Tổ chức và hoạt động của văn phòng tổng công ty công trình giao thông 8.doc

Tổ chức và hoạt động của văn phòng tổng công ty công trình giao thông 8.doc

Lời mở đầu Đất nớc ta chuyển sang thời kỳ phát triển mới-Thời kỳ công nghiệp hoá đại hoá Các quan doanh nghiệp hoạt động kinh tế thị trờng với quản lý cuả Nhà nớc cần tiến hành đổi nâng cao mặt nhằm đáp ứng yêu cầu công tác Đây việc làm cấp thiết,liên quan đến nhiều việc cần giải cụ thể nh cách tổ chức máy, vấn đề nhân sự, nâng cao nghiệp vụ, trang thiết bị, phơng tiện làm việc Văn phòng quan có chức vị trí đặc biệt quan quan thời đại ngày Hoạt động văn phòng góp phần không nhỏ vào hoạt động quan Nhận thức đợc tầm quan trọng văn phòng nghiệp phát triển đất nớc, đà có dịp tiếp cận tìm hiểu thực tế Báo cáo tổng hợp em phần mở đầu phần kết luận gồm phần chính: Phần I: Khái quát chung đời hoạt động Tổng công ty xây dựng công trình giao thông Phần II: Tổ chức hoạt động văn phòng tổng công ty công trình giao thông Phần III: Nhận xét chung Phần I Khái quát chung đời hoạt động tổng công ty xây dựng công trình giao thông i Quá trình đời tổng công ty: I.1 Sự thành lập tổng công ty: Tổng công ty XDCTGT8 hình thành đợc thành lập từ năm 1965 đến : Bằng định số:597/QDTC ngày 23/6/1965 Bộ Giao thông vận tải đà thức thành lập ban xây dựng 64 trực thuộc Bộ Giao thông vận tải Bằng định số: 1916/QĐ/TCCB ngày 30/11/1982 Giao thông vận tải đà chuyển ban xây dựng 64 thành: Liên hiệp xí nghiệp xây dựng giao thông Bằng định số: 813/TCCB-LĐ ngày 28/4/1989 Giao thông vận tải việc đổi tên Liên hiệp xí nghiệp xây dựng giao thông thành Liên hiệp xí nghiệp xây dựng công trình thuộc GTVT Bằng định số: 4897/QĐ-TCCB_LĐ ngày 27/11/1995 Giao thông vận tải thành lập lại là: Tổng công ty xây dựng công trình giao thông tên giao dịch quốc tế là: civil gineering construction corporation8,viết tắt là: cienco8 I.2 Chức nhiệm vụ đơn vị theo định thành lập: Theo định thành lập, Tổng công ty xây dựng công trình giao thông doanh nghiệp Nhà nớc chịu quản lý Nhà nớc Giao thông vận tải quan Nhà nớc khác theo quy định pháp luật đợc quan hệ với quan nhà nớc trung ơng và địa phơng để thực nhiệm vụ kinh doanh lĩnh vực Tổng công ty xây dựng công trình giao thông có nhiệm vụ chủ yếu sau - Xây dựng công trình giao thông nớc - Xây dựng công trình công nghiệp, dân dụng - Sản xuất vật liệu xây dựng đồ mộc, cấu kiện bê tông đúc sẵn - Sửa chữa phơng tiện thiết bị thi công - Xuất nhập trực tiếp kinh doanh vật t thiết bị giao thông vận tải, thiết bi công nghệ tin học - T vấn đầu t xây dựng công trình giao thông - Kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn,dịch vụ du lịch, văn phòng làm việc - Kinh doanh tièn tệ - Xây dựng công trình khác (gồm:thuỷ lợi, quốc phòng điện ) - Dịch vụ đào tạo kỹ thuật nghiệp vụ :khám chữa bệnh điều dỡng I.3 Cơ cấu tổ chức máy hoạt động Tổng công ty: Tổ chức hội đồng quản trị Tổng giám đốc phó tổng giám đốc Các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ giúp việc giám đốc Các đơn vị thành viên tổng công ty - Hội đồng quản trị là: quan quản lý doanh nghiệp có quyền hạn cao chịu trách nhiệm hoạt động Doanh nghiệp - Chủ tịch thành viên khác hội đồng quản trị bé trëng bé GTVT bỉ nhiƯm,sau thèng nhÊt ý kiÕn cđa bé trëng – Trëng ban tỉ chøc c¸n phủ - Tổng giám đốc: điều hành hoạt động kinh doanh Tổng công ty theo chế độ thủ trởng, đậi diện pháp nhân tổng