Khảo sát mức độ tin học hĩa trong quản trị logistics của các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại thành phố hồ chí minh phần 5

TÓM TẮT ĐỀ TÀI Đề tài thực nghiên cứu tình hình ứng dụng CNTT trong hoạt động quản trị Logistics của DNVVN tại Tp.HCM. Thông qua khảo sát việc đầu tư các thiết bị phần cứng, phần mềm, nối mạng

Chương 5: NGUYÊN NHÂN VÀ GIẢI PHÁP

5.1 NGUYÊN NHÂN

Việc ứng dụng CNTT tại các DNVVN có thời điểm chạy theo phong trào nhưngthực chất chỉ nặng tính bề nổi, chưa hiệu quả Nhiều DN đã sử dụng khoản ngânsách không nhỏ đầu tư trang bị máy tính (chủ yếu phần cứng) nhưng các vấn đềcủa DN vẫn chưa được giải quyết hiệu quả Từ những hoạt động tác nghiệp bìnhthường đến việc ra quyết định tổng hợp cũng chưa được cải tiến khi chỉ đơn thuầnsử dụng máy tính văn phòng, điện thoại, fax hoặc email thay vì được tự động hóatrong quản lý bằng sử dụng phần mềm (hình 23, 24, 25, 26, 27 đã chỉ rõ điều này).Không phát huy được sức mạnh CNTT đồng nghĩa hoạt động quản trị của DN còntốn nhiều chi phí về tiền bạc, thời gian và nhân lực đặc biệt trong triển khai hoạtđộng quản trị Logistics Điểm lưu ý là quản trị Logistics cần sự hỗ trợ luồng thôngtin thống nhất, xuyên suốt từ nhiều phòng ban, cần có một sự hiểu biết, phối hợpnhịp nhàng Chỉ có sự giúp sức của CNTT mới góp phần quan trọng tạo nênHTTT hỗ trợ đắc lực cho hoạt động này.

Khảo sát đã chỉ rõ từng khó khăn mà DNVVN đang gặp phải (hình 30) trong việcđầu tư ứng dụng CNTT vào hoạt động quản trị Logistics là:

 DN không nhận thấy các sản phẩm giải pháp nào có thể phù hợp với quytrình kinh doanh (71.88%)

 Ngân sách (71.88%), điều này cũng thể hiện rõ từ thực tế các DN làm ăn cótên tuổi hẳn hỏi trên thị trường nhưng lại sử dụng phần mềm không có bảnquyền đến khi bị phát hiện lại mất uy tín, nhưng một phần cũng do chi phíbản quyền còn khá cao và chiếm một phần không nhỏ trong chi phí triểnkhai CNTT.

 Sự hỗ trợ của ban lãnh đạo (53.13%) Đây cũng là các vấn đề thường đượcđề cập tại các hội thảo, các cuộc tuyên truyền và các nghiên cứu của các cơquan ban ngành.

 Kế đến là DN không có quy trình nghiệp vụ kinh doanh rõ ràng (43.75%) Khó khăn trong việc lựa chọn nhà cung cấp (40.63%)

 Nhân viên không đủ khả năng vận hành các ứng dụng CNTT (18.75%)

5.2 GIẢI PHÁP

Để đề xuất hướng giải quyết cho DNVVN, theo ý kiến của sinh viên, điều quantrọng nhất là cần phải hiểu rõ những điểm thuận lợi và điểm chưa thuận lợi củaDN đối với việc đầu tư cho CNTT Lý do chính là phần lớn DNVVN còn thiếukinh nghiệm điều hành hoạt động, tài chính không nhiều Sau khi họ đầu tư ngânsách để triển khai nếu gặp thất bại, họ sẽ gặp rất nhiều khó khăn để có thể tái đầutư vào lĩnh vực mà họ chưa nhận được lợi ích thuyết phục Do vậy, việc triển khaiứng dụng CNTT trong hoạt động quản trị Logistics cần có sự kiên trì, từng bước,liên tục Có thể tóm tắt những điểm thuận lợi, chưa thuận lợi ảnh hưởng đến việcứng dụng CNTT tại DNVVN qua bảng bên dưới.

