Văn hóa ứng xử của những người lãnh đạo công ty là một trong những yếu tố có tầm quan trọng hàng đầu, đảm bảo cho hoạt động quản lý của người lãnh đạo doanh nghiệp thành công. Bởi lẽ, hoạt động quản lý của người lãnh đạo là một nghệ thuật – nghệ thuật thu phục con người, nghệ thuật giao tiếp - ứng xử giữa con người với con người.
Với tư cách là người đứng đầu công ty, người quản lý phải thường xuyên giao tiếp với người lao động để nâng cao hiệu quả lao động và khuyến khích năng lực phát triển của họ. Ở đây người quản lý công ty thường phải giải quyết những mâu thuẫn của người lao động. Một phương pháp động viên, một lời nói thân thiện, một cử chỉ chân thành, một cái nhìn gần gũi thông cảm, một quyết định khen thưởng đúng lúc với người có thành tích và một lời khuyên đúng mực với những người còn có khuyết điểm là một nghệ thuật ứng xử của người quản lý phải dày công rèn luyện mới có được. Cách ứng xử của lãnh đạo công ty chính là một tấm gương cho tất cả nhân viên noi theo.
Vì vậy văn hóa ứng xử của người lãnh đạo với tập thể nhân viên của mình là một trong những vấn đề được quan tâm hàng đầu. Khi mối quan hệ giữa ban lãnh đạo và các nhân viên trở nên tốt đẹp, được nâng lên tầm nghệ thuật thì sẽ tạo đà cho công ty phát triển nhanh và ổn định, bởi lẽ văn hoá ứng xử không chỉ là sợi dây liên kết các thành viên doanh nghiệp mà còn làm nhiệm vụ liên kết khách hàng với doanh nghiệp. Khách hàng sẽ đánh giá doanh nghiệp qua cách ứng xử khi giao tiếp với nhân viên. Khi nhắc đến bất kỳ doanh nghiệp nào, điều đầu tiên mà khách hàng nhớ đến chính hình ảnh thái độ của những người mà họ đã gặp qua giao tiếp. Điều này thực sự cần thiết, nhất là khi chúng ta làm việc với người nước ngoài, nền văn hóa khác nhau với nhiều nhân tố không dễ gì thâm nhập một cách trọn vẹn là những trở ngại trong giao tiếp. Và ban lãnh đạo công ty không phải lúc nào cũng có điều kiện tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Văn hóa ứng xử giữa người lãnh đạo
và những người dưới quyền trong một doanh nghiệp là vấn đề có nội hàm rất đa dạng, phong phú. Trong khuôn khổ bài viết này em xin trình bày một số giải pháp nhằm nâng cao văn hóa ứng xử của ban lãnh đạo đối với các nhân viên dưới quyền như sau:
Thứ nhất hãy áp dụng các nguyên tắc ứng xử sau:
1. Hãy tiếp cận với con người ở góc độ không tốt, không xấu:
Không có ai là người hoàn toàn xấu cả. Khi đánh giá con người cụ thể chúng ta thường bị những cách nhìn tĩnh tại, xơ cứng, bị định kiến che lấp, ít khi tách ra được dù chỉ là tương đối đầy đủ những ưu điểm, nhược điểm của họ và lại càng không xác định được giới hạn, hoàn cảnh, diễn biến có thể có của những ưu điểm và nhược điểm đó. Con người cũng dễ bị chi phối bởi quy luật cảm xúc “yêu nên tốt, ghét nên xấu”. Kết quả là dễ mắc sai lầm trong ứng xử. Do vậy nguyên tắc đầu tiên trong nghệ thuật ứng xử là hãy tiếp cận với con người ở góc độ không tốt, cũng không xấu
2. Lường mọi điều, tính đến mọi khả năng với nhiều phương án:
Trong mỗi con người đều có mặt tốt và mặt không tốt, tuy nhiên có những người có nhiều tính tốt cũng có nhiều tính xấu hoặc có người có nhiều tính tốt, ít tính xấu nhưng cũng có người có nhiều tính xấu và ít tính tốt. Vấn đề là ở chỗ, cần phải biết nhìn ra điểm mạnh của họ trong cả khối điểm xấu và phát hiện kịp thời những điểm không tốt trong vô vàn điều tốt đẹp của họ để dự đoán được tác động có hại của những tính không tốt mà khởi thủy của nó chỉ là một chấm nhỏ rất mờ nhạt trong những tính tốt đẹp. Điều quan trọng hơn trong phép ứng xử là tìm ra những chất xúc tác để thay đổi cách suy nghĩ của họ, biến những suy nghĩ không đúng đắn về đúng với guồng quay về đúng tiêu chuẩn đạo lý đời thường.
3. Nắm bắt nghệ thuật theo nhu cầu:
Điều khó nhất trong giao tiếp ứng xử là đối tượng thờ ơ, không có nhu
cầu. Bạn sẽ ứng xử như thế nào khi đối tượng không muốn nói chuyện, không muốn nghe bạn can ngăn, không muốn hợp tác với bạn v.v…?
