Công tác Văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Thành Công, thị xã Phổ Yên, tỉnh Thái Nguyên

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Phạm vi nghiên cứu và Đối tượng nghiên cứu 1 3. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu 1 4. Lịch sử nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Giả thuyết nghiên cứu 2 7. Ý nghĩa, đóng góp 2 8. Cấu trúc của đề tài 3 CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THÀNH CÔNG 4 1.1 Một số khái niệm về công tác văn thư 4 1.2 Nội dung công tác văn thư 4 1.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản: 4 1.2.2 Quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức. 5 1.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu. 5 1.3 Vai trò của công tác văn thư 5 1.4 Khái quát chung về Uỷ ban nhân dân xã Thành Công 5 1.4.1 Giới thiệu đặc điểm, tình hình chung về Ủy ban nhân dân xã Thành Công 5 1.4.2 Chức năng 7 1.4.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 7 1.4.4 Cơ cấu tổ chức 7 1.4.4.1 Cấp lãnh đạo 8 1.4.4.2 Các bộ phận chuyên môn 9 Tiểu kết 16 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THÀNH CÔNG 17 2.1 Thực trạng công tác Văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Thành Công 17 2.2 Công tác soạn thảo, ban hành và công tác quản lý văn bản đi 18 2.3 Công tác quản lý văn bản đến 20 2.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 21 2.5 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành 21 Tiểu kết 22 CHƯƠNG 3: NHỮNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THÀNH CÔNG 23 3.1 Đánh giá thực trạng công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Thành Công 23 3.1.1 Những ưu điểm của công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Thành Công 23 3.1.2 Những hạn chế của công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Thành Công 23 3.2 Giải pháp để thực hiện tốt công tác văn thư và công tác quản lý văn bản nói riêng tại cơ quan nói chung và UBND xã Thành Công nói riêng 24 3.2.1 Cơ sở vật chất 24 3.2.2 Về công tác văn thư 25 3.2.3 Văn hóa công sở 26 Tiểu kết 28 KẾT LUẬN 29 PHỤ LỤC 31

Trang 1

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan bài nghiên cứu đề tài “Công tác Văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Thành Công, thị xã Phổ Yên, tỉnh Thái Nguyên” là công trình

do em tự nghiên cứu và hoàn thiện đề tài Trong quá trình nghiên cứu đề tài

em được sự giúp đỡ của các đồng chí trong cơ quan Ủy ban nhân dân xã ThànhCông đã cung cấp cho em số liệu và tư liệu do vậy các nội dung trong đề tàinghiên cứu là hoàn toàn chính xác

Trang 2

LỜI CẢM ƠN

Em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu Trường Nội vụ Hà Nội và sựquan tâm giúp đỡ sâu sắc của Giảng viên – Tiến sĩ Lê Thị Hiền đã giảng dạy,hướng dẫn em trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành đề tài

Tôi xin trân trọng cảm ơn các đồng chí, đồng nghiệp trong cơ quan Ủyban nhân dân xã Thành Công đã nhiệt tình cung cấp các thông tin, số liệu cóliên quan đến công tác văn thư và tạo mọi điều kiên tốt nhất để tôi hoàn thiện

đề tài nghiên cứu này

Do thời gian và kiến thức còn hạn chế nên đề tài nghiên cứu, bài viết củatôi không tránh khỏi những thiếu sót và còn hạn chế Tôi rất mong nhận được ýkiến đóng góp của thầy, cô giáo và độc giả, các đồng chí trong cơ quan đểnhững đề tài nghiên cứu sau của tôi được tốt hơn !

Tôi xin chân thành cảm ơn !

Trang 3

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Phạm vi nghiên cứu và Đối tượng nghiên cứu 1

3 Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu 1

4 Lịch sử nghiên cứu 2

5 Phương pháp nghiên cứu 2

6 Giả thuyết nghiên cứu 2

7 Ý nghĩa, đóng góp 2

8 Cấu trúc của đề tài 3

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THÀNH CÔNG 4

1.1 Một số khái niệm về công tác văn thư 4

1.2 Nội dung công tác văn thư 4

1.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản: 4

1.2.2 Quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức 5

1.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu 5

1.3 Vai trò của công tác văn thư 5

1.4 Khái quát chung về Uỷ ban nhân dân xã Thành Công 5

1.4.1 Giới thiệu đặc điểm, tình hình chung về Ủy ban nhân dân xã Thành Công 5

1.4.2 Chức năng 7

1.4.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 7

1.4.4 Cơ cấu tổ chức 7

1.4.4.1 Cấp lãnh đạo 8

1.4.4.2 Các bộ phận chuyên môn 9

Trang 4

Tiểu kết 16

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THÀNH CÔNG 17

2.1 Thực trạng công tác Văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Thành Công 17

2.2 Công tác soạn thảo, ban hành và công tác quản lý văn bản đi 18

2.3 Công tác quản lý văn bản đến 20

2.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 21

2.5 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành 21

Tiểu kết 22

CHƯƠNG 3: NHỮNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THÀNH CÔNG 23

3.1 Đánh giá thực trạng công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Thành Công 23 3.1.1 Những ưu điểm của công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Thành Công 23

3.1.2 Những hạn chế của công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Thành Công 23

3.2 Giải pháp để thực hiện tốt công tác văn thư và công tác quản lý văn bản nói riêng tại cơ quan nói chung và UBND xã Thành Công nói riêng 24

3.2.1 Cơ sở vật chất 24

3.2.2 Về công tác văn thư 25

3.2.3 Văn hóa công sở 26

Tiểu kết 28

KẾT LUẬN 29

PHỤ LỤC 31

Trang 5

BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT

Trang 6

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Em là sinh viên Lưu Văn Thảo, lớp liên thông Quản lý Nhà nước 16A,Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hiện tại em là cán bộ Văn phòng – Thống kêtại Ủy ban nhân dân xã Thành Công, trong quá trình làm việc tại văn phòng Ủyban nhân dân em luôn cố gắng hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được cấp trên giao,xong em không ngừng phấn đấu học hỏi kinh nghiệm từ thực tiễn mà hiện tại

em đang theo học lớp Quản lý Nhà nước tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đểnâng cao trình độ năng lực trong công việc cũng như vai trò là một cán bộ phục

vụ nhân dân Hiện tại em đang đươc nhà Trường đào tạo giảng dạy mônphương pháp nghiên cứu khoa học, với sự hướng dẫn của các thầy, cô giáocùng với sự đam mê nghiên cứu và thu thập tài liệu em đã quyết định chọn đề

tài “Công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Thành Công, thị xã Phổ Yên, tỉnh Thái Nguyên” làm đề tài nghiên cứu khoa học, vì gần chuyên ngành của

em, phù hợp với sở thích, vừa là công việc thực tiễn em đang đảm nhiệm, cũngnhư xây dựng công tác văn thư tại cơ quan được hoàn thiện hơn, giúp cho việctra cứu thông tin được dễ ràng hơn, để phục vụ người nghiên cứu và tra tìm tàiliệu tại cơ quan được đầy đủ và chính xác

2 Phạm vi nghiên cứu và Đối tượng nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu: Công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã ThànhCông; Nghiên cứu công tác văn thư của Ủy ban nhân dân xã Thành Công năm

2016; Nghiên cứu về Kĩ thuật soạn thảo, ban hành văn bản; Quản lý văn bản đi; Quản lý văn bản đến; Quản lý và sử dụng con dấu của UBND xã Thành Công năm 2016

Đối tượng nghiên cứu: Công tác Văn thư tại Ủy ban nhân dân xã ThànhCông, thị xã Phổ Yên, tỉnh Thái Nguyên

3 Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu

Mục tiêu:

Góp phần ứng dụng vào thực tiễn về công tác văn thư tại Ủy ban nhândân xã Thành Công nơi em đang làm việc, có thể góp phần giải quyết công việc

Trang 7

và nộp làm bài thi hết môn Phương pháp nghiên cứu khoa học.

5 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp quan sát về Công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xãThành Công; Thu thập tài liệu, ghi chép thông tin, phỏng vấn, quan sát và Tổnghợp tư liệu

6 Giả thuyết nghiên cứu

- Thực hiện tốt công tác văn thư, xây dựng và hoàn thiện công tác vănthư nhằm thực hiện tốt việc quản lý văn bản và ban hành văn theo đúng thểthức văn bản và trình tự

- Nếu đề tài nghiên cứu của tôi được đưa vào áp dụng cho UBND xãThành Công thì việc thực hiện công tác văn thư sẽ nâng cao hiệu quả hơn vàtốt

7 Ý nghĩa, đóng góp

Đề tài nghiên cứu giúp tôi hiểu rõ hơn về trách nhiệm, nhiệm vụ và tầmquan trọng của công tác văn thư trong tất cả các cơ quan, các tổ chức đơn vị sựnghiệp và các đơn vị hành chính cơ quan nhà nước

Công trình nghiên cứu trở thành tư liệu tham khảo trong lĩnh vực côngtác Văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Thành Công và đóng góp cho người nghiêncứu làm cơ sở để nghiên cứu, góp phần nâng cao hiệu quả cho Công tác Vănthư nói chung và góp phần trong công tác Văn thư tại Ủy ban nhân dân xã

Trang 8

Thành Công nói riêng.

8 Cấu trúc của đề tài

Ngoài mở đầu, Kết luận, tài liệu tham khảo và phục lục, bố cục Đề tàinghiên cứu của em được chia làm 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xãThành Công

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã ThànhCông

Chương 3: Những giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Ủyban nhân dân xã Thành Công

Trang 9

Chương 1:

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN

DÂN XÃ THÀNH CÔNG 1.1 Một số khái niệm về công tác văn thư

Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quanđến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơhiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ

quan, tổ chức.(SGK trang 14 Nhà xuất bản chính trị quốc gia Hà Nôi năm

2007, tác giả PGS Vương Đình Quyền).

Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụcông tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổchức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan nhànước, các doanh nghiệp nhà nước, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang Haynói cách khác công tác văn thư là một bộ phận của công tác văn bản giấy tờ, làmột phần của quá trình xử lý thông tin

Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụcho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng,các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị-xã hội, các đơn vị

vũ trang nhân dân (gọi chung là các cơ quan, tổ chức).

Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy

tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với tài liệu đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đốivới tài liệu đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơvào lưu trữ cơ quan

1.2 Nội dung công tác văn thư

Công tác văn thư bao gồm những nội dung sau đây:

1.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản:

- Thảo văn bản;

- Trình duyệt văn bản;

- Đánh máy, in ấn, sao chụp văn bản;

- Trình ký văn bản

Trang 10

1.2.2 Quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức.

- Quản lý văn bản đi;

- Quản lý và giải quyết văn bản đến;

- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu.

- Các loại con dấu HĐND, UBND xã;

- Bảo quan con dấu;

- Sử dụng con dấu

1.3 Vai trò của công tác văn thư

Có thể khẳng định, công tác văn thư có vai trò rất quan trọng đối với tất

cả các lĩnh vực của đời sống xã hội

Công tác văn thư cớ một vai trò quan trọng đối với hoạt động của bộmáy nhà nước, các cơ quan Đảng, các tổ chức Chính trị , xã hội, các doanhnghiệp… Đây là một công tác có quan hệ mật thiết với việc ban hành đườnglối, chủ trương của Đảng, luật pháp của Nhà nước, với việc hoạch định chươngtrình, kế hoạch công tác, lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức thực hiện các nhiệm vụcông tác của cơ quan, tổ chức Do vậy, công tác này vừa mang tính nghiệp vụ

và kỹ thuật, vừa là một công tác có tính chính trị cao, cần được Đảng, Nhànước, lãnh đạo các cơ quan, tổ chức coi trọng đúng mức

1.4 Khái quát chung về Uỷ ban nhân dân xã Thành Công

1.4.1 Giới thiệu đặc điểm, tình hình chung về Ủy ban nhân dân xã Thành Công

Thành Công là xã trung du Miền núi nằm ở phía tây nam của thị xã vàthuộc ngã ba ranh giới giữa các tỉnh Thái Nguyên, Vĩnh Phúc và thủ đô HàNội

Thành Công giáp với xã Phúc Thuận và Minh Đức cùng thị xã ở phíabắc, giáp với xã Vạn Phái cùng thị xã ở phía đông, giáp với xã Bắc Sơn và mộtđoạn rất nhỏ xã Minh Trí của huyện Sóc Sơn, thủ đô Hà Nội ở phía đông nam,giáp với xã Ngọc Thanh của thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc ở phía tây nam và

Trang 11

tây

Thành Công có diện tích 32,89 km², dân số là trên 14.125 người; Trong

đó đồng bào dân tộc thiểu số chiếm 34,7%, mật độ cư trú đạt 429 người/km² Thành Công có 29 xóm là An Bình, An Thịnh, An Miên, Thường Vụ 1,Thường Vụ 2, An Hòa, Xuân Hà 1, Xuân Hà 2, Xuân Hà 3, Xuân Hà 4, XuânDương, Tơm 1, Tơm 2, Làng Đanh, Đầm Đanh, Chùa, Cầu Dài, Đặt, Ao Sen,

Hạ Đạt, Vạn Phú, Nhôi, Na Lang 1, Na Lang 2, Đồng Đông, Bìa, Nhe, TânLập, Tân Thành

Trong thời kháng chiến chống Pháp, Thành Công nằm giáp với vùngquân Pháp chiếm giữ ở phía tây nam Công trình đường Thành Công - Đèo Nhe

có chiều dài 7,06 km từ km 0+ 00 đến km 7+60 thuộc địa phận xã Thành Công

có nền đường rộng 6m, mặt đường rộng 3,5 m có tổng mức đầu tư là hơn 11 tỷđồng, trong đó giá trị xây lắp là 10 tỷ 189 triệu đồng, được sử dụng bằng nguồnvốn vay ngân hàng thế giới WB, tuyến đường sẽ nối liền Phổ Yên và với thànhphố Vĩnh Yên của tỉnh Vĩnh Phúc Trên địa bàn xã có hồ Suối Lạnh có tiềmnăng du lịch, có thể liên kết với Khu du lịch Tam Đảo, Hồ Đại Lải, Hồ NướcHai và khu du lịch Hồ Núi Cốc

