MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 5 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤCVĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH LÀO CAI 5 1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Lào Cai 5 1.1.1. Sự ra đời của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Lào Cai 5 1.1.2. Chức năng của Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Lào Cai 5 1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Lào Cai. 5 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Lào Cai 8 1.2.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chứ của bộ phận văn thư, lưu trữ của Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ 9 CHƯƠNG 2 :THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮCỦA CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH LÀO CAI 11 2.1. Hoạt động quản lý 11 2.1.1 Tuyên truyền, phổ biến, xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo, quy định về công tác Văn thư Lưu trữ. 11 2.1.2. Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ. 14 2.1.3. Thanh tra, kiểm tra 14 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 15 2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 15 2.2.2. Xác định giá trị tài liệu 17 2.2.3. Chỉnh lý tài liệu 18 2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 19 2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ 20 2.2.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ (Phụ lục 11) 21 2.2.7. Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ 23 CHƯƠNG 3 :BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 24 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Lào Cai 24 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Lào Cai 24 3.2.1. Về công tác văn thư 24 3.2.2. Về công tác lưu trữ 25 3.3. Một số khuyến nghị 26 C. KẾT LUẬN 28 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 D. PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp MỤC LỤC Báo cáo thực tập tốt nghiệp A LỜI NĨI ĐẦU Cơng tác văn thư, lưu trữ có vị trí vơ quan trọng, mảng lớn hoạt động quan, đơn vị; gắn liền với hoạt động quản lý quan nhà nước ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng công tác quản lý quan, đơn vị Các văn hình thành cơng tác lãnh đạo, đạo hoạt động quan, đơn vị phương tiện, công cụ thiết yếu giúp cho hoạt động ngành, quan đạt hiệu cao Đối với quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung q trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành “huyết mạch” trọng hoạt động quan, tổ chức Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ có từ lâu, tồn song song với chiều dài lịch sử dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành quan, tổ chức trách nhiệm thực thuộc tất cá nhân quan, tổ chức Nhưng nay, suy nghĩ không người, cơng tác có từ vài năm trở lại công việc vụ, giấy tờ đơn người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có quan tâm, trọng, đầu tư xứng đáng Đây suy nghĩ, quan niệm chưa đánh giá công tác văn thư, lưu trữ, cần thiết phải nhìn nhận lại Cơng tác Văn thư, Lưu trữ góp phần quan trọng vào cơng xây dựng bảo vệ tổ quốc, giữ gìn bí mật an ninh quốc gia, sở để cung cấp thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu lịch sử quý báu để giáo dục truyền thống cho hệ hơm mai sau Cũng điều mà cơng tác Văn thư, Lưu trữ quan, đơn vị, tổ chức ngày cần Báo cáo thực tập tốt nghiệp quan tâm Đây lí để em chọn để tài công tác Văn thư – Lưu trữ để thực tập viết báo cáo tốt nghiệp Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Lào Cai để có nhìn đắn hiểu sâu sắc công tác Là sinh viên lớp Cao đẳng Văn thư – Lưu trữ, sau 03 năm học tập rèn luyện trang bị kiến thức chuyên môn nghiệp vụ trường, sinh viên nắm kỹ chuyên môn định Xuất phát từ thực tế khách quan công tác văn thư theo chương trình đào tạo nhà trường, sinh viên nhà trường tạo điều kiện thực tập quan, trực tiếp làm việc, tiếp xúc với tài liệu dựa sở lý thuyết mà thầy cô nhà trường trang bị cho chúng em Với phương châm gắn liền lý luận thực tiễn công tác đào tạo trường Đại học Nội vụ nói chung ngành Văn thư - Lưu trữ nói riêng: “Lý thuyết phải đôi với thực hành” Để đáp ứng phương châm đó, Khoa Văn thư - Lưu trữ tổ chức đợt thực tập từ ngày 20/3/2017 đến ngày 16/4/2017 cho sinh viên nhằm giúp sinh viên làm quen với công việc quan, vận dụng kiến thức học vào công việc thực tế quan Đó dịp cho sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức, hội cho sinh viên đúc rút kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau Được đồng ý nhà trường tiếp nhận quan Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai, em thực thực tập quy định thời gian việc thực hành nội dung theo yêu cầu đợt thực tập Trong trình thực tập, em ln có gắng thực tốt nội quy, quy chế làm việc Chi cục Kế hoạch đào tạo nhà trường đề ra, cố gắng nghiên cứu tài liệu tìm hiểu hoạt động đơn vị, vận dụng kiến thức học trường vào thực tế công việc quan, để bổ sung thêm kiến thức hiểu biết thực tế sâu chuyên ngành đào tạo Được giúp đỡ nhiệt tình, bảo tận tình thầy, giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ nhận hướng dẫn thực tế bác, cô, chú, anh, chị quan Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai đợt thực tập; thân em đúc kết kinh Báo cáo thực tập tốt nghiệp nghiệm thực tế để bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn mình, giúp em nhận thức tầm quan trọng công tácVăn Thư Lưu Trữ hoạt động quan, tổ chức, phát triển kinh tế - xã hội đất nước, hiểu sâu nghiệp vụ Văn thư, Lưu trữ Đợt thực tập giúp em bổ sung đầy đủ lý luận chuyên môn, thao tác nghiệp vụ Văn thư, Lưu trữ, từ giúp em rút kinh nghiệm, khắc phục hạn chế kiến thức thực tế; giúp em nắm vững kiến thức hơn, phục vụ cho trình học tập trường, hồn thiện thiếu sót Song bên cạnh khơng tránh khỏi số khó khăn, bỡ ngỡ kinh nghiệm thực tiễn chưa nhiều, trình độ xử lý cơng việc chậm Vậy nên báo cáo khơng tránh khỏi sai sót định Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế tìm hiểu thực trạng công tác Văn thư, Lưu trữ so sánh đối chiếu kiến thức lý thuyết trang bị trường với thực tiễn quan Bố cục báo cáo gồm chương: Chương I: Giới thiệu vài nét Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai Chương II: Thực trạng công tác quản lý Văn thư - Lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai Chương III: Báo cáo kết thực tập Chi cục Văn thư – Lưu trữ Trong trình thực tập em thực trình tự, đầy đủ nội dung mà Nhà trường yêu cầu thể báo cáo Qua báo cáo cho phép em gửi lời cảm ơn sâu sắc đến tồn thể thầy giáo, giáo Trường Đại học Nội vụ Hà nội đặc biệt thầy giáo cô giáo Khoa Văn thư – Lưu trữ truyền đạt cho chúng em kiến thức qua giảng Để hoàn thành nội dung trên, kiến thức học, em nhận giúp đỡ, quan tâm nhiệt tình, tạo điều kiện thuận lợi Lãnh đạo Chi cục tồn thể cán bộ, cơng chức, viên chức quan Đặc biệt giúp đỡ nhiệt tình Phòng Quản lý Văn thư Lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ phận văn thư, lưu trữ thuộc Chi cục; nhiên kiến thức hạn chế, Báo cáo thực tập tốt nghiệp nên trình làm báo cáo thiếu sót hay chưa đầy đủ nội dung theo yêu cầu nhà trường, kính mong quý Thầy Cô quan tâm, tạo điều kiện giúp đỡ Em xin chân thành cảm ơn Lào Cai, ngày 15 tháng 04 năm 2017 Sinh viên thực tập LÊ THỊ HỒNG THẮM Báo cáo thực tập tốt nghiệp B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH LÀO CAI 1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Lào Cai 1.1.1 Sự đời Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Lào Cai Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai thành lập ngày 19 tháng 11 năm 2010 theo Quyết định số 3325/QĐ-UBND UBND tỉnh Lào Cai, sở hợp Phòng quản lý Văn thư - Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ tỉnh (theo hướng dẫn Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, quan ngang bộ, quan thuộc phủ UBND cấp) Chi cục Văn thư - Lưu trữ có tư cách pháp nhân, có dấu, tài khoản riêng, kinh phí hoạt động Ngân sách nhà nước cấp theo quy định Tên gọi thức: Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai Địa điểm Trụ sở: Đường Q7- phường Nam Cường - Thành phố Lào Cai 1.1.2 Chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai Căn Quyết định số 04/2016/QĐ-UBND ngày 15/01/2016 UBND tỉnh Lào Cai việc ban hành Quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai Theo đó, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu giúp Uỷ Ban Nhân Dân tỉnh thực chức quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ tỉnh trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác Sở Nội vụ, đồng thời chịu hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Lào Cai - Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực nhiệm vụ sau: Báo cáo thực tập tốt nghiệp + Xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, chương trình, đề án, dự án tổ chức thực chế độ, quy định văn thư, lưu trữ; + Hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định văn thư, lưu trữ; + Thẩm định, báo cáo Giám đốc Sở trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh”; + Thẩm định, báo cáo Giám đốc Sở trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” Lưu trữ lịch sử tỉnh; + Thẩm định, báo cáo Giám đốc Sở trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; + Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; + Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; + Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật văn thư, lưu trữ; + Thực báo cáo, thống kê văn thư, lưu trữ; + Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ; + Thực công tác thi đua, khen thưởng văn thư, lưu trữ - Thực nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh: + Hướng dẫn quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu; + Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; + Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu; + Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ; + Tu bổ, phục chế bảo hiểm tài liệu lưu trữ; + Xây dựng công cụ tra cứu tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; + Thực số dịch vụ công lưu trữ; Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Quản lý tài chính, tài sản thực nhiệm vụ khác Giám đốc Sở Nội vụ quy định - Thực nhiệm vụ khác cấp có thẩm quyền giao + Thẩm định, báo cáo Giám đốc Sở trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh”; + Thẩm định, báo cáo Giám đốc Sở trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” Lưu trữ lịch sử tỉnh; + Thẩm định, báo cáo Giám đốc Sở trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; + Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; + Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; + Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật văn thư, lưu trữ; + Thực báo cáo, thống kê văn thư, lưu trữ; + Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ; + Thực công tác thi đua, khen thưởng văn thư, lưu trữ - Thực nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh: + Hướng dẫn quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu; + Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; + Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu; + Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ; + Tu bổ, phục chế bảo hiểm tài liệu lưu trữ; + Xây dựng công cụ tra cứu tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; + Thực số dịch vụ công lưu trữ; - Quản lý tài chính, tài sản thực nhiệm vụ khác Giám đốc Sở Nội vụ quy định Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Thực nhiệm vụ khác cấp có thẩm quyền giao 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai - Lãnh đạo Chi cục + Chi cục Văn thư - Lưu trữ Lào Cai có Chi cục Trưởng 02 Phó Chi cục trưởng; + Chi cục Trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ trước