Khóa luận quản trị văn phòng: Tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc ủy ban nhân dân huyện tĩnh gia, tỉnh thanh hóa

MỤC LỤCLỜI CẢM ƠNDANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU11. Lý do chọn đề tài12. Tổng quan tình hình nghiên cứu23. Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài34. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:36. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài47. Kết cấu của đề tài5CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA, MỘT CỬA LIÊN THÔNG THUỘC UBND CẤP HUYỆN61.1.Vị trí pháp lý của bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc ủy ban nhân dân cấp huyện61.2. Tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện131.2.1. Khái niệm tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện131.2.1.1. Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng131.2.1.2. Khái niệm tổ chức và điều hành văn phòng của bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện161.2.2. Nội dung tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện171.2.2.1. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác181.2.2.2. Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin191.2.2.3. Soạn thảo, ban hành văn bản và thực hiện công tác văn thư – lưu trữ201.2.2.4. Tổ chức thực hiện công tác đối nội, đối ngoại.211.2.2.5. Đảm bảo nhu cầu hậu cần, quản lý sử dụng tài sản, vật tư, trang thiết bị làm việc của bộ phận221.2.2.6. Thực hiện công tác bảo vệ, công tác y tế, vệ sinh môi trường nhằm bảo vệ sức khoẻ cán bộ, nhân viên221.2.2.7. Tổ chức hội họp231.2.2.8. Các nội dung hoạt động đặc thù của bộ phận một cửa, một cửa liên thông241.2.3. Tổ chức khoa học văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện.251.3.1. Ý nghĩa tổ chức khoa học văn phòng251.3.2. Nội dung của tổ chức khoa học văn phòng tạibộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện.251.3.2.1. Bố trí nơi làm việc của nhân viên tại bộ phận251.3.2.2. Bố trí sắp xếp trang thiết bị làm việc2613.2.3. Môi trường làm việc của bộ phận271.3.2.4. Văn hóa công sở28CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA, MỘT CỬA LIÊN THÔNG THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TĨNH GIA,31TỈNH THANH HÓA.312.1. Thực trạng tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa312.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và nhân sự tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa312.1.1.1. Cơ sở pháp lý thành lập bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa312.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa332.1.1.3. Cơ cấu tổ chức và nhân sự làm việc tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa352.1.1.4. Quan hệ công tác của bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa362.1.2. Tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc ủy ban nhân dân huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa382.1.2.1. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác382.1.2.2. Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin402.1.2.3. Quản lý văn bản và Công tác văn thư – lưu trữ432.1.2.4. Tổ chức thực hiện công tác đối nội, đối ngoại.452.1.2.5. Đảm bảo nhu cầu hậu cần, quản lý sử dụng tài sản, vật tư, trang thiết bị làm việc của bộ phận.462.1.2.6. Thực hiện công tác bảo vệ, công tác y tế, vệ sinh môi trường nhằm bảo vệ sức khoẻ cán bộ, nhân viên.472.1.2.7. Tổ chức hội họp482.1.2.8. Các hoạt động đặc thù của bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa502.1.3. Tổ chức khoa học văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa612.1.3.1. Bố trí nơi làm việc của nhân viên tại bộ phận612.1.3.2. Sắp xếp trang thiết bị làm việc622.1.3.3. Môi trường làm việc642.1.3.4. Văn hóa công sở652.1.3.5. Quy trình giải quyết thủ tục hành chính672.2. Đánh giá kết quả tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa682.2.1. Kết quả đã đạt được682.2.1.1. Về tổ chức682.2.1.2. Về hoạt động692.2.1.3. Nguyên nhân đạt được những kết quả752.2.2. Hạn chế762.2.2.1. Về tổ chức762.3.2.2. Về hoạt động772.2.2.3. Nguyên nhân của những hạn chế83CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA, MỘT CỬA LIÊN THÔNG THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TĨNH GIA, TỈNH THANH HÓA863.1. Nhóm giải pháp về thể chế863.2. Nhóm giải pháp nâng cao chất lượng và tạo động lực làm việc cho đội ngũ cán bộ, công chức893.3. Nhóm giải pháp về đảm bảo các điều kiện đáp ứng tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng923.4. Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả phục vụ nhân dân933.5. Nhóm giải pháp về xây dựng cơ chế phản biện xã hội đối với tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng973.6. Nhóm giải pháp xây dựng tiêu chí đánh giá hoàn thành công việc, đẩy mạnh áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn trong giải quyết công việc983.7. Nhóm giải pháp công khai, minh bạch quá trình thực hiện thủ tục hành chính100KẾT LUẬN104TÀI LIỆU THAM KHẢO105PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN

Là sinh viên năm cuối, được làm khóa luận là một thuận lợi lớn đối với

em Thông qua quá trình nghiên cứu, em có điều kiện để vận dụng và trau dồinhững kiến thức đã được học trong suốt quá trình học trên ghế nhà trường Đó

là nền tảng vững chắc cho quá trình công tác sau này của mỗi sinh viên saukhi ra trường được thuận lợi hơn, đồng thời giúp cho em có cái nhìn khái quátnhất về lĩnh vực mà mình đang nghiên cứu

Em xin gửi lời ảm ơn chân thành đến Giảng viên, ThS Trần Thu Hà đãtận tình hướng dẫn, chỉ bảo và giúp đỡ em trong suốt quá trình nghiên cứu vàhoàn thành khóa luận này Qua bài khóa luận của mình, cá nhân em cũng xinbày tỏ lòng biết ơn chân thành tới tất cả những người đã giúp đỡ em hoànthành được kết quả học tập cũng như tích lũy được những kinh nghiệm thực

tế cho bản thân trong suốt khoá học Đó là sự biết ơn tới các thầy, cô giáo củatrường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung và các thầy, cô giáo ở Khoa Quản trịvăn phòng nói riêng, những người đã dạy dỗ và truyền đạt cho em những kiếnthức bổ ích trong suốt quá trình học tập tại trường, đặc biệt là những kiến thức

cơ bản và chuyên sâu về ngành Quản trị văn phòng

Đồng thời, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các cán bộ công chứccủa bộ phận tiếp nhận kết quả (bộ phận một cửa, một cửa liên thông) của Ủyban nhân dân huyện Tĩnh Gia đã tạo điều kiện thuận lợi cho em nghiên cứu,tìm kiếm và sử dụng tài liệu trong quá trình thực hiện đề tài

Bản thân em chưa có nhiều kinh nghiệm tiếp xúc và giải quyết công việc thực

tế nên không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót Vì vậy, em rất mong cácThầy, cô giáo tham gia đóng góp ý kiến cụ thể, giúp em bổ sung những thiếusót để bài khóa luận của em hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viênPhạm Trần Đức

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu 2

3 Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài 3

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 3

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 4

7 Kết cấu của đề tài 5

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA, MỘT CỬA LIÊN THÔNG THUỘC UBND CẤP HUYỆN 6

1.1.Vị trí pháp lý của bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc ủy ban nhân dân cấp huyện 6

1.2 Tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện 13

1.2.1 Khái niệm tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện 13

1.2.1.1 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 13

1.2.1.2 Khái niệm tổ chức và điều hành văn phòng của bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện 16

1.2.2 Nội dung tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện 17

1.2.2.1 Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác 18

1.2.2.2 Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin 19

1.2.2.3 Soạn thảo, ban hành văn bản và thực hiện công tác văn thư – lưu

trữ 20

1.2.2.4 Tổ chức thực hiện công tác đối nội, đối ngoại 21

1.2.2.5 Đảm bảo nhu cầu hậu cần, quản lý sử dụng tài sản, vật tư, trang thiết bị làm việc của bộ phận 22

1.2.2.6 Thực hiện công tác bảo vệ, công tác y tế, vệ sinh môi trường nhằm bảo vệ sức khoẻ cán bộ, nhân viên 22

1.2.2.7 Tổ chức hội họp 23

1.2.2.8 Các nội dung hoạt động đặc thù của bộ phận một cửa, một cửa liên thông 24

1.2.3 Tổ chức khoa học văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện 25

1.3.1 Ý nghĩa tổ chức khoa học văn phòng 25

1.3.2 Nội dung của tổ chức khoa học văn phòng tạibộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện 25

1.3.2.1 Bố trí nơi làm việc của nhân viên tại bộ phận 25

1.3.2.2 Bố trí sắp xếp trang thiết bị làm việc 26

13.2.3 Môi trường làm việc của bộ phận 27

1.3.2.4 Văn hóa công sở 28

CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA, MỘT CỬA LIÊN THÔNG THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TĨNH GIA, 31

TỈNH THANH HÓA 31

2.1 Thực trạng tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa 31

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và nhân sự tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh

Thanh Hóa 31

2.1.1.1 Cơ sở pháp lý thành lập bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa 31

2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa 33

2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức và nhân sự làm việc tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa 35

2.1.1.4 Quan hệ công tác của bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa 36

2.1.2 Tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc ủy ban nhân dân huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa 38

