Công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân Xã Trung Châu, huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài: 2 3. Phương pháp nghiên cứu: 2 4. Lịch sử nghiên cứu. 2 5. Mục tiêu nghiên cứu. 3 6.Đóng góp của đề tài. 3 7. Cấu trúc . 4 CHƯƠNG 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, KHÁI QUÁT VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG CHÂU HUYỆN ĐAN PHƯỢNG – THÀNH PHỐ HÀ NỘI 5 1.1. Khái niệm công tác văn thư 5 1.2. Nội dung của công tác văn thư 5 1.3. Yêu cầu công tác văn thư 6 1.4. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư 8 1.2. Khái quát về UBND Xã Trung Châu, huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội 9 1.2.1. Giới thiệu về xã Trung Châu 9 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Trung Châu 10 1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã. 14 TIỂU KẾT 14 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ TRUNG CHÂU, HUYỆN ĐAN PHƯỢNG, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 15 2.1. Lịch sử nghiên cứu công tác văn thư tại UBND xã Trung Châu qua các thời kỳ 15 2.2. Thực trạng công tác văn thư tại UBND xã Trung Châu 15 2.2.1. Tổ chức cán bộ và điều kiện làm việc 15 2.2.2. Sự lãnh đạo, chỉ đạo của UBND xã Trung Châu đối với công tác văn thư. 17 2.2.3. Thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản 17 2.2.4. Công tác quản lý văn bản đi 20 2.2.5. Công tác quản lý văn bản đến 21 2.2.6. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan 23 2.2.7. Công tác quản lý và sử dụng con dấu. 24 2.3. Đánh giá nhận xét về thực trạng công tác văn thư tại UBND xã Trung Châu 25 TIỂU KẾT 28 CHƯƠNG 3. PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ TRUNG CHÂU HUYỆN ĐAN PHƯỢNG, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 29 3.1. Phương hướng nâng cao chất lượng công tác văn thư tại UBND xã Trung Châu, huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội 29 3.2. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư tại UBND xã Trung Châu, huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội 30 TIỂU KẾT 32 KẾT LUẬN 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO 35 PHỤ LỤC

LỜI CAM ĐOAN

Đề tài nghiên cứu của tôi tên là “Công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân XãTrung Châu, huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội” Tôi xin cam đoan đây là côngtrình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu

có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong đề tài

Hà Nội, ngày 10 tháng 08 năm 2017

Sinh viên

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến

TS Vũ Ngọc Hoa – Giảng viên học phần Phương pháp nghiên cứu khoa học, trườngĐại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình chỉ dạy giúp tôi hoàn thành đề tài nghiên cứu cánhân Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các lãnh đạo, cán bộ công chức củaUBND Xã Trung Châu, huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội đã tạo mọi điều kiệnthuận lợi để tôi được tìm hiểu, thu thập thông tin, tài liệu một cách đầy đủ và khoahọc nhất

Do trình độ nghiên cứu của bản thân còn hạn chế nên dù đã cố gắng song đềtài của tôi vẫn không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế Vì vậy, tôi mong nhậnđược những đóng góp nhiệt tình từ Quý cơ quan và Quý thầy cô để tôi rút ra đượcnhững kinh nghiệm cho bản thân đồng thời cũng giúp cho đề tài nghiên cứu của tôiđược hoàn thiện hơn nữa

Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài: 2

3 Phương pháp nghiên cứu: 2

4 Lịch sử nghiên cứu 2

5 Mục tiêu nghiên cứu 3

6.Đóng góp của đề tài 3

7 Cấu trúc 4

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, KHÁI QUÁT VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG CHÂU HUYỆN ĐAN PHƯỢNG – THÀNH PHỐ HÀ NỘI 5

1.1 Khái niệm công tác văn thư 5

1.2 Nội dung của công tác văn thư 5

1.3 Yêu cầu công tác văn thư 6

1.4 Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư 8

1.2 Khái quát về UBND Xã Trung Châu, huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội 9

1.2.1 Giới thiệu về xã Trung Châu 9

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Trung Châu 10

1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND xã 14

TIỂU KẾT 14

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ TRUNG CHÂU, HUYỆN ĐAN PHƯỢNG, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 15