– Chỉ cho họ bằng cách nào đó, thấy tia hy vọng vào kết quả, gây thiện cảm, tạo sự tin tưởng.
– Giao trách nhiệm một cách công khai, tạo ra tình huống chỉ có tiến chứ không có lùi, ràng buộc bằng những sợi dây vô hình về quan hệ nào đó đã được hình thành.
– Gây niềm say mê, tìm được ý nghĩa trong cuộc sống, công việc đang tiến hành.
– Củng cố niềm tin, thuyết phục về một kết cục tốt đẹp.
– Phải tạo ra sự an toàn, biết cách chống đỡ dư luận, tạo dư luận mới ủng hộ.
– Tính đến nhiều phương án, chọn phương án hợp với mình nhất, có thể tạo ra những vấp ngã nhỏ để luyện tập bản lĩnh, chủ động đề phòng tính tự kiêu.
Trong những trường hợp cụ thể đòi hỏi mọi người phải biết ứng biến và điều quan trọng hơn là hãy tìm cho được sơ đồ đi tới thành công riêng của mình.
Thứ hai: có thể tham khảo một số cách ứng xử sau:
1. Thủ thuật “ném đá thăm đường”:
Thủ thuật này đòi hỏi người thực hiện có kiến thức rộng và am hiểu đối tượng. Trước hết muốn biết thông tin gì từ đối tượng, người giao tiếp phải tìm được điểm chung của mình và đối tượng giao tiếp, tạo được sự tin tưởng của đối tượng giao tiếp. Khi có niềm tin, và sự quen thuộc bạn có thể hỏi các thông tin theo mục đích ban đầu nhưng phải thật khéo léo, tự nhiên. Về cơ bản thủ thuật này người lãnh đạo dễ dàng áp dụng vì đối tượng giao tiếp là cấp dưới nên sự tin tưởng, đồng cảm của cấp trên là hũ đường mật mà ai cũng
mong muốn. Tuy nhiên phải cẩn trọng và tìm hiểu kỹ thông tin vì có thể nhân viên cung cấp thông tin không đúng sự thật để lấy lòng lãnh đạo.
2. Tình huống cần đối đáp mềm mỏng, ý nghĩa sâu xa:
Dân gian có câu:
“Lời nói chẳng mất tiền mua
Lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau”.
Đối với nhiều ý kiến phê bình, phản đối của đối tượng giao tiếp, người giao tiếp không nên đáp lại bằng những lời nói hằn học, nặng nề mà nhiều khi nên dùng lời nói nhẹ nhàng nhưng chứa đựng những ý nghĩa sâu xa.
3. Tình huống phải chuyển từ bị động sang chủ động:
Trong cuộc sống đời thường nhiều khi ta bị đẩy vào tình huống bất lợi, bị động, tuy nhiên không được nóng vội mà phải bình tĩnh, lắng nghe, phân tích cẩn thận và phải lường trước những tình huống xấu nhất có thể sảy ra.
Chuẩn bị tâm lý cho những tình huống xấu nhất. Nhanh chóng nắm được các vấn đề và nhanh chong, khéo léo chuyển về phạm vi kiến thức của mình.
4. Giải quyết những xung đột, mâu thuẫn nội tại có hiệu quả:
Trước hết, hãy giúp các nhân viên tự giải quyết những mâu thuẫn của mình. Khi mâu thuẫn, xung đột lên cao, nhà lãnh đạo phải biết tìm ra cách giải quyết sao cho không ảnh hưởng tới công việc chung, và các bên liên quan đều thỏa mãn. Doanh nghiệp gồm một tập hợp người với nhiều đối tượng khác nhau. Trước tiên là sự khác nhau về trình độ văn hoá, nhận thức tuổi tác, tay nghề, xã hội…làm thế nào để mọi người liên kết với nhau thành sức mạnh văn hoá của doanh nghiệp. Người quản lý phải thể hiện được vai trò của mình trong lĩnh vực này, hướng mọi người vào nhiệm vụ chung, quy tụ sức mạnh của mọi người bằng uy tín, năng lực, đạo đức bằng sự gương mẫu của mình và cái quan trọng không thể thiếu là bằng nghệ thuật giao tiếp – ứng xử.
