Thực trạng công tác quản lý Văn thư Lưu trữ của Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Lào Cai

MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 5 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤCVĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH LÀO CAI 5 1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Lào Cai 5 1.1.1. Sự ra đời của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Lào Cai 5 1.1.2. Chức năng của Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Lào Cai 5 1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Lào Cai. 5 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Lào Cai 8 1.2.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chứ của bộ phận văn thư, lưu trữ của Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ 9 CHƯƠNG 2 :THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮCỦA CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH LÀO CAI 11 2.1. Hoạt động quản lý 11 2.1.1 Tuyên truyền, phổ biến, xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo, quy định về công tác Văn thư Lưu trữ. 11 2.1.2. Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ. 14 2.1.3. Thanh tra, kiểm tra 14 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 15 2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 15 2.2.2. Xác định giá trị tài liệu 17 2.2.3. Chỉnh lý tài liệu 18 2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 19 2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ 20 2.2.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ (Phụ lục 11) 21 2.2.7. Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ 23 CHƯƠNG 3 :BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 24 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Lào Cai 24 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Lào Cai 24 3.2.1. Về công tác văn thư 24 3.2.2. Về công tác lưu trữ 25 3.3. Một số khuyến nghị 26 C. KẾT LUẬN 28 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 D. PHỤ LỤC

MỤC LỤC

A LỜI NÓI ĐẦU

Công tác văn thư, lưu trữ có vị trí vô cùng quan trọng, là một mảng lớntrong hoạt động của cơ quan, đơn vị; gắn liền với hoạt động quản lý của cơ quannhà nước và ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng công tác quản lý của cơ quan, đơn

vị Các văn bản được hình thành trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo và hoạt độngcủa mỗi cơ quan, đơn vị và là phương tiện, là công cụ thiết yếu giúp cho hoạtđộng của mỗi ngành, cơ quan đạt hiệu quả cao

Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặcbiệt quan trọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưngđều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy

tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu,

sử dụng khi cần thiết Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận

sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản

đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưutrữ còn quan trọng hơn nhiều Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập,công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là “huyết mạch” trọnghoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ đã có từrất lâu, tồn tại song song với chiều dài lịch sử của dân tộc, chiều dài lịch sử hìnhthành của các cơ quan, tổ chức và trách nhiệm thực hiện thuộc về tất cả các cánhân trong một cơ quan, tổ chức Nhưng hiện nay, trong suy nghĩ của không ítngười, công tác này hình như mới có từ một vài năm trở lại đây và đó chỉ làcông việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của những người làm văn thư, lưu trữ nênchưa có những quan tâm, chú trọng, đầu tư xứng đáng Đây là suy nghĩ, là quanniệm chưa đúng khi đánh giá về công tác văn thư, lưu trữ, cần thiết phải đượcnhìn nhận lại

Công tác Văn thư, Lưu trữ góp phần quan trọng vào công cuộc xây dựng

và bảo vệ tổ quốc, giữ gìn bí mật và an ninh quốc gia, là cơ sở để cung cấpnhững thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu lịch sử quý báu để giáo dụctruyền thống cho thế hệ hôm nay cũng như mai sau Cũng chính vì điều đó mà

được quan tâm hơn Đây cũng chính là lí do để em chọn để tài công tác Văn thư– Lưu trữ để thực tập và viết báo cáo tốt nghiệp tại Chi cục Văn thư – Lưu trữtỉnh Lào Cai để có cái nhìn đúng đắn hơn và hiểu sâu sắc hơn về công tác này.

Là một sinh viên lớp Cao đẳng Văn thư – Lưu trữ, sau 03 năm học tập rènluyện và được trang bị những kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ tại trường,sinh viên đã nắm được những kỹ năng chuyên môn nhất định Xuất phát từ thực

tế khách quan của công tác văn thư và theo chương trình đào tạo của nhà trường,sinh viên được nhà trường tạo điều kiện đi thực tập tại các cơ quan, được trựctiếp làm việc, tiếp xúc với tài liệu dựa trên cơ sở lý thuyết mà các thầy cô trongnhà trường đã trang bị cho chúng em Với phương châm gắn liền giữa lý luận vàthực tiễn trong công tác đào tạo của trường Đại học Nội vụ nói chung và ngànhVăn thư - Lưu trữ nói riêng: “Lý thuyết phải đi đôi với thực hành” Để đáp ứngđược phương châm đó, Khoa Văn thư - Lưu trữ đã tổ chức đợt thực tập từ ngày20/3/2017 đến ngày 16/4/2017 cho sinh viên nhằm giúp sinh viên làm quen vớicông việc tại cơ quan, vận dụng những kiến thức đã học vào công việc thực tếtại cơ quan Đó cũng là dịp cho sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tậpdượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức, là cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinhnghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau này

