MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯLƯU TRỮ TỈNH LÀO CAI 4 1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư Lưu trữ 4 1.1. Lịch sử hình thành 4 1.2. Chức năng 4 1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn 5 1.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy và biên chế 6 2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan. 7 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ 11 2.1. Hoạt động quản lý 11 2.1.1 Tuyên truyền, phổ biến, xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo, quy định về công tác Văn thư Lưu trữ. 11 2.1.2. Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ. 14 2.1.3. Thanh tra, kiểm tra 14 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 16 2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ. 16 2.2.2. Xác định giá trị tài liệu. 17 2.2.3. Chỉnh lý tài liệu 18 2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 19 2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ 20 2.2.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 21 2.2.7. Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ 22 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CHI CỤC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ. 24 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 24 3.1.1. Về công tác văn thư 24 3.1.2.Về công tác lưu trữ 25 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ 25 3.3 Một số khuyến nghị 26 C. PHẦN KẾT LUẬN 28 D. PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC D PHỤ LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU .1 B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TỈNH LÀO CAI Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ 1.1 Lịch sử hình thành .4 1.2 Chức 1.3 Nhiệm vụ quyền hạn 1.1.4 Cơ cấu tổ chức máy biên chế Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ quan .7 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ 11 2.1 Hoạt động quản lý .11 2.1.1 Tuyên truyền, phổ biến, xây dựng, ban hành văn đạo, quy định công tác Văn thư - Lưu trữ 11 2.1.2 Đào tạo, bồi dưỡng nhân làm công tác văn thư - lưu trữ 14 2.1.3 Thanh tra, kiểm tra 14 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 16 2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 16 2.2.2 Xác định giá trị tài liệu 17 2.2.3 Chỉnh lý tài liệu 18 2.2.4 Thống kê xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 19 2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 20 2.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 21 2.2.7 Ứng dụng công nghệ thông tin lưu trữ 22 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI 24 Sinh viên: Lương Khánh Hà Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHI CỤC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ .24 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt 24 3.1.1 Về công tác văn thư .24 3.1.2.Về công tác lưu trữ 25 3.2Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ 25 3.3 Một số khuyến nghị 26 C PHẦN KẾT LUẬN 28 D PHỤ LỤC 29 D PHỤ LỤC Sinh viên: Lương Khánh Hà Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A PHẦN MỞ ĐẦU Công tác văn thư, lưu trữ mặt hoạt động máy quản lý, gắn liền với hoạt động quan, tổ chức có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công việc quan, tổ chức Làm tốt công tác văn thư góp phần đảm bảo đủ thông tin cho hoạt động quản lý quan, giữ gìn đầy đủ chứng pháp lý, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác quản lý quan tạo tiền đề cho việc làm tốt công tác lưu trữ Việc tổ chức tốt công tác lưu trữ giúp quan, tổ chức lưu giữ đầy đủ cung cấp kịp thời thông tin cần thiết cho lãnh đạo cán trình thực công việc; đồng thời giúp cho quan, tổ chức việc khai thác thông tin tài liệu để giáo dục truyền thống cho hệ cán quan, tổng kết hoạt động rút học kinh nghiệm bổ ích quản lý, sản xuất, kinh doanh Cùng với phát triển máy nhà nước qua thời kỳ, thực tế công tác Văn thư - Lưu trữ quan ngày củng cố, giai đoạn hội nhập quốc tế Các khâu nghiệp vụ công tác quy định cách cụ thể Công tác Văn thư - Lưu trữ góp phần quan trọng vào công xây dựng bảo vệ tổ quốc, giữ gìn bí mật an ninh quốc gia, sở để cung cấp thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu lịch sử quý báu để giáo dục truyền thống cho hệ hôm mai sau Cũng điều mà công tác Văn thư - Lưu trữ quan, đơn vị, tổ chức ngày cần quan tâm Đặc biệt quan thực quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai quan có tính chất đặc thù công tác Văn thư - Lưu trữ, goài thực công tác văn thư, lưu trữ quan thực chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ địa bàn toàn tỉnh Như vậy, công tác Văn thư Lưu trữ quan tâm trọng Đặc biệt, quy trình nghiệp vụ chuyên môn đòi hỏi trình độ cao Đó sở để chọn Chi cục nơi thực tập, giúp thân rút ngắn khoảng cách lý luận thực tiễn, rèn luyện kỹ nghiệp vụ, nâng cao kiến thức chuyên ngành Sinh viên: Lương Khánh Hà Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội để đảm nhiệm tốt công việc cán văn thư - lưu trữ sau Được đồng ý lãnh đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai , tiếp nhận thực tập quan từ ngày 11 tháng đến hết ngày 19 tháng năm 2016 Đợt thực tập giúp hiểu rõ thực tiễn công tác Văn thư, Lưu trữ quan Chi cục Văn thư - Lưu trữ; tạo hội chủ động, độc lập trình quan sát, nhận xét, đánh giá nội dung công tác Văn thư, Lưu trữ quan Không giúp nâng cao ý thức, trách nhiệm thời gian trường để làm việc tới Dưới giúp đỡ thầy cô giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ trường Đại học Nội vụ nhận hướng dẫn nhiệt tình bác, cô, chú, anh, chị quan, đợt thực tập, đúc kết kinh nghiệm thực tế để bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn mình, giúp nhận thức rõ ràng công tác văn thư, lưu trữ nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ phát triển đất nước Đợt thực tập giúp nhận thiếu sót khâu nghiệp vụ chuyên môn, thiếu kinh nghiệm thao tác, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, từ rút kinh nghiệm, khắc phục lỗ hổng kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết không đáp ứng đủ Có thể nói, sau trình thực tập quan, nắm vững kiến thức hơn, phục vụ cho trình học tập trường, hoàn thiện thiếu sót Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế tìm hiểu thực trạng công tác Lưu trữ so sánh đối chiếu kiến thức lý thuyết trang bị trường với thực tiễn quan Báo cáo gồm 03 chương: Chương 1: Giới thiệu vài nét Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai Chương 2: Thực trạng công tác Lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai Chương 3: Báo cáo kết thực tập chi cục, tổ chức đề xuất, khuyến nghị Trong trình thực tập thực trình tự, đầy đủ nội dung Sinh viên: Lương Khánh Hà Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mà Nhà trường yêu cầu thực báo cáo Qua báo cáo cho phép gửi lời cảm ơn sâu sắc đến toàn thể thầy giáo, cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà nội đặc biệt thầy giáo cô giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ truyền đạt cho kiến thức qua giảng Để hoàn thành nội dung trên, kiến thức học, nhận giúp đỡ, quan tâm nhiệt tình, tạo điều kiện thuận lợi Lãnh đạo Chi cục toàn thể cán bộ, công chức, viên chức quan Đặc biệt giúp đỡ nhiệt tình cán văn thư lưu trữ Tuy nhiên kiến thức hạn chế, nên trình làm báo cáo thiếu sót hay chưa đầy đủ nội dung theo yêu cầu nhà trường Kính mong quý Thầy Cô quan tâm, tạo điều kiện giúp đỡ Tôi xin chân thành cảm ơn ! Lào Cai, ngày… tháng năm 2016 Sinh viên Lương Khánh Hà Sinh viên: Lương Khánh Hà Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TỈNH LÀO CAI Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ 1.1 Lịch sử hình thành Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai thành lập ngày 19 tháng 11 năm 2010 theo Quyết định số 3325/QĐ-UBND UBND tỉnh Lào Cai, sở hợp Phòng quản lý Văn thư - Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ tỉnh (theo hướng dẫn Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ UBND cấp) Tên gọi thức: Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai 1.2 Chức Căn Quyết định số 04/2016/QĐ-UBND ngày 15/01/2016 UBND tỉnh Lào Cai việc ban hành Quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu giúp UBND tỉnh thực chức quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ tỉnh; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh thực hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác Sở Nội vụ, đồng thời chịu hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ Chi cục Văn thư - Lưu trữ có tư cách pháp nhân, phép mở tài khoản sử dụng dấu riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động ngân sách Nhà nước cấp theo quy định pháp luật Trụ sở Chi cục Văn thư - Lưu trữ đặt thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai Sinh viên: Lương Khánh Hà Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.3 Nhiệm vụ quyền hạn Tham mưu, giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực nhiệm vụ sau: a) Tham mưu cho UBND tỉnh ban hành hướng dẫn thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật; b) Tham mưu cho UBND tỉnh công tác quản lý lưu trữ thông tin số quan, đơn vị nhà nước địa bàn tỉnh theo quy định pháp luật; c) Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị Lưu trữ lịch sử tỉnh, định hủy tài liệu hết gía trị Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật; d) Thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy Lưu trữ quan quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; định việc hủy tài liệu có thông tin trùng lặp Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật; đ) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; e) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ; g) Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ; giải theo thẩm quyền báo cáo cấp có thẩm quyền xtôi xét giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật văn thư, lưu trữ; h) Thực công tác báo cáo, thống kê văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật; i) Thực nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử tỉnh, gồm: - Trình cấp có thẩm quyền ban hành Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; - Hướng dẫn quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; - Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ, phục chế, bảo hiểm, bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu Sinh viên: Lương Khánh Hà Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trữ theo quy định pháp luật; k) Cấp, cấp lại, thu hồi chứng hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ điều kiện theo quy định pháp luật; l) Thực hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật Quản lý tổ chức, máy, biên chế, tài chính, tài sản giao; thực chế độ, sách cán bộ, công chức Chi cục theo quy định pháp luật; Thực nhiệm vụ khác Giám đốc Sở Nội vụ giao quan có thẩm quyền giao theo quy định pháp luật 1.1.4 Cơ cấu tổ chức máy biên chế Lãnh đạo Chi cục: - Chi cục Văn thư - Lưu trữ có Chi cục trưởng 02 Phó Chi cục trưởng; - Chi cục Trưởng người đứng đầu Chi cục Văn thư - Lưu trữ, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội Vụ trước pháp luật thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Chi cục Văn thư - Lưu trữ; thực chức trách nhiệm vụ Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - lưu trữ theo quy định pháp luật; - Phó Chi cục trưởng người giúp Chi cục trưởng phụ trách, theo dõi, đạo số mặt công tác Chi cục; chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng trước pháp luật công tác phân công Khi Chi cục trưởng vắng mặt, Phó Chi cục trưởng Chi cục trưởng ủy nhiệm điều hành hoạt động Chi cục Văn thư - lưu trữ - Việc điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, cho từ chức, nghỉ hưu thực chế độ, sách khác Chi cục trưởng, Phó chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực theo quy định pháp luật phân cấp Ủy ban nhân dân tỉnh Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ đơn vị trực thuộc: - Phòng Hành - Tổng hợp; - Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ; - Trung tâm Lưu trữ lịch sử Biên chế Sinh viên: Lương Khánh Hà Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Biên chế Chi cục Văn thư - Lưu trữ nằm tổng biên chế Sở Nội vụ UBND tỉnh giao sở Đề án vị trí việc làm theo đề nghị Giám đốc Sở Nội vụ Năm 2015, biên chế Chi cục Văn thư - Lưu trữ giao 17 biên chế (trong có 07 biên chế công chức, 10 biên chế viên chức) Việc tuyển dụng công chức, viên chức thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tuân thủ theo quy định tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật * Sơ đồ máy tổ chức Chi cục: CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH LÀO CAI Chi cục trưởng ( 02 Phó Chi cục trưởng) Các phòng chức Phòng Hành - Tổng hợp Trung tâm lưu trữ Phòng Quản lý Văn thư- lưu trữ Thu thập, chỉnh lý Bảo quản khai thác Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ quan Chi cục Văn thư- Lưu trữ Phòng phận Văn thư riêng, mà bố trí 01 cán thuộc Phòng Hành - Tổng hợp làm văn thư kiêm lưu trữ Sinh viên: Lương Khánh Hà Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phòng Hành - Tổng hợp tổ chức thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ, có chức tham mưu giúp Chi cục trưởng tổ chức, đạo hoạt động chung Chi cục Theo dõi, thực thông tin, tổng hợp; điều phối việc thực chương trình, kế hoạch công tác hoạt động chung Chi cục; theo dõi công tác thi đua, khen thưởng, hành chính, quản trị, tài vụ Tham mưu giúp Chi cục trưởng nội dung cụ thể: Xây dựng báo cáo định kỳ, chuyên đề đột xuất Chi cục; đạo công tác văn thư, lưu trữ Tổ chức xây dựng, áp dụng, trì cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý quan Tổ chức họp giao ban quan, hội nghị sơ kết, tổng kết năm, hội nghị chuyên đề ; ghi biên bản, lập quản lý hồ sơ hội nghị, họp; đảm bảo vệ sinh, cảnh quan môi trường quan; công tác ANTT, PCCC Xây dựng tổ chức thực nội quy, quy chế Chi cục, cụ thể; +) Công tác hành chính, văn thư: - Thực công tác văn thư Chi cục kịp thời, thực tốt việc tiếp nhận xử lý văn đến vả gửi phạm vi quyền hạn - Thực tốt công tác bảo mật theo quy định Nhà nước Chi cục - Quản lý sử dụng mục đích loại dấu Chi cục - Thực in ấn, chụp văn tài liệu phục vụ cho công tác hội nghị - Theo dõi giấy giới thiệu, công lệnh, giao nhận bưu phẩm, chuyển văn đến Phòng, Trung tâm theo yêu cầu Chi cục trưởng - Quản lý theo dõi phục vụ công tác cung ứng văn phòng phẩm cho Phòng, Trung tâm Chi cục - Quản lý phương tiện nghe nhìn để phục vụ hội nghị, tập huấn Chi cục đơn vị - Phục vụ nước uống, vệ sinh thường xuyên Chi cục - Công tác thủ quỹ thực theo quy định lĩnh vực tài - Tham gia công tác số hóa tài liệu lưu trữ Sinh viên: Lương Khánh Hà Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội an toàn tài liệu lưu trữ Trong thời gian thực tập đây, qua tìm hiểu thấy đối tượng thống kê Chi cục chủ yếu thống kê tài liệu lưu trữ, thống kê công cụ tra tìm (chủ yếu mục lục hồ sơ), thống kê phương tiện bảo quản tài liệu, Sổ sách thống kê thực theo mẫu quy định sẵn Sổ nhập tài liệu lưu trữ: Thực theo định số 02/QĐ-QHTK ngày 12/01/1990 cục Văn thư lưu trữ nhà nước Sổ dùng để thống kê tình hình nhập tài liệu vào kho lưu trữ Đơn vị thống kê tài liệu vào sổ nhập mét giá, hồ sơ, bó, cặp hộp Sổ thống kê lưu trữ: Sổ dùng để thống kê số lượng phông lưu trữ cho kho, cố định trật tự xếp phông lưu trữ kho để phản ánh tình hình tài liệu kho Đối tượng thống kê sổ phông lưu trữ bảo quản kho Mục lục hồ sơ công cụ tra cứu kho lưu trữ Chi cục, dùng để thống kê hồ sơ, cố định trật tự hồ sơ theo phương án hệ thống hóa phản ánh thành phần, nội dụng hồ sơ phông lưu trữ Qua mục lục hồ sơ giới thiệu cho độc giả thành phần nội dung tài liệu bảo quản kho lưu trữ, dẫn địa hồ sơ, thống kê số lượng hồ sơ có kho lưu trữ cố định trật tự hồ sơ hệ thống hóa Hiện Chi cục kết hợp sử dụng công nghệ đại sử dụng phần mềm tin học quản lý hồ sơ lưu trữ Chi cục Tuy nhiên,việc sử dụng công cụ để tra tìm phục vụ khai thác phải tiến hành đồng thời tra cứu sổ mục lục hồ sơ 2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ Đây công tác sử dụng biện pháp khoa học kĩ thuật để kéo dài tuổi thọ đảm bảo an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Tài liệu chỉnh lý xong mà không bảo quản tốt làm ảnh hưởng đến giá trị tài liệu, gây khó khăn nhu cầu khai thác độc giả Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ quan cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản phải đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải giao nộp vào Lưu trữ quan Sinh viên: Lương Khánh Hà 20 Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tập trung bảo quản kho lưu trữ Kho lưu trữ phải trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu Trưởng phòng Hành Chính - Tổng hợp có trách nhiệm đạo thực quy định bảo quản tài liệu lưu trữ, bố trí kho theo tiêu chuẩn quy định, thực biện pháp phòng chống cháy nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ, trì chế độ bảo quản phù hợp với loại tài liệu lưu trữ Cán văn thư, lưu trữ có trách nhiệm: bố trí, xếp khoa học tài liệu lưu trữ, hồ sơ, tài liệu kho để hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có kho để nắm bắt số lượng, chất lượng tài liệu lưu trữ Trong trình thực tập Chi cục, thấy tài liệu kho xếp gọn gàng, khoa học, sẽ; định kỳ phun thuốc chống mối mọt, vệ sinh Công tác phòng cháy chữa cháy(PCCC) phòng chống cháy nổ (PCCN), an toàn mùa mưa bão thực thường xuyên; thiết bị thường xuyên kiểm tra, rà soát, bổ sung, thay kịp thời Tổ chức lớp tập huấn PCCC cho toàn thể cán viên chức Chi cục Tuy nhiên kho lưu trữ tỉnh kho tạm nên diện tích không đủ để xếp giá tài liệu, nguy an toàn, mối mọt, tác động thời tiết ảnh hưởng lớn đến tuổi thọ tài liệu lưu trữ, phòng ban thuộc huyện/thành phố thiếu diện tích bố trí phòng(kho) bảo quản tài liệu, thiếu thiết bị bảo quản theo quy định Hiện nay, Chi cục chuẩn bị chuyển sang trụ sở mới, đầu tư xây dựng Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Kho xây dựng khang trang, đầu tư trang thiết bị đại đảm bảo an toàn cho tài liệu 2.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trình tổ chức khai thác thông tin phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử yêu cầu nghiên cứu giải nhiệm vụ hành quan, tổ chức, cá nhân Đây công tác quan trọng mục tiêu cuối công tác lưu trữ Sinh viên: Lương Khánh Hà 21 Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Giám đốc trung tâm lưu trữ tham mưu với lãnh đạo Chi cục trình UBND tỉnh ký ban hành Quyết định phân cấp thẩm quyền khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Lào Cai thay Quyết định số 897/QĐUBND ngày 13/4/2009 UBND tỉnh Lào Cai việc phân cấp thẩm quyền khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ tỉnh Lào Cai; Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ thực theo quy định quy trình ISO; hình thức khai thác sử dụng tài liệu chủ yếu cung cấp công chứng, photo khai thác tài liệu chỗ, với công cụ tra tìm 58 mục lục hồ sơ, phần mềm ứng dụng dự án số hóa tài liệu lưu trữ mang lại nhiều tiện ích cho việc quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, đồng thời góp phần vào việc bảo quản hồ sơ, tài liệu khoa học, an toàn Công tác phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ thực tốt Việc chứng thực tài liệu, công chứng tài liệu thực quy định Năm 2015 có 100 lượt cá nhân, tổ chức đến khai thác, tra cứu * Đối tượng thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Tất cán bộ, công chức, viên chức trong, quan cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích công vụ nhu cầu riêng đáng Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Chi cục quy định sau: +) Đối với công chức, viên chức có yêu cầu xin khai thác tài liệu Kho Lưu trữ quan Chi cục phải có giấy đề nghị phải Lãnh đạo Chi cục trưởng phòng Hành - Tổng hợp đồng ý +) Cán công chức, viên chức có yêu cầu khai thác tài liệu Kho Lưu trữ lịch sử mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu, phải đồng ý lãnh đạo Chi cục, Lãnh đạo Sở Nội vụ, Chủ tịch UBND tỉnh theo quy định phân cấp thẩm quyền khai thác tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh 2.2.7 Ứng dụng công nghệ thông tin lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh triển khai ứng dụng Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ; 100% CCVC Chi cục đào tạo kỹ vận hành phần Sinh viên: Lương Khánh Hà 22 Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mềm quản lý tài liệu lưu trữ Quy trình số hóa tài liệu, sử dụng hộp thư điện tử tỉnh, cổng thông tin nội để phục vụ trao đổi, xử lý công việc hàng ngày Hệ thống máy tính phục vụ chuyên môn phòng chức kết nối mạng Internet Hệ thống mạng LAN, máy trạm cài đặt Phần mềm Quản lý tài liệu liệu lưu trữ gắn với thiết bị số hóa tài liệu đầu tư Trung tâm Lưu trữ Đến hết năm 2014 Trung tâm lưu trữ số hóa hồ sơ tài liệu 69 phông lưu trữ bảo quản Kho lưu trữ lịch sử tỉnh (tương ứng 8000 hồ sơ, tài liệu); góp phần đảm bảo an toàn tài liệu liệu điện tử song song với hình thức bảo quản tài liệu giấy, đồng thời giúp cho việc tra cứu nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm chi phí Sinh viên: Lương Khánh Hà 23 Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CHI CỤC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt Trong thời gian thực tập Chi cục, dẫn giúp đỡ nhiệt tình cán quan, hoàn thành đợt thực tập với nội dung sau: 3.1.1 Về công tác văn thư Tôi tham gia thực trực tiếp nghiệp vụ văn thư như: bóc bì, phân loại văn đến, đăng ký văn đi, đến, vào “ Sổ đăng ký văn đi” “Sổ đăng ký văn đến”, chuyển giao văn đến, phát hành văn đi, thực hành đóng loại dấu… Tất văn Chi cục Văn thư - Lưu trữ, sau có chữ ký Thủ trưởng quan đăng kí vào “Sổ đăng ký văn đi” quan, văn đăng ký rõ ràng, xác Văn sau kiểm tra thể thức, ghi số, ký hiệu ngày tháng năm lên văn tiến hành đăng ký, sổ văn đăng ký theo năm theo tên loại văn Do số lượng văn hình thành năm Chi cục nên lập sổ là: “Sổ đăng ký văn đi” “Sổ đăng ký văn mật đi” Mẫu sổ “Đăng ký văn đi” “Sổ đăng ký văn mật đi” Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực theo quy định Phụ lục số VII, Thông tư 07/2012/TT-BNVcủa Bộ Nội vụ Sau làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Trong công tác quản lý văn đến: Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn đến Đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến Đối với bì có ghi đích danh tên cá nhân, văn thư quan có trách nhiệm chuyển trực tiếp đến người có tên ghi bì Việc thực quy trình đăng ký văn đến quan thực tuân theo quy định Sinh viên: Lương Khánh Hà 24 Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.1.2.Về công tác lưu trữ Trong thời gian thực tập thực hành nghiệp vụ công tác lưu trữ như: Lập hồ sơ công việc, chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, hệ thống hóa, xếp tài liệu, vệ sinh lại kho tàng, giá tủ để chuẩn bị cho công tác di dời sang kho Dưới hướng dẫn cán làm công tác văn thư, lưu trữ Chi cục thực hành phần mềm quản lý hồ sơ công việc Phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Ngoài làm quen với công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ, thực quy trình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan Lưu trữ lịch sử tỉnh tỉnh Công việc yêu cầu phải nắm rõ đối tượng thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Qua thời gian thực tập Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh thấy Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai thời gian qua thực tốt nhiệm vụ tham mưu cho Sở Nội vụ, UBND tỉnh quản lý nhà nước công tác văn thư lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh, nghiệp vụ công tác lưu trữ kho Lưu trữ quan Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh thực theo quy trình quy định Việc ứng dụng phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hiệu cao Bên cạnh kết đạt được, công tác lưu trữ Chi cục số hạn chế: + Biên chế giao cho Chi cục Văn thư - Lưu trữ nhiệm vụ thu thập tài liệu quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh nặng nề ( tổng số 331 quan, tổ chức 77 quan, tổ chức cấp tỉnh; 254 quan, tổ chức cấp huyện ) Một số quy định hành chế độ chi có tính đặc thù (như độc hại , bồi dưỡng vật) cho công chức, viên chức lưu trữ thấp + Cơ sở vật chất Chi cục gặp nhiều khó khăn Trụ sở làm việc kho bảo quản tài liệu tạm chưa có Kho lưu trữ chuyên dụng nên diện tích Sinh viên: Lương Khánh Hà 25 Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội không đủ xếp giá tài liệu cửa kho kính nên ảnh hưởng lớn đến tuổi thọ tài liệu Hiện Kho xây dựng trang thiết bị chưa đầu tư đồng + Việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Chi cục Văn thư - Lưu trữ hạn chế, chưa tổ chức hình thức triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ Để nâng cao chất lượng, hiệu công tác lưu trữ Chi cục thời gian tới mạnh dạn đề xuất số giải pháp sau: Giải pháp 1: Tăng cường bổ sung biên chế cho Chi cục Văn thư - Lưu trữ, thường xuyên mở lớp tập huấn nghiệp vụ công tác lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức Chi cục, sở, ban ngành, huyện, thành phố địa bàn tỉnh Giải pháp 2: Đầu tư kinh phí lắp đặt trang thiết bị cho Kho lưu trữ chuyên dụng Quan tâm thực chế độ, sách cán bộ, công chức viên chức Chi cục đảm bảo khuyến khích động viên cán yên tâm công tác, gắn bó với nghề Giải pháp 3: Đổi mới, áp dụng nhiều hình thức khai thác, sử dụng phát huy giá trị tài liệu Chi cục như: thành lập website riêng, công bố, trưng bày, triển lãm tài liệu bảo quản Chi cục 3.3 Một số khuyến nghị * Đối với quan, tổ chức Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến văn hành quy định công tác văn thư, lưu trữ Không ngừng quan tâm đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho tất công chức, viên chức quan đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ giao Tăng cường ứng dụng công nghệ - thông tin công tác lưu trữ, triển khai phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử đến sở, ngành, huyện, thành phố địa bàn tỉnh * Đối với Bộ môn Văn thư -Lưu trữ, Khoa, Trường Trường Đại học Nội vụ với giúp đỡ giảng dạy nhiệt tình thầy, cô giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ nói riêng thầy cô Trường, đào tạo Sinh viên: Lương Khánh Hà 26 Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cho nhiều hệ làm công tác văn thư lưu trữ, với kiến thức chuyên môn nghiệp vụ vững vàng Tuy vậy, xin có ý kiến cá nhân để chất lượng giảng dạy nhà trường nâng cao hơn: Trong trình học tập nhà trường nên tổ chức cho sinh viên nhiều buổi ngoại khóa, thực tế công tác văn thư lưu trữ quan, thăm quan Trung tâm Lưu trữ quốc gia, để sinh viên vừa học lý thuyết, vừa ứng dụng lý thuyết vào thực tiễn, mở rộng kiến thức, tích lũy kinh nghiệp để phục vụ tốt cho công việc sau Nhà trường cần phải tăng cường kiểm tra giám sát sinh viên trình sinh viên thực tập thực tế quan Trên số đề xuất, khuyến nghị riêng tham gia công tác Văn thư - Lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Do chưa có kinh nghiệm thực tế sinh viên giai đoạn thực tập nên nhận xét giải pháp khía cạnh nhỏ, chưa sâu chưa khái quát hết được, mà báo cáo không tránh khỏi thiếu sót, kính mong thầy cô giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Lãnh đạo công chức, viên chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai đóng góp ý kiến để báo cáo hoàn thiện Sinh viên: Lương Khánh Hà 27 Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C PHẦN KẾT LUẬN Sau thời gian thực tập, khảo sát công tác Văn thư - Lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai giúp có nhìn khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan chuyên môn địa phương Do hạn chế thời gian hiểu biết thân, chưa có điều kiện để tìm hiểu sâu mảng vấn đề cụ thể Song qua bước đầu hiểu nội dung công tác văn thư lưu trữ, khoảng thời gian thực tập giúp cho có nhìn khái quát, khách quan nghề nghiệp, có vận dụng lý thuyết với thực hành công việc; qua có so sánh, đối chiếu điểm khác biệt lý luận với thực tiễn, bổ sung vào vốn kiến thức tiếp thu nhà trường thân Đây hội để làm quen với môi trường làm việc nơi công sở với người quan trọng học hỏi cách ứng xử môi trường với nhiều mối quan hệ Đợt thực tập giúp tích lũy nhiều học bổ ích từ thực tế công việc, thực hành khâu nghiệp vụ liên quan đến ngành học; rèn luyện kỹ để phục vụ cho trình học tập, hành trang giúp sau Qua hiểu phần công việc mà sau làm gắn bó Cuối xin gửi lời cảm ơn chân thành tới quý Thầy (Cô) Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặc biệt Thầy (Cô) Khoa Văn thư - Lưu trữ hướng dẫn, bảo, giúp đỡ cho kiến thức tảng tốt để hoàn thành xuất sắc đợt thực tập Tôi xin gửi tới Ban lãnh đạo toàn thể cán bộ, công chức, viên chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai tạo điều kiện để hoàn thành tốt đợt thực tập Trong tình thực tập thực báo cáo không tránh khỏi thiếu sót, mong thầy cô nhận xét đóng góp ý kiến để báo cáo hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên: Lương Khánh Hà 28 Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội D PHỤ LỤC Tài liệu tham khảo Các văn đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ Quyết định số 3325/QĐ0UBND ngày 19/11/2010 UBND tỉnh Lào Cai việc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai; Quyết định số 04/2016/QĐ-UBND ngày 15/01/2016 UBND tỉnh Lào Cai việc ban hành Quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai ( thay Quyết định số 40/2010/QĐ-UBND ngày 19/11/2011 UBND tỉnh Lào Cai việc ban hành quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai); 3.Quyết định số 25/QĐ-CCVTLT ngày 28/02/2011 Chi cục cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào cai việc ban hành quy chế Công tác Văn thư Lưu trữ Chi cục cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai; Quyết định số 09/QĐ-SNV ngày 04/03/2011 Sở Nội vụ tỉnh Lào cai việc ban hành Quy chế làm việc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai; Quyết định số 29/2011/QĐ-UBND ngày 14/10/2011 UBND tỉnh Lào Cai việc ban hành quy định vê công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh Lào Cai; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; Sinh viên: Lương Khánh Hà Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hình ảnh Phòng Hành chính- Tổng hợp nhìn từ bên Sinh viên: Lương Khánh Hà Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bố trí bên phòng làm việc phận văn thư Trung tâm lưu trữ thuộc Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Lào Cai Sinh viên: Lương Khánh Hà Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bố trí bên nơi làm việc công chức, viên chức Trung tâm lưu trữ Sinh viên: Lương Khánh Hà Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Kho lưu trữ Chi cục, nơi bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử cấp tỉnh Sinh viên: Lương Khánh Hà Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cô Hoàng Thị Thanh Thu- Chi cục trưởng giới thiệu máy chủ hệ thống số hóa Trụ sở Chi cục, dự kiến quan chuyển đến nơi làm việc quý II năm 2016 Sinh viên: Lương Khánh Hà Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A