Thực trạng công tác lưu trữ của Ủy ban Nhân dân huyện Hữu Lũng

MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 3 Chương 1: Giới thiệu vài nét về Ủy ban Nhân dân huyện Hữu Lũng. 3 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng. 3 1.1.1 Giới thiệu khái quát đặc điểm của huyện Hữu Lũng 3 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban Nhân dân huyện Hữu Lũng. 4 1.1.2.1 Chức năng của Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng. 4 1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng. 5 1.1.1.3. Cơ cấu tổ chưc của Ủy ban nhâ dân huyện Hữu Lũng 7 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng. 8 Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ của Ủy ban Nhân dân huyện Hữu Lũng 11 2.1 Hoạt động quản lý 11 2.1.1 Xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ 11 2.1.2 Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm công tác lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong CTLT 13 2.1.3 Quản lý Phông Lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng 13 2.1.4 Tổ chức Kho Lưu trữ của Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng 14 2.1.5 Tổ chức ứng dụng các thành tựu KHCN trong công tác lưu trữ 15 2.1.6 Thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức 15 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 15 2.2.1. Thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. 15 2.2.2. Xác định giá trị tài liệu 17 2.2.3 Chỉnh lý tài liệu 18 2.2.4 Thủ tục tiêu hủy tài liệu loại 18 2.2.5. Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 19 2.2.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ 20 2.2.7. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. 21 Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng và đề xuất, kiến nghị. 23 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 23 3.2 Đề xuất một số giải pháp nâng chất lượng công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng 25 3.2 Một số kiến nghị 26 3.2.1 Đồi với Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng 26 3.2.2 Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 29 C. KẾT LUẬN 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 PHỤ LỤC

MỤC LỤC A LỜI NÓI ĐẦU .1 B NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét Ủy ban Nhân dân huyện Hữu Lũng 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng .3 1.1.1 Giới thiệu khái quát đặc điểm huyện Hữu Lũng 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban Nhân dân huyện Hữu Lũng .4 1.1.2.1 Chức Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng 1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng .5 1.1.1.3 Cơ cấu tổ chưc Ủy ban nhâ dân huyện Hữu Lũng 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ Ủy ban Nhân dân huyện Hữu Lũng 11 2.1 Hoạt động quản lý .11 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn đạo công tác lưu trữ 11 2.1.2 Đào tạo bồi dưỡng nhân làm công tác lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng CTLT 13 2.1.3 Quản lý Phông Lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng 13 2.1.4 Tổ chức Kho Lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng 14 2.1.5 Tổ chức ứng dụng thành tựu KHCN công tác lưu trữ 15 2.1.6 Thanh tra, kiểm tra xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ quan, tổ chức .15 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 15 2.2.1 Thu thập tài liệu vào Lưu trữ quan .15 2.2.2 Xác định giá trị tài liệu 17 2.2.3 Chỉnh lý tài liệu 18 2.2.4 Thủ tục tiêu hủy tài liệu loại .18 2.2.5 Thống kê xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 19 2.2.