin cha đợc đầu t đầy đủ nên việc khai thác xử lý thông tin bị hạn chế - Nguồn thông tin cha đảm bảo xác trung thực Nói tóm lại, TC.TY không ngừng phấn đấu vơn lên.Trong năm tới TC.TY phát huy u điểm vốn có, khắc phục nhợc điểm tồn để tiếp tục xây dựng phơng hớng mục tiêu phát triển theo kịp xu hớng phát triển nghành GTVT nói riêng đất nớc nói chung Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 46 Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 47 Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) chơng V MộT Số GIảI PHáP NHằM KHắC PHụC MặT TồN TạI Và CảI TIếN CÔNG TáC VĂN PHòNG TạI TổNG CÔNG TY XÂY DựNG CÔNG TRìNH GIAO THÔNG Cải tiến xây dựng văn phòng Tổng công ty theo hớng đại, có đủ lực trình độ nhằm theo kịp xu hớng phát triển sản xuất kinh doanh đất nớc.Tổng công ty cần có giải pháp cần khắc phục nhợc điểm cần tồn tại, tiếp tục phát huy khả tiềm tàng để xây dựng Tổng công ty đủ sức cạnh tranh, ph¸t triĨn nỊn kinh tÕ Cïng víi sù phát triển mạnh mẽ khoa học công nghệ đặc biệt với thành tựu tin học, máy tính điện tử, kỹ thuật viễn thông mở rộng quan hệ kinh tế doanh nghiệp lớn, mô hình văn phòng đại đợc đổi áp dụng phổ biến Điểm yếu văn phòng nớc ta hoạt động văn phòng mang tính thụ động, bị động cao Chức phục vụ hậu cần công việc giấy tờ, vụ lấn át, chức thụ động xử lý thông tin Do yêu cầu xây dựng để đổi văn phòng theo hớng đại cấp bách Hiện đại hoá văn phòng không tốn lắm, điều kiện để trạng bị sở vật chất không khó lắm, quan trọng phải đào tạo ngời thích ứng với trang thiết bị đại đó, với phong cách làm việc mới, đại Trớc hết phải đại tri thức ngời làm việc văn phòng sau đại hoá trang thiết bị Vậy việc tổ chức hoạt động máy quản lý văn phòng Tổng công ty XDCTGT qua tìm hiểu phân tích mặt mạnh hạn chế Do nhận thức vai trò văn phòng cha rộng rÃi nên việc đầu t trang thiết bị vào Qua tìm hiểu nghiên cứu thực tế Tôi xin mạnh dạn đề xuất số giải pháp nhằm khắc phục mặt tồn văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông Đổi cấu tổ chức quản lý Văn phòng với vai trò máy điều hành tổng hợp khâu then chốt tạo động doanh nghiệp thời đại ngày Do đó, văn phòng thiết phải đợc đổi Đổi phải khoa học, có hệ thống Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 48 Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) thống cấu tổ chức máy quản lý, phải đại hoá máy điều hành, đa tiến kỹ thuật khoa học vào văn phòng Vậy cấu tổ chức máy quản lý hình thức phân công lao động lĩnh vực quản lý Một mặt phản ánh cấu sản xuất, mặt khác lại tác động tích cực trở lại phát triển sản xuất Muốn đổi tổ chức máy quản lý phải đảm bảo nguyên tắc +Tính tối u: Giữa khâu, cấp quản lý phải đợc tổ chức mối liên hệ hợp lý để đảm bảo cấp quản lý, mang tính động sâu vào phục vụ cho hoạt động công tác +Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức máy quản lý phải thích ứng linh hoạt với tình ngoµi hƯ thèng +TÝnh kinh tÕ: Gän nhĐ, sư dơng kinh phí mang lại hiệu cao Muốn xây dựng đợc máy quản lý cđa doanh nghiƯp gän nhĐ, cã hiƯu lùc, kh¾c phơc bệnh quan liêu, thiếu kỷ cơng, thiếu khoa học, tham nhũng Chúng ta lòng với cách làm thủ công nh Nên thay đổi cấu tổ chức máy quản lý gọn nhẹ hiệu kinh tế vấn đề phức tạp cha giải đợc thời gian ngắn Trong thời gian tới phải bớc giới hoá tác nghiệp nh sau: +Tác nghiệp văn th: Sử dụng máy bóc phong bì