công ty quan hệ kinh doanh chịu trách nhiệm trớc pháp luật, trớc hội đồng quản trị hoạt động Tổng công ty.Tổng giám đốc trởng GTVT bổ nhiệm theo đề nghị héi ®ång bé trëng, sau thèng nhÊt ý kiÕn víi bé trëng Trëng ban tỉ chøc c¸n bé chÝnh phủ - Phó tổng giám đốc, kế toán trởng trởng giao thông vận tải bổ nhiệm theo đề nghị hôi đồng trị, sở ®Ị xt cđa Tỉng gi¸m ®èc - Tỉ chøc doanh nghiệp Tổng công ty theo hình thức : Quốc doanh - Doanh nghiệp có trách nhiệm làm đầy đủ thủ tục đăng ký kinh doanhvà hoạt động theo pháp luật sơ đồ máy tổ chức quản lí hoạt động tổng công ty xây dựng công trình giao thông (Xem trang sau) hội đồng quản trị tổng giám đốc phó tổng giám đốc Phòng Tài kế toán Phòng Kế hoạch tiếp thị Phòng Tổ chức lao động Phòng Vật tư thiết bị Phòng Dự án công nghệ Công ty XDCTGT 810 C«ng ty XDCTGT 874 C«ng ty XDCTGT 873 C«ng ty XDCTGT 829 C«ng ty XDCTGT 875 C«ng ty XDCTGT 838 Công ty XDCTGT 842 Công ty XDGT Việt-Lào Công ty xây dựng miền tây Công ty tư vấn XDGT Công ty XD cầu 75 Công ty vật tư xây công trình Công ty XDCTGT 872 Công ty XDCTGT 889 C«ng ty XDCTGT 892 C«ng ty XDCTGT 820 Trung tâm QHQT đầu tư Công ty VCKDL TAXI Trung tâm ĐTKTNV Trung tâm y tế giao thông Chi nhánh miền tây Chi nhánh phía Nam Chi nhánh Lào Chi nhánh Tây Bắc Các ban điều hành dự án Văn phòng Các đơn vị thành viên: STT Tên đơn vị Chức nhiêm vụ Hạng Trụ sở DN I đơn vị hạch toán độc Công ty XDCTGT 810 XD đờng công Hạng Hà nội trình khác nh: XD công trình dân dụng, điện, thuỷ lợi, quốc phòng, sân bay, c¶ng biĨn nt nt nt nt nt nt nt nt nt nt nt nt nt Xây dựng cầu, đờng bé T vÊn KSTK vµ XDCT 10 11 12 13 14 15 16 II C«ng ty XDCTGT 874 C«ng ty XDCTGT 873 C«ng ty XDCTGT 829 C«ng ty XDCTGT 872 C«ng ty XDCTGT 838 C«ng ty XDCTGT 842 C«ng ty XDCTGT 875 C«ng ty XDCTGT 892 C«ng ty XDCTGT 889 C«ng ty XDCTGT 820 Công ty XD Miền Tây Công ty XDCTGT Việt-Lào Công ty vật t XDCT Công ty xây dựng cầu 75 Công ty t vấn XDCTGT Đơn vị hạch toán phụ thuộc Công ty vận chuyển khách du Hạng Hạng Hạng Hạng H¹ng H¹ng H¹ng H¹ng H¹ng H¹ng H¹ng H¹ng H¹ng H¹ng Hạng Nghệ An Hà nội Hà nội Hà nội Thanh Hoá Hà nội Hà nội Hà nội Hà nội Nam Hµ Hµ néi Hµ néi Hµ néi NghƯ An Hà nội Kinh doanh vận chuyển Hà nội lịch taxi khách du lịch taxi Trung tâm quan hệ quốc tế kinh doanh thơng mại t vấn Hà nội đầu t đầu t XDCT Trung tâm y tế GT điều dỡng, khám chữa bệnh Trung tam đào tạo kĩ thuật Đào tạo kĩ thuật nghiệp vụ Thanh Hoá Hà nội III IV nghiệp vụ Chi nhánh Tại TP Hồ Chí Minh Tại Miền Trung Tại Vieng chăn (Lào) Tại Sơn La (Tây Bắc) Liên doanh Tổng công ty xây dựng công Xây dựng công trình Hà nội trình GT8 Công ty liên doanh Hữu Nghị Sản xuất vật liệu XDCT Hải Dơng thực nghiệm XDCT tiÕp thÞ, XDCT nt nt nt nt Ii bố trí lao động tổng công ty xây dựng giao thông 8: II.1 Cơ cấu nhân sự: Lao động có tổng công ty đến ngày 31/12/2000 là:7548 ngời Trong đó: Lao động dài hạn :4598 ngời - Hợp động ngắn hạn :2958 ngời Chất lợng lao động dài hạn: - Trình độ đại học, cao đẳng chiếm :20,83% - Trình độ trung học chiếm :11,68% - Công nhân kỹ thuật chiếm :44,5% Lao động phổ thông lao động khác chiếm:22.99% Nh lao động trí tuệ lao động kỹ thuật Tổng công ty chiếm:77,01% - Đây nguồn nhân lực vô quý giá đợc phân bổ tơng đối đồng hợp lý từ quan văn phòng Tổng công ty đến công ty thành viên trực tiếp đến tổ đôi sản xuất kinh doanh tạo sức mạnh tổng hợp II.2 Sắp xếp bố trí lao