Thực trạng công tác lưu trữ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ Tỉnh Yên Bái.

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 5 Chương 1: Giới thiệu vài nét về Chi cục Văn thư – Lưu trữ Tỉnh Yên Bái. 5 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ Tỉnh Yên Bái. 5 1.1.1. Lịch sử hình thành Chi Cục Văn Thư – Lưu Trữ tỉnh Yên Bái. 5 1.1.2. Chức năng của Chi Cục Văn Thư – Lưu Trữ 6 1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của Chi cục Văn thư – Lưu trữ 6 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ 7 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức. 8 1.2.1. Tình hình tổ chức, chức năng của phòng quản lý Văn thư - Lưu trữ 8 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của phòng quản lý Văn thư – Lưu trữ 8 1.2.3 .Cơ cấu tổ chức của phòng quản lý công tác văn thư – lưu trữ 9 Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ Tỉnh Yên Bái. 10 2.1. Hoạt động quản lý 12 2.1.1. Công tác tổ chức, cán bộ,đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 12 2.1.2, Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ và xây dựng văn bản 13 2.1.3, Thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật hiện hành về văn thư, lưu trữ 14 2.1.4. Nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ 15 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 15 2.2.1. Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, chuẩn bị hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu 15 2.2.2.Thu thập, tiếp nhận hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu và lưu trữ lịch sử tỉnh 16 2.2.3. Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, sắp xếp hồ sơ, tài liệu 17 2.2.4. Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ 18 2.2.5. Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 19 2.2.6. Công tác tổ chức nghiên cứu, sử dụng tài liệu. 20 Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ Tỉnh Yên Bái và đề xuất, khuyến nghị. 21 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thữ tập và kết quả đạt được. 21 3.1.1. Những công việc đã làm trong thời gian thực tập. 21 3.1.2.Những kết quả đạt được trong giải quyết công việc được giao 22 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 22 3.3. Một số khuyến nghị 24 3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức: 24 3.3.2. Đối với bộn môn văn thư- lưu trữ, khoa, trường 25 C. PHẦN KẾT LUẬN 27 D. PHỤ LỤC  

MỤC LỤC A A PHẦN MỞ ĐẦU Công tác Văn thư - Lưu trữ nói chung cơng tác Lưu trữ nói riêng chiếm vị trí quan trọng lĩnh vực quản lý hành nói chung, cải cách hành quốc gia nói riêng Ngày nay, trước u cầu nghiệp cơng nghiệp hố, đại hố đất nước, cơng tác đòi hỏi phải xác định ngang tầm với ngành khoa học - xã hội khác Trong năm qua, nhờ làm tốt công tác Văn thư - Lưu trữ nên nhiều ngành, nhiều đơn vị giúp cho hoạt động đơn vị, ngành triển khai có kết nhiệm vụ đề ra, góp phần thúc đẩy xã hội phát triển Vì mà quan đơn vị cần có quan tâm đến cơng tác Văn thư - Lưu trữ Với việc tổ chức cho sinh viên thực tập quan, tổ chức cách hiệu sinh viên có hội cọ sát với thực tế, có hội làm quen với môi trường làm việc để làm bước đệm cho công việc sau phát huy nhà trường trang bị Đây hội tốt để sinh viên học hỏi cách làm việc cán Văn thư - lưu trữ , tạo dựng nên phong thái làm việc khoa học có giấc, tạo