2.1.2.1 Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác 38

2.1.2.2 Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin 40

2.1.2.3 Quản lý văn bản và Công tác văn thư – lưu trữ 43

2.1.2.4 Tổ chức thực hiện công tác đối nội, đối ngoại 45

2.1.2.5 Đảm bảo nhu cầu hậu cần, quản lý sử dụng tài sản, vật tư, trang thiết bị làm việc của bộ phận 46

2.1.2.6 Thực hiện công tác bảo vệ, công tác y tế, vệ sinh môi trường nhằm bảo vệ sức khoẻ cán bộ, nhân viên 47

2.1.2.7 Tổ chức hội họp 48

2.1.2.8 Các hoạt động đặc thù của bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa 50

2.1.3 Tổ chức khoa học văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa 61

2.1.3.1 Bố trí nơi làm việc của nhân viên tại bộ phận 61

2.1.3.2 Sắp xếp trang thiết bị làm việc 62

2.1.3.3 Môi trường làm việc 64

2.1.3.4 Văn hóa công sở 65

2.1.3.5 Quy trình giải quyết thủ tục hành chính 67

2.2 Đánh giá kết quả tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa 68

2.2.1 Kết quả đã đạt được 68

2.2.1.1 Về tổ chức 68

2.2.1.2 Về hoạt động 69

2.2.1.3 Nguyên nhân đạt được những kết quả 75

2.2.2 Hạn chế 76

2.2.2.1 Về tổ chức 76

2.3.2.2 Về hoạt động 77

2.2.2.3 Nguyên nhân của những hạn chế 83

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA, MỘT CỬA LIÊN THÔNG THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TĨNH GIA, TỈNH THANH HÓA 86

3.1 Nhóm giải pháp về thể chế 86

3.2 Nhóm giải pháp nâng cao chất lượng và tạo động lực làm việc cho đội ngũ cán bộ, công chức 89

3.3 Nhóm giải pháp về đảm bảo các điều kiện đáp ứng tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng 92

3.4 Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả phục vụ nhân dân 93

3.5 Nhóm giải pháp về xây dựng cơ chế phản biện xã hội đối với tổ chức

và điều hành hoạt động văn phòng 973.6 Nhóm giải pháp xây dựng tiêu chí đánh giá hoàn thành công việc, đẩy mạnh áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn trong giảiquyết công việc 983.7 Nhóm giải pháp công khai, minh bạch quá trình thực hiện thủ tục hành chính 100

KẾT LUẬN 104 TÀI LIỆU THAM KHẢO 105 PHỤ LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Hiện nay, hội nhập kinh tế quốc tế trở thành một xu thế tất yếu kháchquan không thể thiếu của sự phát triển và nó cũng luôn tạo ra nhiều cơ hội,nhưng cũng nhiều thách thức cho các quốc gia Hội nhập quốc tế đặt ra nhiềuvấn đề mới như tuân thủ luật pháp, hợp tác đầu tư, vì thế mỗi quốc gia phải

có những cơ chế, chính sách linh hoạt trong giải quyết các thủ tục hành chính

để thu hút các nhà đầu tư, nhằm tháo gỡ các kho khăn cho doanh nghiệp Mộttrong những thách thức đặt ra đó là cải cách hành chính, trong đó việc đơngiản hoá các thủ tục hành chính là yêu cầu số một Nền hành chính thế giớicũng đang có xu hướng chuyển từ cai quản sang phục vụ Vì vậy, cần cónhững giải pháp để sớm cải cách nền hành chính nước nhà đáp ứng đượcnhững yêu cầu của quá trình hội nhập cũng như hướng đến xây dựng nhànước pháp quyền xã hội chủ nghĩa Để làm được điều này thì trước hết phảinâng cao năng lực thực thi công vụ của đội ngũ cán bộ, công chức cũng như

tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng một cách hiệu quả trong giai đoạn

mở cửa, hội nhập và phát triển đất nước Mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức phảicoi hiệu quả hoạt động của các văn phòng công sở là một trong những khâuđột phá cần tập trung chỉ đạo, xây dựng quy hoạch dài hạn, trung hạn, ngắnhạn Bởi vì văn phòng chính là nơi làm việc của cán bộ, công chức cũng nhưnơi giải quyết các thủ tục hành chính và cung cấp các dịch vụ công góp phầnthực hiện cải cách nền hành chính nhà nước Một trong số những nội dungcần thực hiện trong chương trình cải cách bộ máy hành chính nhà nước đó làđổi mới cách thức tổ chức văn phòng cũng như tổ chức phòng làm việc hiệuquả Thủ tướng chính phủ đã ban hành Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày

25 tháng 3 năm 2015 Ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế mộtcửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương Và trong quá

trình triển khai thực hiện, đã có những vướng mắc xảy ra trong tổ chức vàđiều hành hoạt động văn phòng nói chung và tại bộ phận một cửa, một cửaliên thông thuộc UBND huyện nói riêng như cách bố trí, sắp xếp phòng làmviệc và tổ chức giải quyết thực hiện công việc, … đã ảnh hưởng trực tiếp đếnhiệu quả giải quyết công việc, phục vụ nhân dân.

Trước thực tế trên, với mong muốn góp phần đưa ra một số giải phápnhằm nâng cao chất lượng tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ

phận một cửa, một cửa liên thông, tôi lựa chọn nghiên cứu vấn đề “Tổ chức

và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc Ủy ban nhân dân huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa” để làm đề tài

nghiên cứu của mình

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

Hiện nay có rất nhiều đề tài nghiên cứu về hành chính và cải cách hànhchính Tuy nhiên, các đề tài đó lại đề cập đến nhiều khía cạnh khác nhau, nộidung khác nhau trong nhiều nội dung của cải cách hành chính Và một số đềtài khác nghiên cứu về cải cách hành chính ở các cấp khác nhau với nhiều đốitượng khác nhau Có thể kết đến như:

1 Ths Nguyễn Thị Phượng, Cải cách thủ tục hành chính (khảo sát mô hình một cửa tại thị xã Sóc Trăng), luận văn thạc sỹ chuyên ngành Quản lý

nhà nước

2 TS Nguyễn Minh Phương, Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức cơ

sở đáp ứng yêu cầu của thời kỳ mới, Tạp chí Lý luận chính trị 7/2003.

3 Ths Duy Hoàng Dương, Cải cách hành chính ở cấp huyện tại Thành phố Hà Nội, Luận văn Thạc sĩ ngành: Lý luận và Lịch sử Nhà nước và Pháp

luật, 2011

Tuy nhiên chưa có công trình nghiên cứu nào về tổ chức và họat độngcủa văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc Ủy ban nhân

dân huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa.

Những tài liệu của các tác giả về các vấn đề có liên quan cũng như cácquy định của nhà nước về thủ tục hành chính là những gợi ý quý báu có giá trịtham khảo, kế thừa để tôi tiến hành nghiên cứu đề tài của mình

3 Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài

- Mục đích: Đề tài nghiên cứu cơ sở lý luận, pháp lý về tổ chức và điều

hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộcUBND cấp huyện và thực tiễn tổ chức điều hành hoạt động văn phòng tại bộphận một cửa, một cửa liên thông thuộc Ủy ban nhân dân huyện Tĩnh Gia,tỉnh Thanh Hóa Đề xuất các giải pháp nhằm góp nhần nâng cao chất lượng tổchức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liênthông thuộc văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa Từ

đó, đề tài bước đầu xây dựng các luận cứ khoa học và thực tiễn nhằm gópphần nâng cao chất lượng tổ chức và hoạt động của bộ phận một cửa, một cửaliên thông thuộc ủy ban nhân dân cấp huyện trong cách thủ tục hành chính

- Nhiệm vụ: Đề tài nghiên cứu cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức và điều

hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc Ủyban nhân dân cấp huyện nói chung Dựa trên cơ sở đó, tập trung làm rõ thựctrạng tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửaliên thông thuộc Ủy ban nhân dân huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa Trên cơ

sở phân tích thực trạng về những kết quả đã đạt được, những bất cập, hạn chếđưa ra một số giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức và điều hành hoạt độngvăn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc ủy ban nhân dânhuyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

- Đối tượng: Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là tổ chức và điều

hành hoạt động văn phòng tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (bộ phận một

cửa, một cửa liên thông) thuộc Ủy ban nhân dân huyện Tĩnh Gia, tỉnh ThanhHóa

- Phạm vi nghiên cứu: Bộ phận một cửa, một cửa liên thông là một

khái niệm được dùng phổ biến hiện nay (tên gọi đầy đủ là bộ phận tiếp nhận

và trả kết quả) Tuy nhiên UBND huyện Tĩnh Gia, hiện nay do điều kiện thực

tế của địa phương cũng như trang thiết bị cơ sở vật chất tại bộ phận chưa đảmbảo cho bộ phận hoạt động tốt nhất nên chưa thực hiện áp dụng cơ chế mộtcửa liên thông vào giải quyết các thủ tục hành chính Vì vậy, đề tài tập trungnghiên cứu về tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng trong phạm vi hoạtđộng của bộ phận một cửa thuộc Ủy ban nhân dân huyện Tĩnh Gia, tỉnhThanh Hóa từ năm 2010 đến tháng 6 năm 2015

