II. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN Đ
MẤU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN Đ
Sổ đến Ngày đến Tên cơ quan gửi văn bản đến Sổ, ký hiệu văn bản Ngày, tháng văn bản Tên, loại và trích yếu Đơn vị hoặc người nhận Nơi nhận Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 … … … …
Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 59 - Việc chia văn bản theo nơi nhận có tác dụng giúp cán bộ văn thư tiết kiệm được thờì gian khi chuyển văn bản, hạn chế phải đi lại nhiều lần đến cùng một nơi nhận, tiết kiệm được kinh phí cũng như công sức đi lại.
- Đóng dấu, ghi sổ lên bì văn bản nhằm xác định lại một lần nữa đó là văn bản thứ bao nhiêu mà Xí nghiệp đã phát hành trong ngày, tuần,tháng, năm. Đối với những văn bản “mật, hỏa tốc”…thì công việc này càng ý nghĩa đặc biệt quan trọng hơn.
- Ngoài việc đóng dấu, ghi sổ thì một vấn đề nữa mà nhân viên văn thư Xí nghiệp luôn chú ý đó là bì đựng văn bản. Trong thực tế thì rấ ít doanh nghiệp coi trọng vấn đề này, đôi khi chỉ làm cho được việc và không quan tâm đến bì đựng văn bản có đúng quy định hay không, hình thức văn bản xấu hay đẹp…Đối với Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 thì mọi văn bản, giấy tờ lấy danh nghĩa Xí nghiệp khi gửi đi cán bộ văn thư đã hết sức cẩn trọng không làm ảnh hưởng đến hình ảnh của Xí nghiệp mình.
- Gửi văn bản đi: Tại Xí nghiệp, văn bản đi thường được nhân viên văn thư tuân thủ nguyên tắc gửi văn bản đi ngay trong ngày vào sổ đăng ký. Văn bản đi của Xí nghiệp chuyển qua 2 hình thức:
+ Chuyển văn bản qua đường bưu điện
Khi gửi văn bản qua đường bưu điện, nhân viên văn thư yêu cầu nhân viên bưu điện ký xác nhận và đóng dấu bưu điện vào cột 5 của sổ chuyển giao.
Mẫu sổ số 3
Mẫu sổ chuyển giao văn bản qua đƣờng bƣu điện
Ngày,tháng gửi văn bản Số, ký hiệu văn bản Số lượng bì văn bản Nơi nhận Ký nhận, đóng dấu 1 2 3 4 5
+ Chuyển trực tiếp trong nội bộ Xí nghiệp
Đối với những văn bản ban hành trong nội bộ Xí nghiệp, khi phát hành cùn phải đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản nội bộ, khi chuyển văn bản nhân viên văn thư yêu cầu người nhận văn bản ký vào sổ chuyển giao văn bản đó.
+ Nội dung sổ chuyển giao văn bản nội bộ bao gồm
Mẫu sổ số 4:
Mẫu sổ chuyển giao văn bản nội bộ
Ngày,tháng gửi văn bản Số, ký hiệu hoặc số lượng Nơi nhận văn bản Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5
(Nguồn: Ban nhân chính – Kế hoạch)
Sắp xếp, quản lý văn bản lƣu:
- Đối với những văn bản đăng ký chung thì viếc sắp xếp những văn bản đi dựa vào sổ đăng ký thời gian ban hành văn bản để sắp xếp.
- Đối với những văn bản có số nhỏ, ngày tháng trước thì được sắp xếp lên trên và được sắp xếp theo từng năm, từng nhiệm kỳ.
Thứ ba: Hoạt động lưu trữ tại Xí nghiệp
- Hoạt động lưu trữ tại Xí nghiệp còn gặp nhiều kho khăn, bất cập, hiện nay nhân viên văn thư đồng thời kiêm nhiệm công tác lưu trữ. Đây là một vấn đề cần được quan tâm, vì thiếu nhân sự để tách 2 mảng công việc này làm cho quá trình hoạt động nhiều khi bị ùn tắc, chồng chéo.
- Việc lưu giữ văn bản, lưu thông tin chỉ ở dạng sách, ghi chép và cất giữ ở trong tủ, trên giá,,, theo một trình tư nhất định. Việc lưu giữ trên giấy tờ, sổ sách gây khó khăn cho việc tìm kiếm và mọi điều kiện an toàn cho việc lưu trữ không được đảm bảo như ánh sáng, độ ẩm, vật phẩm chuyên dùng.
- Nôi dụng của công tác lưu trữ bao gồm:
+ Thu thập bổ sung tài liệu vào phòng lưu trữ.
