Tổ chức và hoạt động của văn phòng tổng công ty công trình giao thông 8.doc

Tổ chức và hoạt động của văn phòng tổng công ty công trình giao thông 8.doc

Lời mở đầu

Đất nớc ta đang chuyển sang một thời kỳ phát triển mới-Thời kỳ côngnghiệp hoá và hiện đại hoá Các cơ quan doanh nghiệp đang hoạt động trong nềnkinh tế thị trờng với sự quản lý cuả Nhà nớc đều cần tiến hành đổi mới nâng caovề mọi mặt nhằm đáp ứng yêu cầu công tác hiện nay Đây là một việc làm cấpthiết,liên quan đến nhiều việc cần giải quyết cụ thể nh cách tổ chức bộ máy, vấnđề nhân sự, nâng cao nghiệp vụ, trang thiết bị, phơng tiện làm việc.

Văn phòng của cơ quan có chức năng vị trí đặc biệt trong cơ quan đối vớibất kì cơ quan nào trong thời đại ngày nay Hoạt động của văn phòng góp phầnkhông nhỏ vào hoạt động của cơ quan Nhận thức đợc tầm quan trọng của vănphòng đối với sự nghiệp phát triển của đất nớc, tôi đã có dịp tiếp cận và tìm hiểuthực tế.

Báo cáo tổng hợp của em ngoài phần mở đầu và phần kết luận gồm 3 phầnchính:

Phần I: Khái quát chung về sự ra đời và hoạt động của Tổng công ty xâydựng công trình giao thông 8.

Phần II: Tổ chức và hoạt động của văn phòng tổng công ty công trình giaothông 8.

Phần III: Nhận xét chung

Phần I

Khái quát chung về sự ra đời

và hoạt động của tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8

i.Quá trình ra đời của tổng công ty:I.1 Sự thành lập tổng công ty:

Tổng công ty XDCTGT8 hình thành và đợc thành lập từ năm 1965 đến naylà :

Bằng quyết định số:597/QDTC ngày 23/6/1965 Bộ Giao thông vận tải đãchính thức thành lập ban xây dựng 64 trực thuộc Bộ Giao thông vận tải.

Bằng quyết định số: 1916/QĐ/TCCB ngày 30/11/1982 của bộ Giao thôngvận tải đã chuyển ban xây dựng 64 thành: Liên hiệp các xí nghiệp xây dựng giaothông 8.

Bằng quyết định số: 813/TCCB-LĐ ngày 28/4/1989 của bộ Giao thông vậntải về việc đổi tên Liên hiệp các xí nghiệp xây dựng giao thông 8 thành Liên hiệpcác xí nghiệp xây dựng công trình 8 thuộc bộ GTVT.

Bằng quyết định số: 4897/QĐ-TCCB_LĐ ngày 27/11/1995 của bộ Giaothông vận tải thành lập lại là: Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 têngiao dịch quốc tế là: civil gineering construction corporation8,viết tắt là:cienco8.

I.2 Chức năng và nhiệm vụ của đơn vị theo quyết định thành lập:

Theo quyết định thành lập, Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8là doanh nghiệp Nhà nớc chịu sự quản lý của Nhà nớc của bộ Giao thông vận tảivà của cơ quan Nhà nớc khác theo quy định của pháp luật đợc quan hệ với cơquan nhà nớc ở trung ơng vã địa phơng để thực hiện các nhiệm vụ kinh doanhtrên lĩnh vực của mình.

Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 có các nhiệm vụ chủ yếu sau- Xây dựng các công trình giao thông trong và ngoài nớc.

- Xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng.

- Sản xuất vật liệu xây dựng và đồ mộc, cấu kiện bê tông đúc sẵn.- Sửa chữa phơng tiện thiết bị thi công.

- Xuất nhập khẩu trực tiếp và kinh doanh vật t thiết bị giao thông vận tải,thiết bi công nghệ tin học.

- T vấn đầu t xây dựng công trình giao thông.

- Kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn,dịch vụ du lịch, văn phòng làm việc.- Kinh doanh tièn tệ.

- Xây dựng các công trình khác (gồm:thuỷ lợi, quốc phòng điện ).

2

- Dịch vụ đào tạo kỹ thuật và nghiệp vụ :khám chữa bệnh và điều dỡng.

I.3 Cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động của Tổng công ty:

- Tổng giám đốc: điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Tổng công ty theochế độ thủ trởng, là đậi diện pháp nhân của tổng công ty trong quan hệ kinhdoanh và chịu trách nhiệm trớc pháp luật, trớc hội đồng quản trị về hoạt độngcủa Tổng công ty.Tổng giám đốc do bộ trởng bộ GTVT bổ nhiệm theo đềnghị của hội đồng bộ trởng, sau khi thống nhất ý kiến với bộ trởng Trởng bantổ chức cán bộ chính phủ.

- Phó tổng giám đốc, kế toán trởng do bộ trởng bộ giao thông vận tải bổ nhiệmtheo đề nghị của hôi đồng quả trị, trên cơ sở đề xuất của Tổng giám đốc.- Tổ chức doanh nghiệp Tổng công ty theo hình thức : Quốc doanh.

- Doanh nghiệp có trách nhiệm làm đầy đủ các thủ tục về đăng ký kinhdoanhvà hoạt động theo đúng pháp luật.

sơ đồ bộ máy tổ chức và quản lí hoạt động của tổngcông ty xây dựng công trình giao thông 8.

(Xem trang sau)

hội đồng quản trị

tổng giám đốc

các phó tổng giám đốc

PhòngTài chính

kế toán

PhòngKế hoạch

tiếp thị

PhòngTổ chứclao động

PhòngVật t thiết

PhòngDự án

công nghệ Văn phòng

Công ty XDCTGT

Công ty XDCTGT

Công ty XDCTGT

Công ty XDCTGT

Công ty XDCTGT

Công ty XDCTGT

Công ty XDCTGT

Công ty XDGT Việt-Lào

Công ty xây dựng

miền tây

Công ty t vấn XDGT 8

Công ty XD cầu 75

Công ty vật t và xây công trình

Công ty XDCTGT

Công ty XDCTGT

Công ty XDCTGT

Công ty XDCTGT

Trung tâm QHQT và

đầu t

Công ty VCKDL và

Trung tâm ĐTKTNV

Trung tâm y tế giao

thông 8

Chi nhánh

miền tây Chi nhánh phía Nam Chi nhánh tại Lào Chi nhánh Tây Bắc

Các ban điều hành dự án

Các đơn vị thành viên:

STTTên đơn vịChức năng nhiêm vụHạngDN

Trụ sở

I đơn vị hạch toán độc

1Công ty XDCTGT 810XD đờng bộ và các côngtrình khác ngoài nh: XD cáccông trình dân dụng, điện,thuỷ lợi, quốc phòng, sânbay, cảng biển.

15Công ty xây dựng cầu 75Xây dựng cầu, đờng bộHạng 2Nghệ An

IIĐơn vị hạch toán phụ thuộc1Công ty vận chuyển khách du

lịch và taxi

Kinh doanh vận chuyểnkhách du lịch và taxi

Hà nội2Trung tâm quan hệ quốc tế và

đầu t

kinh doanh thơng mại t vấnđầu t XDCT

Hà nội

4Trung tam đào tạo kĩ thuật vànghiệp vụ 8

Đào tạo kĩ thuật nghiệp vụvà thực nghiệm XDCT

Hà nội

IVLiên doanh

1Tổng công ty xây dựng côngtrình GT8

2Công ty liên doanh Hữu NghịSản xuất vật liệu và XDCTHải Dơng

Ii.bố trí lao động của tổng công ty xây dựng giaothông 8:

II.1 Cơ cấu nhân sự:

Lao động hiện có của tổng công ty đến ngày 31/12/2000 là:7548 ngờiTrong đó: Lao động trong dài hạn :4598 ngời.

- Hợp động ngắn hạn :2958 ngời

Chất lợng lao động trong dài hạn:

- Trình độ đại học, cao đẳng chiếm :20,83%- Trình độ trung học chiếm :11,68%- Công nhân kỹ thuật chiếm :44,5% Lao động phổ thông và lao động khác chiếm:22.99%

Nh vậy lao động trí tuệ và lao động kỹ thuật của Tổng công tychiếm:77,01%

- Đây là nguồn nhân lực vô cùng quý giá đợc phân bổ tơng đối đồng đều vàhợp lý từ cơ quan văn phòng Tổng công ty đến các công ty thành viên và trựctiếp đến các tổ đôi sản xuất kinh doanh tạo ra sức mạnh tổng hợp.

II.2 Sắp xếp bố trí lao động:

 wu điểm nổi bật trong công tác lao động những năm qua đã quan tâm đếnlực lợng cán bộ khoa học kỹ thuật đợc đào tạo chính quy qua các trờng đâi họcchuyên ngành

- Việc thực hiện đào tạo và đầo tao lại đợc quan tâm sâu sắc và đạt đợcnhững kết quả to lớn,đã tổ chức đợc nhiều khoá đào tạo tại chức tai trờng Đạihọc GTVTvới số học viên đáp ứng đợc yeeu cầu và nhiệm vụ trớc mắt và lâu dàicủa tổng công ty.

- Việc bố trí sắp xếp lao động hiện nay hợp lý: Bố trí cán bộ có công hiếnlâu năm, có nhiều kinh nghiệm nhiệt tình trong công tác, bố trí cán bộ có trìngđộ năng lực phù hợp và đáp ứng đợc yêu cầu nhiệm vụ giao phó, kết hợp chặtchẽ lực lợng cán bộ đợc đào tạo đầu đủ có nhiều kinh nghiệm thực tiễn để năngcao hiệu quả của cán bộ.

 Bên cạnh u điểm trong công tác cán bộ của tổng công ty còn có mặt yếuđiểm là:

Nhìn chung số cán bộ có trình độ trung, cao cấp nhiều nhng cha đáp ứng ợc yêu cầu Hiện nay tổng công ty còn thiếu những chuyên gia đầu ngành giỏi vềlĩnh vực quản lý kinh tế, giỏi về chuyên môm kỹ thuật nghiệp vụ.

đ-6

iii Hoạt động cuả tổng công ty:III.1 Các lĩnh vực hoạt động của đơn vị:

- Công nghiệp dân dụng.

- T vấn đầu t xây dựng các công trình giao thông và đầu t phát triển sản xuất.- Xây dựng các công trình giao thông.

- Sản xuất vật liệu xây dựng, đồ mộc, cấu kiện bê tông.

- Xuất nhập khẩu và kinh doanh đầu t thiết bị GTVT, tin học - Kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn, phòng làm việc.

- Xây dựng các công trình thuỷ lợi, quốc phòng, điện.- Kinh doanh vận chuyển khách du lịch và taxi.

- Xuất nhập khẩu máy móc thiết bị chuyên dùng và lao động.

III.2 Kết quả hoạt động của Tổng công ty:

Thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Tổng công ty

Theo số liệu tổng hợp báo cáo của các công ty thành viên thí kết quả thựchiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Tổng công ty đạt đợc là:

Năm Giá trị tổng sản lợng (Đơn vị tính:tỷ đồng)

TH/KH(%)Kế hoạch Thực hiện

Nhìn chung về sản lợng trong hai năm gần đây Tổng công ty đều hoànthành vợt mức kế hoạch của Nhà nớc giao theo kế hoạch của năm 1999 là: 850 tỷđồng, đạt 1001,412 tỷ đồng, tăng17,81%và kế hoạch của năm 2000là: 1100 tỷđồng, đạt 1234,983 tỷ đồng, tăng12,271%.

Do giá trị sản lợng thực tế của tổng công ty tăng lên dẫn đến năng xuất laođộng của tổng công ty cũng tăng lên đồng thời thu nhập bình quân đầu ngời đợcnâng lên năm sau cao hơn năm trớc.

- Năm 1999 thu nhập bình quân 1ngời/1tháng là:960.000đồng.- Năm 2000 thu nhập bình quân 1ngời/1tháng là:1100.000 đồng.

Đây là kết quả to lớn mà tổng công ty đã hoàn thành mục tiêu hàng năm,sản lợng hàng năm ngày càng tăng so với kế hoạch là do Tổng công ty đã thắng

đợc nhiều thầu công trình mang tầm cỡ quốc tế và công trình trọng điểm của đấtnớc.

Phần II

Tổ chức và hoạt động của văn phòng

tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8

Văn phòng là một bộ phận của hành chính học.Nó nghiên cứ về tổ chứchoạt động của một bộ phận công việc quan trọng trong công sở nhà nớc và cáccơ quan nhà nớc.Tổ chức tốt hoạt động của văn phòng sẽ tạo đợc trình độ, nănglực của các công sở và giải quyết tốt quan hệ giữa công sở và công chức.

Văn phòng là bộ phận tổng hợp giúp thủ trởng, ban lãnh đạo thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức; trực tiếp thực hiệncác nghiệp vụ hành chính trong cơ quan, đơn vị.

I.Thực trạng văn phòng ở tổng công ty xây dựngcông trình giao thông 8:

I.1 Sơ đồ hoạt động của Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giaothông 8:

Văn phòng tổng công ty hiện đợc tổ chức gồm 9 bộ phận với 21 cán bộcông nhân viên, trực tiếp lãnh đạo là một Chánh văn phòng và một phó vănphòng giúp việc.

Tổ chức văn phòng tổng công ty xây dựng giao thông 8 đợc khái quát theosơ đồ sau:

8

I.2 Chức năng nhiệm vụ của văn phòng tổng công ty xây dựng công trìnhgiao thông 8:

Căn cứ thông t số 04/1998/TB-BLĐTBXH ngày 04 tháng 4 năm 1998 củaBộ Lao động Thơng binh và Xã hội hớng dẫn xây dựng tiêu chuẩn và thi nângngạch viên chức chuyên môn nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nớc kèm theobản tiêu chuẩn viên chức chuyên môn nghiệp vụ dùng để xây dựng tiêu chuẩncác chức danh viên chức.

Căn cứ điều lệ tổ chức và hoạt đọng của Tổng công ty xây dựng công trìnhgiao thông 8 theo quyết định số 2667/QĐ-TCCB-LĐ ngày 7 tháng 10 năm 1996của bộ trởng Bộ Giao thông Vận tải và hớng dẫn số 277VB/TCCB-LĐ ngày 9tháng 6 năm 1999 của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8.

Văn phòng của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 xây dựngchức năng, nhiệm vụ, tiêu chuẩn viên chức và định biên trình chủ tịch hội đồngquản trị và Tổng giám đốc duyệt nh sau:

1 Chức năng:

Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 có chức năngtham mu giúp việc cho hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trong quản lý, điềuhành công việc về các mặt cụ thể sau:

1 Tổng hợp tình hình chung của các đơn vị trực thuộc để báo cáo với lãnhđạo Tổng công ty chỉ đạo quản lý, điều hành mọi công việc của Tổng công ty.

2 Tổ chức các cuộc hội nghị của Tổng công ty các ngày lễ lớn của Tổngcông ty, các cuộc ký kết các hợp đồng trong và ngoài nớc, tổ chức các lễ khởicông, đọng thổ, khánh thành các dự án, mời và đón tiếp khách trong nớc và

Phó văn phòng

Tổng

hợpth l u Văn trữ

Thông tin liên

Quản

trị Tổ bảo vệ th ờng trực

kháchcamera và Quay côngTạp photocopy

Chánh văn phòng

ngoài nớc dự các hội nghị và ngày lễ trên của Tổng công ty Giải quyết công việcđối nội và đối ngoại của Tổng công ty.

3 Tổ chức quản lý hành chính từ Tổng công ty đến các công ty đơn vị trựcthuộc.

- Quản lý công văn giấy tờ đi, đến và hồ sơ lu trữ tài liệu theo chức năngngành dọc căn cứ theo điều lệ văn th lu trữ của nhà nớc và pháp lệnh lu trữ quốcgia.

- Thừa lệnh Tổng giám đốc ký sao lục các văn bản pháp quy của nhà nớc cóliên quan đến việc điều hành công việc của Tổng công ty, giải quyết cấp giấy tờnối trên.

4 Tổ chức, quản lý mạng lới thông tin liên lạc toàn Tổng công ty.

5 Tổ chức chỉ đạo công tác y tế của Tổng công ty, phòng bệnh chăm sócsức khoẻ ban đầu cho CBCNV và chỉ đạo theo ngành dọc của tổ chức y tế.

Tham mu cho lãnh đạo Tổng công ty và thủ trởng cơ quan để giải quyếtcông tác trong cơ quan nh sau:

6 Tổ chức thờng trực và bảo vệ cơ quan giữ vững an toàn trật tự và an ninhtrong cơ quan Đảm bảo cho cơ quan làm việc đợc duy trì.

- Quản lý và tổ chức bố trí sắp xếp lái xe phục vụ tố công tác cho lãnh đạovà các phòng đi công tác.

- Nghiên cứu bố trí sắp xếp nơi làm việc trong cơ quan.

2 Nhiệm vụ:

Nhiệm vụ chính của văn phòng tổng công ty gồm:

1 Theo dõi tổng hợp mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của tổng công tyhàng tháng, hàng quý hàng năm.Vào ngày cuối tháng nhận báo cáo của các côngty, đơn vị trực thuộc về các lĩnh vực :

- Thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh- Tình hình hoạt động chung của đơn vị.

- Những vớng mắc và đề nghị với tổng công ty giúp đỡ,giải quyết

Đầu tháng trình những vấn đề lên chủ tịch hội đồng quản trị và Tang giámđốc giải quyết.

2 Xây dựng lịch làm việc hàng tuần của Chủ tịch HĐQT và Tang giám đốc.3 Thông báo và mời dự hội nghị sơ tổng kết,các cuộc giao ban và họp độtxuất của lãnh đạo tổng công ty.Tham gia và nghi chép biên bản các cuộc họp

10

gioa ban của HĐQT, của Tổng giám đốc Thông báo kết luận những vấn đè quantrọng của HĐQT,của Tổng giám đốc để các bộ phận có liên quan thực hiện.

- Các cuộc họp hoặc tập huấn chuyên đề do các phòng chức năng tổ chứcphải đợc lãnhđạo tổng công ty duyệt và đồng ý và văn phòng thông báo mời cácthành phần dự họp.

4 Lập dự toán và thuê mớn hộ trờng,địa điểm để tổ chức các cụôc hộinghị, các ngày lễ lớn của tổng công ty,và ký kết hợp đồng dự án,lễ khởi côngđộnthổ và lễ khánh thành dự án.

5 Tiếp nhận công văn giấy tờ ở các nơi gửi đến, căn cứ theo tính chất cácloại công văn trình lãnh đạo Tổng công ty rồi tiếp nhận lại sau khi có ý kiến giảiquyết của lãnh đạo để phân phối cho các phòng nghiệp vụ đảm bảo chính xác,kịp thời, nhanh chóng.

6 Theo dõi, đôn đốc giải quyết công văn giấy tờ gửi đi, có biện pháp giúplãnh đạo Tổng công ty và các phòng nghiệp vụ giải quyết tpốt công văn giấy tờđảm bảo tính thơì gian và đúng với qui định,thủ tục nguyên tắc hành chính Pháthiện và có biện pháp uốn nắn kịp thời những trờng hợp sai sót “Tất cả công vănđi do thủ trởng, phó thủ trởng cơ quan ký đều phải đợc chánh, phó văn phòngxem xét về các mặt thủ tục, thể thức trớc khi đa ký và đa gửi” (Điều 11 - Điều lệvề công văn giấy tờ, công tác lu trữ).

7 Nhận các bản thảo công văn của các phòng nghiệp vụ lý duyệt cho đánhmáy và photocopy Chỉ giải quyết cho đánh máy và photocopy các bản thảo cóchữ ký mũi của các đồng chí lãnh đạo phòng và đã đợc lãnh đạo Tổng công tyduyệt phê chuẩn.

8 Tiếp nhận công văn hồ sơ lu trữ của các đơn vị trong toàn Tổng công ty.Hớng dẫn chỉ đạo các đơn vị trực thuộc Tổng công ty về mặt nghiệp vụ văn th lutrữ.

9 Quản lý tốt giấy giới thiệu, giấy đi đờng và các giấy tờ công văn khácthuộc phạm vi văn bản pháp qui của nhà nớc.

- Quản lý sử dụng các loại con dấu của Tổng công ty theo đúng chế độ vàđiều lệ của văn th lu trữ và nhị định 62 của chính phủ.

10 Sao lại các văn bản pháp qui của nhà nớc có liên quan đến Tổng công tyđể hớng dẫn các công ty đơn vị thực hiện.

11 Quản lý nhà nớc, tài sản của cơ quan bao gồm nhng trang thiết bị phụcvụ làm việc sinh hoạt trong cơ quan.

- Có kế hoạch sửa chữa nhà cửa, bàn ghế, tủ, máy điều hoà, máy vi tính, xeô tô, nớc trong cơ quan Trang bị mua sắm thay thế bàn ghế tủ đã h hỏng.