Ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
MỤC LỤC
Vị trí, ý nghĩa của công tác văn phòng
Trong thời đại “bung nổ thông tin”, các cơ quan kinh tế, xã hội hay hành chính sự nghiệp đều rất quan tâm đến việc thu thập, sử dụng thông tin để có thể ra được quyết định sáng suốt, kịp thời, mang lại hiệu quả cao cho đơn vị và cho xã hội. Tuy nhiên để tăng cường và phát huy được vai trò của công tác văn phòng, đòi hỏi lãnh đạo các cơ quan, đơn vị phải biết tổ chức, chỉ đạo công tác văn phòng một cách khoa học.
Khái niệm, ý nghĩa cuả Công nghệ thông tin 1. Khái niệm Thông tin và vai trò của Thông tin
Khái niệm về Công nghệ thông tin
Những chuyển dịch chủ yếu đó là: từ kỹ thuật tương tự sang kỹ thuật số, từ công nghệ bán dẫn truyền thống sang công nghệ vi xử lý, từ kiểu tính toán trên máy chủ sang mô hình có cấu trúc khách hàng – dịch vụ, từ các kiểu truyền thống dài rộng sang các siêu xa lộ thông tin, từ các hệ dùng riêng đến các hệ thống mở, từ kiểu lập trình thủ công sang lập trình hướng đối tượng, từ giao diện đồ họa sang đa phương tiện. Ngày 07/4/1995, Chính phủ phê duyệt Kế hoạch tổng thể đến năm 2000 của Chương trình quốc gia về Công nghệ thông tin, Với những nội dung chủ yếu là: phát triển nguồn tiềm năng nhân lực về Công nghệ thông tin, xây dựng một hệ thống mạng truyền thông dữ liệu quốc gia thống nhất, liên kết trao đổi thông tin trong nước và quốc tế, tin học hóa quản lý nhà nước, mở rộng dần trong các khu vực hoạt động kinh tế; phát triển những yếu tố của một nền công nghệ thông tin thích hợp với các điề kiện và khả năng của nước ta.
Ý nghĩa của Công nghệ thông tin đối với các lĩnh vực trong hoạt động kinh tế - xã hội
Cuộc cách mạng trong lĩnh vực năng lượng đã đưa tới các cuộc cách mạng trong lĩnh vực giao thông vận tải, tàu thủy và đầu tàu chạy bằng hơi nước, ô tô đến máy bay và tàu vũ trụ, các bến cảng, đường ô tô cao tốc, đường sắt cao tốc và các sân bay đã, đang và sẽ góp phần đưa thương mại và dịch vụ đến tất cả các vùng xa xôi nhất một cách nhanh chóng. Trên phạm vi toàn cầu: Nếu điện tín, điện thoại, radio và vô tuyến truyền hình đã thay đổi cách giao tiếp trong quan hệ giữa con ng]ời và khi máy tính điện từ ra đời, cùng với mạng viễn thông và sợi quang học đã làm cho Trái đất ngày hôm nay gần 200 quốc gia, với kỹ thuật giao lưu hiện đại, trên thực tế đã được trang bị bằng các hệ thống cáp ngầm liên lạc đất liền và xuyên đại dương.
Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng Từ việc phân tích vai trò, chức năng, nhiệm vụ, hoạt động của văn phòng ta có
Thủ trưởng cơ quan, đơn vị muốn hoạt động của cơ quan đơn vị mình thuận lợi, thông suốt cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn bộ máy văn phòng, xây dựng đội ngũ công chức văn phòng vững mạnh, tích cực trang bị cơ sở vất chất, từng bước ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng. Đặc biệt ở các tổ chức kinh doanh, để đảm bảo trụ vững trong môi trường cạnh tranh, các doanh nghiệp đã nhanh chóng đầu tư các thiết bị hiện đại, đồng thời đổi mới phương thức quản lý, tuyển dụng nhân viên văn phòng có trình độ nghiệp vụ cao đảm bảo cho văn phòng hoạt động hiệu quả.
Công nghệ thông tin đối với các hoạt động văn phòng
Thông qua hệ thống mạng nội bộ (mạng LAN), thông qua Camera hay còn gọi là Webcam thì việc quản lý điều hành được diễn ra trên máy vi tính thông qua hệ thống mạng các nhà quản lý điều hành không cần phải rời phòng làm việc của mình mà cũng có thế quản lý được tất cả công văn giấy tờ từ cấp dưới lên hoặc từ cấp trên xuống theo đúng tiến độ nhanh chóng, kịp thời. Nếu trước đây nhà quản lý phải trực tiếp kiểm tra công việc không chắc chắn việc kiểm tra có chính xác và phản ánh đúng thực tế hay không thì ngày nay với sự tiến bộ của Khoa học công nghệ chỉ ở tại phòng làm việc của mình mà các nhà lãnh đạo quản lý có thế tiến hành kiểm tra, xem xét nhân viên của mình làm việc như thế nào?.
Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp
Đặc biệt, trong những năm 1990-1992 nhu cầu Vận tải thủy giảm đặc biệt hơn vì nhiều nguyên nhân, phương tiện cũ nát do khai thác tràn lan trong thời kỳ bao cấp mà không có vốn sửa chữa, vốn đầu tư mới không được Nhà nước cấp, giá cước phí thấp, do đó sản xuất không đủ bù đắp chi phí, lực lượng lao động dư thừa so với nhu cầu sản xuất kinh doanh. Đứng trước những khó khăn đó, dưới sự lãnh đạo của Đảng ủy, Ban giám đốc Công ty và Công đoàn Công ty, bằng những quyết định chính sách nhạy bén, có sự sang tạo nhiệt tình của cán bộ tập thể công nhân viên trong thời kỳ sản xuất kinh doanh ổn định và phát triển nhịp độ tăng trưởng kinh tế ở mức 2 con số và khá đồng đều.
Cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp
Trong khi sắp xếp lại lao động Công ty đã giải quyết cho 79 lao động của Xí nghiệp về nghỉ hưởng chế độ 41CP của Chính phủ, trong đó có 08 lao động gián tiếp. Do nhiệm vụ, yêu cầu quản lý hiện nay tạo thuận lợi để sản xuất kinh doanh đạt kết quả tốt hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ kế hoạch sản xuất do Giám đốc Công ty giao.
Kết quả đạt đƣợc của Xí nghiệp trong một số năm qua
Như vậy, doanh thu năm 2009 đạt 5.24% so với kế hoạch, cho thấy Xí nghiệp đảm bảo trang trải các chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo cho Xí nghiệp có thể tái sản xuất giản đơn cũng như tái sản xuất mở rộng và thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà nước. Nhưng nếu đứng trên góc độ kinh tế, năm 2009 kinh tế Thế giới nói chung và kinh tế Việt Nam nói riêng đang trong giai đoạn khủng hoảng mà Xí nghiệp kinh doanh vẫn có lãi mặc dù lãi không nhiều, chỉ đạt 62.254.904 đồng thì đây lại được xem là một thành tích của Xí nghiệp trong việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh thời kỳ khủng hoảng.
Những thuận lợi, khó khăn và phương hướng hoạt động năm 2010 của Xí nghiệp
- Do ảnh hưởng của khủng hoảng tài chính thế giới nên nhu cầu về lưu thông Vận tải hàng hóa suy giảm nghiêm trọng dẫn tới nhu cầu đóng mới và sửa chữa phượng tiện trên thị trường bị đóng băng. - Lực lượng Cán bộ và công nhân viên Xí nghiệp còn ít, đa số là các kỹ sư lâu năm, có kinh nghiệm công tác nhưng tính sáng tạo trong việc áp dụng khoa học công nghệ vào hoạt động sản xuất kinh doanh còn hạn chế, do vậy mà hiệu quả công việc chưa cao.
Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Chức năng, nhiệm vụ của Ban Nhân chính – Kế hoạch
Nếu xét trong tổng thể cơ cấu tổ chức Xí nghiệp thì Ban Nhân chính – Kế hoạch là một bộ phận cấu trúc của Xí nghiệp với vai trò chính là tham mưu giúp việc cho Giám đốc điều hành bộ máy của Xí nghiệp đồng thời cũng là trung tâm phục vụ toàn bộ cơ sở vật chất cần thiết cho hoạt động của Xí nghiệp. - Chỉnh lý, bổ sung, bảo quản tài liệu nhân sự, giải quyết chính xác những thủ tục tiếp nhận, bố trí, điều động, khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm, bãi nhiễm CBCNV ra khỏi Xí nghiệp và công việc khai thác về nhân sự, lao động.
Chức năng, nhiệm vụ của từng thành viên Ban Nhân chính – Kê hoạch
Văn phòng làm nhiệm vụ thm mưu, giúp việc cho Giám đốc trong việc đưa ra các quy định quản lý, đưa ra các kế hoạch sản xuất kinh doanh… Vì thế mà văn phòng có một nhiệm vụ vô cùng quan trọng quyết định mọi thắng lợi của doanh nghiệp nói chung và ngươì lãnh đạo nói riêng. Để làm được điều đó, ngoài việc tổ chức đào tạo bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho cán bộ công nhân viên hay có những chính sách động viên khen thưởng cả về vật chất lẫn tinh thần thì Xí ngiệp còn chú trọng đầu tư mua các trang thiết bị, dụng cụ làm việc tại văn phòng.
Thực trạng việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào các hoạt động của Ban Nhân chính – Kế hoạch
Loại thông tin này thường là các báo cáo số lượng hàng tháng, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh của quý năm, báo cáo về tình hình lao động…Loại thông tin này được chuyển trong nội bộ Xí nghiệp thông qua hoạt động của bộ phận văn thư tức là thông tin được chuyển tới bộ phận văn thư để cán bộ văn thư trực tiếp chuyên đến các phòng ban và phân xưởng trực thuộc. Trong thực tế thì rấ ít doanh nghiệp coi trọng vấn đề này, đôi khi chỉ làm cho được việc và không quan tâm đến bì đựng văn bản có đúng quy định hay không, hình thức văn bản xấu hay đẹp…Đối với Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 thì mọi văn bản, giấy tờ lấy danh nghĩa Xí nghiệp khi gửi đi cán bộ văn thư đã hết sức cẩn trọng không làm ảnh hưởng đến hình ảnh của Xí nghiệp mình.
Đánh giá về thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Trên đây là những khái quát cơ bản về Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 và thực trạng việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng, cụ thể là Ban Nhân chính –Kế hoạch đã làm được dưới sự chỉ đạo trực tiếp của ban Giám đốc trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khắc nghiệt cùng với công cuộc nghiệp hóa, hiện đại hoát đất nước. Để giúp cho người nhân viên văn phòng giảm bớt gánh nặng công việc, tiết kiệm thời gian, tìm kiếm thông tin chủ động, chính xác nhất thì việc ứng dụng Công nghệ thông tin là sử dụng những kết quả của Công nghệ thông tin để hỗ trợ cho các cá nhân và tổ chức hoạt động xử lý thông tin, hỗ trợ cho các khâu công việc cần thiết và cuối cùng, ở mức độ cao nhất là hỗ trợ cho các tổ chức hoạt động, khai thác thông tin trong môi trường công nghệ thông tin, cải tiến đổi mới quy cách làm việc, đạt hiệu quả công việc cao hơn, đáp ứng những thay đổi đang diễn ra.Qua thời gian thực tập tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81, em thấy việc ứng dụng Công nghệ thông tin còn nhiều tồn tại, thiếu sót cần hoàn thiện và nâng cao để phù hợp với giai đoạn phát triển của nền kinh tế hiện nay.
Phương hướng nhằm nâng cao việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng
Gần đây, Xí nghiệp đã đầu tư trang bị các máy móc, trang thiết bị hiện đại cho các phòng ban do vậy việc nối mạng nội bộ LAN (Local Area Network) cũng cần thiết, vừa tiết kiệm thời gian đi lại giữa các phòng ban với nhau, vừa có thể chủ động giám sát được công việc của nhân viên trong văn phòng, không mất quá nhiều thời gian đi trực tiếp xuống hiện trường sản xuất kinh doanh như trước nữa vì tất cả các thông tin cần thiết đều được gửi lên phòng Giám đốc ngay sau khi các thông tin sẽ được cập nhật từ cơ sở. Nhờ có mạng này mà các doanh nghiệp trong nước cũng như các tổ chức quốc tế quan tâm đến chất lượng các mặt hàng thủy sản đều có thế trao đổi các thông tin cũng như các thông tin về mặt hàng kinh doanh của Xí nghiệp thông qua trang Web của Xí nghiệp trên Internet.
Những giải pháp nhằm nâng cao việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Ngoài ra văn phòng chưa trang bị máy Scan quét tài liệu, văn bản…vào máy tính nên hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng chưa cao, còn mất nhiều thời gian vào việc soạn thảo tài liệu, bởi máy Scan có tác dụng rất lớn trong công việc nhằm rút ngắn thời gian soạn thảo văn bản, tài liệu…Theo em, lãnh đạo văn phòng nên có kế hoạch và báo cáo Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần Vận tải thủy số 4 (Công ty cấp trên) về tình hình trang thiết bị trong văn phòng để Tổng Giám đốc có ý kiến chỉ đạo, thay thế một số bộ phận đã quá cũ hoặc nâng cấp nếu thấy cần thiết và trang bị máy Scan thường. Laurie Mullins viết: “ Ảnh hưởng của Công nghệ thông tin sẽ đòi hỏi những phương thức mới của tổ chức công việc, Nó sẽ ảnh hưởng đến sự hình thành cùng cơ cấu của các nhóm và bản chất của những công việc sẽ có những chuyển dịch khỏi những tổ chức tập trung hóa quy mô lớn đến những đơn vị làm việc nhỏ hơn… Các cá nhân có thể tự mình làm việc nhiều hơn, từ trạm làm việc cá nhân của họ hoặc thậm chí nhà của họ… Sẽ có những thay đổi trong bản chất của việc giám sát và trong cơ cấu phả hệ cố hữu của cá công việc và trách nhiệm”, Như vậy theo ông, đào tạo nguồn nhân lực là một yêu cầu không thể thiếu khi áp dụng Công nghệ thông tin, vì có nắm và hiếu được về Công nghệ thông tin thì các thành quả của thông tin, vì có nắm và hiểu được về Công nghệ thông tin thì các thành quả của Công nghệ thông tin mới được sử dụng một cách hiệu quả.