Điểm thuận lợiĐiểm chưa thuận lợi

1 Cơ cấu tổ chức rất gọn, nhẹ,không phức tạp

Chưa/Không có quy trình rõràng trong các hoạt động sảnxuất kinh doanh

2 Là đối tượng nằm trongnhiều chương trình hỗ trợDN của nhà nước và các tổchức DN, hiệp hội

Lãnh đạo còn hạn chế về kiếnthức quản lý nên có thể ngạithay đổi các quy trình đã địnhhình từ trước (dù có thể chưahiệu quả, gây sai sót, tốn kémhữu hình lẫn vô hình), chưa dễdàng ủng hộ phương pháp làmviệc mới (có thể chưa manglại ngay mọi ưu điểm trướcmắt)

3 Là loại hình DN năng động,có thể thích ứng nhanh theoyêu cầu của thị trường

Hạn chế về tài chính

4 Hạn chế về nhân lực có khảnăng biết và sử dụng các tiệních của CNTT

Bảng 8: Điểm thuận lợi và Điểm chưa thuận lợi của DNVVN trong tin họchóa hoạt động quản trị Logistics

Từ đây, cùng với việc kết hợp với kết quả khảo sát trong chương 4, sinh viên cónhững hướng đề xuất sau:

5.2.1 Đối với việc DN không nhận thấy các sản phẩm giải pháp nào phù hợpvới quy trình kinh doanh

Việc triển khai ứng dụng CNTT cần phải qua giai đoạn khảo sát để thiết kế cácgiải pháp thích hợp, sản phẩm CNTT không giống như những sản phẩm được thiếtkế sẵn, không phải mua về là có thể sử dụng được Để tìm được sản phẩm thíchhợp, DN cần phải phối hợp với các công ty cung cấp giải pháp ngay từ khâu khảosát đầu tiên Tại giai đoạn này cần có những trao đổi thẳng thắn về vấn đề DNđang gặp phải và những mục tiêu kì vọng của DN sau khi triển khai các ứng dụng,như vậy chính DN cũng góp phần quan trọng xây dựng nên sản phẩm vừa hợp lývà giải quyết tốt các yêu cầu đặt ra Nhân viên tư vấn và khảo sát cần dành nhiềuthời gian tìm hiểu các quy trình trong hoạt động Logistics ở các bộ phận (nhập đơnhàng, xử lý đơn hàng, thu mua, sản xuất, tồn kho, vận chuyển…) ở các cấp quản lýlẫn thừa hành để xác định đúng tình trạng và những khó khăn mà DN gặp phải.Điều quan trọng là phải biết kế thừa những điểm làm DN đã làm tốt, hạn chế “rũsạch” cái cũ nếu không cần thiết nhằm hạn chế gây xáo trộn gây ảnh hưởng khôngtốt đối với tâm lý nhân viên, nhất là những nhân viên trực tiếp sử dụng sau này.Sau đó, lên phương án rõ ràng, có chứng minh hiệu quả thu được tính bằng tiền,thời gian, nhân lực (định lượng), kế hoạch/thời gian triển khai Cam kết cụ thể cóthể sẽ giúp DN dễ đi đến quyết định hơn.

Điểm lưu ý là, công ty thực hiện khảo sát và tư vấn cần khách quan trước khi địnhhướng và đưa ra những gói giải pháp (có thể kèm phần mềm), tránh trường hợpcông ty phân phối cho sản phẩm của nhà cung cấp giải pháp nào thường có xuhướng tư vấn và hướng DN vào việc sử dụng sản phẩm mà họ đang phụ trách pháttriển (không phải DN nào cũng đều phù hợp để triển khai sử dụng).