động: ã Ưu điểm bật công tác lao động năm qua đà quan tâm đến lực lợng cán khoa học kỹ thuật đợc đào tạo quy qua trờng đâi học chuyên ngành - Việc thực đào tạo đầo tao lại đợc quan tâm sâu sắc đạt đợc kết to lớn,đà tổ chức đợc nhiều khoá đào tạo chức tai trờng Đại học GTVTvới số học viên đáp ứng đợc yeeu cầu nhiệm vụ trớc mắt lâu dài tổng công ty - Việc bố trí xếp lao động hợp lý: Bố trí cán có công hiến lâu năm, có nhiều kinh nghiệm nhiệt tình công tác, bố trí cán có trìng độ lực phù hợp đáp ứng đợc yêu cầu nhiệm vụ giao phó, kết hợp chặt chẽ lực lợng cán đợc đào tạo đầu đủ có nhiều kinh nghiệm thực tiễn để cao hiệu cán ã Bên cạnh u điểm công tác cán tổng công ty có mặt yếu điểm là: Nhìn chung số cán có trình độ trung, cao cấp nhiều nhng cha đáp ứng đợc yêu cầu Hiện tổng công ty thiếu chuyên gia đầu ngành giỏi lĩnh vực quản lý kinh tế, giỏi chuyên môm kỹ thuật nghiệp vụ iii Hoạt động cuả tổng công ty: III.1 Các lĩnh vực hoạt động đơn vị: - Công nghiệp dân dụng - T vấn đầu t xây dựng công trình giao thông đầu t phát triển sản xuất - Xây dựng công trình giao thông - Sản xuất vật liệu xây dựng, đồ mộc, cấu kiện bê tông - Xuất nhập kinh doanh đầu t thiết bị GTVT, tin học - Kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn, phòng làm việc - Xây dựng công trình thuỷ lợi, quốc phòng, điện - Kinh doanh vận chuyển khách du lịch taxi - Xuất nhập máy móc thiết bị chuyên dùng lao động III.2 Kết hoạt động Tổng công ty: Thực nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Tổng công ty Theo số liệu tổng hợp báo cáo công ty thành viên thí kết thực nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Tổng công ty đạt đợc là: Năm Giá trị tổng sản lợng (Đơn vị tính:tỷ ®ång) KÕ ho¹ch Thùc hiƯn TH/KH (%) 1999 850 1001,412 117,813% 2000 1100 1234,983 112,271% Nhìn chung sản lợng hai năm gần Tổng công ty hoàn thành vợt mức kế hoạch Nhà nớc giao theo kế hoạch năm 1999 là: 850 tỷ đồng, đạt 1001,412 tỷ đồng, tăng17,81%và kế hoạch năm 2000là: 1100 tỷ đồng, đạt 1234,983 tỷ đồng, tăng12,271% Do giá trị sản lợng thực tế tổng công ty tăng lên dẫn đến xuất lao động tổng công ty tăng lên đồng thời thu nhập bình quân đầu ngời đợc nâng lên năm sau cao năm trớc - Năm 1999 thu nhập bình quân 1ngời/1tháng là:960.000đồng - Năm 2000 thu nhập bình quân 1ngời/1tháng là:1100.000 đồng Đây kết to lớn mà tổng công ty đà hoàn thành mục tiêu hàng năm, sản lợng hàng năm ngày tăng so với kế hoạch Tổng công ty đà thắng đợc nhiều thầu công trình mang tầm cỡ quốc tế công trình trọng điểm đất nớc Phần II Tổ chức hoạt động văn phòng tổng công ty xây dựng công trình giao thông Văn phòng phận hành học.Nó nghiên tổ chức hoạt động cđa mét bé phËn c«ng viƯc quan träng c«ng sở nhà nớc quan nhà nớc.Tổ chức tốt hoạt động văn phòng tạo đợc trình độ, lực công sở giải tốt quan hệ công sở công chức Văn phòng phận tổng hợp giúp thủ trởng, ban lÃnh đạo thực chức năng, nhiệm vụ điều hành công việc quan, tổ chức; trực tiếp thực nghiệp vụ hành quan, đơn vị I Thực trạng văn phòng tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8: I.1 Sơ đồ hoạt động Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8: Văn phòng tổng công ty đợc tổ chức gồm phận với 21 cán công nhân viên, trực tiếp lÃnh đạo Chánh văn phòng phó văn phòng giúp việc Tổ chức văn phòng tổng công ty xây dựng giao thông đợc khái quát theo sơ đồ sau: 10 Chánh văn phòng Phó văn