Được sự đồng ý của nhà trường và sự tiếp nhận của cơ quan Chi cục Vănthư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai, em đã thực hiện thực tập đúng quy định về thời giancũng như việc thực hành các nội dung theo yêu cầu của đợt thực tập Trong quátrình thực tập, em luôn có gắng thực hiện tốt nội quy, quy chế làm việc của Chicục cũng như Kế hoạch đào tạo do nhà trường đề ra, luôn cố gắng nghiên cứu tàiliệu và tìm hiểu về hoạt động của đơn vị, vận dụng những kiến thức đã học ởtrường vào thực tế công việc ở cơ quan, để bổ sung thêm kiến thức và sự hiểubiết thực tế sâu hơn về chuyên ngành được đào tạo

Được sự giúp đỡ nhiệt tình, chỉ bảo tận tình của các thầy, cô giáo KhoaVăn thư - Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ và nhận được sự hướng dẫn thực tếcủa các bác, các cô, các chú, các anh, chị cơ quan Chi cục Văn thư - Lưu trữtỉnh Lào Cai trong đợt thực tập; bản thân em đã đúc kết được những kinh

nghiệm thực tế để bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn của mình, giúp emnhận thức được tầm quan trọng của công tácVăn Thư Lưu Trữ đối với hoạt độngcủa cơ quan, tổ chức, đối với sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, hiểu sâuhơn về nghiệp vụ Văn thư, Lưu trữ

Đợt thực tập này giúp em bổ sung đầy đủ hơn về lý luận chuyên môn,thao tác nghiệp vụ Văn thư, Lưu trữ, từ đó giúp em rút kinh nghiệm, khắc phụcnhững hạn chế về kiến thức thực tế; giúp em nắm vững kiến thức hơn, phục vụcho quá trình học tập tại trường, hoàn thiện những gì còn thiếu sót Song bêncạnh đó cũng không tránh khỏi một số những khó khăn, bỡ ngỡ do kinh nghiệmthực tiễn chưa nhiều, trình độ xử lý công việc còn chậm Vậy nên bản báo cáokhông tránh khỏi những sai sót nhất định

Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế tìm hiểu thựctrạng công tác Văn thư, Lưu trữ cùng sự so sánh đối chiếu kiến thức lý thuyếtđược trang bị ở trường với thực tiễn tại các cơ quan

Bố cục báo cáo gồm 3 chương:

Chương I: Giới thiệu vài nét về Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào CaiChương II: Thực trạng công tác quản lý Văn thư - Lưu trữ của Chi cụcVăn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai

Chương III: Báo cáo kết quả thực tập tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ

Trong quá trình thực tập em đã thực hiện đúng trình tự, đầy đủ các nộidung mà Nhà trường yêu cầu và được thể hiện trong báo cáo này Qua bản báocáo này cho phép em được gửi lời cảm ơn sâu sắc đến toàn thể các thầy giáo, côgiáo trong Trường Đại học Nội vụ Hà nội và đặc biệt các thầy giáo cô giáo trongKhoa Văn thư – Lưu trữ đã truyền đạt cho chúng em những kiến thức qua cácbài giảng

Để hoàn thành được những nội dung trên, ngoài kiến thức đã học, em đãnhận được sự giúp đỡ, quan tâm nhiệt tình, tạo mọi điều kiện thuận lợi của Lãnhđạo Chi cục và toàn thể cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan Đặc biệt là

sự giúp đỡ nhiệt tình của Phòng Quản lý Văn thư Lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ và

nên trong quá trình làm báo cáo còn thiếu sót hay chưa đầy đủ nội dung theo yêucầu của nhà trường, kính mong quý Thầy Cô quan tâm, tạo điều kiện giúp đỡ.

