Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản trị văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
MỤC LỤC
Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn phòng .1 Khái niệm công tác văn phòng
Nội dung hoạt động văn phòng trong cơ quan, đơn vị
- Cơ cấu tổ chức hay nói cách khác bộ máy của cơ quan, đơn vị đòi hỏi phải được thiết kế sao cho gọn nhẹ, không cồng kềnh, không chồng chéo, mọi hoạt động trong bộ máy từ cấp trên xuống cấp dưới phải thông suốt có hiệu quả, các mối quan hệ phải xỏc định rừ ràng. - Các quy chế làm việc trong cơ quan được xây dựng thông qua hệ thống văn phòng nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của cán bộ, công chức, quy định của mỗi bộ phận trong cơ quan, quy định các cách thức phối hợp để hoạt động có hiệu quả.
Sự cần thiết phải tổ chức khoa học văn phòng
Yếu tố vật chất của văn phòng góp phần tạo nên môi trường làm việc của nhân viên, văn phòng có điều kiện vật chất tốt giúp giảm bớt sự mệt mỏi và căng thẳng về cả tinh thần lẫn thể chất, điều này sẽ cải thiện năng suất và chất lượng công việc, hạn chế sự mệt mỏi và những sai sót trong quá trình thực hiện công việc. Nguyên tắc này yêu cầu thể hiện trong thực tế qua việc văn phòng phải đảm bảo quy định về giờ làm việc hành chính thực hiện chế độ thường trực giao tiếp, giải quyết công việc hàng ngày, chế độ phân công ủy quyền trách nhiệm, các chế độ về báo cáo thống kê, văn thư…Không để xảy ra tình trạng gián đoạn hay ngừng trệ công việc ở văn phòng, ở giữa các bộ phận, đơn vị văn phòng với nhau.
Thực trạng công tác quản trị văn phòng tại Ban Nhân chính - Kế hoạch 1 Xây dựng chương trình công tác
Công tác thông tin
Loại thông tin này thường là các báo cáo số lượng hàng tháng, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh của quý năm, báo cáo về tình hình lao động… Loại thông tin này được chuyển trong nội bộ Xí nghiệp thông qua hoạt động của bộ phận văn thư tức là thông tin được chuyển tới bộ phận văn thư từ đây cán bộ văn thư sẽ trực tiếp chuyển đến các phòng ban và phân xưởng trực thuộc. Đây chính là hình thức chủ yếu nhất để truyền tin vì nó làm chi tiết và cụ thể được các mệnh lệnh của cấp trên, chủ yếu là các loại thông tin như: quyết định điều động, kế hoạch kinh doanh từng tháng, quý, lịch công tác… sau đó các thông tin này được chuyển xuống từng phân xưởng thành viên, từng phòng ban qua bộ phận văn thư của Xí nghiệp.
Công tác tổ chức hội nghị
* Triển khai kết quả hội nghị: kết quả hội nghị có thể được thể hiện dưới dạng nghị quyết hoặc thông tin, từ đó Ban Nhân chính – Kế hoạch gửi đến các cá nhân hoặc đơn vị liên quan yêu cầu các cá nhân, đơn vị này lên kế hoạch và thực hiện. * Tổ chức rút kinh nghiệm: Sau khi hội nghị kết thúc ngoài việc tập hợp các tài liệu để lưu, tiến hành triển khai kết quả hội nghị Ban Nhân chính – Kế hoạch cũng tổ chức rút kinh nghiệm để kiểm điểm lại từng khâu, từng việc để tìm ra những thành công, những hạn chế, sai sót để rút kinh nghiệm cho các hội nghị sau.
Công tác quản lý nhân sự .1 Công tác tuyển dụng nhân sự
(Nguồn: Ban Nhân chính – Kế hoạch) Căn cứ và bảng số liệu trên ta thấy độ tuổi bình quân của người cán bộ công nhân viên trong phòng là tương đối cao 46.5 tuổi, nó phần nào cũng ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả công việc, năng suất lao động nhân viên. Nhưng tất cả mới chỉ dừng lại ở các lớp có liên quan trực tiếp về nghiệp vụ, chưa có lớp nào tập huấn về kiến thức mở rộng như tin học, ngoại ngữ… đây là một bất lợi rất lớn đối với Xí nghiệp nói chung và bản thân cán bộ công nhân viên nói riêng, thời gian tới cần được khắc phục.
Công tác văn thư lưu trữ .1 Công tác văn thư
- Trong Xí nghiệp thường ngày tiếp nhận, xử lý và ban hành nhiều văn bản, để việc quản lý văn bản trong Xí nghiệp được thống nhất, tuân theo một quy trình chặt chẽ từ khâu tiếp nhận, phân loại, soạn thảo, trình ký, in ấn, phát hành bảo đảm yêu cầu chung là kịp thời, chuẩn xác và an toàn. Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 63 Gửi văn bản đi: tại Xí nghiệp, văn bản đi thường được nhân viên văn thư tuân thủ nguyên tắc gửi văn bản đi ngay trong ngày vào sổ đăng ký và văn bản chỉ mức độ khẩn cấp phải được chuyển đi trước.
Công tác hậu cần
Thực hiện chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong công tác quản lý phục vụ sản xuất kinh doanh, công ty có quy định sử dụng điện thoại bàn, điện thoại di động cho các đơn vị phòng ban và cá nhân được trang bị nhằm đáp ứng yêu cầu phục vụ sản xuất kinh doanh, không phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt cá nhân và việc riêng, sử dụng tiết kiệm tránh lãng phí. Các máy điện thoại công ty đăng ký thì thanh toán theo hoá đơn của Bưu điện, đơn vị nếu sử dụng gọi vượt quá tiêu chuẩn thì phải nộp bù vào; điện thoại di động cá nhân thì lĩnh theo tiêu chuẩn nhưng hàng tháng tập hợp hoá đơn về Văn phòng công ty để thanh toán.
Công tác tham mưu
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 71 - Độ tuổi trung bình của khối văn phòng khá cao nên họ thường ngại khi tiếp thu những cái mới, cũng như trau dồi thêm kiến thức ngoại ngữ, tin học. - Ý thức trách nhiệm của cán bộ công nhân trong việc bảo quản, sử dụng máy móc, vật tư chưa được cao.
Công tác phục vụ
Bên cạnh đó kết quả kinh doanh của Xí nghiệp những năm qua đã phần nào cho thấy sự nỗ lực của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong việc hoàn thành nhiệm vụ Công ty giao, cũng như khẳng định vị trí của mình với các thành viên còn lại trong Công ty. Hy vọng rằng chương III những kiến nghị, giải pháp mà em nêu ra nhằm hn thiện công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 sẽ giúp ích cho đơn vị thực tập để nhanh chóng đạt hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp.
Giải pháp về nhân sự
Vì vậy Ban Nhân chính - Kế hoạch nên tuyển thêm nhân viên mới khi nhân viên văn thư lưu trữ hiện tại còn đang làm việc để họ có điều kiện chỉ bảo cũng như chuyển giao công việc cho nhân viên mới, giúp nhân viên mới thiết lập các mối quan hệ cần thiết cho công việc. Ngoài ra việc tuyển dụng nhân viên mới có lợi thế hơn bởi những người trẻ tuổi lại mới được nhận vào làm việc có nhiệt huyết cao, tuổi trẻ thường có sức sáng tạo và luôn sẵn sàng tiếp thu những thành tựu khoa học, tiến bộ kỹ thuật một cách nhanh chóng phục vụ tốt hơn cho công việc.