2.1 Lịch sử nghiên cứu công tác văn thư tại UBND xã Trung Châu qua các thời kỳ 15

2.2 Thực trạng công tác văn thư tại UBND xã Trung Châu 15

2.2.1 Tổ chức cán bộ và điều kiện làm việc 15

2.2.2 Sự lãnh đạo, chỉ đạo của UBND xã Trung Châu đối với công tác văn thư 17

2.2.3 Thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản 17

2.2.4 Công tác quản lý văn bản đi 20

2.2.5 Công tác quản lý văn bản đến 21

2.2.6 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan .23

2.2.7 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 24

2.3 Đánh giá nhận xét về thực trạng công tác văn thư tại UBND xã Trung Châu 25

TIỂU KẾT 28

CHƯƠNG 3 PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ TRUNG CHÂU HUYỆN ĐAN PHƯỢNG, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 29

3.1 Phương hướng nâng cao chất lượng công tác văn thư tại UBND xã Trung Châu, huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội 29

3.2 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư tại UBND xã Trung Châu, huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội 30

TIỂU KẾT 32

KẾT LUẬN 33

TÀI LIỆU THAM KHẢO 35 PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác Văn thư là hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnhđạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, Nhà nước, các

tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân Thông tin

là một yếu tố góp phần lớn trong việc hoạt động quản lý Nhà nước Ngày nay, xãhội ngày càng phát triển và từng bước chiếm vị trí quan trọng trong xã hội và côngviệc sổ sách, giấy tờ cũng được hiểu cụ thể hơn bằng cái tên mới là công tác Vănthư Công tác Văn thư ngày càng khẳng định vị trí quan trọng của mình trong hoạtđộng quản lý Nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói riêng Công tác Vănthư có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xácnhững thông tin cần thiết phục vụ cho quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơquan nói riêng

Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có mộtđặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan

và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khicần thiết Công tác văn thư, nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thờicho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng,nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chấtlượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức

Có thể khẳng định, công tác văn thư có vai trò rất quan trọng đối với tất cảcác lĩnh vực của đời sống xã hội Nó mang tính nghiệp vụ, kỹ thuật, tính chính trịcao, liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức trong cơ quan, gắn với văn bản và từnghoạt động quản lý trong từng cơ quan Vì vậy, Đảng và nhà nước ta, đặc biệt làChủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác vănthư

Viết về công tác văn thư đã có rất nhiều tác giả, tác phẩm và những côngtrình nghiên cứu rất hay và ý nghĩa Tuy nhiên ở Uỷ ban nhân dân xã Trung Châu,huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội thì chưa có công trình nghiên cứu nào vềcông tác này Cho nên tôi muốn viết công trình nghiên cứu về nó để thấy được tầm

quan trọng của công tác Văn thư tại cơ quan đơn vị “Uỷ ban nhân dân xã TrungChâu - huyện Đan Phượng – Thành phố Hà Nội” nói riêng và các cơ quan, đơn vị,

cở sở nói chung

Vốn yêu thích công tác văn thư này đã lâu Là sinh viên chuyên ngành Vănthư lưu trữ, việc nghiên cứu về “Công tác Văn thư” rất có ích và phục vụ cho côngviệc sau này Với những lý do trên tôi đã chọn “ Công tác Văn thư tại UBND xãTrung Châu - Huyện Đan Phượng – Thành phố Hà Nội” làm đề tài nghiên cứukhoa học của tôi

2 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài:

Đối tượng nghiên cứu của tôi là công tác Văn thư tại UBND xã TrungChâu- Huyện Đan Phượng – Thành phố Hà Nội năm 2016 Công tác văn thư tạiđây bao gồm : Công tác soạn thảo và ban hành văn bản, Công tác quản lý văn bản

đi, công tác quản lý văn bản đến, Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ,tài liệu vào lưu trữ cơ quan, Công tác quản lý và sử dụng con dấu, tổ chức cán bộ

và điều kiện làm việc

3 Phương pháp nghiên cứu:

- Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp, khảo sát ( quan sát), điều tra(bằng bản hỏi, phỏng vấn, phân tích tổng hợp so sánh thống kê )

- Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích và tổng hợp số liệu

- Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo

- Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày ( 01/02/2005) hướng dẫn chức năngquyền hạn nhiệm vụ và tổ chức của tổ chức văn thư – lưu trữ Bộ

- Thông tư số 04/2013/TT- BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội Vụ Hướng dẫnxây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức.

- Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 cảu Bộ Nội Vụ hướngdẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Nghị định số 110/2004/ND- CP ngày 08/4/2004 của chính phủ về công tác vănthư

Không chỉ riêng nhà nước còn có các trường học, thạc sĩ, tiến sĩ cũng thamgia các tạp chí, bài luận nghiên cứu về công tác văn thư như:

- Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam 10/2010 của ThS.Trần Kim Liễu;

- Giáo trình văn thư của Lê Gia Bảo;

- Cuốn Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Đại học Nội Vụ- Hà Nội.Những tài liệu trên có giá trị hướng dẫn và tham khảo rất lớn để tôi thựchiện đề tài nghiên cứu “Công tác văn thư tại UBND xã Trung Châu – huyện ĐanPhượng – Thành phố Hà Nội năm 2016”

5 Mục tiêu nghiên cứu.

- Cơ sở lý luận về công tác văn thư ở UBND xã Trung Châu

- Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ tại UBND xã Trung Châu năm 2016,phân tích nguyên nhân và những hạn chế trong công tác này của UBND xã TrungChâu

- Đánh giá thực trạng, đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư

ở UBND xã Trung Châu

- Đóng góp tương ứng với mục tiêu nghiên cứu

- Những giải pháp được đề xuất trong nghiên cứu có thể ứng dụng vào trongthực tiễn góp phần nâng cao hiệu quả vào công tác Văn thư tại UBND xã TrungChâu

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ,

KHÁI QUÁT VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG CHÂU

HUYỆN ĐAN PHƯỢNG – THÀNH PHỐ HÀ NỘI 1.1 Khái niệm công tác văn thư

Công văn, giấy tờ là một trong những phương tiện quan trọng và cần thiết đốivới hoạt động quản lý Nhà nước, do đó việc làm công văn giấy tờ và quản lý chúng

là hai công tác không thể thiếu được trong hoạt động đó Những hoạt động đó cầnđược tuân thủ theo chế độ chặt chẽ, nghiêm ngặt trên cơ sở quy định của pháp luật

về công tác văn thư, tức là quy định về toàn bộ các công việc của cơ quan quản lýhành chính Nhà nước về xây dụng văn bản và quản lý, giải quyết văn bản trongmọi hoạt động của mình

Ngày nay khái niệm công tác văn thư không còn xa lạ trong các cơ quan tổchức, tuy nhiên vẫn tồn tại các khuynh hướng khác nhau trong quan niệm về côngtác văn thư như:

“Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lý công văn giấy tờtrong các cơ quan, tức là công tác này gồm hai nội dung chủ yếu sau: Tổ chứcquản lý văn bản và tổ chức giải quyết văn bản”

“Công tác văn thư là toàn bộ các công việc xây dựng văn bản ( soạn thảo vàban hành văn bản) trong các cơ quan và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản trongcác cơ quan”

Ngày nay khái niệm công tác văn thư được hiểu là hoạt động đảm bảo thôngtin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo chỉ đạo, quản lý, điều hành công việccủa cơ quan, tổ chức

1.2 Nội dung của công tác văn thư

Công tác văn thư bao gồm những nhóm công việc chủ yếu sau:

- Soạn thảo và ban hành văn bản:

+ Thảo văn bản (soạn bản thảo)

+ Duyệt bản thảo

+ Đánh máy, sao in,chụp văn bản

+ Ký và ban hành văn bản

- Quản lý văn bảnvà các tài liệu khác

+ Quản lý văn bản đi

+ Quản lý và giải quyết văn bản đến

+ Lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ và tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Quản lý và sử dụng con dấu

+ Bảo quản con dấu

+ Sử dụng con dấu theo quy định

1.3 Yêu cầu công tác văn thư

Đứng trước đòi hỏi của hoạt động quản lý Nhà nước, công tác văn thư ở các

cơ quan, đơn vị trong quá trình thực hiện các nội dung của công văn, giấy tờ phảiđảm bảo những yều cầu hết sức cơ bản Để đảm bảo cho công tác điều hành quản

lý đạt hiệu quả thì công tác văn thư cần đạt được những yêu cầu cơ bản sau:

Yêu cầu nhanh chóng

- Quá trình quản lý công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việc xâydựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản Do đó, xây dựng văn bảnnhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanhmọi công việc của cơ quan

- Nội dung mỗi văn bản đều chứa đựng một sự việc nhất định, nếu giải quyếtvăn bản chậm làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi cơ quan, đồngthời làm giảm ý nghĩa những sự việc được nêu ra trong mỗi văn bản

và số liệu phải đầy đủ, chứng cứ rõ ràng

- Chính xác về thể thức văn bản, văn bản ban hành phải có đầy đủ các yếu tố

do Nhà nước quy định, mẫu trình bày phải theo đúng Thông tư số

01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản hành chính.

