Thực trạng công tác văn thư của Ủy ban Nhân dân phường Lam Sơn

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan ,tổ chức 3 1.1. Chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân phường Lam Sơn. 3 1.1.1 Vị trí, chức năng. 3 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn. 3 1.1.3 Cơ cấu tổ chức. 3 1.2 Chức năng ,nhiệm vụ ,quyền hạn ,cơ cấu tổ chức của bộ phận văn phòng của Ủy ban Nhân dân phường Lam Sơn. 3 1.2.1.Vị trí chức năng 3 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 5 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND cấp xã: 6 Chương 2. Thực trạng công tác văn thư của Ủy ban Nhân dân phường Lam Sơn 7 2.1 Hoạt động quản lý. 7 2.1.1. Việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư 7 2.2.Hoạt động nghiệp vụ: 10 2.2.1. Soạn tháo và ban hành văn bản 10 2.2.1.1.Tổ chức soạn thảo, duyệt và đánh máy văn bản 10 2.2.1.2. Thẩm quyền ban hành, nội dung, thể thức văn bản 12 2.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi. 16 2.2.2.1. Việc trình ký văn bản 16 2.2.2.2. Đóng dấu văn bản: 17 2.2.2.3. Đăng ký văn bản: 18 2.2.2.4. Chuyển giao văn bản đi: 20 2.2.2.5. Lập tập lưu văn bản: 21 2.2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: 21 2.2.3.1. Tiếp nhận văn bản đến: 22 2.2.3.2 Kiểm tra, phân loại, bóc bì và đóng dấu đến: 22 2.2.3.3. Đăng ký văn bản đến: 23 2.2.3.4. Trình ký văn bản đến: 24 2.2.3.5. Sao văn bản: 24 2.2.3.6. Chuyển giao văn bản đến: 25 2.2.3.7. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản: 25 2.2.4. Lập hồ sơ hiện hành: 26 2.2.5. Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của Văn phòng HĐND UBND phường Lam Sơn. 27 2.2.6. Trang thiết bị làm việc của cán bộ Văn thư chuyên trách. 29 Chương 3. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn 30 3.1 Nhận xét, đánh giá 30 3.1.1. Ưu điểm: 30 3.1.2. Nhược điểm: 30 3.2. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư tại Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn 30 3.3.Một số khuyến nghị 31 3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức 31 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường 32 3.3.2.2. Với khoa Văn thư Lưu trữ 32 3.3.2.3. Với trường Đại học Nội vụ Hà Nội 33 C. KẾT LUẬN 34 D. PHỤ LỤC

Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ MỤC LỤC MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét quan ,tổ chức 1.1 Chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn, cấu tổ chức Ủy ban Nhân dân phường Lam Sơn 1.1.1 Vị trí, chức 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.1.3 Cơ cấu tổ chức .3 1.2 Chức ,nhiệm vụ ,quyền hạn ,cơ cấu tổ chức phận văn phòng Ủy ban Nhân dân phường Lam Sơn 1.2.1.Vị trí chức 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.2.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng UBND cấp xã: Chương Thực trạng công tác văn thư Ủy ban Nhân dân phường Lam Sơn 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1 Việc ban hành văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư 2.2.Hoạt động nghiệp vụ: 10 2.2.1 Soạn tháo ban hành văn .10 2.2.1.1.Tổ chức soạn thảo, duyệt đánh máy văn .10 2.2.1.2 Thẩm quyền ban hành, nội dung, thể thức văn 12 2.2.2 Tổ chức quản lý giải văn 16 2.2.2.1 Việc trình ký văn 16 2.2.2.2 Đóng dấu văn bản: 17 2.2.2.3 Đăng ký văn bản: 18 2.2.2.4 Chuyển giao văn đi: .20 2.2.2.5 Lập tập lưu văn bản: 21 2.2.3 Tổ chức quản lý giải văn đến: .21 2.2.3.1 Tiếp nhận văn đến: .22 2.2.3.2 Kiểm tra, phân loại, bóc bì đóng dấu đến: 22 2.2.3.3 Đăng ký văn đến: 23 2.2.3.4 Trình ký văn đến: 24 2.2.3.5 Sao