hội cho sinh viên chủ động, độc lập trình quan sát, nhận xét, đánh giá nội dung công tác Văn thư - Lưu trữ đơn vị đồng thời giúp sinh viên nâng cao ý thức,trách nhiệm việc học tập học phần Qua trình thực tập sinh viên hệ thống hóa củng cố kiến thức thuộc chuyên ngành đào tạo Thời gian học tập trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, nhà trường trang bị cho kiến thức chuyên ngành lưu trữ để thực tập tơi vận dụng kiến thức vào cơng việc giao thời gian làm việc quan Khi nhà trường đồng ý, đồng ý phối hợp giúp đỡ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Yên Bái tiếp nhận tạo điều kiện cho đến thực tập quan từ ngày 10/01/2017 đến ngày 10/03/2017, thời gian thực tập quan nắm công việc cán văn thư lưu trữ học hỏi thêm nhiều điều nhiều kiên thức hơn, để góp phần bổ sung kiến thức thân Đây hành trang cho bước vào đường đời nghiệp sau Việc chọn nội dung thực tập tốt nghiệp công công tác Lưu Trữ góp phần khơng nhỏ để củng cố kiến thức lĩnh vực đào tạo, bước gắn học đôi với hành, lý luận gắn với thực tiễn Và qua nội dung thực tập có nhìn cụ thể ngành nghề, sâu vào tìm hiểu làm công việc trực tiếp liên quan đến công tác Lưu Trữ làm tăng lực chuyên môn thân, qua thời gian thực tập hội để sau bước vào thực tế không bị bỡ ngỡ, biết cách chủ động công việc Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế kết hợp với lý luận chuyên môn mà đúc rút quan thực tập Báo cáo gồm ba chương sau: Chương 1: Giới thiệu vài nét Chi cục Văn thư – Lưu trữ Tỉnh Yên Bái Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ Tỉnh Yên Bái Chương 3: Báo cáo kết thực tập Chi cục Văn thư – Lưu trữ Tỉnh Yên Bái đề xuất, khuyến nghị Trong thời gian thực tập, việc gặp phải khó khăn thuận lợi khơng thể tránh khỏi: Thứ mặt thuận lợi: Về phía nhà trường Được hướng dẫn đạo tận tình nhà trường thầy, cô khoa Văn thư – Lưu trữ Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội trang bị cho kiến thức kỹ để thực tập tốt Về phía quan thực tập Ngồi giúp đỡ thầy, trường đợt thực tập vừa qua tơi có thuận lợi bảo tận tình bác, anh, chị quan giúp tơi có thêm kiến thức công tác Lưu trữ, cho hiểu tầm quan trọng công tác Lưu trữ Lưu trữ lịch sử nói riêng tất quan Đồng thời quan giúp đỡ phối hợp để tơi vận dụng mà học trường Đại Học nội Vụ Hà Nội vào thực tế Thứ hai mặt khó khăn: Về mặt chủ quan: Do chưa có nhiều hội tiếp xúc, làm việc trực tiếp với khối tài liệu lớn nên thân nhiều bỡ ngỡ khơng tránh khỏi sai xót trình thực tập Về mặt khách quan: Do quan chuyển sang sở nên phòng ban trống nhiều, trang thiết bị chưa lắp đặt hồn chỉnh Ngồi có yếu tố như: thời tiết, đường đi, làm hạn chế hiệu quả, xuất công việc, tâm lý làm việc không thoải mái Trong thời gian thực tập Chi Cục Văn Thư – Lưu Trữ thời gian ngắn tơi có thêm nhiều kiến thức ngành học kiến thức cơng việc sau Nó giúp tơi rèn luyện thân thành cán Lưu trữ phải có đủ yếu tố nào, phẩm chất Kết báo cáo thực tập cố gắng nỗ lực thân, q trình thực tập tơi thực trình tự, đầy đủ nội dung mà đợt thực tập đề thực báo cáo Để hoàn thành đợt thực tập báo cáo mình, ngồi kiến thức kỹ nghiệp vụ mà thân có được, tơi nhận giúp đỡ, quan tâm tạo điều kiện thuận lợi cán quan Tuy nhiên kiến thức hạn chế nên trình làm báo cáo chắn nhiều thiếu sót chưa đầy đủ nội dung theo yêu cầu nhà trường Kính mong quý thầy cô quan