2.3 Thực trạng trong việc thu thập thông tin để xây dựng văn hóa ứng xử
2.3.2 Thông tin bên trong
Việc thu thập xử lý thông tin trong nội bộ doanh nghiệp cũng là một vấn đề mà văn phòng cần quan tâm. Nguồn thông tin cần thu thập có thể từ các văn bản trong nội bộ doanh nghiệp, trong các cuộc họp, hay trong hoạt động hằng ngày của công ty. Việc thu thập thông tin trong nội bộ doanh nghiệp có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc điều tiết văn hóa công sở tại
doanh nghiệp.
Thứ nhất, thu thập thông tin từ các nội quy quy định của công ty.
Thực tế cho thấy các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa quan tâm nhiều đến văn hóa ứng xử tại doanh nghiệp mình mà đơn thuần để văn hóa ứng xử phát triển theo tự nhiên vốn có của nó. Vì vậy các doanh nghiệp chưa ban hành một quy chế, chế tài cụ thể nào về văn hóa ứng xử mà chỉ có bóng dáng của văn hóa ứng xử thông qua các nội quy, quy chế của doanh nghiệp. Khảo sát ở Công ty TNHH Thép Mê Lin cho thấy, văn hóa ứng xử được quy định trong Nội quy Quản lý Hành chính ban hành ngày 20 tháng 11 năm 2006 tại điều 4.3 tác phong công nghiệp đã quy định như sau:
“ 1. Các đối tượng được cấp đồng phục, thẻ Công ty, phải sử dụng khi làm việc, khi thi hành nhiệm vụ.
Tất cả mọi thành viên công ty phải trang phục chỉnh tề,lịch sự; quan hệ giao tiếp văn minh hòa nhã. Tuyệt đối không chửi thề, nói tục la hét, gây ồn ào, mất trật tự trong công ty, kể cả trong và ngoài giờ làm việc.
2. Không hút thuốc lá, nhai kẹo cao su trong công ty và trong giờ làm việc.
3. Không được uống rượu bia, chơi cờ bạc trong công ty và giờ làm việc.
4. Không tự ý rời bỏ vị trí làm việc nếu không có lý do chính đáng hoặc không được sự cho phép đồng ý của lãnh đạo phụ trách.
5. Khi dự các phiên họp phải đến đúng giờ đã định, khi đang họp không được sử dụng điện thoại di động, không được đi lại, ra vào gây ảnh hưởng đến chất lượng, trật tự phiên họp….”
Như vậy các quy định này mới chỉ manh nha hình thành nền văn hóa ứng xử tại Doanh nghiệp, nó chưa có một chế tài nào quy định cụ thể về văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp. Cũng giống như công ty TNHH Thép Mê
Lin, Công ty Cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội cũng không có một quy định cụ thể nào về văn hóa ứng xử mà chỉ có một vài điều trong Sổ tay nhân viên ban hành năm 2010 với nội dung cụ thể như sau:
“Để tạo hình ảnh chuyên nghiệp cho công ty, bạn phải chăm sóc đến tác phong và trang phục của bạn khi đi làm việc trong hay ngoài công ty. Bạn phải mặc y phục chỉnh tề, trang nhã, móng tay luôn cắt ngắn, tóc gọn gàng.
Trang phục:
* Đối với nam:
Thắt cà vạt khi tiếp xúc với khách hàng.
Áo vải trơn hoặc có sọc nhạt Quần tây, không mặc quần jean.
Mang giày, không đi dép lê.
* Đối với nữ:
Trang phục đẹp, kín đáo, nghiêm túc.
Không được mặc áo sát nách, váy hoặc áo quá ngắn.
Áo vải trơn hoặc có sọc hay hoa nhạt.
Quần tây, không mặc quần Jean.
Mang giày, không đi dép lê”.
Như vậy, trong cuốn sổ tay dày gần ba tư trang quy định rất nhiều về nội dung cũng như trách nhiệm công việc nhưng chỉ có chưa đến một trang quy định về văn hóa công sở nói chung. Điều đó cho thấy các công ty đều không chú trọng đến việc phát triển văn hóa công sở tại doanh nghiệp mình.
Tuy nhiên, đối với hai doanh nghiệp trên, mặc dù chưa thật sự quan tâm nhưng đã phần nào có những quy định về văn hóa ứng xử còn khảo sát đến Công ty TNHH Xây dựng Xuân Tài thì em nhận thấy rằng, không có một điều khoản nào quy định về văn hóa ứng xử tại công ty. Mà nền văn hóa ứng xử tại công ty hình thành theo kiểu phù hợp với phong cách lãnh đạo của Ban
Giám đốc.
Thứ hai, thu thập thông tin qua tình hình thực tế của doanh nghiệp.Thực trạng văn hóa ứng xử tại các doanh nghiệp được thể hiện trên bốn vấn đề chính đó là ngôn ngữ trong giao tiếp ứng xử, cử chỉ hành vi trong giao tiếp ứng xử, thái độ trong giao tiếp ứng xử, trang phục trong giao tiếp ứng xử.Qua khảo sát thực tế về việc sử dụng ngôn ngữ xưng hô, cử chỉ hành vi thái độ trong giao tiếp ứng xử tại một số doanh nghiệp vừa và nhỏ em thấy có thể chia thành các vấn đề sau: Ngôn ngữ xưng hô, cử chỉ hành vi thái độ giao tiếp của:
- Lãnh đạo với nhân viên.
- Nhân viên với lãnh đạo.
- Nhân viên với nhân viên.
- Với các đối tác.
Sau đây đề tài sẽ nghiên cứu sâu từng vấn đề để thấy được thực trạng của văn hóa ứng xử trong các công ty vừa và nhỏ.
-Về ngôn ngữ, cử chỉ, hành vi, thái độ giao tiếp ứng xử của Lãnh đạo với nhân viên.
Như chúng ta đã biết, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững cần phải có nguồn vốn, nhân lực, tài lực, dây chuyền công nghệ,…
trong đó nhân tố con người là quan trọng nhất. Nếu thiếu đi sự lãnh đạo thì không thể phát huy được các nhân tố trên một cách hiệu quả, vì vậy người chủ doanh nghiệp có vai trò hết sức quan trọng: họ là thuyền trưởng trên con tàu, họ đóng vai trò quyết định trong việc đề ra các kế hoạch sản xuất kinh doanh, điều hành mọi hoạt động, “lên tinh thần” cho toàn doanh nghiệp, xây dựng văn hoá kinh doanh, khích lệ nhân tố con người để sử dụng có hiệu quả các nhân tố khác vào sản xuất. Là người đứng đầu doanh nghiệp nên mọi phong cách làm việc, văn hoá giao tiếp - ứng xử của họ ảnh hưởng rất nhiều
đến không khí chung của doanh nghiệp, thể hiện hình ảnh của doanh nghiệp trong đó. Vậy ứng xử thế nào cho “đắc nhân tâm” là cả một nghệ thuật. Phong cách lãnh đạo ảnh hưởng rất lớn tới nghệ thuật ứng xử của các nhà lãnh đạo.Với phong cách lãnh đạo chuyên quyền, độc đoán, người lãnh đạo cũng sẽ có phong thái ứng xử lạnh lùng, nghiêm khắc và cứng nhắc. Phong cách dân chủ sẽ có phong thái lãnh đạo đạo mềm mỏng, tôn trọng, coi trọng các ý kiến đóng góp của nhân viên, hay tổ chức trưng cầu dân ý với các hoạt động quan trọng của công ty. Phong cách tự do sẽ có xu hướng phong thái lãnh đạo dễ dãi, đôi khi lập trường tư tưởng không vững vàng, dễ bị tác động bởi các yếu tố khác.
Theo khảo sát thực tế tại công ty TNHH Thép Mê Lin, Ban Giám đốc cụ thể là Ông Phạm Quang là người rất nghiêm khắc. Bản thân ông là người có trình độ học vấn cao, có nhiều kinh nghiệm thực tế, có khả năng tư duy tốt, có tố chất kinh doanh hơn nữa lại là người làm lâu năm trong nghề nên ông đã được tôi luyện kỹ càng. Chính vì vậy mà ở doanh nghiệp ông luôn là người được mọi người nể trọng, ngưỡng mộ. Tuy nhiên cũng chính vì vậy mà cách làm việc của ông là áp đặt công việc và kiểm soát chặt chẽ, thường lấy mình làm thước đo giá trị, không quan tâm đến ý kiến của người khác mà hoàn toàn dựa vào kiến thức và kinh nghiệm của chính mình. Từ đó dẫn đến một khoảng cách với nhân viên. Giữa lãnh đạo và nhân viên luôn hình thành một ranh giới khó gần. Tất cảcông việc luôn áp dụng và xử lý theo quy chế chung của doanh nghiệp, không có sự linh hoạt hay ngoại lệ. Ông làm việc theo phong cách độc đoán: ra quyết định và buộc cấp dưới phải thi hành. Nhân viên bình thường rất ít khi tiếp xúc với lãnh đạo nên luôn có cảm giác sợ, ngại tiếp xúc.
Phong cách ứng xử của Ông đã tạo nên một cái riêng, một cái tôi to lớn trong lòng mỗi nhân viên. Tại doanh nghiệp, nếu có gặp mặt các nhân viên ông thường đáp lại lời chào của họ chỉ là cái gật đầu. Đây là thói quen của ông mà
ai trong doanh nghiệp cũng biết. Trong các buổi liên hoan hay nghỉ mát thì ông thường tránh tiếp xúc trực tiếp với nhân viên bằng cách ăn ở khu sảnh khác, ngủ ở khu biệt lập… Ông cũng không tham gia vào các trò chơi chung mà thường ngồi ở vị trí quan sát. Về trang phục, ông luôn xuất hiện trước mặt nhân viên là hình ảnh một nhà lãnh đạo chỉn chu. Ngôn ngữ ông giao tiếp với cấp dưới chủ yếu là câu mệnh lệnh như: “Mang cho tôi cốc cà phê” hay “Hợp đồng hôm trước chỉnh xong chưa”…Khi giao tiếp với nhân viên ông luôn thể hiện sự nghiêm nghị, kể cả khi lên trao tặng những phần thưởng cuối năm cho nhân viên. Phong thái ứng xử của ông đã ảnh hưởng rất lớn tới phong thái ứng xử của các lãnh đạo khác trong công ty. Họ cũng có sự ứng xử với nhân viên cấp dưới rất nghiêm khắc và độc đoán, thường làm việc qua Email nội bộ, giao việc có hạn hoàn thành, nếu không hoàn thành sẽ phạt theo quy định chung của công ty mà không có sự linh hoạt.
Khác với ông Phạm Quang, Giám đốc công ty Cổ phần Quảng cáo TM Hà Nội – ông Đào Duy Sinh là người có phong cách lãnh đạo dân chủ nên tính cách ông có sự hòa đồng. Ông đi lên với xuất phát là mở xưởng in phun quảng cáo, từng trực tiếp làm cùng thợ, trực tiếp đi đàm phán cùng khách hàng, trực tiếp soạn thảo những quy chế đầu tiên nên ông hiểu và thông cảm cho các nhân viên. Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực quảng cáo và tham gia tất cả các khâu từ dựng biển đến kinh doanh nên có lao động từ phổ thông đến trình độ đại học, sau đại học vì vậy cách ứng xử của ông với từng cá nhân phòng ban có sự khác nhau. Đối với phòng Kinh doanh, ông luôn truyền thụ, hướng dẫn họ cách giao tiếp với khách hàng, với phòng sản xuất hay các phòng ban khác ông cũng rất nhẹ nhàng. Sai thì nhắc nhở, không cáu gắt với nhân viên. Còn với đội thợ, do tính chất công việc và trình độ học vấn nên cách ứng xử của ông với đội thợ rất xuồng xã, đôi khi không còn là một giám đốc với đội thợ mà là đội trưởng với các thợ. Ông luôn động viên,
khen ngợi nhân viên khi làm tốt việc và góp ý thẳng thắn những việc chưa làm được. Lãnh đạo doanh nghiệp không chỉ là những người sếp gương mẫu, nghiêm túc trong công việc mà còn rất thân thiện, quan tâm đến đời sống của nhân viên. Thỉnh thoảng doanh nghiệp vẫn tổ chức những buổi liên hoan nhỏ khi đạt được chỉ tiêu công việc đề ra. Trong các buổi liên hoan đó, hình ảnh người sếp không còn quá đậm mà giống như một người cha, người chú trong gia đình. Cũng vui vẻ hát hò, vui vẻ tham gia các trò chơi mà phòng Hành chính tổ chức từ đó tạo không khí thoải mái cho nhân viên. Khi nhân viên có việc hiếu hỉ, ban lãnh đạo cũng sẽ cử đại diện đến tận nơi thăm hỏi động viên, tặng quà… Tuy nhiên, trong công việc sẽ đòi hỏi sự nghiêm túc. Đức tính thật thà, chăm chỉ, sáng tạo luôn được đặt lên hàng đầu. Ngôn ngữ được sử dụng với cấp dưới thường là “chú – tên nhân viên” hay “anh – tên nhân viên”, đôi khi là “chức danh với chức danh” câu nói thường chuẩn chỉ đầy đủ chủ ngữ, vị ngữ: “Tươi chỉnh lại hợp đồng hôm qua chưa?” hay “ Linh mang cà phê lên cho chú nhé” hoặc “Giám đốc nhắc phòng Thiết kế cần chú ý hơn trong công việc, tránh xảy ra trường hợp biển hết hạn mà chưa xin phép.”… Về trang phục, Lãnh đạo luôn là người cẩn thận trong cách ăn mặc, từ quần áo đến giày dép đều được lựa chọn kỹ càng, phù hợp với công việc.
Tuy nhiên ở công ty TNHH xây dựng Xuân Tài em lại bắt gặp một hình ảnh khác hẳn, trái ngược hoàn toàn với phong cách độc đoán, Giám đốc là người làm việc theo phong cách tự do. Ông đi lên từ kỹ sư, từng trực tiếp ăn, ở ngoài công trường cùng thợ, từng dầm mưa dãi nắng, vất vả gây dựng sự nghiệp nên ông rất trân trọng, quý người lao động. Qua cách ứng xử của ông với nhân viên người ta không thấy hỉnh ảnh một người sếp mà luôn là hình ảnh người đi trước hướng dẫn, truyền đạt kiến thức, kinh nghiệm tích lũy cho người đi sau. Về hành vi cử chỉ, Ông rất thoải mái trong tác phong làm việc, điều này ảnh hưởng đến hầu hết các lãnh đạo trong doanh nghiệp. Gần
như tất cả là người trong cùng gia đình, đoàn kết, gắn bó. Có gì sai trái thường nhắc nhở nhẹ nhàng, nếu thất thoát tài sản doanh nghiệp thì mới phạt hành chính và hình thức cao nhất là buộc thôi việc. Tuy nhiên ông rất nghiêm khắc trong vấn đề an toàn lao động và đảm chất lượng công trình. Nếu phát hiện tình trạng công nhân ăn bớt nguyên vật liệu, làm ẩu cho đạt tiến độ đề ra thì ông sẽ buộc thôi việc ngay. Tất cả mọi người trong doanh nghiệp hiểu được điều này và họ đều chấp chuẩn các nguyên tắc của ông đề ra. Toàn ban lãnh đạo doanh nghiệp đều rất cởi mở, luôn lắng nghe những góp ý, khiếu nại của nhân viên và cho họ câu trả lời thích đáng. Về ngôn ngữ giao tiếp với nhân viên thường là : “chú – cháu”, đôi khi còn gọi công nhân là : “chú – mày” hay “tao – mày”. Về câu nói cũng không quá quan trọng mà xuồng sã:
“Cháu đánh cho chú quyết định khen thưởng cho phòng kế toán nhé”, hay
“Chú đã bảo mày bao nhiêu lần rồi…”, “còn tao còn mày, rồi mày xem, nếu đổ bê tông kiểu này sau vài tháng sẽ bị nứt ngay”… Về trang phục, ông không quá cứng nhắc trong các bộ comle mà tùy vào địa điểm mà có trang phục phù hợp. Khi đi giám sát công trình, kiểm tra công trình ông thường mặc đồ bảo hộ lao động như tất cả mọi người, khi ở văn phòng ông cũng chỉ mặc áo sơ mi và quần tây, đôi khi vào thứ bảy ông mặc áo phông và quần thể thao… Khi gặp nhân viên cấp dưới ông luôn cởi mở, vui vẻ, thậm chí ông còn chào hỏi trước: “Gớm, hôm nay đi đâu mà diện thế” hay “ Làm gì mà chạy như ma đuổi thế hả? đi từ từ thôi không ngã đấy”… Đặc biệt ông luôn quan tâm hỏi han, động viên nhân viên khi gia đình có chuyện buồn, sẵn sàng cho họ nghỉ phép để lo lắng cho công việc gia đình…
Tóm lại, mỗi một người chủ doanh nghiệp có một cách làm khác nhau trong quản lý, đào tạo và ứng xử với nhân viên. Tuy nhiên văn hóa ứng xử của người lãnh đạo có tầm ảnh hưởng rất lớn trong mọi hoạt động của công ty, đặc biệt, văn hoá ứng xử của giám đốc với nhân viên đã góp phần tạo nên
tinh thần doanh nghiệp, sự thống nhất, tập trung, đoàn kết yêu thương cho tất cả mọi thành viên.
- Về ngôn ngữ, cử chỉ, hành vi, thái độ giao tiếp ứng xử của nhân viên với lãnh đạo.
Trong mỗi doanh nghiệp vừa và nhỏ thường số lượng nhân viên dao động từ 10 đến 300 người hơn nữa sự chênh lệch về tuổi tác và sự khác nhau về trình độ chuyên môn nghiệp vụ đã khiến cho văn hóa ứng xử trở nên đa dạng. Tuy nhiên họ đều có một đặc điểm chung là thường đi theo lối mòn của người lãnh đạo. Trong cách ứng xử với Giám đốc cũng như ban lãnh đạo của doanh nghiệp họ luôn cố gắng hết sức để thể hiện vai trò, khả năng của mình, thể hiện sự tụn trọng và tin tưởng đối với Ban lónh đạo. Điều đú thể hiện rừ nét khi họ được giao việc. Các nhân viên đều nỗ lực hết mình để hoàn thành tốt các công việc được giao.
Khảo sát tại Công ty TNHH Thép Mê Lin, em thấy do cách lãnh đạo chuyên quyền độc đoán của lãnh đạo mà nhân viên trong công ty cũng trở nên nghiêm túc. Không khí làm việc luôn ở cường độ cao. Khi tiếp xúc với lãnh đạo họ luôn đảm bảo chỉn chu về hình thức, từ trang phục, đầu tóc và những tài liệu cần thiết. Ngay cả ngôn ngữ trong giao tiếp cũng phải rất cẩn thận và đôi khi phải chuẩn bị trước. Cách xưng hô mà họ thường dùng để trao đổi với lãnh đạo khi nói chuyện thường là “sếp – em”, “ Giám đốc – em hay chúng em”… các câu khi trao đổi thường đầy đủ cả trạng ngữ hay các từ thưa gửi như: “ Thưa sếp, khách Tập đoànHà Đô đã đến và đang đợi ở phòng khách rồi ạ!” hay “ Báo cáo giám đốc, anh em ở xưởng 2 có kiến nghị với giám đốc về việc…”, “ Thưa sếp, em để hợp đồng ở đây nhé, sếp xem và ký giúp em nhé”… thông qua cách trao đổi về ngôn ngữ cử chỉ như vậycó thể thấy rằng môi trường làm việc ở đây đòi hỏi phải có tính chuyên nghiệp cao. Mặc dù lãnh đạo ít khi lắng nghe ý kiến của nhân viên nhưng chế độ đãi ngộ của