Thực trạng công tác quản lý Văn thư Lưu trữ của Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Lào Cai

MỤC LỤC A.PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND XÃ KIM NỖ,HUYỆN ĐÔNG ANH, HÀ NỘI 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh, Hà Nội 4 1.1.1. Sự ra đời của UBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh, Hà Nội 4 1.1.2. Chức năng của UBND xã Kim Nỗ,huyện Đông Anh, Hà Nội 4 1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh, Hà Nội 4 1.1.4. Cơ cấu tổ chức củaUBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh, Hà Nội 8 1.2.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của UBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh, Hà Nộ 8 1.2.1. quản lý tài liệu lưu trữ của UBND xã Kim Nỗ huyện Đông Anh, Hà Nội, Luật Lưu trữ quy định: 9 1.2.2. Về trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu Thông tư quy định: 9 1.2.3. Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh, Hà Nội có nhiệm vụ: 10 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ KIM NỖ, HUYỆN ĐÔNG ANH, HÀ NỘI. 12 2.1. Hoạt động quản lý 12 2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ: 12 2.1.1.1. Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư 12 2.1.1.2. Về việc thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư 12 2.1.2. Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm công tác Văn thư – Lưu trữ. 13 2.1.3. Thanh tra và kiểm tra 14 2.2 Hoạt động nghiệp vụ: 17 2.2.1. Quản lí văn bản 17 2.2.1.1. Quản lý văn bản đến 17 2.2.1.2. Quản lý văn bản đi 17 2.2.1.3. Chế độ lưu văn bản 18 2.2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản 18 2.2.4. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 20 2.2.5 Thu thập bổ sung tài liệu và lưu trữ 24 2.2.6 Chỉnh lí tài liệu 25 2.2.7 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 26 2.2.8 Bảo quản tài liệu lưu trữ 27 2.2.9. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 29 C. PHẦN KẾT THÚC 30 KẾT LUẬN 32

MỤC LỤC

A.PHẦN MỞ ĐẦU 1

B PHẦN NỘI DUNG 4

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND XÃ KIM NỖ,HUYỆN ĐÔNG ANH, HÀ NỘI 4

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh, Hà Nội 4

1.1.1 Sự ra đời của UBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh, Hà Nội 4

1.1.2 Chức năng của UBND xã Kim Nỗ,huyện Đông Anh, Hà Nội 4

1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh, Hà Nội 4

1.1.4 Cơ cấu tổ chức củaUBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh, Hà Nội 8

1.2.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của UBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh, Hà Nộ.8 1.2.1 quản lý tài liệu lưu trữ của UBND xã Kim Nỗ huyện Đông Anh, Hà Nội, Luật Lưu trữ quy định: 9

1.2.2 Về trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu Thông tư quy định: 9

1.2.3 Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh, Hà Nội có nhiệm vụ: 10

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ KIM NỖ, HUYỆN ĐÔNG ANH, HÀ NỘI 12

2.1 Hoạt động quản lý 12

2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ:12 2.1.1.1 Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư 12

2.1.1.2 Về việc thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư 12

2.1.2 Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm công tác Văn thư – Lưu trữ 13

2.1.3 Thanh tra và kiểm tra 14

2.2 Hoạt động nghiệp vụ: 17

2.2.1 Quản lí văn bản 17

2.2.1.1 Quản lý văn bản đến 17

2.2.1.2 Quản lý văn bản đi 17

2.2.1.3 Chế độ lưu văn bản 18

2.2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản 18

2.2.4 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 20

2.2.5 Thu thập bổ sung tài liệu và lưu trữ 24

2.2.6 Chỉnh lí tài liệu 25

2.2.7 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 26

2.2.8 Bảo quản tài liệu lưu trữ 27

2.2.9 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 29

C PHẦN KẾT THÚC 30

KẾT LUẬN 32

A.PHẦN MỞ ĐẦU

Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đốivới tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội Vì vậy, Đảng và nhà nước ta, đặcbiệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng củacông tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ Ngay từ những ngày đầu nước nhà giànhđược độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước ViệtNam Dân chủ Cộng hòa đã ký Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946

về công tác công văn, giấy tờ, trong đó Người đã chỉ rõ "tài liệu lưu trữ có giá trịđặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia" và đánh giá "tài liệu lưu trữ là tàisản qúy báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinhnghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách

về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật Do đó, việclưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng" Xác định ý nghĩa

to lớn và tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội và sự nghiệp xâydựng, bảo vệ Tổ quốc

