CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHềNG TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA, MỘT CỬA LIấN THễNG
2.2. Đánh giá kết quả tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh
2.2.1. Kết quả đã đạt được 1. Về tổ chức
a. Với sự quan tâm của UBND huyện Tĩnh Gia, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đã được đầu tư với một mức kinh phí lớn, đảm bảo mọi điều kiện thuận lợi nhất cho sự hoạt động của bộ phận, thoáng mát với hệ thống các trang thiết bị hiện đại nhằm phục vụ tốt nhất cho quá trình giao tiếp giữa công dân, tổ chức với cán bộ bộ phận.
b. Đội ngũ cán bộ công chức có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, đáp ứng được yêu cầu của quá trình giải quyết thủ tục hành chính cho dân.
Hiện nay Trung tâm bao gồm có 06 cán bộ công chức. Trong đó:
- Trình độ Đại học là 05 người = 84%
- Trình độ Cao đẳng là 01 người = 16%.
Mỗi cỏn bộ cụng chức đều cú sự phõn cụng nhiệm vụ cụ thể rừ ràng theo đúng chuyên môn, nhiệm vụ.
Bộ phận thường xuyên tổ chức các khoá học, tập huấn nhằm tạo cơ hội cho các cán bộ công chức có điều kiện đề tự nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và ý thức trách nhiệm, đạo đức nghề nghiệp trong quá trình công tác:
- Mở lớp bồi dưỡng cải cách hành chính thực hiện cơ chế theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông trên địa bàn thành phố, cử cán bộ đi học.
- Mở lớp bồi dưỡng tin học văn phòng đảm bảo khả năng sử dụng máy tính và các phần mềm chuyên môn thông thạo.
c. Bộ phận đó xõy dựng quy chế, nội quy hoạt động rừ ràng, đảm bảo cho hoạt động của bộ phận thông suốt, thống nhất từ trên xuống dưới, xác định rừ ràng mối quan hệ giữa cỏc thành viờn và giữa bộ phận với cỏc phũng, ban chuyên môn trong giải quyết thủ tục hành chính của dân.
2.2.1.2. Về hoạt động
a. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả huyện đã chủ động trong việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác. Nhất là trong việc xây dựng kế hoạch công tác năm và xem đây là nhiệm vụ quan trọng nên Trưởng bộ phận đã triển khai thực hiện một cách nghiêm túc, dựa trên thực tiễn tình hình hoạt động tại bộ phận. Từ đó, giúp cho các kế hoạch không chỉ là ý tưởng mà được triển khai thực hiện trong từng bản kế hoạch cụ thể. Nội dung của kế hoạch công tác cũng được trình bày đúng yêu câu, đảm bảo các thông tin cơ bản và phù hợp với nội dung hoạt động của bộ phận
b. Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin
Việc thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin tại bộ phận đã được chú trọng thực hiện. Đó là cập nhật, bổ sung kịp thời danh mục các thủ tục hành chính về quy trình thực hiện, hồ sơ giấy tờ khi có văn bản quy định của cơ quan cấp trên. Điều này không chỉ tuân thủ đúng theo các quy định của pháp luật hiện hành mà còn giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận. Bộ phận đã thực hiện chế độ báo cáo, thông tin theo định kỳ cũng như các vấn đề phát sinh mới trong quá trình thực hiện giải quyết hồ sơ, từ đó đã tham mưu cho UBND huyện ban hành những văn bản nhằm điều chỉnh những nội dung không phù hợp, gây rườm rà.
c. Soạn thảo, ban hành văn bản và thực hiện công tác văn thư – lưu trữ
Để đảm bảo cho công tác giải quyết thủ tục hành chính được diễn ra thông suốt, bộ phận đã tiến hành mẫu hoá một số loại văn bản thông dụng nhằm đơn giản hoá quá trình giải quyết thủ tục hành chính cho người dân và CBCC tại bộ phận, đồng thời rút ngắn thời gian giải quyết.
Một số văn bản đã được bộ phận mẫu hoá nhằm phục vụ cho hoạt động của bộ phận bao gồm:
- Mẫu sổ nhật ký tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính.
- Phiếu hẹn trả kết quả cho công dân, tổ chức.
- Biên bản giao nhận hồ sơ giữa bộ phận trả kết quả với cán bộ, công chức cơ quan chuyên môn trực tiếp giải quyết.
Hoạt động của bộ phận có ứng dụng công nghệ tin học theo tiêu chuẩn quản lý chất lượng và nhập dữ liệu vào phần mềm ứng dụng giải quyết thủ tục hành chính trên mạng giúp rút ngắn công đoạn và đơn giản hoá quá trình giải quyết cho công dân. Nội dung của mỗi thủ tục hành chính được dữ liệu hoá trong phần mềm bao gồm những nội dung sau:
- Tên thủ tục
- Thẩm quyền giải quyết (xác nhận, giải quyết) - Hồ sơ hành chính
- Thời gian giải quyết (Nếu thủ tục hành chính thuộc trách nhiệm của nhiều cơ quan thì ghi cụ thể thời gian hoàn thành công việc của từng cơ quan)
- Phí hoặc lệ phí ( Nếu có )
- Căn cứ pháp lý: Luật, nghị định, thông tư, quyết định của cơ quan có thẩm quyền ban hành còn hiệu lực (không trái pháp luật)
- Mẫu biểu (nếu có) kèm theo - Mã số thủ tục hành chính
d. Tổ chức thực hiện công tác đối nội, đối ngoại
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đã chủ trương đề xuất với UBND huyện trong việc thiết lập các kênh thông tin, ghi nhận và phản ánh kịp thời những nội dung liên quan đến công việc tại bộ phận. Tổ chức tiếp công dân theo quy định cũng như việc thực hiện tiếp đón các đoàn công tác tới tham quan hoạt động của bộ phận. Trong hoạt đối nội, bộ phận đã chủ động phối hợp với các phòng ban chuyên môn trong giải quyết các hồ sơ hành chính cho công dân, tổ chức và đề xuất với lãnh đạo UBND huyện trong việc xây dựng cơ chế phối hợp với các phòng chuyên môn. Hoạt động tiếp công dân nhằm tiếp nhận những ý kiến, khiếu nại, tố cáo các nội dung liên quan đến bộ phận được thực hiện tốt, tạo được niềm tin của nhân dân đối với chính quyền cũng như nâng có hiệu quả hoạt động của bộ phận để phục vụ nhân dân ngày một tốt hơn.
e. Đảm bảo nhu cầu hậu cần, quản lý sử dụng tài sản, vật tư, trang thiết bị làm việc của bộ phận
Để mọi hoạt động tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hoạt động
thường xuyên, liên tục thì yêu cầu bắt buộc đó là việc đảm bảo cho các trang
thiết bị tại bộ phận hoạt động ổn định. Trưởng bộ phận đã thường xuyên ghi nhận ý kiến của CBCC tại bộ phận về sử dụng trang thiết bị làm việc, từ đó đã chủ động đề xuất với UBND huyện trong việc sửa chữa, mua sắm các trang thiết bị tại bộ phận nhằm duy trì hoạt động của bộ phận. Đồng thời, thường xuyên nâng cấp, cài đặt lại phần mềm máy tính cũng như máy chủ nhằm đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc cao. Các trang thiết bị làm việc tại bộ phận được bảo quản theo quy định của cơ quan và bộ phận được trích lại một phần kinh phí để duy trì hoạt động của mình , Trưởng bộ phận đã quản lý tài chính tại bộ phận để đảm bảo nhu cầu hậu cần khi cần thiết cũng như chi tiêu theo quy định.
f. Thực hiện công tác bảo vệ, công tác y tế, vệ sinh môi trường nhằm bảo vệ sức khoẻ cán bộ, nhân viên
Công tác an ninh trật tự tại bộ phận luôn được duy trì, đảm bảo sự an toàn cho CBCC trực tiếp làm việc đây cũng như công dân, tổ chức đến liên hệ giải quyết thủ tục không để xảy ra tình trạng mất cắp tài sản. Bộ phận thực hiện đúng các quy định về đóng bảo hiểm y tế và các loại bảo hiểm khác, tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm cho nhân viên tại bộ phận. Đồng thời, với số lượng công việc lớn, tiếp xúc nhiều với công dân, tổ chức nên áp lực công việc cao,Trưởng bộ phận đã chủ động đề xuất với UBND huyện trong việc phụ cấp cho CBCC làm việc tại bộ phận để giúp họ yên tâm công tác, hoàn thành tốt các công việc được giao. Công tác vệ sinh môi trường tại bộ phận cũng như toàn cơ quan luôn được đảm bảo sạch sẽ, khang trang đảm bảo tính trang trọng, lịch sự của công sở hành chính nhà nước.
g. Tổ chức hội họp
Trong thời gian vừa qua, với sự chỉ đạo và kiểm tra của lãnh đạo UBND huyện, công tác tổ chức hội họp của bộ phận được triển khai thực hiện một cách nghiêm túc. Hàng tháng bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đều tổ
chức các cuộc họp giao ban nhằm đánh giá những kết quả đã đạt được, tình hình hoạt động cũng như những yêu cầu, phản ánh từ phía công dân, tổ chức từ đó có ý kiến chỉ đạo cụ thể để giải quyết các vấn đề đặt ra. Đồng thời ghi nhận các ý kiến phản ánh về tình hình thực hiện công việc của CBCC trực tiếp thực hiện công việc tại đây. Công tác tổ chức hội họp của bộ phận đã được chú trọng hơn, nội dung các cuộc họp cũng như sự công khai, dân chủ trong quá trình tổ chức hội họp được đề cao. Những ý kiến đóng góp của cá nhân, tổ chức và các phòng ban chuyên môn luôn được bộ phận đề cao và đưa ra thảo luận tại các cuộc họp. Từ đó góp phần nâng cao hiệu quả của các cuộc họp tại bộ phận.
h. Các nội dung hoạt động đặc thù
Đối với những nội dung hoạt động đặc thù, bộ phận đã chủ động cung cấp các biểu mẫu, giấy tờ và thông tin về các lĩnh vực cho người dân tại bảng niêm yết cũng như trên màn hình tivi tại bộ phận. Đồng thời, với số lượng hồ sơ công việc lớn, thực hiện theo công văn chỉ đạo của UBND huyện, Bộ phận đã tiến hành tăng số ngày làm việc trong tuần từ 5 ngày lên 6 ngày/tuần nhằm giải quyết nhanh chóng và kịp thời mọi thủ tục có liên quan đến quyền lợi hợp pháp của người dân, không để hồ sơ tồn đọng lâu dài.
Bộ phận đã đảm bảo được yêu cầu về công khai hóa thủ tục, quy trình giải quyết thủ tục hành chính, thời gian giải quyết thủ tục. Đặc biệt, với việc công khai hóa mức thu phí, lệ phí cho từng loại thủ tục nhất định đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra giám sát của Ủy ban, đoàn thể, nhân dân.
Thời gian làm việc và thời gian giải quyết hồ sơ thủ tục đã có nhiều thay đổi theo hướng tích cực, đảm bảo thời gian làm việc, xử lý nhanh chóng, kịp thời mọi yêu cầu thắc mắc của người dân.
So với trước khi bộ phận chính thức đi vào hoạt động, với sự chỉ đạo thường xuyên của lãnh đạo UBND huyện và sự cố gắng nỗ lực của CBCC tại
bộ phận, thời gian giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính đã được rút ngắn đi đáng kể .
- Lĩnh vực Tài nguyên – Môi trường: Việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, trước đây thời gian nhận và trả hồ sơ là 55 ngày, nay còn 25 ngày, rút ngắn được 30 ngày.
+ Chuyển đổi chuyển nhượng quyền sử dụng đất thời gian giải quyết rút ngắn từ 40 ngày xuống còn 11 ngày. Đây là một kết quả đáng khích lệ.
- Lĩnh vực Lao động – Thương binh và Xã hội: Số lượng hồ sơ giải quyết tại bộ phận đã tăng lên, tuy nhiên tình trạng tồn đọng hồ sơ không diễn ra, việc trả hồ sơ đúng hẹn trong lĩnh vực này cho công dân, tổ chức được bộ phận phối hợp với phòng chuyên môn thực hiện tốt. Phần lớn các hồ sơ được giải quyết luôn trong ngày làm việc đầu tiên, giúp nhân dân tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại.
- Lĩnh vực Tư pháp: Đây là lĩnh vực không có số lượng hồ sơ không đủ điều kiện hoàn. Điều này cho thấy, khâu tiếp nhận hồ sơ thuộc lĩnh vực tại bộ phận làm tốt khâu kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của giấy tờ. Khi có quy định chuyển bớt một số công việc chứng thực không có yếu tốt nước ngoài xuống cho bộ phận một cửa tại UBND xã giải quyết đã giúp cho áp lực công việc của CBCC giảm đi nhiều. Các hồ sơ hành chính được giải quyết nhanh chóng, không để xảy ra tình trạng trễ hẹn.
- Lĩnh vực công thương: Cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh rút ngắn từ 05 ngày xuống còn 04 ngày.
- Lĩnh vực Xây dựng: Đây là một lĩnh vực hiện nay nhu cầu của công dân, tổ chức là rất lớn, nó có ảnh hưởng đến sơ sở hạ tầng tại địa phương. Để đáp ứng kịp thời nhu cầu của công dân và tổ chức, bộ phận đã phối hợp với phòng chuyên môn tiếp nhận, thẩm định hồ sơ một cách nhanh chóng. Việc cấp giấy phép xây dựng đã rút ngắn từ 20 ngày xuống còn 16 ngày.
Những kết quả thu được trên là kết quả của sự phấn đấu, cố gắng nỗ lực của toàn thể cán bộ công chức làm việc tại bộ phận và UBND huyện. Trong những năm vừa qua, dưới sự chỉ đạo của UBND huyện về cơ bản, hoạt động của bộ phận đã đảm bảo được các yêu cầu về tuân thủ các quy định pháp luật, thi hành nghiêm túc, nâng cao tỷ lệ giải quyết hồ sơ thủ tục, giảm thiểu nhiều phiền hà cho người dân.
Tổ chức, công dân, đến bộ phận đã thực hiện nghiêm quy chế, nội quy và có tinh thần xây dựng, đặc biệt tổ chức, công dân phấn khởi vì hồ sơ, thủ tục đã được giải quyết nhanh chóng và trả đúng theo hạn định. Đảm bảo được tính độc lập trong quá trình hoạt động của bộ phận.
2.2.1.3. Nguyên nhân đạt được những kết quả
- Tỉnh ủy và UBND tỉnh đã có sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ cải cách thủ tục hành chính theo CCMC với các giải pháp tập trung và kiên quyết hơn.
- Các quy định của Nhà nước về trình tự, thủ tục, thời gian giải quyết hồ sơ hành chính được quy định chặt chẽ, cụ thể và công khai, giúp CBCC dễ giải quyết và người dân dễ thực hiện.
- Sở Nội vụ của tỉnh tăng cường thanh tra, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông của các cơ quan, đơn vị, địa phương, kịp thời phát hiện các thiếu sót, những quy định về hồ sơ, thủ tục bất hợp lý để kiến nghị xử lý, bãi bỏ; đồng thời phát hiện, kiến nghị xử lý, chấn chỉnh một số biểu hiện tiêu cực, đề nghị cấp có thẩm quyền xử lý nghiêm minh những trường hợp vi phạm nên có tác dụng giáo dục đội ngũ CBCC.
- Đa số cán bộ, công chức đã thể hiện nhiều cố gắng, nhận thức đúng trách nhiệm được giao, hoàn thành khá tốt nhiệm vụ được phân công. Lãnh đạo bộ phận và cơ quan đã có nhiều nỗ lực thực hiện trách nhiệm chỉ đạo triển khai và đôn đốc việc thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông của
cơ quan.