Một thực tế trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước nói chung vẫn đang diễn ra đó là tình trạng giải quyết các TTHC theo nguyên tắc mệnh lệnh phục tùng và thủ trưởng vẫn là người thực hiện nhiều công việc.
Điều này làm giảm hiệu quả, cũng như làm mất đi tính linh hoạt trong quá trình giải quyết công việc của CBCC. Thế nên mới có chuyện công dân, tổ chức nhiều lúc đến liên hệ giải quyêt thủ tục nhận được câu trả lời là thủ trưởng đi vắng, chưa có người giải quyết nên viết giấy hẹn mà vẫn trả không đúng hẹn.
Để đảm bảo hiệu quả giải quyết TTHC theo cơ chế một cửa, một cửa
liên thông thì việc cần thiết phải làm là đẩy mạnh thực hiện nguyên tắc ủy quyền cho cấp dưới trong quá trình giải quyết hồ sơ. Nguyên tắc ủy quyền được thực hiện theo hướng: UBND huyện Tĩnh Gia cần thực hiện việc ủy quyền cho các cơ quan chuyên môn trong thực hiện một số công việc liên quan đến việc cung ứng các dịch vụ công; một số công việc liên quan đến xác nhận những loại giấy tờ hình thành trong quá trình giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức nếu trong phạm vị của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có thể thực hiện được thì nên để cho Trưởng bộ phận tự quyết. Tuy nhiên, việc ủy quyền phải đi đôi với quy định trách nhiệm đối với những công việc được ủy quyền và hiệu quả của công việc. Việc lãnh đạo UBND huyện ủy quyền cho các cơ quan chuyên môn góp phần làm giảm gánh nặng giải quyết công việc cho lãnh đạo UBND, đồng thời giao quyền tự quyết một số công việc cho các phòng ban, từ đó giúp trưởng các phòng, ban phát huy được khả năng cũng như năng lực của bản thân và nâng cao tính chịu trách nhiệm trong hiệu quả thực hiện công việc. Hơn nữa, việc ủy quyền trong quá trình giải quyết TTHC còn góp phần tiết kiệm một thời gian đáng kể cho CBCC và cho công dân, tổ chức trong giải quyết hồ sơ hành chính tại bộ phận.
Đồng thời, để việc ủy quyền có hiệu quả và tránh tình trạng làm quyền thì yêu cầu bắt buộc đó là phải có sự chỉ đạo, kiểm tra và giám sát quá trình thực hiện công việc của lãnh đạo UBND huyện. Bên cạnh đó, người được ủy quyền thực hiện nhiệm vụ cũng cần phải báo cáo, tổng kết định kỳ về công việc được ủy quyền cho lãnh đạo biết để có sự điểu chỉnh kịp thời khi phát hiện những sai sót. Việc thực hiện công tác ủy quyền trong giải quyết TTHC là một trong những nhiệm vụ của cải cách hành chính.
- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình giải quyết công việc
Trong thời đại ngày nay, với sự phát triển bùng nổ của công nghệ thông tin và nó càng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý
hành chính nhà nước đang góp phần từng bước hiện đại hóa nền hành chính nhà nước, nâng cao hiệu quả phục vụ nhân dân của bộ phận một cửa, một cửa liên thông.
Đối với bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, UBND huyện Tĩnh Gia đã ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của mình đó là sử dụng các phần mềm, các trang thiết bị hiện đại hỗ trợ cho việc giải quyết công việc một cách nhanh chóng và thuận tiện. Nó vừa tiết kiệm thời gian, giảm chí phí đồng thời có thể kiểm soát được hồ sơ công việc. Khi BPMC, MCLT được áp dụng để giải quyết công việc thì việc ứng dụng tin học vào giải quyết TTHC cũng được triển khai. Bước đầu ứng dụng công nghệ thông tin vào trong hoạt động của bộ phận và các phòng ban chuyên môn trong giai quyết các TTHC thông qua việc kết nối mạng Internet. Khi sử dụng mạng Internet vào hoạt động thì nhiều công việc, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nếu cần phải trảo đổi với bộ phận thẩm định hồ sơ tại các phòng ban chuyên môn thì không cần phải gặp trực tiếp mà có thể thực hiện thông qua mạng nội bộ. Quy trình giải quyết TTHC được thực hiện một cách nhanh chóng mà không mất nhiều thời gian và công sức. Người dân có nhu cầu giải quyết các TTHC cũng sẽ không phải chờ đợi lâu như trước đây.
Việc sử dụng Internet vào giải quyết TTHC tại UBND huyện Tĩnh Gia đã góp phần thực hiện mục tiêu ứn dụng phần mềm “một cửa điện tử” vào hoạt động tại UBDN huyện trong thời gian tới. Và nếu việc ứng dụng phần mềm điện tử vào giải quyết công việc sẽ giúp cho công dân, tổ chức giải quyết TTHC một cách thuận tiên, nhanh chóng mà không cần trực tiếp đến bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của huyện nữa. Để làm được điều này thì UBND huyện cũng cần chủ động cập nhật trên cổng thông tin điện tử huyện http://tinhgia.thanhhoa.gov.vn các thông tin về cải cách TTHC cũng như mẫu các giấy tờ cần để công dân tự động thực hiện đăng ký và chuyển đến bộ phận một cửa, một cửa liên thông.
Kiểm soát tài liệu
Kiểm soát hồ sơ Cải tiến thường xuyên
Lãnh đạo
Nhận,phân loại hồ sơ Phân tích dữ liệu Thu thập ý kiến Thực hiện dịch vụ Đánh giá nội bộ
Kiểm tra
Ban hành và lưu Xử lý kết quả dịch vụ không phù hợp
Giao hồ sơ Xử lý khiếu nại
Cung cấp,quản lý nguồn lực
Hình 2.4. Sơ đồ cải tiến chất lượng quy trình giải quyết thủ tục hành chính Khách
hàng (Tổ chức, công dân).
Hành động khắc phục, phòng ngừa
3.5. Nhóm giải pháp về xây dựng cơ chế phản biện xã hội đối với tổ