Đánh giá mức độ ứng dụng tin học hóa trong quản trị Logistics của doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Tp. Hồ Chí Minh
MỤC LỤC
Dòng chu chuyển hàng hóa
Ngay từ công đoạn thu mua hàng hóa, quản trị Logistics làm tăng thêm giá trị của hàng hóa bằng cách di chuyển hàng hóa đến đúng nơi và đúng thời điểm cần đến, và cứ như thế qua nhiều công đoạn sản xuất trong phân xưởng, nguyên vật liệu và bán thành phẩm được tăng thêm giá trị qua mỗi công đoạn sản xuất cho đến khi trở thành thành phẩm đến tay người tiêu dùng cuối cùng. Điều này cũng dễ hiểu như từng bộ phận của một cái máy không có giá trị sử dụng bằng một cái máy được ráp hoàn chỉnh, và một cái máy nằm yên trong kho cũng không có giá trị bằng khi nó được giao cho khách hàng, đúng tại thời điểm cần thiết.
HỆ THỐNG THÔNG TIN (HTTT) TRONG DN .1 Định nghĩa HTTT trong DN
HTTT có khả cập nhật nhanh chóng những diễn biến mới nhất trong tình hình hoạt động của DN, giúp giảm thiểu những yêu cầu không cần thiết về nguồn lực và hàng hóa, đồng thời tăng khả năng thích ứng linh hoạt trong quản trị Logistics, giúp các cấp quản lý đưa ra quyết định/giải pháp kịp thời, bảo đảm tính thông suốt của hệ thống. Ví dụ như lựa chọn phương án thiết kế kênh phân phối, quản trị mức độ tồn kho, tồn kho bao nhiêu thì an toàn, phân bổ nguồn lực như thế nào, nên tấn công vào thị phần nào, thời điểm nào là thích hợp..Những vấn đề này không có cấu trúc ổn định, HT bao gồm nhiều cơ sở dữ liệu, mô hình phân tích, ra quyết định để hỗ trợ người dùng.
NHỮNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ LOGISTICS .1 Ứng dụng CNTT trong xây dựng HTTT quản lý
Nối mạng máy tính trong DN
Mạng máy tính cho phép người dùng cuối và các nhóm làm việc giao tiếp, hợp tác nhờ phương tiện điện tử, chia sẻ và sử dụng tài nguyên phần mềm, phần cứng và dữ liệu. Những nghiên cứu của các công ty và tổ chức hàng đầu cho thấy họ đang sử dụng internet chủ yếu cho việc quảng bá hoạt động và hình ảnh công ty, tiếp thị, bán hàng (quảng cáo là chủ yếu, bán hàng qua mạng còn hạn chế về thanh toán) và các ứng dụng dịch vụ khách hàng ví dụ gửi e-mail cho khách hàng (giao dịch, chăm sóc KH, khảo sát thông tin KH), quảng cáo sản phẩm của công ty, nghiên cứu đối thủ.
ỨNG DỤNG CNTT TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ LOGISTICS TẠI DNVVN
ỨNG DỤNG CNTT TRONG QUẢN TRỊ LOGISTICS CỦA DNVVN
Nếu DN mua đi bán lại thì cung ứng sẽ sắp xếp sự di chuyển của thành phẩm đến người cùng cuối hoặc người bán lẻ (nhưng cách tiếp cận này sẽ đề cập ở phần đáp ứng khách hàng). DN ứng dụng CNTT có thể cải thiện chất lượng công việc trong một số hoạt động sau:. o Cách thức đặt hàng mua NVL, giao dịch với nhà cung cấp. DNVVN có thể dùng email hoặc mạng trực tuyến để đặt hàng và thực hiện giao dịch. Trong khi ngày nay mua nhu cầu NVL có thể vượt ra ngoài phạm vi một quốc gia, thì việc gặp mặt thương thảo trở nên rất tốn kém chi phí lẫn thời gian, ứng dụng CNTT có thể giúp DN gặp gỡ đối tác, bàn bạc một cách trực tiếp từ đó có thể thực hiện giao dịch một cách nhanh chóng và giảm chi phí đáng kể. o Vận chuyển NVL để cung ứng NVL đỳng lỳc và theo dừi được quỏ trỡnh vận chuyển này. Vai trò của Logistics trong vấn đề này là xây dựng một chiến lược vận tải khoa học và hợp lý, thảo hợp đồng không được sơ hở, xúc tiến đôn đốc, kiểm soát, giải quyết các vấn đề khi có sự cố hư hỏng mất mát….). Một chỉ số cũng phản ảnh khá chính xác về trình độ phát triển CNTT của Việt Nam so với các nước trên thế giới là chỉ số cạnh tranh CNTT do Economist Intelligence Unit (thuộc tạp chí The Economist Anh) bình chọn năm 2007 CNTT Việt Nam xếp thứ 61/64 về cạnh tranh, chỉ có một số nước sở hữu mọi nhân tố cần thiết để hỗ trợ cho sự thịnh vượng của khu vực công nghệ thông tin, nhưng Mỹ, Nhật Bản và Hàn Quốc, Anh là bốn nước cung cấp môi trường mạnh mẽ nhất cho tính cạnh tranh của IT.