văn bản: 24 2.2.3.6 Chuyển giao văn đến: 25 2.2.3.7 Theo dõi, đôn đốc việc giải văn bản: 25 2.2.4 Lập hồ sơ hành: .26 2.2.5 Tình hình quản lý sử dụng dấu Văn phòng HĐND & UBND phường Lam Sơn 27 2.2.6 Trang thiết bị làm việc cán Văn thư chuyên trách 29 Chương 30 Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn .30 3.1 Nhận xét, đánh giá .30 3.1.1 Ưu điểm: 30 3.1.2 Nhược điểm: 30 3.2 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn 30 3.3.Một số khuyến nghị 31 3.3.1 Đối với quan, tổ chức 31 3.3.2 Đối với môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường .32 3.3.2.2 Với khoa Văn thư- Lưu trữ 32 3.3.2.3 Với trường Đại học Nội vụ Hà Nội 33 C KẾT LUẬN 34 D PHỤ LỤC 35 Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ A PHẦN MỞ ĐẦU Công tác Văn thư công tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực hành quản lý Hành Nhà nước Trong quan đơn vị công tác Văn thư quan tâm cơng tác bảo đảm hoạt động quản lý Hành thơng qua Văn - tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải cơng việc nhanh chóng, xác , bí mật cho quan Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hóa, hành nhà nước có phát triển để phù hợp Với vai trị quan trọng cơng tác Văn thư lĩnh vực quản lý Hành chính, Đảng Nhà Nước ta ln quan tâm, có chủ chương sách ngày đại cơng tác này, nhằm phục vụ tốt hoạt động Quản lý nhà nước quan Thực phương châm “ Học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tế ” nhằm giúp cán văn phòng tương lai, nắm vững lý thuyết học để vận dụng vào thực tế Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội tạo điều kiện cho sinh viên kiến tập quan , tổ chức Được quan tâm, giúp đỡ nhà trường giúp đỡ HĐND-UBND phường Lam Sơn , em tiếp nhận kiến tập Văn Phòng HĐND-UBND phường Lam Sơn, kể từ ngày 1/6/2016 đến hết ngày 19/6/2016 Trong khoảng thời gian , thân em nỗ lực , cố gắng không ngừng học hỏi kinh nghiệm rèn luyện kỹ nghiệp vụ văn phòng sở áp dụng lý thuyết học hướng dẫn tận tình cán văn phịng nơi Là cán văn phòng tương lai, đợt thực tập trang bị cho em số kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng công tác Văn thư nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư phát triển đất nước , thấy bất cập quan Từ Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ thấy trách nhiệm , nghĩa vụ cán trẻ chúng em lớn Có thể nói đợt kiến tập giúp cho em cụ thể hóa nắm kiến thức , trưởng thành sau kiến tập quan Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế kết hợp với lý luận chuyên môn mà em đúc rút từ quan kiến tập Do thời gian kiến tập không nhiều thiếu kinh nghiệm thực tế báo cáo em viết nhiều thiếu sót khó tránh Vì em mong nhận nhiều ý kiến đóng góp thầy giáo để em có hội học tập thêm kinh nghiệm vận dụng tốt kiến thức học vào thực tế sau Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo HĐND – UBND phường Lam Sơn , cán nhân viên văn phòng HĐND- UBND phường Lam Sơn tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành nốt đợt kiến tập thầy giúp em hồn thành báo cáo kiến tập Xin chân thành cảm ơn ! Lam Sơn, ngày 18 tháng 06 năm 2016 Sinh Viên Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét quan ,tổ chức 1.1 Chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn, cấu tổ chức Ủy ban Nhân dân phường Lam Sơn 1.1.1 Vị trí, chức Phường Lam Sơn thành lập ngày 29 tháng năm 1983 có tổng diện 23,17 km2 với gần 19.000 thường trú 16 khu phố xóm Có 24 quan doanh nghiệp đóng địa bàn Kinh tế đa thành phần : nông , lâm nghiệp , công nghiệp , tiểu thủ công nghiệp , thương mại dịch vụ , có 40% nơng nghiệp 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Căn vào Luật sô 77/2015/QH13: Luật tổ chức quyền địa phương, UBND phường Lam Sơn có chức nhiệm vụ sau: Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân phường định nội dung quy định khoản khoản Điều 61 Luật tổ chức thực nghị Hội đồng nhân dân phường -Tổ chức thực ngân sách địa phương -Thực nhiệm vụ, quyền hạn quan nhà nước cấp phân cấp, ủy quyền 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Ủy ban Nhân dân phường gồm: Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Ủy viên phụ trách quân sự, Ủy viên phụ trách công an (Sơ đồ Phần phụ lục số 1) 1.2 Chức ,nhiệm vụ ,quyền hạn ,cơ cấu tổ chức phận văn phòng Ủy ban Nhân dân phường Lam Sơn 1.2.1.Vị trí chức Để phục vụ cho hoạt động UBND phường Lam Sơn liên tục, không bị gián đoạn văn phịng UBND phường phải thực tốt số chức sau - Chức tham mưu tổng hợp: Đây chức quan trọng văn Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ phòng UBND phường Văn phòng UBND phường “tai mắt” nơi xử lý thông tin, thông tin sau xử lý cán văn phịng phải tổng hợp lại nêu lên nội dung, thơng tin trình lãnh đạo UBND, đồng thời đề xuất ý kiến tham mưu cho lãnh đạo UBND phường Tham mưu có nghĩa đề xuất ý kiến, góp ý việc đề định quản lý lãnh đạo Văn phòng UBND phường thực chức tham mưu tức là: có trách nhiệm đề xuất ý kiến cho lãnh đạo UBND phường trình tổ chức, điều hành hoạt động UBND phường Thực vậy, giải công việc, lãnh đạo UBND phường vào ý kiến đề xuất sáng tạo cấp lựa chọn giải pháp (nếu có) từ đưa định đắn hoạt động quản lý Để tham mưu đắc lực cho lãnh đạo UBND phường, văn phòng phải thực tốt chức tiếp nhận, xử lý sàng lọc thơng tin, sở phục vụ cho việc tham mưu, tư vấn Nhìn chung văn phịng UBND phường có trách nhiệm tham mưu vấn đề sau: + Tham mưu trình xây dựng chiến lược phát triển kinh tế lâu dài q trình xây dựng kế hoạch cơng tác ( năm, quý, tháng…) UBND phường + Tham mưu giúp lãnh đạo UBND phường việc ban hành Quyết định quản lý để tổ chức, điều hành hoạt động UBND phường + Tham mưu trình xây dựng đề án, báo cáo định kỳ, đột xuất gửi UBND Quận, Thị… Thơng thường văn phịng UBND phường tham mưu cho lãnh đạo xã nhiều hình thức khác như: Bằng văn trao đổi trực tiếp với lãnh đạo Các ý kiến tham mưu Văn phòng UBND phường giúp cho lãnh đạo UBND phường nắm tình hình cụ thể ban hành định đắn - Chức quản trị, hậu cần: Đây chức cần thiết văn phịng nói chung văn phịng UBND phường nói riêng Thực chức hậu cần có nghĩa văn phịng phải đảm bảo sở vật chất, phương tiện lại, trang thiết bị làm việc cho cán quan, đồng thời phải quan tâm đến đời sống cán cơng nhân viên tồn quan Ví dụ Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ như: Uỷ ban nhân Phường Lam sơn muốn tổ chức họp mở rộng Đảng uỷ, HĐND - UBND Ban ngành đồn thể trị - xã hội việc chuẩn bị sở vật chất, ban hành giấy mời, phương tiện lại, trang thiết bị, địa điểm, kinh phí….vv thuộc chức trách nhiệm phận văn phòng Như vậy, trình hoạt động để thực chức đề cập trên, hoạt động văn phịng UBND phường giữ vị trí quan trọng trình hoạt động UBND phường Hiệu hoạt động văn phòng UBND phường đo giá trị kinh tế cụ thể hoạt động khác, lại góp phần tạo sản phẩm có giá trị kinh tế, trị xã hội Đồng thời “cánh tay đắc lực” trợ giúp cho lãnh đạo UBND phường định quản lý đắn theo chế độ sách Đảng Nhà nước đề 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Để đảm bảo cho chức thực tốt văn phòng UBND phường giao nhiệm vụ định sau: Trong thực tế văn phịng quyền phường phải thực nhiệm vụ mà thông tư số 06/2012/TT-BNV