Công tác văn thư tại uỷ ban nhân dân xã tiên thanh

LỜI CẢM ƠN Qua chuyến thực tập văn phòng Uỷ ban nhân dân xã Tiên Thanh giúp em có kiến thức thực tế nhìn mẻ công tác văn phòng Đây chuyến thực tập đầy bổ ích, không củng cố thêm kiến thức lý thuyết trường mà có thêm kiến thức thực tế để giúp ích cho công việc sau Lời cảm ơn cho em xin gửi tới quý thầy cô Khoa Ngữ VănTrường ĐHHP tận tình giúp đỡ em thời gian vừa qua để em hoàn thành tốt trình thực tập Và hết em xin trân trọng gửi lời cảm ơn đến Giáo viên hướng dẫn thực tập cô Đào Minh Ngọc tận tình huớng dẫn để em hoàn thành tốt báo cáo Bên cạnh đó, em xin gửi lời cảm ơn đến toàn công nhân viên văn phòng Uỷ ban nhân xã Tiên Thanh giúp đỡ, bảo em suốt thời gian thực tập văn phòng Do thiếu kinh nghiệm thời gian thực tập có hạn nên báo cáo nhiều thiếu xót em mong nhận góp ý phê bình thầy cô giáo để báo cáo em đạt kết tốt Em xin chân thành cảm ơn! LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Cuộc cách mạng khoa học công nghệ với thành tựu thần kì với xu toàn cầu hoá kinh tế tác động mạnh mẽ tới hoạt động trị, xã hội sở, vùng miền quốc gia Thông tin kinh tế đại kịp thời đáp ứng để sở, tổ chức hoạt động sáng tạo nhằm đạt chất lượng, hiệu trình công nghiệp hoá, đại hoá đất nước Như vấn đề mà quan, đơn vị, xã, phường phải giải nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng, công tác thông tin đơn vị Việc củng cố hoàn thiện tổ chức hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực công tác thông tin cho quản lý trở thành nhu cầu thiết xã hội Nền kinh tế Việt Nam bước hội nhập kinh tế tri thức, công tác văn phòng nhiệm vụ then chốt quan đơn vị để đảm bảo cung cấp thông tin có chất lượng cho trình quản lý Một nhiệm vụ đặc biệt quan trọng văn phòng công tác văn thư, nhằm mục đích đảm bảo thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo quản lý, điêù hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước Văn thư công tác thường xuyên quan, đơn vị Văn phòng đầu mối thông tin quan, giá trị thông tin phụ thuộc nhiều vào tính kịp thời, nhanh chóng thông tin Bên cạnh giải công việc quan lại phụ nhiều vào thông tin có nhờ tiếp nhận văn bản, xây dựng văn bản, tổ chức quản lý văn Làm tốt công tác giấy tờ giải công việc cách nhanh chóng, xác hiệu đảm bảo tính bí mật quan, hạn chế đuợc quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng lợi dụng văn Nhà nuớc để làm việc trái pháp luật Công tác văn thư có nội dung phức tạp, nhiều công việc mang tính khoa học kĩ thuật cao Khoa học công nghệ giữ vai trò quan trọng công tác văn thư Với phát triển khoa học công nghệ hành phải phát triển phù hợp Đảng Nhà nuớc quan tâm bước đại hoá công tác văn thư với nhiều chủ truơng, sách đại Sau hoàn thành chương trình học lý thuyết cho chuyên ngành Quản trị văn phòng, Trường ĐHHP tổ chức đợt thực tập kéo dài 04 tuần kể từ ngày 28/4/2014 đến ngày 23/5/2014 Đợt thực tập nhằm giúp sinh viên nắm vững kiến thức thực tiễn với phương châm “học đôi với hành”; “ nhà trường gắn liền với thực tế”, bổ sung thêm kiến thức nghiệp vụ học trường Qua tìm hiểu tình hình thực tế công tác văn phòng em chọn đề tài “Công tác văn thư Uỷ ban nhân dân xã Tiên Thanh” làm đề tài báo cáo chuyên đề Qua em muốn đóng góp phần bé nhỏ bước đầu nghiên cứu, tổ chức công tác văn phòng Uỷ ban nhân dân xã Tiên Thanh, đồng thời góp phần vào việc xem xét tổ chức hoạt động văn thư văn phòng tồn bất cập, bất cập vừa ý muốn chủ quan lẫn điều kiện khách quan mang lại Thực trạng vấn đề nghiên cứu Quản trị văn phòng công tác vô quan trọng quan nào, ảnh hưởng đến toàn hoạt động quan Những năm gần nghiệp vụ văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách Hành Nhà nước Từ có Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Chính phủ đời