tâm tạo điều kiện giúp đỡ Cuối xin chân thành cảm ơn thầy, cô nhà trường Đặc biệt thầy cô khoa Văn Thư – Lưu Trữ ban lãnh đạo cán bộ, nhân viên, công chức Chi Cục Văn Thư – Lưu Trữ tỉnh Yên Bái tạo điều kiện giúp đỡ tơi tận tình đợt thực tập vừa qua để tơi hồn thành tốt nội dung thực tập tốt nghiệp Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 15 tháng 03 năm 2017 Sinh viên Hà Thị Hiền B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét Chi cục Văn thư – Lưu trữ Tỉnh Yên Bái 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Chi cục Văn thư – Lưu trữ Tỉnh Yên Bái 1.1.1 Lịch sử hình thành Chi Cục Văn Thư – Lưu Trữ tỉnh Yên Bái Chi cục Văn thư-Lưu trữ tỉnh Yên Bái tiền thân phận Lưu trữ Phòng Hành chính-Tổ chức thuộc Văn phòng UBND tỉnh Ngày 29/7/1998, UBND tỉnh ban hành Quyết định số 1503/1998/QĐ-TH việc thành lập Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh Thực Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; theo đó, ngày 04/8/2008, UBND tỉnh ban hành QĐ số 200/2008/QĐ-UBND việc thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ sở chuyển Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh sang trực thuộc Sở Nội vụ Thực Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ UBND cấp; theo đó, ngày 20/8/2010, Chủ tịch UBND tỉnh ban hành Quyết định số 1887/QĐ-UBND việc thành lập Chi cục Văn thư-Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ Với hai lần thay đổi cấu tổ chức, máy Chi cục Văn thư-Lưu trữ vào hoạt động ổn định Trước thành lập Chi cục Văn thưLưu trữ, phận lưu trữ (gồm 02 biên chế) có chức thực quản lý Phông Lưu trữ UBND tỉnh, nay, Chi cục Văn thư-Lưu trữ gồm có 16 biên chế, 06 biên chế hành 10 biên chế nghiệp.Có chức quản lý nhà nước cơng tác văn thư, lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật Cơ cấu tổ chức có Chi cục trưởng Phó Chi cục trưởng; phòng chun mơn nghiệp vụ: Phòng Hành chính-Tổng hợp, phòng Quản lý văn thư, lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư-Lưu trữ (thành lập theo Quyết định số 201/QĐSNV ngày 28 tháng năm 2015 Giám đốc Sở Nội vụ); Trung tâm Lưu trữ lịch sử đơn vị nghiệp công lập có chức thực nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử tỉnh hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật; tổ chức có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng Hiện Trung tâm Lưu trữ lịch sử quản lý 06 Phông Lưu trữ:Phông Ủy ban Thống Chính phủ, Phơng Ủy ban nhân dân tỉnh, Phơng Sở Nội vụ, Phông Thi đua-Khen thưởng, Phông Chi cục Văn thư-Lưu trữ Phơng Ban đạo tỉnh phòng chống tham nhũng (Phơng đóng) Với ý nghĩa, vai trò to lớn công tác lưu trữ, đặc biệt tiềm thông tin khứ thông tin dự báo tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt cơng tác lưu trữ góp phần tạo cơng vụ có hiệu quả, xây dựng hành đại Quan tâm làm tốt cơng tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thông tin góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, để kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước 1.1.2 Chức Chi Cục Văn Thư – Lưu Trữ Chi cục văn Văn thư – Lưu trữ tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái có chức giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ tỉnh quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật Chi cục Văn thư – Lưu trữ có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động Ngân sách nhà nước cấp theo quy định pháp luật Chi cục Văn thư – Lư trữ chịu đạo, quản lý tổ chức biên chế hoạt động Sở Nội vụ, đồng thời chịu hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn Chi cục Văn thư – Lưu trữ + Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, chương trình, đề án tổ chức thực chế độ,quy định văn thư, lưu trữ; +Hướng dẫn kiểm tra thực chế độ, quy định văn thư, lưu trữ; +Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “ Danh mục nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh”; +Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” Lưu trữ lịch sử tỉnh; + Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sửcủa tỉnh; + Nghiên cứu, ứng dụng khao học công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ; +Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ ăn thư, lưu trữ; +Phối hợp với tra Sở Nội vụ giải khiếu nại tố cáo sử lý vi phạm pháp luật văn thư lưu trữ; + Thực sơ kết, tổng kết, báo cáo, thống kê công tác văn thư, lưu trữ văn thư lưu trữ theo quy định; +Thực công tác thi đua, khen thưởng văn thư lưu trữ; +Giúp Giám đốc Sở Nội thực nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh; +Thực số dịch vụ công tác lưu trữ; 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Chi cục Văn thư – Lưu trữ ( xem phụ lục số ) Lãnh đạo Chi cục: Chi cục Văn thư - Lưu trữ có Chi cục trưởng khơng q 02 Phó chi cục trưởng; Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ trước pháp luật tồn hoạt động Chi cục Phó Chi cục trưởng chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng pháp luật lĩnh vực công tác phân cơng; Chi cục trưởng vắng mặt, phó Chi cục trưởng Chi cục trưởng ủy nhiệm điều hành hoạt động Chi cục; Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm,cách chức, từ chức, khen thưởng, kỷ luật, điều động, luân chuyển, chế độ sách Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng thực theo quy định pháp luật phấn cấp Uỷ ban nhân dân tỉnh Cơ cấu tổ chức Chi cục, gồm: a, Các Phòng chức năng, nghiệp vụ: - Phòng Hành - tổng hợp; Phòng quản lý Văn thư - Lưu trữ; Các phòng có trưởng phòng phó trưởng phòng, việc bổ nhiệm, miễn nhiệm,cách chức,khen thưởng, kỷ luật, điều động thực chế độ sách lãnh đạo phòng thực theo quy định Nhà nước phân cấp quản lý tổ chức, Cán tỉnh b, Đơn vị trực thuộc: Trung tâm lưu trữ đơn vị nghiệp, gồm 02 phận: -Thu thập - Chỉnh lý tài liệu; - Kho lưu trữ 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ quan tổ chức 1.2.1 Tình hình tổ chức, chức phòng quản lý Văn thư - Lưu trữ Phòng quản lý văn thư - lưu trữ phận chuyên môn thuộc Chi Cục Văn thư - Lưu trữ Là phận tham mưu, giúp Chi Cục Văn thư - Lưu trữ thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực công tác Văn thư - Lưu trữ, đồng thời phận đôn đốc, nhắc nhở quan, tổ chức thực tốt công tác văn thư - lưu trữ quan Hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ văn thư – lưu trữ 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn phòng quản lý Văn thư – Lưu trữ Tham mưu trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, chương trình, đề án, dự án tổ chức thực chế độ, quy định văn thư, lưu trữ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định văn thư, lưu trữ Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố”; “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố Lưu trữ lịch sử thành phố Nghiên cứu, xây dựng Đề án, Dự án ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; Tham gia xây dựng văn hướng ứng dụng tiến khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ Xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tổ chức tập huấn theo kế hoạch phê duyệt Xây dựng trang Web, biên tập, viết đưa thông tin lên trang Web Chi cục; kết nối cổng thông tin điện tử với Sở Nội vụ; xây dựng, trì quy trình ISO 9001:2008 Xây dựng sở liệu, quản trị mạng, làm công tác tin học, nghiên cứu phần mềm, bảo dưỡng máy móc thiết bị tin học Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật văn thư, lưu trữ Thực báo cáo, thống kê văn thư, lưu trữ; 10 Thực nhiệm vụ khác Chi cục trưởng phân công 1.2.3 Cơ cấu tổ chức phòng quản lý cơng tác văn thư – lưu trữ Phòng quản lý cơng tác văn thư – lưu trữ gồm 01 trưởng phòng 01 phó trưởng phòng, 01 viên chức cơng tác thực nhiệm vụ giao lãnh đạo quan 10 Phụ lục Sơ đồ tổ chức máy Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Chi cục trưởng Phó chi cục Phòng Hành Tổng hợp Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Sơ đồ bố trí nơi làm việc Phòng, Trung tâm Chi cục Văn thư - Lưu trữ: Cầu thang 11 10 1 Phòng Chi cục trưởng Phòng Phó Chi cục trưởng Phòng Phó Chi cục trưởng Phòng Quản lý văn thư - lưu trữ Phòng Đọc Phòng Hành - Tổng hợp Bộ phận Thu thập - Chỉnh lý Kho lưu trữ lịch sử Kho lưu trữ lịch sử 10 Bộ phận Kho lưu trữ 11 Kho lưu trữ hành Phụ lục 4: Phương án phân loại tài liệu Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh: Phông Lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Yên Bái (giai đoạn 2010 - 2012) - Căn lịch sứ đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng - Căn tình hình thực tế phông lưu trữ Chi cục Tôi chọn phương án phân loại Thời gian - Cơ cấu tổ chức chia tài liệu làm nhóm: Cơ - nhóm lớn - nhóm nhỏ Bước 1: Chia tài liệu theo thời gian thành nhóm A Năm 2010 B Năm 2011 C Năm 2012 Bước 2: Tài liệu nhóm chia cấu tổ chức B Năm 2011 Phòng Hành - Tổng hợp Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ 3.1 Bộ phận Thu thập chỉnh lý tài liệu 3.2 Bộ phận Kho Khối Đảng Khối Đoàn thể Bước 3: Tài liệu nhóm phân chia theo cấp độ dựa vào đặc trưng phân loại đặc trưng vấn đề, đặc trưng tên loại tài liệu, đặc trưng tác giả tài liệu Năm 2011 Phòng Hành - Tổng hợp 1.1 Vấn đề chung 1.2 Tài liệu tổ chức cán 1.2.1 Hồ sơ nhân 1.2.2 Hồ sơ tuyển dụng cán 1.2.3 Hồ sơ nâng lương 1.2.4 Hồ sơ quy hoạch cán 1.2.5 Hồ sơ khen thưởng kỷ luật cán 1.3 Tài liệu kế toán tài vụ 1.3.1 Báo cáo tài tốn 1.3.2 Chế độ tiền lương 1.3.3 Chế độ ưu đãi phụ cấp nghề nghiệp 1.3.4 Sổ sách kế toán thu chi ngân sách 1.3.5 Tài liệu chứng từ tra, kiểm tra 1.4 Tài liệu công tác văn thư - lưu trữ 1.4.1 Hồ sơ đạo công tác văn thư - lưu trữ cấp 1.4.2 Hồ sơ quản lý dấu 1.4.3 Hồ sơ công tác văn thư - lưu trữ quan 1.4.4 Tài liệu văn đi, đến Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ 2.1 Vấn đề chung 2.2 Hồ sơ đạo thực công tác văn thư - lưu trữ địa bàn tỉnh 2.3 Hồ sơ hướng dẫn kiểm tra công tác văn thư - lưu trữ thuộc khối hành 2.4 Hồ sơ hướng dẫn kiểm tra công tác văn thư - lưu trữ thuộc khối nghiệp, doanh nghiệp 2.5 Hồ sơ mở lớp tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ 2.6 Hồ sơ báo