TÓM TẮT ĐỀ TÀI Đề tài thực nghiên cứu tình hình ứng dụng CNTT trong hoạt động quản trị Logistics của DNVVN tại Tp.HCM. Thông qua khảo sát việc đầu tư các thiết bị phần cứng, phần mềm, nối mạng
Trang 1Chương 4: PHÂN TÍCH KẾT QUẢ KHẢO SÁT
4.1 TÓM TẮT
Từ quá trình nghiên cứu lý thuyết về quản trị Logistics và nghiên cứu những ứngdụng tiến bộ CNTT vào hoạt động này cho thấy CNTT là một nhân tố đóng vai trò chủchốt để thực hiện quản trị Logistics thành công Nhờ vào những ứng dụng CNTT, DN cóthể rút ngắn thời gian thực hiện các hoạt động tác nghiệp, tự động hóa một số quá trình,đồng thời xây dựng một HTTT quản lý dữ liệu dễ dàng hơn, tạo một kho dữ liệu chunggiúp truy xuất thông tin nhanh chóng…Do đó muốn nâng cao hiệu quả hoạt động, tănglợi thế cạnh tranh, DN cần xem xét chính tình hình hoạt động và quyết định với thựctrạng hiện tại cần phải có những bước nào để đầu tư có hiệu quả, tránh gây lãng phí tiềnbạc và nhân lực Thế nhưng, cũng từ nghiên cứu này và tham khảo một số nghiên cứu đãthực hiện trước đó của các tổ chức có uy tín (đã trình bày trong chương III), sinh viênnhận thấy rằng hầu hết các cuộc khảo sát chỉ thăm dò thái độ, nhận thức của DNVVN đốivới việc thực hiện đầu tư ứng dụng CNTT cho hoạt động quản lý Các cuộc khảo sát cũngđi sâu vào điều tra tình hình đầu tư các thiết bị phần cứng, phần mềm, tình hình nhân lựcmà chưa đi sâu vào tìm hiểu cách thức làm việc, giao tiếp, tổ chức thông tin trong nội bộcủa DNVVN Trong khảo sát của mình, ngoài việc tìm hiểu tình hình đầu tư các thiết bịphần cứng, phần mềm, nối mạng và các thiết bị hỗ trợ cho quản trị Logistics như dùngmã vạch, máy scan, thẻ EPC thiết bị nhận diện bằng sóng radio, sinh viên tập trung khaithác thêm tình hình sử dụng một số phần mềm chuyên dụng trong những bộ phận cụ thểnhư quản lý, hoạch định nhu cầu NVL, quản lý mối quan hệ khách hàng, quản lý kho…Bên cạnh đó, khảo sát cũng đi sâu tìm hiểu một số thao tác của nhân viên khi xử lý cácđơn hàng, tìm kiếm thông tin nhà cung cấp cũng như làm việc với khách hàng đồng thờikhảo sát những khía cạnh thông tin trong DN như cách thức lưu trữ, sắp xếp nguồn thôngtin vì thông tin chính là yếu tố quan trọng để thực hiện tốt hoạt động quản trị Logistics.Cuối cùng là một số thăm dò ý kiến của DN về những khó khăn trong đầu tư ứng dụngCNTT, khảo sát những nhu cầu đầu tư trong tương lai để phát hiện mong muốn của DNtrong vấn đề này, nhằm giúp cho phần đề xuất theo sát với tình hình của DN Đối tượngkhảo sát là DNVVN có mặt rộng khắp cả nước nên do giới hạn về thời gian và nguồn lựctác giả chỉ thực hiện khảo sát những DN tại Tp.HCM và để bảo đảm những thông tin thuthập có thể sử dụng được, khảo sát chỉ tập trung vào những DN có quy mô vừa (với sốvốn dao động từ 10 tỷ đến 15 tỷ và số nhân viên từ 250 đến 400).
4.1 PHƯƠNG PHÁP ĐIỀU TRA4.1.1 Mục tiêu
Thu thập thông tin để gạn lọc chính xác đối tượng DN cần khảo sát
Khảo sát tình hình đầu tư các thiết bị phần cứng, phần mềm và sử dụng mạng
Trang 2 Khảo sát cách tổ chức, xây dựng HTTT và thao tác làm việc của nhân viên trongDN để đánh giá phương thức làm việc có gắn liền với ứng dụng CNTT, qua đó nóilên tình hình ứng dụng CNTT trong hoạt động quản trị Logistics tiến triển ra sao. Khảo sát những đánh giá của DN qua hai tiêu chí mức độ quan trọng và hài lòng
đối với HTTT đang sử dùng nhằm so sánh giữa mong muốn của DN đối vớiHT/PM đang sử dụng và lợi ích thực tế mà HT/PM đó mang lại cho DN
Phát hiện một số khó khăn của DN đối với việc ứng dụng CNTT cho hoạt độngquản trị.