công tác văn thư dần vào nề nếp Nhìn chung qúa trình hoạt động công tác văn thư không giải công việc nội mà góp phần đánh giá hệ thống hành quan, đơn vị đáp ứng yêu cầu thực tế đặt ra, góp phần đắc lực cho công tác quản lý, cung cấp thông tin kịp thời, xác Tuy nhiên bên cạnh số quan công tác văn thư mặt hạn chế: - Số lượng cán nhân viên trình độ chuyên môn nghiệp vụ chưa đồng nên chưa đáp ứng yêu cầu công việc - Có số trang thiết bị sử dụng thời gian dài nên chất lượng hoạt động chưa thực tốt, làm trì trệ tiến trình hoạt động - Qua kết theo dõi, kiểm tra thực tế cho thấy, công tác văn thư, đơn vị trực thuộc có nhiều nội dung chưa thực quy định như: Chưa ban hành đầy đủ văn công tác văn thư ban hành chất lượng chưa cao; thực báo cáo định kỳ công tác văn thư, lưu trữ chưa thường xuyên số liệu báo chưa đầy đủ; quản lý văn đi, đến chưa chặt chẽ (như: chưa cập nhật đầy đủ thông tin vào sổ đăng ký văn đi, đến; lưu văn đến phận văn thư; chưa quy định thời gian xử lý theo dõi tình hình giải văn đến; thể thức kỹ thuật trình bày văn chưa đảm bảo quy định; lưu văn chưa quy định…); lập hồ sơ công việc chưa vào nề nếp chưa hoàn thiện hồ sơ Mục đích, nhiệm vụ phạm vi nghiên cứu 3.1 Mục đích - Hiểu rõ vai trò, ý nghĩa công tác văn thư, hiểu rõ nội dung công tác - Thực thao tác nghiệp vụ công tác văn thư như: xây dựng văn bản, quản lý giải văn đến, văn đi, quản lý sử dụng dấu - Phản ánh thực trạng công tác văn thư quan thực tập - Qua trình thực tập thấy điểm mạnh, điểm yếu từ đưa giải pháp nhằm nâng cao phát huy công tác văn thư để đạt hiệu tốt 3.2 Nhiệm vụ - Tìm hiểu quy mô, chế quan - Tìm hiểu chung công việc quan có liên quan công tác văn thư Uỷ ban nhân dân xã Tiên Thanh - Thực hành thao tác nghiệp vụ công tác văn thư Uỷ ban nhân xã Tiên 3.3 - Thanh Phạm vi nghiên cứu Tìm hiểu thực hành công tác văn thư Uỷ ban nhân xã Tiên Thanh Phuơng pháp nghiên cứu Bài báo cáo sử dụng số phương pháp nghiên cứu như: Phuơng pháp phân tích, tổng hợp, thống kê Phương pháp vấn trực tiếp Phương pháp quan sát thực tế trình hoạt động Uỷ ban nhân dân xã Tiên Thanh Đóng góp đề tài Qua trình thực tập Uỷ ban nhân dân xã Tiên Thanh đưa giải pháp thiết thực nhằm nâng cao chất lượng hiệu hoạt động công tác văn thư TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN I II Tóm tắt lịch sử thân Họ tên: Dương Thị Trang SN: 13/6/1993 Quê quán: Hải Phòng Số CMND: 031825759 SĐT: 01674969915 Thông tin khác Mã số SV: 1135010056 Lớp: Quản trị văn phòng K52 Khoá học: 2011-2014 Truờng Đại học Hải Phòng TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP I Tên quan đơn vị thực tập Tên quan: Uỷ ban nhân dân xã Tiên Thanh Địa trụ sở: Thôn Hà Đới, xã Tiên Thanh, huyện Tiên Lãng, Hải Phòng Điện thoại: 0316.599.615 Email: ubtienthanh@haiphong.gov.vn II Thủ trưởng quan đơn vị Chủ tịch: Phó chủ tịch: Ông Nguyễn Hồng Thái Ông Đoàn Văn San BÁO CÁO THỰC TẬP CHƯƠNG I: PHẦN MỞ ĐẦU I LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Văn phòng máy quan, tổ chức có chức thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho lãnh đạo, máy giúp cho nhà quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo kĩ thuật vật chất cho toàn hoạt động quan Văn phòng nơi tổng hợp phụ trách công việc giấy tờ hành quan tổ chức Văn phòng phận trợ giúp cho lãnh đạo, tạo điều kiện cho lãnh đạo toàn tâm toàn trí làm tốt công tác mình, đảm bảo sở vật chất kỹ thuật cho hoạt động quan diễn thường xuyên có hiệu Văn phòng có vai trò quan trọng hoạt động quan Văn phòng đầu mối giúp lãnh đạo thực chức tham mưu, tổng hợp hậu cần Các chức vừa độc lập vừa hỗ trợ bổ sung cho nhằm khẳng đínhự cần thiết khách quan tồn phận văn phòng quan, tổ chức II LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, quản lý, điêù hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị- xã hội, đơn vị lực lượng vũ - trang nhân dân Nội dung nhiệm vụ công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm nội dung công việc đây: Xây dựng văn Quản lý giải văn Quản lý sử dụng dấu Đặc điểm, ý nghĩa, yêu cầu công tác văn thư 3.1 Đặc điểm công tác văn thư - Công tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ kĩ thuật, để làm tốt công tác đòi hỏi phải nắm vững lý luận phương pháp nghiệp vụcó liên quan đến công tác văn thư soạn thảo văn bản, lập hồ sơ, quản lý sử dụng dấu… phương pháp truyền thống ứng dụng công nghệ thông tin - Công tác văn thư mang tính trị cao, nội dung công tác văn thư nhằm phục vụ hoạt động quản lý, tức việc ban hành chủ trương, sách, chương trình, kế hoạch công tác, tổ chức điêù hành thực nhiệm vụ trị quan - Công tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ, nhân viên quan Phần lớn cán bộ, nhân viên công việc hàng ngày hay nhiều có liên quan đến văn bản, phần công việc công tác văn thư 3.2 Ý nghĩa công tác văn thư - Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước Về mặt nội dung công việc, xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý - Làm tốt công tác văn thư góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng quan Nhà nước; hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật - Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ 3.3 Yêu cầu công tác văn thư - Nhanh chóng: Là yêu cầu hiệu suất công tác văn thư Khi thực yêu cầu phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn văn để xây dựng ban hành văn nhanh chóng, chuyển văn kịp thời, người phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để sai sót việc, chậm việc phải quy định rõ thời hạn giải đơn giản hoá thủ tục giải văn - Chính xác: + Chính xác nội dung: Nội dung văn phải đáp ứng yêu cầu giải công việc phải tuyệt đối xác mặt pháp lý Số liệu phải đầy đủ, chứng phải rõ ràng + Chính xác mặt thể thức: Văn ban hành phải có đầy đủ thành phần Nhà nước quy định Mẫu trình bày phải tiêu chuẩn Nhà nước ban hành + Chính xác khâu nghiệp vụ: Yêu cầu xác quán triệt cách đầy đủ khâu nghiệp vụ: đánh văn bản, đăng kí văn bản, chuyển giao văn bản… + Tính bí mật: Là yêu cầu quản lý công tác văn thư Trong nội dung văn đến, văn quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị- xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật Đảng, Nhà nước Để đảm bảo yêu cầucần thực văn đạo Đảng, Nhà nước bảo vệ bí mật nhà nươc, việc sử dụng máy tính, bố trí phòng làm việc, lựa chọn cán văn thư tiêu chuẩn… phải đảm bảo yêu cầu quy định pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước + Tính đại: Hiện đại hoá công tác văn thư tiền đề nâng cao suất, chất lượng công tác trở thành nhu cầu cấp bách quan Tuy nhiên phải tiến hành bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung đất nước điều kiện cụ thể quan Nói đến đại hoá công tác văn thư nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư sử dụng trang thiết bị văn phòng đại 10 Văn thư Tiếp nhận văn Văn thư Lãnh đạo Văn thư Cập nhật vào Sổ văn đến sổ văn đến Xem xét, đạo thực Người có thẩm quyền Văn thư Chuyển văn Triển khai giải văn Lưu hồ sơ - Tiếp nhận kiểm tra sơ Khi nhận văn văn thư phải kiểm tra sơ qua phía bên Nội dung kiểm tra bao gồm: + Trường hợp văn gửi nhầm trả lại cho cho nhân viên bưu điện người liên lạc Trường hợp phong bì bị rách bị mở cần phải xác nhận có nhân viên bưu điện người liên lạc biên có thống bên + Phân loại, bóc bì đóng dấu đến: ~ Loại phải vào sổ đăng kí bao gồm: công văn, giấy tờ gửi đến quan gửi cho thủ trưởng người lãnh đạo quan ~ Loại không vào sổ đăng kí bao gồm: thư riêng, sách, báo tin 34 ~ Loại bóc bì gồm: loại đề tên quan chức danh thủ trưởng quan dấu mật ~ Loại không bóc bì: ghi vào