ngày 30/11/2012 hướng dẫn chức trách, tiêu chuẩn cụ thể,nhiệm vụ tuyển dụng công chức xã, Phường, thị trấn như: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp phường tổ chức thực nhiệm vụ, quyền hạn lĩnh vực: Văn phòng, thống kê, tổ chức, nhân sự, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, tín ngưỡng, tôn giáo, dân tộc niên địa bàn theo quy định pháp luật; trực tiếp thực nhiệm vụ sau: + Xây dựng theo dõi việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác, lịch làm việc định kỳ đột xuất Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp phường; + Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp phường tổ chức kỳ họp; chuẩn bị điều kiện phục vụ kỳ họp hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp phường; + Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách Ủy ban nhân dân cấp phường; thực công tác văn thư, lưu trữ, chế “một cửa” “một cửa liên thông” Ủy ban nhân dân phường; nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo chuyển đến Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xem xét, giải theo thẩm quyền; + Tổng hợp, theo dõi báo cáo việc thực quy chế làm việc Ủy ban nhân dân cấp phường thực dân chủ sở theo quy định pháp luật; + Chủ trì, phối hợp với cơng chức khác xây dựng theo dõi việc thực kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; tổng hợp, thống kê, báo cáo tình hình phát triển cơng nghiệp, thương mại, dịch vụ hoạt động kinh tế - xã hội địa bàn cấp xã; dự thảo văn theo yêu cầu Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường; + Thực nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật chuyên ngành Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường giao 1.2.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng UBND cấp xã: UBND phường HĐND bầu ra, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật văn quan nhà nước cấp thực Nghị HĐND cấp Văn phòng UBND phường bố trí 02 cán với chức danh văn phịng – thống kê có trách nhiệm giúp việc, tham mưu cho HĐND – UBND Phường * Tiêu chuẩn công chức văn phòng – thống kê sau: - Độ tuổi không 35 tuổi tuyển dụng lần đầu - Học vấn: Tốt nghiệp THPT khu vực Đồng Đô thị, THCS trở lên khu vực Miền núi - Lý luận trị: Sau tuyển dụng phải bồi dưỡng lý luận trị tương đương trình độ Sơ cấp trở lên - Chuyên môn - nghiệp vụ: với khu vực Miền núi cơng chức văn phịng tối thiểu phải bồi dưỡng kiến thức chun mơn văn thư hành văn phịng Nếu tuyển dụng lần đầu phải có trình độ Trung cấp ngành chuyên môn sau tuyển dụng phải qua bồi dưỡng Quản lý hành nhà nước ( Nếu chưa qua trung cấp hành chính) (Sơ đồ phụ lục 2) Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Chương Thực trạng công tác văn thư Ủy ban Nhân dân phường Lam Sơn Theo thực trạng công tác Văn thư Ủy ban Nhân dân phường Lam Sơn , năm qua phường Lam Sơn có nội dung sau: 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1 Việc ban hành văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư Cũng lĩnh vực công tác khác, công tác Văn thư Văn phòng HĐND & UBND phường Lam Sơn nhận quan tâm cấp, ngành văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác Qua trình thực tập, khảo sát tình hình cơng tác văn thư Văn phịng cho thấy cán văn thư thực theo văn quan như: Chính phủ, Bộ Nội vụ, Ban tổ chức Cán phủ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước… ban hành nhằm đạo, hướng dẫn nghiệp vụ Cụ thể số văn sau: - Nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993 Chính phủ quy định quản lý sử dụng dấu; - Thông tư liên tịch số 32/TT- LB ngày 30/12/1993 