thay tay bán tự động, máy đăng ký công văn, máy đánh số, máy in địa chỉ, máy đóng tem, máy phân loại công văn +Tác nghiệp in: Sử dụng máy đánh chữ, máy đánh chữ tự động, máy photocopy, máy chụp điện +Chuyển giao văn bản: Sử dụng hệ thống băng chuyền nén, băng chuyền tự động, Telex, fax Tổng công ty XDCTGT tổng công ty Bộ giao thông quản lý, tổng công ty chịu trách nhiệm chung quản lý điều hành đơn vị thành viên Do công việc ngời chánh văn phòng nhiều khó khăn bộn bề, nên bố trí th ký giúp việc cho chánh văn phòng thực công việc thu thập, ghi chép thông tin, tài liệu số công việc khác cần thiết Những biện pháp nhằm nâng cao hiệu sử dụng lao động văn phòng Tổng công ty XDCTGT Lao động vốn quý nhất, yếu tố động linh hoạt sản xuất, thực tốt quản lý lao động sản xuất đến thành công Muốn Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 49 Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) phải có biện pháp quản lý ngời văn phòng Nhân viên làm việc văn phòng phải ngời có lực chuyên môn, có trình độ đào tạo bản, có kiến thức mặt kinh tế xà hội Bên cạnh họ phải ngời có phẩm chất tốt, có nhiệt tình say mê với công việc Một biện pháp chủ yếu kích thích tinh thần làm việc, không ngừng đào tạo, bồi dỡng kiến thức chuyên môn cho nhân viên Tinh thần làm việc nhân viên có ảnh hởng lớn đến hiệu công tác Vì cần quan tâm đầy đủ đến quyền lợi ích họ Con ngời văn phòng tổng công ty yếu tố cần thiết cho hoạt động Nhân tố môi trờng gắn với môi trờng xung quanh, cụ thể ngời làm việc liên tục Do phải đảm bảo trật tự theo nguyên tắc tôn trọng lẫn Công việc văn phòng tởng nh đơn giản nhng phức tạp, nên công tác quản lý phải hợp lý để có phơng pháp xử dụng lao động đợc tốt Trong công đổi mới, việc xếp lại lao động, hầu hết tất quan doanh nghiệp có tình trạng thừa, thiếu lao động Thiếu thiếu lao động có đủ trình độ chuyên môn nghiệp vụ,có lực, có tính sáng tạo, thừa lao động trình độ thấp, thiếu động Chính đòi hỏi đơn vị phải giải thừa thiếu để nâng hiệu sử dụng lao động a Sắp xếp bố trí cán nhân viên văn phòng hợp lý: Để tiến hành công việc có hiệu cần phải: - Đánh giá lại lao động mặt lao động nh: trình độ chuyên môn, lực, tuổi đời - Tổ chức phân tích, đánh giá công việc mức độ phức tạp số lợng - Xem xét thực tế công việc mà cá nhân, phận đà phù hợp hay cha, cha phù hợp tổ chức cho họ học tập để đảm bảo trình độ mà công việc yêu cầuhoặc bố trí công việc khác phù hợp Do vậy, để biết xác lực làm việc ngời giao công việc cho ngời, phù hợp với lực Từ đó, tạo điều kiện cho cán nhân viên văn phòng say mê với công việc họ phấn khởi làm việc Chú ý giúp đỡ họ thờng xuyên nâng cao mặt chuyên môn khoa học kỹ thuật trình làm việc họ Tạo điều kiện thuận lợi, tăng cờng sở vật chất kỹ thuật đại, ý cải tiến công tác Nếu bố trí nhân cho linh hoạt để không tạo khoảng trống Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 50 Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) trình làm việc đảm bảo phát triển quy mô nh điều kiện cần thiết bố trí trình hoạt động văn phòng phải có tính liên tục, cø vµo bè trÝ ngêi Giao viƯc râ rµng cho nhân viên để gắn trách nhiệm với công việc Vậy việc bố trí nhân phải vào chức năng, nhiệm vụ phận để bố trí nhân viên cho thích hợp b Quản lý lao động văn phòng: Cán lÃnh đạo phận thực nhiệm vụ quản lý cán công nhân viên chặt chẽ Thông qua việc kiểm tra đôn đốc nhân viên trình công tác, áp dụng nghiêm túc, thờng xuyên hình thức khen thởng họ hoàn thành nhiệm vụ, nhằm khuyến khích nhân viên phát huy lực cho phát triển đơn vị Đồng thời sử dụng hình thức cảnh cáo, kỷ luật họ vi phạm nội quy, quy chế chung riêng, đảm bảo tính nghiêm minh văn phòng Bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy định lề lối làm việc quan, đạo việc thực nội quy, quy định cách có nghiêm túc đồng c Công tác đào tạo tuyển dụng lao động văn phòng: Về công tác đào tạo nâng cao chuyên môn nghiệp vụ sở phân loại lao động theo trình độ, tuổi đời đồng thời xem xét điều kiện gia đình, thân thời gian để công tác đơn vị, từ xây dựng quy định kế hoạch đào tạo cán cho phù hợp Hiện hầu hết phận văn phòng đợc trang bị máy điện thoại, cần trang bị thêm máy vi tính, vấn đề đòi hỏi nhiều thông tin cần thiết kịp thời quan cần phải có sách khuyến khích họ học thêm để nâng cao trình độ tin học văn phòng Học tập nâng cao kỹ tác nghiệp văn phòng nhiều hình thức Về công tác tuyển dụng: Công tác có ảnh hởng lớn ®Õn chÊt lỵng lao ®éng ®Ĩ cã ®ỵc mét ®éi ngũ cán công nhân viên có đủ lực trình độ việc tuyển dụng lao động văn phòng cần đợc quan tâm mức Cụ thể: phải xây dựng tiêu chuẩn tuyển chọn Phải đảm bảo việc thực nội quy, quy định Nhà nớc công tác tổ chức thi tuyển, hợp đồng thử việc lao động đợc tuyển dụng Phải có ý thức tốt việc chấp hành quy định riêng quan, đơn vị Có đủ trình độ chuyên môn, phẩm chất đạo đức tốt nh Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 51 Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) phẩm chất trị Đổi chế hoạt động hành văn phòng - Chuyển dần chế độ cũ sang chế độ làm việc trực tiếp, thực chế độ thủ trởng, giảm cấp phó (tránh nhiều cấp trung gian) để đảm bảo công việc điều có ngời phụ trách - Xuất phát từ chế quản lý nhà nớc chức nhiệm vụ quan mà xây dựng hệ thống quy chế, nội quy đáp ứng yêu cầu giai đoạn mơí - Cải tiến quy trình soạn thảo văn bản, thực nguyên tắc pháp chế ban hành văn quản lý văn nhà nớc -Khoa học hoá tiêu chuẩn hoá mẫu giấy tờ, hành chính, thủ tục hành nhằm vừa đảm bảo tính pháp chế văn bản, vừa dễ dàng thuận tiện cho việc thi hành quan, đơn giản hoá công việc công văn giấy tờ, cải tiến thủ tục hành chính, tác nghiệp hoạt động văn phòng -Nghiên cứu,từng bớc áp dụng chế độ khoán chi hành -Thực quy chế dân chủ doanh nghiệp nhà nớc ban hành Đổi cấu kinh tế Nh đà đánh giá trên, Tổng công ty số tồn cấu quản lý Hiện hoạt động phòng nghiệp vụ tham mu cho Tổng giám đốc chồng chéo.Để phù hợp với thực tế Tổng công ty xây dựng công trình giao thông nên đổi tên thay đổi chức phòng nh sau : -Phòng kế hoạch tiếp thị đổi tên thành phòng khoa học dự án -Phòng dự án công nghệ đổi thành phòng kỹ thuật công nghệ -Phòng vật t thiết bị đổi tên thành phòng thiết bị Bên cạnh đó, thông qua phòng, ban chức thờng xuyên đôn đốc, kiểm tra để cân đối điều chỉnh, phân tích công việc, lập kế hoạch sản xuất nhằm đánh giá khả triển vọng phát triển năm tới Đổi tổ chức nhân Một số cán công nhân viên Tổng công ty bị ¶nh hëng cđa lỊ lèi lµm viƯc cị Hä thùc mệnh lệnh, thị thực công việc cách thụ động Khi chuyển sang chế mới, họ không tránh khỏi lúng túng, làm việc hiệu khối lợng công việc ngày nhiều đòi hỏi có sáng tạo, động Vì Tổng công ty cần có giải pháp Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 52 Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) cần khắc phục nh tổ chức thi tuyển, kiểm tra nghiệp vụ chuyên môn nhân viên để xếp lại vị trí cho phù hợp với lực nhiệm vụ ngời Thờng xuyên tạo điều kiện cho nhân viên có lực phát huy sáng tạo họ Cần tuyển dụng thêm nhân viên có trình độ học vấn chuyên môn cao, có tinh thần trách nhiệm với công việc nhằm thay ngời đến tuổi nghỉ hu, nghỉ chế độ không đủ trình độ, lực để đảm nhận công việc đợc giao Tạo môi trờng làm việc thuận tiện, thoải mái cho cán công nhân viên Thờng xuyên chăm lo đến đời sống, điều kiện vật chất tinh thần cho họ Bên cạnh thờng xuyên thăm hỏi gia đình sách, gia đình khó khăn thể quan tâm nhà nớc họ Đầu t trang thiết bị Trang thiết bị công cụ đắc lực hỗ trợ cho văn phòng Hiện doanh nghiệp muốn đứng vững thị trờng việc đầu t mua sắm trang thiết bị cần thiết Với khả kinh tế nh nay, Tổng công ty nên trang bị thêm máy vi tính, lắp đặt hệ thống máy văn phòng, thiết bị văn phòng(điều hoà, điện thoại, bình nớc điện, hoà mạng máy tính nội ) đảm bảo cho phòng máy để hỗ trợ thêm cho công việc Nói chung khả mình, Tổng công ty nên cân đối lại để có đầu t đắn trang bị nhằm đáp ứng đủ nhu cầu công việc không bị lÃng phí mà đạt mục tiêu đề Quan tâm tới vấn đề môi trờng làm việc Tổng công ty nên tổ chức bố trí phòng ban hợp lý khoa học, sử dụng tốt đa khoảng trống, xây dựng vách ngăn bàn làm việc nhân viên Cách xếp vừa linh hoạt vừa tiết kiệm diện tích chi phí,lại vừa thuận tiện công việc trao đổi nhân viên với nhau, nh giảm đợc thời gian di chuyển tạo không khí làm việc nh mối quan hệ gần gũi Bên cạnh đó, cần ý đến yếu tố làm ảnh hởng tới ngời nh nhiệt độ, không khí, ánh sáng, tiếng ồn, tiện nghi sinh hoạt để tạo cảm giác thoải mái làm việc Cải tiến công tác thông tin tổng hợp Công tác thông tin tổng hợp đóng vai trò quan trọng, trình quản lý công tác tồn vài nhợc điểm Để khắc phục tình trạng Tổng công ty cần xây dựng quy chế chế độ báo cáo thông tin Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 53 Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) Tổng công ty tăng cờng sở vật chất, kỹ thuật, đầu t trang thiết bị nh máy vi tính, điện thoại di động để thông tin đợc truyền cách nhanh thuận lợi nhất, từ phận kịp thời xử lý Nh để đảm bảo thực tốt nhiệm vụ văn phòng, để nâng cao chất lợng suất lao động,tăng lợi nhuận nâng cao mức sống cho thành viên,Tổng công ty cần có giải pháp đắn, khắc phục để bất,tồn tại, củng cố, cải tiến công tác tổ chức văn phòng kịp xu hớng phát triển chung nh tự kiểm định đứng vững kinh tế sôi động Để khắc phục nhợc điểm tồn văn phòng Tổng công ty XDCTGT 8, xin mạnh dạn đa ý kiến mong góp phần vào việc cải tiến công tác văn phòng Tổng công ty XDCTGT theo hớng đại hoá kết luận Trong công xây dựng đất nớc nay, Nhà nớc ta chủ chơng đổi mặt kinh tế - văn hoá - xà hội -hành Đây chủ chơng đắn đợc hình thành từ phân tích khách quan toàn diện tình hình kinh tế văn hoá - xà héi – hµnh chÝnh cđa níc ta cịng nh cđa nớc khác giới Xuất phát từ yêu cầu đổi Nhà nớc tình hình kinh tế xà hội nay, tổ chức, quan phải mạnh mặt tạo đợc sù chun biÕt tÝch cùc nh»m thùc hiƯn nhiƯm vơ quan góp phần thúc đẩy cho kinh tế phát triển Tổng công ty xây dựng công trình giao thông Tổng công ty mạnh ngành giao thông vận tải, năm gần đây, Tổng công ty hoạt động có nhiều đổi mới, ngày phát huy mạnh mẽ vai trò hoàn thành tốt chức nhiệm vụ đợc giao lÜnh vùc s¶n xt kinh doanh cđa doanh nghiƯp Tổng công ty đà mạnh dạn cải tiến hoạt động chuyên môn nghiệp vụ mặt quản lý hµnh chÝnh, tríc hÕt lµ vỊ tỉ chøc bé máy phơng pháp quản lí Văn phòng tổng công ty phận thờng trực, có chức tổng hợp, tham mu, hậu cần giúp tổng công ty việc lÃnh đạo, đề xuất ý kiến, đảm bảo cho trình làm việc tổng công ty đợc xuyên suốt thống Với vị trí quan trọng nh vậy, văn phòng đà củng cố, tăng cờng xếp cấu tổ chức nhân giúp cho hoạt động tổng công ty ngày hiệu Tuy nhiên để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ giai đoạn đổi Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 54 Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) nay, việc nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động văn phòng tổng công ty cần có đổi mới, hoàn thiện cao Tôi xin trân trọng cảm ơn quan tâm giúp đỡ TS Võ Văn Tuyển cán Tổng công ty xây dựng công trình giao thông đà giúp đỡ hoàn thành Luận văn Những chữ ký hiệu viết tắt đợc dùng Trong báo cáo chuyên đề Tặ CHỉC.TY: CBCNV: KHCN: XHCN: Cơ QUAN QUảN Lí NHà NC: SXKD: DN: KHKT: HĐBT: CTXDCTGT8: HĐQT: Tổng công ty Cán công nhân viên Khoa học công nghệ Xà hội chủ nghĩa Cơ quan Sản xuất kinh doanh Doanh nghiƯp Khoa häc kü tht Héi ®ång Bộ trởng Công ty xây dựng công trình giao thông Hội đồng quản trị Tài liệu tham khảo Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 55 Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) Phạm Hng Văn phòng đại nghiệp vụ hành văn phòng 1996 NXB Thành phố Hồ Chí Minh Nguyễn Hữu Thân Quản trị hành văn phòng 1998 NXB Thống kê Nguyễn Hữu Tri Võ Văn Tuyển Những vấn đề Văn học NXB Thống Kê - Hµ néi 1999 Häc viƯn hµnh chÝnh qc gia Giáo trình quản lý hành Nhà nớc Tập 2- in lần thứ Hà nội 1999 Những văn pháp luật dân chủ quy định đảm bảo thực NXB Lao Động 1999 Nghiệp vụ văn phòng Trờng Đại học dân lập Phơng Đông Hà nội 2000 Báo cáo tổng kết năm 1998 TCTXDCTGT8 Báo cáo tổng kết năm 1999 TCTXDCTGT8 Báo cáo tổng kết năm 2000 TCTXDCTGT8 10 Chức nhiệm vụ TCTXDCTGT8 11 Quy chế điều lệ TCTXDCTGT8 Lời cảm ơn ****** Qua luận văn tốt nghiệp cho phép đợc bày tỏ lời cảm ơn sâu xắc tới toàn thể thầy cô Khoa Quản trị kinh doanh Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 56 Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) Ngành Quản trị văn phòng, đặc biệt TS Võ Văn Tuyển tập thể cán công nhân viên Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông Lời cam đoan ****** Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu riêng Số liệu tài liệu nêu luận văn trung thực, kết nghiên cứu thực theo hớng dẫn TS Võ Văn Tuyển giúp đỡ nhiệt tình cán công nhân viên Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 57 Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414) Mục lục LI MU CHƯƠNG I Những vấn đề công tác tổ chức văn phòng doanh nghiệp .4 chơng Ii 15 Khái quát chung đời hoạt động tổng công ty xây dựng công trình giao th«ng 15 ch¬ng III 22 Tỉ chøc hoạt động văn phòngtổng công ty xây dựng công trình giao thông 22 chơng IV 43 Nhận xét chung 43 chơng V 48 MộT Số GIảI PHáP NHằM KHắC PHụC MặT TồN TạI Và CảI TIếN CÔNG TáC VĂN PHòNG TạI TổNG CÔNG TY XÂY DựNG CÔNG TRìNH GIAO THÔNG 48 kÕt luËn 54 Khoa Qu¶n trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 58