5.2.2 Đối với vấn đề ngân sách

 Xuất phát điểm của các DNVVN là vốn ít nên dành một phần ngân sáchcho các ứng dụng CNTT là một quyết định được cân nhắc rất kĩ Hơn nữa, lợiích của việc đầu tư này sẽ không thể thấy được trong thời gian ngắn mà luônđem lại một gánh nặng lo âu “tiền mất tật mạng” Vấn đề là DN có chấp nhận vàchịu nhìn thấy đây là một khoản đầu tư (chứ không phải chi phí) mà lợi ích manglại của nó sẽ có ảnh hưởng tích cực trong dài hạn Vấn đề kinh phí không chỉ làmối quan tâm của DNVVN, mà cũng là đích nhắm của các công ty cung cấpdịch vụ, giải pháp CNTT Thật vậy, các DNVVN chắc chắn sẽ không thiếuthông tin về giá cả của những sản phẩm này, bởi các công ty hoạt động tronglĩnh vực CNTT luôn tìm cách tiếp cận khách hàng theo nhiều cách, và hiểu đượcnhững khó khăn của DNVVN Họ đưa ra những giải pháp trọn gói nhưng có thểđược triển khai từng phần tại các bộ phận ưu tiên nhất để DN có thể thích nghidần, phù hợp với thực trạng và khả năng tài chính Sau đó đánh giá kết quả từngbước để quyết định có tiếp tục nhân rộng hay cần phải điều chỉnh thêm không.Đây thực sự là một cách làm thận trọng và giải quyết bớt một gánh nặng chi phíngay cùng một lúc Tuy nhiên, DN cũng nên lưu ý và thận trọng với việc triển

khai từng phần Thực tế cho thấy có nhiều trường hợp xây dựng kế hoạch ứngdụng CNTT một cách bài bản, nhưng việc tin học hóa từng phần có thể gặp vấtvả hơn các DN bắt đầu từ đầu vì họ phải giải quyết bài toán tích hợp cái đã cóvới cái xây dựng mới – điều không dễ dàng chút nào Do đó việc xây dựng kếhoạch ứng dụng CNTT và xác định lộ trình triển khai nên có sự tham gia của cácchuyên gia CNTT vì tự DN không thực hiện được một mình Mặt khác, cũngkhông nên phó mặc cho chuyên gia vì lúc đó kế hoạch sẽ rất cứng nhắc, nặngtính kỹ thuật và thiếu thực tế Cách làm "DN chủ động ra đề bài, chuyên giacung cấp giải pháp" có thể được xem là tối ưu Đối với các DN, Viện Tin HọcDN thuộc VCCI là một trong những đầu mối đáng tin cậy có thể tìm kiếm vàgiới thiệu chuyên gia giỏi cho DN Và cuối cùng, DNVVN nên kiên trì hợp tácvà tin tưởng các chuyên gia đã chọn, vì nếu triển khai giải pháp từng phần, thìngười sau bắt đầu từ những phần người trước đã làm, có thể làm công việc trởnên khó khăn và tốn kém chi phí đánh giá tìm hiểu.

 Ngoài ra để giải quyết các vấn đề chi phí bản quyền của các phần mềm quácao DNVVN có thể nghĩ đến giải pháp sử dụng các phần mềm mã nguồn mở,Phần mềm nguồn mở là phần mềm với mã nguồn được công bố và sử dụng mộtgiấy phép nguồn mở Giấy phép này cho phép bất cứ ai cũng có thể nghiên cứu,thay đổi và cải tiến phần mềm, và phân phối phần mềm ở dạng chưa thay đổihoặc đã thay đổi, sử dụng phần mềm này cho phép DN chỉnh sửa lại cho phùhợp với yêu cầu sử dụng của mình trên một cái “cốt lõi” chung giúp giảm chi phíthiết kế rất đáng kể Tuy nhiên, khi sử dụng mã nguồn này, DN cần tăng cườngbảo mật cho HTTT của DN, vì các phần mềm của DN được viết trên code chungnên việc xâm nhập HT rất dễ dàng, dẫn đến việc kẻ gian có thể gây ra nhữngthiệt hại như: lấy cắp password, thông tin dữ liệu khách hàng, các mã số tàikhoản thông tin…và quan trọng hơn nữa pháp luật Việt Nam chưa có những quyđịnh chặt chẽ đối với việc này nên quyền lợi của người bị hại vẫn chưa được giảiquyết thoả đáng.