Công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụcho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quanĐảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội,…đảmbảo cung cấp kịp thời, chính xác Đồng thời công tác Văn thư được xác định làmột mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nộidung hoạt động của văn phòng, ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý củamột cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo,chỉ đạo, quản lý điều hành Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức caohay thấp phụ thuộc vào một phần của công tác này có được làm tốt hay không

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực,hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liềnvới văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sửdụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung Từ đó, có thểthấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảođảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt Đây cũng

chính là lí do để em chọn để tài công tác Văn thư – Lưu trữ để thực tập và viếtbáo cáo tốt nghiệp tại UBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh, Hà Nội để có cáinhìn đúng đắn hơn và hiểu sâu sắc hơn về công tác này.

Như chúng ta đã biết “ Học phải đi đôi với hành” Vì vậy trong quá trìnhđào tạo Đại học, thì việc thực tập cuối khoá là phần không thể thiếu đối với sinhviên Thực tập cuối khoá là phần bổ ích là hành trang cần phải trang bị đối vớimỗi sinh viên trước khi ra trường nhằm nâng cao hiểu biết thêm những điều màtrên ghế nhà trường không có, mặt khác sẽ giúp cho sinh viên hiểu được giữa lýluận đối với thực tiễn, biết vận dụng lý thuyết vào thực hành Là khoa có chứcnăng và kinh nghiệm đào tạo cán bộ Văn phòng cho đất nước Khoa Văn thư lưutrữ - Trường Cao Đẳng Nội vụ Hà Nội năm nào cũng có Kế hoạch tổ chức choSinh viên năm thứ 3 đi thực tập tại các cơ quan nhà nước từ Trung ương đến Địaphương, tại các cơ quan doanh nghiệp…

Là một sinh viên sau 3 năm học tập tại trường được trang bị những kiếnthức, nghiệp vụ Thì hiện tại bây giờ em đã có cái nhìn toàn diện hơn về chuyênngành mình đã lựa chọn Được trang bị những kiến thức tại trường và được trựctiếp tiếp xúc với công việc thực tế tại cơ quan đó sẽ là hành trang vững chắc cho

em bước vào đời Được sự đồng ý của UBND xã Kim Nô huyện Đông Anh em

đã được tới tiếp xúc với công việc thực tế của cơ quan Trong quá trình thực tậpđược sự giúp đỡ tận tình của lãnh đạo cơ quan và cán bộ Văn thư UBND xãKim Nỗ em đã cố gắng hoàn thành tốt các yêu cầu mà nội dung thực tập đề ranhững kết quả trên em sẽ lần lượt trình bày trong bài “Báo cáo thực tập tốtnghiệp” của mình

Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế tìm hiểu thựctrạng công tác Văn thư, Lưu trữ cùng sự so sánh đối chiếu kiến thức lý thuyếtđược trang bị ở trường với thực tiễn tại các cơ quan

Bố cục báo cáo gồm 3 chương:

Chương I: Giới thiệu vài nét về Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai Chương II: Thực trạng công tác quản lý Văn thư - Lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai

Chương III: Báo cáo kết quả thực tập tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ

Trong quá trình thực tập tại UBND xã Kim Nỗ em cũng đã gặp phải một

số khó khăn nhất định, do đây là lần đầu được trực tiếp tiếp xúc với các khâu nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ Do vậy bài báo cáo tốt nghiệp của em chắc chắn còn nhiều thiếu sót Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn,các anh chị ở UBND xã Kim Nỗ để em hoàn chỉnh bản báo cáo thực tập của mình em mong nhận được sự thông cảm về những gì mà bản báo cáo này chưa làm được.

Qua đây, Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của các thầy, cô giáo trong Khoa, Trường đặc biệt là Thầy Nguyễn Mạnh Cường đã tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình thực tập và hoàn thiện bài báo cáo.Em xin gửi lời cảm ơn tới toàn thể lãnh đạo cơ quan, các cán bộ công chức UBND xã Kim Nỗ, đã tạo điều kiện tốt nhất để em hoàn thành đợt thực tập này và đạt được kết quả cao.

Hà Nội, ngày 20 tháng 12 năm 2010

Sinh viênNông Thị Tú Anh

B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND XÃ KIM NỖ,HUYỆN

ĐÔNG ANH, HÀ NỘI 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh, Hà Nội

1.1.1 Sự ra đời của UBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh, Hà Nội

Xã Kim Nỗ nằm ở phía tây huyện Đông Anh toàn xã có 5 thôn với tổngdiện tích đất tự nhiên 656,65ha, trong đó đất nông nghiệp là 257,76ha chiếm39,25% diện tích Dân số 14.340 người/3.278hộ; Toàn xã có: 50 hộ nghèo, 90 hộcận nghèo và 97 hộ gia đình chính sách đang hưởng trợ cấp hàng tháng

Đảng bộ xã có 400 đảng viên sinh hoạt tại 09 chi bộ trực thuộc, trong đó

có 05 chi bộ thôn, 03 chi bộ nhà trường, 01 chi bộ cơ quan Ban Chấp hànhĐảng bộ hiện nay có 15 đồng chí, BTV Đảng ủy: 05 đồng chí Thường trực Hộiđồng nhân dân: 02 đồng chí, đại biểu HĐND xã 28 ông bà, TT UBND xã: 03đồng chí Hệ thống chính trị (MTTQ, các ngành đoàn thể) từ xã xuống thônthường xuyên được củng cố kiện toàn, đảm bảo chất lượng và số lượng thựchiện nhiệm vụ chính trị của địa phương và cấp trên giao

1.1.2 Chức năng của UBND xã Kim Nỗ,huyện Đông Anh, Hà Nội

Căn cứ vào Điều 2, Chương 1 của Luật số 11/2003/QH11 của Quốc hội:Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thì UBND xã Kim Nỗhuyện Đông Anh, Hà Nội có chức năng là cơ quan hành chính nhà nước ở địaphương do Hội đồng nhân dân bầu ra và là cơ quan chấp hành của Hội đồngnhân dân, chiệu trách nhiệm về việc chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của

cơ quan cấp trên và Nghị Quyết của Hội đồng nhân dân ; thực hiện chức năngquản lý nhà nước ở địa phương trên mọi lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, giáodục, quốc phòng, an ninh…

1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh,

Hà Nội

-Trong lĩnh vực kinh tế, UBND xã Kim Nỗ thực hiện những nhiệm vụ,

quyền hạn sau đây:

+ Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng

nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổchức thực hiện kế hoạch đó;

+ Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toánđiều chỉn

ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngânsách địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

+ Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhànước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn vàbáo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;

+ Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ cácnhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quyđịnh của pháp luật;

+ Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng cáccông trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện.Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát vàbảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật

- Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ

công nghiệp, UBND xã Kim Nỗ thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình,kế hoạch, đề án

khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triểnsản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôitrong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đốivới cây trồng và vật nuôi;

+ Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bãolụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo

vệ rừng tại địa phương;

+ Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theoquy định của pháp luật;

+ Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyềnthống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để pháttriển các ngành, nghề mới

- Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải, UBND xã Kim Nỗ thực

hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã

theo phân cấp;

+ Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểmdân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật

về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;

+ Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giaothông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của phápluật;

+ Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đườnggiao thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật

- Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội,văn hoá và thể dục thể thao, UBND

xã Kim Nỗ thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối

hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiệncác lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;

+ Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫugiáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trênquản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;

+ Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá giađình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng,chống các dịch bệnh;

+ Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thểthao; tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch

sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;

+ Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đìnhliệt sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;

+ Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡcác gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơinương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chínhsách ở địa phương theo quy định của pháp luật;

+ Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ởđịa phương

- Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương, UBND xã Kim Nỗ thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xâydựng làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;

+ Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng

ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấnluyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;

+ Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự,an toàn xã hội; xâydựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biệnpháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạmpháp luật khác ở địa phương;

+ Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại củangười nước ngoài ở địa phương

- Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban

nhân dân xã, có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở

địa phương theo quy định của pháp luật.

- Trong việc thi hành pháp luật, UBND xã Kim Nỗ thực hiện những nhiệm

vụ, quyền hạn sau đây:

+ Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp

luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;

+ Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dântheo thẩm quyền;

+ Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việcthi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử

lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật

1.1.4 Cơ cấu tổ chức củaUBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh, Hà Nội

Cơ cấu tổ chức củaUBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh, Hà Nội gồm:

Công An: 01 công chức, cơ cấu Uỷ viên Uỷ ban;

Tài chính-Kế toán: 01 công chức;

Quân Sự: 01 Hợp đồng trong biên chế;

Cán bộ không chuyên trách: Phó Trưởng công an, Phó chỉ huy

trưởng quân sự, Giao thông Thuỷ lợi

1.2.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của UBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh,

Hà Nộ

Xã, là đơn vị hành chính cấp cơ sở, nơi thực hiện trực tiếp và cụ thể cácchủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước Theo sốliệu cả nước hiện nay có 11.118 xã, phường, thị trấn Nơi đây hàng ngày cùngvới hoạt động của bộ máy quản lý Nhà nước, có biết bao tài liệu được sản sinh

và trong mỗi thôn bản, gia đình, dòng họ còn biết bao tài liệu quý giá cần khai

thác, bảo tồn và lưu trữ Chính vì vậy, việc quan tâm tạo cơ sở pháp lý cần thiếtgiúp các xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là cấp xã) quản lý tốt tài liệu lưu trữ làviệc làm có ý nghĩa hết sức quan trọng và cần thiết cả trước mắt, cũng như lâudài trong việc bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

1.2.1 quản lý tài liệu lưu trữ của UBND xã Kim Nỗ huyện Đông Anh,

Hà Nội, Luật Lưu trữ quy định:

- Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủyban nhân dân, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp của xã, được lựachọn và lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã

- Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phải có đủ cáctiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và được hưởng chế độ, quyền lợi theoquy định của pháp luật

- Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, có nhiệm vụhướng dẫn việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản

và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.” Điều

14 Cùng với các quy định tại Luật Lưu trữ, ngày 08/11/2011 Bộ Nội vụ banhành Thông tư số 14/2011/TT-BNV Quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thànhtrong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thịtrấn Tại Điều 3 khi xác định nguyên tắc quản lý hồ sơ, tài liệu Thông tư quyđịnh: “Tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND cấp xã phảiđược quản lý tập trung tại Lưu trữ UBND cấp xã Các hoạt động nghiệp vụ củacông tác lưu trữ về thu thập; chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; thống kê; bảoquản và tổ chức sử dụng tài liệu phải được thực hiện thống nhất theo các quyđịnh tại Thông tư này và của pháp luật hiện hành”

1.2.2 Về trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu Thông tư quy định:

- Trách nhiệm của Chủ tịch UBND cấp xã:

Chủ tịch UBND cấp xã chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu hìnhthành trong hoạt động của HĐND và UBND cấp xã, chỉ đạo việc thực hiện cácquy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương

- Trách nhiệm của Chủ tịch HĐND cấp xã:

Chủ tịch HĐND cấp xã có trách nhiệm chỉ đạo việc quản lý hồ sơ, tài liệuhình thành trong hoạt động của HĐND theo Quy chế công tác văn thư và lưu trữcủa HĐND và UBND cấp xã.

- Trách nhiệm của công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấpxã

Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã chịu tráchnhiệm trước Chủ tịch UBND cấp xã về việc thực hiện các nhiệm vụ được quyđịnh tại Điều 5 Thông tư này

- Trách nhiệm của cán bộ, công chức và những người hoạt động khôngchuyên trách ở cấp xã

Cán bộ, công chức và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp

xã trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có trách nhiệm thực hiện cácquy định tại Thông tư này và các quy định khác của pháp luật về công tác vănthư, lưu trữ

- Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu hủy trái phép, làm hư hại hồ sơ, tàiliệu lưu trữ hoặc sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích trái với lợi ích của Nhànước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân” Điều 4

1.2.3 Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh, Hà Nội có nhiệm vụ:

- Tham mưu cho Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện chức năng quản lý nhànước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã, bảo đảm sự thống nhất quản

lý theo lĩnh vực chuyên môn

- Tham mưu cho Chủ tịch UBND cấp xã trong việc quản lý hồ sơ, tài liệucủa HĐND và UBND cấp xã

- Quản lý văn bản đi, đến; quản lý hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ cấp xã;hướng dẫn cán bộ, công chức UBND cấp xã về lập hồ sơ công việc; tổ chức sắpxếp có hệ thống, bảo quản hồ sơ, tài liệu an toàn để phục vụ lâu dài cho công táccủa HĐND và UBND cấp xã

- Phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các tổchức và cá nhân”

- Về trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ và kho lưu trữ đối với cấp

xã Điều 14Thông tư 14/2011/TT-BNV quy định:

+ Tài liệu lưu trữ của cấp xã phải được bảo vệ, bảo quản an toàn trongkho lưu trữ

+ Kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải đáp ứng các điều kiện về bảo vệ, bảoquản an toàn tài liệu và thông tin tài liệu lưu trữ

+ Phòng, kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải được bố trí độc lập trong trụ

sở UBND cấp xã với diện tích tối thiểu 20m2;

+ Vị trí phòng kho bảo quản tránh nơi ẩm thấp hoặc chịu tác động trựctiếp của ánh sáng mặt trời;

+ Phòng kho bảo quản phải đảm bảo chắc chắn, không bị đột nhập; không

bị ảnh hưởng mưa bão, ngập lụt; không bị các loại côn trùng phá hoại;

+ Phòng kho bảo quản phải đảm bảo sạch sẽ và có trang bị quạt thông gió;+ Kho phải có đủ giá (kệ), bìa, hộp, cặp bảo quản tài liệu;

+ Trang bị đủ các phương tiện, thiết bị phòng cháy, chữa cháy

+ Phải thực hiện chế độ vệ sinh kho; thực hiện và duy trì các biện phápphòng chống côn trùng phá hoại tài liệu”

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ

CỦA UBND XÃ KIM NỖ, HUYỆN ĐÔNG ANH, HÀ NỘI.

2.1 Hoạt động quản lý

2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ:

2.1.1.1 Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư

Công tác văn thư là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu trong hoạtđộng quản lý của tất cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng vănbản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việcthực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức Với vai trò như vậy,công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày,tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Nhận thức đượcvai trò, ý nghĩa và tác dụng của công tác văn thư trong hoạt động của bộ máyquản lý nhà nước nói chung, của mỗi cơ quan tổ chức nói riêng, Nhà nước đãquan tâm đến việc ban hành các văn bản để quản lý, chỉ đạo công tác này Banhành Quy định công tác văn thư, lưu trữ các cấp và các ngành;

Cũng chính bởi vậy UBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh, Hà Nội đã có

sự quan tâm tới việc thực hiện và hiệu quả của công tác này mang lại Một sốvăn bản do cơ quan ban hành ra như: Quy chế quy định về nhiệm vụ của cán bộvăn thư, lưu trữ; Quy chế quy định về việc soạn thảo văn bản, ký văn bản và saovăn bản… Tuy chỉ ban hành ra một số văn bản chỉ đạo với số lượng ít nhưngđiều đó phần nào đã chứng minh được sự quan tâm tới việc tổ chức công tác vănthư - lưu trữ tại UBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh, Hà Nội

2.1.1.2 Về việc thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư

Tại UBND xã Kim Nỗ, huyện Đông Anh, Hà Nội đã thực hiện chỉ đạocông tác văn thư - lưu trữ theo các văn bản chỉ đạo của nhà nước Tất cả các vănbản chỉ đạo hướng dẫn công tác văn thư đã được cơ quan thực hiện một cáchnghiêm túc và chính xác như:

- Nghị định số: 58/2011/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản

lý và sử dụng con dấu;

- Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về côngtác văn thư;

- Thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2014 của

Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về việcsửa đổi, bổ sung một số Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 củaChính phủ về công tác văn thư;

- Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 của Bộ Nội vụ hướngdẫn về thể thức kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

- Thông tư số: 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướngdẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

đây là công tác chiếm vị trí quan trọng trong hoạt động của cơ quan nênviệc kiểm tra nghiệp vụ cũng được UBND xã Kim Nỗ tổ chức thường xuyênnhằm nâng cao hiệu quả công việc Hằng năm, cơ quan đã tổ chức những cuộckiểm tra về hoạt động văn thư tại cơ quan như: kiểm tra số đăng ký theo dõi vănbản đi, đến của cơ quan; những hồ sơ thuộc lĩnh vực phạm vi cán bộ văn thưđược phân công phụ trách…theo Quý và theo năm

2.1.2 Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm công tác Văn thư – Lưu trữ.

Công tác Văn thư – Lưu trữ luôn được chú trọng và nâng cao, chính vìvậy mà UBND xã Kim Nỗ đã tuân thủ đúng quy trình nghiệp vụ và đạt đượchiệu quả cao công tác Văn thư - Lưu trữ đã được nâng lên một bước, đổi mớiđáng kể

hàng năm UBND xã Kim Nỗ tổng kết về công tác Văn thư - Lưu trữ, tậphuấn nghiệp vụ VTLT cho cán bộ làm văn thư – Lưu Tại UBND xã Kim Nỗ cán

bộ làm công tác văn thư – Lưu trữ có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, được đàotạo qua các lớp chuyên ngành Văn thư, có nhiều năm kinh nghiệm nên việc quản

lý văn bản đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm và đúng quy trình của Nhà

nước Các khâu trình ký, kiểm tra lại thể thức, đóng dấu, đăng ký chuyển giao,sắp xếp, bảo quản và phục vụ bản lưu được tiến hành nhanh chóng, chính xác,

và khoa học nên có tác dụng rất lớn trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động củaVăn thư – Lưu Trữ cũng như của Cơ quan