+ Bảo quản tài liệu.
+ Tiêu hủy tài liệu khi đến hạn.
Những mặt đã đạt đƣợc và chƣa đạt đƣợc của công tác văn thƣ lƣu trữ:
- Những mặt đạt được:
+ Thông tin trong văn bản tương đối chuẩn mực.
+ Số lượng văn bản cần lưu trữ khá nhiều nhưng văn thư vẫn cố gắng hoàn thành nhiệm vụ, không để mất tài liệu thực hiện công tác quản lý đúng quy chế.
- Những mặt chưa đạt được:
+ Công tác văn thư lưu trữ từ trước đến nay chưa phát huy được hiệu quả.Chính vì vậy nên việc xử lý luồng thông tin đầu vào (công văn, giấy tờ,…) qua sổ công văn đến và luồng thông tin đầu ra qua sổ công văn đi còn gặp nhiều khó khăn.
+ Nhân viên văn thư lưu trữ chưa khai thác hết các thông tin phục vụ cho công tác, mới chỉ làm được các thao tác đơn giản như nhập nội dung văn bản đến, văn bản đi vào mẫu sổ có sẵn.
Nguyên nhân của những hạn chế trên:
- Cán bộ văn thư chưa được đào tạo cơ bản về nghiệp vụ văn thư lưu trữ nên còn lúng túng trong việc sắp xếp khoa học để dễ dàng quản lý và tra cứu văn bản, tài liệu.
- Công tác bảo quản văn bản, công văn, giấy tờ, tài liệu tại Xí nghiệp chưa được đầu tư, quan tâm đúng mực. Có những văn bản có thể lưu trữ trong máy vi tính để dễ tra cứu và tăng khả năng lưu trữ số lượng nhưng nhân viên văn thư không đủ khả năng để làm việc này, do vậy công tác văn thư còn mang tính thủ công, lạc hậu.
- Chỉ có một nhân viên chịu trách nhiệm về văn thư lưu trữ nên số lượng công việc quá nhiều.
- Trình độ vi tính của cán bộ văn thư lưu trữ còn yếu chưa khai thác được hết các chức năng của máy để phục vụ cho hoạt động của bộ phận mình.
Thứ tư: Xây dựng chương trình công tác
Chương trình công tác là kế hoạch hành động, là cơ sở để tập thể lãnh đạo của Xí nghiệp chỉ đạo, điều hành công việc theo từng thời gian được chủ động, vừa quán
xuyến toàn diện các mặt công tác, vừa nắm chắc các công việc trọng tâm nhằm đạt được những yêu cầu, mục tiêu cụ thể trong từng thời gian nhất định. Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 thường được văn phòng xây dựng chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm:
- Chương trình làm việc tuần:
Tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 công việc hàng tuần của Ban lãnh đạo được văn phòng ,mà cụ thể là thư ký Giám đốc xây dựng. Lịch công tác làm việc tuần căn cứ vào những công việc cụ thể đã biết mà Xí nghiệp phải giải quyết trong thời gian gần một tuần. Công việc này giúp cho lãnh đạo thực hiện và giải quyết công việc một cách khoa học, công việc không bị chồng chéo. Thư ký giám đốc có nhiệm vụ lên lịch làm việc cho tuần sau, những công việc cấp thiết sẽ được ưu tiên thực hiện trước.
- Chương trình làm việc tháng
Hàng tháng các bộ phận, đơn vị Xí nghiệp căn cứ vào dự kiến chương trình làm việc quý tìm ra những văn đề còn tồn đọng phát sinh của tháng trước để lập ra chương trình làm việc cho tháng sau. Sau đó dự kiến chương trình làm việc tháng sẽ được gửi cho Giám đốc, chậm nhất là vào ngày 28 hàng tháng. Việc xây dựng chương trình hàng tháng được thực hiện bởi các phòng ban chuyên môn, văn phòng chỉ làm nhiệm vụ tổng hợp rồi lập ra chương trình làm việc chung cho cơ quan. Đồng thời lập ra chương trình làm việc riêng cho khối văn phòng.
Cũng như viêc xây dựng chương trình làm việc tháng, chương trình làm việc quý cũng được các bộ phận phòng ban thực hiện và được văn phòng tổng hợp xây dựng lên chương trình làm việc quý của toàn Xí nghiệp nói chung và của bộ phận văn phòng nói riêng. Trong tháng cuối của mỗi quý, các đơn vị phòng ban sẽ đánh giá lại tình hình thực hiện công việc trong quý, xem xét những công việc có thể phát sinh trong quỷ tới nhằm điều chỉnh chương trình làm việc cho quý tới. Dự kiến chương trình làm việc cho quý tới phải được gửi cho Giám đốc chậm nhất là trước ngày 15 của tháng cuối quý.
Vào cuối mỗi năm văn phòng Xí nghiệp sẽ gửi báo cáo tổng kết của năm cũ và xây dưng chương trình làm việc cho mỗi năm lên Ban giám đốc. gửi tới các phòng ban trực thuộc để họ lấy đó làm căn cứ thực hiện công việc năm tới.
Những việc đạt được và chưa đạt được trong xây dựng chương trình công tác
- Những việc đạt được:
Việc xây dựng chương trình làm việc của Xí nghiệp đã đạt được những kết quả sau:
+ Ban Nhân chính – Kế hoạch đã phối hợp với các phòng ban xây dựng, quản lý thực hiện chương trình làm việc tuần, tháng, quý, năm theo yêu cầu đề ra.
+ Các chương trình đã bám sát được trọng tâm, bao quát được các mặt hoạt động của Xí nghiệp, giúp cho việc Lãnh đạo điều hành Xí nghiệp được dễ dàng, thuận lơi hơn.
+ Nhiều cuộc họp được tổ chức rút ngắn được thời gian, nhiều công việc được giải quyết dứt điểm.
+ Việc phát sinh các công việc nằm ngoài chương trình trong khi quỹ thời gian còn thiếu dẫn công việc phải điều chỉnh thường xuyên cho phù hợp điều kiện thời gian, việc thực hiện chương trình khó khăn bị động.
- Những việc chưa đạt được:
Việc xây dựng chương trình công tác của văn phòng Xí nghiệp nhìn chung còn nhiều hạn chế:
+ Có lúc chương tình đã được đề ra nhưng lại không tuân thủ đúng, làm cho cán bộ công nhan viên bị động, lỡ việc, mất nhiều thời gian.
+ Chương trình nhiều khi không sát thực tế, không lường hết được các diễn biến tình hình và các vấn đề đột xuất, chương trình công tác phải sửa chữa trình đi trình lại nhiều lần.
+ Tình trạng chạy theo thành tích khiến cho các công việc được thực hiện theo chương trình chỉ đảm bảo về số lượng mà coi nhẹ về mặt chất lượng công việc.
+ Văn phòng chưa đi sâu, đi sát trong việc chỉ đạo, đôn đốc các phòng ban khác thực hiện đúng chương trình đã lập.
+ Sự phối hợp giữa văn phòng với các phòng ban, các bộ phận còn chưa chặt chẽ, chưa ăn khớp nhịp nhàng.
- Nguyên nhân của những thiếu sót trên
+ Sự phối hợp giữa khối văn phòng với các bộ phận đơn vị trong Xí nghiệp vẫn chưa chặt chẽ.
+ Các đơn vị, các phòng ban chưa chủ động trong việc đề xuất các biện pháp giải quyết những khó khăn, vướng mắc, còn bị động chờ sự phân công giao nhiệm vụ của cấp trên.
+ Nguyên nhân của việc xây dựng chương trình làm việc còn nhiều hạn chế do việc phát sinh các công việc nằm ngoài chương trình trong khi quỹ thời gian còn thiếu dẫn đến công việc phải điều chỉnh thường xuyên cho phù hợp với điều kiện thời gian, việc thực hiện chương trình khó khăn bị động.
Thứ năm: Trong công tác quản lý chi tiêu kinh phí
Công tác quản lý chi tiêu kinh phí do cán bộ tiền lương của Ban Nhân chính - Kế hoạch đảm nhiệm.
+ Hàng năm cán bộ tiền lương xây dựng định mức lao động, kế hoạch quỹ lương, đơn giá tiền lương trình lên lãnh đạo Xí nghiệp phê duyệt.
+ Hàng tháng cán bộ tiền lương làm bản lương để trả lương tạm ứng cho cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp.
+ Hàng quý cán bộ tiền lương xem xét, xử lý số tiền thừa thiếu của quỹ lương quý trước để xác định và xử lý kế hoạch quỹ lương quý sau.
+ Cuối mỗi quý, mối năm cán bộ tiền lương lập báo cáo tình hình sử dụng, chi trả quỹ lương, báo cáo về các khoản chi mua tài sản cố định. Các khoản chi được tính toán cụ thể có xác nhận của cơ sở cung cấp rõ ràng, hợp lệ.
+ Đảm bảo công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế đối với cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp.
* Những việc đạt được và chưa đạt được trong công tác quản lý chi tiêu kinh
phí
- Những việc đạt được: Cán bộ tiền lương đã sử dụng đã phần mềm Microsoft
Excel và Microsoft Acess vào công tác quản lý chi tiêu kinh phí, làm cho công việc được thời gian, công sức. Cũng nhờ phần mềm này mà việc lập dự toán kinh phí cũng có nhiều thuận tiện hơn trước, công việc trở nên thông suốt, thuận lợi và đem lại kết quả cao hơn trước.
- Những việc chưa đạt được: Một nhược điểm lớn nhất của việc trả lương cho
cán bộ công nhên viên là Xí gnhieepj không trả lương qua hệ thống tài khoản ngân hàng mà tả lương trực tiếp bằng tiền mặt cho người lao động. Điều này gây bất lợi cho cả Xí nghiệp và người lao động. Việc trả lương qua tài khoản làm cho lượng công việc của cán bộ tiền lương giảm đi đáng kể trong khi người lao động cảm thấy thoải mái hơn rất nhiều so với nhận lương bằng tiền mặt. Ngoaivf ra, Cán bộ tiền lương còn chưa thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, đôi khi làm bẳng lương chậm dẫn đến việc trả lương cho cán bộ công nhân viên không đúng thời gian quy định.
Thứ sáu: Trong công tác phục vụ
Đây là một trong những hoạt động thường xuyên của văn phòng. Mặc dù những hoạt động này không ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản lý của Xí nghiệp nhưng nó lại có vai trò quan trọng và cần thiết cho nên đã đạt được thực hiện một cách đầy đủ và nghiêm túc.
- Đối với công tác bảo vệ: Công tác bảo vệ an ninh, trật tự tại Xí nghiệp còn
gặp nhiều khó khăn. Do chưa trang bị hệ thống máy quay camera nên nhân viên bảo vệ phải thường xuyên đi tuần tra, theo dõi ở mọi nơi, mọi chỗ trong Xí nghiệp. Mặt khác, phòng bảo vệ chưa đực trang bị điện thoại nên mỗi khi có khách đễn Xí nghiệp nhân viên bảo vệ phải mất thời gian lên phòng ban khách cần đến để thông báo.
- Đối với công tác tạo vụ: Công tác tạp vụ bao gồm: phục vụ nước uống, chè
thuốc, chăm sóc cây cảnh, vệ sinh các trang thiết bị trong Ban Nhân chính- Kế hoạch như bàn ghế, máy tính, máy fax… Hiện nay, công việc của nhân viên tạp vụ khá vất vả, mất nhiều thời gian công sức mà hiệu quả công việc không cao. Do Ban Nhân chính – Kế hoạch chưa được trang bị máy hút bụi, máy lọc không nước nên nhân viên phục vụ vẫn phải quét nhà bằng chổi, giặt khăn trải bàn, rèm cửa bằng tay, nấu nước uống bằng bếp than tổ ong. Hay như việc chăm sóc cây cảnh, vè Xí nghiệp không trang bị máy cắt nên họ vẫn phải dùng kéo để cắt rất mất thời gian.
Thứ bảy: Trong công tác tổ chức hội nghị, hội thảo
Hiện nay, Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 chưa có các quy định bằng văn bản nào về việc tổ chức cuộc họp. Nhưng trong thực tế việc tổ chức hội họp được tiến hành như sau:
* Chuẩn bị cho cuộc họp:
- Ban Nhân chính – Kế hoạch xác định chính xác mục đích, yêu cầu của cuộc họp để chuẩn bị nội dung cho phù hợp.
- Ban Nhân chính – Kế hoạch tiến hành phân công đón tiếp khách, người chủ trì cuộc họp, thư ký ghi chép.
- Xác định thời gian của cuộc họp: thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, thời gian nghỉ giải lao.
- Chuẩn bị các nghi lễ cần thiết đẻ đón tiếp khách.
- Lựa chọn và trang trí phòng họp: phòng họp luôn đảm bảo có đủ phương tiện cần thiết (hoa, loa, đài, micro…). Phòng họp được trang tristuyf theo nội dung cuộc họp để co thích hợp như: cờ, hoa, ảnh…
- Làm và gửi giấy ma[ì họp tới những thành viên có liên quan trực tiếp đến cuộc họp.
* Tiến hành cuộc họp tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 gồm các bước sau:
- Đón đại biẻu
- Điểm danh: bằng phương pháp khác nhau Ban Nhân chính – Kế hoạch có