Sở dĩ có tình trạng trên là do nhiều nguyên nhân, tuy nhiên, trong quá trình khảo sát thực tế, em đã tìm hiểu một số nguyên nhân cụ thể dẫn đến những hạn chế trong văn hóa ứng xử của toàn thể nhân viên trong các công ty nêu trên như sau:
2.6.1. Khách quan.
Thứ nhất, hiện nay, nhà nước đã có Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 ban hành về quy chế công sở tại các cơ quan hành chính Nhà nước. Cơ quan Nhà nước các cấp cũng ban hành các quy chế văn hóa công sở riêng của cơ quan mình. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp thì Nhà nước chưa có một văn bản cụ thể nào hướng dẫn việc xây dựng văn hóa công sở, chủ yếu các doanh nghiệp dựa trên tình trạng thực tế tại công ty mà ban hành các điều khoản về văn hóa trong nội quy, quy chế của công ty.
Thứ hai, Các công ty chưa ban hành một văn bản cụ thể nào quy định về văn hóa ứng xử của Nhân viên. Các nội quy, quy chế làm việc chưa chi tiết, cụ thể hóa các vấn đề về văn hóa ứng xử mà chỉ quy định chung chung hơn nữa cũng không có các chế tài để đảm bảo hiệu lực thi hành. Bên cạnh đó, Ban lãnh đạo trong công ty cũng chưa thực sự quan tâm đúng mức, chưa đầu tư thực sự để phát triển văn hóa doanh nghiệp mà thường trong quá trình làm việc thấy thiếu sót hay bất cập ở vấn đề nào thì mới đưa ra các điều khoản bổ sung vào quy chế. Hơn nữa việc giám sát thực hiện quy chế chưa được quan tâm đúng mức. Bộ phận văn phòng cũng chỉ dừng lại ở hình thức nhắc nhở, chủ yếu là do ý thức của các nhân viên.
Thứ ba, bộ phận văn phòng tại các doanh nghiệp chưa thực hiện hết các
chức năng vốn có của mình, chưa thu thập xử lý thông tin tốt nên chưa tham mưu được cho lãnh đạo về vai trò, tầm quan trọng của văn hóa ứng xử tại mỗi doanh nghiệp. Văn phòng cũng không đề xuất đến ban giám đốc việc xây dựng văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp mà chỉ duy trì những nét văn hóa đã có.
Thứ tư, trình độ chuyên môn của đội ngũ văn phòng chưa cao, đa phần nhân viên văn phòng không được đào tạo chuyên môn đúng ngành nghề nên chất lượng thực tế không đảm bảo.
Thứ năm, nhân viên chưa được quán triệt sâu sắc về vấn đề văn hóa ứng xử mà đơn thuần chỉ là thấy mọi người như thế nào thì mình cũng như thế đó. Thường là ứng xử theo tính cách cá nhân của mỗi người và sự chi phối của lãnh đạo cũng như đồng nghiệp. Các quy tắc ứng xử thường là các quy tắc ngầm, các luật bất thành văn, cứ đi gặp khách hàng thì nhân viên kinh doanh phải trang điểm lại, chỉnh đốn trang phục… sao cho phù hợp, giữ hình ảnh, thể diện của riêng mình nhưng cũng là giữ hình ảnh của công ty.
Thứ sáu, Các công ty chỉ chú trọng đến việc phát triển kinh doanh, làm sao để đem về lợi nhuận chứ chưa chú trọng phát triển con người. Chưa tổ chức cho nhân viên tham gia vào các khóa đào tạo kỹ năng mềm, kỹ năng giao tiếp ứng xử để nâng cao kỹ năng ứng xử cho nhân viên.
Thứ bảy, một phần nhỏ là do thái độ ứng xử của đối tác, khách hàng.
Họ cho là họ là “Thượng đế” thực sự, cho rằng họ bỏ tiền ra là có thể coi khinh người khác, cho rằng họ bỏ tiền ra là người khách phải phục vụ họ. Họ không nhận ra rằng giữa họ và các doanh nghiệp khác đang là mối quan hệ trao đổi mua bán. Các doanh nghiệp cần họ nhưng họ cũng cần các doanh nghiệp. Họ có nhiều lựa chọn nhưng doanh nghiệp cũng phải lựa chọn khách hàng. Từ những quan điểm lệch lạc đó sẽ làm cho những buổi đàm phán, gặp gỡ đi vào ngừ cụt.
Tuy nhiên “Tiên trách kỷ, hậu trách nhân”, bên cạnh những nguyên nhân khách quan nêu trên còn có những nguyên nhân là do chính bản thân mỗi người nhân viên.
2.6.2 Chủ quan.
Thứ nhất, do các cán bộ, nhân viên trong mỗi doanh nghiêp chưa nhận ra vai trò thực sự của văn hóa ứng xử mà đối với họ quan trọng là đem về các hợp đồng kinh tế là hoàn thành tốt các công trình, là thúc đẩy công nhân hoàn thành sản phẩm đúng tiến độ là phát triển các mẫu mã, dịch vụ sản phẩm…
Văn hóa ứng xử được hình thành từ các thuần phong mỹ tục, từ văn hóa ứng xử cá nhân của những người đi trước kết hợp với cá tình riêng của mỗi người nên về sự tương đồng trong văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp là chưa cao.
Hơn nữa sự khác biệt về tuổi tác suy nghĩ, lối sống, phong cách và trình độ cũng như khả năng tiếp cận công nghệ thông tin của mỗi người nên đã tạo nên sự khác biệt trong văn hóa ứng xử.
Thứ hai, do hoàn cảnh gia đình, áp lực công việc, tính cách của mỗi người và khả năng nhạy bén, tinh ý của mỗi người mỗi khác nên cách ứng xử của mỗi người lại khác nhau.
Thứ ba, do môi trường làm việc có tình cạnh tranh gay gắt và chế độ lương thưởng khác biệt nên tự mỗi nhân viên lại có cách suy nghĩ khác nhau.
Thứ tư, do ảnh hưởng của phong cách lãnh đạo của cấp trên nên nhân viên tự hình thành văn hóa ứng xử phù hợp.
Thứ năm, do trình độ chuyên môn của các nhân viên trong văn phòng.
Đa phần các nhân viên trong bộ phận văn phòng đều xuất phát không đúng ngành quản trị văn phòng. Có người xuất phát từ ngành kế toán, ngành báo chí, ngành chính trị học, ngành du lịch… nên trình độ chuyên môn yếu kém.
Hơn nữa trong quá trình làm việc lại không được thường xuyên trau dồi, bồi dưỡng kiến thức về hoạt động của văn phòng nên có những lỗ hổng về kiến
thức chuyên môn.
Như vậy, với tất cả các nguyên nhân trên mà văn hóa ứng xử của mỗi doanh nghiệp đều trong tình trạng chưa hoàn thiện, vẫn còn duy trì nhiều thói quen xấu ảnh hưởng đến văn hóa toàn doanh nghiệp.
CHƯƠNG 3:
MỘT SỐ GIẢI PHÁP GểP PHẦN NÂNG CAO VAI TRề CỦA VĂN PHềNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG VĂN HểA ỨNG XỬ TẠI CÁC
DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ
Từ những thực trạng và những nguyên nhân đã đề xuất ở trên, em xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao việc thực hiện văn hóa ứng xử tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ như sau:
3.1. Nhà nước ban hành đồng bộ văn bản về Quy chế văn hóa ứng