5.2.3 Sự hỗ trợ của ban lãnh đạo

Lãnh đạo có vai trò như một thuyền trưởng định hướng cho con thuyền DN, dovậy việc lãnh đạo có tầm nhìn và thấy được lợi ích mang lại của tin học hóa là vôcùng quan trọng DN nên chú trọng xây dựng văn hóa sử dụng CNTT nơi công sở,từ đó khuyến khích nhân viên tự tìm hiểu nâng cao hiểu biết về CNTT Việc nàyđòi hỏi rất nhiều nỗ lực từ ban lãnh đạo, những việc làm từ ban lãnh đạo như mộttấm gương để các nhân viên học hỏi, nếu một vị giám đốc luôn dùng email haythông báo những quyết định trên trang Web nội bộ của công ty thì tất cả nhân viêncũng phải có thói quen làm dùng email và truy cập Web Việc ứng dụng tốt cáctiện ích của CNTT trong hoạt động Logistics có thể làm tiêu chí để đánh giá chấtlượng công việc hoàn thành của nhân viên và mức độ hài lòng của khách hàng.

5.2.4 DN không có quy trình nghiệp vụ kinh doanh rõ ràng

Từ bảng 8 cho thấy trong việc ứng dụng CNTT tại DNVVN không phức tạp nhưcác DN lớn, do tổ chức trong DN rất gọn có thể khắc phục lại bằng cách sắp xếpcác quy trình làm việc hợp lý hơn Nếu quyết định triển khai ứng dụng, DNVVNcũng nhận được sự trợ giúp từ phía công ty tư vấn DN cũng nên chú trọng khâutiếp xúc với các đơn vị cung cấp giải pháp CNTT, cần có một sự hợp tác chặt chẽgiữa hai bên Thực tế có rất nhiều DN xem nhẹ công tác tư vấn và nghiên cứu cácgiải pháp đề nghị, điều này cũng nguy hiểm giống như xây một ngôi nhà màkhông cần xem qua thiết kế dẫn đến việc DN sẽ không định hướng trước hướng đicủa mình và mau chóng bỏ cuộc trước những khó khăn bất ngờ.

5.2.5 Khó khăn trong việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ/giải pháp

Đầu tư cho các ứng dụng CNTT đối với các DNVVN là một bước ngoặt rất lớncủa DN Nó đánh dấu bước chuyển từ cách hoạt động thủ công sang tự động hóamột số quy trình, nâng cao vị thế của DN trong ngành hoạt động Điểm đặc thùcủa nhóm này như đã trình bày DNVVN luôn được dự quan tâm hỗ trợ của các cơquan, ban ngành vì những đặc điểm đầu chương 3 Trong đó, đơn vị có nhiều hoạtđộng tích cực hướng về hỗ trợ DNVVN là Phòng thương mại và công nghiệp ViệtNam (VCCI) Đơn vị này đã tổ chức nhiều hoạt động như hội thảo về các vấn đềứng dụng CNTT trong DN, thành lập các web site hỗ trợ kiến thức CNTT, thựchiện các khảo sát điều tra về ứng dụng CNTT để tìm ra giải pháp cho DN, đặc biệtlà công ty Điện toán và Truyền số liệu là đơn vị trực thuộc VCCI hợp tác cùngMicrosoft, Công ty Khai Trí và Công ty Nguyễn Hoàng thành lập Trung tâm Ứngdụng CNTT Doanh nghiệp, Trung tâm Tư vấn CNTT Doanh nghiệp, tại địa chỉ 83Nguyễn Đình Chiểu, Quận 3, TP HCM là một hoạt động có ý nghĩa lớn Mục tiêucủa các nhà tổ chức là Trung tâm này sẽ hỗ trợ các DNVVN trong nước tiếp cậntốt hơn những tài nguyên và dịch vụ tư vấn CNTT nhằm nâng cao khả năng cạnhtranh của DN Do vậy, theo tác giả DNVVN cần phải chủ động trong việc tìm hiểutiếp cận những thông tin cần thiết và quyết định đầu tư từ các tổ chức, hiệp hội,công ty liên quan.

