Để hoạt động của bộ phận phát huy hiệu quả cao nhất, cần phải mở rộng tính công khai, minh bạch trong quá trình hoạt động. Công bố công khai
cho mọi cỏ nhõn, tổ chức đều nắm rừ và thực hiện theo, hạn chế tối đa đơn thư khiếu nại của người dân do thiếu tính minh bạch trong quá trình giải quyết.
Do vậy, yêu cầu bộ phận cần mở rộng công khai theo hướng:
+ Công khai quy trình: Quy trình giải quyết thủ tục hành chính bao gồm nhiều giai đoạn, việc công khai hóa quy trình là một yêu cầu thiết yếu nhằm giúp cho cán bộ, người dân nắm bắt được cụ thể các khâu thực hiện, dễ dàng phát hiện ra sai sót để khắc phục, chỉnh sửa kịp thời, xác định trách nhiệm thuộc về khâu nào, về ai, hạn chế sự đùn đẩy trách nhiệm và đảm bảo chất lượng giải quyết hồ sơ thủ tục cho người dân.
+ Công khai thủ tục: TTHC vốn rất phức tạp và bao gồm nhiều giấy tờ, văn bản khác nhau, luôn khiến cho người dân gặp khó khăn trong quá trình giao tiếp với cán bộ. Việc công khai hóa thủ tục giúp cho mỗi người dân khi có việc cần đến giao tiếp với cán bộ Trung tâm dễ dàng nắm bắt được mình cần có các loại giấy tờ gì, hồ sơ thủ tục ra sao. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình làm việc giữa cán bộ với công dân, tiết kiệm thời gian và công sức cho cả người dân và cán bộ, giúp công dân không phải đi lại nhiều lần do phải bổ sung giấy tờ.
+ Công khai thời gian: Hiện nay, một trong những hạn chế trong qua trình giải quyết thủ tục hành chính đó là chưa đảm bảo tính công khai về thời gian giải quyết. Người dân không nắm bắt được chính xác hồ sơ của mình cần giải quyết trong bao lâu. Đa phần người dân đều rất mơ hồ về thời gian giải quyết hồ sơ thủ tục. Nhiều trường hợp, đến ngày được cán bộ hẹn lấy kết quả nhưng vẫn chưa nhận được hồ sơ vì bộ phận chưa giải quyết kịp thời khiến cho người dân phải đi lại nhiều lần. Do đó, công khai về thời gian giải quyết một mặt giúp cho công dân hiểu được về quy trình giải quyết hồ sơ của mình, một mặt giúp cho người dân có thể đánh giá được hiệu quả hoạt động của bộ phận.
+ Công khai lệ phí: Đây là một yêu cầu thiết yếu nhằm đảm bảo hiệu quả trong quá trình hoạt động của bộ phận. Một mặt vì nó liên quan đến lợi ích của người dân, một mặt nó là thước đo đánh giá mức độ công khai minh bạch trong hoạt động. Do vậy, đòi hỏi bộ phận cần thường xuyên cập nhật thông tin và các văn bản mới có liên quan đến thu lệ phí giải quyết hồ sơ thủ tục nhằm đảm bảo công bố kịp thời nhanh chóng cho cán bộ công chức và người dân nắm được.
Để đảm bảo được các yêu cầu trên, bộ phận cần có những biện pháp cụ thể:
- Đăng tải thông tin cụ thể về quy trình, thời gian và mức lệ phí cụ thể giải quyết từng hồ sơ thủ tục trên trang web- cổng thông tin điện tử của huyện, đài phát thanh truyền hình huyện.
- Thường xuyên kiểm tra, cập nhật thông tin, đảm bảo các thông tin được cung cấp chính xác nhất đưa đến cho cán bộ, công dân.
- Nâng cao hiệu quả hoạt động của trang web thông tin của huyện, phổ biến rộng rãi cho mọi người dân đều biết để tìm kiếm thông tin cần thiết khi cần.
- Tuyên truyền phổ biến cụ thể về các xã, thị trấn, xác định trách nhiệm của các xã, thị trấn trong việc phổ biến thông tin cho người dân trên địa bàn mình. Đảm bảo người dân có đầy đủ những thông tin cần thiết khi cần đến bộ phận giao tiếp với cán bộ.
- Có bảng thông báo hướng dẫn cụ thể ngay trước cửa bộ phận hướng dẫn người dân đến các cửa làm việc trực tiếp với cán bộ để được cán bộ hướng dẫn chi tiết cụ thể về quy trình và hồ sơ thủ tục.
Tiểu kết chương 3
Hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tại UBND huyện Tĩnh Gia – tỉnh Thanh Hóa đang phát huy được vai trò to lớn từ khi đưa bộ phận vào hoạt động đến nay. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đã đạt được thì vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế nhất định. Để tìm cách khắc phục được những hạn chế đó thì đòi hỏi phải có sự tham gia mạnh mẽ từ cấp ủy Đảng, chính quyền và lãnh đạo UBND cùng đội ngũ CBCC đang thực thi nhiệm vụ tại đây phải có sự phối hợp trong giải quyết công việc. Đồng thời cần xây dựng kế hoạch cụ thể cho một trình thực hiện mô hình “một cửa điện tử” trong thời gian tới, để có thể phục vụ tốt hơn nữa nhu cầu giải quyết hồ sơ hành chính của công dân, tổ chức.