CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHềNG TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA, MỘT
1.2. Tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện
1.2.2. Nội dung tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện
Hoạt động văn phòng chính là những hoạt động chính, thể hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Khi thực hiện được các công việc này, văn phòng thể hiện được vai trò của mình trong việc thiết lập cơ sở vững chắc cho mọi hoạt động của cơ quan. Đảm bảo cho công việc được diễn ra liên tục và thông suốt, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ mang tính chất chuyên sâu. Với bộ phận một cửa, một cửa liên thông do đặc thù về vị trí pháp lý, chức năng, nhiệm vụ và hoạt động mang tính chất đặc thù. Vì vậy tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận gồm đầy đủ các nội dung hoạt động của văn phòng nói chung, ngoài ra còn có các nội dung hoạt động đặc thù.
1.2.2.1. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
Chương trình, kế hoạch công tác là việc thiết lập những mục tiêu cơ bản dựa trên cơ sở hoạt động của cơ quan và các phương pháp, cách thức thực hiện để đạt được những mục tiêu đó trong khoảng thời gian quy định.
Xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc là phương tiện hoạt động quan trọng của người lãnh đạo, mỗi cơ quan, tổ chức. Nếu chương trình, kế hoạch làm việc khoa học, khả thi và phù hợp với các mặt, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức sẽ đảm bảo cho những hoạt động được thực hiện theo đúng mục tiêu và yêu cầu đã đặt ra.
Đối với bộ phận một cửa, một cửa liên thông việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cũng được tiến hành như hoạt động của các phòng ban chuyên môn khác. Đó là bộ phận căn cứ vào kết quả tổng hợp báo cáo về tình hình hoạt động trong một năm, những kết quả đã đạt được, những bất cập hạn chế còn tồn đọng, từ đó đăng ký mục tiêu, kế hoạch hoạt động cụ thể trong năm tới với Văn phòng HĐND&UBND. Từ đây văn phòng HĐND&UBND tổng hợp, soạn thảo và ban hành kế hoạch tổng thể trong năm. Căn cứ vào chương trình, kế hoạch công tác chung, Trưởng bộ phận tiến hành phần chia ra các công việc, mục tiêu cụ thể để hoàn thành theo từng giai đoạn. Ví dụ: Kế hoạch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng, … Việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác được tiến hành theo tuần, tháng, năm và nó giúp CBCC làm việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả xác định các nhiệm vụ cần thực hiện trong thời gian quy định. Đồng thời, là căn cứ để kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt động của mỗi vị trí công việc. Hiện nay, việc xây dựng kế hoạch công tác tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông cấp huyện nói chung đều được tiến hành một cách thường xuyên và đồng bộ, là một trong những nội dung hoạt động của mọi văn phòng nói chung.
1.2.2.2. Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin
Trong hoạt động quản lý, thông tin là sự phản ánh nội dung và hình thức vận động liên lạc giữa các đối tượng, yếu tố của một hệ thống và giữa hệ thống đối với môi trường xung quanh.
Tại BPMC, MCLT nói riêng và trong các cơ quan hành chính nhà nước nói chung, thông tin có một vai trò rất quan trọng. Nó là phương tiện để ban hành các quyết định, xác định phương hướng hoạt động và đưa ra các hình thức quản lý cho phù hợp và sát với thực tế nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động. Thông tin bao gồm nhiều loại khác nhau như thông tin về kinh tế, chính trị, xã hội, … và mỗi một cơ quan, tổ chức phải xác định xem đâu là nguồn thông tin mà tổ chức mình cần, là căn cứ để lãnh đạo đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác. Công tác thu thập, xử lý thông tin của phải được cập nhật và tổng hợp được tình hình hoạt động hàng ngày, hàng tuần trên tất cả các mặt, các lĩnh vực của cơ quan, tổ chức, của ngành, lĩnh vực hoạt động. Đối với bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, việc thu thập thông tin bao gồm việc thu thập, cập nhật các thông tin, quy định mới về các lĩnh vực hoạt động tại bộ phận, các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan cấp trên và tiếp nhận thông tin phản ánh từ phía công dân, tổ chức. Nhằm kịp thời báo cáo cho lãnh đạo, giúp cho lãnh đạo đưa ra các quyết định, chủ trương chính xác kịp thời phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, công việc và thực tiễn hoạt động của cơ quan..
Ngày nay, thông tin có vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của mỗi cơ quan. Đối với bộ phận một cửa nếu không nắm bắt thông tin kịp thời, không làm tốt công tác thông tin sẽ ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động và chất lượng dịch vụ cung cấp cho công dân, tổ chức. Nhất là trong thời đại công nghệ thông tin, thì việc cập nhật thông tin một cách thường xuyên, liên tục nhằm kịp thời đáp ứng các yêu cầu thực tế công việc đề ra, không những tạo
được niềm tin đối với công dân, tổ chức khi tới bộ phận mà còn là hiệu quả hoạt động của cả bộ phận.
1.2.2.3. Soạn thảo, ban hành văn bản và thực hiện công tác văn thư – lưu trữ
* Cơ sở pháp lý của công tác văn thư - lưu trữ đó là:
- Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 về Luật lưu trữ (11/11/2011).
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về Quản lý và sử dụng con dấu.
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác Văn thư;
- Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 Thông tư liên tịch hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ của cơ quan.
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
- Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp.
Tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc UBND huyện việc soạn thảo, ban hành các hình thức văn bản được hình thành dùng chủ yếu để giao dịch, trao đổi nhằm giải quyết các công việc hình thành trong quá trình hoạt động. Đó là các thể loại văn bản chính như công văn, các thông báo về quy
trình thực hiện thủ tục, thời gian giải quyết hồ sơ hay báo cáo định kỳ về kết quả hoạt động, …
Nội dung công tác lưu trữ bao gồm: phân loại tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, thống kê tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong công tác lưu trữ của BPMC, MCLT thì công tác lưu trữ chủ yếu được thực hiện ở các phòng ban chuyên môn trực tiếp giải quyết thủ tục trong những trường hợp cần thiết. Bộ phận chỉ lưu những hồ sơ, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của mình là căn cứ cho triển khai các hoạt động tiếp theo như chương trình, kế hoạch, báo cáo định kỳ về kết quả hoạt động, …
1.2.2.4. Tổ chức thực hiện công tác đối nội, đối ngoại.
Văn phòng là bộ mặt của cơ quan, tổ chức vì vậy việc tổ chức các phòng làm việc, tiếp khách và sắp xếp từng người phù hợp với từng loại công việc là rất quan trọng. Đây là một nội dung hoạt động mà bất kỳ một văn phòng nào cũng cần thực hiện. Vì vậy, nếu tổ chức hoạt động tốt, cơ quan sẽ tạo được ấn tượng với công dân, tổ chức. Nhận thấy tầm quan trọng của hoạt động giao tiếp, cũng như những lợi ích mà hoạt động này mang lại nên tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc UBND huyện luôn quan tâm để tạo dựng được hình ảnh đẹp với công dân, tổ chức. Do bộ phận này liên quan trực tiếp đến việc tiếp nhận và trả hồ sơ thuộc các lĩnh vực khác nhau, thường xuyên tiếp xúc, giao tiếp với một lượng lớn khách hàng. Vì vậy, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thực hiện công tác đối ngoại với công dân, tổ chức và các cơ quan khác. Ngoài ra, thực hiện sự phối hợp với các phòng ban chuyên môn trong việc tiếp nhận, giải quyết và trả hồ sơ hành chính, thực hiện các nhiệm vụ do UBND giao chính là công tác đối nội. Để có được thành công này thì BPMC, MCLT vừa phải đảm bảo tiết kiệm, thực thi đúng các nguyên tắc khi ngoại giao, tiếp khách vừa đảm bảo các yêu cầu đặt ra trong hoạt động của bộ phận.
1.2.2.5. Đảm bảo nhu cầu hậu cần, quản lý sử dụng tài sản, vật tư, trang thiết bị làm việc của bộ phận
Mỗi một phòng ban hoạt động đều cần sử dụng các tài sản, trang thiết bị phục vụ cho quá trình làm việc của mình. Làm tốt công tác hậu cần, văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả của cơ quan. Đối với bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, cũng như các phòng ban chuyên môn khác đều được thành lập theo quy định của pháp luật. Được giao công sản và nhân lực để tổ chức thực hiện công việc theo quy định. Vì thế, việc lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm trang thiết bị, cấp phát, theo dừi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ cỏc chi phớ trong hoạt động của bộ phận để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp và đề xuất các yêu cầu nhằm nâng cấp, bảo quản duy trì mọi hoạt động của bộ phận được diễn ra liên tục và thông suốt. Đảm bảo cả về vật chất và kinh phí chính là đảm bảo việc diễn ra các hoạt động tại bộ phận. Để làm tốt được nội dung này, bộ phận cần có những giải pháp, kiến nghị kịp thời nhằm phát huy tối đa những tiện ích cũng của các trang thiết bị mang lại. Lãnh đạo bộ phận và nhân viên thừa hành nhiệm vụ làm việc tại bộ phận được trang bị những thiết bị tài sản làm việc của văn phòng theo đúng quy định, sử dụng có mục đích, đem lại hiệu quả hoạt động tối ưu nhất cho văn phòng và có trách nhiệm bảo vệ trang thiết bị văn phòng.
Nhằm phục vụ đắc lực cho công tác văn phòng cũng như các hoạt động khác của cơ quan.
1.2.2.6. Thực hiện công tác bảo vệ, công tác y tế, vệ sinh môi trường nhằm bảo vệ sức khoẻ cán bộ, nhân viên
Đảm bảo an ninh, trật tự an toàn trong cơ quan là nhiệm vụ quan trọng của văn phòng. Đối với BPMC, MCLT công tác đảm vệ sức khỏe, an toàn lao động cho CBCC làm việc tại bộ phận được thực hiện theo các quy định hiện hành. Công tác đảm bảo an toàn lao động, sức khỏe gồm các nội dung sau:
- Bảo vệ sức khoẻ, đảm bảo an toàn lao động cho CBCC theo quy định đối với từng chức danh nghề nghiệp.
- Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, an toàn điều kiện môi trường nơi làm việc.
- Đảm bảo an toàn về tài sản: phòng chống cháy, nổ, đảm bảo an toàn cho các trang thiết bị.
- Đảm bảo an ninh trật tự: thường trực, bảo vệ.
- Đảm bảo việc mua sắp các trang thiết bị phục vụ làm việc hỗ trợ thực hiện công việc và sức khỏe làm việc của CBCC.
1.2.2.7. Tổ chức hội họp
Hội họp là hoạt động phổ biến cả trong đời sống hàng ngày lẫn trong hoạt động quản lý của mỗi cơ quan. Nó phản ánh và đáp ứng những nhu cầu quan trọng trong đời sống cộng đồng: nhu cầu tập hợp, giao tiếp và quản lý.
Đối với Bộ phận một cửa, một cửa liên thông nói riêng và toàn bộ hệ thống các cơ quan nhà nước nói chung, hội họp là một hình thức tổ chức, giải quyết công việc. Thông qua đó Trưởng bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của bộ phận theo các quy định của pháp luật. Đó là quá trình tổng hợp về kết quả, tình hình hoạt động, các ý kiến từ phía công dân, tổ chức và CBCC trực tiếp thực hiện công việc từ đó rút ra những kinh nghiệm để có những ý kiến chỉ đạo kịp thời nhằm điều chỉnh các hoạt động cho phù hợp với tình hình thực tế.
Hội họp là một yếu tố quan trọng trong hoạt động bộ phận. Bởi vì đây là phương pháp tốt nhất để lấy được ý kiến của nhiều người cùng một lúc, là cơ hội cho các nhân viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham gia tiến trình ra quyết định.
1.2.2.8. Các nội dung hoạt động đặc thù của bộ phận một cửa, một cửa liên thông
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả được hình thành nhằm mục đích là nơi thu nhận hồ sơ, kiểm tra tính đúng đắn, hợp lý, đầy đủ của hồ sơ sau đó chuyển giao cho các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện giải quyết hoặc phối hợp giải quyết. Và trả kết quả cho công dân tại bộ phận này theo các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND huyện. Là bộ phận đầu mối, một cửa thực hiện toàn bộ công việc mà lâu nay công dân, tổ chức phải tự liên hệ với các phòng ban qua nhiều cửa, mất nhiều thời gian, chi phí giải quyết hồ sơ hành chính. Do đó, với hoạt động đặc thù này mà ngoài những hoạt động của các văn phòng nói chung thì nó có những nội dung hoạt động mang tính chất đặc thù riêng.
Theo Điều 4 Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg ngày 04 tháng 09 năm 2003 quyết định của Thủ tướng Chính phủ Về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế "một cửa" tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương quy định cơ chế "một cửa" được thực hiện trong các lĩnh vực sau:
Tại quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc cấp tỉnh: cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho các hộ kinh doanh cá thể, cấp giấy phép xây dựng, cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất, đăng ký hộ khẩu, công chứng và chính sách xã hội.
Căn cứ vào tình hình thực tiễn, UBND huyện sẽ triển khai thực hiện giải quyết công việc thủ tục hành chính thuộc một số lĩnh vực theo quy định.
Đối với mỗi một lĩnh vực hoạt động đặc thù tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nó lại bao gồm nhiều thủ tục khác nhau. Do đó, mỗi lĩnh có những quy định cụ thể về trình tự, thủ tục giải quyết các công việc cũng như những hồ sơ hành chính mà công dân, tổ chức cần chuẩn bị, thời gian và trình tự giải quyết công việc được niêm yết tại trụ sở làm việc.
1.2.3. Tổ chức khoa học văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa