Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu. 2 3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5. Đóng góp của đề tài 2 6. Cấu trúc của đề tài. 3 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN VIỆT NAM THỊNH VƯỢNG 4 1. Lịch sử hình thành và phát triển 4 2. Tầm nhìn, Sứ mệnh, Chiến lược Phát triển và Giá trị Cốt lõi của VPBank 5 3. Ý nghĩa biểu tượng VPBank 7 4. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của phòng Kinh doanh 7 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CƠ QUAN 11 Chương 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 11 1.1. Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản 11 1.1.1. Khái niệm soạn thảo văn bản và ban hành văn bản 11 1.1.2. Một số quy tắc chung khi tiến hành soạn thảo văn bản 12 1.1.2.1. Thể thức văn bản hành chính 18 1.1.2.2. Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính 19 1.1.2.3. Ban hành văn bản hành chính 28 Chương 2. THỰC TRẠNG VIỆC THỰC HIỆN CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI PHÒNG KINH DOANH NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN VIỆT NAM THỊNH VƯỢNG 30 2.1. Những yêu cầu về việc soạn thảo văn bản 30 2.1.1. Tóm tắt các bước soạn thảo văn bản 30 2.1.2. Phân tích thực trạng Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ngân hàng Thương mại cổ phần Việt Nam thịnh vượng. 32 2.1.2.1. Quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản 32 2.1.2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản. 32 2.1.3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản. 33 2.1.4. Tìm hiểu tình hình kiểm tra, rà soát hệ thống hoá văn bản cơ quan. 34 2.1.4.1. Hệ thống hoá văn bản cơ quan trong 5 năm gần đây. 34 2.1.4.2. Công tác kiểm tra và rà soát văn bản. 34 2.1.5 Thể thức văn bản. 34 2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. 35 2.2.1. Nội dung nghiệp vụ quản lý và giải quyết văn bản đi: 35 2.2.2. Nội dung, nghiệp vụ quản lý và giải quyết văn bản đến. 36 2.3. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào cơ quan. 36 2.3.1. Lập hồ sơ hiện hành. 36 2.3.2. Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; 36 2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu: 37 2.5. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ: 38 2.6. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: 38 2.7. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan: 39 2.8. Đánh giá những ưu nhược điểm về công tác lưu trữ tạiNgân hàng TMCP Việt Nam thịnh vượng. 40 Chương 3. PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN VIỆT NAM THỊNH VƯỢNG 41 3.1. Phương hướng và kế hoạch phát triển trong thời gian tới. 41 3.1.1. Mục tiêu đưa ra: 41 3.1.2. Định hướng phát triển nguồn nhân lực. 41 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu của thực thiện Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ngân hàng Thương mại cổ phần Việt Nam thịnh vượng. 42 KẾT LUẬN 44 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, em xin chân thành cám ơn chị Trần Thị Thanh Tâm –Chuyên viên phòng Kinh doanh đã tận tình giúp đỡ em trong suốt quá trình thựctập Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong Ban Giám đốc Ngân hàngThương mại cổ phần Việt Nam thịnh vượng, các Lãnh đạo phòng ban cũng nhưcác thầy cô trong Khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội đãhướng dẫn, chỉ bảo và tận tình giúp đỡ em để em hoàn thành tốt đợt thực tậpnày

Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của Ban Giám đốc Ngân hàngThương mại Việt Nam thịnh vượng và các cán bộ phòng Kinh doanh trong suốtthời gian thực tập tại cơ quan

Hà Nội, ngày 24 tháng 03 năm 2017

Sinh viên thực tập

Hoàng Thị Vân Anh

LỜI CAM ĐOAN

cứu có tính độc lập riêng, không sao chép bất kỳ tài liệu nào và chưa công bốnội dung này ở bất kỳ đâu Các số liệu trong luận văn được sử dụng trung thực,nguồn trích dẫn có chú thích rõ ràng, minh bạch, có tính kế thừa, phát triển từcác tài liệu, tạp chí, các công trình nghiên cứu đã được công bố, các website.Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan danh dự của tôi.

Hà Nội, ngày 24 tháng 03 năm 2017

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài.

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực,hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liềnvới văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sửdụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung Do đó, vai tròcủa công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước

là rất quan trọng Có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưutrữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước đượcthông suốt Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước vàthúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay Bên cạnh đó việcquản lý văn bản trong cơ quan hành chính nhà nước cũng là một vấn đề cầnđược chú trọng nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo của

cơ quan đó Chính vì vậy việc quan tâm đúng mực đến soạn thảo và quản lý vănbản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực của quản lý hành chínhnói riêng và quản lý nhà nước nói chung Trên thực tế công tác soạn thảo vàquản lý văn bản trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước hiện naynói chung đã đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp ứng được yêu cầu cơ bản củaquản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội Tuy nhiên hiệnnay vẫn còn nhiều văn bản quản lý nhà nước nói chung còn bộc lộ nhiều khiếmkhuyết như: văn bản có nội dung trái pháp luật, thiếu mạch lạc; văn bản banhành trái thẩm quyền; văn bản sai về thể thức và trình tự thủ tục ban hành; vănbản không có tính khả thi, và những văn bản đó đã, đang và sẽ còn gây nhiềuảnh hưởng không nhỏ đối với mọi mặt của đời sống xã hội, làm giảm uy tín vàhiệu quả tác động của các cơ quan hành chính nhà nước Qua thời gian thực tậptại Ngân hàng Thương mại cổ phần Việt Nam thịnh vượng tôi đã có dịp tìm hiểu

về công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại đây Tuy nhiên, do giới hạn về thờigian cũng như năng lực cá nhân, báo cáo chuyên đề này chỉ tập trung nghiên cứu

“công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng Kinh doanh” Đây cũng làmột vấn đề đang được quan tâm tại Ngân hàng và có một vai trò quan trọng đối

với công tác lãnh đạo, điều hành và quản lý của Ngân hàng Thương mại cổ phầnViệt Nam thịnh vượng Do đó tôi cố gắng hoàn thành, hoàn chỉnh báo cáo thựctập này với tinh thần nghiêm túc nhằm đảm bảo được yêu cầu của Nhà trường đề

ra trong quá trình thực tập tại Ngân hàng Thương mại cổ phần Việt Nam thịnhvượng

2 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu.

2.1 Đối tượng nghiên cứu.

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản”

2.2 Phạm vi nghiên cứu.

+ Phạm vi nghiên cứu của bài báo cáo chủ yếu tìm hiểu về Công tác soạnthảo và ban hành văn bản phòng Kinh doanh tại Ngân hàng Thương mại cổ phầnViệt Nam thịnh vượng

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Trên cơ sở nghiên cứu những lý luận cơ bản và thực trạng công tác soạnthảo và ban hành văn bản, phát hiện ra những ưu điểm và những mặt còn tồn tại

để đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng công tác giúpcho cơ quan, doanh nghiệp có được quy trình làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả

4 Phương pháp nghiên cứu

Để nghiên cứu đề tài, các phương pháp được nghiên cứu trong bài báo cáochủ yếu là: Phương pháp quan sát, phương pháp phỏng vấn và phương pháp thuthập thông tin thực tế từ cơ quan

5 Đóng góp của đề tài

Đề tài sau khi hoàn thành sẽ góp phần:

+ Đưa ra những kết luận, đánh giá cụ thể, phân tích có hệ thống các tácđộng có tính tích cực và tiêu cực về Kĩ năng cần thiết trong quá trình soạn thảo

7 Cấu trúc của đề tài.

Bố cục của đề tài gồm 3 phần:

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CƠ QUAN

PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH

CƠ QUAN

Bố cục đề tài được chia thành 3 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản.Chương 2 Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ngânhàng Thương mại cổ phần Việt Nam thịnh vượng

Chương 3 Phương hướng và giải pháp để nâng cao hiệu quả làm việc củaCông tác soạn thảo và ban hành văn bản

PHẦN III PHỤ LỤC

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI NGÂN HÀNG

THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN VIỆT NAM THỊNH VƯỢNG

1 Lịch sử hình thành và phát triển

Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) được thành lập ngày12/8/1993 Sau gần 23 năm hoạt động, VPBank đã phát triển mạng lưới lên 210điểm giao dịch với đội ngũ trên 12.400 cán bộ nhân viên Tính đến hết quýI/2016, vốn điều lệ của VPBank đã tăng lên mức 9.181 tỷ đồng

Là thành viên của nhóm 12 ngân hàng hàng đầu Việt Nam (G12), VPBankđang từng bước khẳng định uy tín của một ngân hàng năng động, có năng lực tàichính ổn định và có trách nhiệm với cộng đồng Để đạt được tầm nhìn đầy thamvọng, VPBank đã triển khai chiến lược tăng trưởng quyết liệt trong giai đoạn

2012 - 2017 với sự hỗ trợ của công ty tư vấn hàng đầu thế giới McKinsey Vớichiến lược này, VPBank nỗ lực tăng trưởng hữu cơ trong các phân khúc kháchhàng mục tiêu, khẩn trương xây dựng các hệ thống nền tảng để phục vụ tăngtrưởng, và luôn chủ động theo dõi các cơ hội trên thị trường

Sự tăng trưởng vượt bậc của VPBank thể hiện sinh động ở mức độ mởrộng mạng lưới các chi nhánh, điểm giao dịch trên toàn quốc cùng sự phát triển

đa dạng của các kênh bán hàng và phân phối

Bên cạnh đó, theo định hướng “Tất cả vì khách hàng”, các điểm giao dịch

đã được thay đổi hoàn toàn về diện mạo, mô hình và tiện nghi phục vụ Các sảnphẩm, dịch vụ của VPBank luôn được cải tiến và kết hợp thêm nhiều tiện íchnhằm gia tăng quyền lợi cho khách hàng Tất cả đã góp phần làm hài lòngkhách hàng hiện tại và thu hút thêm khách hàng mới, mở rộng cơ sở khách hàngcủa VPBank với tốc độ nhanh chóng

Để chuẩn bị cho việc tăng trưởng ổn định và bền vững, VPBank đã tiếnhành đồng bộ các giải pháp xây dựng hệ thống nền tảng Ngân hàng luôn đi đầuthị trường trong việc ứng dụng công nghệ thông tin tiên tiến trong các sản phẩm,dịch vụ và hệ thống vận hành Cùng với việc xây dựng môi trường văn hóa

được xây dựng và triển khai thành công tại VPBank Bên cạnh đó, Ngân hàng đãtừng bước phát triển một hệ thống quản trị rủi ro độc lập, tập trung và chuyênmôn hóa, đáp ứng chuẩn mực quốc tế và gắn kết với chiến lược kinh doanh củaNgân hàng Song song với việc thực thi những thông lệ quốc tế tốt nhất về quảntrị doanh nghiệp, VPBank cũng không ngừng hoàn thiện cơ cấu tổ chức theochính sách quản trị công ty rõ ràng và minh bạch.

Với những nỗ lực không ngừng, thương hiệu của VPBank đã trở nên ngàycàng vững mạnh và được khẳng định qua nhiều giải thưởng uy tín Riêng trongnăm 2015, VPBank đã liên tiếp nhận được 6 giải thưởng quốc tế do các tổ chức

uy tín trao tặng như Ngân hàng thương mại tốt nhất Việt Nam 2015, Ngân hàngbán lẻ sáng tạo nhất Việt Nam 2015, Dịch vụ ngân hàng doanh nghiệp vừa vànhỏ tốt nhất Việt Nam 2015, Ngân hàng điện tử tốt nhất và Giải thưởng Chiếnlược Quản lý dữ liệu Doanh nghiệp năm 2015

Những giải thưởng quốc tế này một lần nữa khẳng định cho chất lượngsản phẩm, dịch vụ, uy tín và sức cạnh tranh nổi bật của VPBank trên thị trườngtài chính, ngân hàng tại Việt Nam, đồng thời khẳng định định hướng phát triểnđúng đắn của Ngân hàng trong thời gian qua Trong thời gian tới, VPBank sẽ tậptrung đổi mới sản phẩm, dịch vụ, nhằm đem đến những lợi ích vượt trội choKhách hàng và đặc biệt tập trung nâng cao chất lượng dịch vụ nhằm hướng tớimột ngân hàng chuẩn quốc tế

2 Tầm nhìn, Sứ mệnh, Chiến lược Phát triển và Giá trị Cốt lõi của VPBank

Là một trong những ngân hàng TMCP thành lập sớm nhất tại Việt nam,VPBank đã có những bước phát triển vững chắc trong suốt lịch sử của ngânhàng Đặc biệt từ năm 2010, VPBank đã tăng trưởng vượt bậc với việc xây dựng

và triển khai chiến lược chuyển đổi toàn diện dưới sự hỗ trợ của một trong cáccông ty tư vấn chiến lược hàng đầu thế giới Theo chiến lược này, VPBank đặtmục tiêu trở thành một trong 5 ngân hàng TMCP hàng đầu Việt Nam và mộttrong 3 ngân hàng TMCP bán lẻ hàng đầu Việt Nam vào năm 2017

Tầm nhìn trên được hiện thực hóa bằng một chiến lược gồm 2 gọng kìmchính:

• Tăng trưởng hữu cơ quyết liệt, tập trung vào phân khúc khách hàng cá nhân vàSME, đồng thời khai thác cơ hội trong phân khúc khách hàng doanh nghiệp lớn

và một trong 3 ngân hàng TMCP bán lẻ hàng đầu Việt Nam vào năm 2017

VPBank tin tưởng rằng với tầm nhìn và chiến lược trên, ngân hàng sẽhoàn thành sứ mệnh của mình là mang lại lợi ích cao nhất cho khách hàng, quantâm chú trọng đến quyền lợi người lao động và cổ đông, xây dựng văn hóadoanh nghiệp vững mạnh, và đóng góp hiệu quả vào sự phát triển của cộngđồng

3 Ý nghĩa biểu tượng VPBank

Thương hiệu mới của VPBank với phương châm "Hành động vì nhữngước mơ", được xây dựng nên từ các yếu tố: Chuyên nghiệp, Tận tuỵ, Khác biệt,

và Đơn giản Hướng tới tầm nhìn dài hạn, VPBank quyết tâm đẩy mạnh hìnhảnh một ngân hàng luôn nỗ lực cao nhất để phục vụ khách hàng với thái độ thânthiện và tốc độ nhanh nhất

Biểu tượng mới của VPBank là Hoa Thịnh Vượng, được cách điệu bằng

sự kết hợp tinh tế giữa nét chắc chắn và đường cong mềm mại, thể hiện sự linhhoạt, thân thiện và sự tin cậy mà VPBank mong muốn đem lại cho khách hàng.Hình dáng biểu tượng giống như đôi bàn tay ấp ủ, nâng nịu khát vọng vươn lên,tượng trưng cho sự phát triển đi lên không ngừng, là chỗ dựa vững chắc để đảmbảo cho sự lớn mạnh và thịnh vượng Biểu tượng còn gợi liên tưởng tới nhữngđôi tay cùng chung sức xây dựng một cộng đồng, một đất nước Việt Nam ThịnhVượng

Màu đỏ tươi của cánh hoa thể hiện sự nhiệt huyết, tinh thần làm việc hăngsay, tính sáng tạo, sự thịnh vượng và may mắn cũng như tinh thần trách nhiệmđối với xã hội, đối với cộng đồng trong mỗi hoạt động của VPBank

4 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của phòng Kinh doanh.

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng

Bác Hồ đã từng dạy “Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt,giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình Cán bộ văn phòng nắm tình hìnhsai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng Văn phòng giúp cơ quanlãnh đạo đầu não nắm tình hình trong toàn Đảng, cho nên phải luôn nêu cao tinhthần trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện tốtnhiệm vụ được giao”

Ở mỗi giai đoạn khác nhau, chức năng tham mưu - tổng hợp cũng cónhững thay đổi nhất định, nhưng nhìn chung đó là hai chức năng quan trọng củavăn phòng Chức năng tham mưu thể hiện trong từng nhiệm vụ cụ thể như xâydựng quy chế làm việc và tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xây

dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác, thông tin tổng hợp phục vụlãnh đạo… Ngoài ra, tham mưu – tổng hợp còn là nhiệm vụ trực tiếp phục vụcác hoạt động hằng ngày như tổ chức các cuộc làm việc của lãnh đạo, các hộinghị, các chuyến đi công tác, hoạt động chuyên môn của các đơn vị, bộ phận;chuẩn bị các điều kiện, phương tiện đảm bảo công tác cơ quan, tổ chức nóichung Chức năng tham mưu - tổng hợp và phục vụ đan xen nhau, có quan hệmật thiết với nhau: tham mưu là để phục vụ, trong phục vụ có tham mưu.

Tổng hợp tốt mà tham mưu không tốt thì không làm được việc gì Theo

em tham mưu không chỉ là đề xuất chủ trương chính sách cho lãnh đạo, quản lý

mà còn phải hướng dẫn và thực hiện lĩnh vực mình đảm trách Do vậy, ngườilàm nhiệm vụ tham mưu không đơn thuần chỉ là giúp việc, bảo sao làm vậy màphải là người có bản lĩnh, trung thực, thẳng thắng, có thái độ nghiêm túc trongcông việc, cần cù, tỉ mỉ, thận trọng, có tính nguyên tắc cao; là người phải có tưduy biện chứng, không định kiến, hẹp hòi, không bảo thủ; không cảm tính, vụlợi; dám đề xuất, dám chịu trách nhiệm, dám đấu tranh bảo vệ cái đúng, không

sợ cấp trên trù dập Bác Hồ đã dạy: “Nếu tham mưu mà làm việc theo kiểu dĩ hòa vi quý, cố làm đẹp lòng cấp trên bằng bất cứ giá nào thì chỉ có hại cho quốc kế dân sinh”.

Với việc xác định rõ vai trò và tầm quan trọng của công tác tham mưu tổng hợp, những năm qua phòng Kinh doanh luôn coi trọng và không ngừng nỗlực, cố gắng làm tốt chức năng tham mưu - tổng hợp, giúp lãnh đạo, trực tiếp làTổng Giám đốc trong tổ chức, điều hành, lãnh đạo, chỉ đạo, phối hợp hoạt động

-của cơ quan cũng như các bộ phận chuyên môn Với phương châm“Kịp thời, chính xác, khoa học và chu đáo”, Văn phòng đã thực hiện nhiều biện pháp nhằm

đổi mới và nâng cao chất lượng công tác văn phòng Trong đó tập trung đổi mới

và nâng cao chất lượng chương trình công tác, chế độ thông tin báo cáo; tăngcường ứng dụng công nghệ thông tin, hiện đại hóa công tác văn phòng; đổi mới

lề lối làm việc, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công Trong những năm qua,mặc dù còn có nhiều khó khăn nhưng Ngân hàng TMCP Việt Nam thịnh vượng

phần hoàn thành các mục tiêu, nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội, từng bướckhẳng định được vai trò, vị trí của mình trong hệ thống các cơ quan hành chínhcủa Việt Nam; đã đề ra những chủ trương, giải pháp xây dựng bộ máy nhà nướcđáp ứng yêu cầu của cách mạng qua mỗi thời kỳ, đồng thời trực tiếp tham giagiải quyết nhiều công việc phát sinh do cấp trên giao, góp phần xây dựng bộmáy chính quyền các cấp ngày càng trong sạch vững mạnh Trong những kếtquả đó có phần đóng góp không nhỏ của tập thể cán bộ, công chức, nhân viên,chuyên viên làm việc tại Ngân hàng TMCP Việt Nam thịnh vượng đã chủ động,sáng tạo, mạnh dạn trong tham mưu triển khai nhiều phương án, biện pháp nhằm

tổ chức thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm của ngành đảm bảo theo đúng chươngtrình, kế hoạch đề ra

Văn phòng có chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo, thông tin đếncác đơn vị những nội dung chỉ đạo của lãnh đạo, đồng thời đề nghị các đơn vịthực hiện công việc đúng tiến độ, thời gian và đảm bảo chất lượng; tham mưu,tổng hợp giúp lãnh đạo thu thập, xử lý các thông tin, ban hành các quyết địnhquản lý phù hợp với tình hình thực tiễn của đơn vị, của Ngành

Ngoài những chức năng tham mưu tổng hợp vừa nói ở trên bên cạnh đóvăn phòng còn thực hiện tham mưu thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thể như:Xây dựng các chương trình công tác, thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo của

cơ quan, biên tập, kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục, thể thức của vănbản…

Văn phòng có chức năng phục vụ, hậu cần, quản trị nhằm đảm bảo cho cơquan thực hiện nhiệm vụ có hiệu quả, cụ thể như: Tổ chức hội họp, hội thảo, cácchuyến công tác cho lãnh đạo và các đơn vị phòng nghiệp vụ, quản lý tài sản,phương tiện phục vụ công tác, đảm bảo phục vụ đầy đủ trang thiết bị, âmthanh,ánh sáng, phương tiện, và đặc biệt quan trọng là chuẩn bị thật tốt hồ sơ tàiliệu cho công tác tổ chức Hội nghị hay bất kì sự kiện quan trọng nào của cơquan

Nhắc đến văn phòng, ta không thể không biết những nhiệm vụ quan trọng

mà công tác văn phòng cần phải thực hiện thật tốt, thật hiệu quả: Chủ trì tổnghợp các hoạt động của cơ quan, xây dựng kế hoạch công tác của cơ quan, theodõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình công tác đó; bố trí chương trình làmviệc hàng tuần, kế hoạch công tác tháng, quý, 6 tháng, năm của cơ quan Tổnghợp báo cáo tình hình hoạt động của cơ quan; đề xuất, kiến nghị các biện phápthực hiện sự chỉ đạo điều hành của Thủ trưởng, thực hiện chế độ thông tin báocáo theo quy định Chủ trì phối hợp với các phòng nghiệp vụ triển khai thực hiệncông tác tuyên truyền Chuẩn bị và tổ chức các cuộc họp, làm việc, tiếp khách,các chuyến đi công tác của lãnh đạo; làm thư ký họp giao ban và thông báo ýkiến chỉ đạo của Lãnh đạo đối với các đơn vị thực hiện Chủ trì phối hợp vớimột số đơn vị chức năng xây dựng một số quy chế quản lý, quy chế nội bộ vănphòng trình lãnh đạo ký ban hành và theo dõi đôn đốc các đơn vị thực hiện nộiquy, quy chế cơ quan, bảo đảm trật tự kỷ cương hành chính; tổ chức thực hiệncông việc về hành chính, lễ tân, khánh tiết, tiếp khách đảm bảo khoa học, hiệuquả và văn minh./

Như vậy, Văn phòng có vị trí quan trọng trong hoạt động của một cơquan, đơn vị Văn phòng không phải là cỗ máy giúp việc đơn thuần như một sốngười thường nghĩ Văn phòng là nơi tập trung và cần phải có những con ngườihiểu biết, luôn phấn đấu vươn lên, luôn tích cực, chủ động, sáng tạo, trungthành, tận tụy, biết hy sinh thời gian của cá nhân cho đơn vị để đảm bảo côngtác “ tham mưu - tổng hợp - phục vụ” thực sự có mối quan hệ mật thiết và đanxen nhau; “ Tham mưu là để phục vụ, trong phục vụ có tham mưu” Do đó, cầnphải thay đổi cách nhìn nhận cũng như cần phải quan tâm nhiều hơn nữa đếncông tác văn phòng để hoạt động của cơ quan, đơn vị thông suốt, hoàn thànhxuất sắc nhiệm vụ

Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CƠ QUAN

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

1 Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản

1 Khái niệm soạn thảo văn bản và ban hành văn bản

Soạn thảo văn bản là một trong những chức năng chính của người thư ký

Để có thể soạn thảo văn bản được tốt, người thư ký cần phải nắm vững các điều

cơ bản như sau:

*Khái niệm hệ thống văn bản Nhà nước:

1 Văn bản pháp quy là văn bản chứa các quy tắc chung để thực hiện vănbản luật, do cơ quan quản lý hành chính ban hành

2 Văn bản hành chính là loại văn bản mang tính thông tin quy phạm Nhànước Nó cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụthể trong khâu quản lý

Hình thức văn bản pháp quy:

1 Nghị định: do Chính phủ ban hành để quy định những quyền lợi và

nghĩa vụ của người dân theo Hiến pháp và Luật do Quốc hội ban hành

2 Nghị quyết: do Chính phủ hoặc Hội đồng nhân dân các cấp ban hành

về các nhiệm vụ kế hoạch, chủ trương chính sách và những công tác khác

3 Quyết định: do Thủ trưởng các cơ quan thuộc Nhà nước hoặc Hội

Đồng nhân dân các cấp ban hành Quyết định để điều hành các công việc cụ thểtrong đơn vị về các mặt tổ chức, nhân sự, tài chính, kế hoạch, dự án hoặc bãi bỏcác quyết định của cấp dưới

4 Chỉ thị: do Thủ trưởng các cơ quan thuộc Nhà nước ban hành hoặc Hội

đồng nhân dân các cấp ban hành Chỉ thị dùng để đề ra chủ trương, chính sách,

biện pháp quản lý, chỉ đạo công việc, giao nhiệm vụ cho các bộ phận dướiquyền.

5 Thông tư: để hướng dẫn giải thích các chủ trương chính sách và đưa ra

biện pháp thực hiện các chủ trương đó

6 Thông cáo: thông báo của chính phủ đến các tầng lớp nhân dân về một

quyết định phải thi hành hoặc một sự kiện quan trọng khác

Hình thức văn bản hành chính

1 Công văn: là giấy tờ giao dịch về công việc của cơ quan đoàn thể, ví

dụ như: công văn đôn đốc, công văn trả lời, công văn mời họp, công văn giảithích, công văn yêu cầu, công văn kiến nghị, công văn chất vấn

2 Báo cáo: dùng để trình bày cho rõ tình hình hay sự việc, ví dụ như: báo

cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo định kỳ, báo cáo độtxuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị

3 Thông báo: báo cho mọi người biết tình hình hoạt động, tin tức liên

quan tới đơn vị bằng văn bản

4 Biên bản: bản ghi chép lại những gì đã xảy ra hoặc tình trạng của một

sự việc để làm chứng về sau Ví dụ: biên bản hội nghị , biên bản nghiệm thu,biên bản hợp đồng, biên bản bàn giao

1.1.2 Một số quy tắc chung khi tiến hành soạn thảo văn bản

Ngày nay chúng ta không thể tìm thấy một văn bản chính thức nào củanhà nước mà không được thực hiện trên máy tính Công việc soạn thảo văn bảngiờ đây đã trở nên quen thuộc với tất cả mọi người Tuy nhiên không phải aicũng nắm vững các nguyên tắc gõ văn bản cơ bản nhất mà tôi sắp trình bày hômnay Bản thân tôi đã quan sát và nhận thấy rằng 90% sinh viên tốt nghiệp cáctrường đại học không nắm vững (thậm chí chưa biết) các qui tắc này!Đối với các bạn đã biết thì đây là dịp kiểm tra lại các thói quen của mình, cònđối với các bạn chưa biết thì những qui tắc này sẽ thật sự bổ ích Các qui tắc nàyrất dễ hiểu, khi biết và nhớ rồi thì bạn sẽ không bao giờ lặp lại các lỗi này nữakhi soạn thảo văn bản

Một điều nữa rất quan trọng muốn nói với các bạn: các qui tắc soạn thảovăn bản này luôn đúng và không phụ thuộc vào phần mềm soạn thảo hay hệ điềuhành cụ thể nào

*Khái niệm ký tự, từ, câu, dòng, đoạn

Khi làm việc với văn bản, đối tượng chủ yếu ta thường xuyên phải tiếp

xúc là các ký tự (Character) Các ký tự phần lớn được gõ vào trực tiếp từ bàn phím Nhiều ký tự khác ký tự trắng (Space) ghép lại với nhau thành một từ (Word) Tập hợp các từ kết thúc bằng dấu ngắt câu, ví dụ dấu chấm (.) gọi là câu (Sentence) Nhiều câu có liên quan với nhau hoàn chỉnh về ngữ nghĩa nào đó tạo thành một đoạn văn bản (Paragraph)

Trong các phần mềm soạn thảo, đoạn văn bản được kết thúc bằng cáchnhấn phím Enter Như vậy phím Enter dùng khi cần tạo ra một đoạn văn bảnmới Đoạn là thành phần rất quan trọng của văn bản Nhiều định dạng sẽ được

áp đặt cho đoạn như căn lề, kiểu dáng,… Nếu trong một đoạn văn bản, ta cầnngắt xuống dòng, lúc đó dùng tổ hợp Shift+Enter Thông thường, giãn cách giữacác đoạn văn bản sẽ lớn hơn giữa các dòng trong một đoạn

Đoạn văn bản hiển thị trên màn hình sẽ được chia thành nhiều dòng tùythuộc vào kích thước trang giấy in, kích thước chữ Có thể tạm định nghĩa dòng

là một tập hợp các ký tự nằm trên cùng một đường cơ sở (Baseline) từ bên tráisang bên phải màn hình soạn thảo

Như vậy các định nghĩa và khái niệm cơ bản ban đầu của soạn thảo và

trình bày văn bản là Ký tự, Từ, Câu, Dòng, Đoạn.

*Nguyên tắc tự xuống dòng của từ:

Trong quá trình soạn thảo văn bản, khi gõ đến cuối dòng, phần mềm sẽthực hiện động tác tự xuống dòng Nguyên tắc của việc tự động xuống dòng làkhông được làm ngắt đôi một từ Do vậy nếu không đủ chỗ để hiển thị cả từ trênhàng, máy tính sẽ ngắt cả từ đó xuống hàng tiếp theo Vị trí của từ bị ngắt dòng

do vậy phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau như độ rộng trang giấy in, độrộng cửa sổ màn hình, kích thước chữ Do đó, nếu không có lý do để ngắt dòng,

ta cứ tiếp tục gõ dù con trỏ đã nằm cuối dòng Việc quyết định ngắt dòng tại đâu

sẽ do máy tính lựa chọn

Cách ngắt dòng tự động của phần mềm hoàn toàn khác với việc ta sửdụng các phím tạo ra các ngắt dòng "nhân tạo" như các phím Enter, Shift+Enterhoặc Ctrl+Enter Nếu ta sử dụng các phím này, máy tính sẽ luôn ngắt dòng tại vịtrí đó

Nguyên tắc tự xuống dòng của từ là một trong những nguyên tắc quantrọng nhất của soạn thảo văn bản trên máy tính Đây là đặc thù chỉ có đối vớicông việc soạn thảo trên máy tính và không có đối với việc gõ máy chữ hay viếttay Chính vì điều này mà đã nảy sinh một số qui tắc mới đặc thù cho công việcsoạn thảo trên máy tính

*Một số quy tắc gõ văn bản cơ bản

Bây giờ tôi sẽ cùng các bạn lần lượt xem xét kỹ các "qui tắc" của soạnthảo văn bản trên máy tính Xin nhắc lại một lần nữa rằng các nguyên tắc này sẽđược áp dụng cho mọi phần mềm soạn thảo và trên mọi hệ điều hành máy tínhkhác nhau Các qui tắc này rất dễ hiểu và dễ nhớ

- Khi gõ văn bản không dùng phím Enter để điều khiển xuống dòng.

Thật vậy trong soạn thảo văn bản trên máy tính hãy để cho phần mềm tựđộng thực hiện việc xuống dòng Phím Enter chỉ dùng để kết thúc một đoạn vănbản hoàn chỉnh Chú ý rằng điều này hoàn toàn ngược lại so với thói quen củamáy chữ Với máy chữ chúng ta luôn phải chủ động trong việc xuống dòng củavăn bản

- Giữa các từ chỉ dùng một dấu trắng để phân cách Không sử dụng dấu trắng đầu dòng cho việc căn chỉnh lề

Một dấu trắng là đủ để phần mềm phân biệt được các từ Khoảng cách thểhiện giữa các từ cũng do phần mềm tự động tính toán và thể hiện Nếu ta dùngnhiều hơn một dấu cách giữa các từ phần mềm sẽ không tính toán được chínhxác khoảng cách giữa các từ và vì vậy văn bản sẽ được thể hiện rất xấu

Ví dụ:

Sai: Trong cuộc sống, tất cả chúng ta đều phải trải qua việc tặng quà và

Lý do đơn giản của qui tắc này là nếu như các dấu ngắt câu trên khôngđược gõ sát vào ký tự của từ cuối cùng, phần mềm sẽ hiểu rằng các dấu nàythuộc vào một từ khác và do đó có thể bị ngắt xuống dòng tiếp theo so với câuhiện thời và điều này không đúng với ý nghĩa của các dấu này

Ví dụ:

Sai:

Hôm nay , trời nóng quá chừng!

Hôm nay,trời nóng quá chừng!

Hôm nay ,trời nóng quá chừng!

Đúng:

Hôm nay, trời nóng quá chừng!

- Các dấu mở ngoặc và mở nháy đều phải được hiểu là ký tự đầu từ,

do đó ký tự tiếp theo phải viết sát vào bên phải của các dấu này Tương tự, các dấu đóng ngoặc và đóng nháy phải hiểu là ký tự cuối từ và được viết sát vào bên phải của ký tự cuối cùng của từ bên trái

Thư điện tử (Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích

* Đặc biệt khi soạn thảo văn bản chúng ta cần chú ý :

1 Các qui tắc gõ văn bản trên chỉ áp dụng đối với các văn bản hành chính

bình thường Chúng được áp dụng cho hầu hết các loại công việc hàng ngày từcông văn, thư từ, hợp đồng kinh tế, báo chí, văn học Tuy nhiên có một số lĩnhvực chuyên môn hẹp ví dụ soạn thảo các công thức toán học, lập trình máy tínhthì không nhất thiết áp dụng các qui tắc trên

2 Các qui tắc vừa nêu trên có thể không bao quát hết các trường hợp cần

chú ý khi soạn thảo văn bản trên thực tế Nếu gặp các trường hợp đặc biệt khác,các bạn hãy vận dụng các suy luận có lý của nguyên tắc tự xuống dòng của máytính để suy luận cho trường hợp riêng của mình Tôi nghĩ rằng các bạn sẽ tìmđược phương án chính xác nhất

Gõ văn bản: dễ mà khó

Các bạn vừa được thấy một số nguyên tắc gõ văn bản thật đơn giản trênmáy tính Các nguyên tắc này hình như chưa được ghi lại trong bất cứ mộtquyển sách giáo khoa nào về tiếng Việt hay Máy tính Công việc soạn thảo vănbản trên máy tính thường được hiểu là một việc đơn giản, ai cũng làm được.Đúng là đơn giản, nhưng để gõ chính xác hoàn toàn không xảy ra các lỗi đã mô

tả ở trên lại không phải là dễ Khi bạn đã có thói quen gõ đúng thì hầu nhưkhông bao giờ lặp lại các lỗi này nữa Nhưng một khi bạn chưa bao giờ biết vềchúng thì việc gõ văn bản có lỗi là điều dễ xảy ra

Soạn thảo văn bản trên máy tính là công việc học 'gõ chính tả' mà mỗichúng ta đều phải trải qua từ các lớp tiểu học, bây giờ với máy tính chúng tacũng bắt buộc phải trải qua các bài học vỡ lòng đó

1.1.3 Kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản hành chính

1.1.3.1 Trình tự tiến hành soạn thảo văn bản hành chính

Theo quy định tại Điều 6 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004,việc soạn thảo văn bản hành chính thực hiện theo trình tự sau:

- Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu

cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo

- Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc như: xácđịnh hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thuthập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản; trình duyệt bản thảo vănbản kèm theo tài liệu có liên quan

Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chứcviệc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liênquan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo trước khi trình duyệtvăn bản

- Trình tự soạn thảo văn bản hành chính trong hoạt động tố tụng.

Pháp luật tố tụng quy định các hoạt động tố tụng, trình tự tiến hành, đồngthời cũng quy định thời hạn thực hiện cụ thể; thời hạn trong tố tụng, nhìn chung

là tương đối ngắn Do đó, việc soạn thảo văn bản trong tố tụng phải được thựchiện nhanh chóng, kịp thời

Đối với văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của người đứngđầu Toà án (Chánh án, Phó Chánh án): theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn củamình, Chánh án, hoặc Phó Chánh án được uỷ quyền phải thực hiện các côngviệc như: quyết định các vấn đề liên quan đến công tác thụ lý vụ việc, phâncông, thay đổi người tiến hành tố tụng, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong tố tụng,v.v Khi cần phải soạn thảo văn bản, thông thường Chánh án, hoặc Phó Chánh ángiao nhiệm vụ trực tiếp cho Thư ký Toà án tiến hành soạn thảo Thư ký Toà ánphải chủ động tiến hành các công việc chuẩn bị, tiến hành soạn thảo văn bảntrình Chánh án, Phó Chánh án duyệt

Kể từ thời điểm có quyết định của Chánh án Toà án phân công tiến hành

tố tụng đối với vụ án, Thư ký Toà án có trách nhiệm tiến hành việc soạn thảovăn bản theo sự phân công của Thẩm phán Tuỳ thuộc vào nội dung, tính chấtcủa hoạt động tố tụng mà việc soạn thảo văn bản có thể do Thẩm phán giao choThư ký Toà án soạn thảo, đồng thời chỉ định hình thức văn bản và hướng dẫn vềnội dung Hoặc cũng có thể do Thư ký Toà án chủ động đề xuất với Thẩm phán

Ví dụ: khi có căn cứ áp dụng BPKCTT, Thẩm phán yêu cầu Thư ký chuẩn bị dựthảo Quyết định áp dụng BPKCTT theo quy định tại Điều 114 BLTTDS(Phong toả tài sản của người có nghĩa vụ) Hoặc là: khi kiểm tra kết quả tốngđạt, Thư ký Toà án phát hiện thấy việc tống đạt văn bản tố tụng lần thứ nhất cósai sót hoặc người được tống đạt chưa nhận được văn bản tố tụng, thì chủ động

đề xuất với Thẩm phán về việc tống đạt lần hai, đồng thời dự thảo văn bản tốtụng cần tống đạt để Thẩm phán ký

1.1.3.2 Thể thức văn bản hành chính

Khoản 1 Điều 5 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chínhphủ về Công tác Văn thư được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 09/2010/NĐ-CPngày 08/2/2010 quy định về thể thức văn bản hành chính như sau:

“Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồmcác thành phần sau:

- Quốc hiệu;

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

- Số ký hiệu của văn bản;

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;

- Nội dung văn bản;

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

- Dấu của cơ quan, tổ chức;

- Nơi nhận;

- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật)

Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định tại điểm a củakhoản này, có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-mail);

số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website) và biểutượng (logo) của cơ quan, tổ chức

Đối với công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứngnhận giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường,

tất cả các thành phần thể thức trên và có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức;địa chỉ thư điện tử (E-mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ Trang thôngtin điện tử (Website) và biểu tượng (logo) của cơ quan, tổ chức”.

1.1.3.3 Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính là quy định về: khổ giấy, kiểu trìnhbày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ,

cỡ chữ, kiểu chữ, và các chi tiết trình bày khác

Các tiêu chuẩn về kỹ thuật trình bày nêu trên áp dụng đối với văn bảnđược soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy, hoặc văn bản được làm trên giấymẫu in sẵn

Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Thông

tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và hệ thống biểu mẫu văn bản tố tụng banhành kèm theo các Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối caohướng dẫn thi hành các quy định của BLTTDS

- Về phông chữ: phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính làphông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN6909:2001

- Về khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày:+ Khổ giấy: Văn bản hành chính thông thường dùng khổ giấy A4 (210mm

x 297 mm) Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi,phiếu chuyển, được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm), hoặc trêngiấy mẫu in sẵn (khổ A5)

+ Kiểu trình bày: Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài củatrang giấy A4

+ Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4):

1.1.3.4 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

1 Quốc hiệu.

- Thể thức: Quốc hiệu ghi trên văn bản gồm hai dòng chữ: “Cộng hoà xã

hội chủ nghĩa Việt Nam” và “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”

- Kỹ thuật trình bày: Quốc hiệu trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng ½ trang

giấy phía trên, bên phải

Dòng thứ nhất: “ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ”, chữ in

hoa, cỡ chữ 12 - 13, kiểu chữ đứng, đậm

Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” chữ in thường, cỡ chữ 13

- 14, kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới của dòng thứ nhất; chữ cáiđầu của mỗi cụm từ viết hoa; giữa các cụm từ có dấu gạch nối, có cách chữ; phíadưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (dùnglệnh Draw; không dùng lệnh Underline)

Mẫu: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

- Thể thức: Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ

quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) và tên của cơ quan, tổ chức ban hànhvăn bản

- Kỹ thuật trình bày: Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày tại

ô số 2, chiếm khoảng ½ chiều ngang của trang giấy phía trên bên trái Tên cơquan, tổ chức chủ quản và tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản trình bày trêncác dòng khác nhau, tên cơ quan, tổ chức chủ quản ở dòng trên, cơ quan, tổ chứcban hành văn bản ở dòng dưới (nếu dài có thể viết thành nhiều dòng); chữ inhoa, kiểu đứng, cùng cỡ chữ Quốc hiệu; dưới có đường kẻ ngang, nét liền, độdài bằng 1/3 hoặc ½ độ dài dòng chữ Riêng tên cơ quan, tổ chức ban hành vănbản kiểu chữ đứng đậm

Mẫu: TOÀ ÁN NHÂN DÂN TỐI CAO

TOÀ HÌNH SỰ

Hoặc TOÀ ÁN NHÂN DÂN TP HÀ NỘI

TOÀ DÂN SỰ

3 Số, ký hiệu văn bản

- Thể thức: Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại bộ phận phát

hành văn bản, ghi bằng chữ số Ả - rập, bắt đầu từ số 01, bắt đầu vào ngày đầunăm và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm

Theo quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ký hiệu của văn bản cótên loại bao gồm: chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổchức ban hành văn bản, ví dụ: Số …/QĐ-TANDTC

Ký hiệu của công văn gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hànhcông văn và tên đơn vị, bộ phận chủ trì soạn thảo công văn, ví dụ: Số

…/TANDTC-DS

Đối với các văn bản hành chính trong hoạt động tố tụng, hiện nay, mới cócác biểu mẫu ban hành kèm theo Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Toà ánnhân dân tối cao, có hướng dẫn ghi số, ký hiệu của văn bản và được chia thànhcác loại như sau:

Một số quyết định về tố tụng: sau số văn bản là năm ban hành, tiếp đến

là chữ viết tắt tên loại văn bản và cấp xét xử, tiếp đến loại quan hệ tranh chấp,

ví dụ:

Quyết định đưa vụ án ra xét xử Số …/2012/QĐST-DS

Quyết định đình chỉ giải quyết vụ án KDTM Số …/2012/QĐST-KDTMQuyết định công nhận sự thoả thuận của các đương sự Số …/2012/QĐST-LĐQuyết định hoãn phiên toà Số: …/2012/QĐST-HNGĐ

Một số quyết định về tố tụng: sau số văn bản là năm ban hành, tiếp đến là

chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt của hoạt động tố tụng, ví dụ:

Quyết định áp dụng BPKCTT: Số …/2012/QĐ-BPKCTT

Quyết định xem xét, thẩm định tại chỗ Số: 01/2005/QĐ-TĐTC

Quyết định trưng cầu giám định Số: / /QĐ- TCGĐ

Quyết định định giá tài sản Số: / /QĐ- ĐG

Đối với các bản án, ký hiệu bản án bao gồm: số, năm ban hành, loại quan

hệ tranh chấp và cấp xét xử, ví dụ:

Bản án lao động sơ thẩm Số: …/2012/LĐ-ST

Bản án hôn nhân gia đình phúc thẩm Số: …/2012/HNGĐ-PT

Các văn bản hành chính khác trong hoạt động tố tụng, như thông báo,giấy mời, giấy triệu tập thì ký hiệu văn bản bao gồm: số, chữ viết tắt tên loại vănbản và chữ viết tắt của cơ quan tiến hành tố tụng, ví dụ:

Thông báo nộp tiền tạm ứng án phí Số: …/TB-TA

Thông báo về phiên hoà giải Số: /TB-TA

Thông báo sửa chữa, bổ sung bản án Số: …/TB-TA

Thông báo yêu cầu sửa chữa, bổ sung đơn kháng cáo Số: …/TB-TA

Thông báo về việc kháng cáo Số: …/TB-TA

Ngoài ra, cũng có hình thức văn bản thông báo nhưng ký hiệu được ghigồm: số văn bản, chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên gọi của hoạtđộng tố tụng, ví dụ:

Thông báo thụ lý vụ án Số: …/TB-TLVA

- Kỹ thuật trình bày: Số, ký hiệu văn bản được trình bày tại ô số 3, được

đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Từ “Số” là chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữđứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm, tiếp theo là số (những số nhỏ hơn 10, thìphải ghi thêm số 0 phía trước); giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo,giữa các nhóm ký hiệu có dấu gạch nối, không cách chữ

4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

- Thể thức: Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành

chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; quận, huyện, thị xã,thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn), nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở

+ Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên củatỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:

Văn bản của Toà án nhân dân tối cao có trụ sở tại Hà Nội, ghi “Hà Nội”.

+ Địa danh ghi trên văn bản của cơ quan, tổ chức cấp tỉnh: nếu là thànhphố trực thuộc Trung ương, thì ghi tên của thành phố trực thuộc Trung ương.Nếu địa danh ghi trên văn bản của cơ quan, tổ chức thành phố thuộc tỉnh mà tênthành phố trùng với tên tỉnh, thì ghi thêm hai chữ “TP”, ví dụ:

TP Hải Phòng, …

+ Địa danh ghi trên văn bản của cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên củahuyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ:

Văn bản của Toà án nhân dân huyện Thanh trì, Hà Nội ghi: “Thanh Trì”.

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được banhành Các số chỉ ngày, tháng, năm viết bằng chữ Ả - rập, các số chỉ ngày nhỏhơn 10, và các tháng 1, tháng 2 thì ghi thêm số 0 phía trước

- Kỹ thuật trình bày: địa danh và ngày, tháng, năm được trình bày tại ô số

4, đặt canh giữa dưới Quốc hiệu; chữ in thường, cơ chữ 13, hoặc 14, kiểu chữnghiêng; chữ cái đầu của địa danh viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy

Ví dụ: Hà Nội, ngày 14 tháng 5 năm 2012

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 14 tháng 5 năm 2012

5 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

- Thể thức:

Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức banhành Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phảnánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản

- Kỹ thuật trình bày:

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô

số 5a; tên loại văn bản (quyết định, thông báo, giấy mời, giấy triệu tập), đặt canhgiữa, chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm Trích yếu nội dung văn bản đặtcanh ngay giữa dưới của tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểuchữ đứng, đậm; bên dưới có đường kẻ ngang, nét liền, độ dài bằng 1/3 hoặc ½

độ dài của dòng chữ

Ví dụ: THÔNG BÁO

THÔNG BÁO

Về việc thụ lý vụ án

QUYẾT ĐỊNH Định gía tài sản

Đối với công văn hành chính, thì trích yếu nội dung văn bản được trìnhbày tại ô số 5b, sau chữ “V/v”, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12 hoặc 13, kiểu chữđứng, đặt canh giữa, dưới số và ký hiệu văn bản

Ví dụ: Số: 105/CV-TANDTC-KHXX

V/v tổng kết 10 năm thi hành Luật HN&GĐ

6 Nội dung văn bản

- Thể thức.

Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản Nội dung văn bảnphải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:

+ Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;

+ Phù hợp với chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy địnhcủa pháp luật;

+ Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;

+ Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;

+ Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương

và từ ngữ nước ngoài nêu không thực sự cần thiết) Đối với thuật ngữ chuyênmôn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;

+ Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngônngữ tiếng Việt dễ hiểu Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trongvăn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phảiđược đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;

+ Khi viện dẫn lần đầu văn bản liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại vănbản, số, ký hiệu, ngày tháng năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức banhành, trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và