Năm 2016, cơ cấu kinh tế của UBND xã Thành Công là: Nông nghiệpchiếm 46%, Công nghiệp - Xây dựng chiếm 32%, Thương mại - Dịch vụ chiếm22% Thu nhập bình quân đầu người của xã là 29 triệu đồng/người/năm

Với điều kiện tự nhiên là xã trung du miền núi, có đất đồi rừng chiếm 3/4tổng diện tích tự nhiên nên xã Thành Công có ngành kinh tế nông lâm nghiệpkhá phát triển; Với 920ha rừng phòng hộ và rừng sản xuất, 350ha chè, 641 halúa; Xã Thành Công đã được UBND tỉnh Thái Nguyên quyết định công nhận

13 làng nghề chè truyền thống do có trên 70% số hộ trong làng tham gia nghềtrồng và chế biến chè búp khô - Đây là ngành kinh tế mũi nhọn và thu nhập lớnnhất của nhân dân địa phương

Mặc dù được sự quan tâm của cơ quan Nhà nước cấp trên, nhưng trongquá trình tổ chức thực hiện nhiệm vụ, Đảng bộ, chính quyền xã Thành Công đãgặp không ít những khó khăn như: Điểm xuất phát của nền kinh tế địa phương

Trang 12

còn thấp, cơ sở hạ tầng còn thiếu thốn (có 16% các tuyến đường trục xóm, trục

xã được bê tông hóa), chưa thuận lợi cho giao thông đi lại, phát triển kinh tếthương mại, dịch vụ; Nhận thức của một bộ phận nhân dân còn hạn chế, sốngười trong độ tuổi lao động có trình độ qua đào tạo chỉ chiếm 12% nên tìnhhình chung của toàn xã còn có nhiều khó khăn, hạn chế nhất định

1.4.3 Nhiệm vụ, quyền hạn

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015; quy định tạimục 3 điều 30 đến 36 về nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng nhân dân, Uỷ bannhân dân cấp xã nói chung Đó là: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xãhội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ bannhân dân thị xã Phổ Yên phê duyệt; Đồng thời, chịu trách nhiệm tổ chức thựchiện kế hoạch đã được phê duyệt

Đó là những hoạt động thực tế, phức tạp và đa dạng thể hiện nhiệm vụ,quyền hạn của Uỷ ban nhân dân cấp xã nói chung và Uỷ ban nhân dân xãThành Công trong thời điểm, hoàn cảnh thực tế phát sinh Nhằm phát triển địaphương đúng đường lối, chính sách, chủ trương của Đảng và Nhà nước, đảmbảo quyền lợi và lợi ích hợp pháp của nhân dân

1.4.4 Cơ cấu tổ chức

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015; Nghị định số107/2004/NĐ-CP ngày 01/4/2004 của Chính phủ quy định về số lượng PhóChủ tịch và cơ cấu thành viên Ủy ban nhân dân các cấp

Cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân xã Thành Công được chia làm hai cấp,gồm cấp lãnh đạo và cấp chuyên môn

Trang 13

1.4.4.1 Cấp lãnh đạo

Cấp lãnh đạo bao gồm Chủ tịch Uỷ ban nhân và Phó Chủ tịch Uỷ ban nhândân

* Chủ tịch Uỷ ban nhân dân

+ Chủ tịch Uỷ ban nhân dân do HĐND cùng cấp bầu ra, là người đứngđầu Ủy ban nhân dân, lãnh đạo và điều hành mọi công việc của Ủy ban nhândân, chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo Luật Tổchức chính quyền địa phương năm 2015; Đồng thời, cùng Ủy ban nhân dân xãchịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của Ủy ban nhân dân trước Đảng ủy, Hộiđồng nhân dân xã và Ủy ban nhân dân thị xã

+ Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã triệu tập, chủ trì các phiên họp và các hội

nghị khác của Ủy ban nhân dân, khi vắng mặt thì ủy quyền Phó Chủ tịch chủ trìthay; bảo đảm việc chấp hành pháp luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấptrên, nghị quyết của Đảng ủy và Hội đồng nhân dân xã;

+ Căn cứ vào các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, nghị quyết củaĐảng ủy, Hội đồng nhân dân xã và tình hình thực tế tại địa phương, xây dựngchương trình công tác năm, quý, tháng của Ủy ban nhân dân xã;

+ Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác; phân côngnhiệm vụ, đôn đốc, kiểm tra các thành viên Ủy ban nhân dân xã và các cán bộcông chức khác thuộc Ủy ban nhân dân xã, các đồng chí Trưởng xóm trongviệc thực hiện nhiệm vụ được giao;

+ Quyết định những vấn đề quan trọng, liên quan đến nhiều nội dungcông việc, những vấn đề đột xuất, phức tạp trên địa bàn; những vấn đề còn ýkiến khác nhau hoặc vượt quá thẩm quyền của Phó Chủ tịch và ủy viên Ủy bannhân dân xã;

+ Ký ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền Ủy ban nhân dân xã vàthẩm quyền Chủ tịch Ủy ban nhân dân theo quy định của pháp luật

+ Báo cáo tình hình kinh tế - xã hội của xã, hoạt động của Ủy ban nhândân với Đảng ủy, Hội đồng nhân dân xã và Ủy ban nhân dân thị xã;

+ Thường xuyên trao đổi công tác với Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch Hội

Trang 14

đồng nhân dân, Chủ tịch Mặt trận tổ quốc và người đứng đầu các đoàn thể nhândân cấp xã; phối hợp thực hiện các nhiệm vụ công tác; nghiên cứu, tiếp thu vềcác đề xuất của Mặt trận tổ quốc và các đoàn thể nhân dân đối với công tác của

Ủy ban nhân dân; tạo điều kiện để các đoàn thể hoạt động có hiệu quả;

+ Tổ chức việc tiếp dân, xem xét giải quyết việc khiếu nại, tố cáo và kiếnnghị của nhân dân theo quy định của pháp luật

* Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân

UBND xã Thành Công được cơ cấu 02 Phó Chủ tịch UBND: 01 PhóChủ tịch phụ trách khối kinh tế, tài chính và 01 Phó Chủ tịch UBND chịu tráchnhiệm khối văn hoá xã hội Phó Chủ tịch UBND là cán bộ chuyên trách lãnhđạo Nhiệm vụ gồm:

+ Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực và địa bàn công tác do Chủ tịch phâncông; chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch triển khai các công việc theolĩnh vực được phân công trên địa bàn Phó Chủ tịch được sử dụng quyền hạncủa Chủ tịch khi giải quyết các vấn đề thuộc lĩnh vực được giao;

+ Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, trước Ủy ban nhân dân vàHội đồng nhân dân xã về lĩnh vực được giao, về những quyết định chỉ đạo, điềuhành của mình; cùng Chủ tịch và các thành viên khác của Ủy ban nhân dânchịu trách nhiệm về tập thể và toàn bộ hoạt động của Ủy ban nhân dân trướcĐảng ủy, Hội đồng nhân dân xã và Ủy ban nhân dân thị xã Đối với những vấn

đề vượt quá phạm vi thẩm quyền thì Phó Chủ tịch phải báo cáo Chủ tịch quyếtđịnh;

+ Khi giải quyết công việc, nếu có vấn đề liên quan đến phạm vi và tráchnhiệm giải quyết công việc của thành viên khác của Ủy ban nhân dân thì chủđộng trao đổi, phối hợp với thành viên đó để thống nhất cách giải quyết, nếuvẫn còn ý kiến khác nhau thì báo cáo Chủ tịch quyết định;

+ Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức, các xóm thực hiện các chủtrương, chính sách và pháp luật thuộc lĩnh vực được giao

1.4.4.2 Các bộ phận chuyên môn

Căn cứ Nghị định số 92/2009/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2009 của

Trang 15

Chính phủ về chức danh, số lượng, một số chế độ chính sách đối với cán bộ,công chức cấp xã, phường, thị trấn và những người hoạt động không chuyêntrách ở cấp xã; Nghị định số 112/2011/NĐ-CP ngày 05 tháng 12 năm 2011 củaChính phủ về công chức xã, phường, thị trấn, Ủy ban nhân dân cấp xã gồm 07

bộ phận chuyên môn, gồm: Văn phòng - Thống kê, Tư pháp - Hộ tịch, Tàichính kế toán, Văn hóa xã hội, Địa chính - Xây dựng - Nông nghiệp và Môitrường (Đối với khu vực nông thôn), Công an xã và Ban Chỉ huy Quân sự

Căn cứ Thông tư số 06/2012/TT-BNV ngày 30/10/2012 của Bộ Nội vụHướng dẫn về chức trách, tiêu chuẩn cụ thể, nhiệm vụ và tuyển dụng công chức

xã, phường, thị trấn quy định nhiệm vụ cụ thể của mỗi bộ phận chuyên mônđược như sau:

* Công an xã

+ Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ,quyền hạn của Ủy ban nhân dân xã trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn xãhội trên địa bàn theo quy định của pháp luật

+ Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật vềcông an xã và các văn bản có liên quan của cơ quan có thẩm quyền

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã giao.

* Ban Chỉ huy Quân sự

+ Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ,quyền hạn của Ủy ban nhân dân xã trong lĩnh vực quốc phòng, quân sự trên địabàn theo quy định của pháp luật

+ Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật về dânquân tự vệ, quốc phòng toàn dân, nghĩa vụ quân sự và các văn bản có liên quancủa cơ quan có thẩm quyền

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xãgiao

* Văn phòng - Thống kê

Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ,quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp xã trong các lĩnh vực: Văn phòng,

Trang 16

thống kê, tổ chức, nhân sự, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, tín ngưỡng, tôn giáo,dân tộc và thanh niên trên địa bàn theo quy định của pháp luật.

Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:

+ Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác,lịch làm việc định kỳ và đột xuất của Hội đồng nhân dân, Thường trựcHội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã;

+ Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã tổchức các kỳ họp; chuẩn bị các điều kiện phục vụ các kỳ họp và các hoạt độngcủa Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã;

+ Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách của Ủy ban nhân dân cấp xã; thựchiện công tác văn thư, lưu trữ, cơ chế “một cửa” và “một cửa liên thông”tại Ủy ban nhân dân cấp xã; nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo và chuyển đếnThường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xem xét, giải quyết theothẩm quyền; tổng hợp, theo dõi và báo cáo việc thực hiện quy chế làm việc của

Ủy ban nhân dân cấp xã và thực hiện dân chủ ở cơ sở theo quy định của phápluật;

+ Chủ trì, phối hợp với công chức khác xây dựng và theo dõi việc thựchiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; tổng hợp, thống kê, báo cáo tình hìnhphát triển công nghiệp, thương mại, dịch vụ và các hoạt động kinh tế - xã hộitrên địa bàn cấp xã; dự thảo các văn bản theo yêu cầu của Hội đồng nhân dân,Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dâncấp xã

Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành

và do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã giao

* Tài chính - Kế toán

Tham mưu Chủ tịch UBND xã, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chứcthực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp xã trong lĩnh vực tàichính, kế toán trên địa bàn theo quy định của pháp luật

+ Xây dựng dự toán thu, chi ngân sách cấp xã trình cấp có thẩm quyền

Trang 17

phê duyệt; tổ chức thực hiện dự toán thu, chi ngân sách và các biện pháp khaithác nguồn thu trên địa bàn cấp xã;

+ Kiểm tra và tổ chức thực hiện các hoạt động tài chính, ngân sách theohướng dẫn của cơ quan tài chính cấp trên; quyết toán ngân sách cấp xã và thựchiện báo cáo tài chính, ngân sách theo đúng quy định của pháp luật;

+ Thực hiện công tác kế toán ngân sách (kế toán thu, chi ngân sách cấp

xã, kế toán các quỹ công chuyên dùng và các hoạt động tài chính khác, kế toántiền mặt, tiền gửi, kế toán thanh toán, kế toán vật tư, tài sản, ) theo quy địnhcủa pháp luật;

+ Chủ trì, phối hợp với công chức khác quản lý tài sản công; kiểm tra,quyết toán các dự án đầu tư xây dựng thuộc thẩm quyền quản lý củaỦy bannhân dân cấp xã theo quy định của pháp luật

+ Giúp Ủy ban nhân dân về công tác xây dựng văn bản chuyên ngành vàcác văn bản liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ tài chính kế toán; Thực hiệnchế độ nộp hồ sơ tài liệu của ngành vào lưu trữ cơ quan theo quy định

* Tư pháp - Hộ tịch

Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyềnhạn của Ủy ban nhân dân cấp xã trong lĩnh vực tư pháp và hộ tịch trên địa bàntheo quy định của pháp luật

+ Phổ biến, giáo dục pháp luật; quản lý tủ sách pháp luật, tổ chức phục

vụ nhân dân nghiên cứu pháp luật và tổ chức lấy ý kiến nhân dân trên địa bàncấp xã trong việc tham gia xây dựng pháp luật;

+ Kiểm tra, rà soát các văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhândân và Ủy ban nhân dân xã báo cáo cơ quan có thẩm quyền xem xét,quyết định; tham gia công tác thi hành án dân sự trên địa bàn xã;

+ Thực hiện nhiệm vụ công tác tư pháp, hộ tịch, chứng thực, chứng nhận

và theo dõi về quốc tịch trên địa bàn xã theo quy định của pháp luật; phối hợp

Trang 18

với công chức Văn hóa - xã hội hướng dẫn xây dựng hương ước, quy ước ởthôn, tổ dân phố và công tác giáo dục tại địa bàn xã;

+ Chủ trì, phối hợp với công chức khác thực hiện công tác hòa giải ở

cơ sở

+ Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân về công tác ban hành văn bản, xâydựng và văn bản chuyên ngành và các văn bản liên quan đến chuyên mônnghiệp vụ; Thực hiện chế độ nộp hồ sơ tài liệu của ngành vào lưu trữ cơ quantheo quy định

* Địa chính -Xây dựng - Nông nghiệp và Môi trường

Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ,quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp xã trong các lĩnh vực: Đất đai, tài nguyên,môi trường, xây dựng, giao thông, nông nghiệp và xây dựng nông thôn mớitrên địa bàn theo quy định của pháp luật

Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ

+ Thu thập thông tin, tổng hợp số liệu, lập sổ sách các tài liệu và xâydựng các báo cáo về đất đai, địa giới hành chính, tài nguyên, môi trường

và đa dạng sinh học, công tác quy hoạch, xây dựng, giao thông, nông nghiệp vàxây dựng nông thôn mới trên địa bàn theo quyđịnh của pháp luật;

+ Lập sổ địa chính với chủ sử dụng đất hợp pháp, lập sổ, mục kê toàn bộcác loại đất của xã;

+ Bảo quản hồ sơ địa giới hành chính, bản đồ địa giới hành chính, bản đồchuyên ngành, sổ địa chính, sổ mục kê, sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụngđất; theo dõi sự biến động của đất đai, số liệu thống kê, kiểm kê, quy hoạch, kếhoạch sử dụng đất đai tại Ủy ban nhân dân xã và các mốc địa giới hành chính;

+ Tổ chức vận động nhân dân áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vàosản xuất, bảo vệ môi trường trên địa bàn cấp xã;

+ Giám sát về kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc thẩm quyền quản

lý của Ủy ban nhân dân cấp xã;

Trang 19

+ Chủ trì, phối hợp với công chức khác thực hiện các thủ tục hành chínhtrong việc tiếp nhận hồ sơ và thẩm tra để xác nhận nguồn gốc, hiện trạng đăng

ký và sử dụng đất đai, tình trạng tranh chấp đất đai và biến động về đất đai trênđịa bàn; xây dựng các hồ sơ, văn bản về đất đai và việc cấp phép cải tạo, xâydựng các công trình và nhà ở trên địa bàn để Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xãquyết định hoặc báo cáo Ủy ban nhân dân cấp trên xem xét, quyết định theoquy định của pháp luật

* Văn hoá xã hội

Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyềnhạn của Ủy ban nhân dân xã trong các lĩnh vực: Văn hóa, thể dục thể thao, dulịch, thông tin, truyền thông, lao động, thương binh, xã hội, y tế, giáo dục theoquy định của pháp luật

+ Tổ chức, theo dõi và báo cáo về các hoạt động văn hóa, thể dục,thể thao, du lịch, y tế và giáo dục trên địa bàn; tổ chức thực hiện việc xây dựngđời sống văn hóa ở cộng đồng dân cư và xây dựng gia đình văn hóa trên địabàn xã; Bảo vệ di tích lịch sử, danh lam thắng cảnh, các điểm vui chơi giải trí ởđịa phương; Ngăn chặn mọi âm mưu truyền bá tư tưởng phản động, đồi trụydưới mọi hình thức;

+ Lập chương trình, kế hoạch tổ chức văn hóa, văn nghệ, lễ hội, thể dụcthể thao trình Ủy ban nhân dân xã phê duyệt;

+ Thực hiện các nhiệm vụ thông tin, truyền thông về tình hình kinh tế

-xã hội ở địa phương;

+ Thống kê dân số, lao động, việc làm, ngành nghề trên địa bàn; Theodõi, tổng hợp, báo cáo về số lượng và tình hình biến động các đối tượng chính

Trang 20

sách lao động, thương binh và xã hội; Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện và chitrả các chế độ đối với người hưởng chính sách xã hội và người có công; Quản

lý nghĩa trang liệt sĩ và các công trình ghi công liệt sĩ; thực hiện các hoạt độngbảo trợ xã hội và chương trình xóa đói, giảm nghèo trên địa bàn xã;

+ Chủ trì, phối hợp với công chức khác và trưởng xóm xây dựng hươngước, quy ước ở xóm và thực hiện công tác giáo dục tại địa bàn xã;

Sơ đồ cơ cấu, tổ chức của UBND xã Thành Công

Địa chínhxây dựng

Vănphòngthốngkê

Văn hoá xã hội

BCH Quân sự

Công

an xã

Trang 21

Tiểu kết

Chương 1 của đề tài đã nêu ra các khai niệm về công tác văn thư và cácnội dung, vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư và khai quát toàn bộ sự hoạtđộng của UBND xã Thành Công giúp ta hiểu được vị trí địa lý của xã, và chứcnăng, nhiệm vụ của các ban và các chuyên môn nghiệp vụ

Trang 22

Chương 2:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN

XÃ THÀNH CÔNG 2.1 Thực trạng công tác Văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Thành Công

Công tác văn thư nói chung và công tác văn thư tại UBND xã ThànhCông nói riêng đã dần dần đi vào hoạt động nề nếp, đúng quy định của phápluật, gồm: Tổ chức cán bộ làm công tác văn thư; Quy trình quản lý văn bảnđến; Quy trình ban hành và quản lý văn bản đi; Quản lý và sử dụng con dấu;lập hồ sơ hiện hành, hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Vềđúng quy định của pháp luật và các văn bản chỉ đạo thực hiện của cơ quan quản

lý Nhà nước câp trên như: Thẩm quyền ban hành văn bản, cấp bậc ban hành,thể thức và kỹ thuật trình bày, tính phù với pháp luật…

Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;quản lý, xử lý văn bản đến, văn bản đi, tài liệu khác hình thành trong quá trìnhhoạt động của cơ quan, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiệnhành; quản lý và sử dụng con dấu

Công tác tổ chức thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư của UBND xã làcông việc, nghiệp vụ chuyên môn thuộc bộ phận Văn phòng - Thống kê củaUBND xã, do Cán bộ Văn phòng -Thống kê chịu trách nhiệm trước Chủ tịchUBND xã về toàn bộ nhiệm vụ tham mưu và tổ chức thực hiện, giải quyết

Đó là những hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việclãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan Là một bộ phậnkhông thể thiếu, đảm bảo tính xác thực công việc của cơ quan đã triển khai, vìvậy Uỷ ban nhân dân xã Thành Công đã thực hiện có nề nếp, đảm bảo hoạtđộng thông suốt công tác văn thư của cơ quan, hạn chế được bệnh quan liêugiấy tờ và việc lợi dụng những văn bản nhà nước để làm việc trái pháp luật

Công tác văn thư của Uỷ ban nhân dân xã Thành Công được sự hướngdẫn, chỉ đạo trực tiếp của Uỷ ban nhân dân thị xã Phổ Yên và hằng tháng cán

bộ văn phòng kiểm tra, rà soát lại các hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư

Trang 23

Do cán bộ văn phòng đã được đào tạo trình độ Cao đằng Văn thư Lưu trữ nên

đã nắm rõ, nắm vững chuyên môn văn thư nên tổ chức khá khoa học, đúng quytrình, nghiệp vụ

Uỷ ban nhân dân xã Thành Công là cơ quan hành chính ở địa phươngphụ trách các lĩnh vực kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh chính trị và trật tự antoàn xã hội, quốc phòng quân sự trên toàn địa bàn xã, nên văn bản chủ yếu làvăn bản được trao đổi trong các cơ quan của thị xã Phổ Yên và cấp dưới giúpviệc cho UBND xã là các cơ quan, đơn vị chuyên môn, các ông trưởng xómtrên địa bàn xã Tất cả các văn bản, sau khi được cán bộ phụ trách lĩnh vựcchuyên môn đánh máy, trình Lãnh đạo UBND ký duyệt, sao in, vào sổ “ Đăng

ký văn bản đi” và được chuyển đi nhanh chóng, kịp thời

Những quy trình nghiệp vụ quản lý, giải quyết văn bản đến, văn bản đi,quản lý sử dụng con dấu của Uỷ ban nhân dân chủ yếu là các văn bản đề xuất,trao đổi với UBND thị xã Phổ Yên, các phòng ban chuyên môn thị xã, một sốvăn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên… Ngoài ra là các văn bản chỉ đạo đếncác xóm và các văn bản của các cơ quan đóng trên địa bàn

Tất cả các văn bản đến được tập trung tại văn phòng, cán bộ văn phòng,tiếp nhận, phân loại, đăng ký vào sổ "Đăng ký văn bản đến”, trình Lãnh đạocho ý kiến giải quyết, rồi được chuyển đến cá nhân, tập thể, các bộ phận trong

uỷ ban nhân dân xã … và quản lý văn bản đến theo quy định

Công tác quản lý và sử dụng con dấu cũng đã thực hiện đúng theo quyđịnh, con dấu được để tại cơ quan, giao cho cán bộ chịu trách nhiệm về côngtác văn thư quản lý và sử dụng dưới sự quản lý chung của văn phòng và chỉ đạotoàn bộ của Chủ tịch UBND xã

Nhìn chung mô hình tổ chức, quản lý hoạt động về công tác văn thư của

Uỷ ban nhân dân xã Thành Công đảm bảo thực hiện đúng nghiệp vụ về côngtác văn thư nói chung

2.2 Công tác soạn thảo, ban hành và công tác quản lý văn bản đi

UBND cấp xã nói chung và UBND xã Thành Công nói riêng là cơ quanhành chính Nhà nước ở địa phương, cấp cuối cùng của cơ quan hành chính Nhà

Định dạng
Số trang	46
Dung lượng	4,91 MB