sổ mà không bóc bì đem chuyển bì công văn gửi cho Đảng uỷ, đoàn thể công văn ghi rõ tên người nhận + Đóng dấu đến: Dấu đóng khoảng giấy trắng số ký hiệu trích yếu nội dung văn Kích thước 30mm x 50mm Nếu công văn mật phải đóng dấu lên bì thư Số ghi vào dấu phải khớp với số thứ tự sổ ghi văn đến Số đến số 01, ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 - Vào sổ văn đến Công văn cần vào sổ ngày đến + Đối với văn gửi trực tiếp: ~ Sau kiểm tra sơ bộ, nhân viên văn thư vào sổ theo dõi công văn đến ~ Đối với văn có dấu “ hoả tốc” “khẩn” cần chuyển cho lãnh đạo giải kịp thời + Đối với văn gửi có chức danh đựoc người có thẩm quyền chuyển xuống văn thư để in gửi tới nhóm, nhân viên văn thư vào sổ văn đến in để chuyển đến phận theo đạo người có thẩm quyền 35 - Xem xét, đạo thực Lãnh đạo trực tiếp xử lý văn bản, kiểm tra nội dung văn đến bút phê văn để phân phối văn đến phòng, đơn vị cá nhân có trách nhiệm xử lý văn - Chuyển văn Cán văn thư nhận văn đến từ lãnh đạo quan để photo nhân bản, photo xong văn thư chuyển cho phòng đơn vị, cá nhân theo đạo lãnh đạo Các phòng đơn vị, cá nhân ký nhận văn Sổ chuyển giao văn thư, với văn cần chuyển mạng điện tử, văn thư vào bút phê chuyển trực tiếp qua mạng cho phòng cá nhân theo bút phê Văn đến quan ngày chuyển không 01 ngày, không để chậm Trường hợp Văn thư chuyển nhầm văn không người giải người nhận văn chuyển trả lại văn thư để chuyển nơi giải Các văn giấy chuyển đến phòng, cá nhân liên quan đơn vị, cá nhân có trách nhiêm bảo quản lưu trữ Còn văn chuyển đường điện tử văn thư lưu giữ văn giấy Việc tiến hành phân phối phải có chữ ký xác nhận đại diện phận tiếp nhận vào sổ văn đến - Thực xử lý văn đến Các phận, cá nhân có liên quan trách nhiệm nghiên cứu, thực văn theo đạo lãnh đạo, kể văn thường văn mật - Lưu hồ sơ + Bộ phận, cá nhân thực lưu trữ văn giải theo quy định + Việc lưu trữ bao gồm việc lưu giữ gốc Sổ văn đến, nhân viên văn thư thực Phải đảm bảo văn không tẩy xoá nhàu nát, đặt vị trí quy định 36 e Mẫu sổ, mẫu dấu đăng ký công văn đến - Dấu đến UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ TIÊN THANH ĐẾN - …………… - SốSố……………… ………… - Ngày Ngày…………… - Chuyển……… Chuyển………… - Mẫu sổ đăng ký văn đến Bìa sổ trang đầu …….(1)…… …….(2)…… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN ĐẾN Năm:….(3) Từ ngày….đến ngày….(4) Từ số… đến số……(5) Quyển số:… (6) 37 Nội dung sổ đăng ký văn đến Ngày đến Số đến Tác giả văn (1) (2) (3) Ngày Số ký tháng hiệu văn văn bản (4) (5) Tên loại trích yếu nội dung VB Đơn vị cá nhân nhận (6) (7) Ký nhận Ghi (8) (9) - Mẫu sổ đăng ký đơn thư ……(1)…… ……(2)…… SỔ ĐĂNG KÝ ĐƠN THƯ Năm:… (3) Từ ngày… đến ngày….(4) Từ số… đến số… (5) Quyển số:……(6) Nội dung bên sổ Ngày đến (1) 3.3 Số đến (2) Trích Đơn vị Họ tên địa Ngày yếu Ký Ghi cá người gửi tháng nội nhận nhân nhận dung (3) (4) (5) (6) (7) (8) Tổ chức quản lý văn nội văn mật Nguyên tắc tổ chức quản lý: Các văn phải qua văn thư quan để vào sổ đăng ký thống quản lý - Văn phải chuyển giao cho người có trách nhiệm giải quản lý thẩm quyền - Việc chuyển giao văn phải ký nhận rõ ràng 38 - Thực quy định Nhà nước phổ biến, lưu hành, tìm hiểu, sử dụng, tiếp nhận, chuyển giao, tiêu huỷ văn mật * Tổ chức quản lý văn nội bộ: - Khái niệm: văn nội công văn, tài liệu dùng nội quan Bao gồm: Quyết định nhân sự, Chỉ thị, Thông báo, Giấy công tác, Giấy giới thiệu… - Phương thức tổ chức quản lý văn nội bộ: Văn nội soạn thảo ban hành văn tiếp nhận, giải văn đến - Mỗi loại văn nội phải có sổ đăng ký riêng ghi rõ số, ký hiệu, ngày tháng, người ký nhận, nội dung tóm tắt, người nhận, nơi nhận * Tổ chức quản lý công văn mật - Khi soạn thảo văn có nội dung bí mật Nhà nước quy định, người soạn thảo phải đề xuất độ “ Mật” từnh văn phạm vi lưu hành, trình thủ trưởng đơn vị để giải Đối với vật, mẫu vật mang bí mật Nhà nước, cần có văn ghi rõ kèm theo đóng dấu độ “ Mật”, rà soát thủ tục đóng dấu độ “ Mật” dấu thu hồi tài liệu mật theo quy định hành Nhà nước - Chủ tịch UBND xã chịu trách nhiệm bảo mật trình soạn thảo, in ấn, trình ký, chụp tài liệu có độ mật Tài liệu bí mạt Nhà nước không đựoc sao, in, chụp thừa số quy định Tài liệu bí mật Nhà nước dạng băng, đĩa, phim, ảnh phải niêm phong, đống dấu độ mật ghi rõ tên người chụp bì niêm phong - Những người giao nhiệm vụ cung cấp phổ biến tài liệu mật phải thực quy định chế độ bảo mật Các đơn vị, phòng ban, tổ chức có nhu cầu nghiên cứu, tìm hiểu tài liệu mật phải cho phép Chủ tịch UBND xã Việc chụp tài liệu mật phải đăng ký với văn thư: phiếu đăng ký phải ghi rõ nội dung chụp, số lượng, mục đích, họ tê người sử dụng, địa Văn thư thực quy định vào sổ lưu phiếu đăng ký chịu trách nhiệm công tác bảo mật khâu thực - Quản lý văn mật đến: 39 Văn mật đến: Văn thư bóc bì đăng ký vào sổ thông tin ghi bì, văn thư không bóc bì bên mà phải chuyển văn đến người có trách nhiệm Đối với văn mật đựoc gửi đến báo cáo chuyển đến người có trách nhiệm giải - Quản lý văn mật đi: + Soạn thảo văn + Đăng ký vào sổ Bảng mẫu sổ đăng ký văn mật STT (1) Số ký hiệu (2) Ngày Trích yếu Nơi Người Độ Độ Ghi tháng nôi dung nhận ký mật khẩn (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) + Lập phiếu gửi: Phiếu gửi ghi rõ nơi gửi, số phiếu, nơi nhận, ssố ký hiệu văn mật gửi đi, đóng dấu độ mật văn vào góc bên phải tờ phiếu Phiếu gửi quan nhận văn mật ký xác nhận gửi trả lại cho quan gửi + Làm phong bì: Văn mật gửi bỏ vào hai phong bì Phong bì bên phong bì văn bình thường Phong bì thứ hai ghi rõ số, ký hiệu văn bản, tên quan, đơn vị nguời nhận Đóng dấu độ mật: A: Tuyệt mật B: Tối mật C: Mật - Việc vào sổ, chuyển giao công văn mật, sổ đăng ký công văn mật, giống sổ đăng ký công văn thường có thêm mức độ mật - Việc giải bảo quản công văn mật gồm: Chỉ phổ biến, chuyển giao công văn mật cho đối tượng cần biết có trách nhiệm thi hành Không mang nhà riêng hay mang công tác, không đựoc ghi chép vào sổ, giấy chưa quan quản lý vào sổ đóng dấu - Tài liệu mật bảo quản thiết bị an toàn( hòm, két) Tài liệu “ tuyệt mật”, “ tối mật” bảo quản hồ sơ mật trực đạo thủ truởng quan định 40 - Các công văn mật lưu hồ sơ riêng Việc lập hồ sơ mật trực đạo trực tiếp quan - Tiêu huỷ: Các in thử, giấy nến, giấy than liên quan đến tài liệu mật không cần phải tiêu huỷ Việc tiêu huỷ văn thực văn thực kết ý nghĩa, giá trị Để xác địmh tài liệu văn có cần thiết phải tiêu huỷ quan phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng chịu đạo trực tiếp thủ trưởng quan 3.4.Công tác lập hồ sơ quan - Lập hồ sơ trình tập hợp xếp văn trình theo dõi giải văn bản, giải công việc thành lập hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định - Các văn hình thành trình hoạt động quan lập thành hồ sơ dựa vào điểm chung tên loại văn bản, quan, tổ chức ban hành văn bản, thời gian đặc điểm khác hình thành trình theo dõi, nhằm mục đích phục vụ cho công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ quan tổ chức cá nhân QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 khẳng định “ Con dấu sử dụng quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức kinh tế- chíh trị, tổ chức xã hội- nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, quan, tổ chức hoạt động Việt Nam ( số chức danh nhà nước) Như vậy, “ Con dấu thể vị trí pháp lý khẳng định giá trị pháp lý văn bản, giấy tờ quan, tổ chức chức danh nhà nước” 4.1 Khái niệm - Con dấu vật thể khắc chìm với mục đích tạo nên hình thức cố định văn - Con dấu thể tính pháp lý, tư cách pháp nhân quan - Con dấu thành phần thể thức văn thể giá trị pháp lý văn - UBND xã Tiên