pháp luật toàn hoạt động chi cục; Phó Chi cục trưởng chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng trước pháp luật lĩnh vực công tác phân công; + Việc bổ nhiệm, miễm nhiệm, cách chức Chi cục Trưởng, Phó Chi cục trưởng thực theo quy định pháp luật phân cấp Ủy ban nhân dân tỉnh (Chi cục Trưởng Chủ tịch UBND tỉnh định bổ nhiệm; Giám đốc Sở Nội vụ định bổ nhiệm Phó Chi cục trưởng) * Cơ cấu tổ chức gồm: - Các phòng chức gồm: + Phòng Hành - Tổng hợp; + Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ; + Trung tâm Lưu trữ lịch sử ; Sơ đồ tổ chức máy Chi cục: (Phụ lục 1) - Đơn vị nghiệp trực thuộc: Trung tâm lưu trữ (khơng có tư cách pháp nhân, khơng có dấu, khơng có tài khoản riêng), gồm phận: Thu thập Chỉnh lý phận Bảo quản khai thác tài liệu; Chức năng, nhiệm vụ cụ thể Phòng chun mơn xây dựng sở cụ thể hoá chức nhiệm vụ Chi cục Giám đốc Sở Nội vụ phê duyệt Quy chế hoạt động Chi cục Văn thư - Lưu trữ Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ có nhiệm vụ tham mưu thực chức quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ tỉnh Trung tâm lưu trữ tham mưu quản lý trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phòng Hành chính- Tổng hợp có chức tham mưu tổ chức thực cơng tác hành chính, quản trị tổng hợp; Quản lý tài chính, tài sản th ực nhiệm vụ khác Chi cục Trưởng giao * Biên chế Biên chế Chi cục Văn thư - Lưu trữ gồm biên chế hành chính, nghiệp UBND tỉnh Lào Cai định tổng số biên chế hành nghiệp Sở Nội vụ Năm 2016 biên chế Chi cục Văn thư - Lưu trữ giao 16 biên chế (trong có 07 biên chế công chức, 09 biên chế viên chức) Việc tuyển dụng công chức, viên chức thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tuân thủ theo quy định tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật 1.2.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ phận văn thư, lưu trữ Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ phòng chun mơn nghiệp vụ trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ có chức tham mưu giúp Chi cục trưởng thực quản lý nhà nước nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Sở, ban, ngành tỉnh; quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu tỉnh Phòng Nội vụ huyện, thành phố - Tham mưu giúp Ban Lãnh đạo Chi cục, Sở Nội vụ Ủy ban nhân dân tỉnh văn quản lý công tác văn thư, lưu trữ - Tham gia trực tiếp đợt kiểm tra công tác Văn thư - Lưu trữ quan, đơn vị huyện, thành phố địa bàn tỉnh - Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ tra số quan, đơn vị, huyện, thành phố công tác Văn thư - Lưu trữ - Thẩm tra tài liệu hết giá trị quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu - Tham gia góp ý vào Dự thảo văn Chi cục, Sở Nội Vụ, Ủy ban nhân dân tỉnh, cục Văn thư lưu trữ nhà nước Bộ Nội vụ 10 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ với giúp đỡ giảng dạy nhiệt tình thầy, giáo Khoa Văn thư – Lưu trữ nói riêng thầy giáo viên trường, đào tạo cho nhiều hệ làm công tác văn thư lưu trữ, với kiến thức chuyên môn nghiệp vụ vững vàng Tuy vậy, em xin có ý kiến cá nhân để chất lượng giảng dạy nhà trường nâng cao Trong trình học tập nhà trường nên tổ chức cho sinh viên chúng em nhiều buổi ngoại khóa,thực tế công tác văn thư lưu trữ quan, thăm quan trung tâm lưu trữ quốc gia, để bọn em vừa học lý thuyết, vừa ứng dụng lý thuyết vào thực tiễn, mở rộng kiến thức, tích lũy kinh nghiệp để phục vụ tốt cho công việc sau Đề nghị tăng cường kiểm tra giám sát sinh viên trình sinh viên thực tập thực tế quan Trên số đề xuất, kiến nghị riêng em tham gia công tác Văn thư – Lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Do chưa có kinh nghiệm thực tế sinh viên giai đoạn thực tập nên nhận xét giải pháp em khía cạnh nhỏ, chưa sâu chưa khái qt hết được, mà báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót, kính mong thầy giáo Khoa Văn thư -lưu trữ trường Đại học Nội vụ Lãnh đạo công chức, viên chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai đóng góp ý kiến để báo cáo em hoàn thiện C KẾT LUẬN Sau thời gian thực tập, khảo sát công tác Văn thư – Lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai giúp em có nhìn khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan chuyên môn địa phương 28 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Do hạn chế thời gian hiểu biết thân, em chưa có điều kiện để tìm hiểu sâu mảng vấn đề cụ thể Song qua em bước đầu hiểu nội dung công tác văn thư, lưu trữ khoảng thời gian thực tập giúp cho em có nhìn khái quát, khách quan nghề nghiệp, có vận dụng lý thuyết với thực hành công việc; qua có so sánh, đối chiếu điểm khác biệt lý luận với thực tiễn, bổ sung vào vốn kiến thức tiếp thu nhà trường thân Đây hội để em làm quen với môi trường làm việc nơi công sở với người quan trọng học hỏi cách ứng xử môi trường với nhiều mối quan hệ Đợt kiến tập giúp em tích lũy nhiều học bổ ích từ thực tế cơng việc, thực hành khâu nghiệp vụ liên quan đến ngành học; rèn luyện ký để phục vụ cho trình học tập, hành trang giúp em sau Qua em hiểu phần cơng việc mà sau làm gắn bó Cuối em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới quý Thầy (Cô) Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặc biệt Thầy (Cô) Khoa Văn thư Lưu trữ hướng dẫn, bảo, giúp đỡ cho em kiến thức tảng tốt để hoàn thành xuất sắc đợt thực tập Em xin gửi tới cấp lãnh đạo, cán phòng Quản lý Văn Thư – Lưu Trữ toàn thể cán bộ, nhân viên Chi cục Văn thư - Lưu trữ tạo điều kiện để em hoàn thành tốt đợt thực tập Trong q trình thực tập thực báo cáo khơng tránh khỏi thiếu sót, em mong thầy nhận xét đóng góp ý kiến để báo cáo em hoàn thiện hơn./ Em xin chân thành cảm ơn! Lào Cai, ngày 28 tháng 04 năm 2014 Sinh viên thực tập LÊ THỊ HỒNG THẮM DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Đào Duy Anh (1998), Giản yếu Hán - Việt, thượng, Nxb Đà Nẵng 29 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Văn Anh (2014), Thực trạng phát triển công tác văn thư lưu trữ tỉnh Lào Cai Chính phủ (2001), Nghị định số 58/2001/NĐ-CP quản lý sử dụng dấu Chính phủ (2004), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP cơng tác văn thư Chính phủ (2010), Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Bộ Nội vụ (2011) Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Hoàng Lê Minh (2009), Nghiệp vụ văn thư lưu trữ, Nxb Văn hóa thơng tin Nguyễn Thị Ngọc An Đồng Thị Thanh Phương (2011), Soạn thảo văn công tác văn thư lưu trữ, Nxb Tổng hợp TP Hồ Chí Minh Vương Đình Quyền (2007), Lý luận phương pháp cơng tác văn thư, Nxb Chính trị Quốc gia 10 Tham khảo số trang web: google.com.vn; http://mail.laocai.gov 30 Báo cáo thực tập tốt nghiệp D PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ máy tổ chức Chi cục Phụ lục 02: Sơ đồ hóa quy trình giải văn số văn Chi cục Phụ lục 03: Sơ đồ hóa quy trình quản lý văn đến số văn đến Chi cục Phụ lục 4: Bìa hồ sơ Phụ lục 05: Mẫu hộp hồ sơ bảo quản tài liệu Phụ lục 06: Sơ đồ hóa phòng Hành Tổng hợp - Chi cục VTLT tỉnh Lào Cai Phụ lục 07: Mơ hình văn phòng đại tối ưu Phụ lục 08: Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Lào Cai Phụ lục 09: Mẫu khai thác, chứng thực tài liệu Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục 01 : Sơ đồ máy tổ chức Chi cục CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH LÀO CAI Chi cục trưởng ( 02 Phó Chi cục trưởng) Các phòng chức Phòng Hành - Tổng hợp Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ Trung tâm lưu trữ Thu thập, chỉnh lý Bảo quản khai thác Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục 02 : Sơ đồ hóa quy trình giải văn đi, lưu hồ sơ hành Báo cáo thực tập tốt nghiệp MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Số Ngày Đơn vị Lãnh đạo Trích yếu nội Nơi nhận Ghi văn tháng soạn ký VB dung ban hành thảo VB VB (1) (2) (3) (4) (5) Ghi chú: (1) Số văn đi: Ghi theo số thứ tự đăng ký sổ (2) Ngày tháng văn bản: Là ngày văn ký ban hành (3) Đơn vị soạn thảo văn bản: Là đơn vị làm văn (4) Lãnh đạo ký văn bản: Ghi chức danh tên lãnh đạo ký (5) Trích yếu nội dung: Ghi nội dung văn (6) Nơi nhận: Ghi theo nơi nhận văn (7) Ghi chú: Ghi nội dung cần thiết khác (6) (7) Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục 03 :Sơ đồ hóa quy trình quản lý văn đến Tiếp nhận đăng ký văn đến (1) Tiếp nhận văn đến Phân loại sơ bộ, bóc bì văn n đến Đánh dấu đến, ghi số ngày đến Đăng ký Trình chuyểnGiải giaoquyết, văn đôn đốc, nhắc nhở việc giải văn bả đến ( 2) Trình văn đến Giải văn đến Chuyển giao văn đếnTheo dõi, đôn đốc việc giải văn đ Báo cáo thực tập tốt nghiệp MẪU SỔ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Số đến Ngày đến (1) (2) Số ký hiệu văn (3) Tác giả văn (4) Ngày tháng văn (5) Trích yếu nội dung (6) Bút phê Ghi lãnh đạo (7) (8) Ghi chú: (1) Số đến: Ghi số theo thứ tự đăng ký sổ (2) Ngày đến: Là ngày văn thư nhận văn (3) Số ký hiệu văn bản: Là số ký hiệu văn (4) Tác giả văn bản: Là tên đơn vị làm văn (5) Ngày tháng văn bản: Là ngày văn (6) Trích yếu nội dung: Ghi tóm lược nội dung văn (7) Bút phê lãnh đạo: Là ý kiến đạo Lãnh đạo UBND quận ghi văn (8) Ghi chú: Ghi nội dung cần thiết khác Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục 04 : Bìa hồ sơ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục 05 : Mẫu hộp hồ sơ bảo quản tài liệu Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục 06: Sơ đồ hóa phòng Hành - Tổng hợp Chi cục VTLT tỉnh Lào Cai 10 6 6 12 Ghi chú: 1: Cửa vào 2: Cửa sổ 3: Tủ tài liệu 4: Bàn làm việc 5: Máy tính 6: Ghế 11 6 7: Máy fax 8: Máy in 9: Máy Photocopy 10: Cây cảnh 11: Bàn tiếp dân 12: Gía đựng văn phòng phẩm Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục 07 : Mơ hình văn phòng đại tối ưu 18 14 17 16 12 15 10 13 11 5 Ghi : 0.Cửa vào 1.Cửa sổ, rèm cửa Quạt 3.Bảng phân công công việc 4.Bàn tiếp khách 5.Ghế Chậu cảnh 7.Bình lọc nước 8.Bàn làm việc 9.Điện thoại 10.Đèn 11.Tài liệu 12.Vật chặn giấy 13 Máy tính 14.Tủ tài liệu 15.Máy Fax 16 Máy in 17: Máy Photocopy 18: Gía đựng văn phòng phẩm Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục 08: Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Lào Cai Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục 09 : Mẫu khai thác, chứng thực tài liệu BM.01 SỞ NỘI VỤ TỈNH LÀO CAI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ _ PHIẾU ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG TÀI LIỆU Kính gửi:………………………………………………………………… Họ tên độc giả:………………………………………… ………………… Ngày, tháng, năm sinh:……………………………………… ……………… Quốc tịch:…………………………………………………….………………… Số CMND/Số hộ chiếu:…………………………………… …………………… ……………………………………………………………… ………………… Cơ quan công tác:………………………………………………………………… Địa liên hệ:…………………………….……………………………………… Số điện thoại:……………………………… …………………………………… Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu:…………………………………………… Chủ đề nghiên cứu:……………….……………………………………………… Thời gian nghiên cứu:……………….…………………………………………… Tôi xin thực nghiêm túc nội quy, quy chế quan lưu trữ quy định pháp luật hành bảo vệ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ / CHI CỤC TRƯỞNG (Xét duyệt) Lào Cai, ngày …… tháng …… năm Người đăng ký (ký, họ tên) ... hướng dẫn thực Nghị định 33/2002/NĐ-CP - Nghị định 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 58/2011/NĐ-CP; - Chỉ thị số 10/2006/CT-TTG ngày 23/3/2006 Thủ tướng Chính... 2004; - Nghị định số 58/2001/NĐ-CP Chính phủ quản lý sử dụng dấu Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT ngày 06/5/2002 Bộ Công an-Ban TCCBCP (Bộ Nội vụ) hướng dẫn thực Nghị định số 58/2001/NĐ-CP; - Nghị... Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai Địa điểm Trụ sở: Đường Q 7- phường Nam Cường - Thành phố Lào Cai 1.1.2 Chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai Căn Quyết định số 04/2016/QĐ-UBND ngày 15/01/2016