Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại tổng cục thủy sản

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu của đề tài 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu. 2 6. Đóng góp của đề tài 2 7. Cấu trúc của đề tài 2 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN VÀ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG TỔNG CỤC – TỔNG CỤC THỦY SẢN 4 1.1. Một số khái niệm 4 1.2. Lịch sử hình thành Tổng cục Thủy sản 4 1.3. Cơ cấu tổ chức 5 1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng cục Thủy sản 6 1.3.1. Vị trí, Chức năng 6 1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 6 1.4. Giới thiệu về Văn phòng Tổng cục 10 1.4.1. Vị trí và chức năng 10 1.4.2. Nhiệm vụ và quyến hạn 10 1.4.3. Cơ cấu tổ chức 15 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC THỦY SẢN 17 2.1. Khảo sát về công tác tiếp nhận và xử lý văn bản, thông tin đến 17 2.1.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản, thông tin đến 17 2.1.2. Xử lý văn bản đến 18 2.1.3. Thời hạn trả lời văn bản đến 20 2.2. Quản lý văn bản đi 21 2.2.1. Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 21 2.2.2. Soạn thảo văn bản 22 2.2.3. Lấy ý kiến tham gia 23 2.2.4. Trình ký văn bản 24 2.2.5. Văn bản Tổng cục trình ký Bộ 26 2.2.6. Ký thừa lệnh, thừa ủy quyền của thủ trưởng các đơn vị 27 2.2.7. Xử lý văn bản có sai sót 27 2.3. Phát hành và xử lý văn bản 27 2.3.1. Phát hành văn bản 27 2.3.2. Quản lý văn bản phát hành 29 2.3.3. Phát hành văn bản trên mạng 29 2.4. Công tác lưu trữ 30 2.4.1. Lập hồ sơ 30 2.4.2. Lưu trữ hồ sơ 30 2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu 31 2.5.1. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản 31 2.5.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Lưu trữ 32 Chương 3. MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 33 3.1. Nhận xét, đánh giá 33 3.1.1. Ưu điểm 33 3.1.2. Nhược điểm 34 3.1.3. Nguyên nhân 34 3.2. Đề xuất một số giải pháp 35 KẾT LUẬN 37 TÀI LIỆU THAM KHẢO 38 PHỤ LỤC

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là bài báo cáo do chính bản thân em tìm hiểu vàhoàn thành Những thông tin và nội dung trong bài báo cáo đều dựa trên nghiêncứu thực tế và hoàn toàn đúng với nguồn trích dẫn Nếu sai em xin hoàn toànchịu trách nhiệm

Hà Nội, ngày 21 tháng 6 năm 2017

LỜI CẢM ƠN

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sự tri ân sâu sắc đối với các thầy côcủa trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là thầy cô khoa Quản trị Văn phòngcủa trường đã tạo điều kiện cho em có cơ hội đi thực tập để em có thêm nhữngtrải nghiệm và kiến thức để hoàn thành đợt thực tập

Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn thầy ThS Nguyễn Mạnh Cường đãnhiệt tình chỉ bảo, hướng dẫn em trong đợt thực tập, cảm ơn thầy đã động viên,cũng như chia sẻ những kinh nghiệm của mình, giải đáp những thắc mắc trongquá trình thực tập , để em có thể hoàn thành tốt đợt thực tập

Đồng thời em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới ban lãnh đạoTổng cụcThủy sản, lãnh đạo Văn phòng Tổng cục và các anh, chị trong cơ quan đã tạođiều kiện thuận lợi cho em thực tập tại cơ quan, chỉ bảo tận tình, tư vấn cho em

để em có thể hoàn thành đợt thực tập và báo cáo thực tập, đồng thời giúp emhiểu thêm về công việc văn phòng trong suốt thời gian thực tập

Trong quá trình thực tập, cũng như quá trình làm báo cáo Khó tránh khỏinhững sai sót, rất mong các Thầy, Cô bỏ qua Đồng thời do trình độ lý thuyếtcũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài báo cáo không thể tránhkhỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của Thầy, Cô để

em học thêm được nhiều kinh nghiệm và hoàn thành tốt bài báo cáo thực tập

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn./

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 1

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu của đề tài 2

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Phương pháp nghiên cứu 2

6 Đóng góp của đề tài 2

7 Cấu trúc của đề tài 2

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN VÀ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG TỔNG CỤC – TỔNG CỤC THỦY SẢN 4

1.1 Một số khái niệm 4

1.2 Lịch sử hình thành Tổng cục Thủy sản 4

1.3 Cơ cấu tổ chức 5

1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng cục Thủy sản 6

1.3.1 Vị trí, Chức năng 6

1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 6

1.4 Giới thiệu về Văn phòng Tổng cục 10

1.4.1 Vị trí và chức năng 10

1.4.2 Nhiệm vụ và quyến hạn 10

1.4.3 Cơ cấu tổ chức 15

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC THỦY SẢN 17

2.1 Khảo sát về công tác tiếp nhận và xử lý văn bản, thông tin đến 17

2.1.1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản, thông tin đến 17

2.1.2 Xử lý văn bản đến 18

2.1.3 Thời hạn trả lời văn bản đến 20

2.2 Quản lý văn bản đi 21

2.2.1 Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 21

2.2.2 Soạn thảo văn bản 22

2.2.3 Lấy ý kiến tham gia 23

2.2.4 Trình ký văn bản 24

2.2.5 Văn bản Tổng cục trình ký Bộ 26

2.2.6 Ký thừa lệnh, thừa ủy quyền của thủ trưởng các đơn vị 27

2.2.7 Xử lý văn bản có sai sót 27

2.3 Phát hành và xử lý văn bản 27

2.3.1 Phát hành văn bản 27

2.3.2 Quản lý văn bản phát hành 29

2.3.3 Phát hành văn bản trên mạng 29

2.4 Công tác lưu trữ 30

2.4.1 Lập hồ sơ 30

2.4.2 Lưu trữ hồ sơ 30

2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản và lưu trữ tài liệu 31

2.5.1 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản 31

2.5.2 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Lưu trữ 32

Chương 3 MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 33

3.1 Nhận xét, đánh giá 33

3.1.1 Ưu điểm 33

3.1.2 Nhược điểm 34

3.1.3 Nguyên nhân 34

3.2 Đề xuất một số giải pháp 35

KẾT LUẬN 37

TÀI LIỆU THAM KHẢO 38 PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong hoạt động quản lý của các cơ quan, soạn thảo và ban hành văn bản

là một nhiệm vụ quan trọng và mang tính chất thường xuyên Văn bản làphương tiện thông tin chủ yếu phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan,đồng thời là cơ sở pháp lý để tiến hành giải quyết công việc, thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ của từng cơ quan nói riêng và của bộ máy nhà nước nói chung.Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực hoạt động của đời sống xãhội.Trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước, văn bản là phương tiệnthông tin cơ bản để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý, là hình thức cụthể hóa pháp luật và điều chỉnh các mối quan hệ thuộc phạm vi quản lý Vì vậy,công tác soạn thảo văn bản là một mảng không thể thiếu trong hoạt động quản lýnhà nước Làm tốt công tác soạn thảo văn bản sẽ góp phần giải quyết công việccủa cơ quan được nhanh chóng, năng suất, chất lượng và chính xác hơn

Do đó, văn bản có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động quản lý Đểvăn bản đảm bảo chất lượng và đạt mục đích, yêu cầu đề ra, khâu soạn thảo vănbản mang tính quyết định

Là một sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng công tác soạn thảo vàban hành văn bản là quan trọng có ích trong tác nghiệp chuyên môn cũng nhưyêu thích công việc này lâu

Với những lý do trên em đã chọn đề tài “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Thủy sản” làm đề tài cho bài báo cáo thực tập.

Lê Văn In – Ths Nguyễn Mạnh Cường, Văn bản quản lý nhà nước - những vấn

đề lý luận và kỹ thuật soạn thảo

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tượng, phạm vi nghiên cứu: Khảo sát, đánh giá công tác soạn thảo vàban hành văn bản tại Tổng cục Thủy sản

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Tìm hiểu Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo, ban hành văn bản và kháiquát chung về Văn phòng Tổng cục – Tổng cục Thủy sản

Thực trạng về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Thủysản

Từ đó, Có một số khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạnthảo và ban hành văn bản

5 Phương pháp nghiên cứu.

Trong bài Báo cáo thực tập em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứulà:

- Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu;

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu;

có thể trở thành tư liệu nghiên cứu phục vụ cho các cơ quan về công tác soạnthảo và ban hành văn tại cơ quan

7 Cấu trúc của đề tài

- Mở đầu, kết luận

- Tài liệu tham khảo và phụ lục

Đề tài có cấu trúc gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo, ban hành văn bản và khái

quát chung về Văn phòng Tổng cục – Tổng cục Thủy sản

Chương 2: Thực trạng về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại

Tổng cục Thủy sản

Chương 3: Một số khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn

thảo và ban hành văn bản

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN

VÀ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG TỔNG CỤC – TỔNG CỤC

THỦY SẢN 1.1 Một số khái niệm

- Văn bản là phương tiện hay vật mang nội dung thông tin, được ghibằng kí hiệu ngôn ngữ, cho phép con người (chủ thể, đối tượng) giao tiếp đượcthậm chí ở những khoảng không gian cách biệt vô tận qua các thế hệ [1; tr5]

- Quy trình soạn thảo văn bản là trình tự các công việc cần tiến hànhtrong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành [1; tr49]

- Văn bản là phương tiện thông tin chủ yếu phục vụ cho hoạt động quản

lý của các cơ quan, đồng thời là cơ sở pháp lý để tiến hành giải quyết công việc,thực hiện chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan nói riêng và của bộ máy nhànước nói chung [1; tr4]

- Văn bản là mật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ, có giá trịpháp lý [3;tr23]

- Văn bản là vật mang tin trên đóthông tin được ghi và truyền đạt bằng

ký hiệu hoặc ngôn ngữ nhất định theo hình thức và thể thức quy định, hình thànhtrong hoạt động của các cơ quan, tổ chức [3; tr24]

- Trình tự ban hành văn bản là các bước mà cơ quan phải tiến hành trongcông tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn và phạm vi hoạt động của mình Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lựcpháp lý của từng loại văn bản có thể xây dựng một trình tự chuẩn [3;tr66]

ngày 25/01/2010 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng nhiệm vụ, quyềnhạn cơ cấu tổ chức của Tổng cục thủy sản trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Pháttriển nông thôn bao gồm 11 đơn vị trực thuộc.

- Phó Tổng cục trưởng gồm 03 Phó Tổng cục giúp việc choThứ trưởng.Các Phó Tổng cục trưởng phân công, chỉ đạo một số lĩnh vực công tác; chỉ đạođiều hành hoạt động một số phòng, ban ngành chuyên môn của Tổng cục Thủysản

+ 01 Phó Tổng cục trưởng phụ trách Trung tâm thông tin thủy sản

+ 01 Phó Tổng cục trưởng phụ trách Trung tâm Đăng kiểm tầu cá

+ 01 Phó Tổng cục trưởng phụ trách Trung tâm, Khảo nghiệm, kiểmnghiệm, kiểm định nuôi trồng thủy sản

+ Khối Nội chính: phụ trách và chịu trách nhiệm quản lý các bộ phận đơn

vị, phòng ban còn lại trong cơ quan

9 Trung tâm Thông tin thủy sản

10 Trung tâm Đăng kiểm tàu cá

11 Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểmnghiệm, Kiểm định nuôi trồng thủysản

 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thủy sản

2 Tổng cục Thủy sản có tư cách pháp nhân, con dấu hình Quốc huy, tàikhoản riêng, kinh phí hoạt động do ngân sách nhà nước cấp

3 Trụ sở của Tổng cục Thủy sản đặt tại thành phố Hà Nội

1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

1 Trình Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn:

a, Dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự án pháp lệnh, dự thảonghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định, nghị quyết củaChính phủ; dự thảo quyết định của Thủ tướng Chính phủ; cơ chế chính sách vàcác văn bản khác thuộc phạm vi quản lý của Tổng cục

b, Chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, trung hạn, hàngnăm, các chương trình, dự án, đề án và công trình quan trọng quốc gia thuộc

phạm vi quản lý của Tổng cục.

c, Tiêu chuẩn quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy phạm kỹ thuật

và định mức kinh tế - kỹ thuật chuyên ngành thuộc phạm vu quản lý của Tổngcục

2 Ban hành văn bản hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ thuộc phạm viquản lý của Tổng cục

3 Thẩm định và công bố tiêu chuẩn cơ sở chuyên ngành

4 Tổ chức tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luậ về các lĩnh vựcthuộc phạm vi quản lý của Tổng cục

5 Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm phápluật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, dự án, đề án thuộc phạm viquản lý của Tổng cục

6 Về bảo tồn và phát triển nguồn lợi thủy sản

a, Trình Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn:

Công bố danh mục các loài thủy sản đã được ghi trong sách đỏ Việt Nam

và các loài thủy sản khác bị cấm khai thác; danh mục các loài thủy sản bị cấmkhai thác có thời hạn và thới gian cấm khai thác; các quy định về phương phápkhai thác, loại nghề khai thác, phương tiện khai thác, mùa vụ và khu vực khaithác để bảo vệ và phát triển nguồn lợi thủy sản;

Tiêu chuẩn phân loại và công bố các khu bảo tồn vùng nước nội địa, khubảo tồn biển; quy hoạch, xây dựng và phân cấp quản lý các khu bảo tồn vùngnước nội địa, khu bảo tổn biển; quy chế quản lý khu bảo tồn vùng nước nội địa,khu bảo tồn biển có tầm quan trọng quốc gia và quốc tế phạm vi quản lý củaTổng cục

b, Hướng dẫn, kiểm tra việc điều tra, đánh giá và bảo vệ mội trường sốngcủa các loài thủy sản, bảo tồn, tái tạo và phát triển nguồn lợi thủy sản; biện phápbảo vệ môi trường các hệ sinh thái thủy sản, bảo tồn quỹ gen, đa dạng sinh họcthủy sản

7 Về khai thác thủy sản:

a, Trình Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về phân

vùng, phân tuyến khai thác thủy sản; phân công, phân cấp quản lý khai thác thủysản; quy chế quản lý khai thác thủy sản, trình tự, thủ tục câos, thu hồi giấy phépkhai thác thủy sản; điều kiện an toàn cho người và tàu cá.

b, Hướng dẫn tổ chức sản xuất, chuyển đổi cơ cấu nghề nghiệp trong hoạtđộng khai thác thủy sản

c, Tổ chức điều tra, đánh giá nguồn lợi thủy sản ở từng vùng biển, ngưtrường, các thủy vực, song, hồ lớn; dự báo và công bố ngư trường, vùng khaithác thủy sản, xác định trữ lượng, sản lượng khai thác cho phép hàng năm ởtừng vùng biển, ngư trường; xây dựng hệ thống thông tin quản lý khai thác,khuyến khích phát triển khai thác thủy sản xa bờ

d, Hướng dẫn việc phê duyệt hồ sơ thiết kế đóng mới, cải hoán tàu cá theoquy định của pháp luật

đ, Hướng dẫn công tác đăng kiểm tàu cá; tổ chức thực hiện việc đăngkiểm đối với tàu cá thuộc thẩm quyền quản lý của Tổng cục

e, Phối hợp với các Bộ, ngành có liên quan, Ủy ban nhân dân các tỉnh venbiển quản lý tàu cá hoạt động khai thác hải sản; hướng dẫn thông tin liên lạc,phòng tránh thiên tai, tìm kiếm, cứu hộ, cứu nạn tàu cá

8 Về nuôi trồng thủy sản:

a, Trình Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn quy hoạchvùng nuôi trồng thủy sản tập trung; danh mục giống, thức ăn, chế phẩm sinhhọc, vi sinh vệt, sản phẩm xử lý, cải tạo môi trường dung trong nuôi trồng thủysản được phép lưu hành tại Việt Nam

b, Hướng dẫn, kiểm tra chất lượng giống, thức ăn, chế phẩm sinh học, visinh vật, sản phẩm xưur lý, cải tạo môi trường dung trong nuôi trồng thủy sản;cấp phép xuất, nhập khẩu giống, thức ăn, sản phẩm xử lý, cảu tạo môi trườngdung trong nuôi trồng thủy sản

c, Thực hiện nhiệm vụ phòng, chống dịch bệnh thủy sản theo phân côngcủa Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

d, Hướng dẫn việc phòng, tránh thiên tai trong nuôi trồng thuy sản

đ, Hướng dẫn tổ chức sản xuất trong nuôi trồng thủy sản

e, Hướng dẫn, kiểm tra các hoạt động quan trắc, cảnh báo môi trườngtrong lĩnh vực thủy sản; hoạt động khảo nghiệm, kiểm nghiệm, kiểm định trongnuôi trồng thủy sản.

g, Phối hợp với các cơ quan chức năng hướng dẫn việc giao, cho thuê, thuhồi đất, mặt nước để nuôi trồng thủy sản theo quy định của pháp luật

11 Tổ chức công tác thống kê và quản lý các cơ sở dữ liệu thuộc phạm viquản lý của Tổng cục

12 Xây dựng và quản lý hệ thống thông tin chuyên ngành thủy sản, phốihợp với cơ quan chuyên môn thực hiện các chương trình truyền thông, tuyêntruyền về lĩnh vực thủy sản theo quy định của pháp luật

13 Tổ chức nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ và khuyến ngưtheo phân công, phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nôngthôn

14 Thực hiện hợp tác quốc tế theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nôngnghiệp và Phát triển nông thôn

15 Thực hiện cải cách hành chính theo chương trình cải cách hành chínhcủa Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

16 Thực hiện cải cách hành chính theo chương trình cải cách hành chínhcủa Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

17 Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, số lượngviên chức và người lao động; thực hiện chế độ tiền lương và các chính sách, chế

độ đãi ngộ, thi đua, khen thưởng, kỷ luật; tham gia đào tạo, bồi dưỡng chuyênmôn nghiệp vụ đối với công chức, viên chức thuộc quyền quản lý của Tổng cụctheo phân cấp cảu Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

18 Hướng dẫn, kiểm tra đối với hoạt động của các hội và tổ chức phichính phủ theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nôngthôn.

19 Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra chuyên ngành theo quy địnhcủa pháp luật; giải quyết khiếu lại, tố cáo; phòng, chống tham nhũng, tiêu cực vàxủa lý các hành vi vi phạm pháp luật; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí theothẩm quyền

20 Quản lý tài chính, tài sản và các nguồn lực khác được giao theo quyđịnh của pháp luật

21 Quản lý đầu tư xây dựng theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nôngnghiệp và Phát triển nông thôn và quy định của pháp luật

22 Quản lý Quỹ Tái tạo nguồn lợi thủy dản Việt Nam và các nguồn tàichính của quốc tế hỗ trợ cho ngành thủy sản theo quy định

23 Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triểnnông thôn giao

1.4 Giới thiệu về Văn phòng Tổng cục

1.4.1 Vị trí và chức năng

Văn phòng Tổng cục Thủy sản là tổ chức thuộc Tổng cục Thủy sản, cóchức năng tham mưu, tổng hợp, giúp Tổng cục trưởng thực hiện quản lý nhànước về tổ chức, cán bộ thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Tổng cục; thammưu tổng hợp về chương trình, kế hoạch công tác phục vị các hoạt động củaTổng cục; giúp Tổng cục trưởng tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vịthuộc Tổng cục thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Tổng cục Tổchức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, tuyên truyền, cải cáchhành chính; quản lý cơ sở vật chất- kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, đảmbảo phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ chung cho hoạt động của Tổng cục

và công tác quản trị nội bộ

Văn phòng Tổng cục có con dấu riêng để giao dịch, được mở tài khoảntheo quy định của pháp luật

1.4.2 Nhiệm vụ và quyến hạn

1 Tham mưu, trình Tổng cục trưởng chiến lược, chương trình, đề án, dự

án, kế hoạch dài hạn, trung hạn và hàng năm, cơ chế chính sách, các văn bảnquy phạm về lĩnh vực được phân công quản lý; hướng dẫn, kiểm tra và tổ chứcthực hiện theo quy định

2 Thực hiện nhiệm vụ công tác đảng của Đảng ủy Tổng cục:

a, Tham mưu cho Đảng ủy Tổng cục chương trình, kế hoạch công tác, vănabnr chỉ đạo các đảng bộ, chi bộ trực thuộc nhằm đảm bảo, nâng cao chất lượnghoạt động và sự lãnh đạo của cấp ủy đảng các cấp tại Tổng cục;

b, Đầu mối triển khai công tác đảng vụ Đảng ủy Tổng cục

3 Công tác hành chính

a, Chủ trì xây dựng, trình Tổng cục trưởng các quy chế, quy định về chế

độ làm việc và phối hợp công tác của Tổng cục; hướng dẫn, đôn đốc và kiểm traviệc thực hiện;

b, Hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan,đơn vị thuộc Tổng cục; thực hiện các nhiệm vụ về hành chính, văn thư, lưu trữ,thông tin của Cơ quan Tổng cục theo quy định;

c, Quản lý con dấy của Tổng cục gồm dấu chính quyền, dấu công đoàn,dấu đoàn thanh niên, Đảng ủy Tổng cục, dấu của Văn phòng Tổng cục và condấu khác theo quy định

5 Công tác tổng hợp

a, Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Lãnh đạo Tổng cục;theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các nhiệm vụ lãnh đạo Tổng cục giao cho các

cơ quan, đơn vị thuộc Tổng cục; tham mưu, tổng hợp báo cáo công tác chỉ đạođiều hành của Tổng cục;

b, Chủ trì hoặc phối hợp chuẩn bị, tổ chức các cuộc họp, làm việc tiếpkhách, các chuyến đi công tác của Lãnh đạo Tổng cục; thông báo ý kiến kếtluận, giao nhiệm vụ của Lãnh đạo Tổng cục đối với các cơ quan, đơn vị thuộcTổng cục;

c, Đầu mối tổng hợp chương trình, kế hoạch cải cách hành chính củaTổng cục hướng dẫ kiểm tra, đôn đốc và tổng hợp tình hình thực hiện cải cáchhành chính của các cơ quan, đơn vị thuộc Tổng cục; tổ chức thực hiện các nộidung về cải cách hành chính được Lãnh đạo Tổng cục giao;

d, Đề xuất và tổ chức thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin, phần mềmvăn phòng điện tử phục vụ công tác chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo Tổng cục;

đ, Đầu mối tổng hợp kế hoạch tuyên truyền của Tổng cục; hướng dânzkiểm tra, đôn đốc và tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch tuyên truyền của các

cơ quan, đơn vị thuộc Tổng cục; chủ trì hoặc phối hợp tổ chức thực hiện cáchoạt động tuyên truyền về thủy sản được Lãnh đạo Tổng cục giao

6 Công tác tài chính, kế toán

Quản lý, tổ chức thực hiện, giám sát chi tiêu, quyết toán các nguồn kinhphí được cấp có thẩm quyền giao để phục vụ hoạt động của các Vụ, Văn phòngTổng cục và các nguồn kinh phí khác được Lãnh đạo Tổng cục giao quy địnhhiện hành

7 Công tác tổ chức bộ máy, biên chế

a, Chủ trì thẩm định, trình Tổng cục trưởng quy định chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của các cơ quan, đơn vị thuộc Tổng cục Thủy sản;quy định về nhiệm vụ tự chủ, tự chịu trách nhiệm của các tổ chức sự nghiệp nhànước thuộc Tổng cục quản lý;

b, Tham mưu, trình Tổng cục trưởng phân cấp nhiệm vụ quản lý nhà nướccho các cơ quan đơn vị thuộc Tổng cục;

c, Tham mưu, trình Tổng cục trưởng quyết định: giao biên chế hành chínhhàng năm cho các cơ quan, đơn vị thuộc Tổng cục trong biên chế hành chính

được Bộ giao; phê duyệt kế hoạch biên chế đối với các đơn vị sự nghiệp đã cóđịnh mức biên chế; giao biên chế, quỹ tiền lương hàng năm đối với các đơn vị

sự nghiệp chưa có định mức biên chế thuộc Tổng cục;

d, Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật,các quy định của Bộ trưởng theo phân cấp, của Tổng cục trưởng về chức năng,nhiệm vụ, tỏ chức bộ máy và biên chế các đơn vị trực thuộc Tổng cục

đ, Hướng dẫn, thẩm định các đề án mô tả vị trí việc làm của các đơn vịthuộc Tổng cục Thủy sản

c, Tham mưu, trình Tổng cục trưởng quy định thẩm quyền và trách nhiệmngười đứng đầu các cơ quan, đơn vị thuộc Tổng cục theo quy định và theo phâncấp của Bộ;

d, Tham mưu, triển khai tổ chức thực hiện việc tuyển dụng, sử dụng, điềuđộng, nghỉ hưu đối với công chức, viên chức, người lao động thuộc Tổng cụcquản lý theo quy định của pháp luật và theo phân cấp của Bộ;

đ, Hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra công tác quản lý cán bộ, nhận xét đánhgiá công chức, viên chức, người lao động hàng năm theo phân cấp quản lý củaTổng cục và quy định của pháp luật Quản lý hồ sơ công chức, viên chức, ngườilao động thuộc Tổng cục quản lý; hướng dẫn các đơn vị thuộc tổng cục thựchiện quản lý, khai thác sử dụng hồ sơ công chức, viên chức thưo quy định củapháp luật;

e, Tham mưu cho Tổng cục trưởng tổ chức thực hiện Quyết định phân cấpquản lý cán bộ theo quy định hiện hành và phân cấp của Bộ;

g, Hướng dẫn, kiểm tra và tổng hợp báo cáo về công tác tổ chức, cán bộthuộc phạm vi quản lý nhà nước của Tổng cục theo quy định;

h, Tổ chức kiểm tra, giám sát công tác tổ chức, cán bộ thuộc Tổng cụctheo quy định.

9 Công tác chính sách lao động tiền lương

a, Trình Tổng cục trưởng nâng lương và giải quyết chế độ, chính sách đốivới công chức, viên chức thuộc diện Tổng cục quản lý; hướng dẫn và kiểm tracác cơ quan đơn vị thuộc Tổng cục thực hiện chế độ chính sách đối với côngchức, viên chức và người lao động thuộc Tổng cục theo phân cấp quản lý vàtheo quy định của pháp luật;

b, Giải quyết hoặc phối hợp giải quyết chế độ thôi việc, bảo hiểm xã hội

và các chế độ, chính sách khác đối với công chức, viên chức, người lao động củaTổng cục

10 Công tác đào tạo, bôi dưỡng

a, Trình Tổng cục trưởng chương trình, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng; đề

án phát triển nguồn nhân lực của Tổng cục và của ngành Thủy sản;

b, Tham mưu cho Tổng cục cử công chức, viên chức của Tổng cục tham

dự các lớp bồi dưỡng chương trình quản lý nhà nước; các lớp bồi dưỡng lý luậnchính trị; các lớp bồi dưỡng theo ngạch chuyên môn, nghiệp vụ; các lớp bồidưỡng lãnh đạo, quản lý; bồi dưỡng nhận thức về đảng và bôi dưỡng đảng viênmới;

c, Tham mưu cho Tổng cục đánh giá việc đào tạo, bồi dưỡng theo quyđịnh đối với công chức, viên chức của Tổng cục;

d, Tham mưu, trình Tổng cục trưởng ban hành Quyết định cử cán bộ đinước ngoài để đào tạo, tập huấn, khảo sát về chuyên môn, nghiệp vụ trong phạm

vi được phân cấp

11 Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật

a, Tham mưu, tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật đốivới công chức, viên chức, người lao động thuộc Tổng cục và các cơ quan, đơn vịtheo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ;

b, Trình Tổng cục trưởng ban hành các quy định để tăng cường kỷ luật,

kỷ cương hành chính, kỷ luật đối với cơ quan, đơn vị và công chức, viên chức,

người lao động thuộc Tổng cục.

vự thủy sản theo quy định cảu pháp luật và phân cấp của Bộ;

c, Thường trực các Hội đồng lương; thi đua, khen thưởng; kỷ luật; tuyểndụng công chức; thường trực Ban vì sự tiến bộ phụ nữ của Tổng cục Thủy sản;

d, Quản lý công chứ, tài sản, tài liệu thuộc phạm vi quản lý của Vănphòng Tổng cục theo quy định;

đ, Xây dựng, tổ chức thực hiện chương trình cải cách hành chính; thựchiện công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phítrong đơn vị;

e, Xây dựng trình Tổng cục Đề án vị trí việc làm, cơ cấu và số lượng côngchức của đơn vị; quản lý công chức, hồ sơ, tài sản và các nguồn lực khác đượcgiao theo quy định

1.4.3 Cơ cấu tổ chức

 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng Tổng cục

(Xem phụ lục số 02)

 Lãnh đạo Văn phòng Tổng cục:

- Lãnh đạo Văn phòng có Chánh văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng

do Tổng cục trưởng Tổng cục Thủy sản bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định

- Chánh Văn phòng điều hành hoạt động của Văn phòng Tổng cục; chịutrách nhiệm trước Tổng cục trưởng và trước pháp luật về hoạt động của Vănphòng

- Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng theo dõi, chỉ đạo một sốmặt công tác theo sự phân công của Chánh Văn phòng và chịu trách nhiệm trướcChánh Văn phòng, trước pháp luật về việc thực hiện nhiệm vụ được phân công

 Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ:

- Phòng Hành chính – Quản trị;

- Phòng Tổng hợp;

- Phòng Tổ chức cán bộ;

- Phòng Kế toán

- Cơ quan đại diện Văn phòng Tổng cục tại thành phố Hồ Chí Minh;

 Công chức, viên chức, người lao động của Văn phòng Tổng cục chịutrách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về việc thi hành nhiệm

vụ được giao; có nghĩa vụ và quyền lợi theo quy định của pháp luật

Chánh Văn phòng Tổng cục quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và

bổ nhiệm cán bộ lãnh đạo của các đơn vị trực thuộc Văn phòng Tổng cục theoquy định hiện hành và phân cấp của Tổng cục; chỉ đạo xây dựng, ban hành và tổchức thực hiện Quy chế làm việc của Văn phòng Tổng cục

TIỂU KẾT

Như vậy ở chương 1, em đã trình bày tóm tắt khái quát về Tổng cục Thủysản và Văn phòng Tổng cục Từ đó chúng ta có thể lắm được nội dung và vaitrò, sự hình thành và phát triển, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức của Văn phòng Tổng cục – Tổng cục Thủy sản

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

TẠI TỔNG CỤC THỦY SẢN 2.1 Khảo sát về công tác tiếp nhận và xử lý văn bản, thông tin đến

 Căn cứ vào Sổ đăng ký công văn đi, có các hình thức văn bản hành chính và số lượng ban hành văn bản từ năm 2012-2017

STT Tên loại

văn bản ban hành

Số lượng Năm

2012

Năm 2013

Năm 2014

Năm 2015

Năm 2016

Năm 2017 (từ tháng 01 đến tháng 04)

2.1.1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản, thông tin đến

- Tất cả văn bản đến đều phải làm thủ tục tiếp nhận tại văn thư:

+ Văn thư Tổng cục có trách nhiệm làm thủ tục tiếp nhận tất cả các vănbản đến của Tổng cục; thư, tài liệu gửi Lãnh đạo Tổng cục;

+ Cán bộ, công chức trực tiếp nhận văn bản từ các cơ quan, cá nhân gửiTổng cục hoặc gửi đơn vị hoặc nhận được văn bản gửi đích danh cá nhân nhưng

có liên quan đến công việc Tổng cục, đơn vị phải chuyển cho Văn thư Tổng cục

để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký

- Văn thư đơn vị trả lại nơi gửi những văn bản sai địa chỉ, chữ mờ, nhàunát, bản photocopy dấu đen (trừ bản fax, các văn bản trong hồ sơ kèm theo, vănbản do Bộ chuyển tới)

- Văn thư không bóc những bì thư có đóng dấu “ Tuyệt mật” (A), bì thưgửi đích danh hoặc có ghi “chỉ người có tên trên bì thư mới được bóc”

- Văn thư phải giữ lại bì thư kèm với văn bản đối với những đơn thưkhiếu nại, tố cáo, thư nặc danh hoặc văn bản cần kiểm tra, xác minh

- Đăng ký văn bản đến:

+ Chánh Văn phòng Tổng cục quy định việc lập sổ đăng ký văn bản đếncủa Tổng cục;

+ Thủ trưởng đơn vị quy định việc lập sổ đăng ký văn bản đến đơn vị

- Đối với các thông tin nhận qua fax, email hoặc truyển qua mạng, vậtmang tin được đăng ký vào sổ riêng và trình thủ trưởng đơn vị xử lý

- Đối với các thông tin nhận được qua điện thoại, truyền miệng có liênquan đến công tác chỉ đạo, điều hành của Tổng cục hoặc của đơn vị, người tiếpnhận phải ghi lại nội dung, thời gian tiếp nhận, họ tên người truyền đạt vàchuyển ngay cho thủ trưởng đơn vị xử lý

2.1.2 Xử lý văn bản đến

* Văn bản đến được phân loại theo quy định như sau:

- Văn bản phải trả lời cho nơi gửi:

+ Loại A: văn bản có ghi thời hạn phải trả lời;

+ Loại B: văn bản không ghi thời hạn phải trả lời;

- Văn bản không phải trả lời cho nơi gửi: Loại C

 Trách nhiệm của Văn phòng Tổng cục:

- Trách nhiệm của Văn thư Tổng cục:

+ Trình Chánh Văn phòng văn bản đến, chuyển giao văn bản đã đượcChánh Văn phòng xử lý đến các đồng chí lãnh đạo Tổng cục và các đơn vị đượcgiao xử lý; chuyển những văn bản đã được lãnh đạo Tổng cục xử lý đến các đơn

vị, cá nhân xử lý theo chỉ đạo của lãnh đạo Tổng cục Các băn bản có dấu “hỏatốc”, “thượng khẩn”, “khẩn” phải trình ngay Chánh Văn phòng hay Lãnh đạoTổng cục sau khi đăng ký (trong trường hợp các đồng chí có trách nhiệm không

có mặt ở cơ quan phải điện thoại trực tiếp xin ý kiến);

+ Cập nhật ý kiến xử lý của Chánh Văn phòng/ Lãnh đạo Tổng cục vàochương trình quản lý văn bản đến hoặc sổ đăng ký văn bản theo quy định;

+ Lưu văn bản mật theo quy định; lưu bản phô tô văn bản theo yêu cầucủa Chánh Văn phòng hoặc Tổng cục trưởng;

+ Theo dõi kết quả xử lý các văn bản loại A, B do lãnh đạo Bộ chuyểncho Tổng cục Xử lý

- Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Tổng cục:

+ Xác định loại văn bản; ghi ý kiến xử lý vào “Phiếu xử lý văn bản” đốivới văn bản chuyển thẳng đến các đơn vị, ghi rõ yêu cầu thời hạn trình Tổng cụcvăn bản trả lời trong trường hợp cần thiết;

+ Mở các bì thư có đóng dấu “Tuyệt mật” gửi Tổng cục và xử lý theo quyđịnh

 Trách nhiệm của lãnh đạo Tổng cục: ghi ý kiến xử lý vào “Phiếu xử

lý văn bản”; yêu cầu thời hạn trình Tổng cục văn bản trả lời trong trường hợpcần thiết

 Trách nhiệm của các đơn vị:

- Trách nhiệm của Văn thư đơn vị hoặc cán bộ được giao nhiệm vụ tiếpnhận văn bản:

+ Trình thủ trưởng đơn vị văn bản đến;

+ Cập nhật ý kiến xử lý của thủ trưởng đơn vị vào chương trình quản lývăn bản chung của Tổng cục hoặc sổ quản lý văn bản đến;

+ Chuyển văn bản đến tổ chức hoặc cá nhân được giao xử lý hoặc chuyểntrả nơi gửi những văn bản không thuộc thẩm quyền (bằng văn bản của Tổngcục);

+ Trả Văn thư Tổng cục những văn bản mật sau khi xử lý xong;

+ Cập nhật kết quả xử lý văn bản bằng chương trình quản lý văn bản