CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHềNG TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA, MỘT CỬA LIấN THễNG
2.1. Thực trạng tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và nhân sự tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND huyện Tĩnh Gia,
tỉnh Thanh Hóa
2.1.1.1. Cơ sở pháp lý thành lập bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa
Xuất phát từ yêu cầu của thực tiễn hoạt động tại địa phương và văn cứ vào các văn bản quản lý, chỉ đạo của cơ quan cấp trên, tỉnh Thanh Hóa và UBND huyện Tĩnh Gia đã xây dựng và ban hành các đề án, quyết định để thực hiện chương trình cải cách hành chính nhà nước trong các lĩnh vực trên địa bàn tỉnh cũng như triển khai thực hiện áp dụng mô hình giải quyết công việc theo cơ chế một cửa và một cửa liên thông trên địa bàn toàn tỉnh và UBND huyện Tĩnh Gia đó là:
- Chỉ thị số 27/2003/CT-UBND của UBND tỉnh Thanh Hoá về tổ chức thực hiện cơ chế “một cửa” tại cơ quan hành chính ở địa phương.
- Quyết định số 1799/QĐ-UBND ngày 22 tháng 06 năm 2007 của UBND tỉnh Thanh hoá, về việc phê duyệt Kế hoạch hành động thực hiện Đề án đơn giản hoá TTHC trên các lĩnh vực quản lý giai đoạn 2007 - 2010 của Thủ tướng Chính phủ.
- Chỉ thị số 26/CT-UBND ngày 7/10/2008 về đẩy mạnh thực hiện Đề án Đơn giản hoá thủ tục hành chính trên các lĩnh vực quản lý nhà nước giai
đoạn 2007- 2010 trên địa bàn tỉnh;
- Chỉ thị số 21/CT-UBND ngày 07/10/2009 về việc tăng cường chỉ đạo thực hiện bộ thủ tục hành chính đã công bố và rà soát thủ tục hành chính của Chủ tịch UBND tỉnh;
- Quyết định sô 3190/QĐ-UBND ngày 30/6/2009 của UBND tỉnh Thanh Hóa về việc công bố bổ sung thủ tục hành chính vào Bộ thủ tục hành chính chung áp dụng tại cấp huyện trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa.
Tĩnh Gia là một huyện phía Nam của Thanh Hóa, nơi có khu Kinh tế Nghi Sơn đang được nhà nước tập trung phát triển, vì vậy việc cải cách các thủ tục hành chính cũng như việc thực hiện CCMC, CCMCLT (Sau đây gọi là Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả) góp phần vô cùng quan trọng trong việc quản lý ở địa phương cũng như tạo thuận lợi cho đồng bào và các tổ chức trên địa bàn của huyện:
- Quyết định số 3678/QĐ-UBND ngày 17 tháng 11 năm 2006 của UBND tỉnh Thanh Hoá, về việc phê duyệt đề án cải cách hành chính theo cơ chế “Một cửa” của UBND huyện Tĩnh Gia.
- Quyết định số 241/QĐ-UBND ngày 01 tháng 4 năm 2007 của UBND huyện Tĩnh Gia về việc thành lập “Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả” theo cơ chế một cửa thuộc văn phòng HĐND và UBND huyện.
- Quyết định số 208/QĐ - UBND ngày 15 tháng 6 năm 2007 của UBND huyện Tĩnh Gia về việc ban hành quy chế về tổ chức, hoạt động của
“Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả”.
Trên cơ sở các căn cứ pháp lý nêu trên, UBND huyện Tĩnh Gia đã triển khai xây dựng bộ phận một cửa, một cửa liên thông với tên gọi chính xác đó là Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả gắn liền với công tác cải cách hành chính của địa phương. Góp phần từng bước cắt giảm những thủ tục rườm ra, gây khó khăn trong quá trình thực hiện thủ tục cũng như tạo điều kiện thuận lợi
cho người dân. Đồng thời, UBND huyện đã giao văn phòng HĐND&UBND xây dựng quy chế hoạt động và làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cũng như quy trình, thủ tục làm việc của cán bộ, công chức tại bộ phận này và cơ chế phối hợp giữa các phòng, ban chuyên môn trong quá trình giải quyết hồ sơ hành chính cho công dân, tổ chức. Đảm bảo giải quyết kịp thời, công khai, minh bạch và rút ngắn thời gian trong thực hiện thủ tục hành chính.
2.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa
Theo quyết định số 208/QĐ-UBND ngày 15 tháng 6 năm 2007 của UBND huyện Tĩnh Gia về việc ban hành quy chế về tổ chức, hoạt động của
“Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả” quy định chức năng, nhiệm vụ của bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả có chức năng, nhiệm vụ sau đây:
- Cung cấp các biểu mẫu hồ sơ theo quy định cho công dân, tổ chức.
