Khảo sát mức độ tin học hóa trong quản trị Logistics của các Doanh Nghiệp vừa và nhỏ tại Tp. Hồ Chí Minh

Khảo sát mức độ tin học hóa trong quản trị Logistics của các Doanh Nghiệp vừa và nhỏ tại Tp. Hồ Chí Minh

Chương 1: MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU 1.1 LÝ DO HÌNH THÀNH ĐỀ TÀI: Hoạt động quản trị Logistics (hậu cần) có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp (DN). Tuy nhiên, các hoạt động này thực tế tại nhiều DN Việt Nam vẫn còn mang tính chất riêng lẻ. Do vậy, quản trị Logistics tại VN vẫn chưa phát huy được sức mạnh như những nước phát triển trên thế giới đã và đang làm. Thêm nữa, để bảo đảm việc quản trị Logistics thành công thì DN cần phải xây dựng hệ thống thông tin (HTTT) thích hợp với quy trình nghiệp vụ riêng của từng DN, giúp cho việc tiếp nhận, xử lý, luân chuyển thông tin giữa các bộ phận và với khách hàng, đối tác hiệu quả. HTTT được xem như mạch máu của DN và thông tin cũng chính là một phần tài nguyên của DN. Với sự bùng nổ mạnh mẽ của công nghệ thông tin (CNTT) trong việc ứng dụng rộng rãi vào việc xây dựng và quản lý HTTT trong các nhà máy, xí nghiệ, đã tạo ra một cuộc cách mạng trong phương thức quản lý, sản xuất, kinh doanh…CNTT nhanh chóng được ứng dụng trong hầu hết lĩnh vực từ sản xuất đến dịch vụ… Thực tế cho thấy rằng tổ chức hay cá nhân nào càng nhanh chóng ứng dụng được CNTT một cách hiệu quả vào việc quản lý, sản xuất, kinh doanh hay các hoạt động liên quan khác thì họ càng có nhiều cơ hội thành công và tạo ưu thế trước các đối thủ cạnh tranh của mình. Do vậy vấn đề ứng dụng CNTT vào hoạt động quản trị Logistics là một yêu cầu cấp thiết đối với DN muốn vươn xa hơn trên thương trường mà cũng là chiến trường rất khốc liệt. Vào năm 2006, Việt Nam trở thành thành viên thứ 150 của Tổ chức Thương Mại Thế giới WTO mang lại nhiều cơ hội nhưng cũng có nhiều thách thức. DN Việt Nam sẽ dần bước vào sân chơi của nền kinh tế toàn cầu. DN VN phải hiểu rõ vị thế của mình và tìm giải pháp nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh, đặc biệt ứng dụng CNTT trong quản lý hoạt động DN, kiểm soát tốt chi phí, nâng cao chất lượng, tăng năng suất… .Có như thế, DN mới có tự tin và sự chuẩn bị cần thiết trước lộ trình các bảo hộ về mậu dịch dần được tháo bỏ trong thời gian sắp tới. Nền kinh tế VN là nền kinh tế nhiều thành phần mà trong đó xét về quy mô, thì thành phần DNVVN chiếm một số lượng đáng kể lên đến 96% tổng số DN trên toàn quốc, đóng góp 25% GDP của cả nước 1 . Con số này chắc chắn sẽ tăng lên khi nhà nước ngày càng có nhiều chính sách khuyến khích sự hình thành và phát triển khu vực kinh tế tư nhân vốn rất năng động, tận dụng được vốn, tay nghề và thu hút lao động đối với nhiều tổ chức, cá nhân. Tuy nhiên, với nhóm đối tượng này, phần lớn có xuất phát điểm là vốn ít, nhân lực chưa chuyên nghiệp, kỹ năng quản lý chưa cao nên DNVVN gặp nhiều khó khăn trong hoạt động quản trị Logistics. Thêm nữa là số lượng nhân sự có hiểu biết và khả năng vận dụng CNTT trong quản trị DN nói chung và quản trị Logistics nói riêng chưa đủ đáp ứng cho nhu cầu phát triển của DN. 1 Theo phát biểu của Ông Nguyễn Hoàng Lưu, Phó Chủ tịch, kiêm Tổng thư ký Hiệp hội Doanh nghiệp vừa và nhỏ Hà Nội (TBKT 08/01/2004) 1 Chương 1: MỞ ĐẦU Điều này đã tác động không nhỏ đến tiến độ và kết quả