2.1.3 Thanh tra và kiểm tra

Công tác tuyên truyền, phổ biến các văn bản về văn thư, lưu trữ: Hàngnăm, UBND xã Kim Nỗ thực hiện công tác tuyên truyền thông qua các hội nghịchuyên đề, hội nghị tổng kết, sơ kết, hội nghị giao ban để giới thiệu, phổ biến,

về Văn thư - Lưu trữ hướng dẫn chuyên môn công chức, viên chức trong cơquan

Ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ:UBND huyện đã ban hành một số văn bản hướng dẫn, chỉ đạo trong việc thựchiện công tác văn thư, lưu trữ: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Kế hoạch côngtác văn thư, lưu trữ; các xã Hồ Sơn, Bồ Lý, Đạo Trù đã ban hành Quy chế côngtác văn thư, lưu trữ theo quy định

- Về công tác văn thư

+ Lãnh đạo của các cơ quan, tổ chức đã nhận thức được vai trò và tầmquan trọng của công tác văn thư, lưu trữ cũng như giá trị của tài liệu lưu trữ,thực hiện tốt công tác triển khai các văn bản chỉ đạo của Trung ương, tỉnh vềcông tác văn thư, lưu trữ;

+ Công tác quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện đúng theo Nghịđịnh số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụngcon dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ về sửađổi bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 vềquản lý và sử dụng con dấu, tất cả các cơ quan, tổ chức chưa để xảy ra vi phạmtrong quản lý và sử dụng con dấu;

+ Xây dựng và ban hành văn bản thực hiện theo quy trình, đảm bảo cácyêu cầu về nội dung, thẩm quyền ban hành, thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụhướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

+ Quản lý văn bản đi và đến ở cơ quan được thực hiện theo Thông tư số07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ v/v hướng dẫn quản lý vănbản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Việc đăng ký vănbản đi, văn bản đến nhanh chóng, chính xác và kịp thời, đảm bảo tính bí mật, antoàn theo quy định của Nhà nước.

- Về công tác lưu trữ

+ Các cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện tốt Luật Lưu trữ; Chỉ thị số05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cườngbảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Từ năm 2012 đến nay công tác lưu trữ

ở các cơ quan, tổ chức có nhiều biến chuyển tích cực, tài liệu đến hạn đã đượccác phòng ban, bộ phận chuyển vào lưu trữ theo đúng thời gian và quy định như:Cục Thi hành án dân sự, UBND huyện Đông Anh

+ Công tác Lưu trữ đã thực hiện đúng các khâu nghiệp vụ: Thu thập tàiliệu lưu trữ đầy đủ và đúng thời gian nộp vào kho lưu trữ cơ quan Đặc biệt tạiKho lưu trữ của UBND xã Kim Nỗ tài liệu lưu trữ đã được chỉnh lý (trong đó:chỉnh lý hoàn chỉnh 30 mét giá; chỉnh lý sơ bộ 120 mét giá); một số cơ quan, tổchức đã phân loại tài liệu theo phương án phân loại do cơ quan xây dựng; chỉnh

lý sơ bộ tài liệu, thống kê, sắp xếp hồ sơ tài liệu gọn gàng và ngăn nắp, khoahọc; bảo quản tài liệu lưu trữ tuyệt đối an toàn và giữ gìn bí mật quốc gia; tổchức phục vụ khai thác tài liệu đúng quy trình

- Những hạn chế, tồn tại:

a Về công tác văn thư

- Đa số các cơ quan, tổ chức được kiểm tra chưa xây dựng Danh mục hồ

sơ cơ quan hàng năm để thực hiện;

- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ở các cơ quan, tổ chức còn nhiềusai sót đặc biệt là ở các phòng, đơn vị cơ sở, các cá nhân khi soạn thảo văn bảnvẫn chưa nắm được hết quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hànhchính theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV, vì thế văn bản khi ban hành còn nhiềusai sót về thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định như: ký hiệu văn bản,trích yếu nội dung, phần gạch dưới của trích yếu nội dung, canh lề văn bản,