cáo tình hình thực cơng tác văn thư - lưu trữ địa bàn tỉnh Trung tâm lưu trữ 3.1 Bộ phận Thu thập chỉnh lý 3.1.1 Những vấn đề chung 3.1.2 Hồ sơ công tác thu thập tài liệu 3.1.3 Hồ sơ công tác chỉnh lý tài liệu 3.2 Bộ phận Kho 3.2.1 Những vấn đề chung 3.2.2 Hồ sơ tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 3.2.3 Hồ sơ công tác bảo quản tài liệu Khối Đảng 4.1 Những vấn đề chung 4.2 Tài liệu đạo hướng dẫn tổ chức Đảng cấp 4.3 Hồ sơ đại hội 4.4 Hồ sơ đảng viên 4.4.1 Tài liệu đánh giá phân xếp loại đảng viên 4.4.2 Sổ sách 4.4.3 Công văn trao đổi công tác đảng Khối Đồn thể 5.1 Cơng đồn 5.1.1 Những vấn đề chung 5.1.2 Tập tài liệu đạo hướng dẫn tổ chức cơng đồn cấp 5.1.3 Hồ sơ đại hội 5.1.4 Hồ sơ hội nghị công chức, viên chức 5.1.5 Chương trình, kế hoạch, báo cáo 5.2 Đoàn niên 5.2.1 Những vấn đề chung 5.2.2 Tập tài liệu tổ chức đoàn cấp hướng dẫn đạo 5.2.3 Hồ sơ đại hội 5.2.4 Chương trình, kế hoạch, báo cáo cơng tác đồn 5.2.5 Tài liệu nhân đồn 5.2.6 Sổ sách cơng văn trao đổi cơng tác đồn 5.2.7 Hồ sơ tổ chức vận động lớn Phụ lục 5: Bảng kê tài liệu chủ yếu quan cần bảo quản vĩnh viễn lâu dài STT TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU THBQ (1) (2) (3) Tài liệu Phòng Hành Tổng hợp Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán - Dài hạn, hàng năm Vĩnh viễn - tháng, tháng 20 năm - Quý, tháng năm Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức ngành, quan Vĩnh viễn Hồ sơ việc thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, Vĩnh viễn nhiệm vụ, quyền hạn quan Hồ sơ việc hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể Vĩnh viễn quan Hồ sơ xây dựng thực tiêu biên chế Vĩnh viễn Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán Vĩnh viễn Hồ sơ quy hoạch cán 20 năm Hồ sơ việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển cán 70 năm Hồ sơ việc thi tuyển, thi nâng ngạch, kiểm tra chuyển ngạch hàng năm 20 năm - Báo cáo kết quả, danh sách trúng tuyển năm - Hồ sơ dự thi, thi, tài liệu tổ chức thi 10 Hồ sơ kỷ luật cán 70 năm 11 Hồ sơ giải chế độ (hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội …) 70 năm 12 Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức 13 Sổ, phiếu quản lý hồ sơ cán 14 Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán Vĩnh viễn ngành, quan 15 Công văn trao đổi công tác tổ chức, cán Vĩnh viễn 70 năm 10 năm Tài liệu lao động, tiền lương 16 Hồ sơ xây dựng, ban hành thang bảng lương ngành Vĩnh viễn báo cáo thực 17 Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ phụ cấp ngành Vĩnh viễn báo cáo thực 18 Hồ sơ nâng lương cán bộ, công chức, viên chức 20 năm Tài liệu tài chính, kế toán Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định tài chính, Vĩnh viễn kế tốn 20 Kế hoạch, báo cáo cơng tác tài chính, kế tốn - Dài hạn, hàng năm 21 Vĩnh viễn - tháng, tháng 20 năm - Quý, tháng năm Kế hoạch, báo cáo tài tốn - Hàng năm Vĩnh viễn - Tháng, quý, tháng, tháng 20 năm 22 Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định, 20 năm 23 Hồ sơ kiểm tra, tra tài quan - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác 24 - Vụ việc khác 84 10 năm Hồ sơ kiểm toán quan - Vụ việc nghiêm trọng 83 Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm Sổ sách kế toán - Sổ tổng hợp 20 năm - Sổ chi tiết 10 năm Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn lập báo cáo tài 10 năm Tài liệu thi đua, khen thưởng 85 Hồ sơ hội nghị thi đua quan chủ trì tổ chức 86 Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng - Dài hạn, hàng năm 87 Vĩnh viễn Vĩnh viễn - tháng, tháng 20 năm - Quý, tháng năm Hồ sơ tổ chức thực phong trào thi đua kỷ niệm 10 năm Tài liệu về, văn thư, lưu trữ 88 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác, Vĩnh viễn văn thư, lưu trữ 89 Hồ sơ hội nghị công tác, văn thư, lưu trữ quan tổ chức 90 Kế hoạch, báo cáo công tác, văn thư, lưu trữ - Năm, nhiều năm - Quý, tháng 10 năm Vĩnh viễn 10 năm 91 Hồ sơ lập, ban hành Danh mục bí mật nhà nước Vĩnh viễn quan 92 Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ, văn thư, lưu trữ 20 năm 93 Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ 20 năm 94 Hồ sơ tổ chức thực hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác sử dụng …) 20 năm 95 Hồ sơ quản lý sử dụng dấu 20 năm 96 Tập lưu, sổ đăng ký văn quan - Văn quy phạm pháp luật Vĩnh viễn - Chỉ thị, định, quy định, quy chế, hướng dẫn Vĩnh viễn - Văn khác 50 năm 97 Sổ đăng ký văn đến 20 năm 98 Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ Hồ sơ đạo thực công tác văn thư - lưu trữ địa Vĩnh viễn bàn tỉnh 99 Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác văn thư - lưu trữ tỉnh - Hàng năm, nhiều năm - tháng, tháng, quý Vĩnh viễn 20 năm 100 Hồ sơ công tác kiểm tra, tra công tác văn thư - Vĩnh viễn lưu trữ địa bàn tỉnh 101 Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác văn thư - lưu trữ hàng Vĩnh viễn 102 năm tỉnh Hồ sơ hướng dẫn công tác văn thư - lưu trữ khối hành Vĩnh viễn 103 Hồ sơ hướng dẫn công tác văn thư - lưu trữ khối Vĩnh viễn nghiệp, doanh nghiệp 104 Hồ sơ mở lớp tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư - Vĩnh viễn lưu trữ 105 Công văn trao đổi công tác văn thư - lưu trữ 10 năm 106 Hồ sơ báo cáo tình hình thực cơng tác văn thư - lưu Vĩnh viễn trữ Trung tâm Lưu trữ Bộ phận thu thập chỉnh lý 107 Hồ sơ công tác thu thập tài liệu Vĩnh viễn 108 Hồ sơ công tác chỉnh lý tài liệu Vĩnh viễn Bộ phận Kho 109 Hồ sơ tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Vĩnh viễn - Tập phiếu yêu cầu khai thác tài liệu Vĩnh viễn - Sổ khai thác tài liệu Vĩnh viễn Vĩnh viễn 110 Hồ sơ Bảo quản tài liệu 14 Tài liệu tổ chức Đảng Đoàn thể quan 14.1 Tài liệu tổ chức Đảng 111 Hồ sơ Đại hội Vĩnh viễn 112 Chương trình, kế hoạch báo cáo công tác - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, tháng Vĩnh viễn 10 năm 113 Hồ sơ tổ chức thực vận động lớn, thị, Vĩnh viễn nghị Trung ương cấp ủy Đảng 114 Hồ sơ tiếp nhận, bàn giao công tác Đảng 10 năm 115 Hồ sơ hoạt động kiểm tra, giám sát 20 năm 116 Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức sở Đảng, Đảng viên 70 năm 117 Hồ sơ đảng viên 70 năm 118 Sổ sách (đăng ký Đảng viên, Đảng phí, ghi biên bản) 20 năm 119 Cơng văn trao đổi công tác Đảng 10 năm 14.2 Tài liệu tổ chức Cơng đồn 120 Hồ sơ Đại hội Vĩnh viễn 121 Chương trình, kế hoạch báo cáo công tác - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, tháng Vĩnh viễn 10 năm 122 Hồ sơ tổ chức thực vận động lớn, thực Vĩnh viễn nghị tổ chức Công đoàn 123 Tài liệu tổ chức, nhân hoạt động tổ chức Vĩnh viễn Cơng đồn 124 Hồ sơ hội nghị cán bộ, công chức, viên chức hàng năm quan 20 năm 125 Sổ sách 20 năm 126 