Công tác lưu trữ và quản trị văn phòng ở Phòng Nội vụ thuộc UBND huyện Thống Nhất tỉnh Đồng Nai

Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành Lớp: Lưu trữ- QTVP PHẦN I: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TẾ Tìm hiểu trình hình thành, hoạt động Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thống Nhất tỉnh Đồng Nai ; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thống Nhất tỉnh Đồng Nai 1.1 Quá trình hình thành, hoạt động Ủy ban nhân dân huyện Thống Nhất tỉnh Đồng Nai  Huyện Thống Nhất Huyện Thống Nhất thức vào hoạt động từ ngày 01/01/2004 theo nghị định số 97/2003/NĐ-CP ngày 21/8/2003 Chính phủ, đến sau 12 năm xây dựng phát triển, tình hình kinh tế, xã hội có nhiều chuyển biến tích cực, diện mạo huyện có nhiều thay đổi quan trọng Huyện Thống Nhất có 10 đơn vị hành với tổng diện tích đất tự nhiên 24.717,93 ha; dân số 161.500 người Có tuyến đường giao thông huyết mạch Quốc lộ1A qua dài 9,3km Quốc Lộ 20 dài 17,3km; có tuyến Tỉnh lộ 769 dài 15,3km, tuyến đường sắt Bắc – Nam chạy song song với quốc lộ 1A dài 9,0km Nút giao thông Ngã tư Dầu Giây điểm tiếp nối tỉnh miền Bắc, miền Nam Tây Nguyên nơi có lưu lượng phương tiện tham gia giao thơng cao Đặt biệt, Tuyến Quốc Lộ 1A điểm nút giao thông với đường Cao tốc Thành phố Hồ Chí Minh – Long Thành – Dầu Giây – Đà Lạt dài 19km  Phòng Nội vụ UBND Huyện Thống Nhất, tỉnh Đồng Nai - Phòng Nội vụ (trước phòng Nội vụ- Lao động Thương binh xã hội ) thành lập theo Quyết định 34/2008/QĐ- UBND ngày 28/4/ 2008 UBND tỉnh Đồng Nai, thức vào hoạt động từ ngày 01/5/2008 - Sau chia tách thành lập Phòng mới, nhiều khó khăn sở vật chất, số cán bộ, cơng chức chưa có trang thiết bị làm việc Nhưng quan tâm lãnh đạo, đạo Thường trực Huyện ủy, UBND huyện, hỗ trợ Ban thuộc Huyện ủy, phối hợp chặc chẽ quan, ban ngành, đoàn thể; ủng hộ nhiệt tình hướng dẫn Sở, Ban ngành tỉnh đặc biệt Sở Nội vụ tỉnh Phịng hồn thành tốt nhiệm vụ tham mưu SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành Lớp: Lưu trữ- QTVP Huyện ủy, UBND huyện lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ phân cơng - Hiện phịng Nội vụ có 14 biên chế, Cán bộ, cơng chức quan ln đồn kết, có ý thức trách nhiệm cơng việc, có tinh thần khắc phục khó khăn hồn thành tốt nhiệm vụ giao 1.2 Vị trí, chức Phịng Nội vụ, Ủy ban nhân dân huyện  Vị trí chức a Phịng Nội vụ quan chun mơn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau gọi chung Ủy ban nhân dân cấp huyện) quan tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực: tổ chức, biên chế quan hành chính, nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, cơng chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội, tổ chức phi phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước, tơn giáo; thi đua khen thưởng b Phịng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Sở Nội vụ c Phòng Nội vụ chấp hành lãnh đạo, quản lý tổ chức, vị trí việc làm, biên chế công chức, cấu ngạch công chức công tác Ủy ban nhân dân huyện, đồng thời chấp hành đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Sở Nội vụ  Nhiệm vụ, quyền hạn a Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện văn hướng dẫn công tác nội vụ địa bàn tổ chức triển khai thực theo quy định b Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước giao SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành Lớp: Lưu trữ- QTVP c Tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý giao d Về tổ chức, máy: - Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức quan chuyên môn cấp huyện theo hướng dẫn Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; - Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện định để Ủy ban nhân dân cấp huyện trình cấp có thẩm quyền định thành lập, sáp nhập, giải thể quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện; - Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể tổ chức nghiệp trình cấp có thẩm quyền định; - Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện định thành lập, giải thể, sáp nhập tổ chức phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy định pháp luật - Về quản lý sử dụng biên chế hành chính, nghiệp: - Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện phân bổ tiêu biên chế hành chính, nghiệp hàng năm; - Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế hành chính, nghiệp - Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện tổng hợp chung việc thực quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm quan chuyên môn, tổ chức nghiệp cấp huyện Ủy ban nhân dân cấp xã e Về cơng tác xây dựng quyền: - Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quan có thẩm quyền tổ chức thực việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân công Ủy ban nhân dân cấp huyện hướng dẫn Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; - Thực thủ tục để Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện phê chuẩn chức danh lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp xã; giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trình SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành Lớp: Lưu trữ- QTVP Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê chuẩn chức danh bầu cử theo quy định pháp luật - Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành địa bàn để Ủy ban nhân dân trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua trước trình cấp có thẩm quyền xem xét, định Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, giới, đồ địa giới hành huyện; - Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp nhập kiểm tra, tổng hợp báo cáo hoạt động thôn, làng, ấp, bản, tổ dân phố địa bàn huyện theo quy định; bồi dưỡng cơng tác cho Trưởng, Phó thơn, làng, ấp, bản, tổ dân phố f Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việc thực Pháp luật dân chủ sở quan hành chính, đơn vị nghiệp, xã, phường, thị trấn địa bàn huyện g Về cán bộ, công chức, viên chức: - Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện việc tuyển dụng, sử dụng, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực sách, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ kiến thức quản lý cán bộ, công chức, viên chức; - Thực việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, phường, thị trấn thực sách cán bộ, công chức cán không chuyên trách xã, phường, thị trấn theo phân cấp h Về cải cách hành chính: - Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra quan chuyên môn cấp Ủy ban nhân dân cấp xã thực cơng tác cải cách hành địa phương; - Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cải cách hành địa bàn huyện; - Tổng hợp cơng tác cải cách hành địa phương báo cáo Ủy ban nhân dân cấp huyện cấp tỉnh SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành - Lớp: Lưu trữ- QTVP Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực quản lý nhà nước tổ chức hoạt động hội tổ chức phi phủ địa bàn i Về công tác văn thư, lưu trữ: - Hướng dẫn, kiểm tra quan, đơn vị địa bàn huyện chấp hành chế độ, quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ; - Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ thu thập, bảo vệ, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quan, đơn vị địa bàn huyện Lưu trữ huyện k Về công tác tôn giáo: - Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện đạo, hướng dẫn, kiểm tra tổ chức thực chủ trương Đảng, sách, pháp luật Nhà nước tôn giáo cơng tác tơn giáo địa bàn; - Chủ trì, phối hợp với quan chuyên môn cấp để thực nhiệm vụ quản lý nhà nước tôn giáo địa bàn theo phân cấp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định pháp luật l Về công tác thi đua, khen thưởng: - Tham mưu, đề xuất với Ủy ban nhân dân cấp huyện tổ chức phong trào thi đua triển khai thực sách khen thưởng Đảng Nhà nước địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực Hội đồng Thi đua – Khen thưởng cấp huyện; - Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực kế hoạch, nội dung thi đua, khen thưởng địa bàn huyện; xây dựng, quản lý sử dụng Quỹ thi đua, khen thưởng theo quy định pháp luật m Thanh tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm công tác nội vụ theo thẩm quyền n Thực công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện Giám đốc Sở Nội vụ tình hình, kết triển khai công tác nội vụ địa bàn SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành Lớp: Lưu trữ- QTVP o Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước công tác nội vụ địa bàn Ô Quản lý tổ chức, biên chế, thực chế độ, sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý Phòng Nội vụ theo quy định pháp luật theo phân cấp Ủy ban nhân dân cấp huyện Ơ Quản lý tài chính, tài sản Phịng Nội vụ theo quy định pháp luật theo phân cấp Ủy ban nhân dân cấp huyện p Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn công tác nội vụ lĩnh vực công tác khác giao sở quy định pháp luật theo hướng dẫn Sở Nội vụ q Thực nhiệm vụ khác theo phân công Ủy ban nhân dân huyện 1.3 Cơ cấu tổ chức máy phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân huyện a Phòng Nội vụ Trưởng Phịng, Phó Trưởng Phịng cán bộ, cơng chức - Trưởng phòng Nội vụ chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện trước pháp luật việc thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao toàn hoạt động Phịng - Phó Trưởng phịng giúp Trưởng phịng phụ trách theo dõi số mặt cơng tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng Phòng trước pháp luật nhiệm vụ phân cơng Khi Trưởng phịng vắng mặt Phó Trưởng phịng Trưởng phịng ủy nhiệm điều hành hoạt động Phòng - Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, từ chức, thực chế độ, sách Trưởng phịng, Phó Trưởng phịng Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện định theo quy định pháp luật SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành Lớp: Lưu trữ- QTVP * Sơ đồ cấu tổ chức máy phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân huyện Thống Nhất, tỉnh Đồng Nai TRƯỞNG PHỊNG Ơng: Bùi Văn Thạnh PHĨ TRƯỞNG PHỊNG Ơng: Nguyễn Lê Trường Sơn PHĨ TRƯỞNG PHỊNG Ơng: Hà Văn Hải PHĨ TRƯỞNG PHỊNG Bà: Nguyễn Thị Hồng Thắm TỔ TRƯỞNG Ông: Trương Văn Vinh TỔ TRƯỞNG Ơng: Vũ Bá Hồng TỔ TRƯỞNG Ông: Phạm Tuấn Anh CHUYÊ N VIÊN CHUYÊN VIÊN Bà:Trần Thị Ánh Nhi Ông:Trần Minh Thiện CHUYÊN VIÊN Ông: Đỗ Văn Huy CHUYÊN VIÊN CHUYÊN VIÊN Bà:Trần Thị Phượng Bà: Vũ Thị Bích Hằng CHUN VIÊN Ơng: Nguyễn Văn Chín CHUN VIÊN Ơng: Nguyễn Ngọc Châu 1.4 Biên chế - Biên chế hành Phịng Nội vụ Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện phân bổ hàng năm theo yêu cầu nhiệm vụ khối lượng công việc giao - Biên chế nghiệp đơn vị trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Ủy ban nhân dân huyện định theo định mức biên chế theo quy định pháp luật 1.5 Chế độ làm việc - Trưởng phòng Nội vụ ủy ban nhân dân huyện người chịu trách nhiệm điều hành hoạt động phòng theo chức năng, nhiệm vụ giao quy định pháp luật 1.6 Mối quan hệ công tác SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang Báo Cáo Thực Tập Chun Ngành - Lớp: Lưu trữ- QTVP Phịng Nơi vụ Ủy ban nhân dân huyện nằm cấu tổ chức máy quan hành nhà nước cấp huyện, có mối quan hệ mật thiết với sở, ban, ngành huyện Ủy ban nhân dân xã, thị xã, thành phố trình thực nhiệm vụ, đảm bảo thực kịp thời yêu cầu lãnh đạo, đạo Ủy ban nhân dân huyện Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện Về cơng tác Lưu trữ Tài liệu hình thành ngày nhiều quan đơn vị yêu cầu khách quan phải lựa chọn, thu thập, xếp khoa học, bảo quản tốt, tra tìm nhanh chóng để phục vụ nhu cầu giải công việc chuyên môn tổ chức điều hành hoạt động quan Công tác lưu trữ trở thành mắc xích khơng thể thiếu hoạt động quan, đơn vị, máy nhà nước Nhận thấy tầm quan trọng cơng tác lưu trữ, Phịng Nội vụ ủy ban nhân dân huyện quan tâm xây dựng kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị bảo quản, tuyển dụng cán lưu trữ chuyên trách để trực tiếp thực cơng tác lưu trữ Phịng Nội vụ Ủy ban nhân dân huyện bố trí 03 cán chuyên trách làm công tác lưu trữ bảo đảm tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức ngành văn thư lưu trữ theo quy định; đồng thời cử cán lưu trữ học để nâng cao trình độ chun mơn Cán Lưu trữ phòng Nội vụ UBND huyện năm thu thập tài liệu Chun viên, Phịng, Trung tâm sau tiến hành chỉnh lý, xếp thành hồ sơ, bảo quản cặp, hộp để lên giá kho lưu trữ, có mục lục hồ sơ thuận tiện cho việc tra tìm nghiên cứu sử dụng cần thiết Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân huyện xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng để thực công tác bảo quản tài liệu Diện tích kho 48m Các trang thiết bị để bảo quản tài liệu kho gồm: quạt, quạt hút, máy điều hịa, bình chữa cháy, giá để tài liệu 2.1.Tổ chức- Cán lưu trữ quan: - Quy mơ tổ chức phận lưu trữ ( phịng, tổ, số cán chuyên trách cán lưu trữ kiêm nhiệm ) SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành - Lớp: Lưu trữ- QTVP Về số lượng: Tổng số công chức có phịng Nội vụ huyện 14 người đó: + Cơ cấu độ tuổi: 30 tuổi 04 người, từ 31-40 tuổi 06 người, từ 4150 tuổi 03 người, 50 tuổi 01 người + Trình độ lý luận trị: cao cấp cử nhân 03 người, trung cấp 04 người ( coa 02 người học cao cấp, cử nhân ) sơ cấp 04 người + Trình độ chun mơn : Đại học 12 người, cao đẳng 01 người , chưa qua đào tạo 01 người ( học đại học năm 2016 tốt nghiệp ) + Dân tộc kinh chiếm 100% + giới tính: nam chiếm 10 người ( tỷ lệ 71,4 %), nữ 04 người, (tỷ lệ 28,6 %) - Về chất lượng: Nhìn chung đội ngũ cán cơng chức phịng Nội vụ có trình độ chun mơn cao, từ cao đẳng trở lên, trình độ đại học chiếm 85,7% chủ yếu ngành hành chính, quản lý kinh tế, luật… có vài người thuộc ngành khác Như trình độ chun mơn đáp ứng nhu cầu nhiệm vụ giao nganh nội vụ ngồi qua q trình cơng tác, tích lũy kinh nghiệm, đội ngũ cán cơng chức phòng Nội Vụ ngày cao kỹ làm việc  Lãnh đạo quan • Trưởng phịng: Ông Bùi Văn Thạnh - Phụ trách chung chịu trách nhiệm trước Huyện ủy, UBND Huyện, Sở Nội Vụ, tỉnh mặt hoạt đọng quan - Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức, máy; cán bộ, công chức, viên chức; quản lý sử dụng biên chế hành chính, vị trí ciệc làm đơn vị nghiệp; cơng tác xây dựng quyền; quản lý địa giơi hành • Phó trưởng phịng: Ông Nguyễn Lê Trường Sơn - Phụ trách công tác Hội tổ chức phi phủ; cơng tác niên; quy chế dân chủ; dân vận quyền; đào tạo bồi dưỡng; kỹ luật cán bộ; công SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành Lớp: Lưu trữ- QTVP chức người hoạt đọng không chuyên trách cấp xã; theo dỗi công tác tổng hợp, báo cáo quan Tham mưu giúp việc cho trưởng phịng cơng tác xây dựng quyền, quản lý địa giới hành • Phó trưởng phịng: Ơng Hà Văn Hải - Phụ trách cơng tác tôn giá; thực chế độ thăm hỏi, phún viếng cán lãnh đạo thân nhân theo quy chế UBND Huyện kiêm nhiệm kế toán quan • Phó trưởng phịng: Bà Nguyễn Thị Hồng Thắm - Phụ trách cơng tác cải cách hành chính; thi đua khen thưởng; văn thư lưu trữ nhà nước; lỹ luật công chức viên chức cấp Huyện tham mưu giúp việc cho trưởng phịng quản lý cơng chức viên chức cấp huyện  Bộ phận tham mưu giúp việc Bao gồm 10 chuyên viên chia thành tổ phụ trách • Tổ 1: Phụ trách cơng tác tổ chức máy, quản lý, sử dụng công chức viên chức cấp huyện; giải chế độ sách công chức viên chức cấp huyện;kỹ luật cán bộ, công chức, viên chức cấp huyện; cải cách hành chính; cơng tác niên - Chuyên viên – Tổ trưởng: Ông Trương Văn Vinh Chịu trách nhiệm công tác tổ chức máy; quản lý công chức, viên chức cấp huyện; giải chế đọ chiinhs sách công chức,viên chức cấp huyện; kỹ luật cán bộ, công chức, viên chức cấp huyện - Chuyên viên: Bà Trần Thị Ánh Nhi Chịu trách nhiệm tham mưu tổng hợp giải chế độ sách cơng chức, viên chức cấp huyên Kiêm nhiệm tham mưu tổng hợp công tác tổ chức máy; quản lý sử dụng biên chế hành - Chun viên: Ơng Trần Minh Thiện Chịu trách nhiệm tham mưu, tổng hợp công tác cải cách hành chín; cơng tác niên SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang 10 Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành Lớp: Lưu trữ- QTVP - Tập tài liệu xác nhận hỗ trợ tiền sử dụng đất - Tập tài liệu đề nghị phong tặng truy tặng danh hiệu Bà mẹ Việt Nam anh hùng - Tập tài liệu cấp sổ ưu đãi giáo dục cho học sinh, sinh viên thuộc đối tượng sách (từ năm 2005 - 2006 trở sau) - Tập tài liệu cấp lại sổ ưu đãi giáo dục cho học sinh, sinh viên thuộc đối tượng sách - Tập tài liệu cơng nhận hồ sơ liệt sĩ giải chế độ cho thân nhân liệt sĩ - Tập tài liệu hỗ trợ mai táng phí cho đối tượng bảo trợ xã hội - Tập tài liệu tiếp nhận đối tượng bảo trợ xã hội (BTXH) vào sở BTXH - Tập tài liệu trợ cấp đột xuất cho đối tượng bảo trợ xã hội (BTXH) - Tập tài liệu điều chỉnh mức trợ cấp, chấm dứt hưởng trợ cấp cho đối tượng bảo trợ xã hội - Tập tài liệu trợ cấp thường xuyên đối tượng người cao tuổi - Tập tài liệu trợ cấp cho người đơn thân thuộc hộ nghèo nuôi 16 tuổi (còn học áp dụng đến 18 tuổi) - Tập tài liệu trợ cấp thường xuyên trẻ mồ côi - Tập tài liệu trợ cấp thường xun gia đình có 01 người tàn tật, tâm thần trở lên khơng có khả tự phục vụ - Tập tài liệu trợ cấp thường xuyên cho người khuyết tật, tâm thần - Tập tài liệu giải sách cho đối tượng bảo trợ xã hội gặp khó khăn thiên tai, bệnh tật, bị thương nặng - Tập tài liệu trợ cấp thường xuyên cho người cao tuổi đơn, thuộc hộ gia đình nghèo - Tập tài liệu trợ cấp khó khăn đột xuất cho đối tượng nhỡ có hồn cảnh đặc biệt khó khăn - Tập tài liệu cấp giấy giới thiệu di chuyển đối tượng bảo trợ xã hội SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang 82 Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành Lớp: Lưu trữ- QTVP - Tập tài liệu hỗ trợ mổ tim miễn phí cho trẻ em - Tập tài liệu hỗ trợ trẻ em có hồn cảnh đặc biệt khó khăn - Tập tài liệu hỗ trợ cho trẻ em bị xâm phạm, lao động nặng nhọc điều kiện độc hại, nguy hiểm - Tập tài liệu hướng dẫn chung công tác VT-LT - Các tập lưu công văn - đến -Tập tài liệu việc thành lập, giải thể, chia tách,đổi tên,sắp xếp lại tổ chức máy xã, thị trấn -Tập tài liệu giải thể, chia tách, đổi tên,sắp xếp lại tổ chức máy quan cấp huyện -Tập tài liệu giải thể, chia tách, đổi tên,sắp xếp lại tổ chức máy Trường -Tập báo cáo sơ kết, tổng kết, chuyên đề tổ chức cơng tác cán -Hồ sơ,sơ yếu lí lịch cán bộ,công chức viên chức -Tập tài liệu công nhận hết thời gian tập bổ nhiệm thức vào ngạch công chức dự bị cấp xã -Tập tài liệu công nhận hết thời gian tập bổ nhiệm thức vào ngạch cơng chức dự bị cấp huyện -Tập tài liệu công nhận hết thời gian tập bổ nhiệm thức vào ngạch viên chức -Tập tài liệu tinh giảm biên chế theo Nghị định 132/2007/NĐ-CP Chính Phủ cán bộ,công chức cấp huyện -Tập tài liệu tinh giảm biên chế theo Nghị định 132/2007/NĐ-CP Chính Phủ viên chức (sự nghiệp giáo dục) -Tập định phân bổ biên chế quan chuyên môn,đơn vị nghiệp UBND xã,thị trấn theo kế hoạch Huyện,Tỉnh -Tập kế hoạch phân bổ biên chế hành chính,biên chế nghiệp Huyện -Tập báo cáo, kế hoạch phong trào thi đua địa bàn (báo cáo năm) SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang 83 Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành Lớp: Lưu trữ- QTVP -Hồ sơ khen thưởng thành tích trước kháng chiến (Bằng có cơng với cách mạng,hn,huy chương kháng chiến, ) -Các văn hướng dẫn,chỉ đạo cấp lĩnh vực tôn giáo -Kế hoạch,báo cáo công tác tôn giáo hàng năm UBND huyện phòng -Hồ sơ,tài liệu giải vụ việc lĩnh vực tôn giáo địa bàn huyện -Các văn hướng dẫn,chỉ đạo cấp công tác Thanh Niên -Kế hoạch,báo cáo công tác phòng (báo cáo năm , nhiều năm) -Các văn hướng dẫn, đạo cấp công tác ISO -Tập tài liệu bầu cử trưởng ấp -Tập tài liệu phê chuẩn,miễn nhiệm,bầu cử,bầu cử bổ sung,chấp thuận,nhân xã,thị trấn -Tập tài liệu miễn nhiệm, bầu cử bổ sung -Tập tài liệu xếp,bố trí cán , cơng chức cấp xã theo Quyết định 68/2008/QĐ-UBND, 69/2008/NĐ-CP -Tập văn lãnh đạo,chỉ đạo cấp địa giới hành -Tập đồ địa giới hành tổng quát huyện -Tập đồ địa giới hành xã,thị trấn -Biên xác định cột mốc đường ranh giới -Tập tài liệu tổ chức bầu cử Đại biểu Quốc Hội,HĐND cấp -Tập tài liệu thành lập củng cố tổ chức phối hợp liên ngành -Tập tài liệu lãnh đạo,chỉ đạo cấp công tác tổ chức cán -Tập tài liệu hợp đồng,tuyển dụng ,điều động,bổ nhiệm,bổ nhiệm lại,từ chức,thuyên chuyển,xét tuyển quan cấp huyện -Tập tài liệu hợp đồng,tuyển dụng,điều động,bổ nhiệm,của xã,thị trấn -Tập tài liệu đánh giá cán công chức cấp huyện -Tập tài liệu đánh giá cán công chức cấp xã,thị trấn SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang 84 Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành Lớp: Lưu trữ- QTVP -Tập tài liệu giải sách nghỉ hưu cán bộ,công chức cấp huyện -Tập tài liệu tinh giảm biên chế theo Nghị định 132/2007/NĐ-CP Chính Phủ cán bộ,công chức cấp huyện -Tập tài liệu giải sách nghỉ hưu viên chức (sự nghiệp giáo dục) -Tập tài liệu kỷ luật cán bộ,công chức cấp huyện -Tập tài liệu kỷ luật cán bộ,công chức cấp xã -Tập tài liệu kỷ luật cán bộ,công chức (sự nghiệp giáo dục) -Tập tài liệu nâng lương, chuyển xếp lương, điều chỉnh lương cho cán công chức,viên chức -Tập tài liệu tăng giảm biên chế -Tập tài liệu phụ cấp,trợ cấp cho CB,CC,VC -kế hoạch,báo cáo cơng tác xây dựng quyền (tháng,q) -Tập tài liệu chung trao đổi vấn đề KT-VH-XH-ANQP -Tập tài liệu hoạt động cơng đồn -Tập tài liệu chi trả trợ cấp việc cho CB,CC,VC -Quyết tốn khinh phí hoạt động (tháng) -Danh sách lương,cấp sinh hoạt phí,phụ cấp khó khăn cho CB,CC,VC -Quyết tốn kinh phí phục vụ bầu cử -Tập bảng kê chứng từ hoạt động -Tập tài liệu cấp kinh phí cho cán học -Quyết tốn kinh phí sử dụng -Tập tài liệu chung phòng -Hướng dẫn công tác cấp -Báo cáo công tác tuần,quý,tháng -Tập tài liệu nâng lương hàng năm quan cấp huyện,đơn vị SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang 85 Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành Lớp: Lưu trữ- QTVP nghiệp,UBND xã, thị trấn -Tập tài liệu đào tạo,bồi dưỡng,chọn cử cán bộ,công thức tham gia học lớp đào tạo,bồi dưỡng theo kế hoạch Huyện,Tỉnh công chức cấp huyện -Tập tài liệu đào tạo,bồi dưỡng, chọn cử cán bộ,công chức tham gia học lớp đào tạo,bồi dưỡng theo kế hoạch Huyện,Tỉnh Tùy theo nội dung tài liệu số lượng tài liệu năm mà người lập hồ sơ lập hồ vấn đề nhiều năm Các tài liệu mà quan, tổ chức khác gửi tới mà không phản ánh trực tiếp chức năng, nhiệm vụ Phịng Nội Vụ lập hồ sơ quản lý chung Một số năm tài liệu vấn đề q tập hợp tài liệu vấn đề nhỏ có đặc điểm thành hồ sơ có tính khái qt chung Ví dụ: Tập hợp tài liệu sách thương binh, liệt sĩ, bà mẹ Việt Nam anh hùng… Để lập hồ sơ đối sách người có cơng Nếu năm hồ sơ vấn đề nhiều chia nhỏ tài liệu năm để lập hồ sơ vấn đề theo quý, tháng đầu năm tháng cuối năm Yêu cầu đặt hồ sơ lập phải đạt yêu cầu sau: Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan hình thành tài liệu Hồ sơ lập phải phản ánh qua trình giải cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan hình thành tài liệu Hồ sơ lập phải có giới hạn mặt thời gian hình thành tài liệu Hồ sơ lập phải phản ánh trọn vẹn vấn đề, người, chủ đề quản lý, lĩnh vực quản lý quan quản lý Thống , ngày tháng năm 2015 Người biên soạn Nguyễn Ngọc Linh Phụ lục 5: Bảng mục lục hồ sơ SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang 86 Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành Lớp: Lưu trữ- QTVP PHÒNG UBND HUYỆN HUYỆN THỐNG NHẤT, TỈNH ĐỒNG NAI PHỤ LỤC SỐ MỤC LỤC HỒ SƠ PHÔNG: ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THỐNG NHẤT, TỈNH ĐỒNG NAI Từ hồ sơ …… đến hồ sơ… Phông số: 02 Mục lục số (quyển số): 22 Số trang: Thời hạn bảo quản: ……… Bảng chữ viết tắt: SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang 87 Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành STT Lớp: Lưu trữ- QTVP Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ 01 UBND Ủy ban nhân dân 02 TNHH Trách nhiệm hữu hạn 03 KT-XH Kinh tế - Xã hội 04 …… ……… Thống kê hồ sơ: * Hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn Ngày Cặp, Hồ hộp sơ số tháng Tiêu đề hồ sơ bắt đầu số Thời Số hạn Ghi tờ bảo quản kết thúc Năm 2011 Tài nguyên – Môi trường 3.1 Đất đai 3.1.1 Giao đất 07 Tập Quyết định UBND huyện Huyện 62 Thống Nhất, tỉnh Đồng Nai việc giao đất tháng 01,02, TS: 03-110 Tập Quyết định UBND huyện Huyện 63 Thống Nhất, tỉnh Đồng Nai việc giao đất tháng TS: 241-260 64 04/1 đến Vĩnh viễn 16/3 17/5 đến 129 Vĩnh viễn 24/5 Tập Quyết định UBND huyện Huyện 16/6 Thống Nhất, tỉnh Đồng Nai việc giao đến SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 183 358 Vĩnh viễn Trang 88 Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành đất tháng TS: 286-316 Tập Quyết định UBND huyện Huyện 65 Thống Nhất, tỉnh Đồng Nai việc giao đất tháng TS: 340-378 Tập Quyết định UBND huyện Huyện 08 66 Thống Nhất, tỉnh Đồng Nai việc giao đất tháng TS: 391-424 Tập Quyết định UBND huyện Huyện 67 Thống Nhất, tỉnh Đồng Nai việc giao đất tháng TS: 443-469 Lớp: Lưu trữ- QTVP 28/6 07/7 đến 351 Vĩnh viễn 27/7 08/8 đến 240 Vĩnh viễn 25/8 06/9 đến 202 Vĩnh viễn 20/9 09 * Hồ sơ có thời hạn bảo quản Cặ Ngày p, tháng hộ p Hồ sơ số Tiêu đề hồ sơ số SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 bắt đầu kết thúc Thời Số hạn Ghi tờ bảo quản Trang 89 Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành Lớp: Lưu trữ- QTVP Năm 2012 2.3 Tài nguyên - Môi trường 174 Tập Quyết định Chủ tịch UBND huyện 26/01 Huyện Thống Nhất, tỉnh Đồng Nai đến việc phê duyệt báo cáo đánh giá tác động 28/3 163 40 183 40 110 40 môi trường dự án cải tạo, phục hồi môi trường dự án địa bàn huyện năm 2012 Tập 1: TS: 213-645 175 Tập Quyết định Chủ tịch UBND huyện 20/4 Huyện Thống Nhất, tỉnh Đồng Nai đến việc phê duyệt báo cáo đánh giá tác động môi trường dự án cải tạo, phục hồi 38 17/10 môi trường dự án địa bàn huyện năm 2012 Tập 2: TS: 830-2383 176 Tập Quyết định Chủ tịch UBND huyện 17/10 Huyện Thống Nhất, tỉnh Đồng Nai đến việc phê duyệt báo cáo đánh giá tác động 29/12 môi trường dự án cải tạo, phục hồi môi trường dự án địa bàn huyện năm 2012 Tập 3: TS: 2385-3044 39 177 Tập tài liệu UBND huyện Huyện Thống 05/01 Nhất, tỉnh Đồng Nai công tác môi đến trường năm 2012 20 29/12 Tập 178 Tập tài liệu UBND huyện Huyện Thống 14/9 Nhất, tỉnh Đồng Nai công tác môi đến 20 trường năm 2012 SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang 90 Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 179 Lớp: Lưu trữ- QTVP Tập 27/12 Tập Tờ trình Ban Cán đảng UBND 07/01 huyện Huyện Thống Nhất, tỉnh Đồng đến Nai công tác tài nguyên, môi trường 16/12 10 năm 2012 PHẦN KẾT THÚC Trong mục lục thống kê: 12 hồ sơ (Viết chữ: mười hai hồ sơ) Trong đó: + Hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn: hồ sơ (Viết chữ: sáu hồ sơ) + Hồ sơ có thời hạn bảo quản có thời hạn: hồ sơ (Viết chữ: sáu hồ sơ) Biên mục gồm có: tờ (Viết chữ: tờ) Huyện Thống Nhất, tỉnh Đồng Nai, ngày 20 tháng năm 2016 Họ tên PHỤ LỤC 6: Hội đồng xác định giá trị lưu trữ UBND HUYỆN THỐNG NHẤT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG NỘI VỤ Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: /QĐ-VP Thống Nhất , ngày tháng năm 2015 QUYẾT ĐỊNH Về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THỐNG NHẤT Căn Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang 91 Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành Lớp: Lưu trữ- QTVP Căn Quyết định số 04/2010/QĐ-UBND-NV ngày 21 tháng năm 2012 Ủy ban nhân dân huyện Ban hành quy chế tổ chức hoạt động phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân huyện Thống Nhất; Xét đề nghị Tổ Văn thư lưu trữ phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân huyện Thống Nhất, QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Nay thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân Quận 12 gồm Ơng (bà) có tên sau: 1.Ơng: Bùi Văn Thạnh Bà:.Nguyễn Thị Hồng Thắm 3.Ông: Vũ Bá Hồng 4.Bà : Nguyễn Ngọc Châu 5.Bà Trần Thị Nhi TP Nội vụ Chủ tịch Hội đồng Tổ trưởng tổ VTLT Thư ký PP Nội vụ Ủy viên Tổ phó tổ VTLT Ủy viên Chuyên viên tổ VTLT Ủy viên Điều 2: Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký Điều 3: Tổ Văn thư, lưu trữ Ơng (bà) có tên điều chịu trách nhiệm thi hành định này./ Nơi nhận: TRƯỞNG PHÒNG - Như Điều 3; - Chi cục Văn thư Lưu trữ; - UBNDQ; - VP.UBNDQ; - Phòng Nội vụ; - Các tổ chuyên môn; Bùi Văn Thạnh - Lưu: VT, SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang 92 Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành Lớp: Lưu trữ- QTVP PHỤ LỤC BẢN THUYẾT MINH TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ PHÔNG: UBND HUYỆN THỐNG NHẤT Thời gian: 2003-2015 I Tóm tắt tình hình khối tài liệu hết giá trị: Sự hình thành khối tài liệu hết giá trị: Tài liệu loại trình chỉnh lý khối tài liệu Ủy ban nhân dân huyện Thống Nhất từ ngày 10/4/2015 đến ngày 10/5/2015 tiến hành chỉnh lý theo kế hoạch số : /KH-UBND ngày tháng năm UBND huyện Thống Nhất Số lượng tài liệu: SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang 93 Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành Lớp: Lưu trữ- QTVP Tổng số tài liệu UBND huyện đưa chỉnh lý 133,7 mét; hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản 121 mét; số lượng tài liệu loại từ đợt chỉnh lý 12 mét, tỷ lệ tài liệu loại so với tài liệu giứ lại là: 23% Thời gian tài liệu: Từ năm 2003-2015 II Tóm tắt thành phần nội dung chủ yếu tài liệu hết giá trị: Tài liệu hết giá trị bao gồm nhóm: Tài liệu hết thời hạn bảo quản, tài liệu không đủ thể thức, tài liệu trùng thừa,… Tài liệu hết giá trị bảo quản gồm tài liệu: Thư mời, giấy đề nghị, giấy giới thiệu, tập báo cáo tuần, lịch công tác tuần, lịch trực quan Tài liệu không đủ thể thức bao gồm: Bản thảo, nháp, văn khơng có chữ ký, dấu, tài liệu đầu đuôi Tài liệu trùng thừa bao gồm: Các văn sao, phô tô để phục vụ nghiên cứu Tài liệu bị bao hàm bao gồm: Những văn ban hành để đạo công việc đơn vị trực thuộc Thống Nhất, ngày 10 tháng năm 2016 NGƯỜI VIẾT THUYẾT MINH Nguyễn Ngọc Châu BẢNG KÊ TÀI LIỆU LOẠI, TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ ĐỂ TIÊU HỦY BẢNG THỐNG KÊ TÀI LIỆU LOẠI LĨNH VỰC TÀI NGUYÊN – MÔI TRƯỜNG Cặp số Tiêu đề tập tài liệu Lý loại Ghi Giấy mời Hết giá trị Chờ tiêu hủy Hết giá trị Chờ tiêu hủy Tài liệu sở, ban ngành gởi để biết, để tham khảo Sách báo, tạp chí, biểu mẫu chưa dùng SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang 94 Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành Tài liệu khơng có giá trị: Lớp: Lưu trữ- QTVP Hết giá trị Chờ tiêu hủy Các thảo viết tay, photo, tài liệu rách nát không phục chế Tài liệu chuyên viên khác Trùng thừa Chờ tiêu hủy Văn phòng gửi để biết, để tham khảo Tài liệu chuyên viên khác Trùng thừa Chờ tiêu hủy Trùng thừa Chờ tiêu hủy Hết giá trị Chờ tiêu hủy Hết giá trị Chờ tiêu hủy … … Văn phòng gửi để biết, để tham khảo Tài liệu chuyên viên khác Văn phòng gửi để biết, để tham khảo Tài liệu rách nát phục chế Tài liệu tham khảo gồm sách báo, tạp chí, đặc san, tập văn phòng xuất thành tập sách … PHẦN III: KẾT LUẬN CHUNG Qua việc thực tập công tác lưu trữ Quản trị văn phòng Phòng Nội vụ thuộc UBND huyện Thống Nhất tỉnh Đồng Nai em học tập nhiều kinh nghiệm cách làm việc môi trường công sở Cụ thể em nghiên cứu: lịch sử hình thành phát triển quan; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan; cấu tổ chức…Bên cạnh đó, em trực tiếp thực nghiệp vụ lưu trữ quản trị văn phòng như: lập mục lục hồ sơ, thu thập, phân loại, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản tổ chức khai thác sử dụng tài liệu, thực hành tất khâu nghiệp vụ công tác Lưu trữ Thật vậy, việc thực hành kiến thức học tìm hiểu môi trường công sở cần thiết sinh viên ngành Lưu trữ & Quản trị văn phịng chúng em Thơng qua việc khảo sát thực hành công tác Lưu trữ - Quản trị văn phòng quan, tổ chức sinh viên củng cố kiến thức học có thêm nhiều kỹ SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang 95 Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành Lớp: Lưu trữ- QTVP hành mới.Có thể nói sở cho việc làm quen với nghề nghiệp sau kết thúc chương trình học Đại học Tóm lại, Bộ mơn Lưu trữ, Quản trị văn phịng tổ chức thực tập chuyên ngành mang lại cho sinh viên chúng em nhìn kiến thức học sách Tuy lần đầu làm quen với giấy tờ, tài liệu, trang thiết bị văn phịng khiến chúng em vơ bỡ ngỡ bảo tận tình người quan thực tập em thành thạo “Học đôi với hành” thật mang lại cho cảm nhận mẻ Cuối cùng, em xin cảm ơn Bộ môn lưu trữ học, Quản trị văn phòng Trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn tổ chức Chương trình thực tập chuyên ngành thực bổ ích sinh viên ngành Lưu trữ & Quản trị văn phòng chúng em Kết thúc báo cáo em xin gởi lời cám ơn chân thành đến quý lãnh đạo, anh (chị) cơng tác Phịng Nội vụ UBND huyện Thống Nhất tỉnh Đồng Nai tạo điều kiện tốt cho em hoàn thành chương trình thực tập SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008 Trang 96 ... phòng Nội Vụ UBND huyện Huyện Thống Nhất, tỉnh Đồng Nai việc ban hành Danh mục hồ sơ phòng Nội Vụ UBND huyện năm 2015 Để thực công tác xác định giá trị tài liệu cán lưu trữ phòng Nội Vụ UBND huyện. .. theo quy định Ví dụ: Nhãn hộp hồ sơ KHO LƯU TRỮ PHÒNG NỘI VỤ UBND HUYỆN HUYỆN THỐNG NHẤT, TỈNH ĐỒNG NAI PHÔNG LƯU TRỮ UBND HUYỆN HUYỆN THỐNG NHẤT, TỈNH ĐỒNG NAI HỘP SỐ SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV:... P.NỘI VỤ HUYỆN THỐNG NHẤT, TỈNH ĐỒNG NAI …………………………………… PHÔNG UBND HUYỆN HUYỆN THỐNG NHẤT, TỈNH ĐỒNG NAI Ký hiệu thông tin: ……………… Số: …………VT HỒ SƠ Tập Quyết định UBND huyện Huyện Thống Nhất, tỉnh