phòng Tổng hợp Văn thư lư u trữ Thông tin liên lạc Quản trị Tổ bảo vệ thư ờng trực Tổ xe Tiếp khách Quay camera photocopy Tạp công I.2 Chức nhiệm vụ văn phòng tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8: Căn thông t số 04/1998/TB-BLĐTBXH ngày 04 tháng năm 1998 Bộ Lao động Thơng binh Xà hội hớng dẫn xây dựng tiêu chuẩn thi nâng ngạch viên chức chuyên môn nghiệp vụ doanh nghiệp nhà nớc kèm theo tiêu chuẩn viên chức chuyên môn nghiệp vụ dùng để xây dựng tiêu chuẩn chức danh viên chức Căn điều lệ tổ chức hoạt đọng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông theo định số 2667/QĐ-TCCB-LĐ ngày tháng 10 năm 1996 trởng Bộ Giao thông Vận tải hớng dẫn số 277VB/TCCB-LĐ ngày tháng năm 1999 Tổng công ty xây dựng công trình giao thông Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông xây dựng chức năng, nhiệm vụ, tiêu chuẩn viên chức định biên trình chủ tịch hội đồng quản trị Tổng giám đốc duyệt nh sau: 11 Chức năng: Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông có chức tham mu giúp việc cho hội đồng quản trị Tổng giám đốc quản lý, điều hành công việc mặt cụ thể sau: Tổng hợp tình hình chung đơn vị trực thuộc để báo cáo với lÃnh đạo Tổng công ty đạo quản lý, điều hành công việc Tổng công ty Tổ chức hội nghị Tổng công ty ngày lễ lớn Tổng công ty, ký kết hợp đồng nớc, tổ chức lễ khởi công, đọng thổ, khánh thành dự án, mời đón tiếp khách nớc nớc dự hội nghị ngày lễ Tổng công ty Giải công việc đối nội đối ngoại Tổng công ty Tổ chức quản lý hành từ Tổng công ty đến công ty đơn vị trực thuộc - Quản lý công văn giấy tờ đi, đến hồ sơ lu trữ tài liệu theo chức ngành dọc theo điều lệ văn th lu trữ nhà nớc pháp lệnh lu trữ quốc gia - Thừa lệnh Tổng giám đốc ký lục văn pháp quy nhà nớc có liên quan đến việc điều hành công việc Tổng công ty, giải cấp giấy tờ nối Tổ chức, quản lý mạng lới thông tin liên lạc toàn Tổng công ty Tổ chức đạo công tác y tế Tổng công ty, phòng bệnh chăm sóc sức khoẻ ban đầu cho CBCNV đạo theo ngành dọc tổ chức y tế Tham mu cho lÃnh đạo Tổng công ty thủ trởng quan để giải công tác quan nh sau: Tổ chức thờng trực bảo vệ quan giữ vững an toàn trật tự an ninh quan Đảm bảo cho quan làm việc đợc trì - Quản lý tổ chức bố trí xếp lái xe phục vụ tố công tác cho lÃnh đạo phòng công tác - Nghiên cứu bố trí xếp nơi làm việc quan 12 Nhiệm vụ: Nhiệm vụ văn phòng tổng công ty gồm: Theo dõi tổng hợp hoạt động sản xuất kinh doanh tổng công ty hàng tháng, hàng quý hàng năm.Vào ngày cuối tháng nhận báo cáo công ty, đơn vị trực thuộc lĩnh vùc : - Thùc hiƯn nhiƯm vơ s¶n xt kinh doanh - Tình hình hoạt động chung đơn vị - Những vớng mắc đề nghị với tổng công ty giúp đỡ,giải Đầu tháng trình vấn đề lên chủ tịch hội đồng quản trị Tang giám đốc giải Xây dựng lịch làm việc hàng tuần Chủ tịch HĐQT Tang giám đốc Thông báo mời dự hội nghị sơ tổng kết,các giao ban họp đột xuất lÃnh đạo tổng công ty.Tham gia nghi chép biên họp gioa ban HĐQT, Tổng giám đốc Thông báo kết luận vấn đè quan trọng HĐQT,của Tổng giám đốc để phận có liên quan thực - Các họp tập huấn chuyên đề phòng chức tổ chức phải đợc lÃnhđạo tổng công ty duyệt đồng ý văn phòng thông báo mời thành phần dự họp Lập dự toán thuê mớn hộ trờng,địa điểm để tổ chức cụôc hội nghị, ngày lễ lớn tổng công ty,và ký kết hợp đồng dự án,lễ khởi công độnthổ lễ khánh thành dự án Tiếp nhận công văn giấy tờ nơi gửi đến, theo tính chất loại