KHÓA LUẬN: CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Phương pháp nghiên cứu 7 4. Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu 7 5. Ý nghĩa của đề tài 8 6. Giả thuyết nghiên cứu 8 7. Kết cấu của đề tài 8 Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 10 1.1. Một số khái niệm 10 1.1.1. Khái niệm văn bản 10 1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước 11 1.1.3. Khái niệm văn bản hành chính 12 1.2. Các chức năng của văn bản 13 1.2.1. Chức năng pháp lý 13 1.2.2. Chức năng thông tin 13 1.2.3. Chức năng quản lý 14 1.3. Những yêu cầu đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản 14 1.3.1. Yêu cầu về thẩm quyền 14 1.3.2. Yêu cầu về nội dung 15 1.3.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày 17 1.3.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 18 1.3.5. Yêu cầu về ngôn ngữ. 22 Tiểu kết 22 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI VIỆN HÀN LÂM KHXH VIỆT NAM 23 2.1. Khái quát về Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam 23 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam 23 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ. 24 2.1.3. Cơ cấu tổ chức 26 2.2. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH 29 2.2.1. Phân công trách nhiệm đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 30 2.2.2. Các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản 32 2.2.3. Nhận thức của cán bộ Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam về công tác soạn thảo, ban hành văn bản. 34 2.2.4. Số lượng văn bản ban hành 38 2.3.3. Thẩm quyền ban hành 39 2.2.3. Nội dung văn bản 41 2.2.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 42 2.2.5. Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức 48 2.2.6. Ngôn ngữ trong văn bản 54 2.3. Nhận xét, đánh giá 55 2.3.1. Ưu điểm 55 2.3.2. Nhược điểm 58 2.3.3. Nguyên nhân 62 Tiểu kết: 64 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI VIỆN HÀN LÂM KHXH VIỆT NAM 65 3.1. Cơ sở khoa học đề xuất các giải pháp 65 3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. 66 3.2.1. Xây dựng và hoàn thiện văn bản quản lý của Viện. 66 3.2.2. Đào tạo bồi dưỡng, nâng cao chất lượng đội ngũ làm công tác văn thư nói chung và soạn thảo, ban hành văn bản nói riêng. 67 3.2.3. Kiểm tra thường xuyên, đột xuất công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 67 3.2.4. Đánh giá chất lượng, hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 69 3.2.5. Lựa chọn đội ngũ cán bộ làm công tác soạn thảo, ban hành văn bản. 70 3.2.6. Tiêu chuẩn hoá văn bản (mẫu hóa văn bản) 71 3.2.7. Nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ 72 3.2.8. Đảm bảo điều kiện về cơ sở vật chất cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 72 Tiểu kết: 73 KẾT LUẬN 74 TÀI LIỆU THAM KHẢO 76

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn : THS ĐỖ THỊ THU HUYỀN

Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ LIÊN

Mã số sinh viên : 1305QTVC032

HÀ NỘI - 2017

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành khóa luận này, tôi đã nhận được sự giúp đỡ, hướng dẫntận tình của các cán bộ, nhân viên Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hộiViệt Nam( sau đây viết là Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam) trong việc thựchiện các nghiệp vụ cũng như thu thập tài liệu để viết khóa luận, đặc biệt là chịNguyễn Thị Loan, Trưởng phòng Lưu trữ Viện, là người trực tiếp giám sát vàphân công công việc cho tôi trong thời gian thực tập Đồng thời, tôi cũng cám

ơn sâu sắc các thầy cô khoa Quản trị Văn phòng đã tận tậm giảng dạy nhữngkiến thức đồng thời tạo cơ hội để tôi thực hành những kiến thức đã học vàothực tế và giúp tôi học hỏi được những kinh nghiệm quý giá Tôi cũng gửi lờicám ơn chân thành đến ThS Đỗ Thị Thu Huyền, người đã trực tiếp hướng dẫn

và góp ý cho tôi hoàn thiện khóa luận này

Trong quá trình thực tập và thực hiện khóa luận, tôi còn gặp nhiều thiếusót trong kỹ năng thực hiện công việc cũng như trong quá trình tổng hợpnhững thông tin thu thập được Kính mong nhận được các góp ý của Quýthầy, cô cũng như các cán bộ tại Viện để bài khóa luận được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là nghiên cứu của riêng tôi dưới sự hướng dẫncủa ThS Đỗ Thị Thu Huyền Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tàinày là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây.Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánhgiá được thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu thamkhảo

Ngoài ra, trong khóa luận còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũngnhư số liệu của các tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chúthích nguồn gốc Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào, tôi xin hoàn toànchịu trách nhiệm về nội dung của mình

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Liên

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnhvực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đềugắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và

tổ chức sử dụng văn bản Do đó, vai trò của công tác soạn thảo và ban hànhvăn bản là rất quan trọng, nếu quan tâm làm tốt công tác này sẽ góp phầnbảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt.Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúcđẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay Trên thực tếcông tác soạn thảo và ban hành văn bản trong hoạt động của các cơ quanhành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tích đáng kể,đáp ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực củađời sống kinh tế - xã hội

Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là cơ quan sự nghiệp thuộc Chính phủ,thực hiện chức năng nghiên cứu những vấn đề cơ bản về khoa học xã hội;cung cấp những luận cứ khoa học cho việc hoạch định đường lối, chiến lược,quy hoạch, kế hoạch và chính sách phát triển nhanh, bền vững đất nước theođịnh hướng xã hội chủ nghĩa; thực hiện nhiệm vụ tư vấn về chính sách pháttriển, đào tạo sau đại học về khoa học xã hội, tham gia phát triển tiềm lựckhoa học xã hội của cả nước( Quy định tại Nghị định số 109/2012/NĐ-CPngày 26 tháng 12 năm 2012 và Nghị định số 217/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng

12 năm 2013 sửa đổi bổ sung Nghị định 109/2012/NĐ-CP của Chính phủ).Với chức năng nghiên cứu lý luận cơ bản về khoa học xã hội và nhân văn, vớivai trò là cơ quan nghiên cứu khoa học xã hội đầu ngành của cả nước, trongquá trình hoạt động, Viện đã ban hành nhiều loại văn bản: văn bản hànhchính, văn bản chuyên môn Để đảm bảo công tác soạn thảo, ban hành văn

bản của Viện đáp ứng yêu cầu thông tin phục vụ trong quản lý; thông tin phục

vụ tra cứu, nghiên cứu khoa học được kịp thời, chính xác, trong nhiều nămqua Viện đã có nhiều cố gắng và tích cực đổi mới, thực hiện ngày một hiệuquả hơn nhiệm vụ này

Tuy nhiên, đến nay công tác soạn thảo, ban hành văn bản ở Viện Hànlâm KHXH Việt Nam vẫn còn nhiều bất cập, chưa đáp ứng được yêu cầu đòihỏi của Viện trong tình hình mới Đó là việc chấp hành các quy định về soạnthảo, ban hành văn bản chưa đầy đủ; việc mẫu hóa văn bản chưa đem lại hiệuquả thực sự; các lỗi sai về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản… Chính vìvậy, vấn đề đặt ra là cần khảo sát, đánh giá để có cái nhìn tổng quan về thựctrạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản ở Viện; trên cơ sở đó nghiêncứu, đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo vàban hành văn bản của Viện, đáp ứng yêu cầu của công tác nghiên cứu khoahọc xã hội, nhân văn trong giai đoạn hiện nay

Trên cơ sở những kiến thức được trang bị cũng như những hiểu biếtthông qua khảo sát thực tế trong thời gian thực tập tại Viện Hàn lâm KHXH

Việt Nam, tôi đã lựa chọn đề tài “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam” Hy vọng đề tài sẽ cung cấp cho bạn đọc đặc

biệt là các bạn sinh viên chuyên ngành Quản trị Văn phòng những kiến thứcmới về một trong những nhiệm vụ cơ bản của nhà quản trị văn phòng, từ đó cóthể ứng dụng vào công việc sau này

2 Lịch sử nghiên cứu

Soạn thảo và ban hành văn bản là vấn đề được quan tâm trong nhiểunghiên cứu với các khía cạnh khác nhau như về kỹ thuật trình bày, hiệu lực vàhiệu quả của văn bản trong quản lý Trong nước, phải kể đến những côngtrình đã được công bố như:

- Hướng dẫn soạn thảo văn bản của tác giả Hoàng Trung Tiếu, NXB

Trẻ, năm 1995;

- Ban hành văn bản quản lý hành chính nhà nước: sách dùng cho các

nhà quản lý lãnh đạo và nghiên cứu, tác giả Nguyễn Thế Quyền, NXB Công

an nhân dân, năm 1996;

- Hướng dẫn kỹ thuật soạn thảo văn bản: pháp quy, hành chính, tư pháp, hợp đồng, tác giả Trần Hà, NXB Trẻ, năm 1996;

- Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính của tác giả Lê Văn In,

Phạm Hưng NXB Chính trị quốc gia, năm 1996;

- Một số vấn đề về soạn thảo văn bản của tác giả Nguyễn Thế Quyền,

NXB Thống kê, năm 1997;

- Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà nước của tác giả

Bùi Khắc Việt, NXB Khoa học xã hội, năm 1997;

- Kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý nhà nước: Lý thuyết và mẫu thực

tế của tác giả Võ Trí Hảo, NXB Tư pháp, năm 1997;

- Hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý nhà nước, tác giả Lưu Kiếm Thanh,

NXB Thống kê, năm 1999;

- Soạn thảo và xử lý văn bản trong công tác của cán bộ lãnh đạo của

tác giả Nguyễn Văn Thâm, NXB Chính trị Quốc gia, năm 1999;

- Soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản quản lý Nhà nước của tác giả

Tạ Hữu Ánh NXB Chính trị Quốc gia, năm 1999;

- Hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý hành chính Nhà nước của tác

giả Lưu Kiếm Thanh NXB Thống kê 1999 Xuất bản lần thứ 2, có sửa chữa

và bổ sung năm 2000;

- Hướng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính của nhóm tác giả Nguyễn

Văn Thâm, Lưu Kiếm Thanh, Nguyễn Xuân Lam, Bùi Văn Lự , NXB Chínhtrị Quốc gia, năm 2000;

- Văn bản quản lý Nhà nước và kỹ năng soạn thảo văn bản của nhóm tác giả

Đại học Luật Hà Nội, NXB Thống kê, năm 2002;

- Chỉ dẫn sử dụng các mẫu văn bản giấy tờ do Thy Anh, Tuấn Dương sưu tầm

và biên soạn, NXB Lao động, năm 2004;

- Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS Vương Đình Quyền,

NXB Đại học Quốc gia, năm 2005;

- Soạn thảo, ban hành văn bản và công tác văn thư của Triệu Văn Cường, Trần

Như Nghiêm, NXB Văn hóa thông tin, năm 2006;

- Mẫu soạn thảo văn bản trong lĩnh vực Hành chính - dân sự của Tác giả Mai

An, NXB Lao động xã hội, năm 2007;

- Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà

Nội( 2009);

- Những điều cần biết về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của

Nguyễn Quang Thi, NXB TP Hồ Chí Minh, năm 2011;

- Soạn thảo văn bản hành chính của TS Ngô Sỹ Trung, NXB Giao thông vận

tải, năm 2015;

- Giáo trình Văn thư, Triệu Văn Cường chủ biên, NXB Lao động, năm 2016…

Những công trình nêu trên đã đề cập một cách có hệ thống và đầy đủnhững vấn đề chủ yếu liên quan đến việc soạn thảo, ban hành và quản lý vănbản nhà nước như: Thẩm quyền ban hành, vai trò, chức năng của văn bản,trách nhiệm, nhiệm vụ quản lý văn bản trong hoạt động quản lý, quy trìnhsoạn thảo, mẫu hóa văn bản Đây là những công trình được sử dụng làm cơ

sở lý luận cho khóa luận

Ngoài ra còn có một số công trình nghiên cứu ở cấp độ Luận án Tiến sĩnhư:

- Hiệu lực và hiệu quả quản lý văn bản hành chính của Nguyễn Thế Quyền,

năm 2004;

- Xây dựng và ban hành văn bản hành chính của Bộ Nội vụ trong điều kiện cải cách hành chính Luận văn thạc sỹ của Nguyễn Thanh Bình, Học viện Hành

chính quốc gia, năm 2006;

- Khảo sát, đánh giá việc thực hiện các quy định của Nhà nước, của Viện Khoa học Xã hội Việt Nam về quản lý hành chính và quản lý hành chính trong công

tác văn thư và lưu trữ ở Viện Khoa học Xã hội Việt Nam Nhiệm vụ cấp Bộ do

GS.TS Võ Khánh Vinh làm chủ nhiệm, năm 2007;

- Hoàn thiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ở Bộ Lao động – Thương binh và xã hội đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính hiện nay.

Luận văn thạc sỹ của Nguyễn Thị Hường, Học viện Hành chính, năm 2010;

- Đánh giá công tác ban hành và quản lý văn bản của Viện Khoa học xã hội Việt Nam Luận văn thạc sỹ Quản lý Hành chính công của Đỗ Hữu Phương,

Học viện Hành chính, năm 2011

Khóa luận tốt nghiệp gồm có các đề tài như:

- ” Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính thông thường của Bộ Nội vụ” của Phạm Ngọc Huyền, Học viện Hành chính( 2011);

- “ Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Cục Công nghiệp địa phương- Bộ Công thương” Của Phạm Thị Loan, Đại học Nội vụ Hà

Nội( 2016)…

Một số bài viết liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản

trên các Tạp chí như: “ Đổi mới và nâng cao chất lượng văn thư- một yêu cầu

cấp bách trong cải cách hành chính ở nước ta”, tác giả Nguyễn Quốc Thắng,

Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam số 6( 6/2008); Bài viết của Tác giả Nguyễn

Trọng Biên “ Một số vấn đề về sử dụng con dấu trong các cơ quan, tổ chức ở

nước ta hiện nay”, Tạp chí Văn thư lưu trữ số 11( 11/2008)…

Ở phạm vi ngoài nước, cũng có một số nghiên cứu liên quan đến đề tài

này như Quản trị Hành chính Văn phòng của tác giả Mike Harvey( 1996)

Cuốn sách này chủ yếu trình bày vai trò của các nghiệp vụ Văn phòng trong

đó có soạn thảo và ban hành văn bản với những nguyên tắc lý thuyết và thực

hành; Cuốn sách Ngữ pháp văn bản của tác giả O.T Moskalkaja (1996)

nghiên cứu văn bản dưới góc độ ngữ pháp, những nguyên tắc không thể thiếutrong xây dựng văn bản, các yếu tố cấu thành ngữ pháp

Nhìn chung, các công trình nghiên cứu về công tác soạn thảo và banhành văn bản trình bày khá tổng quan và đa dạng, đề cập đến các nội dungcủa công tác này từ tầm quan trọng đến các yếu tố thể thức và kỹ thuật trình

bày, quy trình, thủ tục ban hành văn bản, phân công trách nhiệm soạn thảo….

ở những phạm vi và mức độ khác nhau Đây chính là nguồn tài liệu quantrọng trong quá trình làm bài khóa luận này

Đã có đề tài nghiên cứu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tạiViện Hàn lâm của ThS Đỗ Hữu Phương năm 2011( lúc đó Viện có tên gọi làViện Khoa học Xã hội Việt Nam) Luận văn này nghiên cứu về cả nghiệp vụsoạn thảo, ban hành và quản lý văn bản Bài khóa luận tôi thực hiện là sự tiếpthu và kế thừa các nghiên cứu trước và tìm hiểu chuyên sâu thực trạng côngtác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH từ năm 2014 đếnnăm 2016 và không trùng lặp với bất kì đề tài nào trước đó

3.1 Mục tiêu nghiên cứu

- Đề tài đi sâu tìm hiểu và làm rõ thực trạng, những mặt đã làmđược,những hạn chế và nguyên nhân từ đó đề xuất các giải pháp chủ yếu đểnâng cao chất lượng, hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản tạiViện Hàn Lâm KHXH Việt Nam

3.2 Nội dung nghiên cứu

Đề tài tập trung vào 3 nội dung chính:

- Nghiên cứu cơ sở khoa học của công tác soạn thảo và ban hành vănbản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

- Đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản của ViệnHàn lâm KHXH Việt Nam

- Xây dựng các giải pháp chủ yếu nâng cao chất lượng công tác soạnthảo và ban hành văn bản của Viện

3 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã sử dụng một số phương phápnghiên cứu chung của khoa học như: Thống kê phân tích, so sánh và tổnghợp

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: sử dụng để nghiên cứu hệ thống lý

luận và thực tiễn trước đó về công tác soạn thảo và ban hành văn bản của các

cơ quan hành chính nhà nước nói chung, Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam nóiriêng

- Phương pháp thu thập, phân tích, tổng hợp số liệu: thu thập các thôngtin và chọn lọc những thông tin cần thiết

- Phương pháp phỏng vấn: Thu thập thông tin trực tiếp từ các cán bộtrong Văn phòng về thực tế công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại cơquan nhằm bổ sung và làm rõ thông tin, dữ liệu đã thu thập được

- Phương pháp điều tra bằng phiếu hỏi: Sử dụng phiếu hỏi để có cáinhìn khách quan, trung thực hơn về đề tài nghiên cứu

4 Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu

- Về đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo và ban hành văn bảncủa Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

- Về phạm vi và giới hạn nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu thựctrạng công tác soạn thảo văn bản tại Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam từ năm2014-2016

5 Ý nghĩa của đề tài

- Đề tài cung cấp thông tin làm cơ sở để đề xuất các giải pháp nâng caochất lượng, hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâmKHXH Việt Nam

- Sản phẩm đề tài là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho cho cácnghiên cứu sau đó cùng chuyên đề

- Góp phần cải tiến lề lối làm việc của đội ngũ công, viên chức, nângcao vai trò lãnh đạo của cán bộ cơ quan

6 Giả thuyết nghiên cứu

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm đã đạt đượcnhững thành tựu đáng kể song vẫn còn tồn tại những hạn chế về thể thức vănbản, thủ tục, trình tự ban hành, làm giảm hiệu quả của các quyết định quản

lý và tính hợp lý hợp pháp của văn bản Việc nâng cao chất lựong của côngtác này sẽ góp phần không nhỏ vào hoạt động chung của cơ quan

7 Kết cấu của đề tài

Ngoài danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài được chialàm 3 Chương:

Chương 1: Lý luận chung về công tác soạn thảo văn bản

Chương này trình bày cơ sở lý luận chung nhất về công tác soạn thảo

và ban hành văn bản, các khái niệm, tầm quan trọng, yêu cầu và quy trìnhsoạn thảo văn bản nói chung để làm nền tảng cho việc khảo sát thực trạngcông tác này ở chương sau

Chương 2: Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện

Hàn lâm KHXH Việt Nam.

Trên cơ sở những lý thuyết được trình bày ở chương 1, chương 2 tập trunglàm rõ thực trạng của công tác soạn thảo, ban hành văn bản của Viện trên nhiềuphương diện với những số liệu thống kê cụ thể Đưa ra nhận xét, đánh giá về ưu

điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó.

Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban

hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

Sau khi phân tích thực trạng ở chương 2, trên cơ sở đó đưa ra các giảipháp thiết thực để nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo, ban hành văn bảncủa Viện

Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 1.1.Một số khái niệm

1.1.1 Khái niệm văn bản

Văn bản nói chung là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt thôngtin bằng ngôn ngữ Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực của đờisống xã hội Tùy theo lĩnh vực cụ thể mà văn bản có nội dung khác nhau vàđược thể hiện bằng các hình thức khác nhau Thường đó là tập hợp của cáccâu có tính trọn vẹn về nội dung và hoàn chỉnh về thể thức, có tính liên kếtchặt chẽ và hướng tới một mục đích nhất định

Trong cuốn “ Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý Nhà

nước” của Tác giả Bùi Khắc Việt do Nhà xuất bản khoa học xã hội ấn hành

năm 1997 có trình bày khái niệm về văn bản như sau: ” Văn bản là sản phẩm

của lời nói, thể hiện bằng hình thức viết Tuy nhiên văn bản không phải đơn thuần là tổng số từ ngữ, những lời nói trên giấy mà là kết quả tổ chức có ý thức của quá trình của quá trình, nhằm thực hiện một mục tiêu nào đó”.

[50;10]

Dưới góc độ ngôn ngữ học, Lê A và Đinh Thanh Huệ đã định nghĩa văn

bản như sau: “Văn bản là sản phẩm lời nói ở dạng chữ viết của hoạt động

giao tiếp mang tính hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một số giao tiếp nào đó” [18; 139]

Trong cuốn Tiếng Việt thực hành của nhóm tác giả Nguyễn Quang

Ninh và Hồng Dân đề cập” Văn bản là một thể hoàn chỉnh về hình thức, trọn

vẹn về nội dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, dạng tồn tại điển hình của văn bản là ở dạng viết “.[25; 15]

Xem xét dưới góc độ hành chính học, trong sách Lý luận và phương

pháp công tác văn thư, tác giả Vương Đình Quyền nhận định” Văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ

quan tổ chức” [40;57], còn dưới góc độ văn bản học thì ” Văn bản được hiểu

là vật mang tin được ghi bằng kí hiệu ngôn ngữ nhất định” [40; 56]

Như vậy, theo nghĩa chung nhất thì văn bản là một loại phương tiệnghi tin và truyền đạt thông tin Thông tin trong văn bản là thông tin về các sựvật, hiện tượng, sự kiện sản sinh trong quá trình tự nhiên và xã hội

1.1.2 Khái niệm văn bản quản lý Nhà nước

Theo nghĩa chung nhất Văn bản quản lý Nhà nước là những văn bản dócác cơ quan Nhà nước hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành theo một trình

tự, thủ tục, hình thức luật định, mang tính quyền lực và làm phát sinh cáctrách nhiệm pháp lý trong quá trình thực hiện

Trong sách” Soạn thảo và xử lý văn bản trong công tác của cán bộ lãnh

đạo” của Tác giả Nguyễn Văn Thâm đã đưa ra khái niệm” Văn bản quản lý Nhà nước là văn bản thể hiện ý chí, mệnh lệnh của cơ quan Nhà nước đối với cấp dưới Đó là hình thức để cụ thể hóa pháp luật, là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý của Nhà nước Văn bản quản lý Nhà nước do cơ quan Nhà nước ban hành và sửa đổi theo Luật định”

[46;26]

Tác giả Vương Đình Quyền đề cập đến khái niệm Văn bản quản lý Nhà

nước trong cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư như sau” Văn bản

quản lý Nhà nước là văn bản mà các cơ quan Nhà nước dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định” [40;58]

Như vậy, có nhiều cách nhìn nhận khác nhau về khái niệm này Trongphạm vi khóa luận, Văn bản quản lý Nhà nước được hiểu theo nghĩa chungnhất như đã trình bày ở trên

1.1.3 Khái niệm văn bản hành chính

Trong cuốn Phương pháp soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, tác giả Nguyễn Minh Phương nhận định: “Văn bản hành chính là những loại

văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành để trao đổi, giải quyết, đề nghị, phản ánh một vấn đề, một công việc nào đó theo quy định của pháp luật” [36;7]

Tác giả Ngô Sỹ Trung khái quát khái niệm này trong cuốn Soạn thảo

vản bản hành chính (2015) như sau: “ Văn bản hành chính là các thông tin quản lý thành văn được hình thành trong hoạt động quản lý, điều hành của các tổ chức tham gia quản lý xã hội” [48;6]

Như vậy có thể hiểu văn bản hành chính là văn bản mang tính thông tindùng để ghi chép, truyền đạt quyết định quản lý và các thông tin cần thiếtkhác cho hoạt động quản lý theo đúng thẩm quyền, thể thức và thủ tục luậtđịnh

Nói cách khác, văn bản hành chính là phương tiện quan trọng để đảmbảo thông tin trong quản lý và nó phản ánh kết quả của hoạt động quản lý,đồng thời nó truyền đạt ý chí, mệnh lệnh của cấp trên đối với cấp dưới thuộcphạm vi quản lý Văn bản hành chính là thông tin giao dịch chính thức giữacác cơ quan tổ chức với nhau hoặc giữa cơ quan tổ chức với công dân

Văn bản hành chính gồm có 2 loại:

- Văn bản hành chính cá biệt: Là phương tiện thể hiện quyết định quản lý do cơquan có thẩm quyền ban hành nhằm quyết định các vấn đề cụ thể của cơ quan.Các văn bản hành chính cá biệt thường gặp là: Quyết định bổ nhiệm, quyếtđịnh nâng bậc lương…

- Văn bản hành chính thông thường là những văn bản có nội dung chứa đựngcác thông tin mang tính chất điều hành hành chính trong các cơ quan Nhànước như văn bản hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, báo cáo tình hình, trao đổicông việc, theo dõi tình hình thực hiện công việc

Văn bản hành chính thông thường gồm 2 loại chính:

+ Văn bản có tên loại: Quyết định, quy chế, thông báo, quy định, nội

quy, hướng dẫn, đề án, báo cáo, chương trình, kế hoạch, biên bản, tờ trình,hợp đồng, các loại giấy( giấy giới thiêu, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy

ủy quyền)…, các loại phiếu( phiếu khảo sát, phiếu gửi, phiếu trình)

+ Văn bản không có tên loại: Công văn

1.2.Các chức năng của Văn bản

1.2.1 Chức năng pháp lý

Văn bản là phương tiện ghi chép và truyền đạt các văn bản quy phạmpháp luật và để điều tiết các mối quan hệ xã hội bằng hệ thống luật pháp đãđược văn bản hóa, tạo điều kiện phổ biến rộng rãi, đầy đủ, chính xác việc thựcthi pháp luật một cách đúng đắn, nghiêm minh và thống nhất

Các thông tin về pháp luật, các quy định của Nhà nước, mối quan hệ vàtrách nhiệm pháp lý của các cơ quan đều được thể hiện bằng văn bản Do vậyvăn bản là công cụ được sử dụng để điều chỉnh các quan hệ xã hội, đồng thờicũng là tiếng nói chính thức của cơ quan đó, được thể hiện bằng dấu của cơquan và chữ ký của người có thẩm quyền Đó là những bằng chứng đảm bảocho văn bản ban hành có giá trị pháp lý, tức là có hiệu lực thi hành và trongmột số trường hợp có thể dùng làm căn cứ để giải quyết mâu thuẫn, truy cứutrách nhiệm

1.2.2 Chức năng thông tin

Chức năng thông tin là chức năng bao quát nhất của văn bản, vì trongquá trình quản lý, điều hành và các hoạt động khác của cơ quan, tổ chức thìvăn bản là phương tiện truyền tải thông tin quan trọng nhất và phổ biến nhất

Các thông tin văn bản cung cấp có thể là:

- Thông tin về đường lối của Đảng, các chính sách, pháp luật của Nhà nước liênquan đến mục tiêu, chức năng nhiệm vụ của cơ quan

- Các thông tin quản lý trong nội bộ tổ chức

- Các quyết định quản lý giữa các cơ quan với nhau, hoặc giữa các bộ phậntrong cơ quan

- Thông tin về các mặt hoạt động của cơ quan

- Thông tin bằng văn bản là thông tin có độ chính xác, tin cậy cao nhất

và tính luật.

1.3.Những yêu cầu đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản

1.3.1 Yêu cầu về thẩm quyền

Mỗi cơ quan tổ chức tham gia quản lý xã hội, trong quá trình tồn tại vàphát triển đều phải thực hiện hoạt động hành chính trong nội bộ và với cơquan tổ chức khác, và các thông tin đó phải được văn bản hóa

Văn bản ban hành phải đảm bảo đúng thẩm quyền về nội dung và thẩmquyền về hình thức

Thẩm quyền về nội dung: Văn bản phải đảm bảo phù hợp với chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan ban hành theo đúng với văn bản quyđịnh; không có sự chồng chéo, mâu thuẫn chức năng, nhiệm vụ giữa các cơquan, bộ phận, cá nhân

Thẩm quyền về hình thức: Văn bản được ban hành đúng thể loại vănbản được quy định với từng loại cơ quan, cá nhân

1.3.2 Yêu cầu về nội dung

Nội dung văn bản là thành phần quan trọng nhất của văn bản Mỗi loạihình văn bản có nội dung khác nhau song đều phải đảm bảo các yêu cầu cũng

như mục đích ban hành, phải đảm bảo phù hợp với chủ trương, quan điểm củaĐảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, nhất là đối với văn bản Quy phạmpháp luật( QPPL) ban hành phải đúng thẩm quyền, đảm bảo tính hợp hiến,hợp pháp, tính thống nhất của hệ thống văn bản QPPL, đảm bảo tính thựctiễn, tính lịch sử của văn bản.

- Nội dung văn bản ban hành phải có tính mục đích Mục đích của nội

dung văn bản thể hiện ở tính thiết thực, đáp ứng nhu cầu thực tiễn đặt ra, phùhợp với pháp luật hiện hành, không trái với văn bản của cấp trên, có tính khảthi và góp phần hoàn thiện, nâng cao chất lượng của hệ thống văn bản phápluật Đây là yêu cầu đòi hỏi tất yếu mà mọi văn bản khi soạn thảo cần thựcthi Vì thực tiễn là cơ sở của chân lý, là tiêu chuẩn của pháp luật, văn bản banhành phù hợp với thực tiễn sẽ khẳng định tính đúng đắn của văn bản đó

- Nội dung văn bản phải phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách

của Đảng, pháp luật của Nhà nước, phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ

chính trị của cơ quan, tổ chức, phải đảm bảo chính xác tuyệt đối về mặt pháp

lý, phải đúng thẩm quyền và đảm bảo tính thống nhất, tính chính xác, khônglàm thiệt hại đến lợi ích hợp pháp của công dân

Để đáp ứng được yêu cầu này đòi hỏi người tham gia vào công tác soạnthảo văn bản không những phải nắm vững đường lối, chính sách của Đảng,pháp luật của Nhà nước còn phải có tâm đức trong công việc mới có thể thểchế hoá đầy đủ, chính xác và khách quan vào văn bản trong điều kiện nềnkinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa ở nước ta hiện nay

- Nội dung văn bản ban hành phải đảm bảo tính khoa học: tính khoa

học của văn bản thể hiện ở chỗ: văn bản có đầy đủ thông tin pháp lý và thôngtin từ thực tiễn, các thông tin này phải được xử lý và đảm bảo tính chính xác,logic về nội dung, nhất quán về chủ đề tránh tình trạng trùng lặp, chồng chéotrong các quy định về pháp luật Tính khoa học của văn bản còn thể hiện ở

việc sử dụng ngôn ngữ đại chúng để mọi tầng lớp nhân dân đều hiểu được.Tính khoa học còn thể hiện thông qua việc lựa chọn hình thức văn bản phảiphù hợp với từng công việc cụ thể để người soạn thảo trình bày nội dung vănbản cần truyền đạt thuận lợi nhất, tuân thủ pháp luật và các quy định hiệnHành đơn giản, đảm bảo thẩm mỹ mà không vi phạm nguyên tắc.

- Nội dung văn bản phải đảm bảo tính phổ thông đại chúng: văn bản

khi soạn thảo và ban hành phải đáp ứng với trình độ dân trí, dễ hiểu, dễ nhớsong không làm ảnh hưởng đến tính nghiêm túc chặt chẽ và khoa học của vănbản Vì sự quản lý của cơ quan, tổ chức nhất là sự quản lý của cơ quan quản

lý nhà nước luôn gắn chặt với đời sống xã hội, liên quan trực tiếp tới nhândân, chính nhân dân là đối tượng thực thi Tính phổ thông đại chúng giúp choquần chúng nhân dễ dàng, nhanh chóng nắm bắt chính xác ý đồ của cơ quanban hành văn bản để từ đó có hành vi đúng đắn thực hiện Tính dân chủ củavăn bản chỉ thực sự có được khi: văn bản phản ánh được nguyện vọng củanhân dân, vừa có tính thuyết phục, vừa có tính động viên nhân dân, tạo đượckhông khí lành mạnh trong việc tuân thủ pháp luật và xây dựng đạo đức xãhội trong nhân dân Các quy định cụ thể trong văn bản không trái với các quyđịnh trong Hiến pháp về quyền lợi, nghĩa vụ của công dân

- Văn bản phải có tính khả thi: tính khả thi là một yêu cầu đối với mọi

loại hình văn bản, đồng thời đó cũng là hiệu quả của sự kết hợp đúng đắn vàhợp lý các yêu cầu đã nêu trên

Ngoài ra, để các nội dung của văn bản được thi hành đầy đủ, nhanhchóng và hiệu quả, văn bản còn phải hội tụ các điều kiện sau:

+ Nội dung văn bản đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp

lý, nghĩa là phù hợp với trình độ năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi

hành Đây cùng là yêu cầu về kinh tế vì nếu nội dung văn bản ban hành phùhợp với sự phát triển của kinh tế xã hội thì sẽ thúc đẩy xã hội phát triển.Ngược lại nếu văn bản đưa ra các quy định, mệnh lệnh vượt quá khả năng

kinh tế thì không có cơ sở, điều kiện vật chất để thực thi, sẽ làm tổn hại đến

uy tín của Nhà nước và tạo điều kiện phát sinh tiêu cực Nếu văn bản chứađựng các quy phạm hay mệnh lệnh quá lạc hậu sẽ không kích thích sự năngđộng, sáng tạo của các chủ thể và làm lãng phí thời gian và tài sản của đấtnước

+ Nội dung văn bản phải phản ánh được các quy luật kinh tế nhằm đưa

các quy định, mệnh lệnh hướng nền kinh tế cũng như toàn bộ xã hội vận độngtheo đúng các quy luật khách quan

Với các yêu cầu trên ta thấy, khi quy định các quyền cho chủ thể phảikèm theo các điều kiện bảo đảm để thực hiện các quyền đó; đồng thời phảinắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản nhằmxác lập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể

1.3.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày

Kỹ thuật trình bày văn bản gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề vănbản, vị trí các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ được thựchiện theo các quy định sau:

- Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chínhphủ về công tác văn thư;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ sửađổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Về thể thức bao gồm các thành phần bắt buộc sau:

+ Quốc hiệu

+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

+ Số, ký hiệu văn bản

+ Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản

+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

+ Nội dung văn bản

+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

+ Dấu của cơ quan tổ chức

+ Dấu chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, đối tượng phổ biến

+ Địa chỉ cơ quan; Địa chỉ thư điện tử, số điện thoại, số Fax, địa chitrang thông tin điện tử

+ Ký hiệu người đánh máy và số lượng văn bản phát hành

+ Chỉ dẫn phụ lục kèm theo

+ Đánh số trang

Các yếu tố này sẽ được làm rõ trong phần thực trạng công tác soạn thảo

và ban hành văn bản ở chương II

1.3.4 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

Trong sách Lý luận và phương pháp công tác văn thư, GS Vương Đình Quyền đề cập “ Quy trình soạn thảo văn bản là trình tự các công việc cần

thực hiện trong quá trình soạn thảo văn bản Quy trình soạn thảo văn bản cho phép định hướng từ đầu một cách hợp lý nhất đối với từng cơ quan, từng đơn vị, từng loại văn bản được soạn thảo”

Tác giả Nguyễn Văn Thông đưa ra quy trình này trong cuốn Soạn thảo

và xử lý văn bản quản lý nhà nước gồm 05 bước sau:

+ Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa từ đó xácđịnh tên loại văn bản

+ Xây dựng bản thảo

+ Thông qua lãnh đạo

+Xử lý kỹ thuật về mặt hành chính

+ Ký và ban hành văn bản

Theo quy định của Pháp luật tại Nghị định 110/2004/NĐ - CP ngày 08tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư có điều khoản nói vềtrình tự của việc xây dựng và ban hành văn bản nói chung gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo

Giai đoạn này gồm các công việc sau:

- Xác định mục đích và định hướng khi xây dựng văn bản

+ Xác định mục đích ban hành văn bản: Liên quan đến các mục đíchnhư để thông tin, để trao đổi công việc, để giao dịch hoặc báo cáo tình hìnhhay đặt ra các quy tắc xử sự đối với đối tượng cụ thể…

- Xác định thẩm quyền ban hành và tính pháp lý của văn bản: Văn bản có thuộcphạm vị chức năng quyền hạn của cơ quan không? Là văn bản có tính pháp lýhay văn bản thông thường, quan hệ giữa cơ quan ban hành với các cơ quankhác? Nội dung có đúng với các văn bản đã ban hành trước đó không?

- Xác định hình thức, nội dung, mức độ khẩn mật của văn bản:

Khi xác định rõ mục đích soạn thảo, người soạn thảo sẽ dễ dàng xácđịnh được hình thức văn bản, từ đó xác định bố cục nội dung của văn bản vàxem xét tính chất của vấn đề soạn thảo để đề xuất với lãnh đạo quyết địnhmức độ khẩn mật của văn bản

- Thu thập và xử lý thông tin: Để văn bản ban hành được chính xác, thuyếtphục, người soạn thảo phải thu thập các thông tin liên quan đến vấn đề đượcnói đến trong văn bản Nguồn của thông tin thu thập thường là:

+ Các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của cấp trên

+ Văn bản nội bộ cơ quan

+ Văn bản của cơ quan tổ chức liên quan bên ngoài cơ quan

Sau khi thu thập, thông tin này phải được xử lý, sắp xếp để phục vụ tốtnhất cho mục đích ban hành văn bản, tránh trùng thừa, chồng chéo hoặc cónội dung không sát với vấn đề được đề cập trong văn bản

Bước 2: Soạn thảo văn bản

- Lập đề cương: Đề cương là bản trình bày những điểm chính, cốt lõi dự kiếnthể hiện trong nội dung văn bản Xây dựng đề cương giúp người soạn thảo

chủ động hơn, bố cục văn bản chặt chẽ hơn, tránh bỏ sót các ý quan trọng,

- Viết bản thảo: Người soạn thảo dùng lời văn, câu chữ cụ thể hóa các điểmchính đã được xác định trong đề cương Bám sát để cương để chia bố cục hợp

lý, linh hoạt trong sử dụng câu từ, liên kết các đoạn, câu để văn bản thành mộtthể thống nhất

- Kiểm tra văn bản Sau khi viết bản thảo, kiểm tra bản thảo về nội dung đã phùhợp với mục đích ban hành, thẩm quyền, vấn đề trọng tâm được trình bày nổibật Về hình thức, kiểm tra các thành phần thể thức đã trình này đúng với quyđịnh chưa? Ngôn ngữ sử dụng hợp lý, xúc tích chưa?

- Lấy ý kiến cho dự thảo: Người soạn thảo gửi bản thảo đến các đơn vị bộ phậnliên quan để lấy ý kiến góp ý Sau đó, người soạn thảo tổng hợp, nghiên cứu,tiếp thu ý kiến và hoàn thiện dự thảo văn bản

Bước 3: Duyệt và trình ký văn bản

Sau khi hoàn thiện dự thảo, người soạn thảo có trách nhiệm trình ngườiphân công soạn thảo để duyệt dự thảo Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trìsoạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bảntrước lãnh đạo cơ quan và trước pháp luật

Bộ phận Hành chính( Văn phòng) có trách nhiệm kiểm tra mọi thông tin,

kỹ thuật trỉnh bày, thể thức và và có nhiệm vụ hoàn thiện thủ tục ban hành vănbản

Sau khi bộ phận Hành chính duyệt, dự thảo văn bản được chuyển lênngười có thẩm quyền ký Người ký văn bản sẽ duyệt lần cuối trước khi ký

Bước 4 : Ban hành văn bản

Sau khi văn bản được ký ban hành, người chịu trách nhiệm soạn thảochuyển văn bản cho văn thư để hoàn thiện thủ tục ban hành gồm có các côngviệc:

+ Ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản

+ Vào sổ văn bản đi, sổ lưu văn bản

+ Kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản

+ Nhân bản văn bản đủ số lượng ban hành

+ Đóng dấu cơ quan

+ Phát hành văn bản

+ Lưu văn bản

+ Theo dõi văn bản phát hành

Như vậy căn cứ theo các văn bản quy phạm pháp luật, quy trình soạnthảo và ban hành văn bản nói chung được thực hiện như đã trình bày ở trên.Tùy tính chất công việc và đặc điểm của từng cơ quan mà quy trình đó có thểthay đổi hoặc thêm/ bớt một vài bước trong đó

1.3.5 Yêu cầu về ngôn ngữ.

Đặc trưng của ngôn ngữ trong văn bản thể hiện ở các yêu cầu sau:

- Tính chính xác, rõ ràng: Cách diễn đạt trong câu phải chính xác, dễ hiểu.Cách dùng từ phải nhất quán và đơn nghĩa, câu phải mạch lạc, ngắn gọn và có

sự liên kết

- Tính phổ thông đại chúng: Tránh dùng các từ ngữ trừu tượng, trong trườnghợp có sử dụng phải có sự giải nghĩa rõ ràng, không sử dụng tiếng lóng, tiếngđịa phương

- Tính khách quan: Văn bản phải thể hiện được được ý chí khách quan, hạn chế sửdụng đại từ nhân xưng ngôi thứ nhất, không có yếu tố cảm xúc cá nhân

- Tính khuôn mẫu: Văn bản phải trình bày đúng quy định của nhà nước về thểthức, kỹ thuật trình bày Tính khuôn mẫu cho phép văn bản sử dụng các cấutrúc, thuật ngữ nhiều lần

- Tính trang trọng lịch sự: Sử dụng cách diễn đạt mang tính nghi thức, thể hiện

sự tôn trọng; từ ngữ đơn nghĩa, thống nhất; sử dụng các mẫu câu mang tínhlịch sự sẵn có

Tiểu kết

Chương 1 đề cập đến cơ sở khoa học của công tác soạn thảo và banhành văn bản, khái quát các khái niệm, chức năng của văn bản, các yêu cầucủa công tác soạn thảo và ban hành văn bản Từ đó nhận thức tầm quan trọngcủa công tác này, tính thiết yếu phải nâng cao hiệu quả của soạn thảo và banhành văn bản đồng thời làm cơ sở để phân tích và đưa ra những nhận xét vềthực trạng thực hiện công tác này tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH

VĂN BẢN TẠI VIỆN HÀN LÂM KHXH VIỆT NAM

2.1 Khái quát về Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.

Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam - tên giao dịch quốc tế là VietnamAcademy of Social Sciences - có tiền thân từ Ban nghiên cứu Văn học, Lịch

sử và Địa lý (gọi tắt là Ban nghiên cứu Văn - Sử - Địa) được thành lập ngày

02 tháng 12 năm 1953, trong thời kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp

Viện có lịch sử ra đời và bề dày hoạt động gắn liền với những bướcthăng trầm của lịch sử dân tộc, trải qua các thời kì phát triển với nhiều têngọi khác nhau:

Ủy ban Khoa học Xã hội Việt Nam thuộc Ủy ban khoa học Nhà nướctrực thuộc Hội đồng Chính phủ (Sắc lệnh 01/52 ngày 04 tháng 3 năm1959 củaChủ tịch nước);

Viện Khoa học Xã hội Việt Nam (Quyết định số 165/TVQH ngày 11tháng 10 năm 1965 của Quốc hội);

Ủy ban Khoa học Xã hội Việt Nam (Quyết định số 47/TVQH ngày 19tháng 6 năm 1967 của Quốc hội);

Viện Khoa học Xã hội Việt Nam (Nghị quyết số 244/NQ-HĐNN ngày

31 tháng 3 năm 1990 của Hội đồng Nhà nước);

Trung tâm KHXH và Nhân văn Quốc gia (Quyết định số 23/CP ngày

22 tháng 5 năm 1993 của Thủ tướng Chính phủ);

Viện KHXH Việt Nam (Nghị định số 26/2004/NĐ-CP ngày 15 tháng 1năm 2004 của Chính phủ);

Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam( Nghị định số 109/2012/NĐ-CP ngày

26 tháng 12 năm 2012 của Chính phủ).

Như vậy trải qua các giai đoạn lịch sử với các tên gọi khác nhau, ViệnHàn lâm KHXH Việt Nam ngày càng phát triển và có những đóng góp to lớntrong lĩnh vực nghiên cứu khoa học xã hội

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ.

Hiện nay, chức năng, nhiệm vụ của Viện được quy định tại Nghị định

số 109/2012/NĐ-CP ngày 26 tháng 12 năm 2012 và Nghị định số217/2013/NĐ-CP ngày 26/12/2013 sửa đổi bổ sung nghị định 109/2012/NĐ-

CP của Chính phủ Theo đó, Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam có chức năng,nhiệm vụ và quyền hạn cơ bản như sau:

- Tập trung nghiên cứu về những vấn đề lý luận và thực tiễn về khoa học xã hộiViệt Nam, lý luận kinh nghiệm phát triển của các quốc gia trên thế giới, dự báo

xu hướng phát triển chủ yếu trên thế giới và khu vực, đánh giá những tác độngnhiều mặt của quá trình toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế đến sự phát triểnchung của toàn cầu, khu vực và Việt Nam; nghiên cứu những khía cạnh khoahọc xã hội của sự phát triển khoa học và công nghệ và nền kinh tế thị trườngđịnh hướng xã hội chủ nghĩa, phát triển xã hội dân sự và nền dân chủ xã hộichủ nghĩa ở Việt Nam; nghiên cứu những vấn đề về kinh tế, dân tộc, tôn giáo,lịch sử, văn hóa nhằm phát huy sức mạnh toàn dân tộc trong sự nghiệp xâydựng và bảo vệ Tổ quốc

- Nghiên cứu những vấn đề về đổi mới và hoàn thiện hệ thống chính trị,nâng cao năng lực cầm quyền và lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam; hiệulực, hiệu quả của Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa Việt Nam; từngbước hoàn thiện hệ thống pháp luật Việt Nam Những vấn đề cơ bản, toàndiện, có hệ thống về lý thuyết phát triển của Việt Nam dưới tác động của toàncầu hoá và hội nhập quốc tế.

- Nghiên cứu, điều tra cơ bản, liên ngành về khoa học xã hội, phân tích

và dự báo về kinh tế - xã hội

- Tổ chức biên soạn những bộ sách lớn, tiêu biểu cho tinh hoa của trítuệ Việt Nam và thế giới

- Tổ chức sưu tầm, khai quật, nghiên cứu, bảo tồn và bảo tàng

- Kết hợp nghiên cứu với đào tạo trong lĩnh vực khoa học xã hội; thamgia phát triển nguồn nhân lực có trình độ cao về khoa học xã hội; tổ chức hợptác nghiên cứu và liên kết đào tạo về khoa học xã hội với các tổ chức quốc tế,các Viện và trường đại học nước ngoài

- Góp ý và phản biện các chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách,chương trình và dự án phát triển kinh tế - xã hội quan trọng theo yêu cầu củaChính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các Bộ, ngành, địa phương và doanhnghiệp

- Xây dựng hệ thống quốc gia về thông tin khoa học xã hội, phổ biến trithức khoa học, góp phần nâng cao trình độ dân trí

Qua các thời kỳ, với nhiều tên gọi khác nhau, chức năng, nhiệm vụ củaViện được bổ sung, chỉnh sửa nhiều lần nhằm đáp ứng với yêu cầu, nhiệm vụcủa mỗi một giai đoạn lịch sử nhất định, nhưng về cơ bản, chức năng, nhiệm

vụ chính của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam vẫn không thay đổi Đó là chứcnăng nghiên cứu về khoa học xã hội, cung cấp các luận cứ khoa học cho việchoạch định đường lối, chiến lược và chính sách phát triển nhanh, bền vững

đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa; tổ chức, tư vấn chính sách và đàotạo nguồn nhân lực chất lượng cao về khoa học xã hội; tham gia phát triểntiềm lực khoa học xã hội trong cả nước.

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là cơ quan hoạt động độc lập, với chứcnăng, nhiệm vụ, địa vị pháp lý rõ ràng, là một bộ phận cấu thành của tổ chức

hệ thống chính trị Bộ máy làm việc của Viện Hàn lâm được tổ chức chặt chẽ

Cơ cấu tổ chức theo Nghị định số 109/2012/NĐ-CP ngày 26 tháng 12 năm

2012 của Chính phủ bao gồm:

Lãnh đạo Viện gồm có Chủ tịch Viện và các Phó Chủ tịch Viện Trong

đó Chủ tịch Viện là người đứng đầu và lãnh đạo Viện, chịu trách nhiệm trướcChính phủ, Thủ tướng Chính phủ và trước pháp luật về toàn bộ các hoạt độngcủa Viện Các Phó Chủ tịch giúp Chủ tịch Viện chỉ đạo, điều hành các côngviệc theo sự phân công của Chủ tịch Viện

Tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo Viện có 05 cơ quan chuyên môn:Văn phòng; Ban Tổ chức cán bộ; Ban Kế hoạch – Tài chính; Ban Quản lýkhoa học; Ban Hợp tác quốc tế với chức năng nhiệm vụ của từng cơ quan nhưsau:

- Văn phòng: Là cơ quan có tư cách pháp nhân, chức năng tham mưu

giúp việc Chủ tịch Viện thực hiện quản lý thống nhất trong toàn Viện về cácmặt công tác hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ, pháp chế, cơ sở vật chất(nhà đất, tài sản), y tế, trật tự an toàn cơ quan; đảm bảo điều kiện làm việc vàphối hợp đồng bộ với các cơ quan giúp việc Chủ tịch Viện phối hợp công tácvới Văn phòng các Bộ, Ngành và địa phương; chủ tài khoản cấp 3 và chủ đầu

tư do Chủ tịch Viện quyết định

- Ban Tổ chức cán bộ: Tham mưu giúp việc Chủ tịch Viện về công tác tổ

chức bộ máy, cán bộ, công chức, viên chức của Viện; xây dựng các văn bản

quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của các đơn vị trựcthuộc; xây dựng các đề án về công tác cán bộ, công chức của Viện; phân bổ và

tổ chức thực hiện kế hoạch biên chế, tiền lương hàng năm; xây dựng kế hoạchđào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức của Viện; thực hiệncông tác thi đua, khen thưởng; thực hiện sơ kết tổng kết về công tác tổ chức cánbộ; phối hợp đồng bộ với các cơ quan giúp việc Chủ tịch

- Ban Kế hoạch-Tài chính: có nhiệm vụ xây dựng chiến lược, quy hoạch,

kế hoạch phát triển dài hạn của Viện; xây dựng dự toán ngân sách, tổng hợp,cân đối kế hoạch 5 năm và hàng năm của Viện; tổng hợp và cân đối ngân sách,

dự toán ngân sách hàng năm cho các lĩnh vực hoạt động của Viện; thẩm định

dự toán và trình duyệt kinh phí thực hiện nhiệm vụ khoa học công nghệ, các dự

án đầu tư xây dựng cơ bản, các dự án sử dụng nguồn ngân sách nhà nước; kiểmtra, đánh giá việc thực hiện kế hoạch, chấp hành chính sách, chế độ tài chính kếtoán, thẩm định khóa luận quyết toán tài chính; quản lý thống nhất các nguồnvốn, kinh phí trong và ngoài ngân sách, nguồn viện trợ nước ngoài; cân đốiphân bổ vốn đầu tư xây dựng cơ bản; quản lý và hướng dẫn thực hiện công táctạp chí, xuất bản, thông tin tư liệu thư viện; hướng dẫn, kiểm tra, chỉ đạo côngtác thống kê lập khóa luận kế hoạch tài chính; quản lý tài sản công tại các đơn

vị trực thuộc

- Ban Quản lý khoa học: Tham mưu, tư vấn cho Chủ tịch Viện về xây

dựng và thực hiện thống nhất chính sách, chế độ hiện hành về hoạt động khoahọc; xây dựng chiến lược dài hạn và kế hoạch nghiên cứu khoa học 5 năm,nghiên cứu trọng điểm; xây dựng kế hoạch nghiên cứu khoa học và dự toánngân sách hàng năm của các chương trình, đề tài, nhiệm vụ, dự án điều tra; tổchức xét duyệt đề cương, ký kết hợp đồng khoa học, đánh giá nghiệm thu,thanh lý hợp đồng các chương trình, đề tài, dự án, nhiệm vụ nghiên cứu; hướngdẫn, kiểm tra đánh giá tiến độ kế hoạch nghiên cứu khoa học; hướng dẫn và

kiểm tra việc thực hiện những quy định, quy chế quản lý hoạt động khoa họccủa Nhà nước và của Viện; phối hợp với Ban Kế hoạch-Tài chính thẩm định dựtoán kinh phí các chương trình, đề tài, dự án, nhiệm vụ của Viện; phối hợpđồng bộ với cơ quan giúp việc khác thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ đảmbảo sự lãnh đạo, chỉ đạo của Chủ tịch Viện được kịp thời có hiệu quả.

- Ban Hợp tác quốc tế có nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch, chương trình

và dự án hợp tác quốc tế do Viện thống nhất quản lý; tham mưu, tư vấn choChủ tịch về xây dựng, thực hiện chính sách của Nhà nước và quy chế hoạtđộng hợp tác quốc tế; giúp việc Chủ tịch Viện trong việc quản lý thống nhất cáchoạt động hợp tác quốc tế; phối hợp với các Ban chức năng thẩm định nội dungcác kế hoạch chương trình và dự án; hướng dẫn tư vấn và phối hợp đồng bộ vớicác đơn vị thuộc Viện xây dựng và thực hiện các đề tài, dự án khoa học; hướngdẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện quy chế hợp tác quốc tế của Viện; thiếtlập và mở rộng quan hệ với các tổ chức quốc tế, các nhà tài trợ, các cơ quanhợp tác quốc tế của các Bộ, Ngành, địa phương và các tổ chức khoa học trong

cả nước

Về các đơn vị thuộc, trực thuộc: Tính đến tháng 11/2016, Viện Hàn lâm

có 49 đơn vị thuộc, trực thuộc, trong đó có 32 Viện nghiên cứu đa ngành,chuyên ngành; 5 đơn vị sự nghiệp; 12 tổ chức đoàn thể, các cơ quan chức nănggiúp việc Chủ tịch Viện Hàn lâm trên các lĩnh vực hoạt động

05 đơn vị sự nghiệp: Bảo tàng Dân tộc học Việt Nam; Tạp chí KHXHViệt Nam; Nhà xuất bản KHXH; Nhà xuất bản Từ điển bách khoa; Học việnKHXH

32 đơn vị nghiên cứu chuyên ngành: Nghiên cứu chuyên sâu về các lĩnhvực khoa học xã hội

Các tổ chức đoàn thể: Đảng ủy Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam; Côngđoàn; Đoàn Thanh niên; Hội Cựu chiến binh Các tổ chức đoàn thể này hoạt

động tuân theo điều lệ của các đoàn thể.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm KHXK Việt Nam ( Phụ lục số 01 )

Như vậy, Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là cơ quan sự nghiệp trựcthuộc Chính phủ Dựa vào quy định của Luật Tổ chức Chính phủ và các vănbản chỉ đạo, hướng dẫn của Chính phủ, có chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổchức như đã trình bày cụ thể ở trên

2.2 Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.

Để đánh giá thực trạng của công tác soạn thảo các loại văn bản, phạm

vi đề tài được chọn từ mốc 2014 trở lại đây Thời điểm này cũng tương ứngvới thời điểm Viện tiếp tục thực hiện chương trình cải cách hành chính theochỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ mà Văn phòng Viện là đơn vị tiên phong.Trong các kế hoạch thực hiện cải cách hành chính, nâng cao chất lượng soạnthảo các loại văn bản được xác định là một trong những nội dung, mục tiêuquan trọng Đặc biệt từ năm 2014 đến 2016, Viện Hàn lâm KHXH Việt Namđược bầu là đơn vị Khối trưởng Khối thi đua các ngành Khoa học - Văn hóa -

Xã hội, là đơn vị tiên phong duy trì nề nếp và nâng cao hiệu quả hoạt động,trao đổi chuyên môn với các cơ quan khác trong Khối Như vậy đề tài khôngtrùng lặp với đề tài khác và khảo sát các số liệu từ năm 2014- 2016

Trong hoạt động quản lý và điều hành của Viện, công tác soạn thảo vănbản là một nhiệm vụ trọng điểm và mang tính chất thường xuyên, đặc biệttrong giai đoạn tiếp tục đẩy mạnh chương trình cải cách hành chính Để vănbản ban hành đảm bảo chất lượng, đòi hỏi người làm công tác soạn thảo phảinắm vững và biết cách vận dụng các kiến thức và kỹ năng như: Các yêu cẩu

về soạn thảo văn bản, phương pháp thu thập và xử lý thông tin, xây dựng đềcương và bố cục văn bản, kỹ năng sử dụng từ ngữ, cách trình bày văn bản phù

hợp với từng thể loại văn bản Để hiểu đầy đủ bản chất của công tác soạn thảo

và ban hành văn bản người ta gọi công tác này là kỹ thuật soạn thảo văn bảnhay kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản

2.2.1 Phân công trách nhiệm đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản

Trách nhiệm soạn thảo và ban hành văn bản được quy định tại Điều 13Quy định soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Viện Hàn lâm KHXHViệt Nam ( Ban hành kèm theo Quyết định 2305/QĐ-KHXH ngày 30 tháng

12 năm 2014 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam) như sau:

*Trách nhiệm của Chủ tịch Viện:

- Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định củaViện, của pháp luật về soạn thảo và ban hành văn bản

- Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác soạn thảo và banhành văn bản đối với các đơn vị trực thuộc, chủ trì hoặc ủy quyền xử lý các viphạm theo thẩm quyền

- Xem xét và duyệt kinh phí hàng năm cho công tác soạn thảo và ban hành vănbản

*Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Viện Hàn lâm:

- Chánh Văn phòng giúp Chủ tịch Viện trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sátviệc thực hiện công tác văn thư nói chung trong đó có công tác soạn thảo vàban hành văn bản, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ đối với các đơn vịtrực thuộc Viện

- Chịu trách nhiệm về việc báo cáo thống kê tổng hợp về soạn thảo và ban hành

văn bản của Viện Hàn lâm.

*Trách nhiệm của các đơn vị trực thuộc Viện:

Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Viện có trách nhiệm triển khai và tổchức thực hiện các quy định của Viện về soạn thảo và ban hành văn bản, quyđịnh mẫu văn bản của đơn vị trực thuộc theo công văn số 936/VP-THTTBTngày 20 tháng 5 năm 2016, chịu trách nhiệm trong đơn vị mình về việc xử lýcác vi phạm theo thẩm quyền được giao

- Chịu trách nhiệm về việc báo cáo thống kê tổng hợp về soạn thảo và ban hànhvăn bản của đơn vị mình cho Văn phòng Viện trước ngày 15 tháng 01 củanăm kế tiếp

*Trách nhiệm của cá nhân làm công tác văn thư:

Trong quá trình soạn thảo văn bản cũng như giải quyết các công việcliên quan đến công tác này, cá nhân phải thực hiện nghiêm các quy định tạiQuy chế Văn thư lưu trữ của Viện và các quy định liên quan khác của Phápluật và báo cáo tình hình thực hiện cũng như để xuất cấp trên giải quyết cácvướng mắc ngoài phạm vi thẩm quyền

Cán bộ phải cập nhật những thay đổi trong các văn bản quy định vềcông tác soạn thảo và ban hành văn bản để kịp thời điều chỉnh, có ý kiến đónggóp nâng cao chất lượng văn bản cho cơ quan

*Phân công trách nhiệm theo lĩnh vực hoạt động

Trên từng lĩnh vực hoạt động được phân công một cách tương đối rõràng, độc lập:

- Văn phòng tham mưu giúp Chủ tịch Viện về công tác hành chính,tổng hợp, văn thư, lưu trữ, pháp chế, cơ sở vật chất (nhà đất, tài sản), y tế, trật

tự an toàn cơ quan Thẩm quyền ban hành văn bản của Văn phòng được quyđịnh tại Quyết định số 517/QĐ-KHXH ngày 07 tháng 4 năm 2014 của Chủtịch Viện Hàn lâm): Văn phòng Chủ trì hoặc tham gia soạn thảo các văn bảnquản lý của Viện theo sự phân công của Chủ tịch Viện; tổ chức việc thực hiệncác văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định của Chủ tịchViện trong toàn Viện theo chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, rà soát lầncuối về mặt pháp lý các văn bản hành chính mà các đơn vị, các Ban chứcnăng soạn thảo trình Chủ tịch xem xét, ban hành; góp ý kiến cho dự thảo cácvăn bản quy phạm pháp luật do cơ quan nhà nước gửi đến

- Ban Tổ chức cán bộ giúp Chủ tịch Viện xây dựng các văn bản về: tổchức bộ máy, cán bộ, công chức, viên chức của Viện; chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn, cơ cấu tổ chức của các đơn vị trực thuộc; các vấn đề về biên chế,tiền lương; đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức của Viện;công tác thi đua, khen thưởng

- Ban Kế hoạch-Tài chính xây dựng các văn bản về chiến lược, quyhoạch, kế hoạch phát triển dài hạn của Viện; về công tác quản lý tài chính; tàisản của Viện

- Ban Quản lý khoa học tham mưu, tư vấn cho Chủ tịch Viện về hoạtđộng khoa học; xây dựng văn bản và quản lý các hoạt động nghiên cứu khoahọc của Viện

- Ban Hợp tác quốc tế tham mưu, tư vấn cho Chủ tịch Viện về các hoạtđộng hợp tác quốc tế; giúp việc Chủ tịch Viện trong việc quản lý thống nhấtcác hoạt động hợp tác quốc tế của Viện; thiết lập và mở rộng quan hệ với các

tổ chức quốc tế, các nhà tài trợ, các cơ quan hợp tác quốc tế của các Bộ,Ngành, địa phương và các tổ chức khoa học trong cả nước

Việc phân công trách nhiệm soạn thảo văn bản giúp Chủ tịch Viện theochức năng, nhiệm vụ của từng ban chức năng như vậy giúp hệ thống văn bảncủa Viện ban hành đảm bảo tính khoa học, thống nhất, hạn chế đến mức thấpnhất tình trạng văn bản ban hành chồng chéo, trùng lặp nhau trong Viện Văn

bản của các đơn vị, các Ban chức năng soạn thảo trình Chủ tịch Viện trướckhi ban hành được Văn phòng Viện rà soát lần cuối về mặt pháp lý đảm bảotính thống nhất, nhất quán không chỉ trong toàn Viện mà còn với các hệ thốngvăn bản khác Văn bản của Viện triển khai các văn bản của Nhà nước, văn bảnsau ban hành không trái với văn bản trước đã ban hành Giữa các văn bản cómối quan hệ hỗ trợ, ràng buộc, phụ thuộc lẫn nhau trong toàn hệ thống theochiều ngang, dọc, đan xen lẫn nhau theo trật tự nhất định chặt chẽ

2.2.2 Các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản.

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư nói chung vàcông tác soạn thảo và ban hành văn bản nói riêng, Viện đã thực hiện theo cácvăn bản quy định của Nhà nước như sau:

- Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chínhphủ về công tác văn thư;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 2 năm 2010 của Chínhphủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

- Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ vềquản lý và sử dụng con dấu;

- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 Của Bộ Nội vụhướng dẫn xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

- Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28 tháng

12 năm 2000;

- Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quyđịnh chi tiết việc thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước;

- Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 7 năm 2015 hướng dẫn thực hiệnmột số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 củaChính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước;

Việc thực hiện theo các văn bản quy định giúp cho công tác này đi vàonền nếp Và để thực hiện tốt hơn công tác soạn thảo và ban hành văn bản,Viện đã căn cứ vào “Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm

2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế văn thư, lưu trữcủa các cơ quan, tổ chức” để xây dựng Quy chế áp dụng trong toàn Viện Saucác lần sửa đổi, Quy chế văn thư, lưu trữ mới nhất của Viện là Quy chế năm2016( Ban hành kèm theo Quyết định số 2316/QĐ- KHXH ngày 14 tháng 11năm 2016 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam) Đồng thời, để cụ thểhóa các nội dung về soạn thảo và ban hành văn bản của Quy chế, Viện đã banhành Quy định soạn thảo, ban hành văn bản quản lý của Viện Hàn lâmKHXH Việt Nam( Ban hành kèm theo Quyết định số 2305/QĐ – KHXHngày 30 tháng 12 năm 2014 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam)

Quy chế văn thư lưu trữ của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam( Phụ lục 02)

Liên quan đến soạn thảo và ban hành văn bản, tại Quyết định số412/QĐ- KHXH ngày 18 tháng 3 năm 2016, Viện đã Quyết định ban hànhQuy chế về vấn đề bảo vệ bí mật Nhà nước tại Viện Hàn lâm KHXH ViệtNam

Như vậy, chỉ trong 2 năm gần đây, Viện đã ban hành 2 Quy chế văn thư,lưu trữ năm 2014 và 2016 với các nội dung ngày càng được quy định cụ thể,điều này cho thấy Viện đã quan tâm đến công tác văn thư lưu trữ nói chung,

trong đó có công tác soạn thảo và ban hành văn bản Đây là điều kiện quantrọng để nâng cao chất lượng văn bản góp phần vào hiệu quả hoạt động chungcủa Viện.

2.2.3 Nhận thức của cán bộ Viện Khoa học xã hội Việt Nam về công tác soạn thảo, ban hành văn bản.

Năm 2011, tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đã có công trình đề cập đến nhận thức của cán bộ Viện về công tác soạn thảo và ban hành văn bản của ThS Đỗ Hữu Phương, Học viện Hành chính Trên cơ sở nghiên cứu đã có và xét theo phạm vi đề tài tìm hiểu chuyên sâu về công tác soạn thảo, ban hành văn bản từ năm 2014-2016, dưới sự hướng dẫn của Chánh Văn phòng, tôi đã khảo sát về mức độ nhận thức của cán bộ Viện đối với công tác này bằng phương pháp kết hợp phỏng vấn đối với

22 cán bộ và điều tra bằng phiếu hỏi với 37 cán bộ Viện, đặc biệt là những cán bộ văn thư, lưu trữ- những người trực tiếp và thường xuyên tiếp xúc với văn bản từ các khâu thu thập và xử lý thông tin, soạn thảo cho đến làm thủ tục ban hành Kết quả khảo sát( 59 cán bộ) như sau:

Về số lượng cán bộ được đào tạo về nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản:

Bảng 2.1 Số lượng cán bộ được đào tạo về nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản.

( Trên tổng 59)

Tỉ lệ

Được đào tạo về nghiệp vụ soạn thảo, ban

hành văn bản tại các trường Đại học, Cao

đẳng, và các cơ sở đào tạo khác

Đã được tham gia các khóa tập huấn, các

hướng dẫn về soạn thảo và ban hành văn

bản

%

Chưa được đào tạo hoặc tham gia các lớp tập

huấn về công tác soạn thảo, ban hành văn bản

chiếm trung bình khoảng trên 50% Tuy nhiên so sánh với số lượng cán

bộ trong Viện khi đây vẫn là con số chưa nhiều Thêm vào đó, số lượng văn bản liên quan đến công tác văn thư khá nhiều và liên tục được bổ sung, chi tiết hóa Vì thế việc cập nhật tất cả văn bản quy định cũng gặp những trở ngại nhất định.

Về nhận thức thẩm quyền ban hành văn bản của Viện:

Quy chế văn thư, lưu trữ được phổ biến đến tất cả các đơn vị, cá nhân trong Viện và thường xuyên tiếp xúc, xử lý các văn bản chuyên ngành nên các cán bộ của Viện về cơ bản nắm được thẩm quyền ban hành của Viện với 02 nhóm chính: Văn bản hành chính, văn bản chuyên môn.

Về nhận thức tầm quan trọng của công tác soạn thảo và ban hành văn bản:

Trong tổng số cán bộ được khảo sát, có 76.3% cán bộ cho rằng công tác soạn thảo và ban hành văn bản rất quan trọng và cần tiến hành song song với quá trình cải cách hành chính của Viện Các yếu tố được các cán bộ nhận định là yếu tố tác động đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản là: Nhận thức và trình độ chuyên môn của cán bộ các văn bản quy định của nhà nước và của Viện, điều kiện cơ sở vật chất và trang thiết bị Trong đó yếu tố nhận thức và năng lực của cán bộ là yếu tố quan trọng, cần được quan tâm hàng đầu.

Về các giải pháp bồi dưỡng, đào tạo cán bộ làm công tác soạn thảo

và ban hành văn bản.

Có 60.4% cán bộ cho rằng việc đào tạo ở các trường chuyên nghiệp rất quan trọng, có thể tạo điều kiện để cán bộ tham gia các khóa tập huấn tại các trường đào tạo chuyên sâu về các nghiệp vụ hành chính như: Học viện Hành chính, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các phương