II. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu
2. Những giải pháp nhằm nâng cao việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu
2.2 Trang bị thêm những phần mềm hiện đại (Software) và các trang thiết bị khác khắc phục công tác văn phòng
bị khác khắc phục công tác văn phòng
Các máy tính trong Xí nghiệp phần lớn đều sử dụng bộ Office 2000, với Window 2000 hoặc WIN XP. Các phần mềm cề soạn thảo – Microsoft Word; phần mềm kế toán – Microsoft Exel; phần mềm về trình diễn tại Hội nghị, Hội thảo – Microsoft PowerPoint đã được văn phòng vận dụng một cách có hiệu quả trong việc xử lý các văn bản, tài liệu, thống kê kế toán.Tuy nhiên hiện nay hệ thống của Xí nghiệp với rất nhiều các phân xưởng thì việc thiết lập phần mềm quản lý công văn (Lotus) là rất cần thiết và hiệu quả bởi sự phát triển của Công nghệ thông tin và mạng Internet đã giúp cho Xí nghiệp thực hiện quản lý công văn rất hiệu quả, tiện ích. Mạng Lotus là phần mềm giúp nhà lãnh đạo chuyển đến người thực hiện một cách nhanh chóng qua đường truyền thông mạng. Đối với nhân viên văn phòng mạng Lotus giúp cho họ quản lý công văn một cách khoa học và hiệu quả nhất là tiết kiệm được văn phòng phẩm như giấy in, mực in và lưu trữ. Máy quét Scan và mạng Lotus là rất cần thiết cho hoạt động của Văn phòng Xí nghiệp sửa chữa tàu 81.
Công tác thu thập và xử lý thông tin của Xí nghiệp còn mang tính thụ động, chưa tận dụng hết những lợi ích mà Công nghệ thông tin mang lại. Tại Xí nghiệp tất cả công văn, tài liệu chuyển hay gửi đến đều phải vào sổ công văn đi hay sổ công văn đến theo quy định. Mỗi lần có công văn đến hay đi thì văn thư phải mở sổ ra ghi, nếu sai thì gạch đi và viết lại, đôi khi còn viết tắt những từ không được phép viết tắt. Cũng như vậy mỗi lần tìm công văn đã được lưu tại bộ phận văn thư, lưu trữ thì lại phải giở sổ và tìm một cách thủ công, mất nhiều thời gian. Vì vậy theo em nhân viên văn phòng nên sử dụng máy vi tính trong việc ghi sổ các công văn đi và đến, trong việc lưu trữ các công văn giấy tờ cần thiết. Cụ thể trong việc đăng ký văn bản người ta không thể sử dụng các chương trình phần mềm soạn thảo văn bản mà phải sử dụng cá hệ quản trị cơ cở dữ liệu mà hiện nay Nhà nước đã ban hanh cho ứng dụng trong văn thư và một chương trình phần mềm viết trên Foxbro. Khả năng tối ưu của hệ quản trị cơ sở dữ liệu hơn các chương trình ứng dụng là ngoài việc thống kê, lưu trữ các thông tin trên máy còn tổng hợp và cung cấp thông tin thường xuyên văn bản trong toàn cơ sở dữ liệu. Khi sử dụng phần mềm này thì
nhân viên văn thư không mất công vào sổ đăng ký văn bản một cách thủ công, có thể sửa chữa khi có sai sót, tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Mặt khác nếu như máy tính trong phòng ban được hòa mạng nội bộ thì khi văn thư nhập văn bản vào máy vi tính thì các phòng ban khác cũng có thể biết có văn bản nào gửi cho phòng ban mình hay không, từ đó họ sẽ sắp xếp thời gian để giải quyết. Cũng tương tự như vậy trong việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu, xây dựng các phòng lưu trữ trên máy và mỗi khi muốn tìm tài liệu thì chỉ việc điền các thông số chủ yếu về văn bản như: ngày đến, số, ký hiệu…là ta có thể xác định được văn bản đó được nằm ở vị trí nào trong kho lưu trữ.
Để khắc phục những tồn tại về những tủ đựng tài kiệu, hồ sơ đã xuống cấp theo em, vào cuối mỗi năm lãnh đạo văn phòng nên tổ chức một ngày dể kiểm kê tài sản của văn phòng mình cũng như chất lượng các trang thiết bị trong văn phòng. Từ đó sẽ có kế hoạch sửa chữa hoặc thay thế một số trang thiết bị không còn sử dụng được nữa, đảm bảo được yêu cầu về bảo quản và lưu trữ tài liệu. Ngày nay, hệ thống văn thư lưu trữ trong “văn phòng không giấy” không phải là hệ thống tủ với các ngăn dựng gồ sơ mà là hệ thống tủ, khay hoặc bao, lưu trữ hệ thống đĩa mềm và đĩa cứng trên trục quay ngày càng hiện đại. Nếu không có kế hoạch sửa chữa, bảo quản thì thời tiết ẩm, nồm dễ gây ẩm mốc các đĩa mềm và đĩa cứng ảnh hưởng đến chất lượng ghi, sao chép các tài liệu, sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
Với các giải pháp nhằm ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng như trên sẽ làm cho hoạt động văn phòng của Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 được khoa học và công nghệ hóa. Tất cả các công việc văn phòng từ công tác văn thư, lưu trữ, xử lý thông tin, quản trị hậu cần để thực hiện các chức năng tham mưu, điều hành tổng hợp và quản trị hậu cần đều dược hệ thống máy vi tính cùng các trang thiết bị của công nghệ thông tin hỗ trợ xử lý. Các hoạt động trên đều được thực hiện theo những quy trình công nghệ thông cần thiết. Vì vậy, nếu cán bộ nhân viên trong văn phòng có đủ trình độ để xử lý thi chắc chắn “Văn phòng hiện đại” sẽ đóng góp ngày càng tích cực cho Xí nghiệp trong quá trình thực hiện chức năng,nhiệm vụ của mình.