1.3.1.Thu thập và xử lý thông tin.
Thu thập và xử lý thông tin là chức năng đầu tiên mà văn phòng cần đảm nhiệm. Hiện nay, nguồn cung cấp thông tin rất đa dạng từ mạng internet, báo chí, các phương tiện thông tin đại chúng đến thông tin trực tiếp… tuy nhiên không phải nguồn thông tin nào cũng có tính chính xác cao, không phải thông tin nào cũng hữu ích. Nguồn thông tin chỉ thật sự được coi là hữu ích khi nó có giá trị để đưa ra các quyết định quản lý. Và ở các cơ quan, doanh nghiệp thì văn phòng chính là đầu mối thu thập và xử lý thông tin của toàn đơn vị. Từ thông tin nội bộ đến các thông tin bên ngoài, văn phòng luôn nắm bắt, phân tích, tổng hợp để có những thông tin chính xác và đầy đủ nhất báo cáo lãnh đạo. Khác với các đơn vị chuyên môn, họ thu thập và xử lý những thông tin chuyên môn thì văn phòng thu thập các thông tin chung, thu thập các thông tin theo yêu cầu riêng của cơ quan doanh nghiệp, cập nhật những quy định mới của Nhà nước trong các vấn đề mà cơ quan, doanh nghiệp mình đang cần, trong các lĩnh vực mà cơ quan mình đang hoạt động. Tuy nhiên việc thu thập thông tin phải dựa trên tinh thần trách nhiệm cũng như khả năng chuyên môn của người thu thập. Tiếp nhận thông tin cần phải có thái độ khách quan, không vì tư duy chủ quan mà lược bỏ hay cố tình làm sai lệch
thông tin. Cán bộ văn phòng là người thu thập, tìm tòi, chắt lọc các thông tin.
Nếu người thu thập thông tin quan tâm về văn hóa ứng xử, vai trò của văn hóa ứng xử, thực trạng văn hóaứng xử tại các cơ quan, doanh nghiệp, tìm hiểu các quy định của Nhà nước về văn hóa ứng xử thì văn hóa ứng xử tại cơ quan doanh nghiệp đó sẽ được quan tâm và đầu tư đúng mức. Và ngược lại, nếu người thu thập thông tin không quan tâm đến văn hóa ứng xử, coi nhẹ văn hóa ứng xử tại cơ quan doanh nghiệp, có cái nhìn phiến diện về văn hóa ứng xử thì khi tiếp nhận các thông tin về văn hóa ứng xử họ sẽ tự động sàng lọc, bỏ qua vì thế mà văn hóa ứng xử không được quan tâm đúng mức. Người thu thập và xử lý thông tin phải có cái nhìn khách quan về thông tin thu thập được, không để tư duy cá nhân làm ảnh hưởng đến chất lượng thông tin, có như vậy mới thu được nguồn thông tin chính xác khách quan và hiệu quả.
Làm được điều đó thì bộ phận thu thập thông tin sẽ nhận ra được tầm quan trọng của văn hóa ứng xử tại doanh nghiệp. Từ đó đánh giá lại tình hình văn hóa ứng xử tại cơ quan, doanh nghiệp của mình để thấy được điểm mạnh điểm yếu của mình. Thông qua đó sẽ đề xuất phương hướng hay giải pháp để phát huy điểm mạnh và khắc phục điểm yếu, để làm sao có thể hoàn thiện về nội quy quy chế của cơ quan, doanh nghiệp góp phần thực hiện văn hóa công sở được tốt hơn, làm đẹp nền văn hóa của doanh nghiệp nói chung và phát huy hết khả năng vai trò của văn hóa ứng xử nói riêng. Việc thu thập và xử lý thông tin chính xác, nhanh chóng sẽ càng làm tăng giá trị của thông tin từ đó góp phần đưa ra các quyết định quản lý một cách nhanh và chính xác nhất.
1.3.2 Tham mưu, tổng hợp.
Qua việc phân tích các thông tin thu được từ nhiều kênh thông tin khác nhau, Văn phòng sẽ đưa ra được những thông tin cần thiết nhất để cung cấp cho lãnh đạo khi ra quyết định quản lý. Khi nhìn ra tầm quan trọng của Văn hóa ứng xử, văn phòng sẽ nghiên cứu tìm tòi các quy định của Nhà nước về
Văn hóa ứng xử để làm cơ sở tiền đề, làm dẫn chứng thuyết phục cho các ý kiến tham mưu của mình như Quyết định số: 129/2007/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc: “Ban hành quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước”. Hay các Bộ, Sở, Ban ngành khác cũng có những quy chế ứng xử riêng như Bộ Nội vụ đã ban hành quyết định số:03/QĐ-BNV về việc: “Ban hành quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong bộ máy chính quyền địa phương”. Hay ở một số các tập đoàn, doanh nghiệp lớn đã xây dựng những bộ quy tắc ứng xử như tập đoàn Sonova Holding AG – Nhà cung cấp hàng đầu các giải pháp chăm sóc thính lực tiên tiến và toàn diện nhất thế giới cũng đã ban hành bộ Quy tắc ứng xử với 12 điều cơ bản nhưng khá đầy đủ về nội dung và được viết và dịch trên mười bốn ngôn ngữ khác nhau. Như vậy thông qua quá trình nghiên cứu Văn phòng có thể nhận ra rằng Văn hóa ứng xử đang rất được quan tâm và đang là vấn đề nóng cần được giải quyết. Nhận thức được điều này, văn phòng sẽ có những động thái như đánh giá lại tình hình văn hóa ứng xử tại cơ quan doanh nghiệp mình để từ đó đưa ra ưu nhược điểm. Từ đó sẽ có những kiến nghị, đề xuất hợp lý với cấp trên. Có thể là tờ trình, báo cáo công tác nghiên cứu và những buổi trao đổi trực tiếp để Ban lãnh đạo nhận ra được vai trò của văn hóa ứng xử và tình hình văn hóa ứng xử thực tế. Việc Ban lãnh đạo quan tâm tới văn hóa ứng xử hay không là do khả năng tham mưu của văn phòng. Hơn nữa văn phòng chính là bộ phận xây dựng và soạn thảo ra những quy tắc ứng xử của cơ quan doanh nghiệp trên cơ sở phân tích các quy định của Nhà nước về văn hóa ứng xử, các quy chế văn hóa ứng xử của các cơ quan doanh nghiệp khác và thực tế tại cơ quan đơn vị mình để tiến hành soạn thảo những quy chế văn hóa ứng xử riêng, phù hợp với hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp mình.
Văn hóa ứng xử của cơ quan, doanh nghiệp mình có trở nên hài hòa, đảm bảo thuần phong mỹ tục và phát huy được hết vai trò vốn có của nó hay
không phụ thuộc rất nhiều vào công tác tham mưu và ban hành Nội quy cơ quan của bộ phận văn phòng.
1.3.3 Tổ chức thực hiện và đảm bảo công tác hậu cần.
Sau khi thu thập, xử lý thông tin một cách nhanh chóng, văn phòng sẽ tham mưu và soạn thảo quy chế, quy định về văn hóa ứng xử của cơ quan doanh nghiệp phù hợp với văn hóa làm việc tại cơ quan đồng thời cập nhật được những điểm mới, những điểm nổi bật và tạo được điểm nhấn riêng cho văn hóa ứng xử tại chính cơ quan, doanh nghiệp của mình. Hơn nữa, văn phòng còn có nhiệm vụ tổ chức thực hiện chính những quy chế, quy định đó.
Phải giám sát, kiểm tra việc thực hiện quy chế, quy định đó để đảm bảo việc thực thi và phát huy vai trò vốn có của nó đồng thời có thể thông qua đó phát hiện ra những những bất cập, những điều không phù hợp với cơ quan, doanh nghiệp của mình để từ đó có nhưng phương hướng khắc phục hợp lý. Đồng thời để văn hóa ứng xử được thực hiện trên tinh thần tự nguyện tự giác của các cá nhân, các nhân viên thì văn phòng cần phải có những phương án riêng của mình. Tùy thuộc vào tình hình hoạt đông, quy mô, tính chất của các cơ quan doanh nghiệp mà văn phòng có thể đề xuất ra những giải pháp tích cực như: Tổ chức Hội thảo với chuyên đề văn hóa ứng xử, tổ chức các buổi vui chơi, dã ngoại có các trò chơi giải quyết các tình huống ứng xử hay tổ chức các chuyên đề nói chuyện về văn hóa ứng xử. Thông qua đó, vấn đề văn hóa ứng xử sẽ được phổ biến rộng rãi, đi sâu vào bản chất của mỗi nhân viên để họ thấy rằng thực hiện văn hóa ứng xử là trách nhiệm nhưng cũng là lợi ích cho chính bản thân họ. Từ đó việc thực hiện văn hóa ứng xử sẽ trở thành nét đẹp trong văn hóa cơ quan, doanh nghiệp.
Tổng kết lại cho thấy, văn phòng có vai trò to lớn trong việc xây dựng văn hóa ứng xử, văn hóa doanh nghiệp của cơ quan, doanh nghiệp nói chung.
Khi văn phòng thực hiện tốt các chức năng, vai trò của mình sẽ làm hậu
phương vững chắc thúc đẩy cho sự phát triển của cơ quan, doanh nghiệp.
CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG VAI TRề CỦA VĂN PHềNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG VĂN HểA ỨNG XỬ TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP
VỪA VÀ NHỎ.