việc thực hiện tin học hóa, ứng dụng CNTT ở nhiều DN đặt biệt là DNVVN trong thực tế. Thậm chí, một số DNVVN không thấy được lợi ích mang lại của tin học hóa và mất lòng tin vào khả năng đổi mới phương thức quản lý nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh, một mục tiêu mà bất cứ DN nào cũng nhắm tới. Xuất phát từ bối cảnh đó, sinh viên đã đặt nhiều tâm huyết, quyết tâm chọn và thực hiện đề tài “ Khảo sát mức độ tin học hóa trong quản trị Logistics của các Doanh Nghiệp vừa và nhỏ tại Tp. Hồ Chí Minh”. Qua đó, tác giả mong muốn đánh giá tổng quát về mức độ tin học hóa trong quản trị Logistics của các DNVVN tại TP.HCM, tìm hiểu các vấn đề mà DNVVN đang gặp phải trong việc ứng dụng CNTT vào hoạt động quản trị Logistics. Trên cơ sở này, tác giả đề xuất một số giải pháp cụ thể giúp DN có định hướng đầu tư phù hợp vào CNTT để việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả hơn, nâng cao năng lực cạnh tranh, đáp ứng mục tiêu tăng trưởng của bản thân DN cũng như của nền kinh tế Việt Nam. 1.2 MỤC TIÊU CỦA ĐỀ TÀI: Đề tài “ Khảo sát mức độ tin học hóa trong hoạt động quản trị Logistics của các DNVVN tại TP.HCM” được thực hiện nhằm đạt những mục tiêu sau:  Tìm hiểu việc quản lý dòng thông tin, và những vấn đề phát sinh trong thực tế ứng dụng CNTT trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt trong quản lý hoạt động logistics của DNVVN.  Đánh giá mức độ tin học hóa trong hoạt động quản trị Logistics của các DNVVN tại Tp.HCM thông qua khảo sát thực tế.  Đề xuất các hướng đầu tư thích hợp góp phần giúp DN sử dụng được những lợi ích mà CNTT mang lại trong hoạt động quản Logistics. 1.3 Ý NGHĨA THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI: Việc khảo sát này giúp DNVVN tại Tp.HCM nhìn lại tình hình tin học hóa của DN trong sự phát triển chung của ngành CNTT, thấy được cụ thể hơn những lợi ích CNTT mang lại trong hoạt động quản trị Logistics, và qua đó tạo cơ sở cho DN ứng dụng các lợi thế của CNTT vào hoạt động Logistics. Đồng thời các ý kiến đề xuất sẽ giúp cho DNVVN có những đầu tư về CNTT hợp lý hơn nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh trong nền kinh tế toàn cầu. Kết quả nghiên cứu này có thể làm cơ sở quan trọng cho những nghiên cứu chuyên sâu kế tiếp có liên quan trong tương lai, giúp DNVVN có thêm nhiều điều kiện phát triển bền vững, đóng góp nhiều hơn và khẳng định vị trí quan trọng của họ trong nền kinh tế VN. 1.4 PHẠM VI THỰC HIỆN CỦA ĐỀ TÀI: 2 Chương 1: MỞ ĐẦU  Đề tài này thực hiện khảo sát mức độ tin học hóa trong hoạt động quản trị Logistics, hoạt động quản trị Logistics ở đây đứng trên góc độ là hoạt động quản trị Logistics trong phạm vi một DN , là một mắc xích trong hoạt động quản trị chuỗi cung ứng.  DN được khảo sát tập trung phần lớn là những DN hoạt động trong lĩnh vực sản xuất có quy mô vừa tại Tp.HCM. 1.5 MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU 1.6 PHƯƠNG PHÁP KHẢO SÁT 3 Nghiên cứu lý thuyết Nắm sơ bộ tình hình thực tế và đối tượng cần khảo sát Tiếp cận nguồn thông tin thứ cấp Mục tiêu đề tài Thiết kế bảng câu hỏi Vấn đề cần khảo sát Test thử, tham khảo ý kiến chuyên gia Sai Đúng Kiến nghị giải pháp & kết luận Tổng hợp và phân tích số liệu Khảo sát thực Phù hợp Xác định vấn đề và nguyên nhân Chương 1: MỞ ĐẦU Do những giới hạn về thời gian và nguồn lực, đối tượng khảo sát có số lượng rất lớn và trải rộng trên khắp nước nhưng đề tài chỉ thực hiện nghiên cứu những DN có quy mô vừa hoạt động tại Tp.HCM, không quá nhỏ vì những vấn đề trong tin học hóa tập trung nhiều trong đối tượng này, điều đó cho phép cuộc khảo sát diễn ra dễ dàng hơn trong việc đi lại, liên hệ, gửi bảng câu hỏi… Nhu cầu và cách thức thu thập thông tin:  Những thông tin thứ cấp:  Đây là nguồn thông tin dự định sẽ phục vụ cho mục tiêu tìm hiểu về những vấn đề liên quan đến hoạt động quản trị logistics và áp dụng CNTT trong hoạt động này. Nguồn thông tin này chủ yếu từ các sách tham khảo, các bài báo, các báo cáo, các trang web có liên quan về vấn đề này.  Phần tìm hiểu các DNVVN tại Tp.HCM cũng được tìm hiểu qua các trang web, xem như thông tin ban đầu.  Thông tin sơ cấp  Phương thức thực hiện khảo sát chủ yếu bằng email, gửi thư bằng đường bưu điện (có dán sẵn tem và bao thư cho hồi đáp), và một số phỏng vấn trực tiếp. Ngoài ra, tác giả cũng tham khảo ý kiến chuyên gia về những kinh nghiệm trong phương pháp khảo sát và một số khảo sát đã có sẵn.  Từ những kết quả đạt được, tiến hành nhận xét, đánh giá mức độ tin học hóa của doanh nghiệp và đề xuất giải pháp về vấn đề này nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị logistics. 4 Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1 TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ LOGISTICS TRONG DN 2.1.1 Định nghĩa quản trị Logistics trong DN Một xu hướng kinh doanh rất phổ biến trong thời kì cạnh tranh tự do là DN rất quan tâm đến việc làm sao bán càng nhiều sản phẩm để đạt được lợi nhuận tối đa. Tất cả sự “ưu ái” đều dành cho bộ phận kinh doanh hay chú trọng marketing nhiều hơn nữa để thâu tóm và mở rộng thị phần cho DN, nhất là các DNVVN rất mong muốn có ngay một chỗ đứng trên thị trường. Sự phát triển của các thành phần kinh tế đang tăng nhanh về loại hình lẫn số lượng đã làm cho việc giữ vững thị phần là điều không dễ, và mở rộng, chiếm lấy thêm một thị phần càng khó khăn hơn. Trong sự hữu hạn về thị trường tiêu dùng đó, một trong những cách hiệu quả nhất giúp các DN đạt mục tiêu lợi nhuận nên bắt đầu từ chính bản thân nội bộ của mình, làm sao để kiểm soát hiệu quả và tiết kiệm chi phí, làm cho giá bán đến tay người tiêu dùng cuối cùng cạnh tranh hơn. Như vậy, DN cần chú trọng đến cả đầu ra để tăng doanh thu, tăng lợi nhuận đồng thời phải biết cắt giảm chi phí không cần thiết mà vẫn bảo đảm được hệ thống chạy tốt. Xét đến khía cạnh đầu vào, DN cũng gặp khó khăn nhất định khi nguồn lực cho sản xuất như nhân lực, vật lực (nguyên vật liệu, máy móc thiết bị), tài lực (vốn, tiền mặt ) và đặc biệt là thời gian… có giới hạn. Quản trị Logistics trong DN giúp DN trả lời cho bài toán tiết kiệm chi phí đầu vào và sử dụng các nguồn lực sao cho tối ưu nhất. Do vậy có rất nhiều định nghĩa về hoạt động quản trị Logistics nhưng nhìn chung các định nghĩa đều nên lên lợi ích thiết thực mà quản trị Logistics mang lại. Trong nghiên cứu của mình, sinh viên nhận thấy rằng: “Quản trị Logistics trong DN bao gồm những hoạt động giúp tối ưu hóa về vị trị, thời gian, vận chuyển và dự trữ nguồn nguyên vật liệu, bán thành phẩm, ,thành phẩm từ nơi nhà cung cấp đến khách hàng của DN với tổng chi phí thấp nhất” Với định nghĩa trên ta thấy quản trị Logistics là một chuỗi các hoạt động liên quan đến nhiều bộ phận, phòng ban trong DN như bộ phận thu mua, quản lý nguyên vật liệu, bộ phận kinh doanh, bộ phận quản lý kho Nếu trước đây mỗi phòng ban là một “ốc đảo” riêng biệt thì quản trị Logistics thiết kế và quản lý các hoạt động này một cách có khoa học để cắt giảm những chi phí không cần thiết phát sinh trong mỗi phòng ban và giúp cho bộ máy quản lý của DN hoạt động hiệu quả hơn, là cơ sở quan trọng để DN nâng cao năng lực canh tranh. 2.1.2 Vai trò của quản trị Logistics đối với DN  Từ định nghĩa của quản trị Logistics cũng cho thấy rõ quản trị Logistics đóng vai trò quan trọng bảo đảm tính hiệu quả trong hoạt động của DN với chi phí tiết kiệm. Từ đó, DN có thể cung cấp sản phẩm giá thành thấp hơn nhưng có chất lượng đáp ứng đúng hoặc hơn cả mong đợi của khách hàng. 5 Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT  Mặt khác quản trị Logistics cũng giúp DN chủ động hơn trong việc chọn lựa nguồn cung cấp, duy trì mối quan hệ chặt chẽ hơn đối với nhà cung cấp và khách hàng.  Từ việc chủ động hơn trong khâu tìm nguyên vật liệu, quản trị Logistics đồng thời hỗ trợ trong việc lên kế hoạch sản xuất tốt hơn. Sự kết hợp giữa hai khâu này giúp việc sản xuất luôn ở mức ổn định.  Ngoài ra quản trị Logistics hỗ trợ đắc lực cho chiến lược marketing, đặc biệt là marketing hỗn hợp 4P (Product, Price, Place, Promotion), vì chỉ có quản trị Logistics hoạt động kết hợp chặt chẽ các phòng ban trong DN, đóng vai trò then chốt để đưa sản phẩm đến nơi cần đến vào đúng thời điểm thích hợp. 2.1.3 Nội dung của quản trị Logistics trong DN: Trước hết quản trị Logistics trong DN là quản lý một quá trình xuyên suốt có sự kết hợp hợp lý giữa các phòng ban để đạt được mục đích tối ưu của tổ chức. Do vậy nội dung của quản trị Logistics trong DN khá rộng bao gồm:  Dịch vụ khách hàng  Hệ thống thông tin  Dự trữ  Quản trị vật tư  Vận tải  Kho bãi  Quản trị chi phí 2.1.3.a Dịch vụ khách hàng Dịch vụ khách hàng có vai trò đặc biệt quan trọng nếu được thực hiện tốt không những giúp DN giữ chân được khách hàng cũ mà còn thu hút được khách hàng mới, hay nói khác đi dịch vụ khách hàng chính là hình ảnh của DN trong lòng khách hàng. Trong thị trường hàng hóa ngày càng được mở rộng, khách hàng khi cần mua một loại hàng hóa nào đó, họ có rất nhiều sự lựa chọn. Nếu nhiều DN đưa cùng đưa vào thị trường những sản phẩm có đặc điểm, chất lượng, giá cả gần như tương đương nhau thì dịch vụ khách hàng trở thành vũ khí cạnh tranh sắc bén. Định nghĩa: Dịch vụ khách hàng là những hoạt động cụ thể của công ty nhằm thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng liên quan đến thực hiện đơn hàng (từ lúc tiếp nhận, xử lý đơn hàng), những hoạt động đó có thể là: lập bộ chứng từ, xử lý, truy xuất đơn hàng, giải quyết các khiếu nại liên quan đến sản phẩm, dịch vụ, các chương trình khuyến mãi mà DN cam kết cung cấp cho khách hàng. (Nguồn: Tác giả PGS.TS Đoàn Thị Hồng Vân. Quản trị Logistics. NXB Thống Kê 2006) Như vậy dịch vụ khách hàng có liên quan đến rất nhiều yếu tố. Nhìn chung sẽ được chia thành ba nhóm:  Trước giao dịch 6 Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT  Trong giao dịch  Và sau giao dịch Chi tiết của từng yếu tố được mô tả qua hình sau: (Nguồn: Tác giả PGS.TS Đoàn Thị Hồng Vân. Quản trị