- Chính xác về các khâu, kỹ thuật, nghiệp vụ: yêu cầu về tính chính xác phảiđược quán triệt một cách đầy đủ trong các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản,đăng ký và chuyển giao văn bản Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trongviệc thực hiện đúng các chế độ quy định của Nhà nước

Yêu cầu bí mật

- Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan, có nhiều vấn đềthuộc phạm vi bí mật của cơ quan, bí mật của Nhà nước Vì vậy, trong quá trìnhtiến hành xây dựng văn bản và tổ chức giải quyết văn bản phải đảm bảo giữ gìn bímật

- Khi lựa chọn cán bộ văn thư phải quán triệt tinh thần giữ gìn bí mật của cơquan Quán triệt được tinh thần giữ bí mật theo đúng quy định của Pháp lệnh bảo

vệ bí mật Nhà nước số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28/12/2000

Về khía cạnh nhất định, yêu cầu bí mật trong công tác văn thư còn phải thểhiện ở việc giữ gìn bí mật nội dung những công việc mới chỉ được bàn bạc chưađược đưa thành các quyết định chính thức của các cơ quan hoặc chưa được banhành thành văn bản

Yêu cầu hiện đại

Nội dung công tác văn thư rất đa dạng, phong phú, phức tạp, có những thaotác được lặp đi lặp lại nhiều lần theo chu kỳ, có những thao tác được cần phải được

sử dụng các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ để thúc đẩy tiến độ giải quyết và xử lý vănbản kịp thời Yêu cầu hiện đại trong công tác văn thư đã trở thành một trong nhữngyêu cầu để đảm bảo tính hiệu quả, hiệu lực cho hoạt động quản lý

Hiện đại hóa công tác văn thư được hiểu là ứng dụng công nghệ thôngtintrong nghiệp vụ công tác văn thư và sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị vănphòng hiện đại

Hiện đại hóa công tác văn thư đang được coi là một yêu cầu cấp bách nhưngphải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học kỹ thuật chung của đấtnước cũng như của từng đơn vị, cơ quan Việc áp dụng các phương tiện kỹ thuật

hiện đại, các phát minh, sáng chế có liên quan đến việc tăng cường hiệu quả côngtác văn thư trong giai đoạn hiện nay.

1.4 Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư

Vị trí:

Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nóichung Trong văn phòng, công tác văn thư là nội dung quan trọng chiếm phần lớnnội dung của văn phòng Công tác văn thư là nội dung không thể thiếu, một mắtxích trong guồng máy hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị

- Làm tốt công tác văn thư giúp cho việc giải quyết công việc của cơ quanđược nhanh chóng, chính xác, chất lượng, đúng đường lối chính sách chế độ Đồngthời giúp cho việc quản lý, kiểm tra công việc trong các cơ quan đơn vị được chặtchẽ

- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần tiết kiệm được công sức, nguyên vậtliệu làm văn bản và trang thiết bị dụng cụ trong quá trình xây dựng và ban hànhvăn bản

- Công tác văn thư góp phần giữ gìn những hồ sơ tài liệu có giá trị về mọi lĩnhvực để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết các công việc trước mắt Đồng thời tạođiều kiện làm tốt công tác lưu trữ

- Ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác Quản lý nhà nước

- Đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ, chính xác thông tin cần thiết phục vụnhiệm vụ quản lý Nhà nước của các cơ quan đơn vị

- Góp phần giải quyết công việc của cơ quan tổ chức nhanh chóng, chính xác,năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật Đảng vàNhà nước.

- Bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan, tổ chứccũng như hoạt động của cá nhân trong tổ chức

1.2 Khái quát về UBND Xã Trung Châu, huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội

1.2.1 Giới thiệu về xã Trung Châu

Xã Trung Châu là một xã miền bãi, thuộc vùng bãi bồi hữu ngạn sông Hồngnằm ở phía Bắc huyện Đan Phượng, cách huyện lỵ 6 km, cách thành phố Hà Nội20km, về phía Đông cách thành phố Sơn Tây 15 km, về phía Tây có đường quốc lộ

83 chạy qua đường đê Hữu Hồng

* Xã Trung Châu có vị trí địa lý:

Phía Đông: Giáp các xã Hồng Hà, Hạ Mỗ

Phía Tây: Giáp các xã Hát Môn, Vân Nam huyện Phúc Thọ

Phía Nam: Giáp các xã Thượng Mỗ, Phương Đình, Đan Phượng

Phía Bắc: Giáp sông Hồng huyện Mê Linh, Tỉnh Vĩnh Phúc

- Với diện tích đất tự nhiên là 804,79 ha, trong đó diện tích đất nông nghiệp

là 230,91 ha chiếm 28,71% tổng diện tích; Đất chuyên dùng là 66,67 ha chiếm8,29% tổng diện tích; Đất thổ cư là 77,42 ha chiếm 9,62%; Đất chưa sử dụng là320,84 ha chiếm 39,89%

- Điều kiện kinh tế xã hội:

+ Dân số: 1.845 hộ với 9008 nhân khẩu; số lao động là 6.108 lao động; dântộc kinh chiếm 99%, dân tộc khác chiếm 1%

+ Cơ sở vật chất kỹ thuật

Giao thông: Hệ thống giao thông của xã hiện nay đã được nâng cấp Hiện nay

đã có hệ thống giao thông nông thôn liên xã được bê tông hóa với chiều dài 2 km.toàn xã có 11/12 thông dân cư được bê thông hóa hoàn toàn, đảm bảo cho nhândân đi lại được thuận tiện

Tình hình xây dựng cơ bản: Xã Trung Châu trong những năm gần đây tình

hình xây dựng cơ bản đã có bước phát triển kinh tế, xã hội như công trình nhà 2tầng trường Tiểu học, trường THCS, trường Mầm non, hội trường UBND xã; trongnhân dân xây dựng mạnh nhất là xây đường.

+ Văn hóa xã hội

Về giáo dục: Trong những năm gần đây, xã Trung Châu được quan tâm củacấp trệ đã xây dựng được trường Tiểu học, trường THCS, trường Mầm non đápứng được nhu cầu học tập của học sinh; xã đã hoàn thành chương trình phổ cậpgiáo dục

Về y tế: Hiện nay, xã Trung Châu có 02 trạm y tế được xây dựng nhà kiên cốhai tầng, với đội ngũ y tế là 01 bác sỹ và 02 y sỹ, 03 y tá Đây là cơ sở khám bệnhcho nhân dân trong xã

Hệ thống truyền thanh: Đã được đầu tư nâng cấp 20 loa trải đều trên toàn xãđáp ứng được nhu cầu nắm bắt kịp thời của nhân dân trong xã

+ Tình hình kinh tế

Xã Trung Châu là một xã sản xuất nông nghiệp là chủ yếu Trong những nămqua do có sự chuyển dịch cơ cấu kinh tế nông nghiệp cùng với mở mang thươngmại dịch vụ nên đời sống của nhân dân ngày càng được nâng lên

Năm 2014 xã Trung Châu được UBND tỉnh công nhân là xã đạt chuẩn Nôngthôn mới

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Trung Châu

- Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã.

Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp xã được quy định trong Luật

tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/06/2015, cụ thể như sau:

- Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện những nhiệm

vụ, quyền hạn sau đây:

1 Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồngnhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ chứcthực hiện kế hoạch đó;

2 Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân

sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán điềuchỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sáchđịa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhândân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

3 Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhànước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn vàbáo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;

4 Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ cácnhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quyđịnh của pháp luật;

5 Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng cáccông trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việcquản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và bảo đảm

sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật

- Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủcông nghiệp, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạnsau đây:

1 Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề ánkhuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sảnxuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trongsản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với câytrồng và vật nuôi;

2 Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt;ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệrừng tại địa phương;

3 Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quyđịnh của pháp luật;

4 Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền

thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để pháttriển các ngành, nghề mới.

- Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấnthực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theophân cấp;

2 Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân

cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xâydựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;

3 Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giaothông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của phápluật;

4 Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giaothông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật

- Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao, Uỷ bannhân dân xã, thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợpvới trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện cáclớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;

2 Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫugiáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên quản

lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;

3 Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá giađình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;

4 Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao;

tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - vănhoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;

5 Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt

sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;

6 Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các

gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nươngtựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địaphương theo quy định của pháp luật;

7 Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ởđịa phương

- Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hànhpháp luật ở địa phương, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện những nhiệm vụ,quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựnglàng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;

2 Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng

ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấnluyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;

3 Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xâydựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biệnpháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạmpháp luật khác ở địa phương;

4 Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại củangười nước ngoài ở địa phương

- Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ bannhân dân xã, thị trấn có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chínhsách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ởđịa phương theo quy định của pháp luật

- Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiệnnhững nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm phápluật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;

2 Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dântheo thẩm quyền;

3 Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi

hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý viphạm hành chính theo quy định của pháp luật.

1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND xã.

UBND xã Trung Châu về cơ cấu tổ chức theo Luật tổ chức chính quyền địaphương ngày 19/06/2015 và Nghị định số 107/2004/NĐ -CP ngày 1 tháng 4 năm

2004 của Chính phủ quy định về số lượng phó Chủ tịch và cơ cấu thành viênUBND các cấp UBND xã Trung Châu gồm có 01 Chủ tịch, 02 phó Chủ tịch vàcác ban chuyên môn trực thuộc như: Văn phòng - thống kê, Kế toán ngân sách, Tưpháp – hộ tịch, Địa chính- xây dựng, Trưởng ban văn hoá, Thương binh - xã hội,Trưởng, phó công an, Trưởng, phó ban quân sự,ngoài ra còn có các chức danh bánchuyên trách như: Khuyến nông - khuyến công, trưởng ban chăn nuôi Thú y, Giaothông thuỷ lợi, cán bộ thể dục - thể thao, Văn thưlưu trữ, Văn thư bưu tá, cán bộtrưởng phó các thôn

a) Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã

(Phụ lục số 01)

TIỂU KẾT

Qua chương 1 ở trên, chúng tôi đã trình bày cơ sở lý luận, các nội dung, vịtrí về công tác văn thư trong cơ quan tổ chức Từ đó, nhận thấy được vai trò, ýnghĩa của công tác văn thư trong công tác quản lý Nhà nước nói chung và các cơquan, tổ chức, doanh nghiệp nói riêng Đồng thời, chúng tôi đã khái quát chung vềquá trình lịch sử hình thành phát triển, cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ củaUBND Xã Trung Châu, huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội Từ những nội dung

ở Chương 1, để làm cơ sở cho chúng tôi tiếp tục nghiên cứu trong chương tiếptheo

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ TRUNG CHÂU,

HUYỆN ĐAN PHƯỢNG, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1 Lịch sử nghiên cứu công tác văn thư tại UBND xã Trung Châu qua các thời kỳ

Trong những năm qua, UBND Xã Trung Châu chưa có đề tài nghiên cứunào nhưng đã có rất nhiều nghiên cứu về công tác văn thư trong cả nước nói chungnhư các văn bản của Cục văn thư lưu trữ Nhà nước, các tài liệu của trung tâm lưutrữ quốc gia … trong đó có một số cuốn sách và đề tài sau:

- Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày ( 01/02/2005) hướng dẫn chức năngquyền hạn nhiệm vụ và tổ chức của tổ chức văn thư – lưu trữ Bộ

- Thông tư số 04/2013/TT- BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội Vụ Hướng dẫnxây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức

- Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 cảu Bộ Nội Vụ hướngdẫn thể thức và kỹ thuật trình bỳ văn bản hành chính

- Nghị định số 110/2004/ND- CP ngày 08/4/2004 của chính phủ về công tác vănthư

Không chỉ riêng nhà nước còn có các trường học, thạc sĩ, tiến sĩ cũng thamgia các tạp chí, bài luận nghiên cứu về công tác văn thư như:

- Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam 10/2010 của ThS.Trần Kim Liễu;

- Giáo trình văn thư của Lê Gia Bảo;

- Cuốn Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Đại học Nội Vụ- Hà Nội Những tài liệu nghiên cứu quý báu là kho tàng kiến thức phong phú có giátrị kế thừa rất lớn Nó cũng giúp cho chúng tôi rất nhiều trong quá trình nghiên cứu

đề tài: “ Công tác văn thư tại UBND xã Trung Châu”