5 Phương pháp nghiên cứu

Để đánh giá được công tác tổ chức và điều hành họat động văn phòng

tại bộ phận một cửa trước hết đề tài tham khảo các Văn kiện Đại hội Đảng cáckhóa, Luật, các văn bản chỉ đạo của Chính phủ hiện hành, các văn bản như Kếhoạch, báo cáo cải cách thủ tục hành chính của Ủy ban nhân dân tỉnh, Báo cáocủa các Sở, ban ngành và huyện, thị xã Đề tài sử dụng phương pháp quan sáttrực tiếp, tổng hợp, so sánh, phân tích những số liệu cụ thể và đưa ra đánh giá

về thực trạng và kết quả

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Nếu đề tài được bảo vệ thành công thì những kết quả nghiên cứu có giátrị thực tiễn và nguồn tài liệu tham khảo Đề tài có thể được sử dụng làm tàiliệu nghiên cứu, tham khảo trong việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống phápluật về tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng nói chung và tại bộ phậnmột cửa, một cửa liên thông thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện nói riêng.Đồng thời, nó cũng là nguồn tài liệu phục vụ cho việc tham khảo để giảng dạy

và học tập tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đối với huyện Tĩnh Gia, với

những đóng góp mới của đề tài, có thể vận dụng vào thực tiễn tổ chức và điềuhành hoạt động văn phòng tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy bannhân dân huyện đáp ứng được các yêu cầu đề ra nhằm góp phần từng bướchiện đại hóa văn phòng

7 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần lời nói đầu, kết luận và các bảng tài liệu khoa học phụ, nộidung chính của đề tài được kết cấu như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức và điều hành hoạt độngvăn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện

Chương 2: Tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận mộtcửa, một của liên thông thuộc Ủy ban nhân dân huyện Tĩnh Gia, tỉnh ThanhHóa

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức và điều hànhhoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc ủy bannhân dân huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA, MỘT

CỬA LIÊN THÔNG THUỘC UBND CẤP HUYỆN

1.1.Vị trí pháp lý của bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc

ủy ban nhân dân cấp huyện

Trong hoạt động quản lý nói chung và hoạt động của các cơ quan hànhchính nhà nước nói riêng, để giải quyết bất cứ công việc nào cũng đều cần cóquy trình, thủ tục thực hiện Vì vậy, hoạt động quản lý nhà nước cần phải tuântheo những quy tắc pháp lý, quy định và trình tự, cách thức khi sử dụng thẩmquyền của từng cơ quan trong giải quyết công việc Thủ tục hành chính là một

loại hoạt động gắn liền với các cơ quan hành chính nhà nước Thủ tục hành chính là trình tự, cách thức giải quyết công việc của các cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền để giải quyết công việc cụ thể giữa các cơ quan hành chính nhà nước với nhau và giữa các cơ quan hành chính nhà nước với các tổ chức, cá nhân do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định, buộc cơ quan nhà nước, các tổ chức và công dân phải tuân theo khi thực hiện thủ tục.

Trên cơ sở báo cáo và tổng kết kinh nghiệm của các địa phương, căn cứNghị quyết số 38/CP ngày 04 tháng 5 năm 1994 của Chính Phủ về cải cáchmột bước thủ tục hành chính trong việc giải quyết công việc của công dân và

tổ chức, Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg ngày 17 tháng 9 năm 2001 của Thủtướng Chính Phủ phê duyệt Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhànước giai đoạn 2001-2010

Ngày 04 tháng 9 năm 2003 Thủ tướng Chính Phủ ban hành quyết định

số 181/2003/QĐ-TTg về việc ban hành quy chế thực hiện cơ chế một cửa tại

cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương Đây là văn bản pháp lý cụ thể,đầu tiên quy định tương đối rõ ràng về việc giải quyết thủ tục hành chính theo

cơ chế một cửa sau khi đã nghiên cứu việc áp dụng các mô hình thí điểm tạimột số tỉnh thành trước khi đưa ra thực hiện trên cả nước Ngày 22 tháng 6năm 2007, Thủ tường Chính phủ ban hành Quyết định số 93/2007/QĐ-TTgban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơquan hành chính nhà nước ở địa phương thay thế Quyết định 181/2003/QĐ-TTg Quyết định 93/2007/QĐ-TTg ra đời là sự khẳng định tính đúng đắn,hiệu quả của việc cải cách hành chính theo cơ chế một cửa; là sự hoàn thiệnhơn mô hình này với quy định về một cửa liên thông để giải quyết công việccủa công dân phải liên quan đến nhiều cơ quan, nhiều cấp hành chính; khắcphục những quy định còn thiếu, chưa rõ ràng, không còn phù hợp của quyếtđịnh 181.

Theo quy định tại Điều 1, Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg của Thủtướng Chính Phủ về “ Thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thôngtại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương ” thì khái niệm cơ chế mộtcửa, một cửa liên thông được hiểu là:

Cơ chế một cửa là cơ chế giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân,bao gồm cả tổ chức, cá nhân nước ngoài (sau đây gọi chung là tổ chức, cánhân) thuộc trách nhiệm, thẩm quyền của một cơ quan hành chính nhà nước,

từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết quả được thựchiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan hànhchính nhà nước

Cơ chế một cửa liên thông là cơ chế giải quyết công việc của tổ chức,

cá nhân thuộc trách nhiệm, thẩm quyền của nhiều cơ quan hành chính nhànước cùng cấp hoặc giữa các cấp hành chính từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ,

hồ sơ giải quyết đến trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phậntiếp nhận và trả kết quả của một cơ quan hành chính nhà nước.

Từ những căn cứ pháp lý nêu trên, vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền

hạn và cơ cấu tổ chức của bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBNDcấp huyện được khái quát như sau:

Ví trí

Bộ phận một cửa, một cửa liên thông sau đây gọi là Bộ phận tiếp nhận

và trả kết quả Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của huyện do UBND huyệnquyết định thành lập sau khi có các văn bản đồng ý về việc phê duyệt đề án

thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông của UBND cấp tỉnh Bộ

phận tiếp nhận và trả kết quả ở Ủy ban nhân dân cấp huyện đặt tại Văn phòngHội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, chịu sự quản lý toàn diện của Vănphòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân để tổ chức thực hiện các nhiệm

vụ theo quy chế hoạt động của từng nơi ban hành

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Văn phòng HĐND&UBNDhuyện là Bộ phận chuyên môn tham mưu, giúp Chủ tịch UBND huyện tiếpnhận và trả kết quả tổ chức và công dân các loại hồ sơ, thủ tục hành chínhđược cơ quan có thẩm quyền quyết định đưa vào danh mục các loại công việcthực hiện theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông

Nhiệm vụ

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có nhiệm vụ:

- Nhận hồ sơ của Tổ chức và công dân đủ thủ tục theo quy định;

- Chuyển hồ sơ hành chính sau khi tiếp nhận đến các phòng ban chuyênmôn để xem xét giải quyết;

- Nhận kết quả đã được giải quyết từ các phòng, ban chuyên môn và kếtquả giải quyết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền để trả cho tổ chức, côngdân, thu phí, lệ phí (nếu có);

- Tổng hợp, báo cáo định kỳ hằng tháng, quý, năm hoặc đột xuất choChủ tịch UBND huyện;

- Lưu trữ hồ sơ, tài liệu, thông tin theo quy định của pháp luật và bằng

công nghệ thông tin trên máy vi tính theo quy định.

- Nghiên cứu, đề xuất với thủ trưởng cơ quan, đơn vị và cơ quan cấptrên về các giải pháp cải cách thủ tục hành chính

- Cung cấp thông tin, kết quả thực hiện về cơ chế "một cửa", "một cửaliên thông" cho các cơ quan có thẩm quyền khi có yêu cầu

- Quản lý, sử dụng sổ sách, biểu thống kê: sổ nhật ký ghi chép việc tiếpnhận, chuyển giao hồ sơ cho các cơ quan chức năng thụ lý giải quyết và trảkết quả cho tổ chức, cá nhân; biên bản giao, nhận hồ sơ giữa bộ phận tiếpnhận và trả kết quả với cán bộ, công chức cơ quan chuyên môn trực tiếp thụ

lý hồ sơ; phiếu hẹn trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cánhân

- Hướng dẫn, tư vấn về điều kiện, trình tự thủ tục giải quyết hồ sơ hànhchính cho tổ chức, công dân đến liên hệ giải quyết công việc;

- Cung cấp dịch vụ, bán các loại biễu mẫu theo quy định, dịch vụphotocopy…(nếu có)

Quyền hạn

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có quyền hạn:

- Được từ chối tiếp nhận hồ sơ của tổ chức và công dân không đúngtrình tự, thủ tục và biễu mẫu theo quy định đã niêm yết;

- Đề xuất sửa đổi, bổ sung, cải tiến quy trình thủ tục hành chính theohướng tinh gọn giảm thời gian giải quyết nhưng đảm bảo đúng quy định củaPháp luật;

- Đề xuất trang bị cơ sở vật chất nhằm đáp ứng và nâng cao hiệu quảhoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

Cơ cấu tổ chức

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có Trưởng bộ phận, Phó trưởng bộphận và các cán bộ, công chức, viên chức

- Trưởng Bộ phận là một công chức lãnh đạo Văn phòng

HĐND&UBND huyện được Chủ tịch UBND huyện chỉ định làm Trưởng Bộ phận

- Biên chế của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nằm trong biên chếhành chính của Văn phòng HĐND&UBND huyện và các phòng, ban liênquan thuộc tổng biên chế của UBND tỉnh giao cho huyện

Trưởng Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có nhiệm vụ, quyền hạn:

- Chỉ đạo niêm yết công khai các quy định, thủ tục hành chính, giấy tờ

hồ sơ, mức thu phí, lệ phí và thời gian giải quyết các loại công việc tại Bộphận tiếp nhận và trả kết quả của UBND huyện;

- Tổ chức bộ máy làm việc và theo dõi, chỉ đạo việc tiếp nhận và trả kếtquả hồ sơ hành chính theo quy định của pháp luật;

- Theo dõi, đánh giá kết quả tiếp nhận, giải quyết hồ sơ của cán bộ,công chức thuộc Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và của phòng, ban có liênquan;

- Đôn đốc các phòng, ban chuyên môn thực hiện việc giải quyết hồ sơhành chính cho tổ chức và công dân đúng quy trình, đảm bảo thời gian, phốihợp giải quyết những vướng mắc trong quá trình xử lý hồ sơ, đặc biệt đối vớinhững hồ sơ liên quan đến công việc của nhiều phòng, ban chuyên mô;

- Kiểm tra, đôn đốc, chấn chỉnh những sai sót trong quá trình làm việccủa cán bộ, công chức khi giao tiếp với tổ chức và công dân;

- Thường xuyên báo cáo về tình hình thực hiện công tác của Bộ phậntiếp nhận và trả kết quả, tình hình giải quyết công việc của phòng, ban chuyênmôn liên quan trong quá trình thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thôngtại các cuộc họp giao ban hằng tuần và hằng tháng, hằng quý và hằng năm đểChủ tịch UBND huyện biết theo dõi chỉ đạo;

- Giải quyết thắc mắc, kiến nghị của tổ chức, công dân đến liên hệ nộp

- Phó trưởng Bộ phận được Trưởng Bộ phận phân công, giúp trưởng bộphận phụ trách một số công việc của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, đồngthời là người thay Trưởng bộ phận điều hành toàn bộ các công việc của bộphận tiếp nhận và trả kết quả khi Trưởng bộ phận đi vắng.

Đối với cán bộ, công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

có nhiệm vụ:

1 Nhiệm vụ xem xét hồ sơ của tổ chức và cá nhân

2 Chuyển hồ sơ tổ chức, công dân đến các phòng chuyên môn xử lý

3 Theo dõi quá trình xử lý, tiếp nhận kết quả và trả kết quả cho tổchức, công dân, thu và nộp phí theo quy định Nếu kết quả các hồ sơ đượcthực hiện trước thời hạn thì mời các tổ chức và công dân đến nhận kết quả

4 Bảo quản và khai thác có hiệu quả cơ sở vật chất được trang bị,thường xuyên cấp nhật quy định của Nhà nước về thủ tục hành chính để phụcvục công tác chuyên môn

Việc thành lập bộ phận một cửa, một cửa liên thông (BPMC, MCLT)

đã rút ngắn thời gian giải quyết, giảm chi phí hành chính và công sức cho tổchức, công dân Nhân dân chỉ cần đến bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để liên

hệ giải quyết công việc mà không phải đi lại nhiều nơi và mất nhiều thời giannhư trước đây Điều này đã nhận được sự đồng tình ủng hộ, tin tưởng củanhân dân vào hoạt động của chính quyền Mặt khác, thực hiện văn phòng mộtcửa đã công khai được các hồ sơ, giấy tờ, thời gian và mức thuế, lệ phí được

thu tạo điều kiện cho nhân dân tham gia giám sát hoạt động của các cơ quannhà nước Chất lượng công vụ, ý thức tổ chức kỷ luật cũng như tinh thần tráchnhiệm phục vụ tổ chức, công dân của cán bộ, công chức đã được nâng lên rõrệt Vấn đề này đã được khẳng định của hầu hết các ý kiến nhận xét của nhândân khi đến giao dịch tại bộ phận Xem xét một cách khách quan từ phíacông dân và tổ chức thì quy định việc thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế mộtcửa liên thông trong giải quyết các thủ tục hành chính (TTHC) rõ ràng đã tạođiều kiện thuận lợi hơn rất nhiều so với trước đây khi họ phải liên hệ vớinhiều phòng ban cũng như thời gian giải quyết thủ tục không được quy định

cụ thể tại các cơ quan hành chính Công dân, tổ chức cũng không mất nhiềuthời gian để đi qua rất nhiều phòng ban sau đó mới có thể đến được phònggiải quyết thủ tục quan trọng sau cùng Mà việc đi lại “ nhiều cửa” có một sốtrường hợp không đạt kết quả vì “ mỗi cửa” hướng dẫn một khác, có nhữnglúc giữa các phòng giải quyết không đồng nhất, gây mâu thuẫn lẫn nhau

Công dân muốn làm cho các cửa của cơ quan hành chính “thông suốt” được

với nhau đòi hỏi tiêu tốn rất nhiều tiền của, công sức, thời gian, hay còn gọi là

“phí bôi trơn” để các TTHC được giải quyết kịp thời Nhiều lúc họ còn phải

sử dụng đến nhiều mối quan hệ ngoài công vụ mới có thể giải quyết được.Thực tế không phải công dân, tổ chức nào cũng có đủ điều kiện và tự nguyệnlàm “ công việc” này Rõ ràng từ chỗ họ được phục vụ thì giờ họ đang phải đicầu xin dịch vụ từ các nhà quản lý nên nhiều khi vì nhiều lý do khác nhau mà

người dân chấp nhận bỏ ra một khoản “ phí bôi trơn” để sớm được giải quyết

thủ tục Từ đó tạo ra sự bất bình đẳng trong việc được cung ứng dịch vụ côngcủa người dân Khi CCMC, CCMCLT được triển khai thực hiện đồng nghĩavới BPMC, MCLT ra đời đã khắc phục cơ bản tình trạng bức xúc này Nó trả

về đúng bản chất của sự phục vụ, cơ quan nhà nước phải tự làm công việc củamình, không được đùn đẩy những việc của mình về phía người dân, đẩy khó

khăn về phía người dân, phải coi việc phục vụ nhân dân là quyền và nghĩa vụcủa mỗi cán bộ, công chức nhà nước.

Nhìn một cách tổng quát, việc đưa bộ phận một cửa, một cửa liên thôngvào hoạt động là một trong những nội dung quan trọng của cải cách hànhchính có ý nghĩa như một chiếc cầu nối gắn kết giữa cơ quan nhà nước vớicông dân và các tổ chức Chiếc cầu này có khả năng làm bền chặt các mốiquan hệ, làm cho nhà nước thực sự là Nhà nước của dân, do dân, vì dân.Nhưng nếu xây dựng thiếu tính khoa học, áp dụng tuỳ tiện vào đời sống thì sẽ

là xa cách dân với Nhà nước

1.2 Tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện

1.2.1 Khái niệm tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện

1.2.1.1 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

Trong thực tiễn cuộc sống, bất cứ một cơ quan, đơn vị nào cũng đều cócác hoạt động liên quan đến công tác văn phòng Để phục vụ cho công táclãnh đạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị mà công tác văn phòng thường hoạtđộng ở các nội dung chủ yếu như: tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyềntải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thựchiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan , đơn vị… Bộ phận chuyên đảmtrách các hoạt động nói trên được gọi là văn phòng

Tuy nhiên, hiện nay có rất nhiều quan niệm, cách hiểu khác nhau vềvăn phòng Do xuất phát từ nhiều khía cạnh khác nhau của vấn đề mà kháiniệm văn phòng được đưa ra một cách không thống nhất Và có bốn cách hiểu

cơ bản về văn phòng như sau:

Một là, văn phòng được hiểu là địa điểm làm việc, trụ sở làm việc, địađiểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan Văn phòng là địa điểm làm

việc của một cơ quan, tổ chức Ví dụ: Văn phòng Quốc hội, Văn phòng ChínhPhủ,…

Hai là, văn phòng được hiểu là nơi thực hiện các công việc hành chínhhàng ngày của tổ chức liên quan đến công văn, giấy tờ, con dấu, tiếp khách,…

Ba là, văn phòng được hiểu là nơi tham mưu, tổng hợp giúp việc cơquan, tổ chức và là cánh đắc lực phục vụ điều hành của lãnh đạo

Bốn là, văn phòng được hiểu là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạonhư kiến trúc sư, Nghị sỹ, … hay văn phòng của các tổ chức độc lập đượcpháp luật thừa nhận như văn phòng luật sư, văn phòng tư vấn

Cả bốn cách hiểu trên về văn phòng đêu đúng, tuy nhiên nó chỉ phảnảnh một phần hoạt động của văn phòng Và để đưa ra một khái niệm toàndiện, đầy đủ về văn phòng chúng ta cần xem xét trong hoạt động của các cơquan, tổ chức

Hiểu theo nghĩa chung nhất: “Văn phòng là một bộ phận cấu thành, giúp việc của một cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp mà ở đó diễn ra các hoạt động về công tác văn thư – lưu trữ; Văn phòng còn là nơi giao tiếp, thu nhận và xử lý thông tin phục vụ cho lãnh đạo trong công tác quản lý và đảm bảo công tác hậu cần cho cơ quan, tổ chức đó”.

Chức năng

Dù tồn tại dưới nhiều cách hiểu, quan niệm khác nhau về văn phòng,nhưng từ lý luận và thực tiễn cho thấy, hoạt động văn phòng của bất kỳ cơquan, tổ chức nào cũng đều phục vụ hai nhóm chức năng cơ bản đó là:

+ Nhóm chức năng tham mưu, tổng hợp

+ Nhóm chức năng hậu cần

a Chức năng tham mưu, tổng hợp

Đối với văn phòng cần đổi mới nhằm nâng cao hiệu qủa hoạt động,hướng đến xây dựng văn phòng hiện đại thì công tác tham mưu, tổng hợp rất

quan trọng Nội dung công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn, góp ýkiến cho lãnh đạo về những công việc như hoạch định, tổ chức, quản trịnguồn nhân sự, hoạt động kiểm tra giám sát Còn tổng hợp nghiêng về khíacạnh thống kê, xử lý; tập hợp nhiều vấn đề phục vụ thiết thực cho hoạt độngquản lý Quá trình thu thập, tổng hợp, phân tích và xử lý các thông tin cầnthiết được thực hiện chủ yếu bởi bộ phận văn phòng

Chức năng tham mưu, tổng hợp thông qua những công việc như tổchức xây dựng bộ máy văn phòng, tổ chức xây dựng và thực hiện quy chếhoạt động của cơ quan; xây dựng chương trình, kế hoạh công tác; tổ chứcđảm bảo thông tin hục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức; …

b Chức năng hậu cần

Mọi cơ quan, tổ chức muốn hoạt động thì không thể thiếu các cơ sở vậtchất, trang thiết bị phục vụ cho quá trình tổ chức thực hiện công việc như máytính, máy điện thoại, máy in, … và các hoạt động khác phục vụ cho hoạt độngcủa cơ quan, tổ chức Các phương tiện, trang thiết bị phục vụ cho quá trìnhlàm việc này phải được bố trí, sắp xếp, quản lý, và không ngừng nâng cấp đểphục vụ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan Đây chính là nội dung thuộcchức năng hậu cần của công tác văn phòng Ngoài quản lý cơ sở vật chất, vănphòng còn thực hiện các công việc khác như: tổ chức phục vụ các cụôc họp;

tổ chức phục vụ chuyến đi công tác của lãnh đạo; thực hiện các nghiệp vụ lễtân, khánh tiết; …

Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo cơ quan thôngqua hai nhóm chức năng cơ bản đó là tham mưu, tổng hợp và hậu cần Cácchức năng này vừa tồn tại độc lập để hoạt động mang tính chuyên sâu, vừaphối hợp hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết cách quanphải tồn tại văn phòng trong hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp

Nhiệm vụ

Từ những chức năng nếu trên thì văn phòng phải thực hiện nhữngnhiệm vụ cơ bản sau:

- Tổ chức xây dựng bộ máy của văn phòng;

- Tổ chức xây dựng và thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan;

- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan;

- Soạn thảo, phát hành và quản lý văn bản;

- Thu thập, xử lý, quản lý sử dụng thông tin phục vụ cho hoạt động của

cơ quan;

- Tổ chức quản lý và thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của

cơ quan theo quy định;

- Tổ chức mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản, phương tiện, trang thiết

bị làm việc của cơ quan;

- Tổ chức phục vụ các cuộc họp;

- Tổ chức phục vụ chuyến đi công tác cho lãnh đạo;

- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại;

- Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ, công tác vệ sinh môi truờng vàthực hiện công tác y tế cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp;

- Đảm bảo nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu

1.2.1.2 Khái niệm tổ chức và điều hành văn phòng của bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện

Hiện nay, có rất nhiều quan niệm và cách hiểu khác nhau về tổ chức,điều hành Tuy nhiên trong khóa luận bài này, chúng tôi đưa ra khái niệm về

tổ chức và điều hành được xem xét trong góc độ tổ chức bộ máy văn phòngcủa một cơ quan, tổ chức

Tổ chức là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền hạn vàphân phối các nguồn lực của tổ chức hoạt động một cách có ý thức nhằm đạt

được một hay nhiều mục tiêu chung Tổ chức là việc thiết kế, xác lập xâydựng ra một bộ máy hợp lý, khoa học để triển khai các kế hoạch đã đặt ra.

Công tác tổ chức gồm có hai nội dung cơ bản:

- Tổ chức bộ máy

- Tổ chức công việc

Điều hành văn phòng là hoạt động hướng dẫn, chỉ đạo công việc củavăn phòng theo cách thức, trình tự nhất định nhằm thực hiện mục tiêu chungcủa cơ quan, tổ chức

Dựa theo các khái niệm chung về văn phòng, tổ chức và điều hành cóthể khái quát về tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận mộtcửa, bộ phận một cửa liên thông như sau:

Tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện là việc bố trí, sắp xếp cán bộ, công chức vào làm việc tại bộ phận để thực hiện các hoạt động văn phòng, tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chính của công dân, tổ chức nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của bộ phận theo quy định

1.2.2 Nội dung tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện

Hoạt động văn phòng chính là những hoạt động chính, thể hiện đầy đủchức năng, nhiệm vụ của văn phòng Khi thực hiện được các công việc này,văn phòng thể hiện được vai trò của mình trong việc thiết lập cơ sở vững chắccho mọi hoạt động của cơ quan Đảm bảo cho công việc được diễn ra liên tục

và thông suốt, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ mang tính chất chuyên sâu Với

bộ phận một cửa, một cửa liên thông do đặc thù về vị trí pháp lý, chức năng,nhiệm vụ và hoạt động mang tính chất đặc thù Vì vậy tổ chức và điều hànhhoạt động văn phòng tại bộ phận gồm đầy đủ các nội dung hoạt động của vănphòng nói chung, ngoài ra còn có các nội dung hoạt động đặc thù

1.2.2.1 Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác

Chương trình, kế hoạch công tác là việc thiết lập những mục tiêu cơbản dựa trên cơ sở hoạt động của cơ quan và các phương pháp, cách thức thựchiện để đạt được những mục tiêu đó trong khoảng thời gian quy định

Xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc là phương tiện hoạt độngquan trọng của người lãnh đạo, mỗi cơ quan, tổ chức Nếu chương trình, kếhoạch làm việc khoa học, khả thi và phù hợp với các mặt, lĩnh vực hoạt độngcủa cơ quan, tổ chức sẽ đảm bảo cho những hoạt động được thực hiện theođúng mục tiêu và yêu cầu đã đặt ra

Đối với bộ phận một cửa, một cửa liên thông việc xây dựng chươngtrình, kế hoạch công tác cũng được tiến hành như hoạt động của các phòngban chuyên môn khác Đó là bộ phận căn cứ vào kết quả tổng hợp báo cáo vềtình hình hoạt động trong một năm, những kết quả đã đạt được, những bất cậphạn chế còn tồn đọng, từ đó đăng ký mục tiêu, kế hoạch hoạt động cụ thểtrong năm tới với Văn phòng HĐND&UBND Từ đây văn phòngHĐND&UBND tổng hợp, soạn thảo và ban hành kế hoạch tổng thể trongnăm Căn cứ vào chương trình, kế hoạch công tác chung, Trưởng bộ phận tiếnhành phần chia ra các công việc, mục tiêu cụ thể để hoàn thành theo từng giaiđoạn Ví dụ: Kế hoạch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng, … Việc xâydựng chương trình, kế hoạch công tác được tiến hành theo tuần, tháng, năm

và nó giúp CBCC làm việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả xác định cácnhiệm vụ cần thực hiện trong thời gian quy định Đồng thời, là căn cứ đểkiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt động của mỗi vị trí công việc Hiện nay, việcxây dựng kế hoạch công tác tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông cấphuyện nói chung đều được tiến hành một cách thường xuyên và đồng bộ, làmột trong những nội dung hoạt động của mọi văn phòng nói chung

1.2.2.2 Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin

Trong hoạt động quản lý, thông tin là sự phản ánh nội dung và hìnhthức vận động liên lạc giữa các đối tượng, yếu tố của một hệ thống và giữa hệthống đối với môi trường xung quanh