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ 20 2.2.7 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ .21 Chương 3: Báo cáo kết thực tập Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng đề xuất, kiến nghị 23 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt 23 3.2 Đề xuất số giải pháp nâng chất lượng công tác lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng 25 3.2 Một số kiến nghị 26 3.2.1 Đồi với Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng .26 3.2.2 Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 29 C KẾT LUẬN 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 PHỤ LỤC A LỜI NÓI ĐẦU Trong trình hoạt động người việc trao đổi thông tin diễn nhu cầu thiết yếu Trong văn coi phương tiện chủ yếu “sợi dây liên lạc” vô quan trọng phục vụ cho công tác quản lý Nhận thức vai trò người giữ lại văn bản, giấy tờ quan trọng để phục vụ cho mục đích giải cơng việc hành, theo thời gian văn giấy tờ trở thành tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị lựa chọn tồn khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân, bảo quản kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… xã hội Với vị trí, vai trò ý nghĩa tài liệu lưu trữ trở thành thước đo bề dày lịch sử dân tộc, phản ánh xác thực, ghi chép lại học kinh nghiệm trình hoạt động người Giá trị thông tin tài liệu, sử dụng để nghiên cứu giải công việc hàng ngày phục vụ cho việc nghiên cứu khoa học lịch sử Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng giá trị thực tiễn giá trị lịch sử Đó di sản quý giá truyền lại cho đời sau Vì vậy, cần phải có biện pháp xem xét, đánh giá mặt công tác Lưu trữ cho phù hợp với tình hình quan tổ chức, góp phần ngày hoàn thiên nâng cao hiệu Để nâng cao chất lượng đào tạo cho sinh viên Đáp ứng cầu phát triển cơng nghiệp hóa đại hóa xã hội, cầu thiết yếu ngành cấp Trường Đại học Nội vụ hà Nội 45 năm xây dựng phát triển, Trường đào tạo sâu theo chuyên ngành như: Quản trị Văn phòng , Tổ chức Quản lý Nhân lực, Quản lý Nhà nước, Quản lý Văn hóa, Hành Văn thư, Lưu trữ học, Khoa học – Thư viện,… Trong Lưu trữ học ngành quan trọng Trường nhằm phục vụ công tác Lưu trữ tài liệu hoạt động quan, tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo cung cấp hàng ngàn cán có trình độ chuyên môn vững vàng lý luận thực tiễn Lưu trữ công tác quan trung ương địa phương Với phương châm “học đôi với hành” hàng năm, nhà Trường tiến hành tổ chức đợt thực tập cho sinh viên năm thứ (đối với sinh viên hệ Cao đẳng) năm thứ (đối với sinh viên hệ Đại học) thực tập quan, tổ chức Thực tập tốt nghiệp giúp sinh viên tìm hiểu nhận thức sở nắm vững trình độ chun mơn nghiệp vụ, gắn lý luận với thực tiễn Bởi lý luận cung cấp cho ta phương pháp nhận thức khoa học chuyên môn nghiệp vụ thực tiễn sở, điều kiện để vận dụng đưa lý thuyết trang bị vào thực tế công việc Được quan tâm Khoa Văn thư – Lưu trữ đồng ý tạo điều kiện Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng thời gian từ ngày 10 tháng 01 năm 2017 đến ngày 10 tháng 03 năm 2017 em thực tập Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng Thực tập tốt nghiệp giai đoạn quan trọng trình đào tạo sinh viên nói chung em nói riêng Đây khoảng thời gian cần thiết để khép kín quy trình đào tạo Trường nhằm giúp cho em vận dụng kiến thức giảng dạy thực tế Để củng cố kiến thức lý luận học hỏi kinh nghiệm cán làm việc quan, đồng thời điều kiện tốt để em có hội tiếp xúc với mội trường làm việc nơi công sở Và hành trang đưa em vào thực tế cách vững vàng hơn, giúp em tích lũy nhiều kinh nghiệm làm việc trau dồi kỹ nghề nghiệp Bên cạnh xây dựng cho em phong cách làm việc người cán Lưu trữ thực thụ Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp em cố gắng song khơng thể tránh khỏi thiếu sót, em kính mong nhận ý kiến đóng góp, nhận xét với bảo tận tình thầy (cơ) giáo Trường, khoa Văn thư – Lưu trữ cán quan để báo cáo em hoàn thiện Trong thời gian thực tập Kho Lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng q trình hồn thiện báo cáo em xin gửi lời cảm ơn tới thầy (cô) Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, thầy (cô) khoa Văn thư – Lưu trữ, đặc biệt cán Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng nhiệt tình giúp đỡ tạo điều kiện để em thực hoàn thiện báo cáo thực tập tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn! Hữu Lũng, ngày 20 tháng năm 2016 SINH VIÊN Phan Thị Thảo B NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét Ủy ban Nhân dân huyện Hữu Lũng 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng 1.1.1 Giới thiệu khái quát đặc điểm huyện Hữu Lũng a Vị trí địa lý Hữu Lũng huyện miền núi nằm cửa ngõ phía Nam tỉnh Lạng Sơn, với tổng diện tích 806,74 km huyện chia làm vùng địa hình khác vùng núi đá chiếm 2/3 diện tích Vùng thung lũng ruộng chiếm 1/3 diện tích có hai dãy núi cao Cai Kinh Bảo Đài Phía Đơng giáp hai huyện Chi Lăng huyện Bắc Sơn Phía Tây giáp huyện Võ Nhai tỉnh Thái Ngun Phía Đơng Nam Tây Nam giáp huyện Lục Ngạn, Lục Nam, Yên Thế, Lạng Giang tỉnh Bắc Giang b Đặc điểm tình hình huyện Dân số huyện Hữu Lũng có 155.203 người gồm 07 dân tộc anh em: Tày, Nùng, Kinh, Sán Chỉ, Cao Lan, Dao, Hoa Trong dân tộc Nùng chiếm 52,3%, dân tôc Kinh chiếm 38,9%, dân tộc Tày chiếm 6,6%, dân tộc Cao Lan chiếm 1,23%, dân tộc Dao chiếm 0,44%, dân tộc Hoa chiếm 0,14%, lại dân tộc khác chiếm 0,39% dân số toàn huyện Huyện chia thành 25 xã, 01 thị trấn Trên địa bàn huyện có 01 Doanh nghiệp Lâm nghiệp nhà nước chuyên cung cấp loại con, giống phục vụ cho trồng lâm nghiệp như: Cây Keo, Bạch đàn, Sưa… Ngồi có 11 đơn vị quân đội 102 quan xí nghiệp thuộc tỉnh, Trung ương đóng địa bàn huyện Hữu Lũng có nhiều phong cảnh đẹp như: Đền Quan - Hoà Lạc, động Hang Rơi Tân Lập, núi Tam Tầng Sân Vua - Thiện Kỵ, Thác Hèo - Nhật Tiến…Với đặc điểm Hữu Lũng có nhiều điều kiện thuận lợi để phát triển kinh tế Cơ sở hạ tầng giao thông đường phát triển có tuyến đường sắt Hà Nội - Lạng Sơn, đường quốc lộ 1A chạy qua vùng trung tâm, đường 242 nối liền với huyện Yên Thế tỉnh Bắc Giang Đường 244 nối liền với huyện Võ Nhai tỉnh Thái Ngun Hữu Lũng có đường giao thơng thuận lợi tạo thuận lợi cho việc phát triển giao lưu kinh tế, văn hoá vùng huyện với tỉnh bạn Chính điều mà từ lâu Hữu Lũng trở thành nơi hội tụ mua bán hàng hoá từ nhiều hướng, từ Hà Nội, Bắc Giang lên Đồng Đăng Lạng Sơn, từ Lạng Sơn xuống Quảng Ninh …với nhiều chợ như: Chợ Mẹt, chợ Phổng, chợ Bắc Lệ… Hoà nhập với kinh tế thị trường phát triển thương mại dịch vụ với vị trí Hữu Lũng có điều kiện phát huy tiềm đất đai nguồn lực khác cho phát triển kinh tế - xã hội huyện Trong năm qua tranh thủ chế sách tạo nguồn phát huy nội lực Hữu Lũng đầu tư nhiều cho việc xây dựng hạ tầng sở phục vụ phát triển kinh tế xã hội địa bàn Huyện Nguồn vốn đầu tư huy động từ nhiều nguồn, thành phần kinh tế Đến sở hạ tầng địa bàn huyện nâng cấp bước đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế, mạng lưới giao thông, hệ thống kênh mương, trụ sở làm việc, trường học, trạm y tế xã, đầu tư, xây dựng phục vụ phát triển kinh tế xã hội Kinh tế hàng năm phát triển năm sau cao năm trước Đời sống vật chất, tinh thần, trình độ dân trí người dân nâng cao Tình hình an ninh trị ổn định tạo tiền đề để đẩy mạnh phát triển kinh tế xã hội Để có thành ngày hơm nhờ có lãnh đạo, đạo cấp ủy, quyền hệ thống trị từ huyện đến sở, đặc biệt lãnh đạo Huyện, quan lãnh đạo cao địa phương Trải qua 75 năm hoạt động phát triển, hệ thống tổ chức máy quan Đảng, quyền huyện ngày hoàn thiện tạo điều kiện cho hoạt động huyện vào nề nếp 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban Nhân dân huyện Hữu Lũng 1.1.2.1 Chức Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng quan quản lý hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp trên, có chức cụ thể sau: Quản lý tập trung, thống theo pháp luật tất hoạt động lĩnh vực đời sống kinh tế- xã hội địa phương, nhằm đảm bảo quyền lợi nghĩa vụ cơng dân tổ chức hoạt động mình; Kiểm tra, giám sát việc tuân thủ pháp luật hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp, công dân địa bàn huyện Xây dựng, phát