Công tác lưu trữ tại công ty cổ phần công nghệ lưu trữ số hóa tài liệu HT

1. Lý do chọn đề tài Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang lại những thành tựu to lớn về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc phòng, trật tự an toàn xã hội, đang tạo ra những tiền đồ mới, đưa công cuộc đổi mới bước sang thời kỳ phát triển thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Từ khi tiến hành công cuộc đổi mới đến nay thực tế Việt Nam đã dành được những thành tựu đáng kể về kinh tế, văn hoá, xã hội, về quản lý Nhà nước, về trình độ của mỗi cán bộ công chức. Nhưng trước những xu thế thách thức của thời đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, đơn vị đặc biệt là trong các cơ quan quản lý Nhà nước cần được đẩy mạnh hơn nữa. Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra những chuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội. Các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng như các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những yêu cầu phát sinh, đặc biệt là vấn đề quản lý mà trong đó công tác lưu trữ cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng. Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể không coi trọng công tác này. Bởi nó không chỉ là phương tiện cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao và theo đúng pháp luật. Nó đảm bảo việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đạt hiệu quả cao hơn. Để nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả của quản trị, cần ý thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác công văn, giấy tờ, tránh tình trạng cung cấp thông tin chậm, thiếu chính xác làm cản trở cho việc nghiên cứu, quản lý, tổ chức hoạt động. Quản lý tốt công tác lưu trữ là nhiệm vụ của Quản trị văn phòng. Công tác lưu trữ là một trong những nội dung hoạt động chủ yếu của văn phòng, nằm trong hệ thống quản lý của Nhà nước. Thực tế công tác Lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc sự vụ đơn thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng củ công tác Lưu trữ trong các cơ quan, đơn vị, tổ chức. Cán bộ công chức văn phòng chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới . Công tác lưu trữ là việc lựa chọn các văn bản, tài liệu có giá trị để giữ lại và tổ chức sắp xếp, bảo quản một các khoa học có hệ thống nhằm giúp các cơ quan, cá nhân tra cứu thông tin khi cần thiết góp phần nâng cao mục tiêu của quản lý Nhà nước là năng suất, chất lượng, hiệu quả. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với Văn phòng của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu nói riêng, sau thời gian thực tập tại phòng Hành chính Kế toán, em đã hiểu biết và nhận thức sâu sắc hơn về tầm quan trọng của công tác Lưu trữ đối với hoạt động của một cơ quan đơn vị nói chung và đối với Văn phòng công ty nói riêng. Và cũng chính trong thời gian thực tập đã giúp em tìm hiểu, đánh giá, nhận xét và rút ra được những mặt tốt và nhưng mặt cần được điều chỉnh, những biện pháp cần được áp dụng nhằm nâng cao hiệu quả công tác Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu. Vì vậy em đã chọn chuyên đề: “Công tác Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu HT” làm chuyên đề báo cáo tốt nghiệp của mình với mong muốn góp phần nhỏ bé của mình vào việc nâng cao hiệu quả công tác Lưu trữ của Công ty. 2. Mục tiêu của chuyên đề: Chuyên đề báo cáo nhằm đạt được những mục đích sau: Tìm hiểu cơ sở lý luận về Lưu trữ và công tác Lưu trữ Phân tích, đánh giá thực trạng công tác Lưu trữ (các hoạt động Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu) để thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm chỉ ra những vấn đề cần nghiên cứu, phương hướng và giải pháp đối với công tác Lưu trữ tại Công ty. 3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khoá luận là lý thuyết về Lưu trữ và thực tiễn các hoạt động Lưu trữ tại Công ty Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu. Cụ thể: Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ SỐ hóa tài liệu. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Công ty đặc biệt là khối văn phòng và tổ Lưu trữ Công ty. Thực trạng về hoạt động Lưu trữ tại công ty như: Công tác lưu trữ (thu thập tài liệu, xác định giá trị tài liệu tài liệu, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ, thống kê, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ). Đánh giá hiệu quả hoạt động công tác Lưu trữ từ đó tìm ra ưu điểm, hạn chế của công tác Lưu trữ tai Công ty và đồng thời chỉ ra nguyên nhân của những hạn chế đó. Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu. 4. Nguồn tài liệu tham khảo: Luật Lưu trữ số: 012011QH13 ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2011 Nghị định số: 012013NĐCP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của chính phủ quy định cho tiết điều hành một số điều của luật Lưu trữ Thông tư 092011TTBNV ngày 362011 của BNV về quyết định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan tổ chức Thông tư 072012TTBNV ngày 22112012 của BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Giáo trình Lưu trữ học NX Giao thông vận tải 2009 Khóa luận tốt nghiệp: Công tác Văn thư Lưu trữ. Đại học Xã hội Nhân văn 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 6. Phương pháp nghiên cứu Để nghiên cứu và thực hiện tốt chuyên đề này em đã sử dụng những phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau: + Phương pháp điều tra quan sát. + Phương pháp Duy vật biện chứng. + Phương pháp thống kê. + Phương pháp so sánh và đối chiếu. + Phương pháp phân tích + Phương pháp phỏng vấn. 7. Bố cục của chuyên đề: gồm 3 Phần: Phần 1: Khảo sát về công tác văn phòng của Công Ty CP Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu HT. Phần 2: Tìm hiểu về công tác lưu trữ của nét Công Ty CP Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu HT. Phần 3: Kết luận và đề xuất kiến nghị Phần phụ lục

STT CHỮ VIẾT TẮT GIẢI NGHĨA

hóa tài liệu HT

A PHẦN MỞ ĐẦU

Nhà triết học người Anh- Francis Bancon đã nhận định: Tri thức là sứcmạnh, là quyền lực của con người Câu nói ngắn gọn ấy đã khẳng định vai trò vàtầm quan trọng của tri thức, mỗi người đều cần đến tri thức bởi nó là hành trangquý giá nhất giúp chúng ta vững bước vào đời

Tri thức là những kiến thức, hiểu biết mà chúng ta tiếp thu được ngay từ khicòn ngồi trên ghế nhà trường Thế nhưng tri thức không những tồn tại ở đó, nó cònbao gồm cả kinh nghiệm và bài học từ những trải nghiệm của cuộc sống Bác Hồ

kính yêu đã dạy rằng: "Học phải đi đôi với hành", "chỉ biết lý luận mà không biết

thực hành thì cũng là trí thức có một nửa Vì vậy “lý luận phải gắn liền với thực tế”

Tiếp thu lời dạy và quan điểm giáo dục của Bác, Trường Đại học Nội vụ HàNội đã tổ chức cho sinh viên cuối khóa đi thực tập tốt nghiệp tại các cơ quan.Trong đó có sinh viên của khoa Quản trị văn phòng Điều này có ý nghĩa vô cùngquan trọng, là cơ hội để sinh viên vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn,rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, tích luỹ kinh nghiệm và xây dựng phong cách làmviệc trong tương lai

Qua sự giới thiệu của Nhà Trường, em đã liên hệ và được tiếp nhận thực tậptại phòng Hành chính- Kế toán Với đề cương thực tập khá chi tiết và được sựhướng dẫn nhiệt tình của cán bộ phòng Hành chính- Kế toán, em đã được tiếp cận

và trực tiếp thực hiện những công việc của công tác lưu trữ Nhờ vậy mà em càngthấm nhuần hơn những lời dạy của thầy cô về ý nghĩa và tầm quan trọng của côngtác lưu trữ

Công tác Văn phòng ngày càng khẳng định được vai trò của mình trong hoạtđộng của các cơ quan, tổ chức Nội dung của công tác này bao gồm: công tác tổchức và điều hành văn phòng, tổ chức công tác văn thư, công tác lưu trữ, công tác

tổ chức trang thiết bị văn phòng và hiện đại hóa, kỹ năng giao tiếp và và văn hóacông sở, tổ chức và quản lý nhân sự trong văn phòng,…Trong đó, công tác lưu trữcũng là một công tác rất quan trọng, nó góp phần tổ chức khoa học tài liệu đồngthời loại ra những tài liệu hết giá trị để tạo thuận lợi cho việc bảo quản và tra tìmtài liệu nhanh chóng, chính xác giúp tăng hiệu quả trong công tác quản trị vănphòng Từ đó tạo ra hiệu quả trong công việc cho các cơ quan, tổ chức

Xuất phát từ những ý nghĩa to lớn đó và thời gian thực tập tốt nghiệp của

em, đồng thời Công ty CP Công nghệ Lưu trữ- Số hóa tài liệu HT có mặt hoạtđộng chủ yếu là về Lưu trữ- số hóa tài liêu Do được các thầy cô ở Trường, truyềnđạt cho em những kiến thức lý luận về công tác lưu trữ và do có thời gian thực tập

2 tháng (từ ngày 4/1 đến ngày 11/3/2016) tại phòng Hành chính- Kế toán nên em

đã hoàn thành tốt công việc cũng như nội dung thực tập của mình

Để phản ánh lại quá trình thực tập của mình, đồng thời rút ra những bài họckinh nghiệm cho bản thân và lấy tư liệu cho kỳ khóa luận tốt nghiệp sắp tới, em đãtiến hành viết Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Để hoàn thành tốt bài báo cáo thực tập này, em xin gửi lời cảm ơn chânthành đến tập thể thầy, cô giảng viên Khoa quản trị văn phòng, trường Đại họcNội vụ Hà Nội Những người đã tận tình truyền đạt kiến thức và giúp đỡ em trongquá trình học tập tại Trường Em xin chân thành cảm ơn toàn thể anh chị trongCông ty CP Công nghệ Lưu trữ- Số hóa tài liệu HT, đặc biệt là chị: Cao Thị KimNgân – Trưởng phòng Hành chính- Kế toán đã tạo mọi điều kiện và giúp đỡ emtrong suốt quá trình thực tập tại cơ quan

Do kiến thức lý luận đôi khi khác với thực tế công việc nên mặc dù đã cónhiều cố gắng nhưng chắc rằng bài báo cáo của em không tránh khỏi những thiếusót và hạn chế Vì vậy em rất mong nhận được sự giúp đỡ, nhận xét từ quý thầy côtrong nhà trường, đặc biệt là các thầy cô giáo trong khoa Quản trị văn phòng cùng

sự đóng góp ý kiến của các anh, chị trong công ty để bài báo cáo cũng như nghiệp

vụ của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 28 tháng 7 năm 2015

Sinh viên

Nguyễn Thị Ngọc Anh

1 Lý do chọn đề tài

Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang lại những thành tựu to lớn về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc phòng, trật tự

an toàn xã hội, đang tạo ra những tiền đồ mới, đưa công cuộc đổi mới bước sang thời kỳ phát triển - thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá Từ khi tiến hành công cuộc đổi mới đến nay thực tế Việt Nam đã dành được những thành tựu đáng kể về kinh tế, văn hoá, xã hội, về quản lý Nhà nước, về trình độ của mỗi cán bộ công chức Nhưng trước những xu thế thách thức của thời đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, đơn vị đặc biệt là trong các cơ quan quản lý Nhà nước cần đượcđẩy mạnh hơn nữa Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra những chuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội Các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng như các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những yêu cầu phát sinh, đặc biệt là vấn đề quản lý mà trong đó công tác lưu trữ cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể không coi trọng công tác này Bởi nó không chỉ là

phương tiện cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ

và quyền hạn được giao và theo đúng pháp luật Nó đảm bảo việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vịđạt hiệu quả cao hơn Để nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả của quản trị, cần ý thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác công văn, giấy tờ, tránh tình trạng cung cấp thông tin chậm, thiếu chính xác làm cản trở cho việc nghiên cứu, quản lý, tổ chức hoạt động Quản lý tốt công tác lưu trữ là nhiệm vụ của Quản trị văn phòng Công tác lưu trữ là một trong những nội dung hoạt động chủ yếu của văn phòng, nằm trong hệ thống quản lý của Nhà nước Thực tế công tác Lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc sự vụ đơn thuần Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng củ công tác Lưu trữ trong các cơ quan, đơn vị, tổ chức Cán bộ công chức văn phòng chưa được đàotạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới Công tác lưu trữ là việc lựa chọn các văn bản, tài liệu có giá trị để giữ lại và tổ chức sắp xếp, bảo quản một các khoa học có

hệ thống nhằm giúp các cơ quan, cá nhân tra cứu thông tin khi cần thiết góp phần nâng cao mục tiêu của quản lý Nhà nước là năng suất, chất lượng, hiệu quả Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan, đơn

vị nói chung và đối với Văn phòng của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ- Số hóa tài liệu nói riêng, sau thời gian thực tập tại phòng Hành chính- Kế toán, em đã

hiểu biết và nhận thức sâu sắc hơn về tầm quan trọng của công tác Lưu trữ đối với hoạt động của một cơ quan đơn vị nói chung và đối với Văn phòng công ty nói riêng Và cũng chính trong thời gian thực tập đã giúp em tìm hiểu, đánh giá, nhận xét và rút ra được những mặt tốt và nhưng mặt cần được điều chỉnh, những biện pháp cần được áp dụng nhằm nâng cao hiệu quả công tác Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ- Số hóa tài liệu Vì vậy em đã chọn chuyên đề: “Công tác Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ- Số hóa tài liệu HT” làm chuyên

đề báo cáo tốt nghiệp của mình với mong muốn góp phần nhỏ bé của mình vào việc nâng cao hiệu quả công tác Lưu trữ của Công ty

2 Mục tiêu của chuyên đề:

Chuyên đề báo cáo nhằm đạt được những mục đích sau:

- Tìm hiểu cơ sở lý luận về Lưu trữ và công tác Lưu trữ - Phân tích, đánh giáthực trạng công tác Lưu trữ (các hoạt động Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Công nghệLưu trữ- Số hóa tài liệu) để thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm chỉ ra nhữngvấn đề cần nghiên cứu, phương hướng và giải pháp đối với công tác Lưu trữ tạiCông ty

3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khoá luận là lý thuyết về Lưu trữ vàthực tiễn các hoạt động Lưu trữ tại Công ty Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ-

Số hóa tài liệu

Cụ thể: - Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ phầnCông nghệ Lưu trữ- SỐ hóa tài liệu

- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Công ty đặc biệt là khối vănphòng và tổ Lưu trữ Công ty

- Thực trạng về hoạt động Lưu trữ tại công ty như: Công tác lưu trữ (thu thậptài liệu, xác định giá trị tài liệu tài liệu, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ, thống kê,chỉnh lý, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ)

- Đánh giá hiệu quả hoạt động công tác Lưu trữ từ đó tìm ra ưu điểm, hạn chếcủa công tác Lưu trữ tai Công ty và đồng thời chỉ ra nguyên nhân của những hạnchế đó

- Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệuquả công tác Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ- Số hóa tài liệu

4 Nguồn tài liệu tham khảo:

- Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2011

- Nghị định số: 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của chính phủquy định cho tiết điều hành một số điều của luật Lưu trữ

- Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 3/6/2011 của BNV về quyết định thời hạnbảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan tổchức

- Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của BNV hướng dẫn quản lývăn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Giáo trình Lưu trữ học- NX Giao thông vận tải 2009

- Khóa luận tốt nghiệp: Công tác Văn thư- Lưu trữ Đại học Xã hội- Nhân văn

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

6 Phương pháp nghiên cứu

Để nghiên cứu và thực hiện tốt chuyên đề này em đã sử dụng những phươngpháp nghiên cứu chủ yếu sau:

+ Phương pháp điều tra quan sát

+ Phương pháp Duy vật biện chứng

B PHẦN NỘI DUNG PHẦN 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

1.1 Chức năng, nhiệm vụ,

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

1.1Vài nét về Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

Tên công ty viết bằng tiếng Việt: Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ

-Số hóa tài liệu HT

Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: HT Digitized Document

-Archives Technology Joint Stock Company

Tên công ty viết tắt: HT Archives.JSC

Địa chỉ trụ sở chính: 56A, Tổ 50, Cụm 8, Phường Phú Thượng, Quận Tây

- Kho bãi và lưu giữ hàng hóa

- Cho thuê xe có động cơ chi tiết: Cho thuê ô tô

- Đại lý

- Hoạt động thư viện và lưu trữ

- Dịch vụ liên quan đến in chi tiết:

+ Đóng sách thành quyển, tạp chí, sách quảng cáo, catalo,… bằng cách gấp,xếp, khâu, dán hồ, kiểm tra thứ tự (trang sách), khâu lược, dán bìa, tỉa, xén, in tôivàng lên sách;

+ Xếp chữ, sắp chữ, sắp chữ in, nhập dữ liệu trước khi in bao gồm quét vànhận biết chữ cái quang học, tô màu điện tử;

+ Các hoạt động đồ họa khác như khắc rập khuôn, rập khuôn ttôi, in nổi, indùi lỗ, chạm nổi, quét dầu mà dát mỏng, kiểm tra thứ tự và sắp xếp

- Tư vấn và đào tạo bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư - lưu trữ trongcác cơ quan, doanh nghiệp

- Dịch vụ chỉnh lý khoa học, bảo quản và phục chế tài liệu lưu trữ

- Dịch vụ cung ứng và sản xuất trang thiết bị văn phòng trong công tác lưutrữ, bảo quản và phục chế tài liệu

- In và các dịch vụ liên quan đến in các ấn phẩm (trừ các loại Nhà nướccấm)

- Dịch vụ thiết lập cơ sở dữ liệu, khai thác cơ sở dữ liệu, dịch vụ lưu trữ dữliệu và xử lý dữ liệu (trừ thông tin Nhà nước cấm)

- Cung ứng phần mềm quản lý lưu trữ tài liệu

- Đối với các ngành nghề có đủ điều kiện, Doanh nghiệp chỉ kinh doanh khi

có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

1.2.1Chức năng

Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT với các ngành,nghề kinh doanh bao gồm:

- Hoạt động thư viện và lưu trữ

- Tư vấn và đào tạo bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư - lưu trữ trongcác cơ quan, doanh nghiệp

- Dịch vụ chỉnh lý khoa học, bảo quản và phục chế tài liệu lưu trữ

- Dịch vụ cung ứng và sản xuất trang thiết bị văn phòng trong công tác lưutrữ, bảo quản và phục chế tài liệu.

- In và các dịch vụ liên quan đến in các ấn phẩm (trừ các loại Nhà nướccấm)

Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT có tư cách phápnhân; có tài khoản riêng mở tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn,chi nhánh Cầu Giấy và có con dấu riêng

1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;

Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;

Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ , tài liệu;

Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ;

Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ ;

Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưutrữ;

Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ

Trực tiếp sản xuất các trang thiết bị phục vụ công tác chỉnh lý tài liệu vănthư, lưu trữ: Giá sắt đựng tài liệu, hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ…

+ Phòng Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu

+ Phòng Kế hoạch- Kinh doanh

+ Xưởng sản xuất thiết bị

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty (Phụ lục 01)

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty (Phụ lục 01)

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính – Tổng hợp

2.1.1.1 Chức năng

Phòng Hành chính – Kê Toán là bộ máy tham mưu, giúp việc trưc tiếp chogiá đốc và ban lãnh đạo công ty trong công tác lãnh đạo quản lý điều hành thựchiện chức năng nhiệm vụ của công ty Phòng Hành chính – Kế toán có ba chứcnăng chính là chức năng tham mưu- tổng hợp, chức năng hậu cần và nghiệp vụ kếtoán cho công ty Trong đó có hai chức năng chính và quan trọng nhất là hai chứcnăng tham mưu – tổng hợp, hậu cần trong công tác Quản trị văn phòng PhòngHành chính –Kế toán, qua đó tổng hợp lại phục vụ cho hoạt động quản lý, điềuhành của công ty

- Giúp Giám đốc công ty theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động chung củatoàn công ty Lập kế hoạch làm việc của lãnh đạo và các phòng của công ty Đônđốc thực hiện các chủ trương, chỉ thị, kế hoạch của cấp trên và công ty Phụ tráchcông tác hành chính, văn thư và phục vụ các điều kiện làm việc, đời sống quản trịcho công ty

- Tham mưu giúp Giám đốc công tác tổ chức bộ máy, lao động - tiền lương,các chế độ chính sách cho người lao động Công tác hành chính, tổng hợp, văn thưlưu trữ và quản trị đời sống Kiểm tra và quản lý các máy móc, thiết bị phục vụ sảnxuất của xưởng và đề xuất các giải pháp nhằm thúc đẩy quá trình hiện đại hóa,nâng cao năng suất lao động

- Chịu trách nhiệm tham mưu giúp Giám đốc công ty quản lý công tác tổchức bộ máy, quản lý cán bộ, quản lý công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và thiđua khen thưởng

- Tổng hợp tình hình kinh tế - xã hội, dự thảo các văn bản đối nội, đối ngoại,thực hiện nghiệp vụ văn phòng.

2.1.1.2 Nhiệm vụ

- Tham mưu về công tác tuyển dụng, lập phương án bồi dưỡng và đào tạo,xây dựng đội ngũ cán bộ đảm bảo đủ số lượng và chất lượng, tham mưu cho Giámđốc việc đề bạt, bổ nhiệm, bố trí, luân chuyển, phân công cán bộ lãnh đạo, quản lýđúng đối tượng, đúng thủ tục Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ việcnhân sự trong Công ty theo đúng pháp luật và quy chế của Công ty

- Quản lý hành chính việc thực hiện các nội quy, quy định đối với toàn thểcông nhân viên trong công ty

- Xây dựng chiến lược phát triển nguồn vốn nhân lực

- Tham mưu về quy chế, chính sách trong lĩnh vực tổ chức và nhân sự

- Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo nguồn nhân lực toàn Công ty đápứng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn

- Quản lý tiền lương, tiền thưởng, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế theo đúngchính sách, chế độ, pháp luật Quản lý hồ sơ, lý lịch công nhân viên, quản lý hợpđồng lao động, sổ bảo hiểm của công nhân viên trong Công ty

- Tham mưu tổ chức về phát triển bộ máy, mạng lưới Công ty phù hợp với

sự phát triển của Công ty trong từng giai đoạn

- Tham mưu cho Giám đốc về dự kiến phương án tổ chức bộ máy, mối quan

hệ giữa các đơn vị trong công ty

- Soạn thảo các văn bản, các tài liệu hành chính lưu hành nội bộ Công tycũng như gửi các cơ quan, các đơn vị bên ngoài

- Quản lý công văn, giấy tờ, sổ sách hành chính

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

- Quản lý con dấu Công ty và các loại dấu tên, chức danh của cán bộ trongCông ty, cấp phát và quản lý theo chức năng các loại giấy giới thiệu, giấy điđường, giấy uỷ nhiệm của Công ty

- Quản lý phương tiện thông tin liên lạc, phương tiện kỹ thuật, vật chất, tàisản của Công ty.

- Quản lý xe con phục vụ đi công tác

- Quản lý và cấp phát văn phòng phẩm làm việc cho văn phòng Công ty theođịnh mức quy định

- Xây dựng lịch công tác giao ban, hội họp

- Quan hệ với các cơ quan địa phương và các đơn vị liên quan trong các vấn

đề liên quan đến Công ty về mặt hành chính

- Thực hiện công việc đón tiếp khách hàng ngày, tổ chức tiệc liên hoan cấpCông ty

2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức

- Trưởng phòng

- Phó Trưởng phòng

- Nhân viên Hành chính – Kế toán

- Nhân viên Lái xe

- Nhân viên Bảo vệ

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Hành chính – Kê toán (Phụ lục 02)

2.1.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong phòng Hành chính- Kế toán.

-Tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác hành chính của công ty

- Xây dựng kế hoạch, chiến lược phát triển của Phòng

- Điều hành hoạt động chung của Phòng theo chỉ đạo

- Chịu trách nhiệm tham mưu, đề xuất trong công tác quản lý: Quản trị nhân

sự, Quản trị văn phòng

- Quản lý toàn bộ nhân viên trong Phòng Hành chính – Kế toán

- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân viêntrong Phòng

- Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng

- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….đối với nhân viên trongphòng

- Ký, sao y một số giấy tờ hành chính được Ban Giám đốc ủy quyền

- Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của Phòng Hànhchính- Kế toán

- Thừa ủy nhiệm của Ban Giám đốc truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các

bộ phận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dung chỉđạo, chỉ thị của Ban Giám đốc

- Thực hiện nghiệm vụ kế toán hành chính và kế toán nội bộ của công ty

- Thực hiện công việc khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc

2.1.2.2 Phó trưởng phòng

- Phụ trách điều hành một số công việc do Trưởng phòng phân công

- Xây dựng kế hoạch, chiến lược mảng công việc phụ trách

- Hoạch định và phát triển nguồn nhân lực Tổng hợp, theo dõi tình hình sửdụng nhân lực của Công ty Tư vấn cho Ban lãnh đạo sử dụng, bố trí nhân sự, hiệuquả

- Xây dựng chính sách đào tạo hoặc tổ chức cho cán bộ, nhân viên tham giađào tạo Theo dõi, đánh giá kết quả sau đào tạo

- Đề xuất các giải pháp nhằm tăng hiệu quả công việc và chiến lược pháttriển nguồn nhân sự của Công ty

- Xây dựng hệ thống văn bản pháp lý: nội quy, quy chế, quy trình, quy định,

… Tổ chức thực hiện kiểm soát

- Điều hành hoạt động Phòng Hành chính – Kế toán của Công ty theoTrưởng phòng.

- Tư vấn, tham mưu cho Trưởng phòng, Ban Giám đốc công ty trong việcquản lý, triển khai những chính sách, quy chế

- Xây dựng, triển khai văn hóa doanh nghiệp vào môi trường làm việc

- Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích người laođộng làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động

- Xây dựng hệ thống Quản lý hành chính khoa học, chuyên nghiệp, hiệu quả

- Thực hiện các công việc khác được giao từ Trưởng phòng, Ban Giám đốc

2.1.2.3 Nhân viên Hành chính – Kế toán.

- Thực hiện công việc theo chức năng , nhiệm vụ của phòng hành chính

- Photo giấy tờ theo yêu cầu của Ban Giám đốc

- Chủ động hỗ trợ trong việc xử lý (nhận, trả lời, lưu chuyển) điện thoại, thưtín, fax

- Hỗ trợ chuyển văn bản, tài liệu

- Thực hiện công tác nghiệp vụ do Trưởng phòng, Phó phòng phân công

- Theo dõi chế độ Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm xã hội cho nhân viên Công ty

- Hỗ trợ cho Ban lãnh đạo tiếp khách tại Công ty

- Tổ chức thực hiện các hội thảo, hội nghị, lớp học của Công ty

- Lên kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các tài sản,thiết bị tại văn phòng

- Quản lý và vận hành hệ thống thư viện, sách báo của Công ty

- Hỗ trợ đặt lịch công tác cho lãnh đạo (taxi, nhà hàng, vé xe,…)

- Mua sắm văn phòng phẩm Công ty và các dự án

- Tổ chức sinh nhật cho các thành viên công ty trong tháng

- Hậu cần cho các sự kiện của Công ty

2.1.2.4 Nhân viên Lái xe

- Trực tiếp lái xe theo đúng quy định của pháp luật và quy chế của Công ty

- Trực tiếp lái xe hoặc phụ lái hỗ trợ cho các cán bộ khác hoàn thành nhiệm

vụ công tác trong phạm vi được phân công

- Nghiêm chỉnh chấp hành các quy định của pháp luật về an toàn giao thông

và các nội quy, quy định của Công ty

- Bảo quản tốt phương tiện và trang bị làm việc

- Chịu trách nhiệm cá nhân trong phạm vi công tác được phân công

- Giữ gìn bí mật nội dung công việc cán bộ hoặc nhân viên trao đổi trên xe,không bàn tán, tung tin, nói xấu xuyên tạc sự thật làm giảm uy tín khách và côngty

- Giữ mối liên hệ tốt với các đơn vị sửa chữa, bảo trì xe thường xuyên choCông ty

- Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu

2.1.2.5 Nhân viên Bảo vệ

- Trực bảo vệ theo lịch phân công hàng tháng của Phòng Hành chính – Kếtoán

- Kiểm tra giấy tờ, hướng dẫn người và các phương tiện ra vào cổng theođúng thủ tục của Công ty quy định

- Ghi vào sổ thường trực nội dung giấy giới thiệu và đơn vị khách cần đếngiao dịch

- Nhận và giao ca thường trực đúng quy định của Công ty

- Bảo vệ tài sản của Công ty, không được cho bất kỳ ai mang tài sản ra khỏiCông ty nếu chưa được sự cho phép của Ban Giám đốc

- Tham gia công tác phòng, chống cháy nổ và các công việc khác khi đượcphân công

2.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc ở các vị trítrong văn phòng

CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ

SỐ HÓA TÀI LIỆU HT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 22 tháng 01 năm 2015

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH –KẾ TOÁN

A HÀNH CHÍNH

B.

1 TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH

1.1 MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG

I.Thông tin chung:

II.Mục đích ông việc:

Quản lý toàn bộ hoạt động tổ chức hành chính của công ty

III.Nhiệm vụ cụ thể:

1 Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc xây dựng có tính chiến lược bộ máy tổ chức hoạt động của công ty;

2 Thiêt lập xây dựng quy chế cho từng đơn vị theo mô hình sản xuất;

3 Tham gia xây dựng, thực hiện các hệ thống quản lý trong toàn công ty ;

4 Tổ chức cho CBNV học tập, lao động, luật công đoàn, an toàn lao động…;

5 Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc đăng ký nhãn hiệu cho công ty;

6 Vận động hướng dẫn CBCNV chấp hành nghiêm túc các quy định, nội quy công ty đề ra;

7 Xây dựng đề án tuẩ dụng theo yêu cầu sản xuất;

8 Tổ chức lễ tân tiếp khách trong và ngoài nước;

9 Tiết nhận đơn khiếu nại CBCNV vi phạm luật lao động;

10.Xây dựng lưu trữ hồ sơ CBCNV trong toàn công ty;

IV Yêu cầu tiêu chuẩn chức danh

Trình độ chuyên môn nghiệp vụ Tốt nghiệp Đại học hoặc tương

đương về hành chínhCác yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ

khác

- Sử dụng thành thạo các phương pháp nghiên cứu lao động

- Hiểu biết về các chính sách

và quy định của nhà nước

- Khả năng giao tiếp và quan

hệ con người

- Thành thạo tin văn phòng

Kinh nghiệm Có nhiều năm kinh nghiệm về hoạt

động quản lý hành chính hoặctương tương

năng trong quản lý ( hoạch định, tổchức, kiểm tra giám sát , khả năngđịnh hướng …)

II PHÓ TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH

1.2 MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA PHÓ TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH

I.Thông tin chung:

II.Mục đích ông việc:

Quản lý và thực hiện các hoạt động tổ chức hành chính của công ty;

III.Nhiệm vụ cụ thể:

1 Thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân công thường xuyên của trưởng phòng;

2 Thực hiện nhiệm vụ theo sự ủy quyền của trưởng phòng;

3 Cung cấp các thông tin, giải quyết xử lý chuyên môn nghiệp vụ, đề xuất

ý kiến với cấp trưởng theo đúng chức năng , nhiệm vụ của phòng;

4 Quản lý hoạt động của các bộ phận: lái xe, tổ bảo vệ, theo quy định của công ty;

5 Trực tiếp giải quyết các vấn đề liên quan đến thực hiện các tiêu chuẩn theo quy định của công ty

6 Phối hợp công tác với các phòng khác trong công ty

7 Tham gia quản lý , điều hành các nhân viên trong cơ quan

IV Yêu cầu tiêu chuẩn chức danh

đương về hành chính

độ C, có kỹ năng giao tiếp tốt, hiểu

rõ cơ cấu tổ chức của công ty

III CHUYÊN VIÊN VĂN THƯ – LƯ TRỮ

3.1 MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHUYÊN VIÊN VĂN THƯ - LƯU TRỮ

I.Thông tin chung:

Chức danh chuyên viên văn thư – lưu

Người được ủy nhiệm làm thay khi vắng mặt

II.Mục đích công việc:

Quản lý toàn bộ các văn bản, bảo quản và sử dụng con dấu, nộp lưu vănbản, hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

III.Nhiệm vụ cụ thể:

1 Quản lý con dấu, căn cứ vào nội dung các văn bản , giấy tờ để đóng dấuthích hợp

2 Tiếp nhận văn bản đi đến

3 Phân loại và phân phối các văn bản cho các bộ phận, tra cứu, cung cấp tài liệu hồ sơ theo yêu cầu

4 Chuyển giao văn bản tài liệu báo chí đến các phòng , bộ phận, đơn vị liên quan

5 Viết giấy giới thiệu giấy công tác

6 Đánh máy , photo các văn bản, giấy tờ thuộc phần việc được giao

7 Sắp xếp hồ sơ tài liệu để lưu trữ vào sổ sách theo rõi luân chuyển hồ sơ

8 Giữ bí mật nội dung các văn bản, giấy tờ quan trọng

9 Trực tiếp thực hiện theo dõi việc kiểm soát tài liệu , hồ sơ của văn

phòng

3.2 Tiêu chuẩn

lưu trữ, những quy định nhà nước về văn thưlưu trữ

nghiệp vụ văn thư – lưu trữPhẩm chất cá nhân Trung thực, siêng năng, nhanh nhẹn, thích

ứng tốt với hoàn cảnh làm việc luôn thanh đổi

IV NHÂN VIÊN BẢO VỆ

1.MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN BẢO VỆ

I.Thông tin chung:

Người được ủy nhiệm làm thay khi vắng mặt

II.Mục đích ông việc:

Thực hiện các hoạt động bảo vệ an ninh của công ty

III.Nhiệm vụ cụ thể:

1 Thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân công thường xuyên của phó phòng

2 Thực hiện nhiệm vụ theo sự ủy quyền của trưởng phòng

3 Thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của mình

2.Yêu cầu tiêu chuẩn chức danh

quan

B KẾ TOÁN NHÂN VIÊN KẾ TOÁN

I.Thông tin chung:

Người được ủy nhiệm làm thay khi vắng mặt nhân viên kế toán

II.Mục đích công việc:

Thực hiện các nghiệp vụ kế toán cho công ty

6 Cung cấp các thông tin, giải quyết xử lý chuyên môn nghiệp vụ, đề xuất ýkiến với cấp trưởng theo đúng chức năng , nhiệm vụ của mình

7 Quản lý hoạt động của các bộ phận: nhân sự, tiền lương , khen thưởng,

kỷ luật nhân sự …trong công ty

8 Trực tiếp giải quyết các vấn đề liên quan đến thực hiện các vấn đề liên quan đến kế toán trong công ty

9 Phối hợp công tác với các phòng khác trong công ty

10.Tham gia quản lý , điều hành nhân sự trong cơ quan

IV Yêu cầu tiêu chuẩn chức danh

đương về kế toán

độ C, có kỹ năng giao tiếp tốt, hiểu

rõ cơ cấu tổ chức của công ty

PHẦN 2: TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC LƯU TRỮ CỦA CONG TY CP CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ- SỐ HÓA TÀI LIỆU

(Sau dây gọi tắt là Công ty CP Lưu Trữ HT)

2.1 Hoạt động quản lý công tác lưu trữ

2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản về lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước Để thực hiện tốtcông tác lưu trữ cần có hệ thống văn bản quy định những vấn đề quản lý về côngtác lưu trữ

Cho đến nay Công ty đã xây dựng và ban hành một số văn bản, quy địnhnhững điều cơ bản liên quan đến quản lý nhà nước về công tác lưu trữ Việc xâydựng, ban hành văn bản để quản lý công tác này có ý nghĩa vô cùng quan trọng, nó

giúp cho việc quản lý công tác lưu trữ được thực hiện theo đúng quy định của phápluật, tạo ra sự thống nhất về nghiệp vụ trong toàn công ty Từ đó đem lại hiệu quảtrong công việc và tạo ra bước chuyển biến đưa công tác lưu trữ ngày càng đi vàonền nếp hơn.

Trên cơ sở Luật lưu trữ và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ của BộNội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Công ty đã xây dựng và ban hành vănbản quản lý công tác lưu trữ :

- Quy chế về công tác lưu trữ ban hành kè theo quyết định: 12/QĐ-HTLTngày 4 tháng 11 năm 2014

2.1.2 Quản lý phông lưu trữ của Công ty CP HT

Phông lưu của Công ty là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quátrình hoạt động của được lựa chọn, bảo quản trong kho lưu trữ

- Năm 2014- 2015 phông lưu trữ của Công ty CP Lưu trữ HT là: Công ty CPCông nghệ Lưu trữ- Số hóa tài liệu HT

2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu Khoa học công nghệ trong hoạt động lưu trữ

Công tác lưu trữ ngày nay đã trở thành một ngành khoa học độc lập có đốitượng nghiên cứu riêng Xuất phát từ cơ sở lý luận khoa học và những vấn đề thựctiễn do công tác lưu trữ đặt ra, việc tổ chức nghiên cứu khoa học trong hoạt độnglưu trữ ngày càng được quan tâm và đẩy mạnh

Trong những năm qua, do lĩnh vực hoạt động chính của công ty là về lưu trữnên công tác nghiên cứu khoa học trong hoạt động lưu trữ ở Công ty CP Lưu trữ

HT cũng đã được chú ý Tuy chưa có đề tài nghiên cứu khoa học về lưu trữ nhưngqua việc nghiên cứu lý luận và dựa trên những kinh nghiệm thực tế, các cán bộnhân viên lưu trữ của Công ty đã xây dựng được các bản hướng dẫn nghiệp vụ nhưhướng dẫn lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ; hướng dẫn phân loại, hệ thống hóa hồ sơ khichỉnh lý tài liệu Đó là những kết quả cụ thể, giúp cho công tác lưu trữ của Công tyhoạt động có hiệu quả hơn

Bên cạnh đó, việc ứng dụng các thành tựu khoa học trong hoạt động lưu trữcủa Công ty cũng đã được chú trọng Hiện nay Công ty đã ứng dụng các thành tựu

khoa học vào công tác lưu trữ như sử dụng hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

và phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ, Tất cả các hồ sơ lưu trữ được quản lý thốngnhất bằng phần mềm Nhờ ứng dụng phần mềm này, công tác lưu trữ được thựchiện nhanh chóng, hiệu quả và rất thuận tiện khi tra cứu, khai thác thông tin

2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ

Nhân tố con người có ý nghĩa quyết định trong mọi lĩnh vực cuộc sống Đó

là chủ thể của mọi sự sáng tạo, mọi nguồn của cải, vật chất, văn hóa của mỗi quốcgia, mỗi cơ quan và doanh nghiệp

Với ý nghĩa to lớn đó, công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên lưu trữđược lãnh đạo công ty hết sức quan tâm Để cán bộ, nhân viên lưu trữ nâng caonhận thức về nghiệp vụ, đồng thời nắm bắt kịp thời những quy định của Nhà nước

về công tác lưu trữ, hàng năm Công ty đều tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡngnghiệp vụ về công tác lưu trữ và cử cán bộ, nhân viên lưu trữ tham gia đầy đủ cáclớp tập huấn đó Đồng thời Công ty cũng tạo điều kiện để cán bộ, công chức, viênchức lưu trữ được tham gia các hoạt động phổ biến, tuyên truyền về luật lưu trữ,các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ tổ chức Ngoài giaCông ty lãnh đạo Công ty còn thường xuyên kiểm tra, giải quyết và xử lý cáctrường hợp cán bộ, nhân viên lưu trữ vi phạm quy chế

2.1.5 Hợp tác quốc tế về lưu trữ

Năm 2007, Việt Nam chính thức gia nhập WTO - tổ chức Thương mại thếgiới Đây là bước ngoặt lớn đối với đất nước Hòa nhập với xu thế chung của nướcnhà, ngành lưu trữ đã phát huy tốt kinh nghiệm và truyền thống, đưa hợp tác quốc

tế dần trở thành một trong những hoạt động không thể thiếu của công tác lưu trữ.Vấn đề hợp tác quốc tế về lưu trữ đã mang lại những lợi ích to lớn, nhằm trao đổithông tin và kinh nghiệm trong quản lý tài liệu lưu trữ

Qua những thành tựu và kết quả đạt được của ngành lưu trữ nước nhà, Công

ty HT đã biết kế thừa và vận dụng vào thực tế công tác lưu trữ của của Công tycũng là lĩnh vực hoạt động của mình như ứng dụng khoa học của hợp tác quốc tế

để nghiên cứu số hóa tài liệu và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Bên cạnh đó Công

ty cũng ứng dụng nghiên cứu khoa học vào chỉnh lý tài liệu và số hóa tài liệu ởmột số cơ quan nhà nước trong quá trình hoạt động của mình.

2.2 Hoạt động nghiệp vụ của công tác lưu trữ

2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ

Thu thập là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu cógiá trị để chuyển vào Lưu trữ Công ty

Bổ sung tài liệu được hiểu là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan đếnviệc xác định những tài liệu còn thiếu hoặc chưa hoàn chỉnh trong từng hồ sơ hoặctrong từng phông lưu trữ để tiến hành kiểm tra và bổ sung nhằm hoàn thiện phônglưu trữ công ty theo những quy định hiện hành của Nhà nước

Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ góp phần hoàn chỉnh, làm phong phúthêm thành phần, nội dung tài liệu vào lưu trữ công ty Đồng thời đưa vào các kholưu trữ những tài liệu có giá trị thực tiễn để bảo quản và đáp ứng nhu cầu khai thác

sử dụng tài liệu

Thu thập tài liệu lưu trữ là khâu đầu tiên và quan trọng trong công tác lưu trữ.Việc thu thập tài liệu được thực hiện tốt sẽ làm tiền đề cho các khâu nghiệp vụ tiếptheo Do vậy, đây là nhiệm vụ thường xuyên và liên tục của các lưu trữ

Nhiệm vụ của công tác lưu trữ khi thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ được

quy định tại Điều 4 Tổ chức, thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành

1 Tổ chức làm công tác lưu trữ:

Bộ phận Văn thư - Lưu trữ thuộc phòng Hành chính- Kế toán thực hiện nhiệm vụ

tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ của công ty

2 Nhiệm vụ của công tác lưu trữ:

a) Lập kế hoạch thu thập, giao nhận, khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ Mẫu văn bảnliên quan đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo hướng dẫn tại phụ lục của quy chế;

b) Phối hợp với các phòng ban ,cán bộ, nhân viên, xác định những loại hồ sơ, tàiliệu cần nộp lưu vào lưu trữ của công ty;

c) Hướng dẫn các phòng ban ,cán bộ, nhân viên chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập

“Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (Phụ lục I);

d) Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu;

đ) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệunộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu (Phụ lục II)

3 Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau:

a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc

b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ,tài liệu xây dựng cơ bản

4 Trường hợp các phòng ban, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạnnộp lưu để phục vụ công việc thì phải được Lãnh đạo Công ty đồng ý và phải lậpDanh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ công ty Thời gian giữ lại hồ sơ,tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu

Hình ảnh khối tài liệu nộp lưu của các các phòng ban (Xem phụ lục số 05, phần Phụ lục của Báo cáo) 2.2.2 Xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá tài liệu theo những nguyên tắc,phương pháp, tiêu chuẩn quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định nhữngtài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị

Công tác xác định giá trị tài liệu của Công ty CP HT hiện nay được thực hiệndựa trên các văn bản của các cơ quan quản lý công tác lưu trữ và của Công ty.Công ty đã quy định cụ thể về việc xác định giá trị tài tại Điều 6 - Quy chế côngtác Lưu trữ, ban hành kèm theo Quyết định số 12/QĐ-HTLT ngày 04/11/2014 củacông ty Lưu trữ HT

Trong đó, thủ tục xét duyệt việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được quy định nhưsau:

Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được các yêu cầu sau:

a) Xác định những tài liệu có giá trị cần được bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cầnbảo quản có thời hạn tính bằng năm cụ thể

b) Xác định nhũng tài liệu hết giá trị cần loại ra để tổ chức tiêu hủy

2 Thủ tục xét duyệt việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị quy định như sau:

a) Phòng ban có hồ sơ, tài liệu đề nghị tiêu hủy phải trình Trưởng phòng, Giám đốcxin ý kiến, hồ sơ xin tiêu hủy tài liệu, hồ sơ gồm:

- Tờ trình xin tiêu hủy tài liệu

- Bản thuyết minh tài liệu xin hủy

- Bản kê hồ sơ, tài liệu xin hủy

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu

b) Giám đốc, Trưởng phòng ký quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tàiliệu.

3 Hội đồng xác định giá trị tài liệu

a) Hội đồng xác định giá trị tài liệu có nhiệm vụ tư vấn cho Giám đốc, Trưởngphòng về:

- Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản

- Danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy

b) Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm:

- Giám đốc công ty : Chủ tịch Hội đồng

- Đại diện Lãnh đạo phòng ban có tài liệu: Ủy viên

- Nhân viên lưu trữ: Ủy viên kiêm thư ký

c) Phương thức làm việc của Hội đồng

- Thành viên Hội đồng nghiên cứu mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản, danhmục tài liệu hết giá trị và kiểm tra thực tế tài liệu đề nghị tiêu hủy (nếu cần)

- Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số

- Thông qua biên bản, đề nghị Giám đốc, Trưởng phòng xem xét, quyết định

Tuy nhiên, do nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu là một công việc tương đốikhó, đòi hỏi cán bộ, công chức, viên chức phải nắm chắc được thành phần, đặcđiểm ý nghĩa, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty và hiểu biết

về nghiệp vụ lưu trữ thì mới xác định được chính xác giá trị của tài liệu

Vì vậy, trên thực tế công tác xác định giá trị tài liệu của công ty không đượcthực hiện tốt, Hội đồng xác định giá trị chưa thực hiện tốt chức năng của mình,Mặt khác, việc xác định giá trị tài liệu cũng không được thực hiện tốt từ khâu lập

hồ sơ hiện hành của cán bộ chuyên môn nên dẫn đến tình trạng cộng tác viên hoặcsinh viên xác định sai, nhầm lẫn Từ đó làm thất thoát một số tài liệu có giá trị, ảnhhưởng đến quá trình giải quyết công việc của cán bộ chuyên môn

2.2.3 Chỉnh lý tài liệu

Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công

cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân

Chỉnh lý tài liệu nhằm mục đích sắp xếp khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cáchkhoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử

dụng tài liệu Đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, qua đó gópphần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng, trang thiết bị và phương tiện bảo quản.Công ty CP Lưu trữ HT là một trong những công ty đi đầu trong lĩnh vực lưutrữ và số hóa tài liệu nên tài liệu chủ yếu phục vụ cho công tác lưu trữ và số hóa tàiliệu cho các cơ quan nhà nước và tài liệu phục vụ cho hoạt động quản lý cuả công

ty Do đó, trong những năm gần đây công tác lưu trữ đã được lãnh đạo công ty rấtquan tâm và chú trọng Công tác này được công ty quy định cụ thể tại Điều 5 - Quychế công tác Lưu trữ, ban hành kèm theo Quyết định số 12/QĐ-HTLT ngày04/11/2014 của công ty

Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu sau:

- Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh

- Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu đã được chỉnh lý để đưa vàokho

- Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu

-Lập các công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, tài liệu; cơ sở dữ liệu và công cụtra cứu khác để phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng

- Lập danh mục hồ sơ, tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy

Các bước tiến hành chỉnh lý được thực hiện theo Quyết định số VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục Văn thư, Lưu trữ nhà nước về việcban hành quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo TCVN ISO 9001:2000

128/QĐ-Song song với đó, những năm gần đây Lãnh đạo công ty đã đầu tư kinh phí và

đề xuất phòng lưu trữ- số hóa tài liệu về chỉnh lý khối tài liệu còn tồn đọng và muasắm trang thiết bị, phương tiện để bảo quản tài liệu… Điều này đã phần nào khắcphục được tình trạng tài liệu bị chất đống từ những năm trước

Loại hình tài liệu lưu trữ tại công ty chủ yếu là tài liệu hành chính và kế toán.Hiện nay kho lưu trữ hiện hành của công ty đang bảo quản tài liệu của công ty,cácphòng ban trực thuộc.

Nội dung tài liệu:

Tài liệu về hành chính

Tài liệu về kế toán;

Tài liệu về kế hoạch- kinh doanh;

Tài liệu về lưu trữ và số hóa tài liệu;

Qua khảo sát khối tài liệu của công ty, em được biết công ty đã tiến hànhchỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu từ năm 2012 đến năm 2013, với khối lượng đưa rachỉnh lý là12mét ;

Tài liệu sau khi chỉnh lý được đưa vào các cặp, hộp và được hệ thống hóa theophương án phân loại khoa học phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng của Cán bộ,nhân viên trong công ty và

Có thể nói công tác lưu trữ hiện hành ở công ty Lưu trữu HT được thực hiệnkhá tốt Tuy nhiên vẫn có một số tồn tại như: tài liệu trước khi chỉnh lý còn trongtình trạng rời lẻ, chưa được lập hồ sơ Tài liệu từ năm 2014 chưa được lập hồ sơ vàchỉnh lý

2.2.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ

Thống kê là một hoạt động tất yếu, là mắt xích quan trọng trong công tác lưutrữ và việc xây dựng công cụ tra tìm tài liệu cũng vô cùng quan trọng vì mục đíchcuối cùng của công tác lưu trữ là đem tài liệu ra khai thác phục vụ những yêu cầukhác nhau của đời sống xã hội

Để phục vụ yêu cầu khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả đượcnhanh chóng, chính xác thì công ty cần thống kê khoa học tài liệu lưu trữ và xâydựng các công cụ tra cứu phù hợp

Khi thống kê phải đảm bảo các yêu cầu cụ thể, chính xác và kịp thời Cáccông cụ thống kê bao gồm: thống kê bằng công cụ truyền thống (sổ nhập tài liệu,

sổ xuất tài liệu, sổ thống kê phông lưu trữ, mục lục hồ sơ, sổ đăng ký mục lục hồsơ); và thống kê bằng công cụ hiện đại (cơ sở dữ liệu)