CÔNG tác SOẠN THẢO và BAN HÀNH văn bản tại UBND xã yên KHÊ

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN KÝ HIỆU VIẾT TẮT A. LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Lịch sự nghiên cứu. 2 3. Mục tiêu nghiên cứu đề tài 2 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3 5. Phương pháp nghiên cứu. 3 6. Đóng góp của đề tài. 3 7. Cấu trúc của bài nghiên cứu. 3 B. PHẦN NỘI DUNG 5 Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 5 1.1. Về công tác văn thư nói chung. 5 1.1.1. Khái niệm về công tác Văn thư: 5 1.1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư. 5 1.1.3. Những yêu cầu đối với công tác Văn thư. 5 1.1.4. Hình thức tổ chức Văn thư. 7 1.2. Về công tác soạn thảo và ban hành văn bản 7 1.2.1. Khái niệm của văn bản: 7 1.2.2. Những yên cầu về nội dung: 8 1.2.3. Những yêu cầu về thể thức: 9 1.2.4. Yêu cầu về văn phong hành chính công vụ: 11 1.2.5. Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản: 11 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND XÃ YÊN 13 2.1. KHÁI QUÁT VỀ XÃ YÊN KHÊ – CONG CUÔNG – NGHỆ AN 13 2.1.1. Đặc điểm tình hình, vị trí địa lý. 13 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBND và Văn phòng UBND xã Yên Khê 13 2.1.2.1. Chức năng nhiệm vụ của UBND xã Yên Khê 13 2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Yên Khê 13 2.1.2.3. Công tác văn phòng tại UBND xã 14 2.2. Tình hình soạn thảo văn bản tại UBND xã Yên Khê 15 2.2.1. Hoạt động soạn thảo văn bản Quy phạm pháp luật. 15 2.2.2. Hoạt động soạn thỏa ban hành văn bản hành chính thông thường 15 2.3. Những ưu điểm, nhược điểm (hạn chế)và nguyên nhân của công tác soạn thảo ban hành văn bản tại UBND xã Yên Khê 21 2.3.1. Ưu điểm. 21 2.3.2. Hạn chế 21 2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế 23 Chương 3. CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND XÃ YÊN KHÊ 24 3.1. Các giải pháp 24 3.2. Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản 24 3.3. Đảm bảo về nội dung của văn bản: 25 3.4. Thực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản vi phạm pháp luật; tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác Văn thư: 25 3.5. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản: 26 C. KẾT LUẬN 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC 31

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ tên sinh viên: Vi Thị Ngà

BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP ĐẠI HỌC LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1508A

KHÓA HỌC (2015 - 2017)

CHUYÊN ĐỀ: CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI

UBND XÃ YÊN KHÊ

Tên cơ quan: UBND XÃ YÊN KHÊ Địa chỉ: Yên Khê, Con Cuông, Nghệ An Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Vy Thị Hiếu Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Mạnh Cường

HÀ NỘI - 2017

Và bài báo cáo này sẽ không hoàn thành nếu như không có sự giúp đỡ củaThầy Nguyễn Mạnh Cường – Giáo viên hướng dẫn, thầy đã tâm huyết truyềndạy kiến thức cho sinh viên cũng như là cho em trong thời gian vừa qua.

Với thời gian thực tế là 08 tuần (bắt đầu từ ngày 12/06/2017 đến ngày11/08/2017) Thời gian thực tập tuy ngắn nhưng nhờ sự giúp đỡ của giáo viênhướng dẫn và cán bộ hướng dẫn đã tạo cơ hội cho em áp dụng lý thuyết đượctrang bị ở trường học vào công tác thực tiễn tại cơ quan Trong suốt thời gianthực tập, em đã có cơ hội thực hành các nghiệp vụ Văn thư, văn phòng Qua đó,

em đã rèn luyện được kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết của mình trongviệc trao đổi nghiệp vụ, từ đó nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của công tácVăn thư – Lưu trữ

Một lần nữa cho em gửi lời cảm ơn đến giáo viên hướng dẫn Thạc sĩNguyễn Mạnh Cường giảng viên Khoa Quản trị Văn phòng Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội, đã tận tình hướng dẫn em trong thời gian thực tập Cảm ơn các cán

bộ hướng dẫn tại Văn phòng UBND xã Yên Khê đã tạo điều kiện giúp đỡ emhoàn thành bài báo cáo này

Do những hạn chế nhất định về vốn kiến thức và kinh nghiệm thực tiễnnên bài báo cáo không thể tránh khỏi những thiếu sót Em mong nhận đượcnhững ý kiến đóng góp từ Thầy cô giáo để bài báo cáo được hoàn chỉnh hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Yên Khê, ngày 11 tháng 8 năm 2017

SINH VIÊN

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

KÝ HIỆU VIẾT TẮT

A LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sự nghiên cứu 2

3 Mục tiêu nghiên cứu đề tài 2

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Đóng góp của đề tài 3

7 Cấu trúc của bài nghiên cứu 3

B PHẦN NỘI DUNG 5

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 5

1.1 Về công tác văn thư nói chung 5

1.1.1 Khái niệm về công tác Văn thư: 5

1.1.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư 5

1.1.3 Những yêu cầu đối với công tác Văn thư 5

1.1.4 Hình thức tổ chức Văn thư 7

1.2 Về công tác soạn thảo và ban hành văn bản 7

1.2.1 Khái niệm của văn bản: 7

1.2.2 Những yên cầu về nội dung: 8

1.2.3 Những yêu cầu về thể thức: 9

1.2.4 Yêu cầu về văn phong hành chính - công vụ: 11

1.2.5 Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản: 11

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND XÃ YÊN 13

2.1 KHÁI QUÁT VỀ XÃ YÊN KHÊ – CONG CUÔNG – NGHỆ AN 13

2.1.1 Đặc điểm tình hình, vị trí địa lý 13

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBND và Văn phòng

UBND xã Yên Khê 13

2.1.2.1 Chức năng nhiệm vụ của UBND xã Yên Khê 13

2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Yên Khê 13

2.1.2.3 Công tác văn phòng tại UBND xã 14

2.2 Tình hình soạn thảo văn bản tại UBND xã Yên Khê 15

2.2.1 Hoạt động soạn thảo văn bản Quy phạm pháp luật 15

2.2.2 Hoạt động soạn thỏa ban hành văn bản hành chính thông thường 15

2.3 Những ưu điểm, nhược điểm (hạn chế)và nguyên nhân của công tác soạn thảo ban hành văn bản tại UBND xã Yên Khê 21

2.3.1 Ưu điểm 21

2.3.2 Hạn chế 21

2.3.3 Nguyên nhân của những hạn chế 23

Chương 3 CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND XÃ YÊN KHÊ 24

3.1 Các giải pháp 24

3.2 Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản 24

3.3 Đảm bảo về nội dung của văn bản: 25

3.4 Thực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản vi phạm pháp luật; tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác Văn thư: 25

3.5 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản: 26

C KẾT LUẬN 28

TÀI LIỆU THAM KHẢO 30

PHỤ LỤC 31

KÝ HIỆU VIẾT TẮT

1 HĐND: Hội đồng nhân dân.

2 UBND:Ủy ban nhân dân.

A LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài.

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực,hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, thi hành đều gắn liền với công tácvăn thư – Lưu trữ nói chung Do vậy công tác Văn thư đối với hoạt động quản lýhành chính là rất quan trọng

Có thể thấy công tác văn thư nói chung và công tác soạn thảo ban hành vàquản lý văn bản của cơ quann là một vấn đề hết sức quan trọng và cần đượcquan tâm đúng mực vì văn bản vừa là nguồn pháp luật cơ bản vừa là công cụquản lý điều hành nhà nước tại địa phương Do vậy, việc soạn thảo và ban hànhvăn bản nó không thể thiếu ở mỗi cơ quan, nó góp phần đảm bảo làm cho hoạtđộng của cơ quan sẽ thuận lợi có hệ thống, đồng bộ từ trên xuống dưới, ảnhhưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Chính vì vậy việc quan tâmđúng mức đến công tác soạn thảo ban hành văn bản sẽ góp phần tích cực vàoviệc tăng cường hiệu lực quản lý nhà nước

Trên thực tế công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong hoạt động cơquan hành chính nhà nước nói chung đã đạt được nhiều thành tích đáng kể, đápứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nhước trên mọi lĩnh vực của đời sốngkinh tế - xã hội Nhưng bên cạnh đó, vẫn còn một số văn bản quản lý nhà nướcnói chung còn bộc lộ nhiều khuyết điểm gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ tới mọimặt của đời sống xã hội, làm giảm uy tín và hiệu quả tác động của các cơ quanhành chính nhà nước

Qua thời gian thực tập tại UBND xã Yên Khê huyện Con Cuông tỉnhNghệ An tôi thấy hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản đang là môt vấn đềđược quan tâm tại Văn phòng UBND xã và có một vai trò quan trọng đối vớicông tác lãnh đạo, điều hành và bản lý nhà nước tại địa phương

Mặc dù đã có rất nhiều công trình viết về công tác Văn thư – Lưu trữ củarất nhiều tác giả Nhưng viết về công tác soạn thảo và ban hành văn bản thì còn

rất ít Do vậy tôi đã chọn đề tài: Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND xã yên Khê cho báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình nhằm thấy được

tầm quan trọng của việc soạn thảo và ban hành văn bản trong công tác văn thưđối với từng cơ quan, tổ chức cũng như vai trò của công tác soạn thảo và banhành văn bản trọng hoạt động quản lý của các nhà quản trị trong hoạt động của

lí công tác văn thư; Các hình thức tổ chức trong công tác văn thư.

+ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi: có nội dung trình bày về khái niệm và nguyên tắc; quy trình tổ chức, quản lí và giải quyết văn bản đi

+ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: có kết cấu nội dung gồm 2 phần Phần 1 trình bày các khái niệm và nguyên tắc văn thư Phần 2 trình bày quy trình tổ chức, quản lí và giải quyết văn bản đến

+ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản nội bộ và văn bản mật: trình bày các kiến thức về tổ chức và giải quyết văn bản nội bộ, tổ chức và giải quyết văn bản mật;

- PGS Vương Đình Quyền: Lý luận và phương pháp công tác văn thư,

NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội, năm 2011;

- Nguyễn Thị Phương, sinh viên trường cao đẳng sư phạm trung ương:

Báo cáo thực tập về công tác văn phòng HĐND-UBND tại UBND huyện Anh Sơn, Tỉnh Nghệ An.

Tuy nhiên chưa có công trình nghiên cứu cụ thể nào về công tác soạn thảo

và bàn hành văn bản tại UBND xã Yên Khê - huyện Con Cuông, Nghệ An

3 Mục tiêu nghiên cứu đề tài

- Nghiên cứu thực trạng công tác văn thư, và công tác soạn thảo và ban

hành văn bàn của UBND xã Yên Khê

- Nhận xét ưu điểm (những gì đã làm được) và hạn chế (những gì chưa

làm được) về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND xã Yên Khê

- Từ đó đề xuất những kiến nghị nhằm góp phần làm cho công tác văn

thư nói chung và công tác soạn thảo ban hành văn bản nói riêng tại UBND xãYên Khê ngày càng tiến bộ

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là những lý luận chung về công tác Văn Thư, soạnthảo ban hành và quản lý văn bản của cơ quan

Phạm vi nghiên cứu: Do thời gian có hạn em xin nghiên cứu công tácsoạn thảo và ban hành ban bản của Ủy ban nhân dân xã Yên Khê với những sốliệu từ năm 2013 đến nay

5 Phương pháp nghiên cứu.

Dựa trên việc thu thập tài liệu thực tế, thống kê số liệu, quan sát, kết hợpvới những kiến thức được thầy cô truyền dậy và kinh nghiệm của bản thân

Đề tài nghiên cứu là sự kết hợp giữa lý luận và thực tế để nội dung nghiêncứu được rõ ràng và khoa học

7 Cấu trúc của bài nghiên cứu.

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục đềtài gồm có 3 chương:

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BANHÀNH VĂN BẢN

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNHVĂN BẢN TẠI UBND XÃ YÊN KHÊ

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢCÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN

HÀNH VĂN BẢN 1.1 Về công tác văn thư nói chung.

Khái niệm về công tác Văn thư:

Công tác Văn thư là toàn bộ các công việc xây dựng và ban hành văn bản( sọan thảo và ban hành văn bản) trong các cơ quan và việc xây dựng, quản lý,giải quyết văn bản trong các cơ quan đó

Vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư.

Vị trí: Vănthư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý cũng như

-hiệu quả hoạt động của cơ quan, do đó công tác Văn thư có ý nghĩa quan trọngtrong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan

- Ý nghĩa: Công tác Văn thư giúp cho việc giải quýêt công việc của cơ

quan được nhanh chóng và chính xác, có năng xuất và chất lượng, đúng đườnglối, chính sách, nguyên tắc và chế độ, đồng thời bảo đảm quản lý công việc của

cơ quan đựơc chính xác và chặt chẽ, góp phần nâng cao hiệu quả và thành tíchhoạt động của cơ quan

Đảm bảo cho việc cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt độngcủa cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác, đồng thời giữ gìn được bímật của cơ quan, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hànhchính phục vụ cho công cuộc đổi mới

Làm tốt công tác này, Góp phần tiết kiệm được công sức, nguyên, vật liệuchế tác các trang thiết bị dùng trong quá trình ban hành văn bản

Góp phần giữ lại các giấy tờ, bằng chứng về hoạt động của các cơ quan,của các cá nhân, tập thể phục vụ tho hoạt động Thanh tra, kiểm tra

Góp phần giữ gìn những tài liệu giá trị về mọi lĩnh vực phục vụ cho côngtác tra cứu thông tin quá khứ

1.1.3 Những yêu cầu đối với công tác Văn thư.

Xuất phát từ vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư đối với cơ quan,

tổ chức, văn thư giúp cho quản lý công việc của cơ quan nhanh chóng, cho quá

trình tham mưu cho lãnh đạo, quản lý hậu cần được tốt hơn Do đó, công tácVăn thư đòi hỏi những yêu cầu rất chặt chẽ sau:

- Nhanh chóng: Trong bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào thì yêu cầu

nhanh chóng có ý nghĩa quan trọng trong quyết định sự thành công của cơ quan,

tổ chức Nhưng đối với công tác Văn thư thì yêu cầu nhanh chóng được coi

là một nguyên tắc trong hoạt động của cơ quan Quá trình giải quyết công việccủa cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của công tác Văn thư, nếu quátrình này diễn ra nhanh chóng thì thông tin sẽ đến kịp thời với các đơn vị giảiquyết văn bản và nó sẽ tạo điều kiện nâng cao hiệu quả giải quyết công việc của

cơ quan

- Chính xác: Cùng với yêu cầu nhanh chóng trong quá trình hoạt động

Văn thư của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu chính xác cũng không kém phần quantrọng

Nội dung của văn bản phải chính xác tuyệt đối theo yêu cầu giải quyếtcông việc không trái với các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, văn bảnban hành phải có đầy đủ các thành phần thể thức do Nhà nước quy định Về quytrình kỹ thuật, nghiệp vụ, tất cả các khâu kỹ thuật nghiệp vụ của công tác Vănthư phải đảm bảo chính xác từ viêc soạn thảo, đánh máy, đăng ký, chuyển giaođến tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đều phải theo những quy định củapháp luật

- Bí mật: Bímật để cho hoạt động của cơ quan được hiệu quả và giữ gìn

được bí mật Nhà nước

Trong quá trình xây dựng văn bản của cơ quan, tổ chức việc giải quyếtvăn bản, bố trí làm việc của các cán bộ Văn thư của cơ quan phải đảm bảo yêucầu đã quy định trong bí mật Nhà nước Giữ gìn bí mật của cơ quan tổ chức là

sự thành công của mỗi cơ quan đó

- Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thứ

gắn liền với việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật văn phòng hiện đại Vì vậy,yêu vầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trwor thành một trong những tiền đề đểđảm bảo cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói riêng có

năng suất chất lượng cao Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trởthành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với khoahọc kỹ thuât của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan Cần tránh

tư tưởng bảo thủ, lạc hậu coi thường việc áp dụng phương tiên kỹ thuạt hiện đại,các phát minh sáng chế có liên quan đến việc tăng cường hiệu quả công tác vănthư

1.1.4 Hình thức tổ chức Văn thư.

Hình thức tổ chức Văn thư có tầm ảnh hưởng không nhỏ đến toàn bộ quátrình xử lý văn bản, giấy tờ cơ quan đến kết quả hoạt động của cơ quan đến kếtquả hoạt động của cơ quan, do đó trong từng cơ quan, tổ chức phải lựa chọnhình thức công tác Văn thư cho phù hợp trên cơ sở phân tích cơ cấu tổ chức, sốlượng văn bản đi và đến, chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan

Có rất nhiều hình thức tổ chức công tác Văn thư nhưng thông thườngngười ta áp dụng ba hình thức tổ chức là hình thưc tổ chức tập trung, hình thức

tổ chức phân tán và hình thức tổ chức hỗn hợp

Hình thức Văn thư tập trung: được áp dụng hầu hết các tác nghiệp chuyênmôn, công tác Văn thư được tập trung giải quyết ở một đơn vị, hình thức nàythông thường được áp dụng tại một cơ quan, đơn vị có cơ cấu ít phức tạp, có quy

mô nhỏ, số lượng văn bản ít

Hình thức Văn thư phân tán: được áp dụng khi hầu hết các khâu nghiệp

vụ được giải quyết ở các sở đơn vị, tổ chức trực thuộc cơ quan, đơn vị có cơ cấuphức tạp, nhiều văn bản đi và đến có nhiều cơ sở cách xa nhau

Quá trình thực hiện ở các đơn vị, bộ phận khác của cơ quan, hình thức nàythông thường được áp dụng tại các cơ quan, tổ chức trong hệ thống hành phápquản lý hành chính Nhà nước

1.2 Về công tác soạn thảo và ban hành văn bản

1.2.1 Khái niệm của văn bản:

Văn bản là phương tiện ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể nàyđến chủ thể khác bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định tùy theo từnglĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội, và quản lý nhà nước mà văn bản có những

hình thức và nội dung khác nhau.

1.2.2 Những yên cầu về nội dung:

Tính mục đích: khi bắt tay vào soạn thảo văn bản cần xác định mục đích,mục tiêu và giới hạn tiêu chuẩn cảu nó, tức cần phải trả lời cacds vấn đề Vănbản này ban hành để làm gì? Giải quyết các việc gì? Mức độ giải quyết đến đâu?Kết quả của việc thực hiện ở sự đồng nhất nội dung và hình thức văn bản

Tính khoa học: Văn bản có tính khoa học phảiđảm bảo cóđủ lượng thôngtin quy phạm và thông tin thực tế.Các thông tin được sử dụngđểđưa vào văn bảnphảiđược xử lý vàđảm bảo chính xác

- Đảm bảo sự logic về mặt nội dung, nhất quán về mặt chủđề, bố cục chặtchẽ

- Đảm bảo các yêu cầu về mặt thể thức

- Sử dụng tốt ngôn ngữ pháp luật hành chính

- Đảm bảo tính hệ thống cúa văn bản

Tínhđại chúng: Văn bản có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ phù hợp với trìnhđộdân trí, phảiđảm bảo tới mức tốiđa, tính phổ cập, song không ảnh hưởngđến nộidung nghiêm túc và chặt chẽ của văn bản

Tính quy phạm: Cho thấy tính cưỡng chế của văn bản, tức là văn bản thểhiện quyền lực của nhà nước dòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thờiphảnánhđịa lý của chủ thể pháp luật, đảm bảo tính quy phạm, văn bản sẽ dượcban hànhđúng thẩm quyền quy định vàđược trình bày dưới dang quy phạm phápluật

Tính khả thi: Một yêu cầuđối với văn bảnđồng thời là hiệu quả, kếthợpđúngđắn và hợp lý các yêu cầu nói trên ngoài ra để các nội dung của vănbảnđược thi hànhđầyđủ và nhanh chóng văn bản cần phải hợpđủ cácđiều kiệnsau:

- Nội dung phảiđưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý,nghĩa là phải phù hợp với trìnhđộ năng lực khả năng vật chất của chủ thể thihành

- Khi quy định các quyền cho chủ thểđược hưởng phải kèm theo các điều

kiệnđểđảm bảo thực hiện các quyềnđó.

- Phải nắm vữngđược khả năng mọi mặt củađối tượng thực hiện văn bản,nhằm xác lập trách nhiệm của các trường hợp cụ thể

1.2.3 Những yêu cầu về thể thức:

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản được thiếtlập và trình bày theo đúng những quy định của Nhà nước để đảm bảo giá trịpháp lý cho văn bản Căn cứ vào những quy định của pháp luật, hiện nay côngtác soạn thảo văn bảnđượcáp dụng theo Thông tư số 01/2011/TT-BNVngày19/01/2011 của Bộ Nội vụđược trình bày như sau:

Bao gồm 9 thành phần thể thức văn bản :

- Quốc hiệu

- Tên cơ Quan ,tổ chức ban hành văn bản

- Số, ký hiệu của văn bản

- Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản

- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

- Nội dung văn bản

- Quyền hạn, chúc vụ, họ và tên và chữ ký của người có thẩm quyền

- Dấu cơ quan, tổ chức

- Nơi nhận

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồmnhững thành phầnáp dụngđối với các loại văn bản và các thành phần bổ sungtrong những trường hợp cụ thể

4 3

* Chú thích các ô số thể hiện thành phần thể thức văn bản :

1 : Quốc hiệu

2: Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

3: Số, ký hiệu văn bản

4: Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

5a: Tên trích yếu nội dung văn bản

5b: Trích yếu nội dung công văn

6: Nội dung văn bản

7a,7b,7c: Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.8: Dấu cơ quan, tổ chức

13: Ký hiệu ngườiđánh máy và số lượng bản pháp hành

14 : Địa chỉ cơ quan

1.2.4 Yêu cầu về văn phong hành chính - công vụ:

Phong cách hay văn phong hành chính - công vụ là những phương tiệnngôn ngữ có tính khuôn mẫu, chuẩn mực được sử dụng thích hợp trong lĩnh vựcgiao tiếp của hoạt động pháp luật và hành chính Sử dụng văn phong hành chính– công vụ trong soạn thảo văn bản quản lý nhà nước đòi hỏi phải đảm bảo trọnvẹn các đặc điểm cơ bản của nó về tính chính xác; tính phổ thông, đại chúng;tính khách quan – phi cá tính; tính khuôn mẫu và tính trang trọng, lịch sự Cónhư vậy mới đảm bảo được tính hiệu quả của công tác quản lý hành chính nhànước trong quá trình quản lý, điều hành mà văn bản là phương tiện quan trọng

để truyền đạt được ý chí của chủ thể đối với đối tượng quản lý

1.2.5 Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản:

Bên cạnh việc sử dụng phong cách chức năng thích hợp, công tác soạnthảo văn bản quản lý nhà nước còn đòi hỏi việc sử dụng ngôn ngữ trong văn bản

phải đảm bảo chính xác, rõ ràng và trong sáng Đây là chất liệu cấu thành củamột văn phong nhất định trong quá trình soạn thảo văn bản Việc sử dụng cácngôn ngữ cụ thể trong văn bản cần phải được đảm bảo các yêu cầu về sử dụng từngữ và sử dụng câu.

- Sử dụng từ ngữ phải sử dụng từ ngữ chuẩn xác, dùng từ đúng phongcách và sử dụng từ đúng quan hệ kết hợp;

- Sử dụng câu thì câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt;viết câu đảm bảo tính logic; diễn đạt chính xác, rõ ràng , mạch lạc; nên chủ yếu

sử dụng câu tường thuật và sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp

Như vậy hoạtđộng soạn thảo văn bản cần thực hiệnđúng những quyđịnhtrên đây chính là cơ sở lý luận của hoạtđộng soạn thảo và ban hành văn bảntại UBND xã Yên Khê