triển kinh tế địa bàn huyện, tạo điều kiện cho cơng dân, tổ chức có hội hoạt động phát triển lĩnh vực kinh tế xã hội, phù hợp với yêu cầu, khả họ khuôn khổ pháp luật Nhà nước Xây dựng kết cấu hạ tầng, kỹ thuật phục vụ cho việc phát triển kinh tế xã hội, đảm bảo an ninh, quốc phòng địa bàn huyện 1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng a.Về lĩnh vực kinh tế: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; - Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự tốn ngân sách cấp mình; tốn ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; b.Về lĩnh vực Nông, Lâm, Ngư nghiệp, Thủy lợi đất đai: - Xây dựng, tổ chức triển khai kế hoạch phát triển nông – lâm – ngư nghiệp, thủy lợi đất đai hàng năm; - Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn; - Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; bảo cơng trình thủy lợi, mạng lưới giao thông địa bàn Huyện theo quy định pháp luật c.Về lĩnh vực Công nghiệp, Tiểu thủ công nghiệp: Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn d Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: - Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; - Quản lý, khai thác, sử dụng cơng trình giao thơng kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; - Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; e.Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch: - Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn Huyện; - Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; - Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn f Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hố, thơng tin thể dục thể thao: - Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hố, giáo dục, thơng tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; - Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức trường mầm non; - Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm y tế, trạm y tế; - Tổ chức, đạo việc dạy nghề, giải việc làm cho người lao động; tổ chức thực phong trào xố đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo g.Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường: - Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương; - Tổ chức thực bảo vệ mơi trường; phòng, chống, khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; h.Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an tồn xã hội: - Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng tồn dân; - Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường hợp vi phạm theo quy định pháp luật; i Trong việc thực sách dân tộc sách tơn giáo: - Tun truyền, giáo dục, phổ biến sách, pháp luật dân tộc tôn giáo; - Tổ chức thực nhiệm vụ giao chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội tỉnh vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt j Xây dựng quyền địa giới hành chính: - Tổ chức thực việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu hội đồng nhân dân theo quy định pháp luật - Quy định tổ chức máy nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể quan theo chun mơn thuộc Ủy ban nhân dân cấp theo hướng dẫn Ủy ban nhân dân tỉnh - Quản lý hồ sơ, mốc, giới, đồ địa giới hành huyện 1.1.1.3 Cơ cấu tổ chưc Ủy ban nhâ dân huyện Hữu Lũng Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng bao gồm Lãnh đạo huyện đơn vị trực thuộc Lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện gồm có: - Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện: Long Văn Sơn; - Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện: Trần Quốc Phong; - Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện: Hoàng Văn Hùng; 13 đơn vị trực thuộc Ủy ban Nhân dân huyện Hữu Lũng bao gồm: (Xem phụ lục số 01) 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng a Chức năng: Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng, có chức tham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân đạo, điều hành Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân quan nhà nước địa phương; đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Đối với huyện có đồng bào dân tộc thiểu số sinh sống, Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước công tác dân tộc; Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác Ủy ban nhân dân huyện đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn b Nhiệm vụ quyền hạn: * Đối với chức quan chuyên môn Ủy ban nhân dân Trình Ủy ban nhân dân huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng năm Ủy ban nhân dân huyện Đơn đốc, kiểm tra phòng, ban chun mơn, Ủy ban nhân dân cấp xã, thị trấn việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện sau phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra cơng PHỤ LỤC ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM HUYỆN HỮU LŨNG Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: 40/UBND-NV Hữu Lũng, ngày 24 tháng 01 năm 2017 V/v báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ năm 2016 Kính gửi: Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn Thực Văn số 2241/SNV-CCVTLT ngày 15/12/2016 Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn việc báo cáo công tác Văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ năm 2016; Sau rà soát, thống kê, Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng báo cáo thống kê công tác Văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ năm 2016 theo biểu chi tiết đính kèm UBND huyện Hữu Lũng báo cáo Sở Nội vụ theo quy định./ Nơi nhận: CHỦ TỊCH - Như trên; - Lưu: VT, NV (Đã ký) Long Văn Sơn Biểu số: 02/TH ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HỮU LŨNG BÁO CÁO THỐNG KÊ TỔNG HỢP CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ NĂM 2016 (Kèm theo Văn số 40/UBND-NV ngày 24 tháng 01 năm 2017 UBND huyện Hữu Lũng) Nội dung báo cáo Tổng số quan, tổ chức thuộc diện báo cáo Tổng số quan, tổ chức báo cáo I Văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ cơng tác lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số quy chế, quy trình nghiệp vụ lưu trữ - Tổng số quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ - Tổng số nội quy vào kho lưu trữ - Tổng số bảng thời hạn bảo quản tài liệu - Kế hoạch công tác văn thư lưu trữ năm 2016 II Tổ chức, nhân làm công tác lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) Tổ chức lưu trữ - Tổng số trung tâm lưu trữ, kho lưu trữ tương đương - Tổng số phòng lưu trữ - Tổng số tổ lưu trữ - Tổng số phận lưu trữ Nhân làm công tác lưu trữ - Tổng số: Trong đó: Nữ - Kiêm nhiệm cơng tác khác a) Trình độ chun mơn, nghiệp vụ - Trên đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ - Trên đại học chuyên ngành khác - Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ - Đại học chuyên ngành khác - Cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ - Cao đẳng chuyên ngành khác - Trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ - Trung cấp chuyên ngành khác - Sơ cấp (tập huấn ngắn hạn) b) Ngạch công chức, viên chức, chức danh nghề nghiệp lưu trữ - Lưu trữ viên cao cấp - Lưu trữ viên - Lưu trữ viên - Lưu trữ viên trung cấp - Kỹ thuật viên lưu trữ c) Ngoại ngữ - Chứng A Đơn vị tính Cơ quan, tổ chức Cơ quan, tổ chức Số lượng 13 13 Văn Văn Văn Văn Văn 01 0 01 01 Trung tâm Phòng Tổ Bộ phận 0 01 Người Người Người 01 01 Người Người Người Người Người Người Người Người Người 0 0 0 01 0 Người Người Người Người Người 0 01 Người Nội dung báo cáo - Chứng B - Chứng C d) Tin học - Chứng A - Chứng B - Chứng C e) Độ tuổi - Từ 30 trở xuống - Từ 31 đến 40 - Từ 41 đến 50 - Từ 51 đến 60 III Tài liệu lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) Tài liệu giấy - Tổng số phơng/sưu tập lưu trữ Trong đó: Phơng/sưu tập chỉnh lý hoàn chỉnh - Tổng số mét giá tài liệu Trong đó: + Đã chỉnh lý hồn chỉnh Người Người Số lượng 01 Người Người Người 01 Người Người Người Người 01 0 Phông/sưu tập Phông/sưu tập Mét 02 19 Đơn vị tính Hồ sơ/đơn vị bảo quản + Quy mét giá tài liệu - Tổng số mét tài liệu chỉnh lý từ trước (đến ngày 31/12 năm báo cáo) Tài liệu khoa học, kỹ thuật - Tổng số cơng trình/đề tài Trong đó: Cơng trình/đề tài chỉnh lý hoàn chỉnh - Tổng số mét giá tài liệu Trong đó: + Đã chỉnh lý hồn chỉnh + Quy mét giá Tài liệu chuyên môn - Tổng số mét giá tài liệu Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh + Quy mét giá Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ - Tổng số phơng /sưu tập tài liệu lưu trữ Trong đó: Phơng/sưu tập chỉnh lý hồn chỉnh - Tổng số mét giá tài liệu Cơng trình/đề tài Cơng trình/đề tài Mét Hồ sơ/đơn vị bảo quản Mét 0 Mét Hồ sơ/đơn vị bảo quản Mét Phông/sưu tập Phông/sưu tập Mét Trong đó: + Đã chỉnh lý hồn chỉnh Hồ sơ/đơn vị bảo quản + Quy mét giá Tài liệu nghe nhìn a) Tổng số tài liệu ghi hình - Bộ phim /đoạn phim - Cuộn phim - Cuộn băng Video - Đĩa Mét Mét 201 Mét 0 Bộ/đoạn Cuộn Cuộn Đĩa Nội dung báo cáo - Quy chiếu Trong đó: Đã thống kê biên mục b) Tổng số tài liệu ghi âm - Cuộn băng (gốc thay gốc) - Đĩa - Quy nghe Trong đó: Đã thống kê biên mục c) Tổng số tài liệu ảnh - Phim âm (gốc thay gốc) Trong đó: Đã thống kê biên mục - Ảnh (gốc thay gốc) Trong đó: Đã thống kê biên mục d) Tổng số tài liệu đồ - Bản đồ Trong đó: Đã thống kê biên mục Tài liệu điện tử - Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử Trong đó: Đã tạo lập sở liệu IV Thu thập loại huỷ tài liệu Tài liệu giấy - Tổng số mét giá tài liệu lưu trữ thu thập (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số mét giá tài liệu lưu trữ đến thời hạn thu thập chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số mét giá tài liệu huỷ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) Tài liệu nghe, nhìn a) Tổng số tài liệu nghe nhìn thu thập (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Cuộn phim - Cuộn băng Video - Cuộn băng ghi âm - Đĩa ghi hình - Đĩa ghi âm - Phim âm - Ảnh - Bản đồ b) Tổng số tài liệu nghe nhìn đến thời hạn thu thập chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Cuộn phim - Cuộn băng Video - Cuộn băng ghi âm - Đĩa ghi hình - Đĩa ghi âm Đơn vị tính Số lượng Giờ Giờ Cuộn Đĩa Giờ Giờ Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Bản đồ Bản đồ Hồ sơ/MB Hồ sơ/MB 16 Mét 16 Mét Mét 0 Cuộn Cuộn Cuộn Đĩa Đĩa Chiếc Chiếc Bản đồ Cuộn Cuộn Cuộn Đĩa Đĩa Nội dung báo cáo - Phim âm - Ảnh - Bản đồ c) Tổng số tài liệu nghe nhìn huỷ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Cuộn phim - Cuộn băng Video - Cuộn băng ghi âm - Đĩa ghi hình - Đĩa ghi âm - Phim âm - Ảnh - Bản đồ Tài liệu điện tử - Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử thu thập (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) Trong đó: Đã tạo lập sở liệu - Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử đến thời hạn thu thập chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) Trong đó: Đã tạo lập sở liệu - Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử huỷ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) Trong đó: Đã tạo lập sở liệu V Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phòng đọc (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số lượt người khai thác sử dụng tài liệu a) Tổng số tài liệu đưa phục vụ khai thác sử dụng - Hồ sơ/đơn vị bảo quản - Tài liệu - Ảnh - Ghi âm, ghi hình Đơn vị tính Số lượng Chiếc Chiếc Bản đồ Cuộn Cuộn Cuộn Đĩa Đĩa Chiếc Chiếc Bản đồ Hồ sơ/MB Hồ sơ/MB Hồ sơ/MB Hồ sơ/MB Hồ sơ/MB Hồ sơ/MB Lượt người 120 70 Hồ sơ/đơn vị bảo quản Tài liệu Ảnh Giờ 0 a) Tổng số tài liệu chụp, cấp chứng thực lưu trữ - Tổng số tài liệu chụp - Tổng số tài liệu cấp chứng thực lưu trữ - Tổng số yêu cầu độc giả Trong đó: Yêu cầu độc giả trả lời Công bố, trưng bày, triển lãm, xuất phẩm tài liệu lưu trữ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số công bố, giới thiệu - Tổng số lần