5.2.6 Nhân viên không đủ khả năng vận hành các ứng dụng CNTT

Khi quyết định triển khai các ứng dụng CNTT, DN cần có một kế hoạch cho việcsắp xếp cho nhân viên phối hợp cùng đơn vị cung cấp giải pháp Chính nhữngnhân viên tham gia phối hợp sẽ là người nắm bắt được cách hoạt động của HTmới, động thời cần có thời gian tập huấn, hướng dẫn sử dụng sau khi bàn giao HT.DNVVN nên làm theo cách chọn những nhân viên nòng cốt, cho họ được bổ sungnắm vững cách vận hành HTTT từ đó nhân rộng và phổ biến trong DN, điều nàygiúp DN vừa tiết kiệm chi phí vừa khuyến khích khả năng vận dụng CNTT trongnhân viên DN cũng cần lưu ý đến yếu tố tâm lý của nhân viên trước cái mới, tâmlý “ngại” thay đổi cố hữu trong mỗi con người để có phương pháp thích hợp giúphọ hợp tác tốt từ các bước triển khai đầu tiên tại các bộ phận được lựa chọn Nếu

họ cảm thấy không thích sử dụng thì việc áp đặt (bỏ qua giai đoạn tư vấn) có thểgặp nhiều rủi ro về kết quả đạt được.

5.3 CÁC ĐỀ NGHỊ THÊM CHO VIỆC THỰC HIỆN TIN HỌC HÓA

Quyết định thực hiện tin học hóa cần có một lộ trình cụ thể và rất cần sự kiên nhẫnchờ đợi kết quả của DN Có một kế hoạch rõ ràng, chi tiết về ngân sách, thời gianvà nhân lực cho việc triển khai Xây dựng chiến lược kế hoạch, quy hoạch và kiếntrúc mô hình để ứng dụng CNTT một cách làm khoa học và thành công vững chắc.DN nên bắt đầu từ việc xây dựng kế hoạch ứng dụng CNTT Cần xác định rõ mụctiêu việc ứng dụng CNTT phải đạt trong ngắn hạn-trung hạn-dài hạn và khả năngtài chính có thể đầu tư, mức độ hiện đại hóa có thể thực thi, các nguồn lực cầnphát huy để từ đó xác định cụ thể những việc cần làm, trang bị máy móc thiết bịnhư thế nào, tổ chức dữ liệu ra sao, phát triển các ứng dụng nào và đào tạo nhânlực theo hướng nào.

Việc triển khai nên thận trọng bằng cách chọn ra bộ phận để làm thí điểm, hoặctheo gói phần mềm tại các khâu mà DN cho là cần thiết, sau đó tiến hành đánh giáhiệu quả, rút kinh nghiệm cho những lần sau Việc triển khai thí điểm sẽ là một cơsở đáng tin cậy cho việc quyết định có nhân rộng các ứng dụng tại bộ phận kháchay không.

Một cách để tránh thiệt hại không đáng có là DNVVN nên chú ý học hỏi kinhnghiệm của những DN đã thực hiện tin học hóa thành công, những bài học thựctiễn sẽ giúp DN tiên lượng trước và vượt qua những tình huống khó khăn khi thựchiện.

Dưới đây là một quy trình gồm các bước được đề nghị như sau:

Bước 1: Xây dựng hệ thống mạng máy tính, mạng nội bộ (Internet) và triển khaicác phần mềm quản lý (kế toán, quản lý khách hàng, quản lý hồ sơ) để chia sẻthông tin và tối ưu hóa hiệu quả Bước này giúp DN rà soát, sắp xếp lại các quátrình hoạt động đồng thời tạo một HTTT giúp cho thông tin được thông suốt quacác bộ phận DN.

Bước2: Xây dựng mạng kết nối các xí nghiệp (Extranet) để mở rộng khả năngquản lý từ xa và kết nối Internet để giao tiếp với đối tác, khách hàng mà khôngphụ thuộc vào địa lý

Bước3: Xây dựng website và phát triển thương mại điện tử để mở rộng thị trường.Đương nhiên DN cần có sự hỗ trợ của các công ty cung cấp các giải pháp chuyênnghiệp DN có thể tùy theo loại hình và quy mô của đơn vị mà tiến hành toàn bộ,

lần lượt từng bước hoặc đặt trọng tâm phát triển cho mỗi bước Ngay ở bước 1,trọng tâm là phần mềm quản lý vật tư với các doanh nghiệp sản xuất, hoặc phầnmềm chăm sóc khách hàng với các công ty dịch vụ, hoặc quản lý phân phối vớicác đơn vị kinh doanh Và khi đã đến bước 3, doanh nghiệp có thể vươn tới nhữngthị trường xa hơn, không còn hạn chế ở quy mô trong nước mà đã bắt đầu đặt chânra thị trường thế giới.