Logistics. NXB Thống Kê 2006) 2.1.3.b Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin được xem là mạch máu của DN, hãy tưởng tượng nếu thông tin không được trao đổi lẫn nhau thì việc ra quyết định trong chính từng phòng ban gặp rất nhiều khó khăn. Một ví dụ đơn giản là, bộ phân kinh doanh khi tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, nếu không có thông tin về tình hình hàng hóa trong kho, tình hình của sản xuất, hoặc thông tin về mối quan hệ giữa DN và khách hàng đó, bộ phận kinh doanh không thể tự mình đưa ra quyết định có chấp nhận đơn hàng hay không. Thông tin chính là cơ sở để đưa ra quyết định và rõ ràng thông tin càng nhiều việc ra quyết định càng thuận lợi hơn. Như ta đã biết nhiều dữ liệu và sự kiện khi được sắp xếp và nhìn nhận một cách có hệ thống sẽ tạo ra những thông tin giá trị. Giá trị của thông tin tùy thuộc rất nhiều vào khả năng của người dùng dữ liệu để tạo ra thông tin. Trước đây, để thu thập dữ liệu DN ghi chép lại dữ liệu, sự kiện, hoạt động bằng một hệ thống sổ sách, và thực hiện chế độ báo cáo Hình 1: Các yếu tố của dịch vụ khách hàng Các yếu tố trước giao dịch: Xây dựng chính sách dịch vụ khách hàng Giới thiệu các dịch vụ cho khách hàng Tổ chức bộ máy thực hiện Phòng ngừa rủi ro Quản trị dịch vụ Các yếu tố trong giao dịch: Tình hình dự trữ hàng hóa Thông tin hàng hóa Tính ổn định của quá trình thực hiện đơn hàng Khả năng thực hiện các chuyến hàng đặc biệt Khả năng điều chuyển hàng hóa Thủ tục thuận tiện Sản phẩm thay thế Các yếu tố sau giao dịch: Lắp đặt, bảo hành sửa chửa và các dịch vụ khác Theo dõi sản phẩm Giải quyết than phiền, khiếu nại, trả lại sản phẩm Cho khách hàng mượn sản phẩm Chăm sóc khách hàng, duy trì và phát triển, duy trì mối quan hệ với khách hàng D Ị C H V Ụ K H Á C H H À N G 7 Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT để có thông tin nhằm phân tích hoạt động trong quá khứ, lập kế hoạch cho tương lai,… và rất nhiều quyết định khác. Việc này đã khiến DN gặp phải một số vấn đề:  Gây mất thời gian khi phải ghi chép khối lượng lớn dữ liệu  Tốn không gian để lưu trữ sổ sách giấy tờ, dữ liệu có thể bị mất hoàn toàn khi xảy ra sự cố hỏa hoạn  Thời gian để có thông tin cần tìm không nhanh chóng  Việc ghi chép dữ liệu để báo cáo có thể xảy ra sai sót, có thể xảy ra chỉnh sửa số liệu. Và máy tính đã giúp DN giải quyết phần lớn các vấn đề trên. Máy tính giảm tối đa không gian lưu trữ dữ liệu, truy tìm, sao chép dữ liệu nhanh và chính xác, có nhiều biện pháp để bảo mật dữ liệu và khả năng mất dữ liệu thấp nếu thường xuyên thực hiện sao lưu dữ liệu. Trong quản trị Logistics, thông tin được sử dụng có liên quan đến thông tin của rất nhiều phòng ban, cụ thể là thông tin tại bộ phận Logistics, kĩ thuật, kết toán - tài chính, marketing, sản xuất, kinh doanh, kho, bến bãi, vận tải…Các thông tin của những bộ phận đó nếu được kết nối chặt chẽ với nhau, sẽ hỗ trợ tốt cho việc ra quyết định của từng bộ phận đặc biệt là bộ phận xử lý đơn hàng của khách hàng. Chu trình xử lý một đơn hàng trong một DN có thể qua những khâu sau: (Nguồn Tác giả PGS.TS Đoàn Thị Hồng Vân. Quản trị Logistics. NXB Thống Kê 2006 Hình 2: Đường đi của một đơn hàng Thông tin trực tiếp Thông tin gián tiếp 8 Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT Hình trên cho thấy đường đi của một đơn hàng