công văn trình lÃnh đạo Tổng công ty tiếp nhận lại sau có ý kiến giải lÃnh đạo để phân phối cho phòng nghiệp vụ đảm bảo xác, kịp thời, nhanh chóng Theo dõi, đôn đốc giải công văn giấy tờ gửi đi, có biện pháp giúp lÃnh đạo Tổng công ty phòng nghiệp vụ giải tpốt công văn giấy tờ đảm bảo tính thơì gian với qui định,thủ tục nguyên tắc hành Phát có biện pháp uốn nắn kịp thời trờng hợp sai sót Tất công văn thủ trởng, phó thủ trởng quan ký phải đợc chánh, phó văn phòng xem 13 xét mặt thủ tục, thể thức trớc đa ký đa gửi (Điều 11 - Điều lệ công văn giấy tờ, công tác lu trữ) Nhận thảo công văn phòng nghiệp vụ lý duyệt cho đánh máy photocopy Chỉ giải cho đánh máy photocopy thảo có chữ ký mũi đồng chí lÃnh đạo phòng đà đợc lÃnh đạo Tổng công ty duyệt phê chuẩn Tiếp nhận công văn hồ sơ lu trữ đơn vị toàn Tổng công ty Hớng dẫn đạo đơn vị trực thuộc Tổng công ty mặt nghiệp vụ văn th lu trữ Quản lý tốt giấy giới thiệu, giấy đờng giấy tờ công văn khác thuộc phạm vi văn pháp qui nhà nớc - Quản lý sử dụng loại dấu Tổng công ty theo chế độ điều lệ văn th lu trữ nhị định 62 phủ 10 Sao lại văn pháp qui nhà nớc có liên quan đến Tổng công ty để hớng dẫn công ty đơn vị thực 11 Quản lý nhà nớc, tài sản quan bao gồm nhng trang thiết bị phục vụ làm việc sinh hoạt quan - Có kế hoạch sửa chữa nhà cửa, bàn ghế, tủ, máy điều hoà, máy vi tính, xe ô tô, nớc quan Trang bị mua sắm thay bàn ghế tủ đà h hỏng 12 Lập kế hoạch dự toán chi tiêu hàng năm cho quan bao gồm chi tiêu hội nghị, tiếp khách, mua sắm trang thiết bị cho quan sửa chữa lớn cho quan hàng năm, hàng quý đột xuất - Ký kết hợp đòng sửa chữa cải tạo nhà làm việc, ô tô con, thuê mớn hội trờng, địa điểm phục vụ cho hội nghị lễ lớn 13 Đảm bảo thông tin liên lạc kịp thời xác, bí mật Tổng công ty với đơn vị trực thuộc để giúp cho lÃnh đạo Tổng công ty đạo điều hành sản xuất kinh doanh đợc kịp thời, hớng dẫn mặt nghiệp vụ cho đơn vị trực thuộc quản lý, sử dụng mạng vô tuyến điện - Theo dõi quản lý Fax ®i, ®Õn cđa Tỉng c«ng ty 14 - Quan hƯ với quan:trung tâm tần số, tổng cục bu ®iƯn, Bé Néi vơ(A22) ®Ĩ in phÐp, gia h¹n giÊy phép quản lý thông tin liên lạc từ tổng công ty đến cácc công ty đơn vi trực thuộc 14 Có kế hoạch đạo công tác y tế Tổng công ty.Theobdõi thông báo kịp thời đợt dịch bệnh phát sing để đạo đơn vị phòng chống dịch bệnh, vệ sinh môi trờng,giải quýet tốt bệnh nghề nghiệp, bệnh xà hội.Theo dõi chăm sóc sức khoẻ cho cán công nhân viên quan 15 Làm tốt công tác thờng trực bảo vệ quan Quản lý theo dõi,phân loại khách đến làm việc với lÃnh đạo Tổng công ty phòng chức năng, quan đoàn thể Tổng công ty - Tuần tra kiểm soát để giữ vững an ninh, trật tự an toàn xà hội phòng trống hoả hoạn, tệ nạn cờ bạc, rợu chè bê tha quan Tổng công ty 16 Quản lý tốt xe ô tô văn phòng Tổng công ty Bố trí xếp phơng tiện ô tô phục vụ cho lÃnh đạo quan đoàn thể, phòng chức nghiệp vụ công tác đợc kịp thời 17 Sửa chữa xe ô tô, điện, nớc quan kịp thời đáp ứng cho làm việc ngày quan Phục vụ video cho hội nghị, ngày lễ Tổng công ty 18 Đảm bảo vệ sinh khu vực quan sẽ, đáp ứng cho làm việc quan III Tình hình hoạt độngcủa văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8: Với chức nhiệm vụ văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8, trình thực mình, văn phòng đà tham mu giúp cho hội đồng quản trị, ban tổng giám đốc điều hành hoạt động Tổng công ty đạt hiệu tích cực Tổ chức