PHÂN TÍCH KẾT QUẢ KHẢO SÁT
TểM TẮT
Trong khảo sát của mình, ngoài việc tìm hiểu tình hình đầu tư các thiết bị phần cứng, phần mềm, nối mạng và các thiết bị hỗ trợ cho quản trị Logistics như dùng mã vạch, máy scan, thẻ EPC thiết bị nhận diện bằng sóng radio, sinh viên tập trung khai thác thêm tình hình sử dụng một số phần mềm chuyên dụng trong những bộ phận cụ thể như quản lý, hoạch định nhu cầu NVL, quản lý mối quan hệ khách hàng, quản lý kho…Bên cạnh đó, khảo sát cũng đi sâu tìm hiểu một số thao tác của nhân viên khi xử lý các đơn hàng, tìm kiếm thông tin nhà cung cấp cũng như làm việc với khách hàng đồng thời khảo sát những khía cạnh thông tin trong DN như cách thức lưu trữ, sắp xếp nguồn thông tin vì thông tin chính là yếu tố quan trọng để thực hiện tốt hoạt động quản trị Logistics. Đối tượng khảo sát là DNVVN có mặt rộng khắp cả nước nên do giới hạn về thời gian và nguồn lực tác giả chỉ thực hiện khảo sát những DN tại Tp.HCM và để bảo đảm những thông tin thu thập có thể sử dụng được, khảo sát chỉ tập trung vào những DN có quy mô vừa (với số vốn dao động từ 10 tỷ đến 15 tỷ và số nhân viên từ 250 đến 400).
PHƯƠNG PHÁP ĐIỀU TRA .1 Mục tiêu
Đã có 282 bảng khảo sát được gửi đi, trong đó 153 bảng gửi bằng email, đa số các địa chỉ email được tìm từ trang Web của Phòng thương mại và Công nghiệp Việt Nam, 78 bảng gửi bằng đường bưu điện (do một số DN không dùng email) các địa chỉ DN được tìm trên quyển niên giám những trang vàng của Nhà Xuất Bản Bưu Điện năm 2006 và 51 bảng khảo sát phát trực tiếp tại các lớp đại học bằng hai do học viên đa số đã đi làm trong công ty. Về phương thức khảo sát bằng thư trực tiếp, vì trong giai đoạn khảo sát thử, có ý kiến cho rằng các DNVVN không phải DN nào cũng có email và thói quen dùng email, hơn nữa bảng câu hỏi thiết kế gồm 19 câu, với dung lượng 248MB, nên việc đính kèm file cần tốn một chút thời gian nên sinh viên chọn thêm hình thức gửi thư trực tiếp trong đó có đính kèm sẵn bao thư có dán tem và địa chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho DN gửi hồi âm.
