Khóa luận quản trị văn phòng: Vai trò của văn phòng trong việc xây dựng văn hóa ứng xử của các doanh nghiệp vừa và nhỏ

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài: 1 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu. 3 3. Mục tiêu nghiên cứu đề tài: 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 4 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 4 6. Phương pháp và thiết bị nghiên cứu: 5 7. Đóng góp mới của đề tài. 5 8. Cấu trúc của đề tài. 5 CHƯƠNG 1:CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG VĂN HÓA ỨNG XỬ. 6 1.1 Văn phòng và chức năng nhiệm vụ của văn phòng. 6 1.1.1 Khái niệm. 6 1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ. 7 1.1.2.1 Chức năng 7 1.1.2.2 Nhiệm vụ của văn phòng 10 1.1.3 Vai trò của văn phòng. 11 1.2. Văn hóa ứng xử và vai trò của văn hóa ứng xử. 12 1.2.1 Khái niệm văn hóa ứng xử. 12 1.2.2 Vai trò của Văn hóa ứng xử. 15 1.3. Vai trò của văn phòng trong việc xây dựng văn hóa ứng xử. 18 1.3.1. Thu thập và xử lý thông tin. 18 1.3.2 Tham mưu, tổng hợp. 19 1.3.3 Tổ chức thực hiện và đảm bảo công tác hậu cần. 21 CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆCXÂY DỰNG VĂN HÓA ỨNG XỬ TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ. 22 2.1 Khái niệm doanh nghiệp vừa và nhỏ. 22 2.2 Khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tại một số doanh nghiệp. 23 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty Cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội. 23 2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thép Mê Lin. 26 2.2.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH xây dựng Xuân Tài. 28 2.3 Thực trạng trong việc thu thập thông tin để xây dựng văn hóa ứng xử. 30 2.3.1 Thông tin bên ngoài. 30 2.3.2 Thông tin bên trong 31 2.4 Thực trạng trong việc tham mưu để xây dựng văn hóa ứng xử. 56 2.4.1. Trong việc xây dựng quy chế văn hóa ứng xử. 56 2.4.2. Trong việc tham mưu nâng cao ý thức nhân viên. 57 2.5. Thực trạng trong việc giám sát và đảm bảo công tác hậu cần. 58 2.6. Một số nguyên nhân. 59 2.6.1. Khách quan. 59 2.6.2 Chủ quan. 61 CHƯƠNG 3:MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG VĂN HÓA ỨNG XỬ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ 63 3.1. Nhà nước ban hành đồng bộ văn bản về Quy chế văn hóa ứng xử nơi công sở. 63 3.2. Bồi dưỡng và nâng cao ý thức tạo tính chuyên nghiệp cho bộ phận văn phòng. 64 3.3. Xây dựng quy chế tuyển dụng đáp ứng tối ưu yêu cầu công việc. 65 3.4. Tham mưu cho lãnh đạo về các giải pháp đặc biệt là tạo sự liên kết chặt chẽ giữa nhân viên và lãnh đạo 65 3.5. Tham mưu cho lãnh đạo về việc thực hiện các chính sách phát triển con người. 72 3.6. Thực hiện chuẩn hóa văn hóa ứng xử tạo tính chuyên nghiệp tại bộ phận văn phòng. 74 C. KẾT LUẬN 76 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 78 PHỤ LỤC 80

Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới ThS Nguyễn Thị ThuHường đã nhiệt tình hướng dẫm, chỉ bảo định hướng cho em trong suốt quátrình hoàn thành khóa luận.

Do thời gian khảo sát thực tế và kinh nghiệm của bản thân còn hạn chế nên khóa luận của

em sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy, em rất mong nhận được những nên khóa luận của em sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy, em rất mong nhận được những ý kiến nhận xét, đóng góp của quý thầy cô và các bạn để đề tài của em được hoàn thiện hơn./.

Hà Nội, ngày tháng 8 năm 2015

SINH VIÊN THỰC HIỆN

Cao Thị Thùy Linh

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài: 1

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu 3

3 Mục tiêu nghiên cứu đề tài: 3

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 4

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 4

6 Phương pháp và thiết bị nghiên cứu: 5

7 Đóng góp mới của đề tài 5

8 Cấu trúc của đề tài 5

CHƯƠNG 1:CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG VĂN HÓA ỨNG

1.1.2.2 Nhiệm vụ của văn phòng 10

1.1.3 Vai trò của văn phòng 11

1.2 Văn hóa ứng xử và vai trò của văn hóa ứng xử. 12

1.2.1 Khái niệm văn hóa ứng xử 12

1.2.2 Vai trò của Văn hóa ứng xử 15

1.3 Vai trò của văn phòng trong việc xây dựng văn hóa ứng xử.

CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆCXÂY DỰNG VĂN HÓA ỨNG XỬ TẠI MỘT SỐ DOANH

NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ 22

2.1 Khái niệm doanh nghiệp vừa và nhỏ. 22

2.2 Khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tại một số doanh nghiệp.

2.3.1 Thông tin bên ngoài 30

2.3.2 Thông tin bên trong 31

2.4 Thực trạng trong việc tham mưu để xây dựng văn hóa ứng xử.

56

2.4.1 Trong việc xây dựng quy chế văn hóa ứng xử 56

2.4.2 Trong việc tham mưu nâng cao ý thức nhân viên 57

2.5 Thực trạng trong việc giám sát và đảm bảo công tác hậu cần.

58

2.6 Một số nguyên nhân 59

2.6.1 Khách quan 59

2.6.2 Chủ quan 61

CHƯƠNG 3:MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG VĂN HÓA ỨNG XỬ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ 63

3.1 Nhà nước ban hành đồng bộ văn bản về Quy chế văn hóa ứng xử nơi công sở 63

3.2 Bồi dưỡng và nâng cao ý thức tạo tính chuyên nghiệp cho bộ phận văn phòng. 64

3.3 Xây dựng quy chế tuyển dụng đáp ứng tối ưu yêu cầu công việc.

Trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp thì văn hóa ứng xửcũng chính là bí quyết làm nên sự khác biệt của các doanh nghiệp, tạo uy tín,danh tiếng và sức sống cho các doanh nghiệp giúp các doanh nghiệp thànhcông nhờ vào nguồn nội lực của chính mình.Và một trong những chính sáchhiệu quả để giúp cho doanh nghiệp phát triển bền vững đó là xây dựng mộtnền văn hoá doanh nghiệp nói chung và nền văn hóa ứng xử nói riêng vừamang bản sắc riêng độc đáo của doanh nghiệp mình mà vẫn phù hợp với xuhướng chung của thời đại và nhất là phù hợp với các giá trị văn hoá truyềnthống của quốc gia dân tộc Văn hoá ứng xử chính là một phần quan trọng củavăn hoá doanh nghiệp và chưa bao giờ nó được cả xã hội nói chung và nhữngngười hoạt động kinh doanh nói riêng quan tâm như trong thời kỳ hội nhậphiện nay Các mối quan hệ trong nội bộ doanh nghiệp được xây dựng, duy trì

và phát triển sẽ tạo ra mối liên kết chặt chẽ trong toàn doanh nghiệp, đó cũngchính là nguồn nội lực to lớn của mỗi công ty Văn hoá ứng xử hơn lúc nàohết đòi hỏi phải được thiết lập bền vững và người ta không thể phủ nhận vaitrò của bộ máy văn phòng trong việc xây dựng, duy trì và phát triển nền Vănhóa ứng xử của các doanh nghiệp.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy, đa phần chỉ có các tập đoàn lớn, các công

ty xuyên quốc gia mới chú trọng quan tâm đến việc phát triển văn hóa ứng xử

Họ đã ban hành các quy chế riêng về văn hóa ứng xử như tập đoàn Sonova đãban hành bộ quy tắc ứng xử và được dịch ra mười bốn thứ tiếng Hay cáccông ty của Nhật Bản cũng rất quan tâm đến văn hóa ứng xử, họ có đào tạovăn hóa ứng xử theo phong cách Nhật Bản cho nhân viên trước khi chính thứclàm việc Nhưng đến với Việt Nam, nhất là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doquy mô không lớn, số lượng nhân viên không nhiều, hơn nữa môi trường cạnhtranh khốc liệt nên họ chưa chú trọng đến việc phát triển văn hóa ứng xử tạidoanh nghiệp mà để văn hóa ứng xử hình thành và phát triển theo bản năngvốn có của con người

Xuất phát từ tầm quan trọng, tính thực tế của đề tài và sự tâm đắc củabản thân bởi những nét đặc biệt trong văn hoá ứng xử tại các doanh nghiệp

vừa và nhỏ, em đã chọn đề tài khoá luận mang tên “Vai trò của văn phòng trong việc xây dựng văn hóa ứng xử của các doanh nghiệp vừa và nhỏ”

nhằm mục đích đánh giá được tầm quan trọng của văn hóa ứng xử và vai tròcủa bộ máy văn phòng trong việc xây dựng văn hóa ứng xử tại các doanhnghiệp Từ đó đưa ra những đề xuất kiến nghị để góp phần nâng cao vai tròcủa văn phòng trong việc xây dựng văn hóa ứng xử trong doanh nghiệpđể từ

đó xây dựng môi trường văn hóa lành mạnh, mang tính chuyên nghiệp tronghoạt động tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu.

Giao tiếp và ứng xử đã từng được nhiều nhà khoa học, nhiều tác giả

đề cập tới V.I Lênin khi bàn về quan hệ giữa người với nhau lệ thuộc vào sựphát triển của lực lượng sản xuất đã từng viết “quan hệ giữa người với nhautrong việc sản xuất những vật phẩm cần thiết để thoả mãn nhu cầu của conngười là do sự phát triển của lực lượng sản xuất quyết định Và chính nhữngmối quan hệ ấy giải thích được tất cả những hiện tượng của đời sống xã hội ”,theo ông quan hệ giao tiếp, ứng xử trong lĩnh vực sản xuất vật chất là quantrọng nhất của con người

Ở Việt Nam các tác phẩm, tài liệu nghiên cứu về ứng xử đã có từnhững năm 1960 – 1970 Đó là các sáng tác viết về cung cách ứng xử như:

“Tâm lý học ứng xử”, tác giả Lê Thị Bừng, NXB Giáo Dục, 2001; “Nghệthuật ứng xử và sự thành công của mỗi người” của Nguyễn Ngọc Nam,Nguyễn Công Khanh, Nguyễn Hồng Ngọc, NXB Thanh niên, 1995; “Giaotiếp - ứng xử trong hoạt động kinh doanh” do PGS.TS Bùi Tiến Quý chủbiên, NXB Khoa học và kỹ thuật, 2001, “Giao tiếp trong kinh doanh” do PTS

Vũ Thị Phượng – Dương Quang Huy chủ biên, NXB Thống kê, 1998…

Gần đây có thêm nhiều tác giả đề cập đến vấn đề văn hóa công ty, vănhóa doanh nghiệp như “Văn hoá và kinh doanh”, do GS Phạm Xuân Namchủ biên, NXB Khoa học xã hội, 1996; cuốn “Doanh nghiệp, doanh nhân vàvăn hoá”, tác giả Trần Quốc Dân, NXB Chính trị quốc gia, 2008…Song đề tàivai trò của văn phòng trong việc xây dựng văn hóa ứng xử của các công tyvừa và nhỏ thì ít ai nghiên cứu đến

3 Mục tiêu nghiên cứu đề tài:

- Hệ thống hóa lý luận về vai trò của văn phòng trong việc xây dựngvăn hóa ứng xử trong hoạt động của doanh nghiệp vừa và nhỏ

- Tìm hiểu thực tế vai trò của văn phòng trong việc xây dựng văn hóaứng xử tại một số doanh nghiệp vừa và nhỏ.

- Đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao vai trò của văn phòngtrong việc xây dựng văn hóa ứng xử tạicác doanh nghiệp vừa và nhỏ

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Tìm hiểu, nghiên cứu những vấn đề lý luận liên quan đến:

+Văn phòng

+ Văn hoá ứng xử

+ Vai trò của văn phòng trong việc xây dựng văn hóa ứng xử

- Nghiên cứu và khảo sát thực trạng văn hoá ứng xử và vai trò của vănphòng trong việc xây dựng văn hóa ứng xử tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ

- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của văn hoá ứng xử

và nâng cao vai trò của văn phòng trong việc xây dựng văn hóa ứng xử củacác doanh nghiệp vừa và nhỏ

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Vai trò của văn phòng trong việc xâydựng văn hóa ứng xử tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ Cụ thể ở bài khóa luậnnày, em đã khảo sát thực tế về văn hóa ứng xử tại Công ty Cổ phần Quảngcáo TM Hà Nội, Công ty TNHH Thép Mê Lin, Công ty TNHH Xây dựngXuân Tài Em lựa chọn ba công ty này là vì mỗi công ty kinh doanh sản xuấttrên những phương diện, lĩnh vực khác nhau, quy mô khác nhau, người đứngđầu có phong cách lãnh đạo khác nhau và quy mô bộ máy văn phòng khácnhau Từ đó em sẽ có cái nhìn khách quan hơn về văn hóa ứng xử cũng nhưvai trò của văn phòng trong việc xây dựng văn hóa ứng xử tại các doanhnghiệp hiện nay

Phạm vi nghiên cứu:

Do thời gian nghiên cứu có hạn nên em đã nghiên cứu lý luận dựa trên

một số tài liệu tham khảo và tiến hành khảo sát thực tế về văn hoá ứng xử tạiCông ty Cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội, Công ty Trách nhiệm hữu hạn thép

Mê Lin, Công ty Trách nhiệm hữu hạn xây dựng Xuân Tài

6 Phương pháp và thiết bị nghiên cứu:

Phương pháp nghiên cứu tài liệu

Phương pháp quan sát

Phương pháp so sánh

Phương pháp phân tích tổng hợp

7 Đóng góp mới của đề tài.

Đề tài vừa mang tính khoa học, vừa có ý nghĩa thực tiễn trong việcnghiên cứu các vấn đề liên quan đến văn phòng, vai trò của văn phòng và ởđây cụ thể là vai trò của văn phòng trong việc xây dựng văn hoá ứng xử trongcác doanh nghiệp vừa và nhỏ Qua đó khẳng định vị thế của văn phòng trong

sự phát triển của doanh nghiệp Tuy không trực tiếp mang lại lợi nhuận nhưng

đã góp phần tạo hình ảnh, quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp mình rabên ngoài

8 Cấu trúc của đề tài.

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung nghiên cứu chính của khoáluận gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về văn phòng và vai trò của văn phòng

trong việc xây dựng văn hóa ứng xử

Chương 2:Thực trạng vai trò của văn phòng trong việc xây dựng văn

hóa ứng xử tại một số doanh nghiệp vừa và nhỏ

Chương 3:Một số giải pháp góp phần nâng cao vai trò của văn phòng

trong việc xây dựng văn hóa ứng xử tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ

CHƯƠNG 1:

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ VAI TRÒ CỦA VĂN

PHÒNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG VĂN HÓA ỨNG XỬ.

1.1 Văn phòng và chức năng nhiệm vụ của văn phòng.

1.1.1 Khái niệm.

“Văn phòng” đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với tất cả mọingười, từ dân công sở đến các cơ quan hành chính nhà nước Bất kỳ tổ chứcnào khi thành lập đều phải có bộ phận làm công tác hành chính, giúp lãnh đạoquản lý, điều hành các hoạt động chung của cơ quan – đó chính là văn phòng.Vậy văn phòng là gì? Hiện nay, có rất nhiều khái niệm về văn phòng Trong

từ điển Tiếng Việt do Văn Tân chủ biên, (Nhà xuất bản khoa học và xã hội,

Hà Nội, năm 1997, trang 847) cho rằng: “Văn phòng là bộ phận phụ tráchcông việc văn thư hành chính trong một cơ quan” Trong Từ điển Tiếng Việt

do Hoàng Phê chủ biên cũng nêu khái niệm giống như vậy Theo cách địnhnghĩa này thì Văn phòng là bộ phận phụ trách các công việc liên quan đếngiấy tờ, văn bản và phụ trách những công việc đảm bảo thông tin giao tiếptrong một cơ quan

Vương Hoàng Tuấn lại chia khái niệm văn phòng theo nghĩa rộng vànghĩa hẹp: Văn phòng theo nghĩa hẹp là nơi làm việc của một cơ quan Theo

nghĩa rộng, đó là bộ máy giúp việc của cơ quan” (Theo cuốn Kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng của Nhà xuất bản Trẻ, thành phố Hồ Chí Minh, năm

2000, trang 13)

Tùy theo quy mô và tính chất của cơ quan, tổ chức mà hoạt động củavăn phòng cũng có những mức độ và phạm vi khác nhau Ở các cơ quan,doanh nghiệp lớn, bộ máy văn phòng thường gồm đầy đủ các ban các bộ phậnvới số lượng nhân sự cần thiết để thực thi mọi hoạt động của văn phòng một

cách độc lập Đối với các cơ quan doanh nghiệp có quy mô nhỏ và mang tínhchất thuần nhất đơn lẻ, bộ máy văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểuđồng thời còn kiêm nhiệm thêm các chức năng quản trị nhân sự, vật tư, tàichính… Vị trí, quy mô của các yếu tố vật chất như địa điểm hoạt động, giaodịch, cơ sở hạ tầng cũng phụ thuộc vào đặc tính tổ chức quản lý, vào quy môhoạt động của công tác văn phòng.

Nếu quan sát ở trạng thái tĩnh thì văn phòng bao gồm những yếu tố vậtchất hiện hữu như nhà cửa, xe cộ, các thiết bị, con người… có trong vănphòng cơ quan, đơn vị để thực hiện mục tiêu của cơ quan doanh nghiệp

Nếu quan sát văn phòng ở trạng thái động thì nó bao gồm toàn bộ quátrình vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu ra trong đơn vị

Như vậy, tổng quát lại ta có thể hiểu: Văn phòng là nơi soạn thảo, xử lý công văn giấy tờ nhằm mục đích phục vụ cho các hoạt động lãnh đạo, quản lý

- Chức năng thu thập và xử lý thông tin.

Chức năng đầu tiên cần nhắc tới là chức năng thu thập và xử lý thôngtin Văn phòng là nơi tiếp nhận và truyền thông tin làm cho hoạt động của cơquan doanh nghiệp được tiến hành trôi chảy Trong thời đại bùng nổ thông tinnhư hiện nay, chức năng xử lý thông tin của văn phòng càng được chú trọng.Các thông tin phải được nhanh chóng thu nhận, sàng lọc, xử lý và chuyển tới

các bộ phận liên quan để đáp ứng yêu cầu của sự cạnh tranh Muốn được nhưvậy, các văn phòng phải hiện đại hóa, tổ chức mạng lưới thông tin theo dạngmạng ma trận, có sự đan xen và bổ sung cho nhau bằng hệ thống vi tính nốimạng Các thông tin phản hồi cùng nhanh chóng đưa về các trung tâm xử lý

dữ liệu để tránh sự chậm trễ, sai lệch Ngoài ra, các cán bộ của văn phòngcũng phải hiểu rõ công việc của mình trong cả chu trình xử lý thông tin, có sựphối hợp giữa các cá nhân để đạt hiệu quả cao nhất

- Chức năng tham mưu

Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam, Nhà xuất bản từ điển Bách khoa,2005:

Tham mưu là tư vấn, giúp góp ý kiến có tính chất chỉ đạo;

Tổng hợp là thống kê, xử lý; tập hợp nhiều vấn đề

Chức năng tham mưu của văn phòng có đặc điểm khác so với chứcnăng tham mưu của các phòng chuyên môn trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp.Nếu như các đơn vị chuyên môn tham mưu cho lãnh đạo chuyên sâu vàotừng lĩnh vực cụ thể như công tác kinh doanh, công tác tài chính, công tác xâydựng cơ bản… thì chức năng tham mưu của văn phòng chủ yếu là về tổ chứcđiều hành công việc trong cơ quan Điều đó được thể hiện thông qua nhữngcông việc mà văn phòng đảm nhận sau đây:

- Xây dựng quy chế làm việc và tổ chức thực hiện quy chế đó trong cơquan, doanh nghiệp;

- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, năm; sắp xếplịch làm việc hàng tuần của cơ quan

- Thu thập xử lý phân tích, tổng hợp thông tin phục vụ kịp thời việc raquyết định quản lý Thông tin văn phòng có thể thu thập qua kênh xử lý vănbản; qua dư luận; qua hội họp; qua trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân;qua các phương tiện thông tin đại chúng… Những thông tin sau khi thu thập

được phải xử lý nhanh chóng, chính xác theo quan điểm tổng hợp, toàn diện,khách quan và cung cấp kịp thời cho lãnh đạo.

- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chương trình kế hoạch,lịch làm việc và các quyết định quản lý

- Thẩm định văn bản do các đơn vị chuyên môn soạn thảo hoặc do vănphòng được giao soạn thảo Nếu là văn bản do các phòng ban chuyên mônsoạn thảo thì chỉ kiểm tra về hình thức và pháp chế văn bản Nếu văn bản dovăn phòng soạn thảo thì ngoài thẩm định hình thức và pháp chế của văn bản,văn phòng phải thẩm định cả nội dung văn bản trước khi trình ký lãnh đạo

Văn phòng thực hiện chức năng tổng hợp là thống kê, phân tích, xử lýthông tin về nhiều vấn đề liên quan tới hoạt động quản lý của cơ quan đểcung cấp tham mưu cho lãnh đạo trong hoạt động quản lý Chức năng thammưu và chức năng tổng hợp luôn đi liền và hỗ trợ cho nhau Hoạt động tổnghợp là cơ sở để tiến hành hoạt động tham mưu và như vậy chức năng thammưu chỉ đạt kết quả tốt khi hoạt động tổng hợp được thực hiện chính xác, đầy

đủ và kịp thời

- Chức năng phục vụ và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.

Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam, Nhà xuất bản từ điển Bách khoa,2005:

“ Hậu cần” là việc đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật, y tế,môi trường và những yếu tố khác phục vụ cho hoạt động của một cơ quan tổchức

Các cơ sở vật kỹ thuật chất như nhà cửa, phương tiện, các trang thiết bị,công cụ, tài chính, bảo quản tài liệu công văn giấy tờ, tổ chức các cuộc họp, in

ấn tài liệu phục vụ hội nghị… rất cần thiết cho hoạt động của mỗi cơ quandoanh nghiệp Văn phòng chính là nơi cung cấp đầy đủ, kịp thời những yếu tố

đó cho mọi quá trình, mọi lúc, mọi nơi bởi công việc của văn phòng bao gồm:

- Tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị của cơ quan doanh nghiệp;

- Đảm bảo sự liên lạc và giao tiếp đối nội, đối ngoại Xây dựng và củng

cố mối quan hệ với các đơn vị trong cơ quan, với các cơ quan, tổ chức bênngoài;

- Tổ chức phục vụ chuyến đi công tác cho lãnh đạo;

- Tiếp nhận công văn, phân phối, theo dõi quá trình giải quyết văn bản;

- Đánh máy văn bản, in ấn văn bản, phát hành văn bản đi;

- Quản lý tài sản vật tư;

- Phục vụ y tế;

- Đảm bảo các điều kiện, phương tiện làm việc của cơ quan;

- Lưu trữ hồ sơ, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của cơquan;

- Chăm lo đời sống cán bộ nhân viên trong cơ quan

Như vậy làm tốt công tác hậu cần sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơquan, doanh nghiệp được trơn tru hơn, đảm bảo hơn

1.1.2.2 Nhiệm vụ của văn phòng

Để thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp và công tác đảm bảo hậucần thì văn phòng trong các cơ quan nói chung đều phải thực hiện một sốnhiệm vụ cơ bản sau:

- Tổ chức xây dựng bộ máy của văn phòng

- Tổ chức xây dựng và thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan

- Tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan

- Tổ chức đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của cơquan

- Tổ chức quản lý và thực hiện nghiệp vụ văn thư lưu trữ của cơ quan

- Thẩm định các văn bản về hình thức và nội dung do cơ quan banhành

- Tổ chức mua sắm, quản lý, sử dụng tài sản, phương tiện, vật tư, trangthiết bị làm việc cho cơ quan.

- Tổ chức phục vụ các cuộc hội họp của cơ quan

- Tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác của lãnh đạo

- Tổ chức công tác bảo vệ cho cơ quan

- Tổ chức thực hiện công tác vệ sinh môi trường làm việc của cơ quan

- Tổ chức thực hiện công tác y tế, chăm lo cho đời sống cán bộ trong cơquan

- Thực hiện các nghiệp vụ lễ tân khánh tiết

- Đảm bảo giao tiếp đối nội, đối ngoại

Ngoài những nhiệm vụ trên, văn phòng mỗi cơ quan, mỗi doanh nghiệp

do tính chất hoạt động, lĩnh vực hoạt động khác nhau thì văn phòng còn cócác nhiệm vụ cụ thể khác phù hợp với cơ quan

1.1.3 Vai trò của văn phòng.

Văn phòng là một trung tâm dịch vụ hỗ trợ cho việc hoàn thành cácchức năng chính của cơ quan, đơn vị do các phòng, ban, bộ phận khác đảmnhiệm Một số vai trò chủ yếu của văn phòng là:

- Là trung tâm tiếp nhận, truyền đạt thông tin, phối hợp các qui trìnhhoạt động của cơ quan đơn vị

- Là cánh tay đặc lực của các cấp quản lý cấp cao hỗ trợ thực hiệnchính sách quản lý, hỗ trợ đội ngũ cán bộ quản lý hoàn thành nhiệm vụ

- Là trung tâm hoạch định và kiểm soát các hoạt động đảm bảo thườngnhật (chỉ tiêu, định mức, qui trình,…)

- Là trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các phòng, ban chứcnăng trong các hoạt động hoặc dự án chuyên biệt v.v…

- Là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành của cơ quan đơnvị

- Là cầu nối giữa chủ thể lãnh đạo, quản lý với các đối tượng trong vàngoài cơ quan.

1.2.Văn hóa ứng xử và vai trò của văn hóa ứng xử.

1.2.1 Khái niệm văn hóa ứng xử.

Văn hóa ứng xử là một khái niệm mới được nghiên cứu trong một vàithập kỷ qua, cách hiểu về khái niệm này còn rất khác nhau phản ánh sự mới

mẻ của thuật ngữ này Văn hóa ứng xử là một từ ghép của hai từ văn hóa và ứng xử.

- Trước hết chúng ta cần phải tìm hiểu Văn hóa là gì?

VĂN HOÁ là một thuật ngữ rất quen thuộc trong cuộc sống của chúng

ta, nhưng một khái niệm thống nhất về văn hoá cho đến nay vẫn còn là mộtvấn đề gây tranh cãi bởi có bao nhiêu nhà nghiên cứu là có bấy nhiêu địnhnghĩa, bấy nhiêu quan niệm về văn hoá Theo tiếng Việt gốc Hán, chữ “văn”

có nghĩa là chữ, là nét vẽ, là vẻ đẹp; chữ “hóa” có nghĩa là sự biến đổi, là sựphát triển của những nét đẹp trở thành truyền thống, thành bản sắc riêng củacon người

Dưới đây là một số định nghĩa tiêu biểu về văn hóa:

Định nghĩa văn hoá sớm nhất ở Châu Âu được nhà nhân chủng học E.BTylor đưa ra trong công trình “ Văn hóa nguyên thủy” xuất bản năm 1971 như

sau: “Văn hoá hay văn minh theo nghĩa rộng về tộc người học nói chung gồm

có tri thức, tín ngưỡng, nghệ thuật, đạo đức, luật pháp, tập quán và một số năng lực và thói quen khác được con người chiếm lĩnh với tư cách là một thành viên xã hội”.

Ở Việt Nam, Theo GS.VS TSKH Trần Ngọc Thêm trong cuốn Cơ sở

văn hoá Việt Nam thì “Văn hoá là một hệ thống hữu cơ các giá trị vật chất

và tinh thần do con người sáng tạo và tích luỹ qua quá trình hoạt động thực tiễn, trong sự tương tác giữa con người với môi trường tự nhiên và xã hội”.

Với các đặc trưng của nó là tính hệ thống, tính giá trị, tính nhân sinh và tính lịch sử”.

Trong Hồ Chí Minh toàn tập in lần 2, NXB Chính trị quốc gia Hà Nội,

1991, tập 3 thì Chủ tịch Hồ Chí Minh đưa ra khái niệm về văn hóa: “Vì lẽ sinh tồn cũng như vì mục đích cuộc sống, loài người mới sáng tạo và phát minh ra ngôn ngữ, chữ viết, đạo đức, pháp luật, khoa học, tôn giáo, văn học nghệ thuật, những công cụ cho sinh hoạt hàng ngày về mặc, ăn, ở và các phương tiện, phương thức Sử dụng toàn bộ những sáng tạo và phát minh đó tức là văn hoá Văn hoá là sự tổng hợp của mọi phương thức sinh hoạt cùng với biểu hiện của nó mà loài người đã sản sinh ra nhằm thích ứng những nhu cầu đời sống và đòi hỏi của sự sinh tồn ” [9,431]

Như vậy, qua các định nghĩa trên có thể rút ra định nghĩa chung nhất

về văn hóa: “ Văn hóa là toàn bộ những giá trị vật chất và tinh thần do con

người sáng tạo ra trong mối tương quan qua lại giữa con người với môi trường tự nhiên và môi trường xã hội”

Thứ hai chúng ta cần phải hiểu ứng xử là gì?

Đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về ứng xử ở các góc độ khácnhau như góc độ tâm lý học, góc độ sinh học hay góc độ văn hoá… Ứng xửchính là cách đối xử, xử sự, cư xử…, là sự phản ứng chung của cả con ngườilẫn thế giới động vật Song con người là một loài động vật bậc cao, có suynghĩ, tư duy logic và chịu sự chi phối của các quan hệ xã hội, phong tục tậpquán, thói quen…, con người là tổng hoà của các mối quan hệ xã hội cho nênnếu loài động vật chỉ sinh trưởng và phát triển theo quy luật của tự nhiênkhông cảm nhận, không có ý niệm về thời gian thì con người lại ứng xử theocách ngược lại

Trong cuốn Tâm lý học ứng xử của tác giả Lê Thị Bừng viết: “ Ứng

xử là sự phản ứng của con người đối với sự tác động của người khác đến

mình trong một tình huống cụ thể nhất định Nó thể hiện ở chỗ con ngườikhông chủ động trong giao tiếp mà chủ động trong phản ứng có sự lựa chọn,

có tính toán, thể hiện qua thái độ, hành vi, cử chỉ, cách nói năng - tuỳ thuộcvào tri thức, kinh nghiệm và nhân cách của mỗi người nhằm đạt kết quả giaotiếp cao nhất ” Ứng xử được thể hiện trong một tình huống giao tiếp cụ thểsong không phải mọi sự giao tiếp đều có sự ứng xử xảy ra

Một ý kiến khác nhìn từ góc độ văn hoá của tác giả Trần Thuý Anh:

“Thế ứng xử, trước hết là sự thể hiện triết lý sống của một cộng đồng người,

và đã mặc nhiên trở thành quan niệm sống, quan niệm lý giải cuộc sống Vàmặt khác cũng trở thành lối ứng xử, nếp sống, lối hành động của cả một cộngđồng người Thế ứng xử do đó quy định các mối quan hệ giữa con người vớicon người, giữa con người với môi trường tự nhiên Đó là tính xã hội nhânvăn của bản thân các quan hệ này”

Như vậy, “ Ứng xử là những phản ứng hành vi của con người nảy sinh trong quá trình giao tiếp, do những rung cảm cá nhân kích thích nhằm truyền đạt, lĩnh hội những tri thức, kinh nghiệm và vốn sống của cá nhân, xã hội trong những tình huống nhất định.”

Vậy văn hóa ứng xử là gì?

Từ khái niệm về văn hóa và ứng xử chúng ta cũng phần nào biết được

về văn hóa ứng xử

Văn hóa ứng xử là: “Thế ứng xử, là sự thể hiện triết lý cuộc sống, các lối sống, lối suy nghĩ, lối hành động của một cộng đồng người trong việc ứng

xử và giải quyết những mối quan hệ giữa con người với tự nhiên, với xã hội,

từ vi mô đến vĩ mô, từ gia đình đến toàn xã hội” Văn hóa ứng xử là những

quy định thành văn và bất thành văn trong tất cả các xã hội

Văn hóa ứng xử còn dùng để chỉ thái độ, hành vi của con người tronggiao tiếp đời sống với những người xung quanh Văn hóa ứng xử còn bao

gồm cả cách ứng xử với thiên nhiên, với môi trường nhân văn xung quanh đờisống con người.

Như vậy có thể tóm lại: Văn hóa ứng xử là sự phản ánh các nội dung vấn đề có tính văn hóa một cách có ý thức bộc lộ tư duy của một đối tượng chủ thể trao đổi tiếp xúc với một hoặc nhiều đối tượng liên quan, được thực hiện bằng lời nói, thái độ, hành động, để đạt một mục đích nhất định.

1.2.2 Vai trò của Văn hóa ứng xử.

Văn hóa ứng xử có một vai trò quan trọng trong cuộc sống của mỗingười, nhu cầu giao tiếp hay còn được coi là nhu cầu thể hiện mình đứng đầutiên trong tháp mô tả nhu cầu con người của Maslow

Hình 1.1 Tháp nhu cầu của MaslowGiao tiếp ứng xử giúp chúng ta xây dựng, duy trì những mối quan hệhữu ích, thành công trong công việc, xây dựng một hình ảnh cá nhân ấntượng, cũng như đạt được những mục đích trong cuộc sống Tuy nhiên cái gìcũng có mặt tiêu cực của nó, nếu không biết cách giao tiếp có thể tạo nênnhững mâu thuẫn trong các mối quan hệ, dẫn đến nhiều bất lợi trong sựnghiệp và cuộc sống Trong hầu hết các tình huống giao tiếp, cách thức giao

tiếp, ứng xử luôn là yếu tố hàng đầu mở đường quyết định cho sự thành cônghay thất bại Đối với các cơ quan hay doanh nghiệp thì tổ chức tính chuyênnghiệp trong giao tiếp ứng xử của cả tập thể được xem là một phần văn hóacủa cơ quan.

Văn hóa giao tiếp ứng xử tại các doanh nghiệp được coi là nguồn nộilực thúc đẩy sự phát triển của các doanh nghiệp Vì vậy văn hóa ứng xử cótầm quan trọng rất lớn được thể hiện như sau:

- Vai trò liên kết:

Trong cuộc sống, giao tiếp ứng xử giúp con người với con người gầnnhau hơn Qua quá trình giao tiếp ứng xử, chúng ta có thể tạo ra một sợi dâyliên kết giữa các đối tượng tham gia giao tiếp Những cách ứng xử chuẩn mực

sẽ tạo ra những mối quan hệ gắn bó, nhân văn và bền vững Ngoài ra, văn hóaứng xử còn quyết định đến sự thành công hay thất bại trong hoạt động của cơquan, doanh nghiệp trong việc tạo mối quan hệ với khách hàng, đối tác và các

cơ quan tổ chức khác, hay nói cách khác là tạo ra sự liên doanh, liên kết trongquan hệ đối ngoại

- Vai trò giải quyết mâu thuẫn và xung đột.

Trong hoạt động của cơ quan doanh nghiệp, không phải lúc nào cáchoạt động cũng được diễn ra một cách thuận lợi mà nhiều khi còn xảy ra mâuthuẫn, xung đột từ nhiều nguyên nhân khác nhau Theo các chuyên gia tâm lýhọc, xung đột giữa các cá nhân thường xảy ra giữa hai hay nhiều người hoặcmột nhóm người với nhau Nguyên nhân là do sự khác biệt về văn hóa, tuổitác, tính cách, giao tiếp, ứng xử không hiệu quả do chênh lệch về kinh tế vàvai trò, vị trí trong một bộ máy Cơ quan, doanh nghiệp chính là ngôi nhàchung tập hợp nhiều cá nhân có những giá trị khác biệt nhưng với nhữngchuẩn mực trong văn hóa ứng xử đã được quy định và thống nhất thực hiện sẽ

là tiền đề hỗ trợ đắc lực cho việc giải quyết mọi mâu thuẫn và xung đột, giúp

các cá nhân có thể nhận thức được hành vi của mình một cách đúng đắn Từ

đó có thể dung hòa được tất cả mối quan hệ trong cơ quan, doanh nghiệp theohướng tích cực

- Vai trò tạo điều kiện phát huy tính dân chủ cho mọi nhân viên và góp phần củng cố địa vị của cá các nhân trong cơ quan doanh nghiệp.

Văn hóa ứng xử sẽ giúp nối liền các khoảng cách của mỗi cá nhântrong cùng tập thể, từ đó con người sẽ hiểu nhau hơn, sẽ đoàn kết hơn Quan

hệ giữa các thành viên trong nội bộ, cơ quan, doanh nghiệp đoàn kết thì cácthành viên sẽ có nhiều cơ hội để chia sẻ các thông tin, kinh nghiệm hiệu quảvới nhau từ đó góp phần nâng cao trình độ của các nhân viên, giúp các thànhviên trong cơ quan, doanh nghiệp có các cơ hội tham gia vào việc quyết địnhcủa nhiều vấn đề lớn trong cơ quan Văn hóa ứng xử không chỉ giúp các cánhân hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao mà còn góp phần tạo dựng được lòngtin đối với lãnh đạo và đồng nghiệp cơ quan, doanh nghiệp, từ đó tạo cơ hộithăng tiến trong công việc

- Vai trò củng cố và phát triển cơ quan, doanh nghiệp

Mỗi cơ quan doanh nghiệp là tập hợp của nhiều thành viên khác nhau,kéo theo đó là những tính cách khác nhau, văn hóa vùng miền khác nhau,quan điểm, nhận thức cuộc sống…khác nhau Sự khác biệt trong tính cáchtạo nên sự khác biệt cho mỗi người nhưng không phải tính cách nào cũng tốt,phong cách ửng xử nào cũng đẹp nhất là khi họ cùng nhau làm việc tại cùngmột cơ quan, doanh nghiệp Nếu người đứng đầu cơ quan, doanh nghiệpthống nhất được những hành vi ứng xử đấy thành một quy tắc chung, đượccác thành viên còn lại chấp nhận, chia sẻ cùng với những giá trị khác của cơquan, doanh nghiệp dựa trên nền tảng văn hóa ứng xử truyền thống của dântộc thì sẽ có tác dụng chi phối hành vi của cơ quan doanh nghiệp đó theo mộthướng tích cực Mà hơn hết văn hóa ứng xử được coi là nguồn nội lực thúc

đẩy sự phát triển của mỗi cơ quan doanh nghiệp, là dấu ấn riêng của mỗi cơquan, doanh nghiệp nên việc tạo dựng một nền văn hóa ứng xử đẹp là điều rấtcấp thiết.

Như vậy, văn hóa ứng xử trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp có nhữngvai trò quan trọng, ảnh hưởng tới hình ảnh hay sự phát triển của cơ quan,doanh nghiệp đó Có vai trò liên kết con người, giải quyết các mâu thuẫn vàxung đột đồng thời tạo điều kiện phát huy tính dân chủ cho mọi nhân viên vàgóp phần củng có địa vị cá nhân, củng cố và phát triển cơ quan, doanhnghiệp

1.3 Vai trò của văn phòng trong việc xây dựng văn hóa ứng xử 1.3.1.Thu thập và xử lý thông tin.

Thu thập và xử lý thông tin là chức năng đầu tiên mà văn phòng cầnđảm nhiệm Hiện nay, nguồn cung cấp thông tin rất đa dạng từ mạng internet,báo chí, các phương tiện thông tin đại chúng đến thông tin trực tiếp… tuynhiên không phải nguồn thông tin nào cũng có tính chính xác cao, không phảithông tin nào cũng hữu ích Nguồn thông tin chỉ thật sự được coi là hữu íchkhi nó có giá trị để đưa ra các quyết định quản lý Và ở các cơ quan, doanhnghiệp thì văn phòng chính là đầu mối thu thập và xử lý thông tin của toànđơn vị Từ thông tin nội bộ đến các thông tin bên ngoài, văn phòng luôn nắmbắt, phân tích, tổng hợp để có những thông tin chính xác và đầy đủ nhất báocáo lãnh đạo Khác với các đơn vị chuyên môn, họ thu thập và xử lý nhữngthông tin chuyên môn thì văn phòng thu thập các thông tin chung, thu thậpcác thông tin theo yêu cầu riêng của cơ quan doanh nghiệp, cập nhật nhữngquy định mới của Nhà nước trong các vấn đề mà cơ quan, doanh nghiệp mìnhđang cần, trong các lĩnh vực mà cơ quan mình đang hoạt động Tuy nhiênviệc thu thập thông tin phải dựa trên tinh thần trách nhiệm cũng như khả năngchuyên môn của người thu thập Tiếp nhận thông tin cần phải có thái độ

khách quan, không vì tư duy chủ quan mà lược bỏ hay cố tình làm sai lệchthông tin Cán bộ văn phòng là người thu thập, tìm tòi, chắt lọc các thông tin.Nếu người thu thập thông tin quan tâm về văn hóa ứng xử, vai trò của văn hóaứng xử, thực trạng văn hóaứng xử tại các cơ quan, doanh nghiệp, tìm hiểu cácquy định của Nhà nước về văn hóa ứng xử thì văn hóa ứng xử tại cơ quandoanh nghiệp đó sẽ được quan tâm và đầu tư đúng mức Và ngược lại, nếungười thu thập thông tin không quan tâm đến văn hóa ứng xử, coi nhẹ văn hóaứng xử tại cơ quan doanh nghiệp, có cái nhìn phiến diện về văn hóa ứng xửthì khi tiếp nhận các thông tin về văn hóa ứng xử họ sẽ tự động sàng lọc, bỏqua vì thế mà văn hóa ứng xử không được quan tâm đúng mức Người thuthập và xử lý thông tin phải có cái nhìn khách quan về thông tin thu thậpđược, không để tư duy cá nhân làm ảnh hưởng đến chất lượng thông tin, cónhư vậy mới thu được nguồn thông tin chính xác khách quan và hiệu quả.Làm được điều đó thì bộ phận thu thập thông tin sẽ nhận ra được tầm quantrọng của văn hóa ứng xử tại doanh nghiệp Từ đó đánh giá lại tình hình vănhóa ứng xử tại cơ quan, doanh nghiệp của mình để thấy được điểm mạnhđiểm yếu của mình Thông qua đó sẽ đề xuất phương hướng hay giải pháp đểphát huy điểm mạnh và khắc phục điểm yếu, để làm sao có thể hoàn thiện vềnội quy quy chế của cơ quan, doanh nghiệp góp phần thực hiện văn hóa công

sở được tốt hơn, làm đẹp nền văn hóa của doanh nghiệp nói chung và pháthuy hết khả năng vai trò của văn hóa ứng xử nói riêng Việc thu thập và xử lýthông tin chính xác, nhanh chóng sẽ càng làm tăng giá trị của thông tin từ đógóp phần đưa ra các quyết định quản lý một cách nhanh và chính xác nhất

1.3.2 Tham mưu, tổng hợp.

Qua việc phân tích các thông tin thu được từ nhiều kênh thông tin khácnhau, Văn phòng sẽ đưa ra được những thông tin cần thiết nhất để cung cấpcho lãnh đạo khi ra quyết định quản lý Khi nhìn ra tầm quan trọng của Văn

hóa ứng xử, văn phòng sẽ nghiên cứu tìm tòi các quy định của Nhà nước vềVăn hóa ứng xử để làm cơ sở tiền đề, làm dẫn chứng thuyết phục cho các ýkiến tham mưu của mình như Quyết định số: 129/2007/QĐ-TTg của Thủtướng Chính phủ về việc: “Ban hành quy chế văn hóa công sở tại các cơ quanhành chính nhà nước” Hay các Bộ, Sở, Ban ngành khác cũng có những quychế ứng xử riêng như Bộ Nội vụ đã ban hành quyết định số:03/QĐ-BNV vềviệc: “Ban hành quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức làm việctrong bộ máy chính quyền địa phương” Hay ở một số các tập đoàn, doanhnghiệp lớn đã xây dựng những bộ quy tắc ứng xử như tập đoàn SonovaHolding AG – Nhà cung cấp hàng đầu các giải pháp chăm sóc thính lực tiêntiến và toàn diện nhất thế giới cũng đã ban hành bộ Quy tắc ứng xử với 12điều cơ bản nhưng khá đầy đủ về nội dung và được viết và dịch trên mười bốnngôn ngữ khác nhau Như vậy thông qua quá trình nghiên cứu Văn phòng cóthể nhận ra rằng Văn hóa ứng xử đang rất được quan tâm và đang là vấn đềnóng cần được giải quyết Nhận thức được điều này, văn phòng sẽ có nhữngđộng thái như đánh giá lại tình hình văn hóa ứng xử tại cơ quan doanh nghiệpmình để từ đó đưa ra ưu nhược điểm Từ đó sẽ có những kiến nghị, đề xuấthợp lý với cấp trên Có thể là tờ trình, báo cáo công tác nghiên cứu và nhữngbuổi trao đổi trực tiếp để Ban lãnh đạo nhận ra được vai trò của văn hóa ứng

xử và tình hình văn hóa ứng xử thực tế Việc Ban lãnh đạo quan tâm tới vănhóa ứng xử hay không là do khả năng tham mưu của văn phòng Hơn nữa vănphòng chính là bộ phận xây dựng và soạn thảo ra những quy tắc ứng xử của

cơ quan doanh nghiệp trên cơ sở phân tích các quy định của Nhà nước về vănhóa ứng xử, các quy chế văn hóa ứng xử của các cơ quan doanh nghiệp khác

và thực tế tại cơ quan đơn vị mình để tiến hành soạn thảo những quy chế vănhóa ứng xử riêng, phù hợp với hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp mình

Văn hóa ứng xử của cơ quan, doanh nghiệp mình có trở nên hài hòa,

đảm bảo thuần phong mỹ tục và phát huy được hết vai trò vốn có của nó haykhông phụ thuộc rất nhiều vào công tác tham mưu và ban hành Nội quy cơquan của bộ phận văn phòng.

1.3.3 Tổ chức thực hiện và đảm bảo công tác hậu cần.

Sau khi thu thập, xử lý thông tin một cách nhanh chóng, văn phòng sẽtham mưu và soạn thảo quy chế, quy định về văn hóa ứng xử của cơ quandoanh nghiệp phù hợp với văn hóa làm việc tại cơ quan đồng thời cập nhậtđược những điểm mới, những điểm nổi bật và tạo được điểm nhấn riêng chovăn hóa ứng xử tại chính cơ quan, doanh nghiệp của mình Hơn nữa, vănphòng còn có nhiệm vụ tổ chức thực hiện chính những quy chế, quy định đó.Phải giám sát, kiểm tra việc thực hiện quy chế, quy định đó để đảm bảo việcthực thi và phát huy vai trò vốn có của nó đồng thời có thể thông qua đó pháthiện ra những những bất cập, những điều không phù hợp với cơ quan, doanhnghiệp của mình để từ đó có nhưng phương hướng khắc phục hợp lý Đồngthời để văn hóa ứng xử được thực hiện trên tinh thần tự nguyện tự giác củacác cá nhân, các nhân viên thì văn phòng cần phải có những phương án riêngcủa mình Tùy thuộc vào tình hình hoạt đông, quy mô, tính chất của các cơquan doanh nghiệp mà văn phòng có thể đề xuất ra những giải pháp tích cựcnhư: Tổ chức Hội thảo với chuyên đề văn hóa ứng xử, tổ chức các buổi vuichơi, dã ngoại có các trò chơi giải quyết các tình huống ứng xử hay tổ chứccác chuyên đề nói chuyện về văn hóa ứng xử Thông qua đó, vấn đề văn hóaứng xử sẽ được phổ biến rộng rãi, đi sâu vào bản chất của mỗi nhân viên để

họ thấy rằng thực hiện văn hóa ứng xử là trách nhiệm nhưng cũng là lợi íchcho chính bản thân họ Từ đó việc thực hiện văn hóa ứng xử sẽ trở thành nétđẹp trong văn hóa cơ quan, doanh nghiệp

Tổng kết lại cho thấy, văn phòng có vai trò to lớn trong việc xây dựngvăn hóa ứng xử, văn hóa doanh nghiệp của cơ quan, doanh nghiệp nói chung

Khi văn phòng thực hiện tốt các chức năng, vai trò của mình sẽ làm hậuphương vững chắc thúc đẩy cho sự phát triển của cơ quan, doanh nghiệp.

CHƯƠNG 2:

THỰC TRẠNG VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG VĂN HÓA ỨNG XỬ TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP

VỪA VÀ NHỎ.

2.1 Khái niệm doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Khái niệm doanh nghiệp.

Doanh nghiệp là một trong những chủ thể kinh doanh chủ yếu của xãhội, là một đơn vị kinh doanh được thành lập để thực hiện hoạt động kinhdoanh nhằm mục đích sinh lời Doanh nghiệp là một loại hình tổ chức kinh tếđược hình thành trong quá trình phát triển của xã hội loài người Thuật ngữnày dùng để chỉ các tổ chức kinh tế nói chung như công ty, xí nghiệp, nhàmáy… với chức năng chủ yếu là sản xuất của cải vật chất và cung cấp cácdịch vụ nhằm thoả mãn nhu cầu của xã hội

Theo luật doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ngày 29/11/2005 do Quốchội Việt Nam ban hành, doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng, có tàisản, có trụ sở giao dịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy định củapháp luật nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh

Khái niệm doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Theo thông tư số: 16/2013/TT-BTC ban hành ngày 08 tháng 02 năm

2013 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thực hiện việc gia hạn, giảm một sốkhoản thu ngân sách Nhà nước theo Nghị quyết số 02/NQ-CP ngày 07 tháng

01 năm 2013 của Chính phủ về một số giải pháp tháo gỡ khó khăn cho sảnxuất kinh doanh, hỗ trợ thị trường, giải quyết nợ xấu thì doanh nghiệp vừa và

nhỏ được nhận định như sau: “ Doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, bao gồm cả chi nhánh, đơn vị trực thuộc nhưng hạch toán độc lập, hợp tác xã (sử dụng dưới 200 lao động làm việc toàn bộ thời gian năm và có doanh thu năm không quá hai mươi tỷ đồng) không bao gồm doanh nghiệp hoạt động trong

các lĩnh vực: tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, chứng khoán, xổ số, trò chơi có thưởng”.

Theo điều 3 Nghị định số: 56/2009/NĐ-CP của Chính phủ ban hànhngày 30 tháng 6 năm 2009 về trợ giúp phát triển doanh nghiệp vừa và nhỏ

Doanh nghiệp vừa và nhỏ được định nghĩa như sau: “Doanh nghiệp nhỏ và vừa là cơ sở kinh doanh đã đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật, được chia thành ba cấp: siêu nhỏ, nhỏ, vừa theo quy mô tổng nguồn vốn (tổng nguồn vốn tương đương tổng tài sản được xác định trong bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp) hoặc số lao động bình quân năm (tổng nguồn vốn là tiêu chí ưu tiên)”

Như vậy có thể khái quát lại: Doanh nghiệp vừa và nhỏ là những doanh nghiệp có quy mô nhỏ bé về mặt vốn, lao động hay doanh thu.

2.2Khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tại một số doanh nghiệp.

2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty Cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội.

- Sơ lược về sự hình thành phát triển của công ty.

Công ty Cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội được chính thức thành lập từngày 31 tháng 3 năm 2010 trên tiền thân là Xưởng in phun quảng cáo tấm lớnđược thành lập từ năm 2002 Từ ngày đầu thành lập cho đến nay công ty đãkhông ngừng khẳng định được vị thế của mình trong mắt khách hàng và thịtrường Quảng cáo trong cả nước Công ty cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội làcông ty Quảng cáo nhiều lĩnh vực, trong đó hoạt động kinh doanh chủ yếu làcho thuê các biển quảng cáo tấm lớn ngoài trời, bao gồm hệ thống biển Quảngcáo tại các vị trí kéo dài từ Bắc đến Nam Trong bối cảnh nền kinh tế cạnhtranh khốc liệt như hiện nay, việc quảng cáo cho thương hiệu của doanhnghiệp đòi hỏi phải có những hình thức mới phù hợp mang lại hiệu quả cao

Quảng cáo biển tấm lớn ngoài trời (billboard, pano, trivision), frame, nhà chờ

xe buýt, … đã và đang trở thành sự lựa chọn đúng đắn mang lại hiệu quả kinh

tế cao đối với các doanh nghiệp Nắm bắt được xu thế này, Công ty cổ phầnquảng cáo TM Hà Nội không ngừng phát triển hệ thống sản phẩm của mình

để trở thành đối tác tin cậy của doanh nghiệp bạn và đi đầu trong lĩnh vựcquảng cáo biển lớn (billboard, pano, trivision), frame,… Với sứ mệnh

“Thương hiệu của bạn – Trách nhiệm của chúng tôi”, Công ty cổ phần quảngcáo TM Hà Nội cam kết sẽ là cầu nối thương hiệu tới thành công

Hiện nay, Công ty Quảng cáo TM Hà Nội đang có hệ thống biển quảngcáo tấm lớn trải rộng khắp các tỉnh thành trong cả nước, đặc biệt là tại các vịtrí Quốc lộ, các trục đường chính, các khu công nghiệp, trong nội thành(Đường năm: Hải Dương- Hải Phòng – Quảng Ninh, Đường 2, Cao tốc ThăngLong – Nội Bài, Pháp Vân – Cầu Giẽ, nội thành Hà Nội, Nghệ An, QuảngNam, TP HCM, và các tỉnh lẻ….) TM Hà Nội cam kết mang khách đến vớingười tiêu dùng một cách nhanh và hiệu quả nhất

- Giới thiệu chung về Công ty.

Tên Công ty:

Tên tiếng anh:

Tên viết tắt:

Loại hình :

Địa chỉ:

CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢNG CÁO TM HÀ NỘI

HA NOI TM ADVERTISEMENT JOINT STOCKCOMPANY

HA NOI TM.,JSCCông ty cổ phần

Số 8- B9 Khu đô thị Mỹ Đình 1, phường Cầu Diễn, quậnNam Từ Liêm, thành phố Hà Nội, Việt Nam

Tel / Fax: 0462871908

Người đại diện: Đào Duy Sinh

- Chức năng:

Công ty cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội có các ngành nghề kinh doanhchính như sau:

- Quảng cáo;

- Tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại (triển lãm, hội chợ);

- Kinh doanh dịch vụ khách sạn (không bao gồm kinh doanh quán Bar,phòng hát karaoke, vũ trường);

- Kinh doanh dịch vụ nhà hàng, quán ăn, hàng ăn uống;

- Cung cấp dịch vụ ăn uống theo hợp đồng không thường xuyên vớikhách hàng (phục vụ tiệc, hội họp, đám cưới);

- Vận tải khách bằng taxi;

- Lắp đặt hệ thống điện;

- Hoàn thiện công trình xây dựng;

- Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan;

- Nhiệm vụ.

- Tổ chức và hoạt động theo luật doanh nghiệp và các luật khác có liênquan

- Hoạt động trong khuôn khổ pháp luật và điều lệ công ty

- Đăng ký kinh doanh và kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký

- Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh phùhợp với chức năng, nhiệm vụ của công ty

- Xây dựng kế hoạch phát triển lâu dài và đa ngành nghề

- Tập trung phát triển ngành nghề chính là kinh doanh biển quảng cáotấm lớn

- Tham gia đóng góp tài chính và trí lực vào Hiệp hội Quảng cáo Việt Nam

- Thực hiện đúng chủ trương chính sách của Nhà nước về Luật Quảng cáo

2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thép Mê Lin.

- Sơ lược về sự hình thành phát triển của công ty.

Công ty TNHH Thép Mê Lin được lập ngày 13 tháng 01 năm 2003,được Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Vĩnh Phúc cấp giấy phép kinh doanh số

2500222727 với vốn điều lệ là 120.000.000.000 đồng (một trăm hai mươi tỷđồng) Công ty có nhà máy tại khu công nghiệp Quang Minh – Mê Linh – HàNội với diện tích nhà xưởng và kho là 20.000m2 trên tổng diện tích là30.000m2 Công ty có chi nhánh tại thành phố Hải Phòng với diện tích đất là9.000m2 trong đó diện tích nhà xưởng và kho hàng là 6.000m2

Quá trình phát triển:

Tháng 1 năm 2003: Thành lập công ty

Tháng 3 năm 2003: UBND tỉnh Vĩnh Phúc phê duyệt dự án xây dựngnhà máy cắt xẻ thép và cho thuê 30.000m2 đất tại lô 29A khu công nghiệpQuang Minh

Tháng 8 năm 2003: Khởi công xây dựng nhà máy

Tháng 8 năm 2004: Nhà máy chính thức hoạt động, cắt lô hàng đầu tiêntheo đơn đặt hàng 1000 tấn thép của Zamil Steel Việt Nam

Tháng 2 năm 2005: Xuất khẩu lô hàng thép cuộn cán nóng xẻ băng điMyanmar

Tháng 3 năm 2005: Honda công nhận Thép Mê Lin là nhà máy cungcấp thép tấm lá cho hệ thống các nhà máy sản xuất phụ tùng cho Honda ViệtNam

Tháng 1 năm 2007: Nhận chứng chỉ ISO 9001 phiên bản 2000

Tháng 10 năm 2007: Nhận bằng khen của Cục thuế tỉnh Vĩnh Phúc vềthực hiện tốt chính sách thuế

Tháng 1 năm 2008: Nhận bằng khen của chủ tịch UBND tỉnh VĩnhPhúc về thành tích hoạt động, sản xuất kinh doanh tốt 5 năm liền.

Đến nay, công ty TNHH Thép Mê Lin với dây truyền sản xuất hiện đại

và hơn 100 công nhân viên có năng lực đã liên tục phát triển các sản phẩmcủa mìnhvà đã khẳng định được thương hiệu của mình trên thị trường thép cảtrong và ngoài nước

- Giới thiệu chung về Công ty.

Tên Công ty:

Tên tiếng anh:

- Sản xuất các sản phẩm khác bằng kim loại chưa được phân vào đâu

- Gia công, sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu các sản phẩm thép

- Sản xuất các sản phẩm từ kim loại

- Mua bán máy móc, thiết bị và phụ tùng máy móc thay thế

- Mua bán sắt, thép, ống thép, kim loại màu

- Vận tải hàng hóa đường bộ bằng ô tô

- Dịch vụ cho thuê kho

- Nhiệm vụ.

- Sản xuất, gia công cắt lá, xẻ băng thép cuộn, cắt bản mã theo kích

thước đặt hàng với độ chính xác, chất lượng cao trên dây truyền công nghệ tựđộng được nhập khẩu từ Nhật Bản.

- Phân phối bán buôn, bản lẻ thép Thép cuộn Mê Lin có dự trữ tồn khovới số lượng lớn thép cuộn và kiện cán nóng, cán nguội, mạ kẽm… với đầy

đủ các quy cách, chủng loại, đảm bảo luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu đa dạngcủa khách hàng với bất kỳ số lượng nào Phôi thép có chất lượng cao đượccung cấp từ các nhà sản xuất tại Nhật Bản, Hàn Quốc và Việt Nam với cáctiêu chuẩn SD295A, SD390, CT5,…

2.2.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH xây dựng Xuân Tài.

- Sơ lược về sự hình thành phát triển của công ty.

Công ty TNHH xây dựng Xuân Tài được thành lập từ năm 2002 vàđược được Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp giấy phép kinh doanh

số 0101270002 với vốn điều lệ là 2.000.000.000 đồng (hai tỷ đồng) Từ khithành lập đến nay, công ty đã không ngừng khẳng định vai trò vị thế của mìnhtrong mắt khách hàng Với phương châm “Xây chất lượng – dựng niềm tin”công ty đã làm hài lòng các đối tác Hàng năm công ty đã nhận thầu hàngchục công trình lớn nhỏ từ công trình dân dụng đến công trình đường xá cầucống Ở hạng mục nào thì công ty cũng thực hiện đúng phương châm kinhdoanh của mình và luôn đảm bảo an toàn lao động cho công nhân chính vìvậy mà gần 100 công nhân đã gắn bó lâu dài với công ty, từng bước hoànthiện tay nghề góp phần xây dựng thương hiệu Xuân Tài trên lĩnh vực xâydựng

-Giới thiệu chung về Công ty.

Tên Công ty:

Tên tiếng anh:

Loại hình :

Địa chỉ:

CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG XUÂN TÀIXUAN TAI CONSTRUCTION COMPANY LIMITED.Công ty Trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên

Thôn Cáo Đỉnh, xã Xuân Đỉnh, huyện Từ Liêm, thànhphố Hà Nội, Việt Nam

- Xây dựng công trình đường sắt và đường bộ

- Xây dựng đường cao tốc, đường ô tô, đường phố, các loại đường khác

và đường cho người đi bộ

- Các công việc bề mặt trên đường phố, đường bộ, đường cao tốc, cầucống

- Rải nhựa đường

- Xây dựng đường sắt và đường ngầm

- Xây dựng công trình công ích

- Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác

- Đào đất, vận chuyển, san lấp mặt bằng, phá dỡ công trình

-Nhiệm vụ.

- Tổ chức và hoạt động theo luật doanh nghiệp và các luật khác có liênquan

- Hoạt động trong khuôn khổ pháp luật và điều lệ công ty

- Đăng ký kinh doanh và kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký

- Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh phùhợp với chức năng, nhiệm vụ của công ty.

- Xây dựng kế hoạch phát triển lâu dài và đa ngành nghề

- Tập trung phát triển ngành nghề chính là xây dựng dân dụng

2.3 Thực trạng trong việc thu thập thông tin để xây dựng văn hóa ứng xử.

Từ xưa đến nay, thông tin đóng vai trò vô cùng quan trọng trong mọihoạt động của đời sống con người Người ta thừa nhận rằng, thông tin cùngvới các vật chất, năng lượng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của mỗiquốc gia Đặc biệt trong một xã hội thông tin như ngày nay, mọi hoạt độngcủa con người đều cần đến sự giao lưu thông tin vì vậy, thông tin được coi lànguồn lực có giá trị hơn nhiều nguồn lực vật chất, đem lại hiệu quả cho mọihoạt động của cơ quan, doanh nghiệp Và bộ phận văn phòng trong các doanhnghiệp chính là nơi thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho doanh nghiệp đểđảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đảm bảo các điềukiện hậu cần phục vụ hoạt động của doanh nghiệp Nhiệm vụ của văn phòngthường gắn với các đặc trưng nghề nghiệp, dịch vụ mà doanh nghiệp đó kinhdoanh

2.3.1 Thông tin bên ngoài.

Ngày nay, văn hóa ứng xử là một vấn đề được cả xã hội quan tâm.Chính phủ cũng đã có những văn bản quy định về văn hóa công sở đối với các

cơ quan hành chính Nhà nước Các sở, ban ngành cũng đã ban hành các vănbản quy định về văn hóa công sở, văn hóa ứng xử tại chính cơ quan đơn vịmình Thậm chí các tập đoàn lớn, các công ty xuyên quốc gia… cũng rất quantâm đến văn hóa ứng xử Họ cũng đã ban hành các quy chế ứng xử riêng.Điều đó cho thấy Văn hóa ứng xử đang là “ đề tài nóng” cần được quan tâmchú ý Nhận thức được điều này, Văn hóa ứng xử đang là “ đề tài nóng” cần

được quan tâm chú ý Thu thập các văn bản của Nhà nước quy định về vănhóa ứng xử, các văn bản, quy chế của các công ty, tập đoàn lớn về văn hóaứng xử để từ đó rút ra được những điểm chung mà cả xã hội đang quan tâm,đang điều chỉnh Cụ thể, Chính phủ đã ban hành Quyết định số:129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 08 năm 2007 ban hành kèm theo Quy chế văn hóa công sởtại các cơ quan hành chính nhà nước Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số1354/QĐ-BNV ngày 22 tháng 10 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ banhành kèm theo quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức làm việctrong các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ Nộ vụ Hay tậpđoàn Sonova cũng ban hành bộ quy tắc ứng xử và được Ban Giám đốc tậpđoàn thông qua vào ngày 23 tháng 8 năm 2012 Tập đoàn Manpower Groupcũng ban hành bộ quy tắc đạo đức và ứng xử từ ngày đầu thành lập… Đồngthời văn phòng cần chắt lọc nội dung thông tin trong các văn đó để thấy đượcđiểm chung tại các văn bản từ đó đánh giá được tầm quan trọng cũng như nộidung cần thiết của văn hóa ứng xử nói chung

Tuy nhiên, thực tế khảo sát cho thấy, các văn phòng tại các công ty vừa

và nhỏ, cụ thể ở Công ty Cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội, Công ty TNHHThép Mê Lin, Công ty TNHH xây dựng Xuân Tài đều chưa làm được điềunày Ở đó họ chưa áp dụng triệt để các quy định của Chính phủ về văn hóacông sở cũng như chưa tham khảo các quy định của các tập đoàn lớn về vănhóa ứng xử

2.3.2 Thông tin bên trong

Việc thu thập xử lý thông tin trong nội bộ doanh nghiệp cũng là mộtvấn đề mà văn phòng cần quan tâm Nguồn thông tin cần thu thập có thể từcác văn bản trong nội bộ doanh nghiệp, trong các cuộc họp, hay trong hoạtđộng hằng ngày của công ty Việc thu thập thông tin trong nội bộ doanhnghiệp có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc điều tiết văn hóa công sở tại

doanh nghiệp.

Thứ nhất, thu thập thông tin từ các nội quy quy định của công ty

Thực tế cho thấy các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa quan tâm nhiềuđến văn hóa ứng xử tại doanh nghiệp mình mà đơn thuần để văn hóa ứng xửphát triển theo tự nhiên vốn có của nó Vì vậy các doanh nghiệp chưa banhành một quy chế, chế tài cụ thể nào về văn hóa ứng xử mà chỉ có bóng dángcủa văn hóa ứng xử thông qua các nội quy, quy chế của doanh nghiệp Khảosát ở Công ty TNHH Thép Mê Lin cho thấy, văn hóa ứng xử được quy địnhtrong Nội quy Quản lý Hành chính ban hành ngày 20 tháng 11 năm 2006 tạiđiều 4.3 tác phong công nghiệp đã quy định như sau:

“ 1 Các đối tượng được cấp đồng phục, thẻ Công ty, phải sử dụng khilàm việc, khi thi hành nhiệm vụ

Tất cả mọi thành viên công ty phải trang phục chỉnh tề,lịch sự; quan hệgiao tiếp văn minh hòa nhã Tuyệt đối không chửi thề, nói tục la hét, gây ồn

ào, mất trật tự trong công ty, kể cả trong và ngoài giờ làm việc

2 Không hút thuốc lá, nhai kẹo cao su trong công ty và trong giờ làmviệc

3 Không được uống rượu bia, chơi cờ bạc trong công ty và giờ làmviệc

4 Không tự ý rời bỏ vị trí làm việc nếu không có lý do chính đáng hoặckhông được sự cho phép đồng ý của lãnh đạo phụ trách

5 Khi dự các phiên họp phải đến đúng giờ đã định, khi đang họp khôngđược sử dụng điện thoại di động, không được đi lại, ra vào gây ảnh hưởngđến chất lượng, trật tự phiên họp….”

Như vậy các quy định này mới chỉ manh nha hình thành nền văn hóaứng xử tại Doanh nghiệp, nó chưa có một chế tài nào quy định cụ thể về vănhóa ứng xử trong doanh nghiệp Cũng giống như công ty TNHH Thép Mê

Lin, Công ty Cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội cũng không có một quy định cụthể nào về văn hóa ứng xử mà chỉ có một vài điều trong Sổ tay nhân viên banhành năm 2010 với nội dung cụ thể như sau:

“Để tạo hình ảnh chuyên nghiệp cho công ty, bạn phải chăm sóc đếntác phong và trang phục của bạn khi đi làm việc trong hay ngoài công ty Bạnphải mặc y phục chỉnh tề, trang nhã, móng tay luôn cắt ngắn, tóc gọn gàng

Trang phục:

* Đối với nam:

Thắt cà vạt khi tiếp xúc với khách hàng

Áo vải trơn hoặc có sọc nhạt

Quần tây, không mặc quần jean

Mang giày, không đi dép lê

* Đối với nữ:

Trang phục đẹp, kín đáo, nghiêm túc

Không được mặc áo sát nách, váy hoặc áo quá ngắn

Áo vải trơn hoặc có sọc hay hoa nhạt

Quần tây, không mặc quần Jean

Mang giày, không đi dép lê”

Như vậy, trong cuốn sổ tay dày gần ba tư trang quy định rất nhiều vềnội dung cũng như trách nhiệm công việc nhưng chỉ có chưa đến một trangquy định về văn hóa công sở nói chung Điều đó cho thấy các công ty đềukhông chú trọng đến việc phát triển văn hóa công sở tại doanh nghiệp mình

Tuy nhiên, đối với hai doanh nghiệp trên, mặc dù chưa thật sự quantâm nhưng đã phần nào có những quy định về văn hóa ứng xử còn khảo sátđến Công ty TNHH Xây dựng Xuân Tài thì em nhận thấy rằng, không có mộtđiều khoản nào quy định về văn hóa ứng xử tại công ty Mà nền văn hóa ứng

xử tại công ty hình thành theo kiểu phù hợp với phong cách lãnh đạo của Ban

vi thái độ trong giao tiếp ứng xử tại một số doanh nghiệp vừa và nhỏ em thấy

có thể chia thành các vấn đề sau: Ngôn ngữ xưng hô, cử chỉ hành vi thái độgiao tiếp của:

- Lãnh đạo với nhân viên

- Nhân viên với lãnh đạo

- Nhân viên với nhân viên

đến không khí chung của doanh nghiệp, thể hiện hình ảnh của doanh nghiệptrong đó Vậy ứng xử thế nào cho “đắc nhân tâm” là cả một nghệ thuật Phongcách lãnh đạo ảnh hưởng rất lớn tới nghệ thuật ứng xử của các nhà lãnhđạo.Với phong cách lãnh đạo chuyên quyền, độc đoán, người lãnh đạo cũng

sẽ có phong thái ứng xử lạnh lùng, nghiêm khắc và cứng nhắc Phong cáchdân chủ sẽ có phong thái lãnh đạo đạo mềm mỏng, tôn trọng, coi trọng các ýkiến đóng góp của nhân viên, hay tổ chức trưng cầu dân ý với các hoạt độngquan trọng của công ty Phong cách tự do sẽ có xu hướng phong thái lãnh đạo

dễ dãi, đôi khi lập trường tư tưởng không vững vàng, dễ bị tác động bởi cácyếu tố khác

Theo khảo sát thực tế tại công ty TNHH Thép Mê Lin, Ban Giám đốc

cụ thể là Ông Phạm Quang là người rất nghiêm khắc Bản thân ông là người

có trình độ học vấn cao, có nhiều kinh nghiệm thực tế, có khả năng tư duy tốt,

có tố chất kinh doanh hơn nữa lại là người làm lâu năm trong nghề nên ông đãđược tôi luyện kỹ càng Chính vì vậy mà ở doanh nghiệp ông luôn là ngườiđược mọi người nể trọng, ngưỡng mộ Tuy nhiên cũng chính vì vậy mà cáchlàm việc của ông là áp đặt công việc và kiểm soát chặt chẽ, thường lấy mìnhlàm thước đo giá trị, không quan tâm đến ý kiến của người khác mà hoàn toàndựa vào kiến thức và kinh nghiệm của chính mình Từ đó dẫn đến một khoảngcách với nhân viên Giữa lãnh đạo và nhân viên luôn hình thành một ranh giớikhó gần Tất cảcông việc luôn áp dụng và xử lý theo quy chế chung củadoanh nghiệp, không có sự linh hoạt hay ngoại lệ Ông làm việc theo phongcách độc đoán: ra quyết định và buộc cấp dưới phải thi hành Nhân viên bìnhthường rất ít khi tiếp xúc với lãnh đạo nên luôn có cảm giác sợ, ngại tiếp xúc.Phong cách ứng xử của Ông đã tạo nên một cái riêng, một cái tôi to lớn tronglòng mỗi nhân viên Tại doanh nghiệp, nếu có gặp mặt các nhân viên ôngthường đáp lại lời chào của họ chỉ là cái gật đầu Đây là thói quen của ông mà