văn phòng bao gồm phận với 21 cán công nhân viên, trực tiếp lÃnh đạo chánh văn phòng phó văn phòng giúp việc Về công tác tổng hợp cho lÃnh đạo : Trọng tâm mặt công tác xây dựng việc đạo thực chủ trơng tổng công ty, cụ thể giúp lÃnh đạo quan xây dựng kế hoạch, truyền đạt kịp thời định, kiểm tra 15 đơn vị việc triển khai, thực chủ trơng lÃnh đạo Tổng công ty Công tác văn phòng giúp lÃnh đạo Tổng công ty đạo xây dựng kế hoạch công tác chuyên môn,phối hợp phòng nghiệp vụ ban hành văn nhằm triển khai thực tốt chức năng, nhiệm vụ, chơng trình công tác Tổng công ty, cụ thể: - Thờng xuyên nắm bắt tình hình, phản ánh kịp thời với lÃnh đạo việc đạo, thực công tác kiểm tra, văn bản, báo cáo tình hình số liệu đơn vị trớc trình kí,tổng hợp tình hình chung tổng công ty để báo cáo cho lÃnh đạo - Thừa lệnh lÃnh đạo tiếp khách đến quan hệ, giao dịch công tác với tổng công ty, lập chơng trình làm việc khách với lÃnh đạo - Thực chấn chỉnh ban hành văn thủ tục thể thức nhằm đạt đợc hiệu cao Về công tác văn th lu trữ : - Hàng ngày,cán văn th lu trữ tiếp nhận công văn giấy tờ quan hữu quan quan đơn vị trực thuộcgửi đến - Vào sổ quản lý tốt công văn, định gửiđi đảm bảo nhanh tróng kịp thời nguyên tắc - Tiếp nhận công văn hồ sơ lu trữ toàn công ty - Hớng dẫn quan đơn vị nghiệp vụ văn th lu trữ, bảo quản tốt công văn giấy tờ - Quản lý sử dụng tốt dấu tổng công ty, loại giấy tờ khống chỉ,giấy giới thiệu giáy đờng - Quản lý,lu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định Mua sắm phân phối văn phòng phẩm hàng tháng cho quan - Thông báo họp tổng công ty Số lợng công văn, giấy tờ đến quan ngày không ngừng tăng tơng đơng với tăng lên công văn tăng khối lợng công việc văn phòng lên Để đẩm bảo nâng cao chất lợng công tác Tổng công ty đà có quy định cụ thể cho việc giải công văn đến đi.Trong công tác đạo nghiệp 16 vụ, văn phòng thờng xuyên có công văn hớng dẫnđến công ty đơn vị trực thuộc thực tốt nghị định 142CP ngày 28/9/1963 HĐBT điều lệ công tác công văn, giấy tờ công tác lu trữ Nghị định 62/Cp phủvề quản lý sử dụng dấu Trong công tác thông tin: Thực nhiệm vụ kĩ thuật thôừng xuyên lập lại (thông tin xử lý số liệu) - Văn phòng thu thập cácthông tin qua nhiều kênh,để giúp cho việc xây dựng báo cáo, đạo sản xt kinh doanh cđa tỉng c«ng ty, cung cÊp phỉ biến thông tin, sử dụng thông tin cách có hiệu quả.Đảm bảo thông tin liên lạc đợc thông suốt phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Tổng công ty - Quan hệ với quan chức để làm thủ tục nh :xin phép mỏ mạng thông tin liên lạc - Quản lý tốt máy FAX quan Phát bát hợp lý công tác thông tin liên lạc Tổng công ty đề xuất biện pháp sử lý, khắc phục kỹ thuật theo trách nhiệm đợc giao Đảm bảo thông tin liên lạc đợc thông suốt phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Tổng công ty Phụ trách công tác quản trị: xây dựng kế hoạch mua sắm thiết bị, kiểm kê tài sản cố định hàng năm, lập dự toán chi tiêu hàng năm quan Tại phòng làm việc Văn phòng tổng công ty xâydựng công trình giao thông đợc trang bị máy móc thiết bị hiệ đại nh: Máy vi tính, máy điều hoà nhiệt độ, bàn ghế, điện thoại văn phòng phẩm , phơng tiện nh: xe ôtô để bố trí phận công tác sử dụng trang thiết bị văn phòng cách có hiệu quả.Văn phòng có trách nhiệm theo dõi,điều hành phận nh : Bé phËn b¶o vƯ, thêng trùc, bé phËn tỉ xe,bé phận tiếp khách, phận tạp công 17 Phần III Nhận xét chung I Nhận xét chung hoạt động tổng công ty xây dựng công trình giao thông cácmặt u, nhợc điểm: Tổng công ty xây dựng công trình giao thông có 16 đơn vị trực thuộc hạch toán độc lập Trong đợt xếp hạng doanh nghiệp có doanh nghiệp đạt hạng I 12 doanh nghiệp đạt hạng II Tổng công ty đà quan tâm đến việc đào tạo bồi dỡng nâng cao lực trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán công nhân viên Tổng công ty có nguồn ngân sách, nguồn vốn tự có đợc tăng lên nhiều so với năm trớc Công tác quản lý kinh tế mặt hoạt động sản xuất kinh doanh đợc nâng cao đợc cụ thể hoá,quy định nhiều điều lệ, quy chế hoạt động rõ ràng để định hớng cho việc thực nhiệm vụ sản xuất kinh doanh mặt công tác khác đơn vị Bên cạnh Tổng công ty đà trọng đầu t máy móc, trang thiét bị đại phục vụ cho thi công công trình trọng điểm (giá trị tài sản hàng năm tăng hàng trăm tỷ đồng ) Năng lực, trình độ quản lý sản xuất kinh doanh Tổng công ty ngày phát triển vững mạnh Tổng công ty mạnh ngành Giao thông vận tải Trong trởng thành chung Tổng công ty có nhiều đơn vị đạt hiệu kinh tế cao, nhng bên cạnh có số đơn vị hoạt động hiệu Mặc dù theo đánh giá xếp hạng doanh nghiệp đạt kết nh nêu ỏ trên, thực trạng tổng công ty đơn vị tồn mà tổng công ty cần khẩn trơng điều chỉnh khắc phục : - Một số đơn vị đợc tập trung vốn đầu t chiều sâu lớn nhng đơn vị cha thực động việc bố trí nhân lực công nhân lành nghề để phát huy đợc 18 hết hiệu máy móc thiết bị, mức tăng trởng chậm, tình hình tài bị cân đối nghiêm trọng, đơn vị gặp nhiều khó khăn - Có đơn vị cha thực động công tác tiếp thị, không tìm kiếm mở rộng đợc thị trờng hoạt động nên sản xuất kinh doanh không phát triển theo nhịp độ phát triển chung Tổng công ty - Có đơn vị hoạt động cầm chừng, manh mún,cha mạnh dạn đầu t thiết bị, nhân lực, cha đủ lực để vào thực dự án quốc tế lớn, cha đáp ứng đợc yêu cầu chung Tổng công ty II Nhận xét hoạt động Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8: Công tác văn phòng tôngr công ty xây dựng giao thông đà phát huy hầu hết chức năng, nhiệm vụ (với định biên 21 cán công nhân viên đợc bè trÝ ë bé phËn), lµ bé phËn tham mu giúp cho lÃnh đạo giải tốt nhng công việc điều hành quan nh công tác đối nội đối ngoại góp phần cho phát triển vững mạnh tổng công ty Văn phòng tạo điều kiện cho phòng ban quan đoàn thể hoàn thành công tác lÃnh đạo giao Đặc biệt, phận văn phòng hoạt động với tinh thần ý thức trách nhiệm cao dới lÃnh đạo, điều hành chánh, phó văn phòng Ngoài ra, công tác chuyên môn mà văn phòng đà đạt đợc hiệu tốt, công tác đạo, hớng dẫn nghiệp vụ đơn vị sở đợc phòng quan tâm cán công nhân viên văn phòng đợc cử đến trung tâm đào tạo bồi dỡng kỹ thuật nghiệp vụ để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ Bên cạnh thành tựu đà đạt đợc: văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông có mặt hạn chế cần khắc phục: - Có chồng chéo thực chức nhiệm vụ phòng ban chức văn phòng: + Bộ phận thi đua khen thởng, báo chí tuyên truyền lẽ thuộc chức nhiệm vụ tổ chức cán lại đợc giao cho, Đảng uỷ tổng công ty thực 19 + Công tác tổng hợp báo cáo tháng, hàng năm chức nhiệm vụ văn phòng đợc bố trí cho phòng Kinh tế - kế hoạch - Trong công tác văn th - lu trữ, giấy tờ, công văn đến đợc chuyển đến cho Tổng giám đốc xét duyệt mà lẽ phải qua Chánh văn phòng xem xét trớc chuyển đến Tổng giám đốc Nh giúp cho Tổng giám đốc đỡ phần giải