qua rất nhiều khâu xử lý, cần nhiều thông tin liên quan. Do vậy cách thức xử lý thông tin có ảnh hưởng lớn đến toàn bộ chu trình xử lý đơn đặt hàng, Nếu thực hiện một hệ thống sổ sách ghi chép như cách truyền thống, chắc chắn không thể nào rút ngắn được thời gian xử lý. Trong khi đó với sự trợ giúp của máy tính và nếu các thao tác xử lý được tiến hành trên một chương trình phần mềm chuyên dụng, các công đoạn được rút ngắn thời gian rất đáng kể. Phần này sẽ được trình bày rõ hơn trong mục III. 2.1.3.c Dự trữ Dự trữ (NVL, bán thành phẩm, thành phẩm) là một thành phần quan trọng của quản trị Logistics trong DN, dự trữ góp phần nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng, giảm thiểu rủi ro khi có biến động thị trường về giá cả, nhu cầu, xu hướng (tăng/giảm). Nhưng dự trữ đồng thời cũng gây ảnh hưởng làm tăng chi phí kho bãi, bảo quản, hư hao, mất mát, tính hiệu quả sử dụng vốn…Tuy vậy để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục cần phải dự trữ một lượng nhất định nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm .Sự tích lũy, ngưng đọng nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm… ở mỗi giai đoạn vận động của quá trình Logistics như vậy được gọi là dự trữ. Chi phí dự trữ làm tăng thêm giá trị trên mỗi đơn vị thành phẩm. Do vậy quản trị Logistics tốt cần phải thực hiện tổ chức dự trữ hợp lý một mặt đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra liên tục, mặt khác bảo đảm chi phí dự trữ là thấp nhất. 2.1.3.d Quản trị vật tư Nguồn lực sử dụng, những yếu tố đầu vào luôn có mức giới hạn, nên quản trị vật tư có vai trò quan trọng trong quản trị Logistics. Mặc dù quản trị vật tư không tác động trực tiếp đến người tiêu dùng cuối, nhưng chất lượng của quản trị vật tư có ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ khách hàng, quản trị vật tư không tốt sẽ tác động ngay từ khâu đầu vào thì quá trình sản xuất khó hứa hẹn cho ra một sản phẩm đạt chất lượng như thiết kế ban đầu hoặc là cam kết chất lượng của DN với khách hàng. Từ đây sẽ kéo theo hàng loạt các vấn đề hàng bị trả lại, chỉnh sửa, trễ hẹn giao hàng… làm mất uy tín của DN. Thêm nữa khi xảy ra sai sót, mắc lỗi thì nhiều khả năng DN phải ngừng chuyền sản xuất gây gián đoạn sản xuất thì thiệt hại sẽ nặng nề hơn do vậy DN cần phải làm đúng ngay từ đầu mà cụ thể là công việc quản trị tốt đầu vào của mình. 2.1.3.e Vận tải Vận tải giúp cho việc vận chuyển NVL từ nhà cung cấp đến đơn vị sản xuất hay nhà máy sản xuất và phân phối thành phẩm kịp thời đến khách hàng (đại lý, nhà bán lẻ, người tiêu dùng cuối) theo lộ trình định trước và cam kết của DN. Tùy theo sản phẩm DN sản xuất mà DN lựa chọn hình thức vận chuyển cho hợp lý. Ngoài ra trong khâu quản trị đầu vào của DN vận tải cũng đóng vại trò quan trọng, làm sao để đưa nguyên liệu, bán thành phẩm vào kịp quá trình sản xuất liên tục. Ngày nay, các DN có xu hướng sử dụng dịch vụ 9 Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT bên ngoài để thực hiện khâu này. Các dịch vụ vận tải có thể giúp DN không cần phải đầu tư nhiều vào khâu chuyển hàng, thủ tục hải quan, do vậy DN có thể hoàn toàn tập trung vào công việc sản xuất chính. Thậm chí, chi phí sử dụng dịch vụ của DN còn thấp hơn khi các công ty dịch vụ tận dụng được tính kinh tế về quy mô. Do vậy quản trị Logistics