Công văn trao đổi công tác Cơng đồn 10 năm 14.3 Tài liệu tổ chức Đoàn Thanh niên 127 Hồ sơ Đại hội Vĩnh viễn 128 Chương trình, kế hoạch báo cáo cơng tác - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, tháng Vĩnh viễn 10 năm 129 Hồ sơ tổ chức thực vận động lớn, thực Vĩnh viễn nghị Đảng, Nhà nước, Đoàn Thanh niên 130 Tài liệu tổ chức, nhân hoạt động Đoàn Thanh niên quan 20 năm 131 Sổ sách 20 năm 132 Công văn trao đổi cơng tác Đồn 10 năm Phụ lục 6: Bảng kê tài liệu khơng giá trị sử dụng Phông: Chi cục Văn thư - Lưu trữ Giai đoạn: 2010 – 2012 Bó số Tập số Tiêu đề HS (hoặc tập TL) Lý hủy 01 Tập biểu mẫu, giấy trắng Hết giá trị Tập tài liệu thảo nháp năm Hết giá trị 2011 Tập tài liệu không đủ thể thức năm Hết giá trị 2011 Tập tài liệu rách năm Hết giá trị 2011 Tập tài liệu 03 trùng thừa từ Trùng thừa HS 01 - HS 13 Tư liệu sách, 04 báo, tham khảo Tư liệu Ghi Phụ lục 7: Bìa Mục lục hồ sơ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc SỞ NỘI VỤ TỈNH YÊN BÁI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ SỔ MỤC LỤC PHÔNG CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH YÊN BÁI (2010 - 2012) MỤC LỤC SỐ 02 THỜI HẠN BẢO QUẢN Mục lục hồ sơ Chi cục Văn thư - Lưu trữ: Hộp /cặp số Số, ký hiệu HS Thời hạn Tiêu đề hồ sơ Thời gian TL 01 Về việc Báo cáo kết 10 năm thi hành pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2011 20 năm 15 02 Về việc Báo cáo thống kê công tác văn thư lưu trữ 2011 Vĩnh viễn 64 03 Về việc thực nhiệm vụ công tác VTLT năm 2011 2011 Vĩnh viễn 08 04 Về việc đánh giá kết 01 năm thực Chỉ thị số 16/CT-UBND tỉnh Yên Bái 2011 Vĩnh viễn 133 05 Báo cáo tổng kết tình hình thực Thơng tư số 30/2004/TT-BTC hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 2011 10 năm 11 06 Về việc tham gia vào dự thảo Thông tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 2011 10 năm 20 07 Về việc Báo cáo nguồn dự thi nâng ngạch Lưu trữ viên lên Lưu trữ viên 2011 10 năm 2011 10 năm 12 01 08 Về việc góp ý cho dự thảo hướng dẫn thực chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng vật CCVC làm lưu trữ tỉnh bảo quản Số Ghi tờ 02 09 Về việc Ban hành danh mục đơn vị nguồn nộp lưu thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu kho lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái 2011 20 năm 11 10 Về việc kiểm tra công tác VTLT huyện Văn chấn, Trấn yên, Lục yên thuộc tỉnh Yên bái 2011 Vĩnh viễn 45 11 Về việc tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu phòng cơng chứng số 01 2011 10 năm 12 Về việc trao đổi số ý kiến vào dự thảo quy định quản lý công tác VTLT Sở TN&MT 2011 10 năm 27 13 Về việc ban hành quy định khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái 2011 Vĩnh viễn 18 ... biến pháp luật văn thư, lưu trữ xây dựng văn a, Tuyên truyền phổ biến pháp luật văn thư, lưu trữ Luật Lưu trữ văn quy phạm phấp luật khác văn thư, lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh kịp thời... nét Chi cục Văn thư – Lưu trữ Tỉnh Yên Bái 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Chi cục Văn thư – Lưu trữ Tỉnh Yên Bái 1.1.1 Lịch sử hình thành Chi Cục Văn Thư – Lưu. .. máy Chi cục Văn thư -Lưu trữ vào hoạt động ổn định Trước thành lập Chi cục Văn th Lưu trữ, phận lưu trữ (gồm 02 biên chế) có chức thực quản lý Phơng Lưu trữ UBND tỉnh, nay, Chi cục Văn thư -Lưu trữ