công việc vụ, tránh lÃng phí thời gian cho Tổng giám đốc Hơn nữa, nhiều Tổng giám đốc vắng, công văn giấy tờ đến nhiều mà phải chờ Tổng giám đốc xét duyệt, điều dẫn đến hậu quả: ách tắc trình giải công vụ, không đa định đợc nhanh chóng, kịp thời, hợp lý ®iỊu kiƯn kinh tÕ - x· héi hiƯn 20 kết luận Trong công xây dựng đất nớc nay, Nhà nớc ta chủ chơng đổi mặt kinh tế - văn hoá - xà hội -hành Đây chủ chơng đắn đợc hình thành từ phân tích khách quan toàn diện tình hình kinh tế văn hoá - x· héi – hµnh chÝnh cđa níc ta cịng nh nớc khác Xuất phát từ yêu cầu đổi Nhà nớc tình hình kinh tế xà hội nay, tổ chức, quan phải mạnh mặt tạo đợc chuyển biÕt tÝch cùc nh»m thùc hiƯn nhiƯm vơ cđa c¬ quan góp phần thúc đẩy cho kinh tế phát triển Tổng công ty xây dựng công trình giao thông Tổng công ty mạnh ngành giao thông vận tải, năm gần Tổng công ty hoạt động có nhiều đổi mới, ngày phát huy mạnh mẽ vai trò hoàn thành tốt chức nhiệm vụ đợc giao lĩnh vực sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Tổng công ty đà mạnh dạn cải tiến hoạt động chuyên môn nghiệp vụ mặt quản lí hành chính, trớc hết tổ chức máy phơng pháp quản lí Văn phòng tổng công ty phận thờng trực, có chức tổng hợp, tham mu, hậu cần giúp tổng công ty việc lÃnh đạo, đề xuất ý kiến, đảm bảo cho trình làm việc tổng công ty đợc xuyên suốt thống Với vị trí quan trọng nh vậy, văn phòng đà củng cố, tăng cờng xếp cấu tổ chức nhân giúp cho hoạt động tổng công ty ngày hiệu Tuy nhiên để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ giai đoạn đổi nay, việc nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động văn phòng tổng công ty cần có đổi mới, hoàn thiện cao 21 Mục lục Lời mở đầu PhÇn I Khái quát chung đời hoạt động tổng công ty xây dựng công trình giao thông i Quá trình đời tổng công ty: I.1 Sù thµnh lËp tỉng c«ng ty: I.2 Chức nhiệm vụ đơn vị theo định thành lập: I.3 Cơ cấu tổ chức máy hoạt động Tỉng c«ng ty: Ii bè trÝ lao động tổng công ty xây dựng giao thông 8: II.1 Cơ cấu nhân sự: II.2 Sắp xếp bố trí lao động: iii Hoạt động cuả tổng công ty: III.1 Các lĩnh vực hoạt động đơn vị: III.2 Kết hoạt động Tổng công ty: .8 PhÇn II Tỉ chøc hoạt động văn phòng tổng công ty xây dựng công trình giao thông I Thực trạng văn phòng tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8: .10 I.1 Sơ đồ hoạt động Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao th«ng 8: 10 I.2 Chức nhiệm vụ văn phòng tổng công ty xây dựng công trình giao th«ng 8: 11 III Tình hình hoạt độngcủa văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8: 15 PhÇn III 18 NhËn xÐt chung .18 I Nhận xét chung hoạt động tổng công ty xây dựng công trình giao thông cácmặt u, nhợc điểm: 18 II Nhận xét hoạt động Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8: .19 kÕt luËn 21 Môc lôc 22 ... động Tổng công ty: .8 Phần II Tổ chức hoạt động văn phòng tổng công ty xây dựng công trình giao thông I Thực trạng văn phòng tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8: .10 I.1 Sơ đồ hoạt. .. III Tình hình hoạt độngcủa văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8: Với chức nhiệm vụ văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8, trình thực mình, văn phòng đà tham... hoạt động Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8: 10 I.2 Chức nhiệm vụ văn phòng tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8: 11 III Tình hình hoạt độngcủa