Nâng cao trình độ cán bộ nhân viên trong Ban Nhân chính - Kế hoạch Xem qua bảng cơ cấu nhân sự ta thấy tuổi đời trung bình của nhân viên trong
+ Trên thực tế nhân viên văn thư lưu trữ có khả năng soạn thảo văn bản, nhưng văn bản đó có đảm bảo tính khoa học, chính xác, đủ về nội dung, đẹp về hình thức hay không lại đòi hỏi nhân viên văn thư nắm được yêu cầu, nguyên tắc của quy trình soạn thảo văn bản. Nhân viên văn thư phải luôn cập nhật thông tin mới, đường lối chủ trương của Đảng và Nhà nước, luôn luôn tự rèn luyện nâng cao trình độ biên tập, văn phong trong sỏng, ngắn gọn nhưng rừ ràng, nhất là về nội dung, tư tưởng nhằm đảm bảo công tác văn thư lưu trữ đáp ứng được nhiệm vụ được giao.
Giải pháp về công tác thông tin
Để đồng bộ hệ thống trang thiết bị phục vụ cho một văn phòng hiện đại như vậy cần thời gian, do đó ngay từ bây giờ Ban Nhân chính – Kế hoạch nên đưa ra bản kế hoạch chi tiết việc mua sắm các trang thiết bị này trình lên lãnh đạo xem xét. + Muốn nhân viên thực hiện nghiêm chỉnh việc tiết kiệm thì trước hết đội ngũ cán bộ, lãnh đạo phải là đầu tầu gương mẫu có như vậy mới nâng cao ý thức của cán bộ công nhân viên trong toàn Xí nghiệp.
Công tác phục vụ
- Cần ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thông tin bằng cách triển khai mạng nội bộ để việc chuyển tải thông tin giữa lãnh đạo với các phòng ban, và giữa các phòng ban chuyên môn với nhau. Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 79 việc, ngoài ra cũng cần phải tuyờn truyền cho họ thấy rừ vai trũ của mỡnh trong sự phát triển của Xí nghiệp, trong việc tiết kiệm các vật tư, dụng cụ được giao làm giảm chi phí cho công tác văn phòng.
Công tác văn thư lưu trữ
Để hạn chế tình trạng này nhân viên văn thư nên soạn thảo sẵn các mẫu văn bản có tính chuẩn mực theo quy định lưu trong máy tính khi cần sẽ lấy ra điền thêm các thông tin cần thiết, sau khi hoàn thành cần kiểm tra lại toàn bộ văn bản cả về nội dung và hình thức hạn chế đến mức tối đa những sai sót. Sau đó thành lập danh mục tài liệu, khi có nhu cầu tra cứu chỉ cần tìm ở danh mục tài liệu rồi truy xuất trên máy tính tìm ra vị trí của tài liệu cần nghiên cứu, như vậy sẽ tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên văn thư.
Giải pháp về công tác tổ chức hội nghị
- Các văn bản đến, đi được thực hiện một cách thủ công tốn nhiều thời gian, nhất là là khi muốn tra cứu thông tin cần thiết nếu nhân viên văn thư vắng mặt sẽ rất khó bởi các tài liệu được sắp xếp chưa khoa học. Để hạn chế tình trạng này nhân viên văn thư nên áp dụng cách sắp xếp và tìm kiếm tài liệu như trong thư viện tức là mỗi loại tài liệu được gán một mã số dán ở gáy sách rồi đưa vào hệ thống máy tính để quản lý.
Xây dựng môi trường làm việc và các chế độ đãi ngộ
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 81 thưởng ngay tạo động lực để họ phấn đấu hơn nữa trong công việc, cũng cần có biện pháp xử lý có tính răn đe đối với những cá nhân, đơn vị vi phạm, tránh tình trạng tái phạm sau này. Tạo dựng một môi trường làm việc thân thiện và chuyên nghiệp, luôn có sự thông cảm, lắng nghe giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa đồng nghiệp với đồng nghiệp, cho mọi thành viên cảm nhận được.