5. Tình huống dùng hài hước:
“Khi bạn nổi cáu ta hãy đùa lại một câu” (Laphôngten).Hài hước là một nhân tố cực kỳ quan trọng trong ngôn ngữ giao tiếp. Đó là “chiếc van an toàn” cho mọi cuộc xung đột, là chìa khóa để mở “cánh cửa lòng”. Lời đối đáp khôn ngoan, thông minh, dùng ngôn ngữ hài hước để phê phán thường mang lại hiệu quả lớn hơn nhiều. Bởi thế khi kể một câu chuyện cười hoặc một lời đối đáp có nội dung, cách nói hài hước thường làm cho không khí vui nhộn, điều tiết được tình cảm, nhắc khéo người khác mà không làm họ bực mình. Tất nhiên cũng không nên lạm dụng nó. Quy luật phổ biến của truyện hài hước là mở đầu dẫn dắt và hình thành làm cho người ta nghi vấn. Người kể nên có ngữ điệu bình thường, sau đó tăng thêm tình tiết nghi hoặc và giải quyết bất ngờ. Có một người sếp vui tính và hài hước là niềm mơ ước của rất nhiều nhân viên.
6. Tình huống phải đi thẳng vào vấn đề khi cần thiết:
Trong cuộc sống có trường hợp không thể quanh co, bóng gió, tế nhị mà phải bày tỏ quan điểm, thái độ của mình một cách thẳng thắn, kiên quyết.
Lúc đó phải diễn đạt vào thẳng nội dung chính của vấn đề để biểu hiện ý chí và lòng tin ở bản thân. Đối với những vấn đề then chốt không nên tỏ ra quá cân nhắc, đắn đo làm cho người nghe cảm thấy thiếu tin tưởng, do dự. Tất nhiên để nói bằng cách này cần phải suy nghĩ, cân nhắc thật kỹ càng.
7. Tình huống phản bác khéo những yêu cầu vô lý ở người khác:
Cũng có lúc bạn gặp những người khăng khăng đưa ra cho bạn những đòi hỏi vô lý, Ban giám đốc công ty phải biết tuyển chọn, dùng người đúng việc, đúng chỗ, đưa ra chế độ thưởng phạt công minh, biết cách thu phục nhân viên, lắng nghe, tiếp nhận thông tin phản hồi từ nhân viên, biết giải quyết mâu thuẫn, xung đột nội bộ có hiệu quả. Khi thực hiện những nguyên tắc này, nhà lãnh đạo sẽ xây dựng được nét văn hóa ứng xử tốt đẹp trong doanh nghiệp.
Chế độ thưởng phạt công minh: Khi thực hiện công việc quản lý, đòi
hỏi nhà lãnh đạo phải có khiển trách, khen thưởng và phải tiến hành công bằng, công khai. Khi khiển trách, nhà lãnh đạo phải dựa trên lợi ích của tập thể, của công ty. Khiển trách cũng đòi hỏi phải có nghệ thuật, sao cho nhân viên vui vẻ chấp nhận và phấn đấu làm tốt hơn. Khi nhân viên làm tốt, hãy khen thưởng nhân viên trước tập thể.
8. Nghệ thuật thu phục nhân viên dưới quyền:
Nhà lãnh đạo không chỉ đơn thuần đưa ra các yêu cầu, mệnh lệnhrồi bắt nhân viên thực hiện. Nhà lãnh đạo phải có nghệ thuật, am hiểu tâm lý con người để thu phục các nhân viên tự nguyện đi theo mình. Giao việc cho nhân viên, nhưng chính nhà lãnh đạo cũng phải có thái độ hăng hái giống như mình bắt tay vào làm. Quan tâm tới thông tin phản hồi từ nhân viên: Những phản hồi của nhân viên cũng giống như những phản hồi của khách hàng.Vì vậy, nhà lãnh đạo hãy xem xét tới ý kiến phản hồi từ phía nhân viên.
Người chủ doanh nghiệp là người quyết định cuối cùng sự thành bại của doanh nghiệp. Ngoài các tố chất cần thiết như tài năng, nghị lực, bản lĩnh chuyên môn thì văn hóa ứng xử góp phần không nhỏ vào những quyết định trên. Do vậy không chỉ nâng cao văn hóa ứng xử với nhân viên mà lãnh đạo công ty phải là người biết xử lý thông tin nhanh nhạy, giỏi trong việc trao đổi tin tức mau chóng, “…thì hầu hết những người làm việc cho ông ta cũng giỏi.
Nếu phong cách của ông ta có vẻ lề mề, hay nếu xu hướng của ông ta thích nói những gì để mất thì giờ, thì cả văn phòng của ông ta chắc chắn sẽ đi theo hướng này.” Người xử lý nhanh chóng các thông tin nhất định không phải xuất phát từ con người chậm chạp, lề mề mà phải từ con người có tác phong hoạt bát nhanh nhạy, có tính quyết đoán cao dám chịu trách nhiệm không trông chờ ỷ lại chờ thời cơ mà phải biết tạo ra mọi thời cơ. Như vậy, người lãnh đạo công ty sẽ là tấm gương sáng cho mọi nhân viên noi theo, người lãnh đạo doanh nghiệp có văn hóa ứng xử đẹp thì nhân viên trong toàn doanh
nghiệp sẽ có phong cách ứng xử giống như vậy.
3.5.Tham mưu cho lãnh đạo về việc thực hiện các chính sách phát