Bộ Nội vụ- Ban tổ chức cán phủ hướng dẫn thi hành Nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993; - Nghị định số 110/ 2004/ NĐ- CP ngày 08/4/2001 Chính phủ Cơng tác văn thư; - Nghị định số 58/2001/NĐ- CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; - Văn số 64/VTLTNN- VP ngày 14/9/2004 Văn phòng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước thông báo giới thiệu trang thiết bị văn thư, lưu trữ sách nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ; - Quyết định số 792/1998/QĐ- UB ngày 30/6/1998 UBND phường Lam Sơn ban hành quy định tạm thời quy trình soạn thảo, trình ký, ban hành quản lý văn thuộc thẩm quyền UBND phường Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Ngoài ra, để đảm bảo công tác văn thư thực nhanh chóng, kịp thời khoa học Văn phịng UBND phường có quy định quy chế làm việc cho phận văn thư- lưu trữ Với văn giúp cán văn thư Văn phịng có thêm hiểu biết nghiệp vụ, vận dụng vào cơng việc để có hiệu cao mà lại theo quy định Nhận thức lãnh đạo cán bộ, công chức, viên chức cấp, ngành vị trí, tầm quan trọng cơng tác Văn thư nâng lên rõ rệt Hoạt động quản lý nhà nước Văn thư có nhiều tiến bộ, đặc biệt công tác đạo kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ Công tác văn thư, lưu trữ đơn vị ,phòng ban thuộc Ủy ban Nhân Dân phường Lam Sơn bước thực quy trình quản lý văn bản, tài liệu phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị ý bảo vệ, bảo quản kho lưu trữ Đội ngũ cán văn thư, lưu trữ phường bước tăng cường; công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ Văn thư trọng, trình độ chuyên môn cán Văn thư nâng cao, đáp ứng ngày tốt yêu cầu nhiệm vụ quan, tổ chức, góp phần nâng cao hiệu hoạt động máy nhà nước, đáp ứng yêu cầu cải cách hành Cơ sở vật chất cho hoạt động Văn thư máy vi tính, máy fax, máy photocoppy, máy scan; Và đặc biệt việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác Văn thư bước cấp, ngành quan tâm đầu tư Tuy nhiên , bên cạnh thành tích cơng tác Văn thư phường Lam Sơn năm qua gặp phải khơng bất cập hạn chế.Cụ thể sau: Một số quy định văn cấp khó thực chưa rõ như: Hệ thống tổ chức văn thư cấp xã, phường, thị trấn chưa có biên chế làm công tác Văn thư; nhiều quan hệ phát sinh hoạt đông quản lý công tác Văn thư chưa hướng dẫn thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ ngành Cơng an, Quốc phịng ngành khác Ngoài bất cập hạn chế cơng tác văn thư đo cịn thể qua mặt sau: Về mặt pháp lý Để đảm bảo tính đơng bộ, thống hệ thống pháp luật, đòi hỏi quy định pháp luật văn thư phải phù hợp với hệ thống pháp Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Chương Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm: Cán văn thư người có chuyên môn cao nên công tác văn thư đảm bảo tốt, thực cách đầy đủ xác Các loại văn xếp cách khoa học nên dễ dàng cho việc tìm kiếm tài liệu Công tác văn thư giải cách nhanh chóng, kịp thời cung cấp đầy đủ thơng tin cần thiết đáp ứng Bảo mật tốt tài liệu quan trọng đảm bảo không bị lộ làm ảnh hưởng tới quan Cán văn thư thực đầy đủ quy trình tiếp nhận xử lý văn Phòng làm việc cán văn thư khoa học, có đầy đủ trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho công việc Nhìn chung, cơng tác Văn thư tiến hành theo trình tự quy định Nhà nước Các khâu nghiệp vụ chuyên môn vận dụng chuẩn xác thao tác Đảm bảo tính,bí mật, xác, kịp thời cơng tác 3.1.2 Nhược điểm: Một số khâu nghiệp vụ làm chưa tốt công tác lập hồ sơ chưa đảm bảo yêu cầu, tài liệu xếp có chỗ bị nhầm, ảnh hưởng tới hoạt động tìm kiếm cán cần thiết Việc lưu văn chưa thống nên số giấy tờ cịn bị thất lạc, khơng tìm thấy Phần mềm chưa hỗ trợ nhiều vào cơng tác văn thư phải sử dụng công tác thủ công chủ yếu 3.2 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư Ủy ban nhân dân phường Lam Sơn Công tác Văn thư đóng vai trị quan trọng, cần thiết hoạt động Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh 30 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ văn phịng nói riêng quan nói chung Cơng tác Văn thư cầu nối chức quản lý Nhà nước quan.Để phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm văn thư em xin đề xuất số giải pháp cụ thể sau: Các cán bộ, nhân viên văn thư phải đào tạo , trau dồi kiến thức nưã đặc biệt tin học ngoại ngữ để nâng cao trình độ lực làm việc Đầu tư trang thiết bị đại, đưa trình phần mềm ứng dụng vào cơng tác Văn thư để đảm bảo công việc tốt Lãnh đạo phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá ý thức làm việc cán bộ, nhân viên, đưa hình thức khen thưởng, kỉ luật phù hợp để nhắc nhở động viên tinh thần làm việc họ Các cán Văn thư phải nâng cao ý thức làm việc nữa, không làm việc riêng làm việc Cán công nhân viên phải chủ động tiếp dân, phải có mối quan hệ hài hòa, đáp ứng thắc mắc họ Thường xuyên dọn dẹp văn phòng đảm bảo cảnh quan khơng khí làm việc 3.3.Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với quan, tổ chức Nơi công tác Văn phịng HĐND - UBND quan tâm mức nơi cơng tác lãnh đạo, điều hành đạt hiệu cao Nơi lãnh đạo, điều hành hoạt động tích cực, có kinh nghiệm nơi Văn phịng xây dựng, phát triển tốt Lãnh đạo có nắm tình hình hay khơng, có bao qt cơng việc, tổ chức thực có hiệu chủ trương, chương trình cơng tác hay khơng phụ thuộc lớn vào việc tổ chức xây dựng thực nhiệm vụ Văn phòng HĐND - UBND Thiết nghĩ, để nâng cao chất lượng, hiệu công tác Văn phòng HĐND - UBND , đòi hỏi lãnh đạo HĐND - UBND phải tiếp tục cải tiến, nâng cao chất lượng, hiệu giải pháp nâng cao chất lượng nhân sự, hồn thiện mơ hình tổ chức Văn phòng HĐND - UBND, tăng cường đầu tư trang thiết Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh 31 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ bị làm việc cho Văn phịng máy tính xách tay, máy Scan … ; Đề nghị cấp thường xuyên tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ tạo điều kiện cho cơng chức văn phịng nói riêng cơng chức UBND Phường nói chung học chuẩn trình độ chuyên môn để đáp ứng yêu cầu công tác tình hình 3.3.2 Đối với mơn văn thư, lưu trữ, khoa, trường -Với công tác Văn thư: Cần bố trí cho Văn thư làm việc phịng rộng rãi, thống mát với đầy đủ sở vật chất Giúp công việc Văn thư giải nhanh chóng Cán Văn thư cần có tiếp thu nhanh chóng quy định Nhà nước Sớm đưa vào thực để đảm bảo tính khoa học, thống cơng tác chun mơn Đồng thời cần trọng đến tất khâu nghiệp vụ Để quy trình tổ chức quản lý giải văn cách đầy đủ xác Nên đưa vào loại sổ đăng kí thực đăng ký văn cụ thể Nếu làm tốt việc nói trên, cơng tác Văn thư vào ổn định, thống 3.3.2.2 Với khoa Văn thư- Lưu trữ - Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập; bố trí điều hành tiến trình giảng dạy, học tập cho lớp thuộc Khoa quản lý Chủ trì, tổ chức trình đào tạo ngành học giao hoạt động giáo dục khác chương trình, kế hoạch giảng dạy chung Trường; - Đăng ký với Trường nhận nhiệm vụ xây dựng chương trình đào tạo trình độ, chuyên ngành đào tạo Phối hợp với Phòng Quản lý đào tạo xây dựng bảo vệ chương trình mở ngành học mới; - Quản lý nội dung, phương pháp, chất lượng đào tạo;quản lý chất lượng hoạt động khoa học công nghệ viên chức người học thuộc Khoa; - Tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình mơn học theo kế hoạch Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh 32 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Hiệu trưởng giao;xây dựng ngân hàng đề thi; tổ chức nghiên cứu cải tiến phương pháp giảng dạy, học tập; đề xuất xây dựng kế hoạch bổ sung, bảo trì thiết bị dạy - học thực hành,thực tập thực nghiệm khoa học; - Chủ trì,tìm kiếm đối tác xây dựng chương trình liên kết đào tạo bậc, hệ đào tạo; - Tổ chức tuyển sinh, đào tạo lớp bồi dưỡng ngắn hạn chuyên môn nghiệp vụ thuộc Khoa quản lý theo kế hoạch hàng năm Hiệu trưởng phê duyệt; Tự chủ nguồn thu sử dụng nguồn thu mục đích phục vụ cho hoạt động giảng dạy,nghiên cứu khoa học hoạt động khác Khoa theo quy định Trường; - Đối với khoá học theo học chế niên chế:Tổ chức thi, quản lý thi kết thi kết thúc học phần, quản lý cấp chứng học phần, tổ chức bế giảng trao tốt nghiệp, cấp bảng điểm tồn khóa cho sinh viên thuộc Khoa quản lý; Thực việc xét học tiếp sinh viên theo quy định Bộ Giáo dục Đào tạo; - Đối với khoá học theo học chế tín chỉ: phối hợp với Phịng Khảo thí bảo đảm chất lượng tổ chức biên soạn ngân hàng câu hỏi,đề thi, tham gia chấm thi kết thúc học phần theo quy định Thực việc kiểm tra,đánh giá điểm phận, lập bảng điểm kiểm tra phận sinh viên (bao gồm điểm chuyên cần điểm kiểm tra thường xuyên); quản lý chuyển giao bảng điểm kiểm tra phận sinh viên đến đơn vị liên quan theo quy định Trường; 3.3.2.3 Với trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua giai đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm - Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình dộ đại học sau đại học nghành, lĩnh vực quản lí nhà nước Bộ Nội vụ ngành nghề khác theo nhu cầu xã hội quan có thẩm quyền cho phép - Xây dựng triển khai chương trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội hội nhập quốc tế - Cấp, xác nhận văn bằng, chứng theo thẩm quyền Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh 33 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ C KẾT LUẬN Sau thời gian thực đề tài hoàn thành nhiệm vụ đề ra, từ kết nghiên cứu em rút số kết luận sau: Người làm công tác văn phòng phải nắm chắc tình hình mới có thể tham mưu đúng, mới phục vụ tớt các hoạt đợng của HĐND, UBND cần tích cực tham gia học tập, cập nhật kịp thời các chỉ thị, nghị quyết của Đảng và các văn bản luật; không ngừng tự học tập, tự rèn thông qua bạn bè, đồng nghiệp và các kênh thơng tin nhằm nâng cao trình độ lý luận trị, chuyên môn nghiệp vụ, nắm vững chủ trương, nội dung quy định pháp luật, tích lũy kiến thức xã hội sâu rộng để tham mưu tổng hợp phục vụ đắc lực giúp TT HĐND, lãnh đạo UBND thực hiện nhiệm vụ Thường xuyên đổi tác phong, lề lối làm việc và phải tự xây dựng chương trình làm việc (năm, quý, tháng hàng tuần) riêng đảm bảo tuân thủ đúng quy chế, quy trình cụ thể; bám sát thực tiễn, phát vấn đề nảy sinh, đề xuất biện pháp giải kịp thời, quy định pháp luật Nhiệm vụ Văn phòng UBND Phường thời gian tới nặng nề, địi hỏi cơng chức văn phịng phải phát huy truyền thống đồn kết, thi đua lao động, học tập với tâm cao, phong độ mới, tư mới, phấn đấu hoàn thành chức trách, nhiệm vụ giao, đáp ứng yêu cầu công tác Văn phịng tình hình Ở đâu thế, làm công tác tham mưu phục vụ thường chịu nhiều áp lực Có thể nói, Văn phòng nơi thường xuyên bị "chê nhiều khen", "Làm dâu trăm họ" Do đó, cán bộ, cơng chức Văn phịng cần ln nâng cao lĩnh, biết cách vượt qua áp lực, đồng thời phải cầu thị, nhận diện cho yếu kém, tồn để tự hồn thiện mình, đồn kết, hợp tác để hoàn thành nhiệm vụ chung Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh 34 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ D PHỤ LỤC Phụ lục số 1: Sơ đồ tổ chức UBND phường Lam Sơn CHỦ TỊCH HĐND PHƯỜNG PHÓ CHỦ TỊCH HĐND PHƯỜNG CHỦ TỊCH HĐND PHƯỜNG PHÓ CHỦ TỊCH HĐND PHƯỜNG VP-TK TP-HT Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh VH-XH QS ĐCXD TCKT Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục số : Sơ đồ tổ chức Văn phòng phường Lam Sơn Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phòng (phụ trách cơng tác hành tổng hợp) Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh Phó Chánh Văn phòng (phụ trách công tác thống kê) Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục số 3: Ảnh văn ban hành không phù hợp thực tế Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục số 4: Mẫu bìa sổ đăng ký văn CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự - Hạnh phúc SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI Năm:………… ĐƠN VỊ:………………………………… QUYỂN SỐ:…… Từ số:……………………đến số………………………… Từ ngày:…………………đến số………………………… Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục số 5: Mẫu sổ cách đăng ký văn bên Ngày Số, ký Tên loại trích Người Nơi Đơn tháng hiệu người lượng văn yếu nội dung ký nhận nhận văn Ghi bản lưu (1) (2) (3) 16/6/0 850/QĐ Quyết vị Số -UB (4) định Đ/c (5) (6) (7) thành lập BCĐ Cường vận động phong trào “Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hoá” Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A (8) Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục số 6: Mẫu bì văn UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG LAM SƠN Địa chỉ: Số 786 TRẦN PHÚ * Điện thoại: (037) 7533397 Số:…… Kính gửi:……………………… …… ………………………………… …… ………………………………… Phụ lục số 7: Mẫu mục lục văn STT Số ký hiệu văn kiện (1) (2) 30 238/TBVP Ngày tháng văn kiện (3) 16/7/04 Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh Trích yếu nội dung Tác giả văn Tờ kiện số Ghi (4) Thông báo V/v ngừng sử dụng phòng tập thể thao sân sau thuộc trụ sở phường (5) (6) Văn phòng HĐND & UBND phường Lam Sơn (7) Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục số 8: Mẫu dấu đến UBND PHƯỜNG LAM SƠN CÔNG VĂN ĐẾN Số:…… Ngày:…/…/200… Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục số 9: Mẫu sổ đăng ký văn đến CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN Năm:…… ĐƠN VỊ:……………………… QUYỂN SỐ:………… Từ số:……………… đến số……………………… Từ ngày:………………đến ngày…………………… Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục số 10: Mẫu sổ cách đăng ký bên Ngày tháng đến Số đến Tác giả (1) (2) 25/8/0 1406 (3) UBND Thị xã 01/9/0 1449 UBND Thị xã Số ký hiệu văn (4) 3018/ UBKH Ngày Tên loại tháng trích yếu văn nội dung 4691/ QĐUB 28/7/04 Quyết định Đ/c V/v cấp Cường GCN QSDĐở phường Ba Đình thị xã Bỉm Sơn cho nhà máy xi măng Bỉm Sơn Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh Đơnvị người nhận Ký nhận (5) (6) (7) (8) 24/8/04 Công văn Đ/c V/v tham Phượng gia góp ý kiến Dự thảo Quyết định Thủ tướng Chính phủ ban hành quy chế cơng khai tài Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Ghi (9) Giao phịn g Tài chuẩ n bị ý kiến tham gia dự thảo để UBN D phườ ng báo cáo Thị xã 26/8 Sao 02/9 Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục sô 11: Mẫu phiếu ý kiến xử lý UBND PHƯỜNG LAM SƠN Ý KIẾN XỬ LÝ VĂN PHỊNG HĐND & UBND Cơng văn đến: Số: Ngày… tháng… năm… Kính gửi đồng chí Ngày… tháng… năm… Hình ảnh Ủy ban Nhân dân phường Lam Sơn Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A