Công tác soạn thảo và quản lí văn bản tại UBND phường xuân la, quận tây hồ, thành phố hà nội

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN, KHÁI QUÁT VỀ UBND PHƯỜNG XUÂN LA _ QUẬN TÂY HỒ _ TP.HÀ NỘI 5 1.1. Một số khái niệm 5 1.2. Phân loại hệ thống văn bản quản lí nhà nước 6 1.3. Những yêu cầu đối với công tác soạn thảo văn bản 7 1.4. Khái quát về UBND phường Xuân La 8 Tiểu kết: 11 Chương 2. THỰC TRẠNG CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND PHƯỜNG XUÂN LA 12 2.1. Tình hình soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng UBND Phường Xuân La 12 2.2. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND Phường Xuân La 22 2.3. Đánh giá chung 24 Tiểu kết: 25 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND PHƯỜNG XUÂN LA, QUẬN TÂY HỒ, TP. HÀ NỘI 26 3.1. Đảm bảm về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản 26 3.2. Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản 26 3.3. Công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ công chức 27 3.4. Đảm bảo về cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin 27 Tiểu kết: 30 KẾT LUẬN 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 PHỤ LỤC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TÊN ĐỀ TÀI:

CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND PHƯỜNG XUÂN LA,QUẬN TÂY HỒ,

THÀNH PHỐ HÀ NỘIBÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học

Giảng viên giảng dạy: TS Lê Thị Hiền

Mã phách:

HÀ NỘI - 2017

PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN

Họ và tên sinh viên: Bùi Thu Nga Ngày sinh: 11/01/19189

Mã sinh viên: 1607QTVA066

Lớp: ĐHLT.QTVP 16A Khoa: Quản trị văn phòng

Tên đề tài: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND phường Xuân

La,quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội

Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học

Giảng viên hướng dẫn: TS Lê Thị Hiền

Sinh viên kí tên

Bùi Thu Nga

Mã phách

PHIẾU CHẤM ĐIỂM HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN

Điểm, Chữ kí (Ghi rõ họ tên)

của cán bộ chấm thi

Điểm thống nhất của

bài thi

Chữ ký xác nhận của cán bộ nhận bài thi

CB chấm thi

số 1

CB chấm thi

số 2 Bằng số Bằng chữ

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên cho phép tôi được gửi lời cảm ơn đến Ban Giám hiệu trườngĐại học Nội vụ Hà Nội và các thầy cô giáo của Khoa Quản trị Văn phòngtrường Đại học Nội vụ Hà Nội đã trang bị cho tôi những kiến thức bổ ích trongquá trình học tập và tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình làm bài nghiên cứu

Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến TS Lê Thị Hiền, người đã giành thờigian, tâm huyết để giúp đỡ tôi trong suốt quá trình làm bài nghiên cứu Cảm ơnĐảng ủy – HĐND – UBND – Cán bộ Văn phòng UBND Phường Xuân La đãtạo mọi điều kiện giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện bài tiểu luận này

Do thời gian tìm hiểu và sự hiểu biết có hạn nên bài nghiên cứu khôngtránh khỏi những thiếu sót và sai lầm Vì vậy, tôi mong nhận được sự góp ý củaquý thầy, cô giáo để bài nghiên cứu được hoàn thiện hơn nữa

Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN, KHÁI QUÁT VỀ UBND PHƯỜNG XUÂN LA _ QUẬN TÂY HỒ _ TP.HÀ NỘI 5

1.1 Một số khái niệm 5

1.2 Phân loại hệ thống văn bản quản lí nhà nước 6

1.3 Những yêu cầu đối với công tác soạn thảo văn bản 7

1.4 Khái quát về UBND phường Xuân La 8

* Tiểu kết: 11

Chương 2 THỰC TRẠNG CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND PHƯỜNG XUÂN LA 12

2.1 Tình hình soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng UBND Phường Xuân La 12

2.2 Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND Phường Xuân La 22

2.3 Đánh giá chung 24

* Tiểu kết: 25

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND PHƯỜNG XUÂN LA, QUẬN TÂY HỒ, TP HÀ NỘI 26

3.1 Đảm bảm về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản 26

3.2 Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản 26

3.3 Công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ công chức 27

3.4 Đảm bảo về cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin 27

* Tiểu kết: 30

KẾT LUẬN 31

TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 PHỤ LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Kí hiệu viết tắt Cụm từ đầy đủ

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong hoạt động hành chính của cơ quan nói chung, UBND phường nóiriêng không thể thiếu các văn bản Bởi văn bản là cơ sở pháp lí để tiến hành giảiquyết công việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của UBND phường Do đócông tác soạn thảo và quản lí văn bản là vô cùng cần thiết Nhác đên soạn thỏa

và quản lí văn bản là nhắc đến Văn phòng, có thể nói Văn phòng có vai trò đặcbiệt quan trọng, là bộ mặt của UBND Nếu Văn phòng thực hiện tốt nhiệm vụsoạn thảo và quản lí văn bản sẽ góp phần bảo đảm hoạt đông của UBND phườngđược thông suốt

Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển của công nghệ thôngtin, công tác soạn thảo và quản lí văn bản ngày càng được nâng cao nhưng vẫncòn bộc lộ nhiều thiếu sót, hạn chế như nội dung văn bản lệch lạc, thiếu tính khảthi, thể thức văn bản còn nhiều hạn chế, ngôn ngữ, văn phong thiếu tính chínhxác, công tác quản lý văn bản còn gặp nhiều khó khăn, việc ứng dụng công nghệthông tin trong quản lý văn bản còn hạn chế,… điều đó gây ảnh hương khôngnhỏ đến hoạt động của cơ quan

Là một sinh viên chuyên ngành Quản trị Văn phòng, tôi có điều kiệnnghiên cứu và học tập, tạo điều kiện cho bản thân biết sâu hơn về chuyên ngành.Đồng thời được sự đồng ý và giúp đỡ của UBND phường Xuân La, tôi đã cóđiều kiện để tiếp xúc và tìm hiểu thực tế công tác soạn thảo và quản lí văn bảncủa UBND phường Xuân La

Qua việc nghiên cứu, khảo sát thực tế tại địa phương đã giúp cho tôi nắmbắt được những thuận lợi, khó khăn trong quá trình hoạt động của bộ phận vănphòng nói chung và văn phòng UBND phường Xuân La nói riêng, qua đó gópphần bổ sung vào nhận thức cá nhân trong quá trình hoạt động của ngành mìnhnhư: Kỹ năng giao tiếp; Kỹ năng soạn thảo văn bản; nghiệp vụ hành chính vănphòng…để phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu tại trường cũng như công táccủa mình sau này

Với tất cả những lí do trên đã giúp tôi quyết định lựa chọn vấn đề “Công

tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND phường Xuân La,quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội” làm đề tài cho bài tiểu luận của mình.

2 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu cho bài nghiên cứu của mình, tôi đã vận dụng kiếnthức học tập ở trường và tham khảo vận dụng nguồn tài liệu là các công trìnhnghiên cứu sau:

- Dương Xuân Thao, Giáo trình văn bản quản lý, Nhà xuất bản Đại học

Kinh tế Quốc dân, Hà Nội, 2015 Giáo trình cung cấp những kiến thức cơ bản vềvăn bản quản lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản, rèn luyện kỹ năng soạn thảo vănbản;

- Nguyễn Trọng Nghĩa, Giáo trình soạn thảo văn bản, Nhà xuất bản Lao

động xã hội, Hà Nội, 2015 Nội dung của giáo trình trình bày những vấn đềchung nhất về văn bản, quy trình soạn thảo văn bản quản lý nhà nước, kỹ thuậtsoạn thảo một số loại văn bản thông dụng;

-Ngô Sỹ Trung, Soạn thảo văn bản hành chính, Nhà xuất bản Giao thông

vận tải, Hà Nội, 2015 Cuốn sách cung cấp lý luận về vanw bản hành chính;

- Đoàn Thị Tâm, Soạn thảo văn bản hành chính, Nhà xuất bản đại học sư

phạm TP Hồ Chí Minh, Tp Hồ Chí Minh, 2015 Cuốn sách trang bị cho ngườiđọc những kiến thức cơ bản về tạo lập và tiếp nhận văn bản;

- PGS Vương Đình Quyền (Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân

văn), Giáo trình lý luận và công tác văn thư, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia,

Hà Nội, 2011 Giáo trình cung cấp kiến thức lý luận và các phương pháp tiếnhành chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ;

- Đỗ Thị Tuyến Ninh với đề tài Thực trạng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý hành chính Nhà nước tại UBND huyện Kiến Xương, Thái

Bình, 2013 Thông qua đề tài tác giả đã khái quát về văn bản quản lý Nhànước.Trên cơ sở kế thừa kết quả nghiên cứu của các công trình nghiên cứu trước

đó tác giả mong muốn dượcđóng góp, bổ sung thêm những hạn chế, thiếu sót

của các đề tài trên Trong đề tài tôi đi sâu vào nghiên cứu “Công tác soạn thảo

và ban hành văn bản tại UBND phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố

Hà Nội ”.

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Nghiên cứu tình hình thực tế công tác soạn thảo văn bản và quản lý vănbản của UBND Phường Xuân La, trên cơ sở đó rút ra nhận xét về những khókhăn, thuận lợi, bước đầu đề xuất ý kiến, kiến nghị nhằm nâng cao hơn nữa chấtlượng và hiệu quả công tác sọan thảo và quản lí văn bản tại UBND PhườngXuân La

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng: công tác soạn thảo và quản lí văn bản tại UBND Phường Xuân

La

Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tiểu luận nghiên cứu công tác soạn thảo và

quản lí văn bản của UBND Phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội từnăm 2015 đến năm 2016

5 Phương pháp nghiên cứu

Để triển khai đề tài này, ngoài việc áp dụng các phương pháp như:Phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích,phương pháp thống kê, tôi còn

- Phương pháp thu thập thông tin: Từ các tài liệu, sách báo, tạp chí nhằmmục đích tìm ra những khái niệm và tư tưởng cơ bản là cơ sở lý luận cho đề tài

6.Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu, danh mục tài liệu tham khảo, kết luận và phần phụ

lục, đề tài được triển khai thành 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về công tác soạn thảo, quran lý văn bản và kháiquát về UBND Phường Xuân La

Chương 2: Thực trạng của hoạt động soạn thảo và quản lý văn bản tạiUBND Phường Xuân La

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo

và quản lý văn bản tại UBND Phường Xuân La

Chương 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN, KHÁI QUÁT VỀ UBND PHƯỜNG XUÂN LA, QUẬN TÂY HỒ,

THÀNH PHỐ HÀ NỘI 1.1 Một số khái niệm

1.1.1.Khái niệm văn bản:

Văn bản là tập hợp ngôn ngữ viết nhằm truyền đạt ý chí cuả cá nhân hay

tổ chức khác với mục đích thông báo hay đòi hỏi đối tượng tiếp nhận phải thực hiện những hành động nhất định, đáp ứng yêu cầu của người hay tổ chức soạn thảo [19;14].

Theo nghĩa rộng: Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay kí hiệu nhất định và được sử dụng trong nhiều ngành khoa học khác nhau.

Theo nghĩa hẹp: văn bản được gọi chung là các công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu… được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, các

tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức kinh tế [17;10].

Theo nghĩa chung nhất: văn bản là phương tiện ghi tin, truyền đạt thôngtin bằng ngôn ngữ hay một kí hiệu nhất định nào đó Nó là phương tiện thông tin

cơ bản, quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lí, thể hiện ý chí

và mệnh lệnh của chủ thể quản lí, là phương tiện để điều chỉnh các mối quan hệ

1.1.2 Khái niệm văn bản quản lí và văn bản quản lí Nhà nước

Khái niệm văn bản quản lí:

Văn bản quản lí là văn bản hình thành trong hoạt động quản lí của các cơquan đơn vị Đó là phương tiện để ghi chép, truyền đạt các thông tin quản lí

Khái niệm văn bản quản lí nhà nước:

VBQLNN là những quyết định quản lí thành văn do các cơ quan quản lí Nhà nước (lập pháp, hành pháp, tư pháp) ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lí nội bộ Nhà nước hay giữa

cơ quan Nhà nước với các tổ chức và công dân [16;10].

Khi nói đến VBQLNN là nói đến loại văn bản của tổ chức đặc biệt trong

xã hội, đó là Nhà nước Vì có nội dung là ý chí của Nhà nước nên VBQLNNluôn có tính áp đặt, ràng buộc quyền, nghĩa vụ đối với đối tượng quản lí Để vănbản được triển khai và thi hành nghiêm chỉnh trên thực tế, Nhà nước phải sửdụng nhiều biện pháp như phổ biến, tuyên truyền; biện pháp tổ chức hành chính;

… [20;9-13]

1.1.3 Khái niệm về công tác và quy trình soạn thảo văn bản

Khái niệm về công tác soạn thảo văn bản:

Công tác soạn thảo văn bản là hoạt đông là người cán bộ, công chức cótrách nhiệm soạn thảo hoặc phân công soạn thảo phải tiến hành nhằm chỉ đạo,điều hành hoặc truyền đạt các quyết định quản lí, các ý chí của chủ thể ban hành

và các thông tin cần thiết cho hoạt đông quản lí theo đúng thể thức, thủ tục vàthẩm quyền luật định nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị,

cá nhân

Khái niệm quy trình soạn thảo văn bản:

Quy trình soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chỉ trình tự các công việc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành [13;165].

1.2 Phân loại hệ thống văn bản quản lí nhà nước

Văn bản quản lí nhà nước là hệ thống những văn bản hình thành tronghoạt đông quản lí xã hội của Nhà nước, là công cụ biểu thị ý trí và lợi ích củaNhà nước, đồng thời là hình thức chủ yếu để cụ thể hóa pháp luật Theo Điều 4của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/20o4 của Chính phủ về công tácVăn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửađổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2014của Chính phủ về công tác Văn thư, có thể phân loại văn bản quản lí nhà nướcthành các hình thức sau:

1.2.1 Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩmquyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc sử sự chung,được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo

định hướng xã hội chủ nghĩa.

1.2.2 Văn bản hành chính

Văn bản hành chính là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi công việc… của cơ quan, điển hình là thông báo, biên bản, công văn, phiếu gửi…[19;149].

Văn bản hành chính là các thông tin quản lí thành văn được hình thành trong hoạt đông quản lí, điều hành của các tổ chức tham gia quản lí xã hội [18;6].

Văn bản hành chính bao gồm văn bản hành chính cá biệt và văn bản hànhchính thông thường

1.2.3 Văn bản chuyên ngành

Đây là một hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền banhành cảu một số cơ quan Nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật.Những cơ quan tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng hệ thống văn bản này thìphải theo quy định của các cơ quan đó, không được tùy tiện thay đổi nội dung vàhình thức của chúng

Sơ đồ hệ thống VBQLNN ( Xem phụ lục 1).

1.3 Những yêu cầu đối với công tác soạn thảo văn bản

1.3.1 Những yêu cầu về nội dung:

Tính mục đích: Khi bắt tay vào việc soạn thảo văn bản cần xác định mục

đích, mục tiêu và giới hạn tiêu chuẩn của nó, tức là cần phải trả lời các vấn đề:Văn bản này ban hành để làm gì? giải quyết các việc gì? mức độ giải quyết đếnđâu, kết quả của việc thực hiện ở sự đồng nhất nội dung và hình thức văn bản

Tính khoa học: Văn bản có tính khoa học phải đảm bảo có đủ lượng thông

tin quy phạm và thông tin thực tế Các thông tin được sử dụng để đưa vào vănbản phải được xử lí, và đảm bảo chính xác

Tính đại chúng: Thể hiện văn bản có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp

với trình độ dân trí

Tính quy phạm: Văn bản thể hiện quyền lực của Nhà nước đòi hỏi mọi

người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa lý của chủ thể pháp luật, đảm bảotính quy phạm, văn bản sẽ được ban hành đúng thẩm quyền quy định và đượctrình bày dưới dạng quy phạm pháp luật.

Tính khả thi: một yêu cầu đối với văn bản đồng thời là hiệu quả, kết hợp

đúng đắn và hợp lí các yêu cầu nói trên

1.3.2 Những yêu cầu về thể thức:

Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản (Xem phụ lục 2).

1.4 Khái quát về UBND Phường Xuân La (Ảnh cơ quan xem phụ lục

Sau khi Hà Nội được giải phóng vào năm 1954, xã Xuân La thuộc quận Vcủa ngoại thành Hà Nội Từ năm 1961, xã Xuân La thuộc huyện Từ Liêm

Tháng 10 năm 1995, xã Xuân La chuyển thành một phường thuộc quận Tây Hồmới thành lập

Phường Xuân La nằm ở phía tây của hồ Tây Đây là vùng đất cổ của Hà Nội, nổi tiếng với các ngôi chùa: Khai Nguyên, Thiên Niên, Vạn Niên, Ức Niên.

Địa giới hành chính: Phía đông giáp phường Quảng An (ranh giới trên hồ

Tây), phường Bưởi, quận Tây Hồ và phường Nghĩa Đô, quận Cầu Giấy, Phíanam giáp phường Nghĩa Đô, quận Cầu Giấy và phường Cổ Nhuế 2, quận Bắc

Từ Liêm, Phía tây giáp phường Xuân Tảo, quận Bắc Từ Liêm, Phía bắc giáp cácphường Phú Thượng và Nhật Tân, quận Tây Hồ

1.4.2 Vị trí pháp lý, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của UBND Phường Xuân La

a) Vị trí pháp lí

UBND Phường Xuân La do Hội đồng nhân dân Phường Xuân La bầu ra,

là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân xã, cơ quan hành chính nhà nước ởđịa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân xã và cơ quan hànhchính nhà nước cấp trên

b) Chức năng, nhiệm vụ

UBND Phường Xuân La chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, cácvăn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân xãnhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế-xã hội, củng

cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn PhườngXuân La

UBND Phường Xuân La thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địaphương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lí thống nhất trong bộ máy hànhchính nhà nước từ Trung ương đến địa phương

b) Tổ chức bộ máy

- 01 Chủ tịch UBND phường: Phụ trách chung;

- 02 Phó chủ tịch: Giúp chủ tịch phụ trách khối Văn hóa – Xã hội và khối Kinh tế - Xây dựng đô thị cùng một số việc khác được phân công;

- 02 Ủy viên UBND;

+ 01 Ủy viên phụ trách An ninh trật tự: Trưởng công an phường;

+ 01 Ủy viên phụ trách Quân sự địa phương

+ Cán bộ Văn hóa – Xã hội;

+ Cán bộ phụ trách bộ phận tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính

theo cơ chế “một cửa”;

+ Cán bộ Thanh tra xây dựng

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND Phường Xuân La: (Xem phụ lục 4 ) 1.4.3 Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức của Văn phòng UBND Phường Xuân La

b) Nhiệm vụ, quyền hạn:

- Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng

tuần của UBND

- Theo dõi, tổng hợp kết quả của các ban ngành, giám sát việc công dânchấp hành pháp luật của nhà nước

- Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý lập hồ sơ lưu trữ, biểu báocáo thống kê, theo giõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ công chức xã

- Quản lý con dấu đúng nguyên tắc, theo giõi văn bản đi- đến, lưu trữ sổsách, tài liệu theo qui định của pháp luật

- Giúp HĐND – UBND tổ chức các kỳ họp, tổ chứcc tiếp dân, tiếp khách,nhận đơn thư khiếu nại của công dân chuyển lên cấp trên có thẩm quyền giảiquyết Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng

- Phối hợp với các ban ngành làm tốt công tác soạn thảo văn bản thuộcchức năng, thẩm quyền UBND phường

- Làm tốt công tác thống kê nhà nước ở địa phương, giúp Đảng uỷ, chínhquyền địa phương nắm trắc các hoạt động để kịp thời điều chỉnh các chỉ tiêu kếhoạch trên tất cả các lĩnh vực

- Chịu sự phân công của Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND phường và chỉ đạo

hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ của cấp trên.

Chương 2 THỰC TRẠNG CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH

VĂN BẢN TẠI UBND PHƯỜNG XUÂN LA 2.1 Tình hình soạn thảo và quản lí văn bản tại Văn phòng UBND Phường Xuân La

2.1.1 Tình hình soạn thảo văn bản tại văn phòng UBND Phường Xuân La

Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng UBNDphường cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao Trình tự,thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật Tronggiải quyết các công việc của mình văn bản chính là phương tiện quan trọng chứađựng trong đó thông tin và quyết định quản lí Văn bản mang tính công quyền,được ban hành theo các quy định của Nhà nước, luôn tác động đến mọi mặt củađời sông xã hội và là cơ sở pháp lí quan trọng cho các hoạt đông cụ thể của vănphòng

Nhiệm vụ cuả văn phòng là bộ phận chuyên môn, tham mưu, giúp việc và

là hậu cần cho UBND và thường trực UBND phường, nên các văn bản đượcsoạn thảo chủ yếu là các văn bản hành chính Các văn bản hành chính màUBND phường thường soạn thảo bao gồm các văn bản sau: quyết định (cá biệt),báo cáo, thông báo, tờ trình, chương trình, kế hoạch, giấy chứng nhận, giấy ủyquyền, giấy mời… Tùy mỗi nhiệm vụ cụ thể mà cán bộ Văn phòng soạn thảovăn bản và chịu trách nhiệm trong quá trình soạn thảo các văn bản hành chínhphục vụ cho giải quyết các vấn đề liên quan, ra các quyết định hành chính…

Qua báo cáo tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác năm 2014 vànăm 2015, Văn phòng đã tham mưu cho lãnh đạo ban hành 437 quyết định, 271thông cáo, 42 báo cáo, 05 chỉ thị… công tác soạn thảo đều đúng trình tự, thểthức theo quy định của pháp luật hiện hành

Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của văn phòng đã đảmbảo được quy định tại nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/04/2004 củaChính phủ về công tác Văn thư; Quyết định số 4115/2014/QĐ-UBND của

UBND thành phố Hà Nộivề quy chế công tác Văn thư lưu trữ trên địa bàn tỉnh

và Quyết định số 23/2009/QĐ-UBND ngày 03/8/2009 của UBND Phường Xuân

La về việc ban hành quy chế công tác Văn thư của Phường Xuân La Qua đóVăn phòng đã cụ thể hóa quy định vào trong hoạt đông của mình, quá trình soạnthảo văn bản hành chính của Văn phòng bao gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo

Khi cán bộ Văn phòng được phân công sọan thảo văn bản, đầu tiên phảixác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo

Thu thập và xử lí các thông tin có liên quan tới nội dung văn bản (thôngtin quá khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo và thông tin pháp luật)

Bước 2: Soạn thảo văn bản

Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật của UBND phường được thựchiện theo Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND

Việc soạn thảo các văn bản hành chính khác thì tùy theo tính chất, nộidung của văn bả cần soạn thảo, chủ tịch UBND phường giao cho cán bộ Vănphòng chủ trì soạn thảo hoặc phối hợp với cán bộ chuyên môn khác soạn thảo

Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan

Bản thảo do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND (người kí văn bản) duyệt.Trường hợp có sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trìnhngười duyệt xem xét, quyết định

Bước 4: Đánh máy, nhân bản

Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản theo thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướngdẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục “Nơi nhận” văn bản Ngườiđánh máy phải giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bảnđúng thời gian quy định của lãnh đạo UBND phường Trong trường hợp nếuphát hiện có lỗi của bản thảo đã được duyệt, người đánh máy báo lại cho ngườiduyệt văn bản hoặc người thảo văn bản biết để kịp thời điều chỉnh

Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi kí văn bản

Cán bộ văn phòng phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác củanội dung văn bản mà mình soạn thảo, chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức,

kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản

Bước 6: Kí chính thức văn bản

- Đối với những vấn đề quan trọng mà theo Luật tổ chức HĐND vàUBND ngày 26/11/2003 quy định phải được thảo luận tập thể và quyết địnhtheo đa số, việc kí văn bản được quy định như sau:

+ Chủ tịch UBND phường thay mặt (TM.) UBND kí các văn bản củaUBND;

+ Các Phó Chủ tịch UBND thay mặt UBND, kí thay (KT.) chủ tịch nhữngvăn bản theo ủy quyền của chủ tịch và những văn bản thuộc các lĩnh vực đượcphân công phụ trách

- Đối với nhưng vấn đề mà theo quy định của pháp luật thuộc thẩm quyềncủa Chủ tịch UBND thì Chủ tịch UBND kí các văn bản thuộc khối nội chính;Chủ tịch UBND ủy quyền cho các Phó Chủ tịch kí thay (KT.) Chủ tịch các vănbản thuộc lĩnh vực kinh tế và văn hóa xã hội

Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan

Văn bản sau khi kí chính thức chuyển cho cán bộ văn thư, cán bộ văn thưthực hiện các công việc sau:

- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, kíhiệu và ngày, tháng, năm của văn bản

- Đánh dáu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có)

- Đăng kí vào sổ công văn đi

- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Vănbản đã làm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được kí,chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo

- Lưu văn bản đã phát hành

Văn phòng UBND Phường Xuân La soạn thảo các văn bản hành chínhtrong thời gian qua đã đảm bảo được các yêu cầu về quy trình, trình tự các bướckhi soạn thảo Qua đó, góp phần làm nâng cao chất lượng, hiêu quả mà các văn

bản soạn thảo ra trong quá trình ban hành văn bản của mình Việc soạn thảo vănbản ở Văn phòng UBND Phường Xuân La cũng dựa trên các nguyên tắc cơ bảnsau:

Thứ hai: Nguyên tắc đảm bảo tính khoa học:

Nội dung, ý tưởng trong văn bản hành chính phải rõ ràng, chính xác,không làm người đọc hiểu theo nghĩa khác nhau Diễn đạt ý tứ phải theo mộttrình tự hợp lí, ý trước là cơ sở cho ý sau, ý sau nhằm minh họa, giải thích cho ýtrước; câu văn rõ ràng, ngắn gọn, chứa đựng thông tin nhiều nhất, không trung,thừa ý hoặc lạc đề

Thứ ba: Nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng

Văn bản hành chính phải phù hợp với người đọc, phù hợp với trình độ dântrí; nội dung phải rõ ràng, xác thực, lời lẽ đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ

Thứ tư: Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi

Nội dung văn bản hành chính phải phù hợp với trình độ, khả năng ngườithực thi, phải phù hợp với thực tế cuộc sống, các quyết định đưa ra có thể trởthành hiện thực

Thời gian từ năm 2015 đến nay Văn phòng đã soạn thảo ra được 214Quyết định, nhưng không phải tất cả các Quyết định này đềuu giải quyết cụ thểmỗi công việc khác nhau, mà vẫn còn tồn tại những nội dung như: sửa đổi quyếtđịnh cũ của UBND đã ban hành, do đó đặt ra một yêu cầu quan trọng đối vớicông tác soạn thảo văn bản là cần phải xác định những nội dung cần soạn thảođảm bảo đúng đắn, chính xác, không trái pháp luật, tuân theo quy trình soạnthảo; đúng thẩm quyền ban hành văn bản… như vậy sẽ đảm bảo hơn nữa về sốlượng, chất lượng của văn bản được soạn thảo ra trước khi ban hành để giải

quyết các công việc cụ thể của UBND phường.

2.1.2 Tình hình ban hành, quản lý văn bản tại Văn phòng UBND Phường Xuân La

Theo quan điểm về công tác văn thư tại Công văn của Cục Lưu trữ Nhà

nước: Công tác văn thư là toàn bộ quá trình quản lí văn bản phục vụ cho yêu cầu

quản lí của các cơ quan Mục đính chính của công tác văn thư là bảo đảm thôngtin cho quản lí Nhưng tài liệu, văn kiện được soạn thảo, quản lí và sử dụng theocác nguyên tắc của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạtđộng của các cơ quan có hiệu quả

Do đó, ta có thể thấy được công tác văn thư có ý nghĩa rất lớn đối với hoạtđộng của cơ quan, tổ chức Công tác này giúp cho việc giải quyết công việcnhanh chóng, chính xác đúng quy địng, đúng nguyên tắc; góp phần tiết kiệmcông sức, tiền của, thời gian; góp phần giữ gìn bí mật, giữ gìn những tài liệu,thông tin phục vụ lãnh đạo; là tiền đề lưu trữ văn bản theo quy định của phápluật

Văn bản của Văn phòng UBND Phường Xuân La được quản lí tại bộ phậnVăn thư của cơ quan Bộ phận văn thư có chức năng giúp cán bộ Văn phòngquản lí toàn bộ hoạt động hành chính của Văn phòng nhằm đảm bảo phục vụ cóhiệu quả sự chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất của UBND phường Việcquản lí văn bản của bộ phận văn thư hiện nay đã và đang đảm bảo được các yêucầu về trình tự, thủ tục đã được quy định cụ thể tại Nghị định số 110/2004/NĐ-

CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư Trong báo cáo của Vănphòng UBND phường năm 2014 và năm 2015 bộ phận văn thư của cơ quan đãnhận được 2.871 Công văn đến và chuyển trên 1.321 công văn đi, ngoài ra cònthực hiện sao y, sao lục hàng trăm loại tài liệu, văn bản khác

Văn phòng UBND phường là bộ phận giúp UBND phường quản lí vềhành chính, giải quyết các việc tranh chấp trên địa bàn xã nên văn bản hàngngày đến cơ quan rất nhiều như: văn bản của cơ quan cấp trên gửi và văn bảncủa cơ quan có liên quan gửi đến và các thư từ của người dân Tại Văn phòngUBND phường thì công tác tổ chức quản lí văn bản đi, đến tương đối chặt chẽ

Việc quản lí văn bản trong đơn vị được thống nhất, đảm bảo yêu cầu chính xác,kịp thời, bảo mật.

a Đối với quản lí văn bản đến: (Xem phụ lục 5)

Công văn đến là tất cả các công văn, giấy tờ do đơn vị đó nhận được từnơi khác gửi đến Nhìn chung số lượng văn bản đến cơ quan tương đối nhiều,vậy nên văn bản đến được đóng dấu, vào sổ đăng lí văn bản đến Tất cả các tậpnày được để trong bìa cứng, đưa vào hộp lưu trữ

Bất kì cơ quan nào trong quá trình hoạt động của mình đều phải có sự liênkết trao đổi, học hỏi và hợp tác với nhau Ngoài phương tiện điện thoại, fax thìvăn bản vẫn giữ vai trò chủ yếu Vì vậy mà công tác quản lí văn bản đến luônđược chú trọng và giải quyết kịp thời

Quy trình quản lí văn bản đến tại UBND Phường Xuân La được thực hiệnnhư sau: (xem phần phụ lục)

Bước 1: Tiếp nhận, đăng kí văn bản đến

- Tất cả các loại văn bản giấy tờ đến Ủy ban đều được tập trung ở bộ phậnvăn thư Cán bộ văn thư thực hiện công việc sơ bộ bóc bì, đóng dấu đến

Mẫu dấu đến của văn phòng UBND Phường Xuân La:

UBND PHƯỜNG XUÂN LA CÔNG VĂN ĐẾN

Số đến:

Ngày tháng năm

- Văn phòng UBND phường lập sổ đăng kí công văn đến như sau:

Mẫu bìa sổ:

ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG

Tácgiả

Số, kíhiệu

Ngàytháng

Tên loại

và tríchyếu nộidung

Đơnvịhoặcngườinhận

Kínhận

Ghichú

Đăng kí văn bản đến là ghi chép, nhập các thông tin chủ yếu của văn bảnvào sổ cụ thể, cách đăng kí vào sổ như sau:

Ngày đến: là ngày ghi trên dấu đến

Số đến: là số được ghi trên dấu đến (số đến của văn bản là số thứ tự vănbản đến cơ quan)

Tác giả văn bản: Là tên cơ quan ban hành văn bản (cơ quan gửi văn bản)

Số, kí hiệu: là số và kí hiệu của công văn được ghi trên công văn gửi đến

Ủy ban

Trích yếu nội dung: Tên loại trích yếu nội dung có trên văn bản, nếu côngvăn không có trích yếu nội dung cụ thể thì văn thư đọc văn bản để ghi trích yếunội dung chính xã

Đơn vị người nhận: ghi rõ đơn vị hay cá nhân nhận công văn