Tại BPMC, MCLT nói riêng và trong các cơ quan hành chính nhà nướcnói chung, thông tin có một vai trò rất quan trọng Nó là phương tiện để banhành các quyết định, xác định phương hướng hoạt động và đưa ra các hìnhthức quản lý cho phù hợp và sát với thực tế nhằm nâng cao hiệu quả hoạtđộng Thông tin bao gồm nhiều loại khác nhau như thông tin về kinh tế,chính trị, xã hội, … và mỗi một cơ quan, tổ chức phải xác định xem đâu lànguồn thông tin mà tổ chức mình cần, là căn cứ để lãnh đạo đưa ra nhữngquyết định kịp thời, chính xác Công tác thu thập, xử lý thông tin của phảiđược cập nhật và tổng hợp được tình hình hoạt động hàng ngày, hàng tuầntrên tất cả các mặt, các lĩnh vực của cơ quan, tổ chức, của ngành, lĩnh vựchoạt động Đối với bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, việc thu thập thông tinbao gồm việc thu thập, cập nhật các thông tin, quy định mới về các lĩnh vựchoạt động tại bộ phận, các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan cấp trên

và tiếp nhận thông tin phản ánh từ phía công dân, tổ chức Nhằm kịp thời báocáo cho lãnh đạo, giúp cho lãnh đạo đưa ra các quyết định, chủ trương chínhxác kịp thời phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, công việc và thực tiễn hoạtđộng của cơ quan

Ngày nay, thông tin có vai trò rất quan trọng trong sự phát triển củamỗi cơ quan Đối với bộ phận một cửa nếu không nắm bắt thông tin kịp thời,không làm tốt công tác thông tin sẽ ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động và chấtlượng dịch vụ cung cấp cho công dân, tổ chức Nhất là trong thời đại côngnghệ thông tin, thì việc cập nhật thông tin một cách thường xuyên, liên tụcnhằm kịp thời đáp ứng các yêu cầu thực tế công việc đề ra, không những tạo

được niềm tin đối với công dân, tổ chức khi tới bộ phận mà còn là hiệu quảhoạt động của cả bộ phận

1.2.2.3 Soạn thảo, ban hành văn bản và thực hiện công tác văn thư – lưu trữ

* Cơ sở pháp lý của công tác văn thư - lưu trữ đó là:

- Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 về Luật lưu trữ (11/11/2011)

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về Quản

lý và sử dụng con dấu

- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác Văn thư;

- Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 Thông tư liêntịch hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản;

- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quyđịnh về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt độngcủa các cơ quan, tổ chức

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướngdẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ của cơquan

- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướngdẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức

- Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụHướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp

Tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc UBND huyện việc soạnthảo, ban hành các hình thức văn bản được hình thành dùng chủ yếu để giaodịch, trao đổi nhằm giải quyết các công việc hình thành trong quá trình hoạtđộng Đó là các thể loại văn bản chính như công văn, các thông báo về quy

trình thực hiện thủ tục, thời gian giải quyết hồ sơ hay báo cáo định kỳ về kếtquả hoạt động, …

Nội dung công tác lưu trữ bao gồm: phân loại tài liệu lưu trữ, xác địnhgiá trị tài liệu, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, thống kê tài liệu lưu trữ,chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trongcông tác lưu trữ của BPMC, MCLT thì công tác lưu trữ chủ yếu được thựchiện ở các phòng ban chuyên môn trực tiếp giải quyết thủ tục trong nhữngtrường hợp cần thiết Bộ phận chỉ lưu những hồ sơ, giấy tờ hình thành trongquá trình hoạt động của mình là căn cứ cho triển khai các hoạt động tiếp theonhư chương trình, kế hoạch, báo cáo định kỳ về kết quả hoạt động, …

1.2.2.4 Tổ chức thực hiện công tác đối nội, đối ngoại.

Văn phòng là bộ mặt của cơ quan, tổ chức vì vậy việc tổ chức cácphòng làm việc, tiếp khách và sắp xếp từng người phù hợp với từng loại côngviệc là rất quan trọng Đây là một nội dung hoạt động mà bất kỳ một vănphòng nào cũng cần thực hiện Vì vậy, nếu tổ chức hoạt động tốt, cơ quan sẽtạo được ấn tượng với công dân, tổ chức Nhận thấy tầm quan trọng của hoạtđộng giao tiếp, cũng như những lợi ích mà hoạt động này mang lại nên tại bộphận tiếp nhận và trả kết quả thuộc UBND huyện luôn quan tâm để tạo dựngđược hình ảnh đẹp với công dân, tổ chức Do bộ phận này liên quan trực tiếpđến việc tiếp nhận và trả hồ sơ thuộc các lĩnh vực khác nhau, thường xuyêntiếp xúc, giao tiếp với một lượng lớn khách hàng Vì vậy, bộ phận tiếp nhận vàtrả kết quả thực hiện công tác đối ngoại với công dân, tổ chức và các cơ quankhác Ngoài ra, thực hiện sự phối hợp với các phòng ban chuyên môn trongviệc tiếp nhận, giải quyết và trả hồ sơ hành chính, thực hiện các nhiệm vụ doUBND giao chính là công tác đối nội Để có được thành công này thì BPMC,MCLT vừa phải đảm bảo tiết kiệm, thực thi đúng các nguyên tắc khi ngoạigiao, tiếp khách vừa đảm bảo các yêu cầu đặt ra trong hoạt động của bộ phận

1.2.2.5 Đảm bảo nhu cầu hậu cần, quản lý sử dụng tài sản, vật tư, trang thiết bị làm việc của bộ phận

Mỗi một phòng ban hoạt động đều cần sử dụng các tài sản, trang thiết

bị phục vụ cho quá trình làm việc của mình Làm tốt công tác hậu cần, vănphòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả của cơ quan Đốivới bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, cũng như các phòng ban chuyên mônkhác đều được thành lập theo quy định của pháp luật Được giao công sản vànhân lực để tổ chức thực hiện công việc theo quy định Vì thế, việc lập kếhoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm trang thiết bị, cấp phát, theodõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí trong hoạt động của bộ phận

để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp và đề xuất các yêu cầu nhằm nâng cấp,bảo quản duy trì mọi hoạt động của bộ phận được diễn ra liên tục và thôngsuốt Đảm bảo cả về vật chất và kinh phí chính là đảm bảo việc diễn ra cáchoạt động tại bộ phận Để làm tốt được nội dung này, bộ phận cần có nhữnggiải pháp, kiến nghị kịp thời nhằm phát huy tối đa những tiện ích cũng củacác trang thiết bị mang lại Lãnh đạo bộ phận và nhân viên thừa hành nhiệm

vụ làm việc tại bộ phận được trang bị những thiết bị tài sản làm việc của vănphòng theo đúng quy định, sử dụng có mục đích, đem lại hiệu quả hoạt độngtối ưu nhất cho văn phòng và có trách nhiệm bảo vệ trang thiết bị văn phòng.Nhằm phục vụ đắc lực cho công tác văn phòng cũng như các hoạt động kháccủa cơ quan

1.2.2.6 Thực hiện công tác bảo vệ, công tác y tế, vệ sinh môi trường nhằm bảo vệ sức khoẻ cán bộ, nhân viên

Đảm bảo an ninh, trật tự an toàn trong cơ quan là nhiệm vụ quan trọngcủa văn phòng Đối với BPMC, MCLT công tác đảm vệ sức khỏe, an toàn laođộng cho CBCC làm việc tại bộ phận được thực hiện theo các quy định hiệnhành Công tác đảm bảo an toàn lao động, sức khỏe gồm các nội dung sau:

- Bảo vệ sức khoẻ, đảm bảo an toàn lao động cho CBCC theo quy địnhđối với từng chức danh nghề nghiệp

- Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, an toàn điều kiện môi trường nơi làmviệc

- Đảm bảo an toàn về tài sản: phòng chống cháy, nổ, đảm bảo an toàncho các trang thiết bị

- Đảm bảo an ninh trật tự: thường trực, bảo vệ

- Đảm bảo việc mua sắp các trang thiết bị phục vụ làm việc hỗ trợ thựchiện công việc và sức khỏe làm việc của CBCC

1.2.2.7 Tổ chức hội họp

Hội họp là hoạt động phổ biến cả trong đời sống hàng ngày lẫn tronghoạt động quản lý của mỗi cơ quan Nó phản ánh và đáp ứng những nhu cầuquan trọng trong đời sống cộng đồng: nhu cầu tập hợp, giao tiếp và quản lý.Đối với Bộ phận một cửa, một cửa liên thông nói riêng và toàn bộ hệ thốngcác cơ quan nhà nước nói chung, hội họp là một hình thức tổ chức, giải quyếtcông việc Thông qua đó Trưởng bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trực tiếpthực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết cáccông việc thuộc chức năng, thẩm quyền của bộ phận theo các quy định củapháp luật Đó là quá trình tổng hợp về kết quả, tình hình hoạt động, các ý kiến

từ phía công dân, tổ chức và CBCC trực tiếp thực hiện công việc từ đó rút ranhững kinh nghiệm để có những ý kiến chỉ đạo kịp thời nhằm điều chỉnh cáchoạt động cho phù hợp với tình hình thực tế

Hội họp là một yếu tố quan trọng trong hoạt động bộ phận Bởi vì đây

là phương pháp tốt nhất để lấy được ý kiến của nhiều người cùng một lúc, là

cơ hội cho các nhân viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham gia tiếntrình ra quyết định

1.2.2.8 Các nội dung hoạt động đặc thù của bộ phận một cửa, một cửa liên thông

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả được hình thành nhằm mục đích là nơithu nhận hồ sơ, kiểm tra tính đúng đắn, hợp lý, đầy đủ của hồ sơ sau đóchuyển giao cho các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện giải quyếthoặc phối hợp giải quyết Và trả kết quả cho công dân tại bộ phận này theocác lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND huyện Là bộ phận đầumối, một cửa thực hiện toàn bộ công việc mà lâu nay công dân, tổ chức phải

tự liên hệ với các phòng ban qua nhiều cửa, mất nhiều thời gian, chi phí giảiquyết hồ sơ hành chính Do đó, với hoạt động đặc thù này mà ngoài nhữnghoạt động của các văn phòng nói chung thì nó có những nội dung hoạt độngmang tính chất đặc thù riêng

Theo Điều 4 Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg ngày 04 tháng 09 năm

2003 quyết định của Thủ tướng Chính phủ Về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế "một cửa" tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương quy định cơ chế "một cửa" được thực hiện trong các lĩnh vực sau:

Tại quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc cấp tỉnh: cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho các hộ kinh doanh cá thể, cấp giấy phép xây dựng, cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất, đăng ký hộ khẩu, công chứng và chính sách xã hội

Căn cứ vào tình hình thực tiễn, UBND huyện sẽ triển khai thực hiệngiải quyết công việc thủ tục hành chính thuộc một số lĩnh vực theo quy định

Đối với mỗi một lĩnh vực hoạt động đặc thù tại Bộ phận tiếp nhận vàtrả kết quả nó lại bao gồm nhiều thủ tục khác nhau Do đó, mỗi lĩnh có nhữngquy định cụ thể về trình tự, thủ tục giải quyết các công việc cũng như những

hồ sơ hành chính mà công dân, tổ chức cần chuẩn bị, thời gian và trình tự giảiquyết công việc được niêm yết tại trụ sở làm việc

1.2.3 Tổ chức khoa học văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện.

1.3.1 Ý nghĩa tổ chức khoa học văn phòng

Trong bất kỳ một tổ chức, đơn vị nào khi hoạt động cũng đều chú ý tớimục tiêu nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm chi phí và thời gian Vănphòng với chức năng tham mưu, tổng hợp giúp lãnh đạo quản lý, tổ chức vàđiều hành hoạt động chung của cơ quan Đồng thời thực hiện chức năng đảmbảo các dịch vụ và cơ sở vật chất, để thực hiện chức năng đó, văn phòng phảithực hiện nhiều nhiệm vụ như : Thu thập, xử lý thông tin, phối hợp với các bộphận khác trong cơ quan, chuẩn bị các văn bản, kế hoạch quản lý theo sựphân công của lãnh đạo; biên tập và quản lý văn bản; tổ chức giao tiếp đối nội

và đối ngoại; … Do tính chất công việc của văn phòng là tổng hợp, thực hiệnnhiều nhóm chức năng khác nhau đồng thời Vì vậy nên đòi hỏi văn phòngphải được tổ chức một cách khoa học, hợp lý

Việc tổ chức khoa học văn phòng có ý nghĩa rất lớn, bởi nó giúp chocông việc tại văn phòng được thực hiện một cách liên tục, thông suốt, tácđộng tích cực tới năng suất lao động và hiệu quả hoạt động của toàn cơ quan,

tổ chức Việc tổ chức khoa học văn phòng được hiểu là việc áp dụng nhữngphương pháp, kỹ thuật mới thực hiện trong quá trình quản trị nhằm đưa bộmáy hoạt động của văn phòng được tổ chức một cách hợp lý, tiết kiệm vàhiệu quả nhất

1.3.2 Nội dung của tổ chức khoa học văn phòng tạibộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện

1.3.2.1 Bố trí nơi làm việc của nhân viên tại bộ phận

Bố trí nơi làm việc của CBCC tại bộ phận là việc xác định vị trí đặt cácnơi làm việc theo một trình tự nhất định sao cho phù hợp với từng điều kiệnmỗi nơi dựa trên tình hình thực tế nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động

của bộ phận Khi bố trí làm việc tại BPMC, MCLT cần tuân thủ các nguyêntắc sau:

- Bộ phận phải được đặt ở vị trí thích hợp nhất trong trụ sở làm việc củamỗi cơ quan, dễ quan sát, dễ liên hệ để giải quyết công việc

- Các nơi làm việc được bố trí theo chiều đường thẳng, không được bố trí ngược chiều hoặc chông chéo nhau

- Các phòng, ban, bộ phận có quan hệ thường xuyên với nhau, có liênquan tới nhau trong quá trình giải quyết công việc, hồ sơ hành chính phảiđược bố trí gần nhau

- Cần có hệ thống các bảng chỉ dẫn, sơ đồ hành chính để tiện cho kháchđến liên hệ công tác, làm việc, …

- Tại bộ phận phải niêm yết quy trình, thủ tục thực hiện giải quyết côngviệc, hồ sơ cần chuẩn bị, phí và lệ phí được niêm yết công khai và đặt ở vị trí

1.3.2.2 Bố trí sắp xếp trang thiết bị làm việc

Trang bị các thiết bị văn phòng là việc cung cấp cho CBCC tại bộ phậnnhững trang thiết bị, máy móc, dụng cụ cần thiết mà công chức sử dụng làm

việc để hoàn thành nhiệm vụ của mình Trang thiết bị nơi làm việc của CBCC

có thể chia làm 3 nhóm đó là: trang thiết bị chính, trang thiết bị phụ và dụng

cụ văn phòng Các trang thiết bị này được trang bị tương ứng với từng nơilàm việc và vị trí việc làm khác nhau

Khi trang bị văn phòng phải chú ý đến những thiết bị chính là dụng cụvăn phòng phẩm nhưng cũng phải lưu ý đến các thiết bị phụ tùy thuộc vàođiều kiện cho phép Khi tiến hành trang bị cho nơi làm việc cần đảm bảo cácyêu cầu sau:

- Trang bị đủ, đặc biệt là những thiết bị, dụng cụ mà công chứcsử dụngthường xuyên

- Trang bị máy móc, dụng cụ phải phù hợp với đặt điểm tâm sinh lý,trình độ khoa học kỹ thuật và đặc điểm nghề nghiệp

Việc sắp xếp các dụng cụ lao động nơi làm việc cần tuân thủ nguyêntắc: Đảm bảo trình tự hợp nhất các thao tác, không gây ra nhiều động tácthừa Mọi tài liệu phải được sắp xếp ở chỗ nhất định, dễ làm, dễ lấy và dễthấy Cần trang bị bàn ghế làm việc và công cụ thích hợp với từng người tạocho mỗi người có tư thế thoải mái khi làm việc

13.2.3 Môi trường làm việc của bộ phận

Điều kiện lao động của CBCC trong cơ quan, tổ chức là tổng hợpnhững yếu tố môi trường, tâm lý xã hội, kỹ thuật, kinh tế và tổ chức tác độnglên họ trong quá trình làm việc Cải thiện điều kiện lao động có tác dụng giữvững và nâng cao khả năng làm việc, sức khỏe của CBCC từ đó góp phầnnâng cao chất lượng và hiệu quả công tác cũng như tính sáng tạo trong laođộng

Cải thiện điều kiện hoạt động, môi trường làm việc đòi hỏi sự tác động

từ nhiều phía như các mối quan hệ trong tổ chức, bầu không khí, môi trườnglàm việc và đặc trưng phong cách của bộ phận Môi trường bên ngoài có ảnh

hưởng mạnh tới cơ thể, tới các chức năng sinh lý và tâm lý của con người, do

đó có ảnh hưởng đến khả năng làm việc và năng suất lao động của CBCC.Môi trường không gian bao quanh nơi làm việc bao gồm khí hậu, ánh sáng,màu sắc, âm thanh, …

Tóm lại, để BPMC, MCLT hoạt động một cách hiệu quả, đáp ứng đượccác yêu cầu của công việc đề ra thì đòi hỏi phải tổ chức khoa học phòng làmviệc, môi trường làm việc và điều kiện làm việc để nâng cao hiệu quả côngviệc

1.3.2.4 Văn hóa công sở

Trước hết ta phải khẳng định rằng, văn hóa tổ chức là một trong nhữngnhân tố, một công cụ tác động tới động lực làm việc của người lao động Đưacác yếu tố văn hóa vào hoạt động của tổ chức góp phần tạo ra động lực làmviệc, tạo ra năng suất lao động

