Công tác quản lý văn bản tại Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 1 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Phạm vi nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Đối tượng nghiên cứu 2 7. Bố cục 2 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN KỸ THUẬT QUẢN LÝ BAY 3 1.1. Lý luận chung về công tác quản lí văn bản 3 1.1.1. Một số khái niệm và vai trò của công tác quản lý văn bản 3 1.1.2. Quy trình quản lý văn bản đến 4 1.1.3. Quản lý văn bản đến 7 1.2. Khái quát về Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay. 10 1.2.1. Một số nét về Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay 10 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay. 11 Tiểu kết 13 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN KỸ THUẬT QUẢN LÝ BAY. 14 2.1 Tình hình quản lý văn bản tại Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay giai đoạn 2014 – 2016. 14 2.2. Quy trình quản lý văn bản của Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay 14 2.2.1. Quy trình quản lý văn bản đến 14 2.2.2. Quy trình giải quyết văn bản đi 18 2.2.3. Quản lý văn bản mật 23 2.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu 25 Tiểu kết: 27 Chương 3. MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT QUẢN LÝ BAY 28 3.1 Nhận xét 28 3.1.1. Ưu điểm 28 3.1.2. Hạn chế 28 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay 29 3.2.1. Hoàn thiện các quy định về công tác văn thư 29 3.2.2. Về vấn đề nhân sự 29 3.2.3. Tăng cường đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác 30 3.2.4. Tăng cường nâng cao chất lượng trong công tác quản lý văn bản 30 Tiểu kết: 30 KẾT LUẬN 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO 32 PHỤ LỤC 33

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu “ Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay” thật Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm nội dung đề tài nghiên cứu LỜI CẢM ƠN Trong thời gian nghiên cứu đề tài “ Công tác quản lý văn Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay”, xin chân thành cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình cơng ty nói chung phận văn thư Bên cạnh đó, tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến TS Vũ Ngọc Hoa -giảng viên môn “Phương pháp nghiên cứu khoa học” trang bị cho kiến thức cần có để hồn thành nghiên cứu Xin chân thành cảm ơn! Ngày 09 tháng năm 2017 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài 2.Lịch sử vấn đề nghiên cứu .1 3.Mục tiêu nghiên cứu 4.Phạm vi nghiên cứu 5.Phương pháp nghiên cứu 6.Đối tượng nghiên cứu 7.Bố cục .2 Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN KỸ THUẬT QUẢN LÝ BAY .2 1.1.Lý luận chung công tác quản lí văn 1.1.1.Một số khái niệm vai trị cơng tác quản lý văn .2 1.1.2.Quy trình quản lý văn đến 1.1.3.Quản lý văn đến 1.2.Khái quát Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay 1.2.1 Một số nét Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay .9 1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn cấu tổ chức Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay 10 Tiểu kết 12 Chương 12 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN KỸ THUẬT QUẢN LÝ BAY .12 2.1 Tình hình quản lý văn Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay giai đoạn 2014 – 2016 12 2.2 Quy trình quản lý văn Cơng ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay 13 2.2.1 Quy trình quản lý văn đến .13 2.2.2 Quy trình giải văn 17 2.2.3 Quản lý văn mật .22 2.2.4 Quản lý sử dụng dấu 24 Tiểu kết: 26 Chương 27 MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT QUẢN LÝ BAY 27 3.1 Nhận xét 27 3.1.1 Ưu điểm 27 3.1.2 Hạn chế 27 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác quản lý văn Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay 28 3.2.1 Hoàn thiện quy định công tác văn thư 28 3.2.2 Về vấn đề nhân 28 3.2.3 Tăng cường đầu tư sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác .28 3.2.4 Tăng cường nâng cao chất lượng công tác quản lý văn 29 Tiểu kết: 29 KẾT LUẬN 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC 33 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong hoạt động ngày quan, tổ chức văn coi sản phẩm trình quản lý thực chức năng, nhiệm vụ giai công việc quan, tổ chức Quản lý trình văn từ khâu soạn thảo đến khâu ban hành tổ chức theo trình cụ thể Từ góp phần tham gia hỗ trợ vào việc trì, triển khai thực hoạt động quan, tổ chức Công tác quản lý văn vấn đề trọng nhằm mục đích đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý quan, tổ chức; phục vụ tư liệu, tài liệu cho trình giải cơng việc; góp phần gìn giữ cứ, chứng quan trọng, thơng tin bí mật hoạt động quan Do làm tốt công tác quản lý văn tiền đề để đảm bảo cho hoạt động quản lý diễn thông suốt; đảm bảo hiệu lực, hiệu quản lý hành quan, tổ chức Tơi sinh viên Lưu trữ học chọn công tác quản lý văn Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay để ứng dụng lý luận học trường kiểm chứng thực tế cơng việc Với tất lí định lựa chọn đề tài “ Công tác quản lý văn Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay” Lịch sử vấn đề nghiên cứu Giáo trình “Lí luận phương pháp cơng tác văn thư” PGS Vương Đình Quyền (2011) cung cấp cho nội dung để làm chương sở lý thuyết Đề tài nghiên cứu khoa học “Giải pháp quản lý văn đi, văn đến đơn vị hệ thống Kho bạc Nhà nước môi trường mạng” Thạc sĩ Bùi Thị Thư, Phó trưởng phịng-Phịng Hành lưu trữ, Văn phịng Kho bạc Nhà nước Những cơng trình góp phần đưa nhìn khái qt cơng tác văn thư nói chung quản lý văn nói riêng quan, tổ chức Từ góp phần nâng cao hiệu công tác văn thư – quản lý văn them khoa học hoàn chỉnh Mục tiêu nghiên cứu - Phân tích tổng hợp sở lý luận công tác quản lý văn - Tìm hiều thực trạng cơng tác quản lý văn Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay - Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý văn Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay Phạm vi nghiên cứu Không gian: Bài tiểu luận tập trung nghiên cứu Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay Thời gian: Công tác quản lý văn Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay từ năm 2014 đến năm 2016 Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thu thập thông tin; Phương pháp nghiên cứu tài liệu; Phương pháp khảo sát thực tế; Phương pháp vấn; Phương pháp xử lí thơng tin; Phương pháp phân tích, tổng hợp, logic Đối tượng nghiên cứu Công tác quản lý văn Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay Bố cục Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài gồm chương: Chương Cơ sở lý luận công tác quản lý văn khái quát Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay Chương Thực trạng công tác quản lý văn Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay Chương Một số nhận xét giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý văn Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN KỸ THUẬT QUẢN LÝ BAY 1.1 Lý luận chung cơng tác quản lí văn 1.1.1 Một số khái niệm vai trị cơng tác quản lý văn Văn phương tiện ghi lại truyền đạt thông tin ngôn ngữ hay kí tự định Quản lý văn áp dụng biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an tồn văn hình thành hoạt động ngày quan, tổ chức [1; Tr 277] Văn tất văn bản, giấy tờ quan soạn thảo, ban hành gửi đến quan khác Văn đến tất văn bản, giấy tờ quan khác ban hành gửi tới Văn mật văn có nội dung chứa đựng bí mật nhà nước, bí mật quan khơng phổ biến người có trách nhiệm đọc Văn ban hành nội văn quan ban hành sử dụng nội quan, không gửi *Một số yêu cầu việc quản lý văn bản: Thống việc tiếp nhận, ban hành, lưu giữ văn đi, đến phân văn thư quan Hợp lí hóa q trình ln chuyển văn đi, đến; theo dõi chặt chẽ việc giải văn bản, đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, khơng để sót việc, chậm việc Quản lý văn chặt chẽ, bảo đảm giữ gìn bí mật thơng tin tài liệu; bảo quản thu hồi đầy đủ, hạn văn có quy định thu hồi Phục vụ kịp thời yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu; Lập hồ sơ nộp hồ sơ, sổ sách văn thư vào lưu trữ hành quan thời hạn Vai trị cơng tác quản lý văn *Vai trị cơng tác quản lý văn Quản lý văn công việc diễn ngày, quan, đơn vị Nó mạch máu đảm bảo quan hệ quan với quan với nhân dân Bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ xác thơng tin cần thiết phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý quan, đơn vị Giúp cho công việc giải cách nhanh chóng, xác có chất lượng, đường lối sách, chế độ Lưu trữ lại tài liệu phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết, kiểm tra cho công việc trước mắt lâu dài 1.1.2 Quy trình quản lý văn đến * Tiếp nhận văn đến - Tiếp nhận văn đến + Tất tài liệu, văn đến tập trung văn thư quan để đăng ký vào sổ cập nhật vào chương trình quản lý văn máy tính + Kiểm tra kĩ số lượng phong bì, thành phần ghi phong bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước nhận kí nhận + Đối với văn chuyển qua máy Fax qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn - Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến + Các văn đến phân loại bóc bì sau: Loại phải bóc bì: bì văn gửi đến cho quan tổ chức Loại khơng bóc bì: bì văn đến có đóng dấu mức độ mật gửi đích danh cá nhân tổ chức quan Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận Việc bóc bì văn mật thực theo quy định Thông tư số 12/2002/TT-BCN(A11) ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước quy định cụ thể cuả quan, tổ chức + Việc bóc bì văn phải thực đảm bảo u cầu sau: Những bì có đóng dấu mức độ khẩn cấp phải bóc trước để giải kịp thời; Không ngây hư hại văn bản, khơng bỏ sót văn bì, khơng làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện; Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì, văn đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu văn bì với phiếu gửi Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần phải kiểm tra, xác minh [4; Tr 3] - Đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến Tất văn đến thuộc diện đăng ký Văn thư phải đóng dấu “Đến”; ghi số đến ngày đến Đối với văn đến chuyển qua Fax qua mạng, trường hợp cần thiết, phải chụp in giấy đóng dấu “Đến” + Những văn đến khơng thuộc diện đăng ký Văn thư (văn gửi đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị cá nhân) chuyển cho nơi nhận mà khơng phải đóng đấu “Đến” - Đăng ký văn đến Văn đến đăng ký Sổ đăng ký văn đến Cơ sở liệu quản lý văn đến máy vi tính + Đăng ký văn đến sổ Lập Sổ đăng ký văn đến Căn số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức quy định việc lập loại sổ đăng ký cho phù hợp bao gồm sổ loại (trừ văn mật) sổ đăng ký văn mật đến; Đăng ký văn đến: phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, xác thơng tin cần thiết văn bản; + Đăng ký văn đến Cơ sở liệu quản lý văn đến máy vi tính Việc đăng ký (cập nhật) văn đến vào Cơ sở liệu quản lý văn đến thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn * Trình, chuyển giao văn đến - Trình văn đến +Sau đăng ký văn đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu quan, tổ chức người người đứng đầu quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau gọi chung người có thẩm quyền) xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận + Căn nội dung văn đến: đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phân phối văn cho ý kiến đạo giải thời hạn giải văn (nếu cần) - Chuyển giao văn đến +Căn vào ý kiến phân phối người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn đến cho đơn vị cá nhân giải +Sau tiếp nhận văn đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình người đứng đầu đơn vị xem xét cho ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) Căn vào ý kiến người đứng đầu đơn vị Văn thư đơn vị chuyển văn đến cho cá nhân trực dõi, giải + Khi nhận Fax văn chuyển qua mạng, Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến số đến ngày đến Fax, văn chuyển qua mạng đăng ký trước chuyển cho đơn vị cá nhân nhận Fax, văn chuyển qua mạng * Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến - Giải văn đến + Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định quan, tổ chức Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải trước + Khi định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải văn đến có ý kiến đề xuất đơn vị, cá nhân - Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến + Tất văn đến có ấn định thời hạn giải phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải + Người đứng đầu quan, tổ chức giao trách nhiệm thực theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến + Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải văn đến + Đối với văn đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định 1.1.3 Quản lý văn đến * Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng, năm văn Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Trước phát hành văn bản, văn thư kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; có sai sót báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Ghi số ngày, tháng, năm văn + Tất văn quan, tổ chức ghi số theo hệ thống số chung quan, tổ chức Văn thư thống quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác + Việc ghi số văn hành thực theo quy định Điểm a, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành sau: Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), định (cá biệt), quy định, quy chế, lại nơi gửi kỳ hạn văn mật đóng dấu thu hồi - Giao nhận văn mật: trường hợp giao nhận văn mật phải vào sổ có ký nhận hai bên giao nhận - Vận chuyển văn mật: văn mật vận chuyển phải bỏ vào phương tiện vận chuyển có người chịu trách nhiệm coi giữ cẩn thận đảm bảo an tồn tình - Cất giữ, bảo quản văn mật: văn mật sau giải xong phải lập hồ sơ bảo quản cẩn thận, cất vào tủ, hòm két sắt, không để giá, mặt bàn… mà khơng có người trơng coi Khơng tự tiện mang văn mật khỏi quan hay mang nhà Nếu phải mang văn mật công tác phải có đồng ý Giám đốc 2.2.4 Quản lý sử dụng dấu Mỗi quan tổ chức chức danh nhà nước sử dụng dấu riêng nhằm thể vị trí pháp lí, khẳng định tính chân thực hiệu lực thi hành văn quan, tổ chức ban hành Thủ trưởng quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản sử dụng dấu quan, tổ chức Cơng ty có dấu riêng thể vị trí pháp lý quan Con dấu cơng ty quản lý sử dụng văn thư Trưởng phịng Hành - Kế tốn văn thư chịu trách nhiệm trước Giám đốc việc quản lý sử dụng dấu Việc quản lý sử dụng dấu thực theo quy định sau: - Con dấu phải bảo quản phòng làm việc viên chức văn thư văn thư Trường hợp cần đưa dấu khỏi công ty phải đồng ý Giám đốc phải chịu trách nhiệm bảo quản, sử dụng dấu Con dấu phải bảo quản an toàn ngồi làm việc; - Khơng giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền - Khi nét dấu bị mòn biến dạng, viên chức văn thư phải báo cáo người có trách nhiệm làm thủ tục đổi dấu Trường hợp dấu bị mất, Giám đốc phải báo cáo quan công an, nơi xảy dấu, lập biên - Khi đơn vị có định chia, tách xác nhập dấu cũ làm 24 thủ tục xin khắc dấu Sử dụng dấu: - Viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn - Chỉ đóng dấu vào văn văn hình thức, thể thức chữ ký người có thẩm quyền - Khơng đóng dấu trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy khơng có nội dung, đóng dấu trước ký, đóng dấu sẵn giấy trắng đóng dấu lên văn có chữ ký người khơng có thẩm quyền 25 Tiểu kết: Ở chương tơi trình bày thực trạng công tác quản lý văn Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay số vấn đề như: tình hình quản lý văn giai đoạn 2014-1016, quy trình quản lý văn đến, quy trình giải văn đi, quản lý văn mật, quản lý sử dụng dấu Từ giúp nhận ưu điểm, hạn chế công ty công tác quản lý văn để đưa giải pháp chương 26 Chương MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT QUẢN LÝ BAY 3.1 Nhận xét 3.1.1 Ưu điểm Cơng tác văn thư nói chung quản lý văn nói riêng Cơng ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay nhận quan tâm đạo sát từ phía lãnh đạo Cùng với cơng văn, quy định, thơng tư hành nhà nước có định hướng hỗ trợ góp phần giúp cho cơng tác văn thư - quản lý văn đạt hiệu tốt đáp ứng yêu cầu công ty q trình giải cơng việc Đặc biệt viên chức văn thư đào tạo bàn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ có tinh thần trách nhiệm công việc, tiến hành xử lý hoạt động quản lý văn theo thẩm quyền chế độ Về sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác quản lý văn bản; Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay bố trí tổ, đơn vị theo chức riêng nhằm tạo thuận lợi cho việc giải công việc tổ chuyên môn Hệ thống trang thiết bị phục vụ công tác quản lý văn đầu tư mua sắm đầy đủ tương đối đại máy tính có kết nối mạng lắp đặt phần mềm quản lý văn bản, máy in, máy photocopy Quy trình quản lý văn cơng ty đảm bảo tiến hành cách chặt chẽ, nghiêm túc sở quy định pháp luật hành quản lý văn bản, đáp ứng nhanh, kịp thời hiệu quản lý công ty 3.1.2 Hạn chế Bên cạnh ưu điểm nêu trên, công tác quản lý văn Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay gặp phải hạn chế cần khắc phục hồn thiện Cơng tác văn thư với nhiệm vụ tiếp nhận chuyển công văn đến, công văn tiếp nhận hồ sơ, tài liệu như: Khảo sát, thiết kế dự án, công trình tổ chức nhận Chương trình phần mềm quản lý văn phục vụ công tác quản lý văn 27 máy tính bên cạnh ưu điểm mang lại bộc lộ hạn chế định: trường hợp điện hay máy tính gặp cố làm cho công việc bị ngắt quãng , tài liệu bị khơng bảo mật an tồn,… để khắc phục cố phải có đầu tư thời gian, cơng sức, tài Tài liệu kho chưa tổ chức khoa học, khối lượng tài liệu lưu trữ không chỉnh lý định kỳ năm 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác quản lý văn Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay 3.2.1 Hoàn thiện quy định công tác văn thư Các quy định yêu cầu công tác văn thư - lưu trữ, có nội dung nghiệp vụ quản lý văn cần thể chế hóa hướng dẫn cụ thể sở pháp luật tuân thủ quy định pháp luật hành, đảm bảo cho công tác thực cách thống đạt chất lượng, hiệu Bên cạnh văn quy định, hướng dẫn công tác quản lý văn cần cập nhật, thay đổi để đảm bảo tính mới, phù hợp với quy định pháp luật (ví dụ Nghị định 09/2010/NĐ-CP Chính phủ việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP Chính phủ cơng tác văn thư) 3.2.2 Về vấn đề nhân Để đảm bảo chất lượng, hiệu cơng việc vấn đề đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn đội ngũ cán bộ, công chức cần tiến hành theo định kỳ, thực nghiêm túc đảm bảo yếu tố chất lượng Công ty cần trì việc tổ chức định kỳ lớp tập huấn cho cán công chức lần/năm lần tập huấn đột xuất có quy định cấp 3.2.3 Tăng cường đầu tư sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác Cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật cơng cụ trợ giúp góp 28 phần hỗ trợ đắc lực trình giải cơng việc cơng ty nói chung cơng tác quản lý văn nói riêng Cơng ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay cần đầu tư nguồn lực, đặc biệt tài để thiết kế, bố trí lại phịng làm việc cách khoa học, khắc phục tình trạng phịng văn thư q chật hẹp; ưu tiên việc mua sắm ứng dụng thiết bị công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý văn với tổ, đơn vị 3.2.4 Tăng cường nâng cao chất lượng công tác quản lý văn Thực chuẩn hóa cơng tác đào tạo, bồi dưỡng cán công chức, viên chức đồng thời cá nhân phải ln có ý thức đánh giá nhiệm vụ mình, tổng kết đạt được, cịn tồn đọng định phương hướng kiện toàn để tiếp tục nâng cao chất lượng, hiệu công việc Từng bước nâng cao áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2000 vào hoạt động văn phịng Từ xây dựng lộ trình phù hợp cho việc áp dụng: lập kế hoạch đào tạo chuyên môn, khảo sát hệ thống tổ chức hành, đẩy mạnh công tác đáng giá nội bộ…đồng thời có đầu tư, chuẩn bị nguồn lực cần thiết để triển khai phục vụ tốt cho công việc Tiểu kết: Trong chương nhìn nhận ưu điểm hạn chế công tác quản lý văn Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay đưa giải pháp thiết thực nhằm giúp cho công tác quản lý văn thực theo quy định pháp luật Tơi hi vọng đóng góp góp phần làm cho cơng tác quản lý văn cơng ty ngày hồn thiện hiệu 29 KẾT LUẬN Để triển khai đề tài “ Công tác quản lý văn Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay” triển khai thành chương Chương sở lý luận công tác quản lý văn khái quát Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay Tôi trình bày hai vấn đề số lý luận chung công tác quản lý văn bản, đồng thời chúng tơi tìm hiều khái quát Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay Những nội dung mà tơi tìm hiểu chương sở, tiền đề để tơi triển khai chương Tiếp theo chương triển khai thực trạng công tác quản lý văn Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay Ở chương tơi trình bày thực trạng cơng tác quản lý văn Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay số vấn đề như: tình hình quản lý văn giai đoạn 2014-1016, quy trình quản lý văn đến, quy trình giải văn đi, quản lý văn mật, quản lý sử dụng dấu Từ giúp tơi nhận ưu điểm, hạn chế Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay công tác quản lý văn để đưa giải pháp chương Qua tìm hiểu, phân tích đánh giá tơi nhìn nhận ưu điểm hạn chế công tác quản lý văn Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay Vì chương tơi đưa giải pháp thiết thực nhằm giúp cho công tác quản lý văn thực theo quy định pháp luật Tơi hi vọng đóng góp góp phần làm cho cơng tác quản lý văn cơng ty ngày hồn thiện hiệu TÀI LIỆU THAM KHẢO PSG Vương Đình Quyền (2011), Lí luận phương pháp cơng tác văn 30 thư, NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội, Hà Nội Công văn số 425/2015/VTLTNN-NVTW ngày 18-07-2005 việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến, NXB Cục Văn Thư Lưu Trữ Nhà Nước, Hà Nội Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01-07-2016 quản lý sử dụng dấu, NXB Chính Phủ, Hà Nội Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22-11-2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, NXB Bộ Nội Vụ, Hà Nội 31 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TỔNGTY CÔNG TYKỸ QUẢN LÝ BAY VIỆT TNHH THUẬT QUẢN LÝ CƠNG NAM BAY XƯỞNG TƯ VẤN THIẾT KẾ PHỊNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ XƯỞNG DỊCH VỤ KỸ THUẬT PHÒNG KẾ HOẠCH KINH DOANH XƯỞNG SẢN XUẤT THIẾT BỊ HK PHÒNG KỸ THUẬT CHẤT LƯỢNG TRUNG TÂM HUẤN LUYÊN CNS PHỊNG TÀI CHÍNH – KẾ TỐN CHI NHÁNH TẠI TP HCM PHÒNG NGHIÊN CỨU PHÁT TRIỂN ĐỘI BAY KIỂM TRA HIỆU CHUẨN Phụ lục 2: Mẫu bìa sổ chuyển giao văn đến CÔNG TY THNN KỸ THUẬT QUẢN LÝ BAY SỐ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm:………… Từ ngày đến ngày Quyển số: (nguồn Văn thư Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay) Phụ lục 3: Mẫu bìa Sổ đăng ký văn CƠNG TY TNHH KỸ THUẬT QUẢN LÝ BAY SỐ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm:…………… Từ số………đến số…………… Từ ngày đến ngày Quyển số: (nguồn Văn thư Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay) Phụ lục 4: Bảng thống kê số lượng văn đến Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay giai đoạn 2014-2016 (nguồn Văn thư Ban Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay) Tên loại văn Năm Tổng số đến 2014 1139 418 1928 115 89 21 Công văn Thông báo Quyết định Báo cáo Kế hoạch Thông tư 2015 1035 345 2056 157 72 78 Phụ lục 5: 2016 1227 423 2104 136 81 168 3401 1186 6088 408 242 267 Bảng thống kê số lượng văn ban hành Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay giai đoạn 2014-2016 Tên loại văn Năm Tổng số 2014 2015 2016 Cơng văn 69 72 81 Tờ tình 1572 1270 1721 Quyết định 246 227 249 Báo cáo 249 205 236 Kế hoạch 12 16 (nguồn Văn thư Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay) 222 4563 722 510 35 Phụ lục 6: Mẫu Phiếu trình giải văn đến Cơ quan gửi văn Trích yếu nội dung văn bản: Số ký hiệu văn bản: Ngày tháng văn bản: Ý kiến đề xuất đơn vị (hoặc cán thừa hành): Ý kiến đạo (hoặc phê duyệt) Giám đốc: (nguồn Văn thư Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay) Phụ lục 7: Mẫu Phiếu đạo giải văn Cơ quan gửi văn bản: Số, ký hiệu văn bản: Ngày tháng văn bản: Trích yếu nội dung: Đơn vị người giải quyết: Ý kiến đạo thủ trưởng quan: (nguồn Văn thư Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay) ... quát Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay Chương Thực trạng công tác quản lý văn Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay Chương Một số nhận xét giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý văn Công ty TNHH. .. sở lý luận công tác quản lý văn - Tìm hiều thực trạng cơng tác quản lý văn Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay - Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý văn Công ty TNHH Kỹ thuật. .. thực trạng công tác quản lý văn Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay Ở chương trình bày thực trạng cơng tác quản lý văn Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay số vấn đề như: tình hình quản lý văn giai