Thanh sử dụng dấu có hình quốc huy 4.2 Quản lý sử dụng dấu 41 - Quy chế quản lý dấu: + Con dấu phải để trụ sở quan làm việc Người đứng đầu quan có trách nhiệm quản lý sử dụng dấu Trong trường hợp cần giải công việc xa trụ sở quan làm việc thủ trưởng quan mang dấu theo phải chịu trách nhiệm việc mang dấu khỏi quan + Mỗi quan sử dụng dấu loại với Trong trường hợp cần thêm dấu dấu thứ phải đồng ý văn quan có thẩm quyền thành lập phải có ký hiệu riêng để phân biệt với dấu thứ + Con dấu đóng văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền + Việc đóng dấu phải theo quy định pháp luật đóng dấu trùm lên 1/3 chữ ký phía bên trái + Mực in dấu đóng thống dùng màu đỏ + Trong trường hợp dấu phải báo cho quan Công an gần để thông báo đăng ký lại dấu 42 4.3 Nguyên tắc đóng dấu - Dấu đóng lên văn bản, giấy tờ sau có chữ ký cấp người có thẩm quyền, không đuợc đóng dấu giấy trắng, giấy khống đóng dấu vào văn bản, giấy tờ chưa ghi nội dung - Dấu phải đóng rõ ràng, ngắn, chiều, màu mực Trường hợp đóng dấu ngược , phải huỷ văn để làm văn khác - Con dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký phía trái - Chỉ người giao giữ dấu đóng vào văn Tất người khác không mượn dấu để đóng vào văn giấy tờ khác - Dấu quan đóng vào văn quan làm Dấu văn phòng đóng vào văn lấy danh nghĩa văn phòng ban hành - Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục - Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành - Đối với phụ lục phần đề ký: Đóng trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục - Đối với văn quan trọng, tránh việc trang văn bị III thay đổi cần đóng dấu giáp lai MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ưu điểm - UBND xã Tiên Thanh nhanh chóng nắm bắt xu hướng phát triển kinh tế thị truờng để đưa công nghệ thông tin vào ứng dụng công tác văn - Nhìn chung công tác văn thư văn phòng UBND xã thực tốt chức năng, nhiệm vụ giao Mối quan hệ văn phòng thủ trưởng quan, ban chuyên môn thiết lập tốt việc thực thẩm quyền, uỷ quyền quản lý có nhiều Cán văn thư văn phòng nhiệt tình công tác, thuận tiện cho việc cụ thể hoá công việc tổ chức thực nhiệm vụ - Thực chủ trương rà soát văn ban hành có tác dụng tích cực giúp loại bớt văn ban hành sai quy định, văn hết hiệu lực, văn cần sửa đổi bổ sung, văn hiệu lực thi hành 43 - Công tác văn thư tiến hành bước nhịp nhàng đồng việc chuyển giao văn đi, đến thực nhanh chóng, phân loại độ “ mật”, “ khẩn” để chuyển giao kịp thời Cán nhân viên văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ giao đảm bảo quy định công tác văn bản, giấy tờ - Một số công việc thủ công loại bỏ Việc tính toán trở lên xác, đơn giản nhanh chóng, hiệu Hạn chế Bên cạnh ưu điểm mặt hạn chế sau: - Trình độ nhân viên chưa đồng gây ảnh hưởng đến tính thống việc giải công việc - Chưa ứng dụng phần mềm tối ưu công tác quản lý - Trang thiết bị văn phòng chưa thực đồng Một số giải pháp, kiến nghị nâng cao hiệu công tác văn thư Để công tác văn thư hoạt động cách có hiệu nhằm thực mục tiêu chung quan theo xu hướng công cải cách hành Chúng ta cần quan tâm mức đến công tác để phát huy tối đa hiệu Để làm điều trước hết cần đổi nhận thức vai trò công tác văn thư hoạt động văn phòng uỷ ban Quan trọng phải đảm bảo đầy đủ nguồn thông tin phục vụ trước hết hàng ngày cho cán lãnh đạo chuyên môn Em xin đưa số giải pháp: - Do ảnh hưởng chế độ quan liêu bao cấp, đội ngũ cán đào tạo nghiệp vụ chuyên môn lại nhạy bén công việc không nắm bắt thông tin cách nhanh chóng Vì để khắc phục tình trạng uỷ ban nên tăng cường việc đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên văn phòng có ý thức trách nhiệm cao hơn, có lực công việc - Đào tạo đội ngũ cán trẻ, thường xuyên cử cán văn thư học chuyên môn để ngày nắm vững nghiệp vụ trình giải công việc có khoa học đạt hiệu cao nhất, nhanh - Cần quan tâm đến môi trường làm việc - Hiện đại hoá công tác văn thư Nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư không thực cải tiến quy trình nghiệp vụ mà phải thay đổi thiết bị có máy tính điện tử Một giải pháp quan trọng đưa công 44 nghệ thông tin học ứng dụng cách đồng Tăng mức độ tự động hoá công tác văn thư tạo mức thay đổi không mức độ kỹ thuật mà thay đổi thói quen tác phong làm việc - Thay máy in có tốc độ chậm, mua thêm máy photo đại có tốc độ cao - Văn thư với vai trò máy điều hành tổng hợp, khâu then chốt tạo động cho quan Do văn phòng thiết phăi đổi Đổi phải khoa học, có hệ thống Đổi cấu máy quản lý phải đảm bảo nguyên tắc: Tính tối ưu, tính linh hoạt, tính kinh tế - Muốn xây dựng máy quản lý uỷ ban gọn nhẹ, có hiệu công tác nghiệp vụ sau: + Tác nghiệp văn thư + Tác nghiệp in - Tạo điều kiện, động lực để cá nhân chủ động hoàn thiện nhiệm vụ Chính sách tiền lương, tiền thưởng hợp lý CHƯƠNG III PHẦN KẾT LUẬN I HOẠT ĐỘNG THỰC TIỄN VÀ KẾT QUẢ Thâm nhập thực tế tìm hiểu quan thực tập - Bằng việc quan sát thực tế, trực tiếp công việc uỷ ban, sau tham gia vào số công việc văn phòng uỷ ban giúp tìm hiểu sâu công tác văn thư quan - Trong trình thực tập qua thời gian tìm hiểu làm công việc nhân viên văn thư như: Soạn thảo văn bản, tiếp nhận chuyển giao văn Kết thu thân qua đợt thực tập - Qua bốn tuần thực tập UBND xã Tiên Thanh thời gian thật bổ ích Có thể nói khởi đầu quan trọng giúp truởng thành hơn,tự tin công việc sau 45 - Được thực tập niềm vui lớn dịp tốt để làm việc với cô, chú, anh, chị người có chuyên môn nghiệp vụ có trình độ, có nhiều kinh nhiệm với tinh thần trách nhiệm cao công việc - Em học hỏi nhiều kinh nghiệm từ chị Dương Thị Xuân người trực tiếp hướng dẫn, bảo Đó cách soạn thảo nhanh trình bày văn cho đẹp thể thức, cách tạo lập hồ sơ bố trí bảng liệu hay chỉnh liệu thật cân đối trước in, cách đóng dấu cho cân hợp lý - Bằng cố gắng nỗ lực thân, tận dụng cách triệt để kiến thức học trường vào công việc thực tế, đồng thời củng cố thêm kiến thức sẵn có học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm làm việc kiến thức Hơn tạo lập kỹ nghiệp vụ công việc giao tiếp để vững bước vào công việc sau 46 Kết luận Qua chuyến thực tập UBND xã Tiên Thanh giúp tiếp xúc với cấu máy tình hình hoạt độnh công tác văn phòng UBND xã Tiên Thanh Qua có nhiều kiến thức thực tế bổ sung vào nguồn lý thuyết mà học trường, từ giúp rút học kinh nghiệm quý báu nghiệp vụ văn phòng giúp ích cho công việc sau Một lần xin gửi lời cảm ơn đến cô Đào Minh Ngọc người tận tình bảo giúp đỡ trình làm báo cáo thực tập xin gửi lời cảm ơn đến toàn công nhân viên văn phòng UBND xã Tiên Thanh DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Thông tư 01/2011/TT-BNV-VPCP, Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Nghị định 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư Nghị định 91/2006/NĐ-CP Giáo trình “ Kỹ thuật soạn thảo trình bày văn bản” ThS Vương Thị Kim Thanh – NXB Thống kê Giáo trình “ Nghiệp vụ văn thư ” – NXB Vă hoá Thông tin Hà Nội trường CĐ Văn thư – Lưu trữ Trung ương I; năm 2006 Sổ tay nhân viên văn thư UBND xã Tiên Thanh Quy chế công tác văn thư UBND xã Tiên Thanh Bảng kê khai tài liệu, mục lục văn UBND xã Tiên Thanh 47 48 [...]... thao tác nghiệp vụ của công tác văn thư được thực hiện tại một nơi, một vị trí của cơ quan hay nơi làm việc chung của cơ quan Đó là văn phòng hành chính 18 19 II Nội dung công tác văn thư của Uỷ ban nhân dân xã Tiên Thanh 1 Quy chế công tác văn thư Quản lý hoạt động công tác văn thư theo đúng Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư .Công tác văn thư bao gồm: các công. .. hoàn tốt quá trình thực tập CHƯƠNG II QUÁ TRÌNH KHẢO SÁT, THỰC HIỆN THỰC TẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ I Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của Uỷ ban nhân dân - Hiện nay Uỷ ban nhân dân xã Tiên Thanh đã có quy chế về công tác văn thư - Ban hành văn bản kịp thời để cho việc quản lý chỉ đạo được thuận lợi hơn trong công tác văn thư Nếu có văn bản quản lý, chỉ đạo thì cán bộ trong cơ quan sẽ nắm rõ được nội dung,... - Hình thức tổ chức công tác văn thư + Hình thức tổ chức văn thư là cách tổ chức các đơn vị, các bộ phận hoặc cán bội chuyên trách để thực hiện một số khâu của công tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ thuần tuý như: tiếp nhận, vào sổ, đánh máy văn bản… Có hai hình thức tổ chức công tác văn thư là văn thư tập trung và văn thư hỗn hợp + Tại Uỷ ban nhân dân xã Tiên Thanh tổ chứ văn thư theo cơ chế tập... thảo văn bản: Được cán bộ văn thư Uỷ ban nhân dân áp dụng linh hoạt, đảm bảo văn bản ban hành có nội dung rõ ràng đầy đủ tính pháp lý, đảm bảo về thể thức - Kỹ thuật soạn thảo văn bản: Công tác soạn thảo văn bản ở Uỷ ban nhân dân xã Tiên Thanh do cán bộ văn phòng đảm nhiệm, có kinh nghiệm và kỹ năng trong công tác soạn thảo văn bản nên văn bản được trình ký ít bị huỷ bỏ 3 QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN... Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân - Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và uỷ ban nhân dân - Các văn bản của Chính phủ trong quy chế của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân - Quy trình soạn thảo và ban hành các văn bản, các quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo đúng Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ 21 2.2 Thống kê số lượng văn bản... chức năng - Văn phòng có chức năng tham mưu và giúp việc cho lãnh đạo Uỷ ban nhân dân xã TiênThanh trong xây dựng, triển khai thực hiện kế hoạch ngân sách, kế hoạch đầu tư và trực tiếp triển khai công tác hành chính quản trị của Uỷ ban - Phục vụ yêu cầu quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Uỷ ban nhân dân xã Thực hiện các quy định về văn thư, lưu trữ, bảo mật, các nguyên tắc quản lý công văn, giấy tờ,... và Điều 11, Điều 41 của luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân năm 2003, Uỷ ban nhân dân ban hành văn bản Quyết định, Chỉ thị + Ngoài ra Uỷ ban nhân dân còn ban hành các văn bản hành chính như: ~ Văn bản cá biệt: Quyết định cá biệt, Chỉ thị cá biệt ~ Văn bản hành chính thông thư ng: Báo cáo, Thông báo, Kế hoạch, Tờ trình, Công văn, Hợp đồng, Công điện, Biên bản, các loại giấy tờ như: Giấy... văn bản đi của Uỷ ban nhân dân xã Tiên Thanh Trách nhiệm Người được chỉ định Biểu mẫu Soạn thảo văn bản Lãnh đạo Duyệt văn bản Văn thư Thủ tục ban hành Văn thư Phân phối văn bản Văn thư Lưu hồ sơ Sổ văn bản đi - Soạn thảo văn bản đi + Theo nhu cầu công việc, Lãnh đạo sẽ chỉ đạo việc soạn thảo văn bản Người được giao soạn thaỏ cứ căn cứ vào nội dung công việc để soạn thảo + Đối với văn bản thư ng: Cán... của văn thư ( Phiếu gửi, Phiếu báo) 2.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan - Quy trình soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật: quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Uỷ ban nhân dân xã được thực hiện theo quy định trong các văn bản sau: + Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân + Nghị định 91/2006/NĐ-CP - Đối với văn bản... lược về cơ quan Xã Tiên Thanh nằm ở phía Tây Bắc của huyện Tiên Lãng cách trung tâm huyện 2 km Phía Đông giáp Thị Trấn Tiên Lãng, Phía Tây giáp sông Tả Thái Bình, Phía Bắc giáp xã Khởi Nghĩa, phía Nam giáp xã Cấp Tiến Xã Tiên Thanh có tổng diện tích đất tự nhiên 606,51 ha, với 1.420 hộ, dân số 5.468 người 2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã Tiên Thanh Uỷ ban nhân xã là cơ quan hành