- Tiếp nhận hồ sơ của công dân, tổ chức bằng phiếu biên nhận và chuyển đến phòng chuyên môn chịu trách nhiệm.
- Nắm vững các quy định về thủ tục hành chính có liên quan đến từng công việc.
- Hướng dẫn hồ sơ cho công dân theo quy định và phải chịu trách nhiệm về tính pháp lí của hồ sơ đó.
- Hướng dẫn cho công dân, tổ chức biết quy trình giải quyết công việc.
- Các thành viên của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm phối hợp, hỗ trợ với nhau trong việc tiếp nhận và hướng dẫn hồ sơ của công dân, tổ chức.
- Trong trường hợp một trong các thành viên của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả vắng mặt, các thành viên còn lại phải có trách nhiệm hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, không để cho công dân, tổ chức phải chờ đợi.
- Vào sổ nhận và trả kết quả theo từng nhóm công việc và viết phiếu
hẹn cho công dân, tổ chức.
- Chuyển giao kết quả giải quyết hồ sơ cho công dân, tổ chức theo đúng phiếu hẹn.
- Đối với hồ sơ giải quyết trong ngày, trình kí và trả lại ngay cho công dân, tổ chức.
- Chuyển hồ sơ cho công dân, tổ chức đến các phòng chuyên môn, đồng thời nhận kết quả giải quyết công việc từ các phòng chuyên môn để trả cho công dân, tổ chức theo phiếu hẹn.
- Thu các loại lệ phí theo đúng quy định hiện hành.
- Tổng hợp tình hình thu nhận và trả kết quả theo thời gian quy định để báo cáo theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan.
- Chuẩn bị nơi tiếp xúc, làm việc với công dân, tổ chức chu đáo.
- Lưu giữ và bảo quản tốt tài sản công, các loại hồ sơ, sổ sách..
Điều hòa, phối hợp các hoạt động chung của cơ quan UBND huyện, các phòng, ban, ngành cấp huyện và UBND các xã, thị trấn.
Theo quyết định của UBND tỉnh Thanh Hóa về việc ban hành danh mục các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện, thị xã bao gồm có các lĩnh vực:
1. Lĩnh vực Công thương
2. Lĩnh vực Giáo dục – Đào tạo 3. Lĩnh vực Đăng ký kinh doanh 4. Lĩnh vực Kế hoạch – Tài chính
5. Lĩnh vực Lao động – Thương binh và Xã hội 6. Lĩnh vực Nội vụ
7. Lĩnh vực Nông nghiệp và phát triển nông thôn 8. Lĩnh vực Tài nguyên – Môi trường
9. Lĩnh vực Tư pháp
10. Lĩnh vực Thanh tra
11. Lĩnh vực Văn hóa – Thể thao 12. Lĩnh vực xây dựng
13. Lĩnh vực Y tế.
Căn cứ vào thực tiễn thực UBND huyện Tĩnh Gia đã tiến hành xây dựng và triển khai thực hiện cơ chế một đối với những lĩnh vực sau đây:
1. Lĩnh vực Tài nguyên – Môi trường 2. Lĩnh vực Xây dựng
3. Lĩnh vực Đăng ký kinh doanh 4. Lĩnh vực Tư pháp
5. Lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội Quyền hạn
Bộ phận một cửa, một cửa liên thông được sử dụng một phần phí, lệ phí để lại theo quy định hiện hành của pháp luật để chi hỗ trợ cho cán bộ trực tiếp làm việc tại bộ phận một cửa. UBND huyện bổ sung kinh phí chi thường xuyên cho bộ phận một cửa từ ngân sách huyện. Có cơ chế khuyến khích, gắn trách nhiệm và quyền lợi của mỗi cán bộ công chức làm việc tại đây, đồng thời tăng cường kiểm tra, xử lý nghiêm minh đối với cán bộ công chức có thái độ sách nhiễu, cửa quyền và các hành vi vi phạm khác.
2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức và nhân sự làm việc tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa
Cũng theo quyết định số 208/QĐ - UBND ngày 15 tháng 6 năm 2006 của UBND huyện Tĩnh Gia về việc ban hành quy chế về tổ chức, hoạt động của “Bộ phận nhận tiếp nhận và trả kết quả” quy định cơ cấu tổ chức, biên chế của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả như sau:
- Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc sự quản lý trực tiếp của văn phòng Uỷ Ban Nhân Dân và Hội Đồng Nhân Dân.
- Biên chế của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nằm trong tổng số biên chế của văn phòng HĐND&UBND huyện phân bổ được UBND tỉnh giao.
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trực thuộc Văn phòng HĐND và UBND huyện, phân công 01 đồng chí Phó Chủ tịch UBND chỉ đạo hoạt động của bộ phận một cửa và 01 đồng chí Phó Chánh văn phòng làm trưởng Bộ phận. Các cán bộ, công chức của UBDN huyện được điều động từ Văn phòng và các phòng ban chuyên môn có liên quan tới giải quyết thủ tục một cửa và chịu sự quản lý trực tiếp của Văn phòng HĐND và UBND.
Nhân sự bộ phận một cửa, một cửa liên thông
Tính đến quý I năm 2015, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả bao gồm 06 cán bộ, công chức. Trong đó:
- Cán bộ làm trong biên chế: 04 người
+ 01 Phó Chánh văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân trực tiếp phụ trách Bộ phận.
+ 01 chuyên viên phụ trách lĩnh vực Tài nguyên – Môi trường + 01 chuyên viên phụ trách lĩnh vực xây dựng
+ 01 chuyên viên phụ trách lĩnh vực đăng ký kinh doanh - Cán bộ hợp đồng:
+ 01 chuyên viên phụ trách lĩnh vực Tư pháp
+ 01 chuyên viên phụ trách lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội.
Trong đó:
- Đảng viên: 04 người
- Trình độ đại học: 05 người - Trình độ cao đẳng: 01 người
2.1.1.4. Quan hệ công tác của bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa
Bộ phận một cửa, một cửa liên thông của UBND huyện Tĩnh Gia có quan hệ mật thiết với HĐND và UBND và các phòng ban chuyên môn trong việc phối hợp hoạt đọng giải quyết các hồ sơ hành chính cho công dân và tổ chức. Mối quan hệ hoạt động giữa bộ phận một cửa với các phòng, ban chuyên môn là mối quan hệ phối hợp công tác trong giải quyết công việc của tổ chức, công dân. BPMC, MCLT có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ của tổ chức và công dân đến giao dịch; đôn đốc và trả kết quả đã giải quyết của các phòng, ban chuyên môn cho tổ chức và công dân; kiểm tra các phòng, ban chuyên môn giải quyết theo đúng tiến độ, thời gian quy định. Bộ phận quy về một đầu mối và cán bộ, công chức ở các phòng ban chuyên môn khi giải quyết thủ tục phải đảm bảo đúng yêu cầu về mặt trình tự thực hiện thủ tục cũng như thời gian đã được quy định công khai. Ngoài các nội dung phải thực hiện phối hợp trong quá trình giải quyết hồ sơ quy định , Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và các cơ quan chuyên môn phải thực hiện các mối quan hệ sau:
1. Trong quỏ trỡnh tiếp nhận hồ sơ, nếu thủ tục cũn vướng mắc, chưa rừ ràng thì công chức Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trực tiếp trao đổi ngay với cơ quan chuyên môn để thống nhất trước khi nhận hồ sơ.
2. Hồ sơ do công chức tiếp nhận chuyển đến cơ quan chuyên môn, nếu kiểm tra phát hiện không đúng quy định, thì cơ quan chuyên môn có quyền trả lại để yêu cầu bổ sung hồ sơ. Công chức tiếp nhận hồ sơ phải trực tiếp xin lỗi và đề nghị tổ chức, cá nhân bổ sung hồ sơ theo quy định.
3. Nếu hồ sơ của tổ chức, cá nhân giải quyết chậm hơn quy định mà không có lý do chính đáng thì công chức, viên chức xử lý hồ sơ phải trực tiếp gặp tổ chức, cá nhân để xin lỗi và trả kết quả giải quyết. Nếu để trễ hẹn lần thứ hai mà không có lý do chính đáng thì Thủ trưởng cơ quan chuyên môn trực tiếp xin lỗi tổ chức, cá nhân và chỉ đạo giải quyết kịp thời.
4. Đối với các hồ sơ theo quy định trước khi giải quyết, UBND huyện phải lấy ý kiến của các cơ quan có liên quan thì UBND huyện phải có văn bản lấy ý kiến. Nếu quá thời gian quy định ghi trong văn bản đề nghị mà các cơ
quan được lấy ý kiến không trả lời bằng văn bản thì coi như đồng ý và UBND huyện được quyền giải quyết theo thẩm quyền. Nếu sau đó phát sinh hậu quả, vướng mắc có liên quan đến nội dung công việc đã lấy ý kiến thì cơ quan được lấy ý kiến nhưng không trả lời phải chịu trách nhiệm.
Như vậy, BPMC, MCLT thuộc UBND huyện Tĩnh Gia có thẩm quyền như các phòng ban khác và có mối liên hệ chặt chẽ trong quá trình giải quyết các hồ sơ của công dân, tổ chức. BPMC, MCLT là cánh tay phải đắc lực của UBND huyện trong việc cắt giảm các khâu, thủ tục rườm ra, gây khó khăn trong việc thực hiện công việc đối với công dân cũng như những phòng ban trực tiếp giải quyết các công việc liên quan tới bộ phận mình. Đồng thời, nâng cao trách nhiệm phục vụ của CBCC với nhân dân, nâng cao năng suất cũng như hiệu quả công việc góp phần củng cố niềm tin của nhân dân đối với chính quyền.
2.1.2. Tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một