cần cân nhắc các hình thức vận chuyển và quyết định tự mình thực hiện hay thuê ngoài. Một quyết định tốt của công tác quản trị Logistics có thể giúp giảm thiểu chi phí đồng thời tinh gọn bộ máy hoạt động của DN. 2.1.3.f Kho bãi Kho bãi là một bộ phận của hệ thống Logistics, là nơi cất giữ nguyên nhiên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm…và cung cấp những thông tin về tình trạng và vị trí hàng hóa trong kho. Vai trò của quản trị Logistics trong DN là giúp thiết kế lựa chọn vị trí của nhà kho sao cho chi phí vận chuyển là thấp nhất. Ví dụ nhà kho chứa nguyên vật liệu, bán thành phẩm cần bố trí gần nhà xưởng, nơi sản xuất hoặc thậm chí ngay trong nhà xưởng. Đối với các thành phẩm thì tuy theo mạng lưới kênh phân phối mà có sự bố trí nhà kho hợp lý giúp đáp ứng nhanh nhu cầu của khách hàng. 2.1.3.g Quản trị chi phí Theo kết quả của các nhà nghiên cứu thì chi phí Logistics có thể vượt quá 25% chi phí sản xuất (Nguồn: Tác giả PGS.TS Đoàn Thị Hồng Vân. Quản trị Logistics. NXB Thống Kê 2006) Điều đó một lần nữa khẳng định quản trị Logistics tốt có thể tiết kiệm một chi phí đáng kể là cơ sở để giảm giá thành nâng cao tính cạnh tranh của DN. Khi phân tích tổng chi phí Logistics ta có:  Chi phí phục vụ khách hàng  Chi phí vận tải  Chi phí kho bãi  Chi phí giải quyết đơn hàng và hoạt động hệ thống thông tin  Chi phí sản xuất thu mua  Chi phí dự trữ Quản trị Logistics có vai trò phối hợp hoạt động của các bộ phận để giảm thiểu các thành phần chi phí trên. Thêm nữa, hoạt động Logistics và chi phí Logistics có liên hệ mật thiết với nhau vì chính hoạt động nên phát sinh chi phí, do đó chúng có tác động ảnh hưởng lẫn nhau. Nhà quản trị Logistics phải có khả năng cân bằng hai yếu tố này để đạt được mục đích của tổ chức. 2.2 CHUỖI GIÁ TRỊ CỦA HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ LOGISTICS Logistics bao gồm quản lý đơn hàng, hàng hóa, vận tải và kết hợp với lưu kho, dỡ hàng, đóng gói, tất cả được tích hợp thông qua một mạng lưới được thiết kế sẵn. Mục tiêu của Logistics là hỗ trợ thu mua, sản xuất và đáp ứng yêu cầu trong vận hành. Trong một công ty 10 [...]... tình hình tin học hóa của các DNVVN tại Tp.HCM, bảng khảo sát được thiết kế trên cơ sở lý thuyết của quản trị Logistics qua đó tác giả tập trung vào các khâu tạo ra tạo ra chuỗi giá trị của hoạt động quản trị Logistics và tìm hiểu những giải pháp CNTT được ứng dụng trong các khâu hoạt động này Khi phân tích kết quả không đi sâu vào phân tích mối tương quan nhân quả các của vấn đề tin học hóa, mà chỉ... thông tin để gạn lọc chính xác đối tượng DN cần khảo sát  Khảo sát tình hình đầu tư các thiết bị phần cứng, phần mềm và sử dụng mạng trong DN để đánh giá sơ bộ mức độ tin học hóa trong DN  Khảo sát cách tổ chức, xây dựng HTTT và thao tác làm việc của nhân viên trong DN để đánh giá phương thức làm việc có gắn liền với ứng dụng CNTT, qua đó nói lên tình hình ứng dụng CNTT trong hoạt động quản trị Logistics. .. hoạt động của hàng hóa và thông tin thì DN cũng khó mà tồn tại 3.1.5 Các vấn đề hạn chế của DNVVN trong hoạt động quản trị Logistics Một trong những hạn chế của DNVVN là trình độ quản lý của người lãnh đạo chưa cao, mà từ đó dẫn đến cách thức hoạt động, điều hành DN còn theo phương thức tự quản và mang nhiều cảm tính, thậm chí tập trung quyền lực Theo điều tra mới đây của Bộ Kế hoạch và Đầu tư tại 63.000... lớn trong ngành công nghiệp chính Từ đó, DN dễ dàng tiếp cận thị trường và tạo lòng tin cho các khách hàng lớn  Quản trị Logistics giúp DNVVN hội nhập tốt trong chuỗi cung ứng của ngành công nghiệp mà DN đó đang hoạt động 3.1.4 Những yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng quản trị Logistics trong DNVVN Thực tế các thành phần của quản trị Logistics đã có diễn ra trong DNVVN, nhưng không được nhìn nhận một cách... hoạt động thực tế xảy ra trong vận hành, nhờ vậy quản lý có thể ra quyết định chỉnh sửa, khắc phục, ngăn ngừa sự cố tránh gây sai sót hàng loạt Nhìn chung, dòng thông tin trong quản trị Logistics phục vụ cho quản trị vận hành và quản trị lập kế Tóm lại Logistics tạo ra chuỗi giá trị thông qua hai dòng di chuyển của thông tin và hàng hóa Chính nhờ hai dòng này mà quản trị Logistics tối ưu về vị trí và. .. thông trong quản trị Logistics Các ứng dụng kỹ thuật truyền thông hỗ trợ rất lớn trong quản trị Logistics, vì quản trị Logistics quản lý cùng lúc rất nhiều yếu tố, hoặc quản lý các yếu tố từ xa Do đó làm sao để tập trung các thông tin về chính xác và đúng lúc là một yêu cầu rất khó khăn nếu không có sự hỗ trợ của các kỹ thuật truyền thông Các kỹ thuật truyền thông này đã có những bước tiến đáng kể trong. .. trình độ cán bộ quản lý còn hạn chế, thiếu kĩ năng quản lý DN Do vậy, sự nhận biết về hoạt động quản trị Logistics chưa được rõ ràng, thậm chí thuật ngữ Logistics còn rất xa lạ đối với DNVVN Nếu làm tốt vai trò của quản trị Logistics DNVVN có thể cải thiện được một số hạn chế ở trên:  Sử dụng hiệu quả nguồn vốn của DN vì quản trị chi phí là một thành phần của quản trị Logistics, đồng thời quản trị Logistics. .. đề cần giải quyết của người quản trị 2.4 NHỮNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ LOGISTICS 2.4.1 Ứng dụng CNTT trong xây dựng HTTT quản lý Các nhà quản trị kinh doanh đang chuyển từ cách làm việc kiểu truyền thống mà theo đó các yếu tố CNTT không ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh sang một cách làm việc mới trong đó CNTT giữ vai trò rất quan trọng đến nỗi các nhà quản trị sẽ không thể nào... vị trí và thời gian của nguyên vật liệu bán, thành phẩm từ nhà cung cấp đến người tiêu dùng 2.3 HỆ THỐNG THÔNG TIN (HTTT) TRONG DN 2.3.1 Định nghĩa HTTT trong DN Như đã đề cập trong chuỗi giá trị của quản trị Logistics trong DN, chuỗi giá trị đó chủ yếu được tạo qua dòng di chuyển của hàng hóa và thông tin Dòng thông tin di chuyển trong một HTTT trong DN Và chính HTTT giúp người quản lý, ra quyết định... các cuộc khảo sát chỉ thăm dò thái độ, nhận thức của DNVVN đối với việc thực hiện đầu tư ứng dụng CNTT cho hoạt động quản lý Các cuộc khảo sát cũng đi sâu vào điều tra tình hình đầu tư các thiết bị phần cứng, phần mềm, tình hình nhân lực mà chưa đi sâu vào tìm hiểu cách thức làm việc, giao tiếp, tổ chức thông tin trong nội bộ của DNVVN Trong khảo sát của mình, ngoài việc tìm hiểu tình hình đầu tư các . quyết tâm chọn và thực hiện đề tài “ Khảo sát mức độ tin học hóa trong quản trị Logistics của các Doanh Nghiệp vừa và nhỏ tại Tp. Hồ Chí Minh . Qua đó,. về mức độ tin học hóa trong quản trị Logistics của các DNVVN tại TP. HCM, tìm hiểu các vấn đề mà DNVVN đang gặp phải trong việc ứng dụng CNTT vào hoạt động