trưng bày, triển lãm - Tổng số ấn phẩm xuất Cơng cụ tra cứu (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) Tài liệu/ trang Tài liệu/ trang Yêu cầu Yêu cầu 600 0 0 Bài viết Lần Ấn phẩm Nội dung báo cáo - Tổng số phơng/sưu tập lưu trữ có mục lục hồ sơ - Tổng số cơng trình/đề tài có mục lục hồ sơ - Tổng số tài liệu nghe nhìn có thống kê biên mục - Tổng số phim âm có thống kê biên mục - Tổng số ảnh có thống kê biên mục - Tổng số mục lục chuyên đề - Tổng số sách dẫn phông lưu trữ - Thẻ tra tìm Đơn vị tính Phơng/sưu tập Cơng trình/đề tài Giờ Chiếc Chiếc Mục lục Sách Phiếu VI Nghiên cứu khoa học công tác văn thư, lưu trữ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học nghiệm thu Trong đó: + Cấp Nhà nước + Cấp Bộ/ngành + Cấp sở - Tổng số chương trình, đề tài nghiên cứu đưa vào ứng dụng Trong đó: + Cấp Nhà nước + Cấp Bộ/ngành + Cấp sở VII Kho lưu trữ, trang thiết bị dùng cho lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) Kho lưu trữ - Diện tích kho lưu trữ chun dụng Trong đó: + Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng sử dụng để bảo quản tài liệu + Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng chưa sử dụng để bảo quản tài liệu Số lượng 02 0 0 0 0 Chương trình/đề tài Chương trình/đề tài Chương trình/đề tài Chương trình/đề tài Chương trình/đề tài Chương trình/đề tài Chương trình/đề tài Chương trình/đề tài m2 m2 m2 - Diện tích kho lưu trữ khơng chun dụng m2 - Diện tích kho tạm Trang thiết bị dùng cho lưu trữ - Chiều dài giá/tủ bảo quản tài liệu Trong đó: + Giá cố định + Giá di động - Camera quan sát - Hệ thống chống đột nhập - Hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động - Bình chữa cháy khí, bọt,… - Hệ thống điều hoà nhiệt độ trung tâm - Máy điều hoà nhiệt độ - Máy hút ẩm - Dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm - Thiết bị thơng gió - Máy khử trùng tài liệu m2 36 Mét Mét Mét Chiếc Hệ thống Hệ thống Chiếc Hệ thống Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc 95 95 0 0 04 0 0 0 Nội dung báo cáo - Máy khử axit - Hệ thống thiết bị tu bổ, phục chế tài liệu - Hệ thống thiết bị lập bảo hiểm microfilm - Mạng diện rộng - Mạng nội - Máy chủ - Máy tính cá nhân - Máy quét (scanner) - Máy chụp Đơn vị tính Chiếc Hệ thống Hệ thống Hệ thống Hệ thống Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Số lượng 0 0 0 0 Công cụ tra cứu tài liệu Máy xé tài liệu Kho bảo quản tài liệu chỉnh lý hoàn chỉnh Tài liệu hết giá trị chờ tiêu hủy Xưởng tái ngâm hóa chất tài chế tài liệu Từ Sơn – Bắc Ninh Phụ lục 02 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHỊNG UBND HUYỆN HỮU LŨNG Chánh Văn phòng Lái xe Phó Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phòng Hành – Quản trị Tổng hợp VT-LT Kế toán Tạp vụ Bảo vệ Bộ phận Tổng hợp Quản trị mang Bộ phận cửa Tiếp dân Phụ lục 01 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY UBND HUYỆN HỮU LŨNG Chủ tịch Phó chủ tịch phụ trách Văn - Xã Phó chủ tịch phụ trách Kinh tế Khối Kinh tế Khối Nội Khối Văn - Xã Phòng Tài chínhKế hoạch Phòng Nội vụ Phòng Y tế Phòng NN & PTNN Phòng Tư pháp Phòng Kinh tế Hạ tầng Phòng Thanh tra Phòng Giáo dục & Đào tạo Phòng Tài nguyên Mơi trường Văn phòng HĐND Phòng LĐTB XH Phòng Văn Hóa Thơng tin & UBND Phòng Dân tộc ... nhận xét, đánh giá công tác lưu trữ ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng Kết thúc 02 tháng thực tập Kho lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng em có hội trải nghiệm làm việc Lưu trữ thực thụ Đó khoảng... trạng hoạt động Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng Em xin nêu số nhận xét cá nhân công tác lưu trữ quan sau:  Ưu điểm: Công tác Lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng thực tương đối tốt với... hạn Ủy ban Nhân dân huyện Hữu Lũng 1.1.2.1 Chức Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng quan quản lý hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp