Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại tổng cục thủy sản

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu của đề tài 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu. 2 6. Đóng góp của đề tài 2 7. Cấu trúc của đề tài 2 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN VÀ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG TỔNG CỤC – TỔNG CỤC THỦY SẢN 4 1.1. Một số khái niệm 4 1.2. Lịch sử hình thành Tổng cục Thủy sản 4 1.3. Cơ cấu tổ chức 5 1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng cục Thủy sản 6 1.3.1. Vị trí, Chức năng 6 1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 6 1.4. Giới thiệu về Văn phòng Tổng cục 10 1.4.1. Vị trí và chức năng 10 1.4.2. Nhiệm vụ và quyến hạn 10 1.4.3. Cơ cấu tổ chức 15 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC THỦY SẢN 17 2.1. Khảo sát về công tác tiếp nhận và xử lý văn bản, thông tin đến 17 2.1.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản, thông tin đến 17 2.1.2. Xử lý văn bản đến 18 2.1.3. Thời hạn trả lời văn bản đến 20 2.2. Quản lý văn bản đi 21 2.2.1. Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 21 2.2.2. Soạn thảo văn bản 22 2.2.3. Lấy ý kiến tham gia 23 2.2.4. Trình ký văn bản 24 2.2.5. Văn bản Tổng cục trình ký Bộ 26 2.2.6. Ký thừa lệnh, thừa ủy quyền của thủ trưởng các đơn vị 27 2.2.7. Xử lý văn bản có sai sót 27 2.3. Phát hành và xử lý văn bản 27 2.3.1. Phát hành văn bản 27 2.3.2. Quản lý văn bản phát hành 29 2.3.3. Phát hành văn bản trên mạng 29 2.4. Công tác lưu trữ 30 2.4.1. Lập hồ sơ 30 2.4.2. Lưu trữ hồ sơ 30 2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu 31 2.5.1. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản 31 2.5.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Lưu trữ 32 Chương 3. MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 33 3.1. Nhận xét, đánh giá 33 3.1.1. Ưu điểm 33 3.1.2. Nhược điểm 34 3.1.3. Nguyên nhân 34 3.2. Đề xuất một số giải pháp 35 KẾT LUẬN 37 TÀI LIỆU THAM KHẢO 38 PHỤ LỤC

LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan báo cáo thân em tìm hiểu hồn thành Những thơng tin nội dung báo cáo dựa nghiên cứu thực tế hồn tồn với nguồn trích dẫn Nếu sai em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm Hà Nội, ngày 21 tháng năm 2017 LỜI CẢM ƠN Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tri ân sâu sắc thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt thầy cô khoa Quản trị Văn phòng trường tạo điều kiện cho em có hội thực tập để em có thêm trải nghiệm kiến thức để hồn thành đợt thực tập Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn thầy ThS Nguyễn Mạnh Cường nhiệt tình bảo, hướng dẫn em đợt thực tập, cảm ơn thầy động viên, chia sẻ kinh nghiệm mình, giải đáp thắc mắc q trình thực tập , để em hồn thành tốt đợt thực tập Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới ban lãnh đạoTổng cục Thủy sản, lãnh đạo Văn phòng Tổng cục anh, chị quan tạo điều kiện thuận lợi cho em thực tập quan, bảo tận tình, tư vấn cho em để em hoàn thành đợt thực tập báo cáo thực tập, đồng thời giúp em hiểu thêm công việc văn phòng suốt thời gian thực tập Trong trình thực tập, trình làm báo cáo Khó tránh khỏi sai sót, mong Thầy, Cơ bỏ qua Đồng thời trình độ lý thuyết kinh nghiệm thực tiễn hạn chế nên báo cáo khơng thể tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận ý kiến đóng góp Thầy, Cô để em học thêm nhiều kinh nghiệm hoàn thành tốt báo cáo thực tập Một lần em xin chân thành cảm ơn./ MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài 2.Lịch sử nghiên cứu 3.Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu đề tài .2 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu .2 6.Đóng góp đề tài .2 7.Cấu trúc đề tài Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN VÀ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG TỔNG CỤC – TỔNG CỤC THỦY SẢN 1.1.Một số khái niệm 1.2.Lịch sử hình thành Tổng cục Thủy sản 1.3.Cơ cấu tổ chức .5 1.3 Chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn Tổng cục Thủy sản 1.3.1 Vị trí, Chức 1.3.2 Nhiêm vụ, quyền hạn 1.4.Giới thiệu Văn phòng Tổng cục 10 1.4.1.Vị trí chức 10 1.4.2.Nhiệm vụ quyến hạn 10 1.4.3.Cơ cấu tổ chức .15 Chương 16 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC THỦY SẢN 16 2.1 Khảo sát công tác tiếp nhận xử lý văn bản, thông tin đến 16 2.1.1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản, thông tin đến 17 2.1.2 Xử lý văn đến 18 2.1.3 Thời hạn trả lời văn đến 20 2.2 Quản lý văn 21 2.2.1 Hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn 21 2.2.2 Soạn thảo văn 22 2.2.3 Lấy ý kiến tham gia 23 2.2.4 Trình ký văn 24 2.2.5 Văn Tổng cục trình ký Bộ 26 2.2.6 Ký thừa lệnh, thừa ủy quyền thủ trưởng đơn vị .27 2.2.7 Xử lý văn có sai sót 27 2.3 Phát hành xử lý văn 27 2.3.1 Phát hành văn 27 2.3.2 Quản lý văn phát hành 29 2.3.3 Phát hành văn mạng 29 2.4 Công tác lưu trữ .30 2.4.1 Lập hồ sơ .30 2.4.2 Lưu trữ hồ sơ 30 2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn lưu trữ tài liệu 31 2.5.1 Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn 31 2.5.2 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Lưu trữ 32 Chương 33 MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 33 3.1.Nhận xét, đánh giá 33 3.1.1.Ưu điểm 33 3.1.2.Nhược điểm 34 3.1.3 Nguyên nhân 34 3.2.Đề xuất số giải pháp 35 KẾT LUẬN 37 TÀI LIỆU THAM KHẢO 38 PHỤ LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong hoạt động quản lý quan, soạn thảo ban hành văn nhiệm vụ quan trọng mang tính chất thường xuyên Văn phương tiện thông tin chủ yếu phục vụ cho hoạt động quản lý quan, đồng thời sở pháp lý để tiến hành giải công việc, thực chức năng, nhiệm vụ quan nói riêng máy nhà nước nói chung Văn hình thành nhiều lĩnh vực hoạt động đời sống xã hội.Trong hoạt động quản lý hành Nhà nước, văn phương tiện thơng tin để ghi lại truyền đạt định quản lý, hình thức cụ thể hóa pháp luật điều chỉnh mối quan hệ thuộc phạm vi quản lý Vì vậy, cơng tác soạn thảo văn mảng thiếu hoạt động quản lý nhà nước Làm tốt công tác soạn thảo văn góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, suất, chất lượng xác Do đó, văn có vai trò quan trọng hoạt động quản lý Để văn đảm bảo chất lượng đạt mục đích, yêu cầu đề ra, khâu soạn thảo văn mang tính định Là sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng cơng tác soạn thảo ban hành văn quan trọng có ích tác nghiệp chun mơn u thích cơng việc lâu Với lý em chọn đề tài “Công tác soạn thảo ban hành văn Tổng cục Thủy sản” làm đề tài cho báo cáo thực tập Lịch sử nghiên cứu Một số đề tài, cơng trình khoa học tiêu biểu công tác soạn thảo ban hành văn bản: - Lê Văn In, (2010) Soạn thảo văn mẫu tham khảo hoạt động quản lý kinh doanh, Nxb Chính trị quốc gia - Tập giảng Soạn thảo văn (2015),Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Khoa quản trị Văn phòng - TS Triệu Văn Cường – TS Nguyễn Cảnh Đường (Đồng chủ biên) TS Lê Văn In – Ths Nguyễn Mạnh Cường, Văn quản lý nhà nước - vấn đề lý luận kỹ thuật soạn thảo Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng, phạm vi nghiên cứu: Khảo sát, đánh giá công tác soạn thảo ban hành văn Tổng cục Thủy sản Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Tìm hiểu Cơ sở lý luận cơng tác soạn thảo, ban hành văn khái quát chung Văn phòng Tổng cục – Tổng cục Thủy sản Thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn Tổng cục Thủy sản Từ đó, Có số khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu công tác soạn thảo ban hành văn Phương pháp nghiên cứu Trong Báo cáo thực tập em sử dụng phương pháp nghiên cứu là: - Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu; - Phương pháp nghiên cứu tài liệu; - Phương pháp thống kê; - Phương pháp điều tra, phân tích… Đóng góp đề tài Bài báo cáo thực tập phát ưu điểm mặt hạn chế công tác soạn thảo ban hành văn Tổng cục Thủy sản Giải pháp đưa áp dụng vào thực tế góp phần nâng cao hiệu việc thực công tác soạn thảo ban hành văn Kết đạt báo cáo trở thành tư liệu nghiên cứu phục vụ cho quan công tác soạn thảo ban hành văn quan Cấu trúc đề tài - Mở đầu, kết luận - Tài liệu tham khảo phụ lục Đề tài có cấu trúc gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận công tác soạn thảo, ban hành văn khái quát chung Văn phòng Tổng cục – Tổng cục Thủy sản Chương 2: Thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn Tổng cục Thủy sản Chương 3: Một số khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu công tác soạn thảo ban hành văn Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN VÀ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG TỔNG CỤC – TỔNG CỤC THỦY SẢN 1.1 Một số khái niệm - Văn phương tiện hay vật mang nội dung thơng tin, ghi kí hiệu ngơn ngữ, cho phép người (chủ thể, đối tượng) giao tiếp chí khoảng khơng gian cách biệt vô tận qua hệ [1; tr5] - Quy trình soạn thảo văn trình tự cơng việc cần tiến hành q trình soạn thảo văn để ban hành [1; tr49] - Văn phương tiện thông tin chủ yếu phục vụ cho hoạt động quản lý quan, đồng thời sở pháp lý để tiến hành giải công việc, thực chức năng, nhiệm vụ quan nói riêng máy nhà nước nói chung [1; tr4] - Văn mật mang tin ghi ký hiệu ngơn ngữ, có giá trị pháp lý [3;tr23] - Văn vật mang tin đóthơng tin ghi truyền đạt ký hiệu ngơn ngữ định theo hình thức thể thức quy định, hình thành hoạt động quan, tổ chức [3; tr24] - Trình tự ban hành văn bước mà quan phải tiến hành công tác xây dựng ban hành văn theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động Tùy theo tính chất, nội dung hiệu lực pháp lý loại văn xây dựng trình tự chuẩn [3;tr66] 1.2 Lịch sử hình thành Tổng cục Thủy sản Tổng Cục thủy sản thành lập theo Quyết định số 05/2010/QĐ-TTg ngày 25/01/2010 Thủ tướng Chính phủ quy định chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Tổng cục thủy sản trực thuộc Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn; bao gồm 09 đơn vị trực thuộc Ngày 22/10/2014 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định 57/2014/QĐ-TTg thay Quyết định 05/QĐ-TTg ngày 25/01/2010 Thủ tướng Chính phủ quy định chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Tổng cục thủy sản trực thuộc Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn bao gồm 11 đơn vị trực thuộc 1.3 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức Tổng cục Thủy sản bao gồm 01 Thứ trưởng 03 Phó Tổng cục trưởng - Đứng đầu Tổng cục Thủy sản Thứ trưởng – Tổng cục trưởng, người phụ trách chung, người lãnh đạo điều hành tồn diện mặt cơng tác Tổng cuc thủy sản, đôn đốc kiểm tra công tác Tổng cục, đạo điều hành hoạt động thành viên cấp phòng, ban chuyên môn trực thuộc Tổng cục Thủy sản, trừ vấn đề thuộc thẩm quyền tập thể Tổng cục Mặt khác, Thứ trưởng Tổng cục thủy sản phải chịu trách nhiệm cá nhân nhiệm vụ, quyền hạn giao riêng cho với thành viên Tổng cục chịu trách nhiệm hoạt động Tổng cục thủy sản cấp - Phó Tổng cục trưởng gồm 03 Phó Tổng cục giúp việc choThứ trưởng Các Phó Tổng cục trưởng phân cơng, đạo số lĩnh vực công tác; đạo điều hành hoạt động số phòng, ban ngành chuyên mơn Tổng cục Thủy sản + 01 Phó Tổng cục trưởng phụ trách Trung tâm thông tin thủy sản + 01 Phó Tổng cục trưởng phụ trách Trung tâm Đăng kiểm tầu cá + 01 Phó Tổng cục trưởng phụ trách Trung tâm, Khảo nghiệm, kiểm nghiệm, kiểm định ni trồng thủy sản + Khối Nội chính: phụ trách chịu trách nhiệm quản lý phận đơn vị, phòng ban lại quan * Văn sau lãnh đạo Tổng cục ký, Văn thư Tổng cục giao lại hồ sơ văn cho đơn vị soạn thảo để làm thủ tục phát hành Đơn vị soạn thảo có trách nhiệm gửi điện tử cho Văn phòng Tổng cục văn Chánh Văn phòng định * Hồ sơ phát hành văn bản: - Phiếu trình văn (nếu có) có đủ chữ ký theo quy định; - 02 có đủ chữ ký theo quy định; - Tài liệu gửi kèm theo (nếu có); * Đóng dấu phát hành văn - Người đóng dấu kiểm tra chữ ký, đúng, đủ cho số, ngày, tháng để nhân đóng dấu Nếu khơng đúng, đủ chữ ký trả lại - Các hình thức đóng dấu: + Đóng dấu lên chữ ký người có thẩm quyền: phải chum lên 1/3 chữ ký phía bên trái, ngắn, rõ ràng, chiều; + Đóng dấu phụ lục kèm theo văn (nếu có): đóng dấu lên trang đầu, trùm lên phần tên quan tên phụ lục; + Đóng dấu giáp lai loại văn ban hành kèm theo định Tổng cục trưởng: định Tổng cục trưởng phê duyệt dự án đầu tư, đề tài nghiên cứu khoa học, tốn tài văn khác theo u cầu Chánh Văn phòng Tổng cục: đóng mép phải văn bản; + Đóng dấu treo báo cáo Tổng cục phục vụ hội hop; thư cơng Tổng cục trưởng, Phó tổng cục trưởng; văn ngoại giao theo quy định, tài liệu khác theo yêu cầu Lãnh đạo Tổng cục: đóng tên quan; + Đóng dấu loại thẻ, giấy tờ theo quy định việc ban hành loại thẻ giấy tờ cụ thể; + Đóng dấu độ khẩn, mật dấu văn thư khác theo quy định pháp luật - Trường hợp phải xác nhận chữ ký, Chánh Văn phòng xác nhận đóng dấu Văn phòng Tổng cục 28 • Phát hành văn - Đối với văn Vụ, Thanh tra, Văn phòng Tổng cục soạn thảo: đơn vị soạn thảo phối hợp với Văn phòng Tổng cục ( phòng Hành – Quản trị) nhân bản, phát hánh theo “Nơi nhận” ghi văn - Đối với văn Cục, Viện, Trung tâm soạn thảo; chương trình, dự án có kinh phí in tài liệu, phát hành văn bản: việc nhân phát hành đơn vị thực • Việc đăng ký văn phát hành, làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn thực theo hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước 2.3.2 Quản lý văn phát hành * Văn thư Tổng cục có trách nhiệm: - Lưu hồ sơ văn phát hành gồm: + Phiếu trình văn (nếu có); + Bản 1; + Bản - Báo cáo Tổng cục trưởng, Phó Tổng cục trưởng, Chánh Văn phòng danh mục văn Tổng cục ban hành hàng ngày (trên trang thông tun điện tử Tổng cục) • Đơn vị chủ trì soạn thảo lưu: - Bản chính; - Các tài liệu, pháp lý, ý kiến thẩm định, thẩm tra, góp ý • Vụ Khoa học Công nghệ Hợp tác quốc tế lưu văn Tổng cục, nhân danh Tổng cục gửi nước, tổ chức quốc tế 2.3.3 Phát hành văn mạng * Các loại văn Tổng cục phát hành trang thông tin điện tử Tổng cục đơn vị, không phát hành cứng, trừ gửi Bộ bao gồm: - Báo cáo công tác hàng tháng, quý, năm Tổng cục; Báo cáo định kỳ cải cách hành chính; Báo cáo định Luật phòng chống tham nhũng, 29 Luật thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; - Chương trình cơng tác tuần, tháng, năm Tổng cục; - Thông báo ý kiến đạo Tổng cục trưởng giao ban hàng tuần, tháng Tổng cục; * Không photocopy, văn quy phạm pháp luật văn hành khác với số lượng lớn để gửi tiếp cho đơn vị, trừ trường hợp đặc biệt Chánh Văn phòng định Văn phòng Tổng cục phối hợp với đơn vị liên quan đưa văn lên trang thông tin điện tử Tổng cục, để đơn vị khai thác, sử dụng 2.4 Công tác lưu trữ 2.4.1 Lập hồ sơ - Hàng năm cán bộ, cơng chức, viên chức đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ công việc theo quy định Pháp lệnh Lưu trữ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP - Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm đạo thực quy định pháp luật lưu trữ đơn vị thường xun đơn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ - Nội dung việc lập hồ sơ gồm: + Mở hồ sơ; + Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ; + Phân định đơn vị bảo quản; + Sắp xếp văn bản, tài liệu đơn vị bảo quản; + Biên mục hồ sơ 2.4.2 Lưu trữ hồ sơ * Lưu trữ Vụ, Văn phòng, Thanh tra Tổng cục có trách nhiệm: - Lập danh mục hồ sơ hàng năm đơn vị trình thủ trưởng đơn vị phê duyệt; thu nhận hồ sơ cá nhân, đơn vị trực thuộc theo danh mục hồ sơ duyệt; - Chỉnh lý hồ sơ đến hạn bàn giao cho lưu trữ Tổng cục sau 01 năm lưu đơn vị; * Lưu trữ Tổng cục, Trung tâm Viện trực thuộc có trách nhiệm: 30 - Lập danh mục hồ sơ hàng năm đơn vị trình thủ trưởng đơn vị phê duyệt; thu nhận hồ sơ cá nhân, đơn vị trực thuộc theo danh mục hồ sơ duyệt; - Thu thập, chỉnh lý tổ chức lưu trữ đơn vị, sau 10 năm làm thủ tục bàn giao cho Lưu trữ nhà nước * Lưu trữ Tổng cục có trách nhiệm: - Tiếp nhận hồ sơ lưu trữ Vụ, Thanh tra, Văn phòng vào tháng hàng năm; - Lập danh mục, chỉnh lý hồ sơ Tổng cục hàng năm, tổ chức lưu trữ; sau 10 năm làm thủ tục bàn giao cho Lưu trữ nhà nước theo quy định * Thủ trưởng đơn vị thành lập Hội đồng đánh giá giá trị tài liệu hàng năm để tiêu hủy tài liệu hết giá trị xác định hồ sơ tài liệu nộp lưu trữ theo quy định *Hàng năm Chánh Văn phòng Tổng cục thành lập hội đồng để đánh giá trị tài liệu lưu trữ Tổng cục để tiến hành tiêu hủy nộp Lưu trữ nhà nước theo quy định 2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn lưu trữ tài liệu 2.5.1 Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn * Tất văn đến, văn Tổng cục quản lý thống chương trình quản lý văn bản(văn phòng điện tử” vpdt.tcts.gov.vn”) chung Tổng cục, trừ văn quy định vào sổ theo dõi riêng * Trách nhiệm Chánh Văn phòng Tổng cục: - Xây dựng tổ chức triển khai áp dụng đơn vị chương trình quản lý văn chung Tổng cục; đảm bảo chương trình hoạt động thơng suốt, an tồn, bảo mật trình sử dụng; - Tổ chức cập nhật danh mục văn phát hành Tổng cục để báo cáo Tổng cục trưởng, Phó Tổng cục trưởng đưa danh mục lên trang thông tin điện tử Tổng cục hàng ngày; - Đưa nội dung văn theo quy định lên trang thông tin điện tử 31 Tổng cục; - Cập nhật sở liệu văn Tổng cục theo quy định * Trách nhiệm thủ trưởng đơn vị: - Tổ chức áp dụng chương trình quản lý văn chung Tổng cục đơn vị; phân công cán chuyên trách cập nhật đầy đủ theo yêu cầu chương trình, thường xuyên đầu tư, nâng cấp thiết bị công nghệ thông tin để chương trình hoạt động thơng suốt; - Gửi điện tử văn cho Vụ Pháp chế Bộ để gửi đăng Công báo, trang thông tin điện tử Chính phủ Bộ văn quy phạm pháp luật; - Gửi điện tử văn cho Văn phòng Tổng cục loại văn quy định 2.5.2 Ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác Lưu trữ Tình hình thực cơng tác quản lý văn đi-đến thực phần mềm quản lý văn Bộ (vpdt.mard.gov.vn) thực theo quy trình 02 theo TCVN ISO 9001-2008 TIỂU KẾT Như chương 2, em tìm hiểu đánh giá thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn Tổng cục Thủy sản Từ đó, thực trạng ,nội dung thực hoạt động công tác tổ chức, soạn thảo ban hành văn Tổng cục Thủy sản 32 Chương MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm - Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật văn Nhà nước soạn thảo văn thực kịp thời, Văn phòng Tổng cục tham mưu Lãnh đạo ban hành văn quản lý, đạo, hướng dẫn đơn vị công tác soạn thảo ban hành văn Đồng thời, tiến hành rà soát, ban hành văn công tác soạn thảo văn phù hợp với quy định pháp luật hành thực tế quan; - Sắp xếp phần, vấn đề, ý tưởng văn theo trình tự, thứ bậc hợp lý tạo điều kiện thuận lợi để thể nội dung văn đầy đủ, xác logic, đồng thời giúp cho người đọc nằm hiểu nội dung văn dễ dàng đắn Trình bày theo kết cấu hợp lý, đảm bảo tính liên kết, tính thống hồn chỉnh nội dung văn -Tổ chức máy ,trình độ công chức, viên chức làm công tác soạn thảo văn có nhiều chuyển biến tích cực, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ quan, đơn vị nay; - Mỗi văn đề cập vấn đề với nội dung ngắn gọn, đủ ý, rõ ràng, dễ hiểu lên tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu, giải - Nhận thức vị trí, vai trò tầm quan trọng cơng tác soạn thảo ban hành văn nâng cao, góp phần phục vụ kịp thời cho công tác đạo, điều hành thực thi công vụ quan, đơn vị; - Điều kiện vật chất phục vụ công tác đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ - Bố cục nội dung văn chật chẽ, logic, rõ ràng làm bật vấn đề chủ yếu mà văn đề cập, giúp người đọc nắm hiểu văn dễ dàng Các phần, vấn đề, ý lớn, ý nhỏ văn xếp theo trình tự hợp lý, thể nội dung văn tốt phù hợp với logic nhận thức 33 người đọc - Từ ngữ sử dụng xác, mạch lạc; khách quan, nghiêm túc; tính khn mẫu; trang trọng; lễ độ, lịch - Cách dùng từ ngữ chuẩn xác, xác nghĩa; xác tả - Thể thức với quy định hành - Thể đầy đủ đắn phần thể thức văn - Đảm bảo tính khách quan, trang trọng, lịch - Kỹ thuật trình bày quy định 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm đạt được, trình triển khai thực thực công tác soạn thảo ban hành văn số tồn tại, hạn chế: - Việc đạo, hướng dẫn, thực nhiệm vụ quan, đơn vị chưa quan tâm trọng mức; - Tình trạng ban hành văn phòng ban chưa tuân thủ đầy đủ quy định nội dung thể thức văn - Khi soạn thảo lúng túng, thiếu tính hệ thống kế hoạch - Vội vàng, thiếu cân nhắc bắt tay xây dựng văn - Thiếu đánh giá tác động, nhiệm vụ giao - Thiếu phần rà sốt văn quy phạm pháp luật có liên quan - Một số sai sót thể thức văn như: Thiếu trích yếu, thiếu nơi nhận, ghi sai địa danh, định lề trang văn 3.1.3 Nguyên nhân - Nhận thức số cán bộ, công chức, viên chức công tác soạn thảo ban hành văn chưa đúng, chưa đầy đủ, dẫn đến việc đạo, hướng dẫn, thực nhiệm vụ quan, đơn vị chưa quan tâm trọng mức; - Tác phong làm việc số cán chập - Các trang thiết bị chưa đáp ứng đầy đủ - Lãnh đạo thường xuyên cơng tác việc giải văn 34 chậm dẫn đến tình trạng tồn đọng văn - Không coi trọng việc xây dựng đề cương nên soạn thảo khó khăn lúng túng, thiếu tính hệ thống kế hoạch - Một số sai sót thể thức văn như: Thiếu trích yếu, thiếu nơi nhận, ghi sai địa danh, định lề trang văn chất lượng văn ban hành tương đối cao 3.2 Đề xuất số giải pháp - Quan tâm đến công tác soạn thảo văn Tổng cục thủy sản để nâng cao hiệu công việc cán làm công tác Văn phòng n tâm gắn bó với cơng việc - Đẩy mạnh cơng tác tun truyền, phổ biến Luật văn Nhà nước soạn thảo văn - Tăng cường sở vật chất, trang thiết bị làm việc; - Để nâng cao hiệu làm việc công tác soạn thảo ban hành văn bản, Lãnh đạo Tổng cục Trưởng phòng cần quan tâm đến cơng tác Văn phòng Chủ động tích cực tham gia lớp huấn luyện nghiệp vụ Hành Văn phòng ứng dụng cơng nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ tài liệu, công văn giấy tờ để triển khai thực đơn vị - Tăng cường ứng dụng khoa học công nghệ vào cơng tác Hành Văn phòng nâng cao chất lượng hiệu việc quản lý công văn giấy tờ, lưu trữ hồ sơ giấy tờ, soạn thảo ban hành văn bản, lưu trữ hồ sơ tài liệu, quản lý công tác nghiệp vụ quan…Từng bước đại hóa cơng tác Hành Văn phòng - Cần ý đến môi trường làm việc, ánh sáng, màu sắc, điều kiện làm việc Văn phòng nơi tiếp nhận thông tin, lưu trữ hồ sơ, tài liệu quan trọng quan Do cần bố trí thuận lợi cho việc giao dịch, phù hợp với tính chất công việc bảo quản tài liệu mật khơng để thơng tin tiết lộ ngồi - Khen thưởng kịp thời kỷ luật nghiêm minh - Kiểm tra kỹ nội dung hình thức trước ký - Từng cá nhân cần nâng cao nhận thức, trách nhiệm cơng tác 35 soạn thảo ban hành văn TIỂU KẾT Như chương em đánh giá mặt tích cực mặt tiêu cực cơng tác soạn thảo ban hành văn Tổng cục Thủy sản Từ đó, em đề xuất số giải pháp với mong muốn hoàn thiện việc thực công tác soạn thảo ban hành văn Tổng cục Thủy sản 36 KẾT LUẬN Trong hoạt động giao tiếp, văn phương tiện quan trọng nhằm ghi lại truyền đạt thông tin ngôn ngữ, nhằm điều chỉnh mối quan hệ xã hội cho phù hợp với pháp luật hành Soạn thảo văn khâu quan trọng hoạt động quản lý Xuất phát từ vai trò văn phục vụ chủ yếu cho hoạt động này, từ việc ban hành chủ trương, sách, xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác; đạo điều hành thực việc phản ánh tình hình cơng việc, đề đạt ý kiến lên cấp trên, trao đổi cơng việc phải dùng hình thức văn Chất lượng văn soạn thảo thể nhận thức trị, lực công tác, nghệ thuật lãnh đạo, hiệu suất tác phong làm việc lãnh đạo quan, tổ chức Đồng thời thước đo trình độ trị, lực chuyên môn khả nắm bắt thực tiễn tập thể, cán bộ, công chức quan Để văn ban hành đạt chất lượng cao thông tin, hạn chế hậu xảy ra, nâng cao giá trị sử dụng văn bản, trình soạn thảo cần đảm bảo thực yêu cầu soạn thảo văn Làm tốt công tác soạn thảo văn góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, suất, chất lượng xác Do thời gian thực tế khơng nhiều, thân em kỹ nghiệp vụ nhiều hạn chế nên nội dung báo cáo chưa tốt cho Cách nhìn nhận đánh giá vấn đề góc độ định, chưa thể nhìn sâu để có nhận xét, bao qt đắn Vì nội dung báo cáo thực tập khó tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận ý kiến đóng góp Thầy bạn để báo cáo hoàn thiện 37 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tập giảng Soạn thảo văn (2015),Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Khoa quản trị Văn phòng Trang website tham khảo, tongcucthuysan.gov.vn TS Triệu Văn Cường – TS Nguyễn Cảnh Đường (Đồng chủ biên) TS Lê Văn In – Ths Nguyễn Mạnh Cường, Văn quản lý nhà nước - vấn đề lý luận kỹ thuật soạn thảo Tập giảng Quản trị văn phòng Các văn Tổng cục Thủy sản 38 PHỤ LỤC • Phụ lục 01: Sơ đồ cấu tổ chức Tổng cục Thủy sản • Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Tổng cục • Phụ lục 03: Hình ảnh Tổng cục Thủy sản Phụ lục 01: Sơ đồ cấu tổ chức Tổng cục Thủy sản TỔNG CỤC THỦY SẢN Thứ trưởng – Tổng cục trưởng VŨ VĂN TÁM Phó Tổng cục trưởng Phó Tổng cục trưởng Phó Tổng cục trưởng TRẦN ĐÌNH LUÂN NGUYỄN THỊ THU NGUYỆT NGUYỄN NGỌC OAI Văn phòng Tổng cục Vụ Kế hoạch, Tài Trung tâm Thông tin thủy sản Vụ Khoa học công nghệ & Hợp tác quốc tế Vụ Nuôi trồng thủy sản Vụ Khai thác thủy sản Trung tâm Đăng kiểm tàu cá Vụ pháp chế, Thanh tra Vụ Bảo tồn & Phát triền nguồn lợi thủy sản Cục Kiểm ngư Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm nghiệm, Kiểm định nuôi trồng thủy sản Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Tổng cục VĂN PHỊNG TỔNG CỤC Chánh Văn phòng DƯƠNG VĂN CƯỜNG Phó Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phòng TẠ MINH PHƯƠNG NGUYỄN CƠNG HIỀN Phòng Tổng hợp Phòng Tổ chức Cán Phòng Hành quản trị Đại diện Văn phòng Tổng cục Thành phố Hồ Chí Minh Phòng Văn thư Phòng Kế tốn Phụ lục 03: Hình ảnh Tổng cục Thủy sản ... chức Văn phòng Tổng cục – Tổng cục Thủy sản Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC THỦY SẢN 2.1 Khảo sát công tác tiếp nhận xử lý văn bản, thơng tin đến 16 • Căn vào... chung Văn phòng Tổng cục – Tổng cục Thủy sản Chương 2: Thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn Tổng cục Thủy sản Chương 3: Một số khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu công tác soạn thảo ban hành văn. .. công tác soạn thảo ban hành văn Tổng cục Thủy sản Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Tìm hiểu Cơ sở lý luận công tác soạn thảo, ban hành văn khái quát chung Văn phòng Tổng cục – Tổng cục Thủy sản Thực