2.2 Thực trạng công tác văn thư tại UBND xã Trung Châu

2.2.1 Tổ chức cán bộ và điều kiện làm việc

Với đặc trưng là cơ quan hành chính, số lượng văn bản chuyển đến cơ quanthuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, UBND xã Trung Châu đã thành lập văn thư cơ quanvới 01 cán bộ văn thư Uỷ ban nhân dân xã Trung Châu không có phòng văn thư riêng

biệt như các cơ quan khác Cán bộ văn thư làm việc tại văn phòng Uỷ ban nhân dân,phối hợp với cán bộ văn phòng thống kê để tiếp nhận, đăng ký, sắp xếp, phân phối,chuyển giao và quản lý các văn bản đi, văn bản đến của cơ quan Phòng làm việc đặt

02 máy vi tính, 01 máy in, 01 máy photocopy, 01 máy điện thoại và 03 tủ đựng hồ sơ,

02 bàn làm việc

Căn cứ tình hình hoạt động của Uỷ ban nhân dân xã thì việc tổ chức công tácvăn thư của cơ quan như vậy là tương đối phù hợp, cách bố trí phòng là tương đốihợp lý, các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư là tương đối đầy đủ

Văn phòng UBND xã Trung Châu có chức năng giúp thường trực UBND –HĐND và Chủ tịch UBND về công tác đối nội, đối ngoại, tổ chức các hoạt độngchung trong việc chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực kinh tế - xã hội; an ninh quốcphòng đảm bảo tính liên tục, thống nhất có hiệu quả trong hoạt động của HĐND-UBND xã

Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy Nhà nước nóichung trong văn phòng Đó là một nội dung quan trọng chiếm phần lớn trong hoạtđộng văn phòng, nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý tài liệu lưu trữ

Theo quy định của Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 thì cấp

xã không thành lập Văn phòng riêng với chức danh là Chánh văn phòng mà chỉ cócán bộ công chức Văn phòng - Thống kê của HĐND – UBND và một cán bộ bánchuyên trách đảm nhiệm công tác Văn thư – Lưu trữ Tại UBND xã Trung Châu có

01 cán bộ phụ trách công tác Văn thư đánh máy, đây là một cán bộ trẻ kiêm nhiệmthủ quỹ UBND xã được đào tạo về nghiệp vụ chuyên môn tốt, có trình độ lý luận.Trong công tác có tinh thần trách nhiệm cao nên công việc luôn được xử lý nhanhchóng, kịp thời, chính xác

Công chức Văn phòng thống kê tại UBND xã Trung Châu là Bà Nguyễn ThịLiễu

Cán bộ bán chuyên trách phụ trách công tác văn thư tại UBND xã TrungChâu là bà Nguyễn Thị Hà

Nhìn chung, tổ chức công tác văn thư của cơ quan có tính khoa học theohình thức tập trung, thống nhất

2.2.2 Sự lãnh đạo, chỉ đạo của UBND xã Trung Châu đối với công tác văn thư.

Trong công tác văn thư của UBND xã thì Chủ tịch UBND xã là người trựctiếp lãnh đạo chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ, thường xuyên đôn đốc công tác vănthư tuân theo những quy định của pháp luật, bên cạnh đó công tác văn thư, lưu trữcòn nhận được sự chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Nội vụ HàNội, Phòng Nội vụ huyện Đan Phượng Chính vì vậy công tác văn thư của UBND

xã Trung Châu đã đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin phục vụ cho lãnh đạo trongcông tác điều hành quản lý, đảm bảo cho việc giải quyết mọi công việc của UBND

xã được nhanh chóng và chính xác, tiết kiệm công sức, giảm bớt công văn, giấy tờkhông cần thiết Góp phần bảo quản đầy đủ hồ sơ, tài liệu có giá trị phục vụ trongcông tác tra cứu giải quyết công việc trước mắt và lưu trữ để nghiên cứu lâu dài,bảo đảm giữ gìn bí mật của Đảng và nhà nước, bí mật cơ quan

2.2.3 Thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản

a) Thể thức văn bản

Cán bộ văn thư được giao soạn thảo và ban hành các loại văn bản như: Vănbản hành chính, văn bản chuyên ngành phải đảm bảo đúng thể thức đầy đủ 9 thànhphần thể thức bắt buộc và kỹ thuật trình bày các loại văn bản do nhà nước quy địnhtại Thông tư liên tịch số 55/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ -văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

b) Kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản

Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định củaLuật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12/11/1996 và Luật sửa đổi, bổsung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16/12/2002.Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện theo quy định như sau:

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản:

Bước 1: Soạn thảo văn bản

- Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo cơ quangiao cho đơn vị, cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo

- Cán bộ tại các phòng, ban, đơn vị khi được phân công soạn thảo phải tuân