Em xin chân thành cảm ơn

Lào Cai, ngày 15 tháng 04 năm 2017

Sinh viên thực tập

LÊ THỊ HỒNG THẮM

B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH LÀO CAI 1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Lào Cai

1.1.1 Sự ra đời của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Lào Cai

Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai được thành lập ngày 19 tháng 11năm 2010 theo Quyết định số 3325/QĐ-UBND của UBND tỉnh Lào Cai, trên cơ

sở hợp nhất Phòng quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh (theohướng dẫn tại Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ vềhướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơquan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ và UBND các cấp)

Chi cục Văn thư - Lưu trữ có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoảnriêng, kinh phí hoạt động do Ngân sách nhà nước cấp theo quy định

Tên gọi chính thức: Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai

Địa điểm Trụ sở: Đường Q7- phường Nam Cường - Thành phố Lào Cai.1.1.2 Chức năng của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai

Căn cứ Quyết định số 04/2016/QĐ-UBND ngày 15/01/2016 của UBNDtỉnh Lào Cai về việc ban hành Quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai

Theo đó, Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ cóchức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu giúp Uỷ Ban Nhân Dân tỉnh thựchiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lýtài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật

Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế vàcông tác của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụcủa Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ

1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh LàoCai

+ Xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, đề

án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;

+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưutrữ;

+ Thẩm định, báo cáo Giám đốc Sở trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danhmục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh”;

+ Thẩm định, báo cáo Giám đốc Sở trình cấp có thẩm quyền phê duyệt

“Danh mục tài liệu hết giá trị” của Lưu trữ lịch sử của tỉnh;

+ Thẩm định, báo cáo Giám đốc Sở trình cấp có thẩm quyền phê duyệt

“Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưuvào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;

+ Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưutrữ;

+ Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;

+ Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý viphạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;

+ Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ;

+ Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ;

+ Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ

- Thực hiện nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh:

+ Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tàiliệu đến hạn nộp lưu;

+ Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;+ Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;+ Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ;

+ Tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ;

+ Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tàiliệu lưu trữ;

+ Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ;

- Quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc

Sở Nội vụ quy định

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp có thẩm quyền giao

+ Thẩm định, báo cáo Giám đốc Sở trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danhmục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh”;

+ Thẩm định, báo cáo Giám đốc Sở trình cấp có thẩm quyền phê duyệt

“Danh mục tài liệu hết giá trị” của Lưu trữ lịch sử của tỉnh;

+ Thẩm định, báo cáo Giám đốc Sở trình cấp có thẩm quyền phê duyệt

“Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưuvào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;

+ Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưutrữ;

+ Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;

+ Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý viphạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;

+ Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ;

+ Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ;

+ Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ

- Thực hiện nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh:

+ Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tàiliệu đến hạn nộp lưu;

+ Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;+ Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;+ Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ;

+ Tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ;

+ Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tàiliệu lưu trữ;

+ Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ;

- Quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp có thẩm quyền giao.

1.1.4 Cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai

+ Việc bổ nhiệm, miễm nhiệm, cách chức Chi cục Trưởng, Phó Chi cụctrưởng thực hiện theo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dântỉnh (Chi cục Trưởng do Chủ tịch UBND tỉnh quyết định bổ nhiệm; Giám đốc

Sở Nội vụ quyết định bổ nhiệm Phó Chi cục trưởng)

* Cơ cấu tổ chức gồm:

- Các phòng chức năng gồm:

+ Phòng Hành chính - Tổng hợp;

+ Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ;

+ Trung tâm Lưu trữ lịch sử ;

Sơ đồ tổ chức bộ máy của Chi cục: (Phụ lục 1)

- Đơn vị sự nghiệp trực thuộc: Trung tâm lưu trữ (không có tư cách phápnhân, không có con dấu, không có tài khoản riêng), gồm các bộ phận: Thu thập -Chỉnh lý và bộ phận Bảo quản và khai thác tài liệu;

Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng Phòng chuyên môn được xây dựngtrên cơ sở cụ thể hoá chức năng nhiệm vụ của Chi cục Giám đốc Sở Nội vụ phêduyệt Quy chế hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ

Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ có nhiệm vụ tham mưu thực hiện chức năng

quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh

Trung tâm lưu trữ tham mưu quản lý và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữlịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật

Phòng Hành chính- Tổng hợp có chức năng tham mưu tổ chức thực hiệncông tác hành chính, quản trị và tổng hợp; Quản lý tài chính, tài sản và th ựchiện các nhiệm vụ khác do Chi cục Trưởng giao.

* Biên chế

Biên chế của Chi cục Văn thư - Lưu trữ gồm biên chế hành chính, sựnghiệp do UBND tỉnh Lào Cai quyết định trong tổng số biên chế hành chính và

sự nghiệp của Sở Nội vụ

Năm 2016 biên chế của Chi cục Văn thư - Lưu trữ được giao là 16 biênchế (trong đó có 07 biên chế công chức, 09 biên chế viên chức)

Việc tuyển dụng công chức, viên chức thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữtuân thủ theo quy định về tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức, viên chứcvăn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật

1.2.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chứ của

bộ phận văn thư, lưu trữ của Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ

Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ là phòng chuyên môn nghiệp vụ trựcthuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ có chức năng tham mưu giúp Chi cục trưởngthực hiện quản lý nhà nước về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các Sở, ban,ngành tỉnh; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu của tỉnh vàPhòng Nội vụ các huyện, thành phố

- Tham mưu giúp Ban Lãnh đạo Chi cục, Sở Nội vụ và Ủy ban nhân dântỉnh các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ

- Tham gia trực tiếp các đợt kiểm tra công tác Văn thư - Lưu trữ tại các cơquan, đơn vị huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh

- Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ thanh tra một số cơ quan, đơn vị,huyện, thành phố về công tác Văn thư - Lưu trữ

- Thẩm tra tài liệu hết giá trị của các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu

- Tham gia góp ý vào Dự thảo văn bản của Chi cục, Sở Nội Vụ, Ủy bannhân dân tỉnh, cục Văn thư lưu trữ nhà nước và Bộ Nội vụ

- Tham mưu giúp Sở Nội vụ và Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức các hội nghịtriển khai văn bản chỉ đạo về Văn thư - Lưu trữ và hướng dẫn nghiệp vụ về vănthư, lưu trữ.

- Tham gia viết tin bài về công tác Văn thư - Lưu trữ trên cổng thông tin điện tử

Ngoài các nhiệm vụ như trên thì cán bộ viên chức phòng Quản lý Văn thư

- Lưu trữ có trách nhiệm thực hiện tốt nội quy, quy chế cơ quan, văn hóa công

sở, văn hóa giao thông , văn hóa gia đình và khu dân cư

Quản lý và sử dụng tốt, tiết kiệm các trang thiết bị được giao, thực hiệntiết kiệm, chống lãng phí

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ

CỦA CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH LÀO CAI

Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ cóchức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh thực hiện chứcnăng quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệulưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.

Trong những năm qua, Chi cục Văn thư - Lưu trữ luôn nhận được sự quantâm của UBND tỉnh, sự chỉ đạo sát sao của Sở Nội vụ và chỉ đạo về chuyên môncủa Cục VT&LT Nhà nước; sự phối kết hợp của các cơ quan đơn vị,huyện/thành phố trong việc tổ chức thực hiện chỉ đạo của Trung ương, UBNDtỉnh và của Sở Nội vụ trong lĩnh vực Văn thư - Lưu trữ

- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND năm2004; Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2008;

- Luật Lưu trữ năm 2011;

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về côngtác văn thư;

- Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06/9/2006 của Chính phủ hướngdẫn thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND vàUBND năm 2004;

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý và sử dụng condấu và Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT ngày 06/5/2002 của Bộ Công an-BanTCCBCP (Bộ Nội vụ) về hướng dẫn thực hiện Nghị định số 58/2001/NĐ-CP;

- Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy địnhchi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước

- Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2002 của Bộ Công anhướng dẫn thực hiện Nghị định 33/2002/NĐ-CP.

- Nghị định 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổsung một số điều Nghị định 58/2011/NĐ-CP;

- Chỉ thị số 10/2006/CT-TTG ngày 23/3/2006 của Thủ tướng Chính phủ vềviệc giảm giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8/2/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổsung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướngdẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính;

- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 3/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định vềthời hạn bảo quản hồ sơ, tài kiệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơquan, tổ chức

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướngdẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

Bên cạnh việc tuyên truyển, phổ biến các văn bản của Trung ương là việctham mưu cho UBND tỉnh kiện toàn ban hành các văn bản quản lý nhà nước vềcông tác văn thư lưu trữ, trong thời gian qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã giúp

Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh ban hành các văn bản quan trọng như:

- Chỉ thị số 12/CT-UBND ngày 19/8/2013 của UBND tỉnh Lào Cai về tăngcường công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng và lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệuvào Lưu trữ cơ quan;

- Quyết định số 42/2013/QĐ-UBND ngày 10/10/2013 của UBND tỉnh Lào Cai

về việc ban hành quy định vê công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Lào Cai;

- Quyết định số 3947/QĐ-UBND ngày 12/12/2014 của UBND tỉnh Lào Cai vềphê duyệt Quy hoạch ngành VTLT tỉnh Lào Cai đến năm 2020, tầm nhìn 2030

- Quyết định số 1339/QĐ-UBND ngày 14/5/2015 của UBND tỉnh Lào Cai

về phê duyệt Danh mục các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện thuộc nguồnnộp lưu tài liệu vào Lưu trữ Lịch sử tỉnh ( theo Thông tư số 17/2014/ /TT - BNV

ngày 20/11/2014 của Bộ Nội Vụ ) gồm 331 cơ quan, trong đó có 77 cơ quan cấptỉnh và 254 cơ quan cấp huyện.

Đặc biệt trong năm 2016, chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tập trung thammưu, hướng dẫn các cấp, các ngành triển khai Quy hoạch ngành VTLT tỉnh LàoCai đến năm 2020 tầm nhìn đến 2030; cụ thể đã tham mưu UBND tỉnh ban hành

Kế hoạch số 148/KH-UBND ngày 05/6/2016 triển khai thực hiện quy hoạchngành Văn thư Lưu Trữ tỉnh Lào Cai giai đoạn 2016 - 2021

Cùng với việc thực hiện tốt chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ thammưu cho Uỷ Ban Nhân Dân tỉnh quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữtrên địa bàn, Chi cục Văn thư - Lưu trữ luôn quan tâm, chú trọng xây dựng vàban hành các văn bản quản lý văn thư, lưu trữ của Chi cục; cụ thể hoá các vănbản hướng dẫn, chỉ đạo của Bộ Nội vụ, của Uỷ Ban Nhân Dân tỉnh, Cục Văn thư

& Lưu trữ Nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ bằng Chương trình, kếhoạch chi tiết để thực hiện, như: Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ,Nội quy cơ quan, Quy chế phối hợp; hàng năm ban hành Kế hoạch về công tácvăn thư, lưu trữ, Danh mục hồ sơ của Chi cục và văn bản chỉ đạo, hướng dẫn vềquản lý hồ sơ, lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đối vớicông chức, viên chức theo quy định Thường xuyên tổ chức sinh hoạt chuyênmôn gắn với việc phổ biến, quán triệt các văn bản hướng dẫn mới về văn thư,lưu trữ của Bộ Nội vụ và của Cục Văn thư & Lưu trữ Nhà nước và trao đổi, thảoluận về những vướng mắc trong quá trình triển khai thực hiện ở cơ sở; nhờ đóchất lượng và hiệu quả của công tác văn thư, lưu trữ ngày càng được nâng cao

Các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật Lưu trữ và hướng dẫn về Văn thư Lưu trữ tiếp tục được Bộ Nội vụ, Cục VT&LT Nhà nước hoàn thiện, ban hànhlàm cơ sở cho việc cụ thể hóa văn vản quản lý nhà nước trong lĩnh vực Văn thư -Lưu trữ ở địa phương

-Bộ máy làm Văn thư - Lưu trữ các cấp tiếp tục được kiện toàn Cán bộcông chức, viên chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ đoàn kết, nỗ lực phấn đấu hoànthành tốt nhiệm vụ được giao

2.1.2 Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm công tác văn thư - lưu trữ.

Cùng với việc tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật về văn thư, lưu trữ,Chi cục Văn thư - Lưu trữ luôn quan tâm đến công việc đào tạo bồi dưỡng, nângcao trình độ nghiệp vụ cho công chức, viên chức; cụ thể là cử cán bộ tham giacác lớp tập huấn bồi dưỡng nâng cao kỹ năng quản lý nhà nước về Văn thư lưutrữ do Trung ương tổ chức; hàng năm tham mưu UBND tỉnh tổ chức Hội nghịtổng kết về công tác Văn thư - Lưu trữ, tập huấn nghiệp vụ VTLT cho cán bộlàm văn thư, lưu trữ các cơ quan, tổ chức trên địa bàn; đưa hoạt động văn thư,lưu trữ dần đi vào nề nếp, hiệu quả, phục vụ đắc lực cho công tác quản lý điềuhành của cơ quan, tổ chức

2.1.3 Thanh tra, kiểm tra

Hàng năm, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đều tham mưu cho Sở Nội vụ thànhlập Đoàn, tiến hành kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổchức thuộc nguồn nộp lưu và các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh; xây dựng

kế hoạch kểm tra; nội dung, thời gian kiểm tra; kết thúc sau một năm được kiểmtra các cơ quan, đơn vị, huyện, thành phố đánh giá kết quả khắc phục tồn tại hạnchế đã được chỉ ra trong quá trình đã được kiểm tra và Báo cáo kết quả thựchiện

Số lượng cơ quan được kiểm tra hàng năm: từ 10-15 cơ quan, tổ chức cấptỉnh và từ 02-03 huyện, thành phố (trong đó mỗi huyện, thành phố kiểm tra từ03-05 phòng, ban chuyên môn, 04-06 xã, phường, thị trấn)

Năm 2016, Chi cục thực hiện kiểm tra định kỳ công tác Văn thư- Lưu trữtheo kế hoạch tại 17 cơ quan, đơn vị ( trong đó 05 cơ quan cấp tỉnh; 05 phòngchuyên môn và 07 xã, thị trấn thuộc huyện Bảo Thắng và Bắc Hà); ngoài rathường xuyên đôn đốc, trực tiếp hướng dẫn đối với các cơ quan thuộc nguồnnộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Tham mưu thẩm định tài liệu hết giá trị tại 03

cơ quan (Kho bạc Nhà nước tỉnh, Bảo hiểm Xã hội tỉnh, Kho bạc Nhà nướchuyện Mường Khương)

Nội dung kiểm tra

+ Kiểm tra sự lãnh đạo, chỉ đạo của chính quyền các cấp đối với công tácvăn thư, lưu trữ; việc xây dựng, ban hành văn bản quản lý về văn thư, lưu trữ;

+ Công tác tổ chức và biên chế cán bộ; công tác đào tạo, bồi dưỡngnghiệp vụ văn thư, lưu trữ; thực hiện chế độ phụ cấp đối với công chức, viênchức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, huyện, thành phố;

+ Công tác triển khai các văn bản pháp luật về văn thư, lưu trữ và công táckiểm tra đối với các cơ quan, đơn vị thuộc quyền quản lý;

+ Kiểm tra hoạt động nghiệp vụ văn thư, nghiệp vụ lưu trữ; công tác thuthập và xử lý tài liệu tồn đọng;

+ Việc triển khai, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưutrữ; việc bố trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ;

+ Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ về văn thư, lưu trữ và tàiliệu lưu trữ;

Không chỉ thực hiện công tác kiểm tra mà hàng năm Chi cục Văn thư Lưu trữ còn phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ thực hiện thanh tra về công tácvăn thư, lưu trữ đối với các sở, ngành, huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh

-Nhìn chung, những năm qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã thực hiện tốtnhiệm vụ tham mưu cho Sở Nội vụ, UBND tỉnh quản lý nhà nước về công tácvăn thư, lưu trữ Các cấp, các ngành trên địa bàn tỉnh đã quan tâm, chú trọnghơn đến công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ không ngừngđược củng cố, kiện toàn; quản lý văn bản ngày càng chặt chẽ, đúng trình tự, thủtục, thẩm quyền; tài liệu được thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị và giao nộp vàoLưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử theo quy định

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ

+) Thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Chi cục

Hàng năm, công chức, viên chức lưu trữ của Chi cục có nhiệm vụ tổ chứcthu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan, cụ thể:

- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;

- Phối hợp với các Phòng, Trung tâm, công chức, viên chức Chi cục xácđịnh hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan;

- Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận tài liệu;

- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa “Mục lục hồ

sơ, tài liệu nộp lưu” với thực tế tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu” Lưutrữ cơ quan và bên giao nộp tài liệu mỗi bên giữ một bản

+) Thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh

Trung tâm lưu trữ thuộc Chi cục có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữlịch sử tỉnh, tổ chức giao nhận hồ sơ, tài liệu từ các cơ quan tổ chức thuộc Danh

mục số 1, Danh mục số 2 và các cơ quan tổ chức cấp huyện là nguồn

nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh

Trung tâm lưu trữ đã chủ động xây dựng Kế hoạch công tác hàng năm vàphân công nhiệm vụ đối với các viên chức trong Trung tâm Tham mưu vớiLãnh đạo Chi cục ban hành thông báo phân công cán bộ theo dõi, hướng dẫnnghiệp vụ văn thư - lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị, các huyện, thành phố lànguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữtỉnh hàng năm

Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, thành phần tài liệu nộp lưu và tiến hànhcác thủ tục giao nộp theo quy định

Trung tâm lưu trữ được giao đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị là nguồnnộp lưu tài liệu Trong quá trình hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị là nguồn nộplưu cơ bản các cơ quan thuộc Danh mục số 2 nên khối lượng tài liệu ít và tài liệu

cơ quan cơ bản là hồ sơ tập lưu do cơ quan phát hành Trong 55 cơ quan, đơn bị

là nguồn nộp lưu tài liệu đã cơ bản chỉnh lý tài liệu nộp lưu vào lưu trữ hiệnhành của cơ quan, lựa chọn thành phần nộp vào lưu trữ lịch sử theo đúng quyđịnh

Cho đến nay Lưu trữ Lịch sử tỉnh (Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh) đang

bảo quản trên 405 mét giá tài liệu, thành phần chủ yếu là tài liệu hành chính với

tổng số 80 phông tài liệu, bao gồm: 01 phông tài liệu UBHC tỉnh Lào Cai cũ(giai đoạn 1954 -1975), 01 phông tài liệu Đoàn Đại biểu Quốc hội và HĐND

tỉnh, 01 phông tài liệu UBND tỉnh, 01 phông tài liệu Văn phòng UBND tỉnh và

76 phông tài liệu của các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu tài liệuvào Lưu trữ lịch sử tỉnh Trong năm 2016, Chi cục hệ thống tài liệu của các cơquan nộp lưu năm 2015 (tương ứng 4 mét giá); tập trung hệ thống tài liệu mật,xác định lại thời hạn bảo quản một số tài liệu để phục vụ công tác nghiên cứu(10 mét giá), bổ sung phông lưu trữ UBND tỉnh giai đoạn 2002 - 2008 Thu tàiliệu của 10 đơn vị cấp tỉnh, cấp huyện thuộc danh mục nộp năm 2016 (tươngứng 20 mét giá)

Công tác thu thập tài liệu của Chi cục được thực hiện đúng theo quy chếcông tác Văn thư - Lưu trữ của Chi cục một cách thường xuyên, đảm bảo choviệc quản lý và thống nhất Tuy nhiên có một số cơ quan trong tỉnh chưa coitrọng giá trị tài liệu lưu trữ nên còn rất nhiều tài liệu tồn đọng tại các đơn vị gâykhó khăn cho việc thu thập tài liệu của cán bộ lưu trữ, nhiều cơ quan còn chưa

có phòng, kho, giá… để bảo quản tài liệu

2.2.2 Xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyêntắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xácđịnh những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị

Việc xác định giá trị tài liệu có ý nghĩa hết sức quan trọng, quyết định đến

số phận của tài liệu nên yêu cầu quan trọng đề ra cho công tác này là phải chínhxác và thận trọng Người làm công tác xác định giá trị tài liệu không được làmtổn thất tài liệu có giá trị của các phông lưu trữ

Cán bộ văn thư, lưu trữ có trách nhiệm giúp Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo Chi cục banhành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền

-Việc xác định giá trị tài liệu đạt những yêu cầu sau:

- Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản lâu dàihay tạm thời (tính bằng số lượng năm)

- Xác định tài liệu hết giá trị cần phải tiêu hủy

Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai có nhiệm vụ thu thập, chỉnh lý,xác định giá trị tài liệu Do vậy tài liệu của các cơ quan thuộc Danh mục nguồnnộp lưu vào lưu trữ lịch sử đều được Chi cục hướng dẫn các cơ quan thành lậphội đồng xác định giá trị tài liệu để tiến hành xác định giá trị tài liệu của nhữngphông lưu trữ thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh Khi xác định giátrị tài liệu xong, những tài liệu không thuộc danh mục nguồn nộp lưu thì ngườiphụ trách sẽ thống kê số lượng tài liệu loại và làm thủ tục loại, khối tài liệu nàyđược tiêu hủy theo đúng quy trình quy định tại Luật Lưu trữ về tiêu hủy tài liệuhết giá trị.

Nhìn chung, công tác xác định giá trị tài liệu đã được Chi cục thực hiệntốt Đúng theo quy định của pháp luật Quá trình làm việc nhanh chóng, tiếtkiệm thời gian Tài liệu có giá trị sẽ được bảo quản tại kho lưu trữ phục vụ nhucầu cần thiết của xã hội

Tiếp tục thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg của chính phủ và Chỉ thị số12/CT-UBND của UBND tỉnh về tăng cường công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng

vầ lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan

* Công tác chỉnh lý tài liệu tại Kho Lưu trữ cơ quan: hàng năm côngchức, viên chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ đều thực hiện tốt lập hồ sơ công việc

và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn quy định nênkhông có tình trạng tài liệu tồn đọng Hồ sơ, tài liệu của Chi cục được chỉnh lýhoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ

Nguyên tắc chỉnh lý:

- Không phân tán phông lưu trữ

- Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồsơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi giải quyết côngviệc (không phá vỡ hồ sơ đã lập)

Tài liệu khi chỉnh lý đạt yêu cầu:

- Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh

- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu

- Hệ thống hóa hồ sơ tài liệu

- Lập công cụ tra cứu : Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tracứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu tài liệu

* Chỉnh lý tài liệu tại Kho Lưu trữ lịch sử

Năm 2012 - 2016, Lưu trữ lịch sử tỉnh thực hiện chỉnh lý 143 mét giá tàiliệu thuộc Phông lưu trữ UBND tỉnh niên hạn từ 2008 trở về trước, trong đó112,5 mét giá ( 3718 hồ sơ) được hệ thống hóa đưa vào cặp, hộp lưu giữ theoquy định; đồng thời hệ thống hóa tài liệu thu về của các cơ quan, đơn vị thuộcnguồn nộp lưu có niên hạn từ 2006 trở về trước (17 mét giá)

Năm 2016, Lưu trữ tỉnh tiếp tục thu tài liệu của 10 cơ quan, đơn vị thuộcnguồn nộp, nâng tổng số cơ quan, đơn vị nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnhlên 80 cơ quan, đơn vị

2.2.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ

Thống kê tài liệu lưu trữ là việc áp dụng các phương pháp và công cụchuyên môn để xác định số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hìnhcủa tài liệu và hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ.Nhằm giúp cho các cơ quan chỉnh lý các kho lưu trữ, xây dựng kế hoạch thập,

bổ sung tài liệu, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu Tạo điều kiện thuận lợi chocông tác bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ

Trong thời gian thực tập tại đây, qua tìm hiểu tôi thấy đối tượng thống kêcủa Chi cục chủ yếu là thống kê tài liệu lưu trữ, thống kê các công cụ tra tìm

(chủ yếu là mục lục hồ sơ), thống kê phương tiện bảo quản tài liệu, Sổ sáchthống kê đều thực hiện theo mẫu quy định sẵn.

Sổ nhập tài liệu lưu trữ: Thực hiện theo quyết định số 02/QĐ-QHTK ngày12/01/1990 của cục Văn thư lưu trữ nhà nước Sổ này dùng để thống kê tìnhhình nhập tài liệu vào kho lưu trữ Đơn vị thống kê tài liệu vào sổ nhập là métgiá, hồ sơ, bó, cặp hộp

Sổ thống kê lưu trữ: Sổ này dùng để thống kê số lượng các phông lưu trữcho từng kho, cố định trật tự sắp xếp các phông lưu trữ trong kho và để phản ánhtình hình tài liệu trong kho Đối tượng thống kê của sổ này là phông lưu trữ đãđược bảo quản trong kho

Mục lục hồ sơ là một trong những công cụ tra cứu cơ bản trong kho lưutrữ của Chi cục, dùng để thống kê các hồ sơ, cố định trật tự các hồ sơ theophương án hệ thống hóa và phản ánh thành phần, nội dụng các hồ sơ trongphông lưu trữ Qua mục lục hồ sơ có thể giới thiệu cho độc giả thành phần vànội dung tài liệu hiện đang bảo quản tại kho lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ từng hồ sơ,thống kê số lượng hồ sơ hiện có trong kho lưu trữ và cố định trật tự hồ sơ đã hệthống hóa

Hiện nay Chi cục đã kết hợp sử dụng công nghệ hiện đại đó là sử dụngphần mềm tin học quản lý hồ sơ lưu trữ của Chi cục Tuy nhiên,việc sử dụngcông cụ để tra tìm phục vụ khai thác vẫn phải tiến hành đồng thời tra cứu sổ mụclục hồ sơ

2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ

Đây là công tác sử dụng các biện pháp khoa học kĩ thuật để kéo dài tuổi thọ

và đảm bảo an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng tàiliệu Tài liệu được chỉnh lý xong mà không bảo quản tốt sẽ làm ảnh hưởng đến giátrị của tài liệu, gây khó khăn đối với nhu cầu khai thác của độc giả

Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan do cán bộ, côngchức, viên chức tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu