CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHềNG TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA, MỘT CỬA LIấN THễNG
2.1. Thực trạng tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh
2.1.2. Tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc ủy ban nhân dân huyện Tĩnh Gia, tỉnh
2.1.2.7. Tổ chức hội họp
Họp là một hình thức hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó, thủ trưởng bộ phận, cơ quan trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật. Hiện nay, việc tổ chức hội họp tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả được thực hiện theo đúng Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25/5/2006 của Thủ tướng Chính phủ quyết định Ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước.
Quy trình tổ chức hội họp được thể hiện qua các bước như sau:
Hình 2.2. Sơ đồ quy trình tổ chức hội họp Xây dựng kế hoạch tổ
chức cuộc họp
Chuẩn bị
Tiến hành cuộc họp
Kết thúc cuộc họp
Bước 1: Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp Bước 2: Chuẩn bị cuộc họp
Bước 3: Gửi giấy mới họp Bước 4: Tiến hành cuộc họp Bước 5: Kết thúc cuộc họp
CBCC làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thực hiện chế độ thông tin báo cáo ngày vào cuối giờ chiều; báo cáo tuần vào thứ Năm với Trưởng bộ phận.
Định kỳ mỗi tháng một lần, họp giao ban Bộ phận để đánh giá kết quả hoạt động. Mỗi quý một lần tổ chức họp giao ban với các công chức chuyên môn thuộc UBND để đánh giá, rút kinh nghiệm trong công tác phối hợp tổ chức thực hiện nhiệm vụ và giải quyết công việc giữa Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả với các cơ quan chuyên môn UBND huyện. Trong trường hợp cần thiết, Trưởng bộ phận tổ chức họp đột xuất với các công chức chuyên môn để đánh giá, rút kinh nghiệm trong công tác phối hợp thực hiện tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả thủ tục hành chính.
Do bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc quản lý trực tiếp của văn phòng HĐND&UBND tùy vào từng tính chất, nội dung cuộc họp mà bộ phận xác định thành phần tham dự. Ví dụ: Bộ phận muốn họp về bàn về công tác phối hợp giữa các phòng ban chuyên môn trong giải quyết hồ sơ hành chính của công dân thì phải có sự tham gia của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND được phân công phụ trách bộ phận, Trưởng hoặc Phó các phòng chuyên môn.
Vậy khi tiến hành họp về vấn đề này thì bộ phận phải báo cáo với văn phòng HĐND&UBND để bố trí, sắp xếp các cuộc họp một cách hợp lý. Và các đơn vị liên quan phải chuẩn bị đúng yêu cầu, đầy đủ các tài liệu, văn bản thuộc nội dung cuộc họp. Việc gửi giấy mời họp được ghi rừ cỏc nội dung như người triệu tập và chủ trì, thành phần tham dự, người được triệu tập và người mời
tham dự, nội dung cuộc họp, thời gian, địa điểm. Nhưng nhiều trường hợp giấy mời họp được gửi đến người tham dự họp chậm.
Hiện nay, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả huyện Tĩnh Gia đã có sự phối hợp trong tổ chức hội họp để giải quyết công việc tại bộ phận. Trưởng bộ phận thực hiện nghiêm túc các quy định của pháp luật về tổ chức hội họp trong hoạt động tại bộ phận mình như họp tổng kết, đánh giá kết quả hoạt động, họp triển khai nhiệm vụ công tác tháng, ... theo yêu cầu của công việc đặt ra. Từ đó, chất lượng các cuộc họp đã được nâng lên, giúp tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, việc kiểm tra, đôn đốc thực hiện các nội dung cuộc họp quy định chưa tốt. Một số cuộc họp vượt quá thẩm quyền, chức năng của bộ phận. Đối với những cuộc họp giao ban của văn phòng HĐND&UBND với Bộ phận cần có sự tham gia đầy đủ của các CBCC trực tiếp thực hiện công việc tại đây, để biết được những nội dung quan trọng trong cuộc họp được đề ra.
2.1.2.8. Các hoạt động đặc thù của bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND huyện Tĩnh Gia, tỉnh Thanh Hóa
Hoạt động của văn phòng nói chung chính là những hoạt động chính, thể hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Khi thực hiện được các công việc này, văn phòng thể hiện được vai trò của mình trong việc thiết lập cơ sở vững chắc cho mọi hoạt động của cơ quan. Đảm bảo cho công việc được diễn ra liên tục và thông suốt, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ mang tính chất chuyên sâu.
Đối với Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả UBND huyện Tĩnh Gia do đây là bộ phận mang tính chất đặc thù nên các hoạt động của văn phòng có những hoạt động là hoạt động chung của văn phòng như Soạn thảo, ban hành văn bản và Công tác văn thư – lưu trữ, dựng chương trình, kế hoạch công tác cho bộ phận. Đồng thời, có những hoạt động mang tính chất đặc thù, chuyên môn riêng mà các hoạt động chung của văn phòng không có. Đó chính là các nội dung hoạt động chính của bộ phận trong việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
hành chính.
a. Lĩnh vực Tài nguyên - Môi trường
* Cơ sở pháp lý để xây dựng quy trình:
- Luật Đất đai số 13/2003/QH11 ngày 10/12/2003 của Quốc hội khóa 11;
- Nghị định số 181/2004/NĐ-CP ngày 29/10/2004 của Chính phủ về thi hành Luật đất đai;
- Nghị định số 84/2007/NĐ-CP ngày 25/5/2007 của Chính phủ quy định bổ sung về việc cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, thu hồi đất, thực hiện quyền sử dụng đất, trình tự, thủ thủ tục bồi thường, hỗ trợ, tái định cư khi Nhà nước thu hồi đất và giải quyết khiếu nại về đất đai;
- Thông tư số 09/2007/TT-BTNMT ngày 02/8/2007 của Bộ Tài nguyên môi trường về việc hướng dẫn việc lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính; …
Quản lý nhà nước về đất đai là một trong những lĩnh vực cơ bản của quản lý nhà nước về xã hội và là một trong những nội dung quan trọng của hoạt động quản lý nhà nước nói chung. Trong đó hoạt động đăng ký và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho các chủ sử dụng đất là một vấn đề rất cần thiết hiện này. Việc thực hiện hoạt động này có ý nghĩa rất quan trọng, nó là điều kiện quan trọng để chủ dử dụng đất thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình theo quy định của pháp luật.
Số TTHC đưa vào thực hiện áp dụng theo CCMC, CCMCLT trong lĩnh vực Tài nguyên – Môi trường thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND huyện bao gồm có 32 thủ tục. Tuy nhiên, số TTHC đưa vào thực hiện tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả là 04 thủ tục bao gồm cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; hàng cấp lại, cấp đổi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; thế chấp vay vốn ngân hàng và xóa thể chấp vay vốn ngân hàng. Sau gần 10 năm thực hiện CCMC, CCMCLT trong lĩnh vực Tài nguyên – Môi trường tại UBND huyện Tĩnh Gia, có thể thấy bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đã giải quyết
được một số lượng lớn hồ sơ thuộc thẩm quyền giải quyết của huyện. Nhìn chung số lượng hồ sơ giải quyết đúng hạn ngày càng tăng, số lượng hồ sơ giải quyết chậm trễ và số lượng hồ sơ không đủ điều kiện có giảm đáng kể.
Bảng 2.2. Kết quả giải quyết hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông trong lĩnh vực Tài nguyên – Môi trường.
Năm Lĩnh vực thế chấp vay vốn Lĩnh vực cấp giấy CNQSDĐ
Hồ sơ tiếp
Hồ sơ hoàn trả Hồ sơ không
Hồ sơ tiếp
Hồ sơ hoàn trả Đúng
hẹn
Trễ hẹn
Đúng hẹ
Trễ hẹn
2010 410 390 15 5 320 312 7 1
2011 460 454 3 1 376 372 2 2
2012 464 462 2 0 434 430 4 0
2013 457 453 3 1 376 372 3 1
2014 469 467 0 2 516 513 3 0
Tháng
5/2015 235 230 3 2 283 283 0 0
(Báo cáo tổng kết 10 năm thực hiện cải cách hành chính của huyện Tĩnh Gia (2001 – 2010); báo cáo tổng kết thực hiện cơ chế một cửa của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; báo cáo tính hình giải quyết TTHC trong quý I năm 2015).
Bảng thống kế trên cho thấy, bộ phận tiếp nhận và giải quyết trả kết quả đã giải quyết được một số lượng hồ sơ lớn trong lĩnh vực thế chấp vay vốn và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Số lượng hồ sơ giải quyết đúng hẹn ngày càng tăng, số lượng hồ sơ giải quyết chậm trễ và số lượng hồ sơ không đủ điều kiện giảm dần qua các năm. Cụ thể, năm 2010 bộ phận một cửa, một cửa liên thông đã tiếp nhận tổng hồ sơ cả 2 lĩnh vực là 730 hồ sơ,
trong đó hồ sơ giải quyết đúng hẹn là 702 hồ sơ (chiếm 96.1%) trong tổng số hồ sơ tiếp nhận, số hồ sơ trễ hẹn là 22 hồ sơ (chiếm 3.01%), trong tổng số hồ sơ tiếp nhận và số hồ sơ không đủ điều kiện hoàn trả là 06 hồ sơ (chiếm 0.82%) tổng số hồ sơ tiếp nhận. Đến hết năm 2012 thì tổng lượng hồ sơ tiếp nhận cả hai lĩnh vực đều tăng.
Tuy nhiên, trong quá trình triển khai thực hiện TTHC trong lĩnh vực Tài nguyên – Môi trường vẫn còn nhiều bất cập, hạn chế như kiến thức về pháp luật đất đai, tinh thần trách nhiệm của cán bộ chuyên môn còn hạn chế, nên thực hiện còn lúng túng, hoặc thực hiện không đúng quy định pháp luật, thời gian thực hiện còn kéo dài, vẫn còn tình trạng gây phiền hà, nhũng nhiễu trong dân. Nhiều Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của hộ dân cấp đại trà năm 1995 có biến động lớn về hình thể, bị sai thửa, sai vị trí, thửa đất của người này nhưng tên của người khác; khi người dân làm thủ tục cấp đổi, cấp lại phải tiến hành đo đạc, vừa gây tốn kém, vừa mất thời gian. Mặt khác, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã thế chấp vay vốn Ngân hàng, người dân chưa có điều kiện thanh toán hợp đồng, rút Giấy chứng nhận để làm thủ tục đổi nên không cấp đổi được,…Đây cũng là nguyên nhân ảnh hưởng đến tiến độ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Một số thủ tục hành chính chưa được hướng dẫn rừ ràng như: Thủ tục giải quyết trường hợp cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất không đúng vị trí; thủ tục thuê đất khi hết hạn sử dụng đất đối với trường hợp Nhà nước giao đất vượt hạn mức; thủ tục xử lý trường hợp mất trang bổ sung giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Công tác cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính còn nhiều khó khăn; trong đó, nguyên nhân chủ yếu là do hệ thống bản đồ, sổ mục kê qua các thời kỳ hiện không còn bảo đảm chất lượng, nhất là các địa bàn xã còn sử dụng hệ thống bản đồ có tỷ lệ 1/5000, 1/2000 đã cũ, rất khó khăn trong việc cập nhật hồ sơ khi xem xét cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất. Đối với các dự án đo đạc bản đồ chính quy, huyện đã hoàn thành tuy nhiên, quá trình triển khai thực hiện gặp khó khăn do
khi bàn giao có quy định mới về giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (thay đổi từ giấy đỏ sang giấy hồng) hồ sơ lưu trữ tại huyện đến nay vẫn chưa có hướng xử lý dứt điểm. Mặt khác, khi thực hiện dự án hồ sơ sai sót rất nhiều (sai thửa, trùng thửa, sai vị trí, đối tượng,…), trong khi lực lượng cán bộ Địa chính một số xã, thị trấn chưa đáp ứng việc đo đạc, xác định lại ranh giới để chỉnh lý những sai sót kịp thời cho dân. Dẫn tới thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất phải mất thời gian xác minh.
Lĩnh vực Lao động – Thương binh và Xã hội
* Căn cứ pháp lý:
- Pháp lệnh Ưu đãi người có công với cách mạng số 26/2005/PL- UBTVQH11 ngày 29/6/2005;
- Nghị định số 54/2006/NĐ-CP ngày 26/5/2006 của Chính phủ về việc hướng dẫn thi hành một số điều của Pháp lệnh Ưu đãi người có công với cách mạng;
- Thông tư số 07/2006/TT-BLĐTBXH ngày 26 tháng 07 năm 2006 của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội hướng dẫn về hồ sơ, lập hồ sơ thực hiện chế độ ưu đãi người có công với cách mạng; …
Bộ thủ tục này áp dụng cho cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong lĩnh vực Lao động – Thương binh và Xã hội bao gồm 41 thủ tục. Nhưng căn cứ vào tình hình cụ thể, Phòng Lao động – Thương binh vã xã hội thực hiện các thủ tục bao gồm:
+ Xác nhận chính sách ưu đãi với người có công
+ Xác nhận con thương binh, liệt sĩ và đối tượng chất độc dam cam.
+ Xác nhận thủ tục thăm viếng, tiếp nhận hài cốt liệt sĩ + Xác nhận thuế miễn giảm sử dụng đất
Tại UBND huyện Tĩnh Gia thì quy trình giải quyết TTHC trong lĩnh vực Lao động – thương binh và xã hội do Trưởng phòng chuyên môn giải quyết. Do tính chất đặc thù của loại thủ tục hành chính này, BPMC, MCLT tiếp nhận các loại thủ tục hành chính liên quan đến lĩnh vực này, còn các thủ
tục khác thì tổ chức, công dân liên hệ trực tiếp tại phòng Lao động – Thương binh và xã hội để giải quyết. Đây là một trong hai lĩnh vực mà phòng chuyên môn trực tiếp giải quyết, không phải thông qua UBND xã để giải quyết. Nhìn chung, việc xây dựng các quy trình giải quyết TTHC trong lĩnh vực này tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tại UBDN huyện Tĩnh Gia đều dựa theo những quy định của các văn bản quy phạm pháp luật. Đối với một số thủ tục áp dụng đặc thù thì UBND huyện quy định thêm một số loại giấy tờ nằm ngoài quy định chung. Những quy định riêng này được đưa ra xuất phát từ yêu cầu quản lý của địa phương nhưng lại gây khó khăn phiền hà cho công dân, tổ chức khi tham gia vào các thủ tục hành chính.
Bảng 2.3. Kết quả giải quyết hồ sơ tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cho cá nhân, tổ chức trong lĩnh vực Lao động – Thương binh và Xã hội
Năm Hồ sơ tiếp nhận
Hồ sơ hoàn trả Đúng hẹn Trễ hẹn
2010 312 305 6 1
2011 335 331 3 1
2012 310 305 5 0
2013 350 344 4 2
2014 381 379 2 0
Đến 5/2015 160 160 0 0
(Báo cáo tổng kết 10 năm thực hiện cải cách hành chính của huyện Tĩnh Gia (2001 – 2010); báo cáo tổng kết thực hiện cơ chế một cửa của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; báo cáo tính hình giải quyết TTHC trong quý I năm 2015).
Từ bảng số liệu có thể thấy, số lượng hồ sơ giải quyết tại bộ phận trong
lĩnh vực Lao động – Thương binh và Xã hội tương đối nhiều, và việc trễ hẹn trong giải quyết hồ sơ cho công dân, tổ chức cũng giảm dần. Cụ thể, trong năm 2010, tổng số hồ sơ tiếp nhận là 312 hồ sơ, trong đó trả đúng hẹn là 305 hồ sơ (chiếm 97.7%) trong tổng số hồ sơ tiếp nhận, hồ sơ trả sai hẹn là 06 hồ sơ (chiếm 1.92%), hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết là 01 hồ sơ (chiếm 0.32%). Đến năm 2014 tổng hồ tiếp nhận là 381 hồ sơ, trong đó lượng hồ sơ trả đúng hẹn là 379 hồ sơ (chiếm 99.47%), hồ sơ trễ hẹn là 02 hồ sơ (chiếm 0.52%) và không còn hồ sơ không đủ điều kiện hoàn trả. Lượng hồ sơ tiếp nhận giải quyết trong lĩnh vực này cũng tăng dần qua các năm, năm 2010 tổng hồ sơ tiếp nhận là 213 hồ sơ, đến năm 2014 tăng lên 381 hồ sơ.
Qua phân tích số liệu cho thấy hiệu quả giải quyết hồ sơ của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tăng qua thời gian và ngày càng đáp ứng tốt hơn nhu cầu giải quyết hồ sơ của công dân và tổ chức.
b. Lĩnh vực Tư pháp
* Căn cứ pháp lý:
- Nghị định số 75/200/NĐ-CP ngày 08/12/2001 của Chính phủ về công chứng, chứng thực;
- Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch;
- Thông tư số 03/2001/TTLT/BTC-BTP ngày 21/11/2001 Thông tư liên tịch của Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí, lệ phí công chứng, chứng thực; …
Lĩnh vực Tư pháp được thực hiện tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả UBND huyện Tĩnh Gia thực hiện bao gồm:
+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài + Cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch.
+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản có tính chất song
ngữ.
+ Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài.
+ Cấp lại bản chính Giấy khai sinh.
Bảng 2.4. Kết quả giải quyết TTHC tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông trong lĩnh vực Tư pháp
Năm Hồ sơ tiếp nhận
Hồ sơ hoàn trả Đúng hẹn Trễ hẹn
2010 1650 1648 2 0
2011 1820 1815 5 0
2012 1868 1865 2 0
2013 2005 2004 1 0
2014 2122 2122 0 0
05/2015 1020 1020 0 0
(Báo cáo tổng kết 10 năm thực hiện cải cách hành chính của huyện Tĩnh Gia (2001 – 2010); báo cáo tổng kết thực hiện cơ chế một cửa của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; báo cáo tính hình giải quyết TTHC trong quý I năm 2015).
Qua bảng số liệu cho thấy lĩnh vực Tư pháp là lĩnh vực tiếp nhận và giải quyết nhiều hồ sơ cho công dân, tổ chức nhất và nó có xung hướng tăng qua các năm. Năm 2010 hồ sơ tiếp nhận là 1650 hồ sơ, đúng hẹn là 1648 hồ sơ (chiếm 99.8%), hồ sơ trễ hẹn là 02 hồ sơ (chiếm 0.12%). Đến năm 2014 lượng hồ sơ tăng lên 2122 hồ sơ, hồ sơ trả đúng hẹn là 2122 (chiếm 100%) và số hồ sơ trễ hẹn là không còn. Đây là một nỗ lực rất lớn của các CBCC phụ trách lĩnh vực này cũng như phòng chuyên môn. Đặc biệt, trong lĩnh vực Tư pháp số hồ sơ không đủ điều kiện đã không còn. Điều này cho thấy phòng Tư pháp huyện đã phối hợp giải quyết công việc tốt từ khâu tiếp nhận hồ sơ tới khâu giải quyết.
Nhìn chung, so với việc thực hiện cơ chế một cửa trước đây, nhất là khi