PHÂN TÍCH KẾT QUẢ .1 Thông tin doanh nghiệp
Với khoảng thời gian hoạt động từ 10 năm trở lại đây, và con số DN mới thành lập trong vòng 5 năm gần đây chiếm tỷ trọng cao (có khoảng 14.113 DN tạo lập mới mỗi năm)9 nhưng đa số các DN đều đã nối mạng Internet, điều này thể hiện 100% DN phản hồi cho biết hiện trong DN đều có sử dụng mạng internet nhưng ứng dụng mạng nội bộ không được triển khai trong hầu hết các DN, có 65.63% DN cho biết có dùng mạng nội bộ, và trong số đó chỉ 15.63% DN có nối mạng ra bên ngoài với nhà cung cấp, khách hàng. Khảo sát cũng đề cập đến thời gian gần đây DN thực hiện đầu tư, nâng cấp, thiết kế HTTT nhằm làm rừ thờm mức độ quan tõm của DN đến CNTT và qua đú cú thể suy luận thờm ý thức về nhu cầu ứng dụng CNTT trong hoạt động của DN.
MỨC ĐỘ HÀI LềNG KHI SỬ DỤNG PHẦN CỨNG
TỔNG HỢP KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
Khảo sát sâu vào cách tổ chức, lưu trữ thông tin cho thấy DN không chú trọng tạo một kho thông tin chung, với ứng dụng những tiến bộ của CNTT DN có thể sắp xếp lưu trữ dữ liệu hợp lý hơn như vậy các sẽ tạo ra những thông tin tổng hợp có giá trị cho hoạt động quản trị. Khi mà chi phí hoạt động bên trong DN quá lớn, DN cần phải chi phí cho đội ngũ nhân hoạt động các khâu trong quản trị, trong khi đó nếu đầu tư cho CNTT DN sẽ tốn một chi phí ban đầu, và đương nhiên là rất khó khăn để tìm ra một giải pháp phù hợp nhưng lợi ích của việc ứng dụng rất lâu dài và cũng cần một thời gian nhất định mới thấy.
NGUYÊN NHÂN VÀ GIẢI PHÁP
NGUYÊN NHÂN
Một cuộc khảo sát của VCCI cũng đã cho thấy điều này cả nước phấn đấu đến 2010 đạt được 500.000 DN nhưng tỷ lệ ứng dụng CNTT trong DNVVN chỉ đạt 30% thấp nhất so với các nước trong khu vực (theo Vietnamnet)10. Ngõn sỏch (71.88%), điều này cũng thể hiện rừ từ thực tế cỏc DN làm ăn cú tờn tuổi hẳn hỏi trên thị trường nhưng lại sử dụng phần mềm không có bản quyền đến khi bị phát hiện lại mất uy tín, nhưng một phần cũng do chi phí bản quyền còn khá cao và chiếm một phần không nhỏ trong chi phí triển khai CNTT.
GIẢI PHÁP
Việc này đòi hỏi rất nhiều nỗ lực từ ban lãnh đạo, những việc làm từ ban lãnh đạo như một tấm gương để các nhân viên học hỏi, nếu một vị giám đốc luôn dùng email hay thông báo những quyết định trên trang Web nội bộ của công ty thì tất cả nhân viên cũng phải có thói quen làm dùng email và truy cập Web. Đơn vị này đã tổ chức nhiều hoạt động như hội thảo về các vấn đề ứng dụng CNTT trong DN, thành lập các web site hỗ trợ kiến thức CNTT, thực hiện các khảo sát điều tra về ứng dụng CNTT để tìm ra giải pháp cho DN, đặc biệt là công ty Điện toán và Truyền số liệu là đơn vị trực thuộc VCCI hợp tác cùng Microsoft, Công ty Khai Trí và Công ty Nguyễn Hoàng thành lập Trung tâm Ứng dụng CNTT Doanh nghiệp,Trung tâm Tư vấn CNTT Doanh nghiệp, tại địa chỉ 83 Nguyễn Đình Chiểu, Quận 3, TP.
CÁC ĐỀ NGHỊ THấM CHO VIỆC THỰC HIỆN TIN HỌC HểA
DNVVN nên làm theo cách chọn những nhân viên nòng cốt, cho họ được bổ sung nắm vững cách vận hành HTTT từ đó nhân rộng và phổ biến trong DN, điều này giúp DN vừa tiết kiệm chi phí vừa khuyến khích khả năng vận dụng CNTT trong nhân viên. DN cũng cần lưu ý đến yếu tố tâm lý của nhân viên trước cái mới, tâm lý “ngại” thay đổi cố hữu trong mỗi con người để có phương pháp thích hợp giúp họ hợp tác tốt từ các bước triển khai đầu tiên tại các bộ phận được lựa chọn.