MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 1 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu: 3 6. Giả thuyết nghiên cứu: 3 7. Phương pháp nghiên cứu: 4 8. Kết cấu khóa luận 4 PHẦN NỘI DUNG 6 Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 6 1.1 Tổng quan về văn phòng 6 1.1.1. Khái niệm văn phòng 6 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. 7 1.1.2.1. Chức năng của văn phòng 7 1.1.2.2Nhiệm vụ của văn phòng 9 1.2. Tổng quan về quản trị văn phòng 14 1.3 Nội dung công tác quản trị văn phòng 17 1.3.1 Tổ chức bộ máy và phân công công việc 17 1.3.1.1 Tổ chức bộ máy 17 1.3.1.2 Phân công công việc 17 1.3.2 Tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo 18 1.3.2.1 Khái niệm 18 1.3.3 Xây dựng chương trình kế hoạch công tác 19 1.3.3.1 Khái niệm: 19 1.3.3.2 Mục đích: 19 1.3.3.3 Yêu cầu: 19 1.3.3.4 Nguyên tắc 20 1.3.3.5 Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch 20 1.3.4 Tổ chức công tác Văn thư 20 1.3.5 Tổ chức công tác lưu trữ 22 1.3.6 Tổ chức hội họp 25 1.3.7 Tổ chức các chuyến đi công tác 25 1.3.8 Công tác hậu cần 26 Chương 2:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ SỐ HÓA TÀI LIỆU HT 28 2.1 Khái quát về Công ty Cổ phần Lưu trữ Số hóa tài liệu HT 28 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 28 2.2 Thực trạng công tác Quản trị văn phòng tại công ty CP Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu HT 31 2.2.1 Tổ chức bộ máy 31 2.1.1.1 Tổ chức bộ máy công ty 31 2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng 34 2.2.2 Tổ chức thu thập và xử lý thông tin 48 2.2.3 Xây dựng chương trình, kế hoạch lịch công tác 52 2.2.4 Tổ chức công tác văn thư 54 2.2.4.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 55 2.2.4.2Quản lý văn bản đi đến 57 2.2.4.3 Đối với văn bản đi : 58 2.2.4.5 Đối với văn bản đến: 59 2.2.4.6Quản lý và sử dụng con dấu: 63 2.2.4.7Lập hồ sơ và lưu hồ sơ 64 2.2.5Tổ chức công tác lưu trữ 65 2.2.5.1. Xây dựng, ban hành văn bản về lưu trữ 65 2.2.5.2 Quản lý phông lưu trữ của Công ty CP HT 66 2.2.5.3. Hoạt động nghiệp vụ của công tác lưu trữ 66 2.6Công tác tổ chức hội họp 78 2.2.6.1 Giai đoạn chuẩn bị 79 2.2.6.2Giai đoạn tổ chức điều hành hội nghị 81 2.2.6.3 Một số việc làm sau hội nghị 82 2.2.6.4Những kết quả đã đạt được 83 2.2.6.5Những mặt còn tồn tại 84 2.2.6.6Nguyên nhân 84 2.2.7Tổ chức chuyến đi công tác 84 2.2.8 Công tác hậu cần 85 2.2.8.1 Quản lý trang thiết bị, tài sản, công cụ, dụng cụ của công ty 85 2.2.8.2 Quản lý văn phòng phẩm 86 2.2.8.3 Công tác tiếp khách 87 2.2.8.4 Công tác truyền thông 87 2.2.8.5 Công tác giao tiếp, văn hóa công sở 87 2.2.8.6 Những kết quả đã đạt được 88 2.2.8.7 Những mặt còn tồn tại 88 2.2.8.8 Nguyên nhân 89 Chương 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VÀ NĂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CP CÔNG NGHÊ LƯU TRỮ SỐ HÓA TÀI LIỆU HT 90 3.1Giải pháp về công tác tham mưu 90 3.1.1 Tham mưu trong xây dựng chương trình, kế hoạch lịch công tác. 91 3.1.2 Tham mưu trong công tác tổ chức thu thập và xử lý thông tin 92 3.1.3 Tham mưu trong công tác văn thư 93 3.1.4 Tham mưu trong công tác lưu trữ 94 3.1.5Tham mưu về tổ chức hội họp 95 3.2 Năng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo về công tác quản trị văn phòng. 95 3.3 Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho cán bộ 95 3.4 Cơ sở vật chất, trang thiết bị 98 3.5 Áp dụng hệ thông quản lý chất lượng ISO 9001 : 2000 vào hoạt động của văn phòng. 100 KẾT LUẬN 102 TÀI LIỆU THAM KHẢO 103 PHỤ LỤC 105
MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT GIẢI NGHĨA 01 CB, NV Cán bộ, nhân viên 05 HC-KT Hành 06 KH- KD Kế hoạch - Kinh doanh 07 KT Khen thưởng 08 P Phòng 09 QLDALT Quản lý dự án Lưu trữ 10 QĐ Quyết định 11 Công ty Lưu trữ HT Công ty Công nghệ Lưu trữSố hóa tài liệu HT 12 TCCB Tổ chức Cán 13 VTLT Văn thư Lưu trữ 14 VP Văn phòng 15 XDCB Xây dựng PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Bước sang kỉ 21, đất nước ta có nhiều bước tiến đáng kể kinh tế Đặc biệt từ sau nước ta nhập tổ chức thương mại giới WTO, hội thách thức doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Hơn kinh tế thị trường với cạnh tranh gay gắt doanh nghiệp muốn đứng vững phát triển sản xuất phải nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạt mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận Để quản lý trình sản xuất kinh doanh có hiệu doanh nghiệp phải sử dụng hàng loạt công cụ khác Một công cụ quan trọng thiếu doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ công tác văn phòng Văn phòng cửa ngõ quan, tổ chức văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn đi, văn đến, văn nội Đồng thời hoạt động tham mưu tổng hợp, hậu cần liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban tổ chức với vị trí hoạt động đa dạng văn phòng gọi phòng văn, phòng vệ, phòng nhà quản trị Vì với tư cách công cụ quản lý quan trọng cần thiết phận văn phòng khai thác tối đa sức mạnh linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý nhà quản trị Trước hiệu công tác quản trị văn phòng đem lại Em xin mạnh dạng đưa đề tài khóa luận : “Công tác quản trị văn phòng Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ- Số hóa tài liệu HT” nhằm phản ánh vị trí vai trò công tác quản trị văn phòng doanh nghiệp nói chung công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT nói riêng Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác Quản trị văn phòng nhiều giáo trình đề cập đến như: Giáo trình Quản trị học - TS Đoàn Thị Thu Hà, TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền, Nhà xuất Giao thông vận tải, 2009 Giáo trình Quản trị văn phòng - Nguyễn Hữu Tri, Nhà xuất Khoa học - Kỹ thuật Hai giáo trình nghiên cứu đầy đủ mặt lý luận công tác Quản trị văn phòng Bên cạnh hệ thống lý luận công tác Quản trị văn phòng phải kể đến số khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu thực trạng đề xuất giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư quan cấp Bộ, quan hành chính, doanh nghiệp trường Cao đẳng Cụ thể như: khóa luận tốt nghiệp tác giả Nguyễn Thu Hiền - Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng – Trường Đại học Xã hội - Nhân văn “Công tác quản trị văn phòng với việc nâng cao hiệu hoạt động Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Quảng Bình”; khóa luận tốt nghiệp tác giả Hoàng Thanh Huy - Khoa Quản trị văn phòng “Công tác quản trị văn phòng Hội Luật gia Việt Nam; khóa luận tốt nghiệp tác giả Đinh Ngọc Thanh “Một số giải pháp nhằm cao hiệu Công tác quản trị văn phòng” Bên cạnh khóa luận tốt nghiệp có báo cáo thực tập nghiên cứu công tác Quản trị văn phòng quan cấp Bộ, quan hành nhà nước trường Đại học, như: báo cáo thực tập tác giả Nguyễn Mai Lan - Trường Đại học Xã hội Nhân văn “Tìm hiểu công tác Quản trị văn phòng UBND Tỉnh Ninh bình”; báo cáo thực tập tác giả Đỗ Cường Phú – KH6TC36 “ Công tác Lưu trữ Quản trị văn phòng UBND xã Bình Hòa; Tuy nhiên đề tài nghiên cứu khái quát chưa tìm hiểu hết tất khía cạnh công tác Quản trị văn phòng năm 2015 chưa có đề tài nghiên cứu đầy đủ công tác Quản trị văn phòng công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu chung: Tìm hiểu lý luận chung văn phòng công tác quản trị văn phòng -Mục tiêu cụ thể : - Khảo sát, tìm hiểu thực trạng quản lý, điều hành hoạt động hành Công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT - Từ đưa đề xuất, kiến nghị giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức, quản lý, điều hành công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt mục tiêu nghiên cứu kể trên, đề tài đặt nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể sau: - Tìm hiểu lý luận chung văn phòng, quản trị văn phòng - Khảo sát tìm hiểu thực tế, phương pháp, cách thức quản lý, điều hành văn phòng công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT - Nhận xét, đánh giá thực tế công ty - Đưa đề xuất, kiến nghị nhằm cao hiệu tổ chức quản lý công tác quản trị văn phòng Phạm vi đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu đề tài công tác tổ chức, quản lý lãnh đạo (Giám đốc, Trưởng phòng hành chính) quản trị văn phòng Phạm vi nghiên cứu: Do thời gian điều kiện thực tế có hạn, nên đề tài tập trung nghiên cứu, tìm hiểu tổ chức công tác quản trị văn phòng công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT thời gian từ năm 2012 đến năm 2015 Giả thuyết nghiên cứu: - Công tác quản trị văn phòng đề then chốt , định đến thành công hay thất bại văn phòng doanh nghiệp - Văn phòng có vai trò cốt yếu việc điều hành công việc hành Phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp quan sát: áp dụng để quan sát cách tổ chức, điều hành Lãnh đạo cách thực công tác quản trị văn phòng - Phương pháp thống kê: áp dụng để thu thập, tổng hợp, trình bày số liệu công tác quản trị văn phòng - Phương pháp vấn, đối thoại: sử dụng bảng hỏi, mẫu hỏi để thu thập thông tin - Phương pháp so sánh: Dựa kết phương pháp quan sát, vấn, thống kê từ so sánh việc thực công tác quản trị văn phòng khối quan Nhà nước Doanh nghiệp - Phương pháp phân tích, tổng hợp: Được áp dụng để tìm hiểu phân tích tư liệu công ty để đưa lập luận mang tính khoa học cao, đánh giá, nhìn nhận cách khách quan tổ chức công tác quản trị văn phòng công ty Từ đề số giải pháp nhằm nâng cao hiệu tổ chức quản lý công tác quản trị văn phòng công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT Kết cấu khóa luận Ngoài Lời cảm ơn, Phần Mở đầu Phần Kết luận khóa luận gồm có chương sau: Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Trong Chương tìm hiểu sở lý luận chung công tác quản trị văn phòng dựa sở pháp lý quy định văn Nhà nước, giáo trình công tác quản trị văn phòng Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT Dựa sở lý luận chung Chương 1, Chương vào tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT phòng Hành - Kế toán Khảo sát thực trạng công tác tổ chức quản lý công tác quản trị văn phòng Từ phân tích, đánh giá thực trạng, ưu điểm, nhược điểm công tác tổ chức quản lý công tác quản trị văn phòng Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Từ trang bị lý luận nêu Chương khảo sát thực tiễn nêu Chương 2, Chương đề xuất nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu tổ chức quản lý công tác quản trị văn phòng PHẦN NỘI DUNG Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1.1 Tổng quan văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng Văn phòng hiểu theo nghĩa đơn giản nơi thực hoạt động công văn giấy tờ Tuy nhiên cách hiểu chưa phản ánh rõ vị trí, chức năng, nhiệm vụ mà Văn phòng phải thực hoạt động quan, tổ chức Ở quan, tổ chức cần phải có phận, đơn vị chuyên lo công tác thu thập, xử lý, truyền đạt, thông tin quan nguồn thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành lãnh đạo quan đảm bảo điều kiện sở vật chất an ninh, an toàn cho toàn quan, đơn vị, phận gọi văn phòng Tùy theo quy mô cấu tổ chức quan, tổ chức mà văn phòng có tên gọi khác ví dụ có quy mô lớn Quốc hội, Chính phủ, Bộ, quan ngang bộ, quan trực thuộc Chính phủ, quan, tổ chức Trung ương đặt tên phận làm nhiệm vụ văn phòng ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Bộ Công Thương… Còn quan địa phương quan, tổ chức khác Sở, Ban ngành, đơn vị nghiệp, doanh nghiệp tùy theo chức năng, nhiệm vụ quy định văn thành lập để đặt tên phù hợp ,ví dụ đơn vị nghiệp văn phòng có tên Phòng Hành – Tổng hợp, hay doanh nghiệp văn phòng lại có tên Phòng Hành – Nhân Phòng Hành – Tổ chức Tại Giáo trình môn Quản trị văn phòng tác giả PGS.TS Nguyễn Hữu Tri: Văn phòng hiểu sau: - Văn phòng theo nghĩa rộng (văn phòng toàn bộ): Boa gồm toàn bộ máy quản lý đơn vị từ cấp cao đến sở với nhân làm quản trị hệ thống quản lý tổ chức; bao gồm toàn sở vật chất kỹ thuật môi trường phục vụ cho hoạt động tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng Văn phòng toàn có tư cách pháp nhân hoạt động đối nội, đối ngoại để thực mục tiêu chung tổ chức.[4;10] - Văn phòng theo nghĩa hẹp (văn phòng chức năng): Chỉ bao gồm máy trợ giúp nhà quản trị việc chức giao; phận cấu thành cấu tổ chức, chịu điều hành nhà quản trị cấp cao Văn phòng chức pháp nhân độc lập quan hệ đối ngoại.[4;10] Nói tóm lại, ta hiểu khái niệm đầy đủ văn phòng sau: Văn phòng phận cấu thành giúp việc cho quan tổ chức mà diễn hoạt động văn thư, lưu trữ, đảm bảo thông tin phục vụ hậu cần cho hoạt động quan tổ chức đó.[4;12] 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng 1.1.2.1 Chức văn phòng Tùy theo quy mô tổ chức tính chất hoạt động quan, đơn vị doanh nghiệp mà tổ chức văn phòng hình thành lớn, nhỏ khác nhau, dù tổ chức theo cách Văn phòng có hai chức bản: tham mưu, tổng hợp hậu cần 1.1.2.1.1 Chức tham mưu, tổng hợp Nhiều nhà nghiên cứu chia chức thành hai nội dung tham mưu tổng hợp Nội dung công tác tham mưu rõ hoạt động tham vấn công tác văn phòng; nội dung tổng hợp nghiêng nhiều khía cạnh thống kê, xử lý thông tin liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý Thực chất hai nội dung nhằm mục tiêu chung hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý thủ trưởng quan, đơn vị Nếu tách rời nhau, hoạt động quản lý không tránh khỏi phiến diện, chủ quan thiếu khoa học xác Ta biết hoạt động quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, có yếu tố chủ quan (thuộc người thủ trưởng), muốn có định đắn, mang tính khoa học, người thủ trưởng cần vào yếu tố khách quan ý kiến tham gia cấp quản lý, người trợ giúp Những ý kiến tổng hợp, phân tích, chọn lọc để đưa kết luận chung nhằm cung cấp cho lãnh đạo thông tin, phương án phán kịp thời đắn Hoạt động cần thiết tỏ hữu hiệu vừa mang tính tham vấn (ít bị sức ép, gò bó) tính chuyên sâu trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh thực tế) để lựa chọn định tối ưu Đây nội dung tham mưu công việc văn phòng Nhưng mặt khác, kết tham vấn phải xuất phát từ thông tin đầu vào, đầu thông tin ngược lĩnh vực nhiều đối tượng mà Văn phòng thu thập Những thông tin cần phải sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lưu giữ sử dụng theo yêu cầu người quản lý lĩnh vực cụ thể Hoạt động thuộc nội dung công tác tổng hợp hoạt động văn phòng Chức tham mưu thể nhiệm vụ cụ thể xây dựng quy chế làm việc tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xây dựng tổ chức thực chương trình công tác, thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo; thẩm định phạm vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức đề án; kiến nghị xử lý vấn đề thuộc chức lãnh đạo quan, tổ chức; biên tập, kiểm tra chịu trách nhiệm thủ tục, thể thức văn Như hai nội dung tham mưu tổng hợp hoạt động văn phòng hai công việc nhằm mục đích thống trợ giúp cho thủ trưởng quan, đơn vị có sở khoa học để lựa chọn định quản lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu hoạt động quan Chức tham mưu, tổng hợp phục vụ đan xen nhau, có quan hệ mật thiết với nhau: tham mưu để phục vụ, phục vụ có tham mưu Cũng từ việc lựa chọn, bồi dưỡng, đào tạo cán văn phòng cần có định hướng đáp ứng tốt chức năng, nhiệm vụ văn phòng, cần xác định rõ văn phòng không “hộp thư” hay “một máy giúp việc” đơn thuần, mà cần có người phấn đấu vươn lên, sáng tạo, có ý kiến đề xuất xác đáng; đồng thời cần tránh coi văn phòng “tổng tham mưu”, bao biện làm thay công việc không chức 10 PHỤ LỤC 11: TỦ ĐỰNG TÀI LIỆU 124 PHỤ LỤC 12: MỤC LỤC HỒ SƠ TRA TÌM PHỤ LỤC 13: CHỈNH LÝ TÀI LIỆU 125 126 PHỤ LỤC 14: HÌNH ẢNH BUỔI LỄ CUỐI NĂM 2015 127 PHỤ LỤC 15: THỦ TỤC ĐI CÔNG TÁC 128 129 PHỤ LỤC 16:BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI SẢN- VĂN PHÒNG PHẨM 130 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hôm nay, ngày 01 tháng 04 năm 2016 Văn phòng Công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT Chúng gồm: Bên giao: Phòng Hành - Kế toán Đại diện là: Ông (Bà): Nguyễn Thị Ngọc Anh Chứ c vụ: Nhân viên hành Bên nhận: Đội Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Đại diện là: Chứ Phó phòng Lưu trư Ông (Bà): Lương Thị Chiên c vụ: Số hóa Lý giao nhận: Văn phòng phẩm thực dự án……………………………………… Thời gian sử dụng: ………………………………………………………………………… Mặt Số Đơ Thành Đơn vị hàng lượng n giá tiền Giấy Ream A4 Bút bi Thiên Long Cái 12 TL-027 Dây Cuộn buộc nilông Kéo Cái Deli 6009 Lưỡi dao dọc giấy Hộp SDI nhỏ Dao dọc giấy SDI Cái 0404 Dập Cái Plus PS10E 131 Ghim dập Bút ghi CD Thiên Long PM-04 (mực đen) Bút Bút chì 2B Gọt bút chì Tẩy chì Băng dính mặt Bút xóa Thiên Long CP-02 Giấy mặt Keo dán giấy G-8 Máy tình xách tay(đủ sạc, chuột) Túi đựng máy tính Tổng: Hộp 10 Chiếc 20 Chiếc Cái 20 Cái Cục Cuộn Cái Kg Lọ 10 Chiếc Chiếc Bằng chữ: Người giao bên nhận cam đoan toàn nội dung công việc bàn giao đầy đủ Biên thành lập 02 bản, bên giữ 01 làm thực hiện./ BÊN GIAO BÊN NHẬN 132 Nguyễ n Thị Ngọc Anh Lương Thị Chiên PHỤ LỤC 17: PHỐI CẢNH VĂN PHÒNG PHỤ LỤC 18: NỘI QUY CÔNG TY CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA LƯU TRỮ VIỆT NAM 133 SỐ HÓA TÀI LIỆU HT Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /QĐ - HTLT Hà Nội, ngày tháng năm 2016 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Nội quy công ty GIÁM ĐỐC CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT Căn Luật doanh nghiệp ban hành ngày tháng năm 2015; Căn Điều lệ Công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT; Theo đề nghị Trưởng phòng Hành – Kế toán; QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định “Nội quy Công ty” Công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký Các Phòng chức Công ty chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ GIÁM ĐỐC Nơi nhận: - Như điều 2; - Lưu:VT, HC Bùi Quang Huy NỘI QUY CÔNG TY 134 (Kèm theo định số /QĐ-HTLT ngày tháng năm 2016 Giám đốc việc Ban hành Nội quy công ty) I MỤC ĐÍCH - Xác định rõ nghĩa vụ, trách nhiệm cán nhân viên Công ty - Quy định nguyên tắc sử dụng tài sản văn phòng phẩ công ty - Là để xem xét trách nhiệm thực trách nhiệm vật chất CBNV vi phạm II PHẠM VI ÁP DỤNG Áp dụng cho toàn thể CBNV Công ty III NỘI QUY CHI TIẾT Điều Quy định sử dụng giấy in Chỉ sử dụng máy in phục vụ công việc Công ty Sử dụng máy in số để in văn ản đến quan (in giấy loại 1) Sử dụng máy in số để in văn nội bộ(in giấy loại giấy mặt) Văn trình Giám đốc duyệt, Văn nháp in giấy loại giấy tái sử dụng, in hai mặt Trường hợp Văn làm công tác hoàn công, tài liệu phục vụ công tác lý in mẫu sau photo Điều Quy định sử dụng điện Chỉ sử dụng điện phục vụ công việc Công ty Khi tất CBNV phải tắt hết máy tính cá nhân Người cuối phải đóng sổ, vào, tắt hết bóng đèn, máy in, máy photo, điện khu vực vệ sinh, kiểm tra tắt hết thiết bị điện Công ty Điều hòa bật mùa hè, bật không thấp 22˚ C, tắt điều hòa trước 30 phút Điều Quy định về tác phong, trang phục Khi có nhu cầu làm việc (sau 17h30 hàng ngày) ngày nghỉ phải đăng ký với phận hành trước phải cán quản lý thông qua Không chơi game, đánh cờ, đánh bài, chơi thể thao, uống rượu bia, hút thuốc, sử dụng chất kích thích khu vực làm việc Không nghe nhạc, nói chuyện riêng, vào mạng xã hội website để đọc báo làm việc 135 Không ăn uống khu vực làm việc, nhân viên ăn khu vực quy định bàn ăn tuân thủ chặt chẽ quy định vệ sinh Mỗi cá nhân tự thu dọn bàn làm việc gọn gàng hết làm việc Trang phục lịch sự, chỉnh tề; đầu tóc gọn gàng văn phòng và tại các dự án Chú ý: không mặc áo phông không cổ, quần lửng/sooc, trang phục chơi, dép lê, dép nhựa Màu sắc trang phục trang nhã, lịch sự Điều Các quy định khác Sử dụng nước, giấy vệ sinh tiết kiệm, hiệu Khi khỏi nhà vệ sinh phải tắt điện, khóa vòi nước Điện thoại công ty sử dụng vào mục đích phục vụ công việc, không sử dụng vào mục đích cá nhân, hàng tháng không vượt định mức cho phép Văn phòng phẩm sử dụng tiết kiệm, dùng hết cấp (được quy định chi tiết Quy trình quản lý tài sản) Tài sản phòng phải quản lý, sử dụng mục đích, tiêu chuẩn, chế độ; bảo đảm tiết kiệm, hiệu để phục vụ công tác hoạt động Công ty, nghiêm cấm việc sử dụng tài sản không mục đích giao, làm thất thoát, hư hỏng gây thiệt hại IV CHẾ TÀI XỬ PHẠT Điều Vi phạm lần thứ nhất: nhắc nhở Điều Vi phạm lần thứ hai: nêu tên; ghi nhận vào bản đánh giá cá nhân; nộp phạt 20.000 đồng cho phòng hành chính Điều Vi phạm lần thứ ba: nêu tên; ghi nhận vào bản đánh giá cá nhân; phạt 50.000 đồng cho phòng hành chính Điều Vi phạm lần thứ tư: nêu tên, ghi nhận vào đánh giá cá nhân; phạt 100.000 đồng cho phòng hành chính Điều Vi phạm lần thứ năm: nêu tên; ghi nhận vào đánh giá cá nhân; đề nghị hình thức kỷ luật lên Ban giám đốc V Hiệu lực thi hành Nội quy có hiệu lực kể từ ngày ký Nội quy tập thể CBNV thông qua VI Trách nhiệm thi hành Các Phòng chức Công ty có trách nhiệm thực Nội quy này Phòng Hành chính- Kế toán có trách nhiệm kiểm tra, giám sát việc thực nội quy toàn công ty./ 136 GIÁM ĐỐC Bùi Quang Huy PHỤ LỤC 19: THÔNG BÁO TỔ CHÚC HỌP CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA LƯU TRỮ VIỆT NAM SỐ HÓA TÀI LIỆU HT Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /TB-HTLT Hà Nội, ngày tháng năm 2016 THÔNG BÁO Về kế hoạch lịch họp Công ty năm Thực đạo Ban Lãnh đạo Công ty việc xây dựng kế hoạch lịch họp năm Công ty để cán chủ chốt chủ động việc bố trí xếp thời gian nâng cao chất lượng họp, Phòng HC-KT xin thông báo kế hoạch lịch họp, thời gian họp, thành phần tham dự địa điểm họp Công ty sau: Cuộc họp HĐQT 137 - Thời gian: Ngày 5-10 hàng tháng - Thành phần: Thành viên Hội đồng quản trị - Địa điểm: Tại văn phòng Công ty - Nội dung: Giao ban công việc tuần Ban lãnh đạo Công ty Họp Giao ban Công ty - Thời gian: Chiều thứ hàng tuần diễn vòng 60 phút - Thành phần: Trưởng phòng chức (Hành - Kế toán, Kế hoạch Kinh doanh, Lưu trữ - Số hóa , Kĩ thuật - Xây dựng) - Địa điểm: Tại văn phòng Công ty - Nội dung: Giao ban công việc tuần phòng ban Công ty Các họp khác Họp đột xuất; Họp phòng ban Lịch tất họp giao ban văn phòng thông báo trước 02 ngày cho cán có thành phần tham dự họp Phòng HC-KT trân trọng thông báo để Trưởng phòng biết phối hợp thực hiện./ Trân trọng cảm ơn! GIÁM ĐỐC Bùi Quang Huy 138