Văn hoá giúp cho tổ chức giảm xung đột; điều phối và kiểm soát; tạođộng lực làm việc; tạo lợi thế cạnh tranh Giảm xung đột gắn kết các nhânviên làm việc tại bộ phận thống nhất về cách hiểu vấn đề, đánh giá, lựa chọn

và định hướng hành động Khi bộ phận phải đối mặt với xu hướng xung độtlẫn nhau thì văn hoá chính là yếu tố giúp mọi người hoà nhập và thống nhấtlại với nhau Văn hoá điều phối và kiểm soát hành vi bằng các chuẩn mực,thủ tục, quy trình, quy tắc Tạo động lực làm việc giúp CBCC thấy rõ mụctiêu, định hướng công việc Văn hoá của mỗi cơ quan, tổ chức còn tạo ra cácmối quan hệ tốt đẹp giữa CBCC với nhau và một môi trường làm việc thoảimái, lành mạnh Nói đến văn hóa của bộ phận cũng như văn hóa của cơ quan

là nói đến những điểm cơ bản sau đây:

- Tinh thần tự quản, tính tự giác của CBCC làm việc tại bộ phận

- Văn hóa của bộ phận được thể hiện trong việc bố trí, sắp xếp nơi làmviệc một cách đẹp mắt, khoa học, hợp lý và kết hợp hài hòa các yếu tố xung

- Văn hóa thể hiện trong trang phục, tuân theo những quy định, trật tự

kỷ cương, tuân theo những nội quy, quy định chung của bộ phận và toàn cơquan

- Văn hóa của bộ phận thể hiện ở lòng trung thành, bổn phận và tráchnhiệm, sự cống hiến hết mình của CBCC, thái độ phục vụ công dân, tổ chức

- Nét văn hóa thể hiện ngay trong chính bầu không khí của bộ phận

- Văn hóa của BPMC, MCLT thể hiện qua việc giao tiếp, ứng xử vớicông dân, tổ chức

Chính vì vậy có thể nói rằng văn hoá như một chất keo kết dính cácthành viên tại bộ phận, để giúp cho bộ phận hoạt động có hiệu quả bằng cáchđưa ra những chuẩn mực, giá trị để hướng CBCC điều chỉnh hành vi của mìnhtrong giao tiếp, công việc, ứng xử, văn hoá tạo ra như một cơ chế khẳng địnhmục tiêu của bộ phận, hướng dẫn và uốn nắn những hành vi và ứng xử củamỗi CBCC làm việc tại bộ phận Như một nhà nghiên cứu về văn hoá tổ chức

có nói rằng “văn hoá xác định luật chơi” Vì vậy, hiện nay văn hóa tại BPMC,MCLT rất được quan tâm và đề cao

Tiểu kết Chương 1

Bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện đượcthành lập theo trình tự, thủ tục quy định và có vị trí pháp lý nhất định Bộphận là nơi trực tiếp tiếp nhận các hồ sơ hành chính của công dân, tổ chứcliên quan đến các lĩnh vực hoạt động theo quy định, chuyển giao cho cácphòng ban chuyên môn giải quyết và trả kết quả cho công dân, tổ chức Dotính chất đặc thù trong hoạt động nên hoạt động tổ chức và điều hành vănphòng tại đây mang đầy đủ các hoạt động của một văn phòng nói chung nhưxây dựng chương trình, kế hoạch, thực hiện công tác đối nội, đối ngoại, …Ngoài ra, bộ phận có những hoạt động đặc thù đó là tiếp nhận và trả kết quảcác lĩnh vực hoạt động theo quy định Đây là cơ sở pháp lý, lý luận quantrọng để làm sáng tỏ vấn đề về tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại

bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện

CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA, MỘT CỬA LIÊN THÔNG

THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TĨNH GIA,

TỈNH THANH HÓA.

2.1 Thực trạng tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và nhân sự tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa

2.1.1.1 Cơ sở pháp lý thành lập bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa

Xuất phát từ yêu cầu của thực tiễn hoạt động tại địa phương và văn cứvào các văn bản quản lý, chỉ đạo của cơ quan cấp trên, tỉnh Thanh Hóa vàUBND huyện Tĩnh Gia đã xây dựng và ban hành các đề án, quyết định đểthực hiện chương trình cải cách hành chính nhà nước trong các lĩnh vực trênđịa bàn tỉnh cũng như triển khai thực hiện áp dụng mô hình giải quyết côngviệc theo cơ chế một cửa và một cửa liên thông trên địa bàn toàn tỉnh vàUBND huyện Tĩnh Gia đó là:

- Chỉ thị số 27/2003/CT-UBND của UBND tỉnh Thanh Hoá về tổ chứcthực hiện cơ chế “một cửa” tại cơ quan hành chính ở địa phương

- Quyết định số 1799/QĐ-UBND ngày 22 tháng 06 năm 2007 củaUBND tỉnh Thanh hoá, về việc phê duyệt Kế hoạch hành động thực hiện Đề

án đơn giản hoá TTHC trên các lĩnh vực quản lý giai đoạn 2007 - 2010 củaThủ tướng Chính phủ

- Chỉ thị số 26/CT-UBND ngày 7/10/2008 về đẩy mạnh thực hiện Đề

án Đơn giản hoá thủ tục hành chính trên các lĩnh vực quản lý nhà nước giai

đoạn 2007- 2010 trên địa bàn tỉnh;

- Chỉ thị số 21/CT-UBND ngày 07/10/2009 về việc tăng cường chỉ đạothực hiện bộ thủ tục hành chính đã công bố và rà soát thủ tục hành chính củaChủ tịch UBND tỉnh;

- Quyết định sô 3190/QĐ-UBND ngày 30/6/2009 của UBND tỉnhThanh Hóa về việc công bố bổ sung thủ tục hành chính vào Bộ thủ tục hànhchính chung áp dụng tại cấp huyện trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa

Tĩnh Gia là một huyện phía Nam của Thanh Hóa, nơi có khu Kinh tếNghi Sơn đang được nhà nước tập trung phát triển, vì vậy việc cải cách cácthủ tục hành chính cũng như việc thực hiện CCMC, CCMCLT (Sau đây gọi là

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả) góp phần vô cùng quan trọng trong việcquản lý ở địa phương cũng như tạo thuận lợi cho đồng bào và các tổ chức trên

địa bàn của huyện:

- Quyết định số 3678/QĐ-UBND ngày 17 tháng 11 năm 2006 củaUBND tỉnh Thanh Hoá, về việc phê duyệt đề án cải cách hành chính theo cơchế “Một cửa” của UBND huyện Tĩnh Gia

- Quyết định số 241/QĐ-UBND ngày 01 tháng 4 năm 2007 của UBNDhuyện Tĩnh Gia về việc thành lập “Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả” theo cơchế một cửa thuộc văn phòng HĐND và UBND huyện

- Quyết định số 208/QĐ - UBND ngày 15 tháng 6 năm 2007 củaUBND huyện Tĩnh Gia về việc ban hành quy chế về tổ chức, hoạt động của

cho người dân Đồng thời, UBND huyện đã giao văn phòng HĐND&UBNDxây dựng quy chế hoạt động và làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quảcũng như quy trình, thủ tục làm việc của cán bộ, công chức tại bộ phận này và

cơ chế phối hợp giữa các phòng, ban chuyên môn trong quá trình giải quyết

hồ sơ hành chính cho công dân, tổ chức Đảm bảo giải quyết kịp thời, côngkhai, minh bạch và rút ngắn thời gian trong thực hiện thủ tục hành chính

2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa

Theo quyết định số 208/QĐ-UBND ngày 15 tháng 6 năm 2007 củaUBND huyện Tĩnh Gia về việc ban hành quy chế về tổ chức, hoạt động của

“Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả” quy định chức năng, nhiệm vụ của bộphận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả có chức năng, nhiệm vụ sau đây:

- Cung cấp các biểu mẫu hồ sơ theo quy định cho công dân, tổ chức

- Tiếp nhận hồ sơ của công dân, tổ chức bằng phiếu biên nhận vàchuyển đến phòng chuyên môn chịu trách nhiệm

- Nắm vững các quy định về thủ tục hành chính có liên quan đến từngcông việc

- Hướng dẫn hồ sơ cho công dân theo quy định và phải chịu tráchnhiệm về tính pháp lí của hồ sơ đó

- Hướng dẫn cho công dân, tổ chức biết quy trình giải quyết công việc

- Các thành viên của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệmphối hợp, hỗ trợ với nhau trong việc tiếp nhận và hướng dẫn hồ sơ của côngdân, tổ chức

- Trong trường hợp một trong các thành viên của Bộ phận tiếp nhận vàtrả kết quả vắng mặt, các thành viên còn lại phải có trách nhiệm hướng dẫn,tiếp nhận hồ sơ, không để cho công dân, tổ chức phải chờ đợi

- Vào sổ nhận và trả kết quả theo từng nhóm công việc và viết phiếu