CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHềNG TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA, MỘT CỬA LIấN THễNG
2.1. Thực trạng tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh
2.1.2. Tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc ủy ban nhân dân huyện Tĩnh Gia, tỉnh
2.1.2.2. Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc UBND huyện Tĩnh Gia là nơi tiếp nhận thông tin hai chiều đó là các thông tin chỉ đạo từ UBND huyện, cơ quan cấp trên; thông tin giữa công dân, tổ chức với bộ phận. Do đó, việc thu thập, xử lý thông tin nhằm đảm bảo phục vụ kịp thời cho hoạt động của bộ phận là một nội dung rất cần thiết.
Quy trình tiếp nhận và xử lý thông tin tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông như sau:
Hình 2.1. Sơ đồ quy trình tiếp nhận và xử lý thông tin Bước 1. Thu thập thông tin
Bước 2: Phân tích và xử lý thông tin Bước 3. Truyền đạt, phổ biến thông tin Bước 4: Bảo quản, lưu trữ thông tin.
Nguồn thông tin đến bộ phận bao gồm:
- Thông tin từ Trung ương, từ UBND tỉnh (thông qua các công văn, quy định liên quan đến BPMC, MCLT).
- Thông tin từ các đơn vị phối hợp giải quyết công việc - Thông tin từ báo chí, internet, …
- Thông tin từ công dân, tổ chức.
Ngoài ra, bộ phận phải thu thập thêm các thông tin theo yêu cầu của công việc đề ra hoặc yêu cầu của UBND huyện.
Thu thập thông tin
Phân tích và xử lý thông tin
Truyền đạt, phổ biến thông tin
Bảo quản, lưu trữ thông tin
Yêu cầu của công việc này là phải tổng hợp được tình hình hoạt động tại BPMC, MCLT, phản ánh đúng bản chất sự việc, do đó, phải kiểm tra tính chính xác, hợp lý của tài liệu, phân tích các số liệu, so sánh đánh giá để có thể có được những thông tin đảm bảo yêu cầu đặt ra. Thông tin ở đây bao gồm thông tin từ các văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên về chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện, thay đổi cách thức thực hiện thủ tục; thông tin từ các phòng ban chuyên môn trực tiếp giải quyết thủ tục, thông tin từ lãnh đạo UBND huyện và thông tin phản hồi từ chính công dân, tổ chức.
Các thông tin đầu vào sau khi được phân tích, xử lý cho các thông tin đầu ra cần được truyền đạt, phổ biến nhanh chóng, kịp thời đến các phòng, ban, bộ phận, đối tượng cần thiết thông qua các hình thức truyền đạt như: văn bản, cuộc họp, hội nghị, trực tiếp… để kịp thời điều chỉnh các vấn đề liên quan đang diễn ra tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Hiện nay, bộ phận đã ứng dụng công nghệ thông tin vào việc truyền đạt thông tin. Ví dụ: nếu là thông tin nội bộ thì bộ phận đưa vào mạng Lan nội bộ của cơ quan thông báo.
Nếu là thông tin liên quan đến thủ tục hành chính đang giải quyết tại bộ phận cập nhật trên màn hình ti vi tại bộ phận và đưa lên website của cơ quan.
Đối với BPMC, MCLT thì chức năng chủ yếu là tiếp nhận, giải quyết hồ sơ hành chính cho công dân, tổ chức và việc cập nhật một cách kịp thời, niêm yết các thông tin mới có vai trò rất quan trọng. Trong thời gian qua công tác thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin được bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thực hiện một cách nghiêm túc, đúng quy trình giúp cho thông tin luôn được cập nhật thường xuyên, không có tình trạng thông tin nhận được đã cũ hoặc sai lệch. Đảm bảo thông tin đến lãnh đạo UBND huyện, đến các bộ phận liên quan là thông tin chính xác, đã được phân tích, bảo đảm nguồn tin. Bộ phận cũng đã rất chú trọng đến thông tin phản hồi, đây là nguồn tin quý giá từ người trực tiếp giao dịch tại bộ phận giúp cho những CBCC làm việc tại đây nhận biết được những khuyết điểm, thiếu sót trong quá trình thực hiện công việc của mình để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Bên cạnh đó, công tác thông tin tại bộ phận vẫn tồn tại một vài hạn chế đó là: chưa xây dựng được cơ chế thông tin hợp lý, khoa học từ nhiều phía.
Việc ghi nhận các thông tin phản ánh từ phía công dân, tổ chức chưa cao.
Việc truyền tải thông tin đôi khi không bảo đảm thời gian, một số lĩnh vực hoạt động còn chậm cập nhật thông tin liên quan để cung cấp kịp thời cho hoạt động tại bộ phận. Thông tin giữa bộ phận và các phòng ban đôi khi không thống nhất, dẫn đến việc giải quyết công việc có sự chênh lệch.