4.1.2 Phương pháp thực hiện
Là một nghiên cứu nhằm phát hiện từ thực tế tình hình tin học hóa của các DNVVN tạiTp.HCM, bảng khảo sát được thiết kế trên cơ sở lý thuyết của quản trị Logistics qua đótác giả tập trung vào các khâu tạo ra tạo ra chuỗi giá trị của hoạt động quản trị Logisticsvà tìm hiểu những giải pháp CNTT được ứng dụng trong các khâu hoạt động này Khiphân tích kết quả không đi sâu vào phân tích mối tương quan nhân quả các của vấn đề tinhọc hóa, mà chỉ nhằm thống kê khảo sát tình hình thực tế so với lý thuyết đã nghiên cứutrước.
Phương thức thực hiện phát bảng khảo sát gồm gửi mail, gửi thư trực tiếp, đến các lớpbằng hai của trường Đại học Bách Khoa để phát trực tiếp.
4.1.3 Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là các DNVVN tại Tp.HCM, đối tượng lý tưởng để trả lời bảngkhảo sát là người đảm nhiệm vị trí quản lý như giám đốc, trưởng phòng, hoặc các nhânviên có sử dụng các ứng dụng và hiểu biết về CNTT.
4.1.4 Lấy mẫu
Tổng thể là các DNVVN tại Tp.HCM, tuy nhiên để bảo đảm kết quả khảo sát thu được sốliệu phân tích được tác giả tập trung vào DN có quy mô không quá nhỏ (với tiêu chí sốvốn dao động từ 10 tỷ đến 15 tỷ và số nhân viên từ 250 đến 400) Về kích thước mẫu tácgiả thực hiện lấy mẫu theo khả năng Phương pháp lấy mẫu là lấy mẫu ngẫu nhiên sau đósàn lọc lại ở phần thông tin DN trong bảng hồi đáp.
4.1.5 Thực hiện khảo sát
4.1.5.a Thiết kế bảng câu hỏi ban đầu
Trang 3Dựa vào các lý thuyết đã nghiên cứu về quản trị Logistics trong DN, nghiên cứu HTTTvà ứng dụng CNTT vào việc xây dựng và quản lý thông tin tác giả lập một bảng câu hỏiđể đáp ứng yêu cầu thông tin của đề tài gồm 4 phần chính:
Phần gạn lọc thông tin DN (từ câu 1 đến câu 5) nhằm tìm hiểu quy mô, ngành nghềhoạt động, thời gian hoạt động trong ngành…
Phần khảo sát tình hình đâu tư cho các thiết bị phần cứng, phần mềm, nối mạngtrong DN, mục đích sử dụng internet (từ câu 6 đến câu 9 và câu 15)
Khảo sát các thao tác, phương thức thực hiện các nghiệp vụ của nhân viên trong DN(câu 10 đến câu 13)
Cuối cùng là những đánh giá về HTTT đang sử dụng, khó khăn và nhu cầu trongtương lai đối với việc tin học hóa của DN (câu 14 đến câu 19)
4.1.5.b Kiểm tra bảng câu hỏi
Sau khi hình thành bảng câu hỏi, tác giả gửi cho một số anh chị trong DN và được cácanh chị góp ý Về nội dung không cần sửa chữa nhiều ngoại trừ việc điều tra số lượngthiết bị phần cứng gây lúng túng cho người trả lời, hình thức gửi mail gây mất thời giantải file và một số anh chị không có thói quen dùng email nên tác giả được đề nghị gửibằng thư trực tiếp Tác giả quyết định gửi thêm bảng khảo bằng thư trực tiếp và phát bảngcâu hỏi để nâng tỷ lệ trả lời và bỏ đi phần điều tra số lượng
4.1.5.c Kết quả khảo sát
Đề tài được khảo sát thực sự không phải là mới nếu xét về khía cạnh tìm hiểu việc DNứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý, nhưng trong đề tài có đề cập đến việc ứng dụngCNTT trong quản trị Logistics, và thuật ngữ Logistics còn rất mới nên tâm lý người trảlời e ngại rằng họ không biết nhiều về vấn đề này (mặc dù sinh viên tránh dùng thuật ngữnày, chỉ dùng trên tên của phiếu khảo sát) Do giới hạn về nguồn lực, đặc biệt là chi phívà nhân lực, nên kết quả hồi âm của cuộc khảo không cao dù rằng sinh viên đã tận dụngnhiều phương thức khảo sát khi có thể Đã có 282 bảng khảo sát được gửi đi, trong đó153 bảng gửi bằng email, đa số các địa chỉ email được tìm từ trang Web của Phòngthương mại và Công nghiệp Việt Nam, 78 bảng gửi bằng đường bưu điện (do một số DNkhông dùng email) các địa chỉ DN được tìm trên quyển niên giám những trang vàng củaNhà Xuất Bản Bưu Điện năm 2006 và 51 bảng khảo sát phát trực tiếp tại các lớp đại họcbằng hai do học viên đa số đã đi làm trong công ty Kết quả phản hồi sinh viên nhận đượctóm tắt trong bảng sau:
Trang 4Hình thức gửi Số bảngcâu hỏigửi đi
Số bảng câuhỏi nhận
Tỷ lệ phảnhồi
Số sửdụngđược
Tỷ lệ phản hồi (sửdụng được)
EmailThưPhát trực tiếpTổng
Tỷ lệ phản hồi Tỷ lệ phản hồi (sử dụng được)
Hình 10: TỶ LỆ PHẢN HỒI CỦA TỪNG HÌNH THỨC KHẢO SÁT
Từ kết quả khảo sát trên cho thấy tỷ lệ chung của cuộc khảo sát là 11.35%, trong đó tỷ lệtrả lời bằng email là 9.15% và dùng được là 5.23%, đây là một tỷ lệ rất thấp, một cáchgián tiếp cho thấy các DN trong nhóm nhận email rất ít quan tâm đến đề tài này Mộtnguyên nhân nữa cũng có thể DN không nhận thư do đường truyền của mạng, hoặc emailcủa DN cài đặt chống nhận thư rác (vì có trường hợp sinh viên nhận được thư báo, hộpthư của DN từ chối nhận thư) và cũng có trường hợp người nhận được thư không biếtnhiều về DN nên từ chối trả lời.
Về phương thức khảo sát bằng thư trực tiếp, vì trong giai đoạn khảo sát thử, có ý kiến chorằng các DNVVN không phải DN nào cũng có email và thói quen dùng email, hơn nữa
Trang 5bảng câu hỏi thiết kế gồm 19 câu, với dung lượng 248MB, nên việc đính kèm file cần tốnmột chút thời gian nên sinh viên chọn thêm hình thức gửi thư trực tiếp trong đó có đínhkèm sẵn bao thư có dán tem và địa chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho DN gửi hồi âm Với tỷlệ nhận được là 16.67% đây là một tỷ lệ không cao so với mong đợi nhưng cũng khôngquá thấp so với hình thức email Từ đây một cách gián tiếp cho thấy hình thức thư trựctiếp, bưu phẩm vẫn là phương thức được các DN ưa chuộng.
Về phương thức phát trực tiếp bảng khảo sát cho đối tượng học viên lớp bằng hai buổitối Từ việc nhận thấy rằng đối tượng này phần lớn đang làm việc trong các DN, và họ cómột kiến thức nền tảng nhất định, tư tưởng cởi mở nên rất dễ tiếp cận thu thập thông tin.Thật vậy, tỷ lệ phản hồi trên đối tượng này là 43.14%, rất cao, nhưng bên cạnh đó sinhviên không thể có được thông tin ban đầu về những công ty của họ, không thể sàng lọcđối tượng khảo sát dẫn đến khảo sát rơi vào những DN có quy mô lớn, không phù hợpvới tiêu chí ban đầu nên tỷ lệ sử dụng được trong nhóm này chỉ 27.45%, hao phí 15.69%.Điều này cho thấy phỏng vấn trực tiếp, có điều kiện tiếp xúc trao đổi tạo nên tỷ lệ thànhcông cao hơn.
4.3 PHÂN TÍCH KẾT QUẢ4.3.1 Thông tin doanh nghiệp
Đối tượng được khảo sát là các DNVVN, trong 32 DN nhận trả lời khảo sát và bảng trảlời tương đối đầy đủ thì đa số đều có số năm hoạt động từ 10 năm trở lại đây, tức là thờigian DN tham gia ngành chưa lâu và số DN hoạt động không quá 5 năm chiếm đa sốtrong 32 DN này, chiếm tỷ lệ là 50%, đây là một tỷ lệ khá cao cho thấy tiềm năng pháttriển của DNVVN trong tương lai Qua đó, cho ta thấy đối tượng DNVVN là đối tượngtrẻ, điều này cũng có những ảnh hưởng nhất định đến mức độ đầu tư cho CNTT và trìnhđộ quản lý của các DNVVN như thời gian hoạt động không lâu dẫn đến việc không tíchluỹ được vốn, kiến thức, kinh nghiệm quản lý cũng như một ý nghĩ phải mạnh dạn đổimới, không đi theo lối mòn của những DN đi trước…Những DN này có thể cần thời gianđể lo xây dựng thương hiệu xác định chỗ đứng trên thị trường hơn là nghĩ đến việc đầu tưcho đổi mới.
Số năm hoạt động Số DN Phần trăm
Trang 6Thành phần tham gia trả lời đa số hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, một số ít hoạt động dịch vụ, một số DN hoạt động trong cả hai lĩnh vực dịch vụ và sản xuất Bảng sau tóm tắtthành phần DN trả lời khảo sát:
0.00%20.00%40.00%60.00%80.00%100.00%Mạng nội bộ
Có Sẽ đầu tưKhông/Chưa biết
Hình 11: TÌNH HÌNH SỬ DỤNG MẠNG
1http://www.itpc.hochiminhcity.gov.vn/vi/tin_tuc_thi_truong/tin_tuc/tin_trong_nuoc/folder.2006-01-03.7499685945/folder.2006-12-01.2338905580/news_item.2006-12-27.4340784346/view
Trang 7Khảo sát cũng đề cập đến thời gian gần đây DN thực hiện đầu tư, nâng cấp, thiết kếHTTT nhằm làm rõ thêm mức độ quan tâm của DN đến CNTT và qua đó có thể suy luậnthêm ý thức về nhu cầu ứng dụng CNTT trong hoạt động của DN Có 59.38% DN đãthực hiện đầu tư cho HTTT cách đây dưới 1 năm và 25% DN thực hiện cách đây trên mộtnăm Số còn lại không rõ thời gian thực hiện.
Dưới 1 nămTừ 1 năm trở lênKhông rõ
Hình 12: THỜI GIAN THỰC HIỆN ĐẦU TƯ/NÂNG CẤP/THIẾT KẾ LẠI HTTT
Khảo sát cũng cho thấy, tại các DNVVN số nhân viên phụ trách chuyên nghiệp về mảngCNTT rất ít, tỷ lệ DN chỉ có 1, 2 nhân viên phụ trách CNTT chiếm đa số, và 12.5% DNkhông có người chịu trách nhiệm vấn đề CNTT Điều này có thể là vì khi có sự cố hoặccác vấn đề về CNTT DN thường thuê các nhân viên bên ngoài hoặc là DN thấy rằng vấnđề CNTT không cần thiết phải duy trì cán bộ cho lĩnh vực này.
Không có1-2 người> 3 người
Hình 13: SỐ NGƯỜI CHỊU TRÁCH NHIỆM CNTT
Về đầu tư và tình hình sử dụng thiết bị phần cứng trong DNVVN, khảo sát cho thấy đa số DNtập trung vào máy tính, điện thoại, máy fax và các thiết bị mạng Khảo sát cũng khai thác sốlượng các thiết bị phần cứng nhưng đa số người được khảo sát từ chối trả lời, do đây là một câuhỏi quá chi tiết người trả lời không nhớ hoặc bản thân họ thấy không cần thiết.
Trang 8Máy tính bànXách tayMáy chủMáy quétMáy faxTổng đài điện thoạiThiết bị mạng
Có Sẽ đầu tưKhông/Chưa biết
Hình 14: TÌNH HÌNH SỬ DỤNG PHẦN CỨNG
Tuy nhiên số DN bày tỏ ý muốn đầu tư cho các thiết bị chưa có cũng thể hiện DN có xu hướngsẽ tận dụng các phương tiện này cho công việc kinh doanh Rất tiếc khảo sát không thể thu đượcsố lượng cụ thể của các phần cứng để làm rõ thêm phần trăm thiết bị đầu tư so với số lượng nhânviên của DN Nhưng bên cạnh đó các DN cũng đánh giá mức độ quan trọng của các thiết bị phầncứng 59.38% DN cho rằng máy tính là thiết bị quan trọng nhất, 53.13% DN cho máy fax là thiếtbị quan trọng thứ hai, máy xách tay được 15.63% cho rằng quan trọng thứ ba Điều này cho thấyđối với các DN phương tiện liên lạc chủ yếu vẫn là fax và tầm quan trọng của các thiết bị mạng,máy chủ thực sự không cao Trong khi đó máy quét ứng dụng công nghệ mã vạch để quản lýthông tin NVL, bán thành phẩm, sản phẩm tốt hơn không được dùng nhiều trong 32 DN này, chỉcó 15.63% DN cho biết có sử dụng máy quét, 21.88% cho biết họ sẽ đầu tư và 43.75% nghĩ rằngkhông cần thiết hoặc không rõ ý định Đây là một ứng dụng rất hiệu quả trong quản trị hoạt độngLogistics, hỗ trợ đắc lực trong quản lý kho cần được phát triển nhiều hơn nữa
Trang 9Máy tínhMáy faxMáy xách tayMáy chủ
Hình 15: THỨ TỰ QUAN TRỌNG CỦA THIẾT BỊ PHẦN CỨNG
Các DN cũng tỏ ra hài lòng trên những thiết bị mà họ cho là quan trọng qua hình sau.
Rất hài lòngHài lòngBình thườngKhông hài lòngRất không hài lòng
Máy faxXách tayMáy tính bàn
HÌNH 16: MỨC ĐỘ HÀI LÒNG KHI SỬ DỤNG PHẦN CỨNG
Về tình hình sử dụng phần mềm, khảo sát tập trung vào phần mềm văn phòng, một mảngquen thuộc với hầu hết mọi người và phần mềm chuyên dụng cho quản lý Một tỷ lệ đángmừng là 100% DN cho biết đã sử dụng MS Window, MS Word, Exel, Acces Với nhữngphần mềm ít phổ biến hơn thì tỷ lệ này cũng thấp hơn 34.38% dùng MS Power Point,15.63% dùng MS Outlook/Outlook Express Khảo sát cũng đưa vào ứng dụng Skypedùng để giao tiếp rất nhanh chóng những rất tiếc ứng dụng này không được dùng trongDN, nhưng DN cũng cho biết sẽ đầu tư thêm cho phần mềm này, tỷ lệ đầu tư thêm cũngkhông cao so với tình hình còn thiếu chỉ có 31.25% cho rằng sẽ sử dụng Skype trongtương lai.
Trang 10MS WindowMS WordMS ExelMS AccesMS Power PointMS Outlook/Outlook expressSkype
Có Sẽ đầu tưKhông/Chưa biết
Hình 17: TÌNH HÌNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM VĂN PHÒNG
Các DN cũng cho rằng MS Window, MS Word, Exel, Acces thực sự quan trọng, điều nàycũng thể hiện ở tỷ lệ 100% DN đều dùng các phần mềm trên và mức độ hài lòng đều ởmức rất hài lòng 100% cho bốn phần mềm ứng dụng MS Window, MS Word, Exel,Acces (đối với 28 trường hợp trả lời câu hỏi này).
Về tình hình sử dụng các phần mềm chuyên dụng, đây thực sự là mối quan tâm rất lớncủa sinh viên đối với cuộc khảo sát Vì những phần mềm này một phần thể hiện mức độứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý của DN Kết quả khảo sát cho thấy tình hình ứngdụng CNTT trong DNVVN còn nhiều hạn chế Sử dụng nhiều rơi vào nhóm phần mềmquản lý vật tư, hoạch định nhu cầu NVL, hỗ trợ sản xuất lần lượt là: 65.63%; 53.33%,68,73% Trong khi đó, quản lý quan hệ khách hàng, kho bãi, vận chuyển lại chiếm một tỷlệ thấp hơn rất nhiều Và đặt biệt hệ thống hoạch định nguồn nhân lực ERP chưa đượctriển khai trong các 32 DN này, trong khi hệ thống này được xem là xương sống cho hoạtđộng quản trị của DN Việc triển khai ERP còn tuỳ thuộc nhiều vào tình hình và nhu cầucủa DN, có 73.33% DN muốn đầu tư đầu tư HT này trong tương lai Đây là một dấu hiệuđáng mừng cho thấy DN mong muốn hướng đến xây dựng một HTTT chủ đạo để hỗ trợhoạt động trong DN Tuy nhiên việc sử dụng phần mềm gặp trở ngại rất lớn do chi phíbản quyền của phần mềm cao, việc trang bị phần mềm cho mọi máy tính trong DN là rấttốn kém, gây tâm lý DN ngại đầu tư do chi phí cao.
