II. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu
2.3Đào tạo nguồn nhân lực
2. Những giải pháp nhằm nâng cao việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu
2.3Đào tạo nguồn nhân lực
Laurie Mullins viết: “ Ảnh hưởng của Công nghệ thông tin sẽ đòi hỏi những phương thức mới của tổ chức công việc, Nó sẽ ảnh hưởng đến sự hình thành cùng cơ cấu của các nhóm và bản chất của những công việc sẽ có những chuyển dịch khỏi những tổ chức tập trung hóa quy mô lớn đến những đơn vị làm việc nhỏ hơn… Các cá nhân có thể tự mình làm việc nhiều hơn, từ trạm làm việc cá nhân của họ hoặc thậm chí nhà của họ… Sẽ có những thay đổi trong bản chất của việc giám sát và trong cơ cấu phả hệ cố hữu của cá công việc và trách nhiệm”, Như vậy theo ông, đào tạo nguồn nhân lực là một yêu cầu không thể thiếu khi áp dụng Công nghệ thông tin, vì có nắm và hiếu được về Công nghệ thông tin thì các thành quả của thông tin, vì có nắm và hiểu được về Công nghệ thông tin thì các thành quả của Công nghệ thông tin mới được sử dụng một cách hiệu quả. Mặt khác, hầu hết nhân viên trong bộ phận văn phòng Xí nghiệp đều là những người có thâm niên làm việc, có nhiều kinh nghiệm nhưng không phải vì họ có nhiều kinh nghiệm mà họ có thể đáp ứng một cách nhanh nhạy những thay đổi, yêu cầu trong công việc.
- Nâng cao năng lực kỹ thuật, sở dụng các phương tiện hiện đại đặc biệt là các phương tiện tin học:
Với Công nghệ thông tin, người quản trị văn phòng có thể khai thách các dữ kiệu trực tiếp các máy tính ở mạng nội bộ cũng như ở các cơ sở khác ở mạng bên ngoài và trên mạng Internet với nguồn gốc chính xác mà không phải qua báo cáo trung gian. Như vậy cần trang bị cho người quản trị văn phòng các kỹ năng, kỹ xảo của Công nghệ thông tin nhằm trao đổi, chia sẻ thông tin, tổ chức các cuộc bàn bạc, hôi thảo qua mạng hoặc đưa thông tin lên mạng máy tính như vậy, một số cán bộ, nhân viên có thể làm việc trên máy tính tại nhà.”Làm việc tại nhà:, Công sở gia đình”, “Office at home” đang có điều kiện trở thành hiện thực. Các cơ sở dữ liệu, các thông tin được trao đổi qua máy tính, qua fax, qua email, qua webside…Nếu không đào tạo nguồn nhân lực thì họ không thể đủ trình độ cần thiết để tiếp cận với công nghệ hiện đại và tự bản thân họ sẽ bị đào thải. Khi có trinh độ tay nghề người lao động có nhiều sang tạo trong công việc, làm tăng năng suất lao động và kết quả công việc .Ví dụ như đối với văn thư lưu trữ, nếu như họ không được đào
tạo thì sẽ không biết cách sử dụng và khai thác hết được những tiện ích của máy vi tính. Vì hiện nay nhờ máy tính và qua việc nối mạng máy tính để xử lý luồng thông tin đầu vào trong nội bộ (LAN – Local Area Network) và nối mạng rộng bên ngoài (WAN – Wide Area Network) để xử lý luồng thông tin đầu ra. Do đó không cần sao chép, nhân in công văn và phân phát theo kiểu thủ công qua đường bưu điện như trước.Việc lưu trữ văn bản, thì ngoài việc dùng các film, băng từ, đĩa từ, người ta đã tạo ra các đĩa mềm (Floppy disk) để sao chép các cơ sở dữ liệu cần thiết. Với việc xuật hiện các đĩa cứng nhất là đĩa quang, xử lý ghi nhận và đọc các thông tin lưu trữ bằng bộ phận quang học đã làm cho các đĩa cứng CD – ROM (Compact disk read only memory) lưu trữ được các thông tin với trữ lượng tăng lên hàng triệu lần. Chính vì những tiện ích trên sẽ giúp cho nhân viên văn thư tiết kiệm được thời gian, công sức mà công việc lại hiệu quả cao nếu như họ được đào tạo.
Theo em, khi văn phòng Xí nghiệp tiến hành nối mạng thì văn phòng cũng nên có những buổi tập huấn ngắn ngày giới thiệu và hướng dẫn các cán bộ nhân viên của các tổ chức được biết và biết cách tiếp nhận các thông tin do văn phòng đưa ra trên mạng nội bộ Internet. Đồng thời qua lớp tập huấn này, các tổ chức cũng biết cách trao đổi thông tin với Xí nghiệp thông qua mạng, cung cấp các tài liệu hoặc những thông tin cần thiết mà Xí nghiệp yêu cầu vào bất cứ thời gian nào chứ không nhất thiết phải đến tận văn phòng, gặp trực tiếp lãnh đạo. Qua mạng Internet các tổ chức có thể nắm bắt được thông tin do Xí nghiệp đưa ra thông qua trang Web của Xí nghiệp đang được hoàn thiện và sẽ đưa lên mạng trong thời gian sớm nhất.
Trong những năm gần đây, Xí nghiệp đã đầu tư cho các phòng ban một số máy móc hiện đại như máy in, máy tính…nhứng không phải nhân viên nào cũng thành thạo cách sử dụng nó. Thông thường họ chỉ được hướng dẫn sử dụng một số thao tác đơn giản mang tính phục vụ cho chuyên môn của mình chứ chưa được học cách bảo quản lau chùi, xử lý các sự cố kỹ thuật đơn giản trong quá trình vận hành máy móc. Mặt khác, phần lớn nhân viên trong văn phòng đều tốt nghiệp không phải chuyên ngành tin học nên kiến thức của họ về tin học còn nhiều hạn chế. Vì vậy theo em, nếu có thể lãnh đạo văn phòng nên cử từ 1-2 nhân viên của mình tham gia
một lớp học về phần cứng máy tính, về sửa chữa những lỗi cơ bản của máy khi có sự cố xảy ra. Như thế sễ tiết kiệm được chi phí, nhân lực cũng như thông tin cần thiết phải tuyển thêm nhân viên phụ trách về kỹ thuật cho văn phòng.