công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại văn phòng UBND xã lai uyên

Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam nghiệp Báo cáo thực tập Tốt LỜI NÓI ĐẦU Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trò cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước quan trọng Có thể thấy quan tâm làm tốt cơng tác văn thư lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Bên cạnh việc quản lý văn quan hành nhà nước vấn đề cần trọng nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo quan Chính việc quan tâm mực đến soạn thảo quản lý văn góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực quản lý hành nói riêng quản lý nhà nước nói chung Trên thực tế cơng tác soạn thảo quản lý văn hoạt động quan hành nhà nước nói chung đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước lĩnh vực đời sống kinh tế - xã hội Tuy nhiên nhiều văn quản lý nhà nước nói chung bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn có nội dung trái pháp luật, thiếu mạch lạc; văn ban hành trái thẩm quyền; văn sai thể thức trình tự thủ tục ban hành; văn khơng có tính khả thi,… văn đã, gây nhiều ảnh hưởng khơng nhỏ mặt đời sống xã hội, làm giảm uy tín hiệu tác động quan hành nhà nước Qua thời gian thực tập UBND xã Lai Un tơi có dịp tìm hiểu công tác soạn thảo quản lý văn UBND xã Tuy nhiên, giới HVTT: Võ Việt Sang Bằng Trang GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam nghiệp Báo cáo thực tập Tốt hạn thời gian lực cá nhân, báo cáo chuyên đề tập trung nghiên cứu “công tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng UBND xã Lai Uyên” Đây vấn đề quan tâm UBND xã có vai trò quan trọng công tác lãnh đạo, điều hành quản lý UBND xã Do tơi cố gắng hồn thành, hoàn chỉnh báo cáo thực tập với tinh thần nghiêm túc nhằm đảm bảo yêu cầu Nhà trường đề trình thực tập UBND xã Lai Uyên HVTT: Võ Việt Sang Bằng Trang GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam nghiệp Báo cáo thực tập Tốt Phần thứ TĨM TẮC Q TRÌNH THỰC TẬP * Về thời gian thực tập  Thời gian thực tập: từ 23/5/2011 đến ngày 23/7/2011  Quá trình thực tập cụ thể: - Từ ngày 23/5 đến ngày 31/5: + Trình kế hoạch thực tập cho lãnh đạo UBND xã Lai Uyên; + Lựa chọn đề tài báo cáo thực tập vấn đề “Soạn thảo quản lý văn Văn phòng” - Từ ngày 01/6 đến ngày 11/6: + Soạn thảo đề cương báo cáo thực tập - Từ ngày 13/6 đến ngày 18/6: + Tìm hiểu cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mối quan hệ làm việc UBND xã Lai Uyên, Văn phòng UBND xã Lai Uyên - Từ ngày 20/6 đến ngày 25/6: + Tìm hiểu quy trình cơng vụ thủ tục hành quan; + Được giao phân loại giấy tờ, công văn đến, chuyển cho phận, cán chuyên môn; công văn chuyển đến quan - Từ ngày 27/6 đến ngày 30/6: + Thu thập tài liệu liên quan đến đề tài để chuẩn bị cho báo cáo thực tập - Từ ngày 01/7 đến ngày 09/7: + Tiếp cận với công tác soạn thảo văn Văn phòng q trình quản lý văn phận Văn thư - Từ ngày 11/7 đến ngày 16/7: + Viết thảo báo cáo thực tập + Chỉnh sửa, bổ sung hoàn thiện báo cáo thực tập; HVTT: Võ Việt Sang Bằng Trang GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam nghiệp Báo cáo thực tập Tốt - Từ ngày 18/7 đến ngày 23/7: + Trình báo cáo thực tập lên lãnh đạo UBND xã nhận xét; + Hoàn thành báo cáo thực tập Phần thứ hai KHÁI QUÁT VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN I/ KHÁI QUÁT VỀ KINH TẾ - XÃ HỘI – AN NINH QUỐC PHÒNG XÃ LAI UYÊN Đặc điểm tình hình: - Xã Lai Uyên cách trung tâm hành huyện Bến Cát 07 km phía Bắc, có nhiều xã giáp ranh sau : + Đông Nam giáp xã Tân Hưng + Đông Bắc giáp xã Tân Long huyện Phú Giáo + Tây giáp xã Cây Trường + Tây Nam giáp xã Long Nguyên + Nam giáp xã Lai Hưng + Bắc giáp xã Trừ Văn Thố - Xã Lai Uyên có diện tích đất tự nhiên 8.865,73 chia làm ấp, dân số 2.798 hộ với 18.099 nhân Xã Lai Un có diện tích đất rộng dân cư đông, đồng thời địa bàn trọng điểm huyện Bến Cát, tiếp giáp nhiều xã huyện khác, có 17 km đường Quốc lộ 13 nhiều giao lộ lớn thông thương với huyện, tỉnh khác Xã Lai Uyên nơi có sức thu hút nhân dân lao động tỉnh thành nước đến làm ăn lập nghiệp lâu dài Về kinh tế: - Trong giai đoạn 2009 – 2010, qua năm xã đạt nhiều thành công bước đường đổi mới, mặt địa phương ngày thay đổi, khang trang đại Tổng mức đầu tư toàn xã hội năm đạt gần 1.000 tỷ đồng, vốn ngân sách xã đầu tư 30 tỷ đồng để đầu tư xây HVTT: Võ Việt Sang Bằng Trang GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam nghiệp Báo cáo thực tập Tốt dựng sở hạ tầng Tốc độ tăng trưởng kinh tế bình quân năm 2010 đạt 18,5 %, cấu kinh tế tiếp tục chuyển dịch theo định hướng, tỷ trọng ngành công nghiệp dịch vụ tăng nhanh cấu kinh tế địa phương Thu nhập bình quân đầu người đạt 18 triệu đồng người/năm, tỷ lệ hộ nghèo giảm 39 hộ, chiếm 1,39% Hiện có 98% số hộ dân sử dụng nước sinh hoạt, 100% số hộ sử dụng điện lưới Quốc gia Vệ sinh môi trường trọng đầu tư đồng với phát triển hạ tầng Hệ thống thông tin liên lạc mở rộng đầu tư nâng cấp - Về công nghiệp UBND tỉnh quy hoạch khu công nghiệp thị Bàu Bàng với diện tích 2.166 giai đoạn thực công tác xây dựng có 13 doanh nghiệp đầu tư sản xuất với tổng số vốn 1.200 tỷ đồng Về văn hoá xã hội: - Về văn hóa xã hội có địa điểm cho hoạt động thể dục thể thao, văn nghệ, có di tích lịch sử, cơng viên cho nhân dân đến tham quan vui chơi giải trí - Xã có 01 trường trung học phổ thơng (cấp cấp 3), 02 trường tiểu học gồm 04 phân hiệu, 01 trường mầm non cơng lập, ngồi có 02 nhóm trẻ thành lập theo loại hình tư thục; - Trạm y tế dược đầu tư xây dựng đạt chuẩn quốc gia - Về Tơn giáo có 04 tôn giáo Thiên Chúa giáo, Phật giáo, Tin Lành Cao đài Thiên Chúa giáo có 421 hộ với 1.785 Nhân khẩu, Phật giáo có 308 hộ với 523 Nhân khẩu, Tin lành có 13 hộ với 24 nhân khẩu, Cao đài có 33 hộ với 132 nhân - Chính sách xã hội thực tốt, năm qua thực xây dựng trao tặng 06 nhà tình nghĩa, 24 nhà đại đồn kết; cơng tác chăm lo cho gia đình sách đặt biệt quan tâm thực tốt HVTT: Võ Việt Sang Bằng Trang GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam nghiệp Báo cáo thực tập Tốt Về an ninh quốc phòng: Lực lượng cơng an từ xã đến ấp có trình độ tương đối bố trí phù hợp, xã đội bố trí đủ số lượng, ấp có tổ ANTT, ANTQ lực lượng DQTV hoạt động tích cực nên tình hình an ninh trị trật tự xã hội ln ổn định II/ VỊ TRÍ PHÁP LÝ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN Vị trí pháp lý: Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên Hội đồng nhân dân xã Lai Uyên bầu ra, quan chấp hành Hội đồng nhân dân xã, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân xã quan nhà nước cấp Chức năng, nhiệm vụ: - Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân xã nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn xã Lai Uyên - Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở Tổ chức máy: - Cơ cấu tổ chức UBND xã Lai Uyên gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch 02 ủy viên (Trưởng cơng an Xã đội trưởng) - Thường trực UBND gồm 03 thành viên (Chủ tịch 02 Phó Chủ tịch) - Cán chuyên trách: Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND Lai Uyên HVTT: Võ Việt Sang Bằng Trang GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam nghiệp Báo cáo thực tập Tốt - Công chức: Trưởng công an, xã đội trưởng, cán Văn phòng – thống kê, cán Địa – Xây dựng – Nơng thơn mơi trường, cán Tư pháp – Hộ tịch, cán Tài – Kế tốn, cán Văn hố thơng tin – Thể dục thể thao, cán Thương binh Xã hội - Cán không chuyên trách: Nội vụ - Thi đua khen thưởng, Gia đình Trẻ em, Giảm nghèo việc làm, Văn thư - lưu trữ – thủ quỹ, Tiếp dân - Giải khiếu nại tố cáo – Tôn giáo, Truyền Sơ đồ cấu tổ chức UBND xã Lai Uyên Thường trực UBND Chủ tịch Phó chủ tịch phụ trách khối Văn hố xã hội Văn hóa thơng tin – Đài Thể dục truyền thể thao, Thương Giả Gia m đình nghèo trẻ – việc em làm Phó chủ tịch phụ trách khối kinh tế Côn g an binh xã hội Nội vụ, tiếp Văn dân, Tư phòng, giải pháp – Thống Hộ kê, Văn khiếu tịch thư lưu nại tố trữ cáo, tôn giáo X ã đội Địa chính, Xây dựng, Kế Nơng tốn thơn, Tài Mơi trường, giao thơng, thuỷ lợi Chú thích sơ đồ : Quan hệ đạo, điều hành thông tin báo cáo Quan hệ phối hợp công tác HVTT: Võ Việt Sang Bằng Trang GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam nghiệp Báo cáo thực tập Tốt III/ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN Chức năng: - Văn phòng UBND xã Lai Uyên phận chuyên môn UBND xã, máy tham mưu giúp việc phục vụ trực tiếp cho hoạt động hàng ngày điều kiện sở vật chất cho nhiệm vụ công tác UBND xã - Văn phòng UBND xã phận tham mưu, tổng hợp phối hợp phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành UBND Thường trực UBND xã; bố trí cán bộ, cơng chức làm việc theo chế độ chuyên viên giúp TT.UBND UBND xã thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, thi đua khen thưởng, dân tộc tôn giáo, an ninh quốc phòng Nhiệm vụ quyền hạn: - Quản lý thống việc ban hành văn UBND, Chủ tịch UBND xã đảm bảo chủ trương, đường lối Đảng quy định pháp luật Nhà nước - Xây dựng chương trình làm việc UBND Thường trực UBND xã, giúp lãnh đạo theo dõi, đôn đốc ngành, cán chuyên môn thuộc UBND xã thực chương trình cơng tác - Theo dõi ngành cán chuyên môn thuộc UBND việc chuẩn bị đề án (bao gồm dự thảo văn quy phạm pháp luật, dự án Kinh tế - Xã hội, Văn hóa, Y tế, Giáo dục, An ninh – Quốc phòng dự án khác) tham gia ý kiến nội dung, hình thức thể thức quy trình soạn thảo đề án - Thẩm tra đề án chun mơn thuộc UBND, trình UBND xã định để UBND xã trình cấp có thẩm quyền định Trong trường hợp đề án chưa đảm bảo yêu cầu nội dung, hình thức, thể thức trình tự theo quy định pháp luật, quy chế UBND xã quy định, Văn phòng đề nghị ngành, cán chun mơn bổ sung, hồn chỉnh HVTT: Võ Việt Sang Bằng Trang GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam nghiệp Báo cáo thực tập Tốt - Tổ chức thực mối quan hệ làm việc UBND, Chủ tịch UBND với HĐND, với UBMTTQ đoàn thể, ngành, cán trực thuộc UBND xã - Phối hợp với Thanh tra nhân dân giúp TT UBND xã việc tổ chức giải đơn khiếu nại, tố cáo công dân theo quy định pháp luật - Tổ chức việc công bố, truyền đạt quy định Pháp luật, Nghị HĐND, Quyết định, Chỉ thị UBND thành phố cấp đến ngành, cán chuyên môn Chủ tịch UBND xã theo dõi, đôn đốc, kiểm tra ngành, cán chun mơn việc thực văn - Tổ chức phục vụ hoạt động kỳ họp HĐND, phiên họp UBND xã, họp làm việc Chủ tịch - Giúp UBND xã tổ chức quản lý Nhà nước đảm bảo điều kiện phục vụ, lễ tân cho lãnh đạo xã đón tiếp đoàn khách đến thăm, làm việc địa phương theo quy định Nhà nước Tổ chức: Văn phòng UBND xã gồm 02 cơng chức Văn phòng – Thống kê 01 cán Văn thư – Lưu trữ Phần thứ ba CÔNG TÁC SOẠN THẢO, QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN I/ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO, QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN Khái niệm văn bản, văn quản lý nhà nước, văn hành 1.1 Khái niệm văn bản: Theo nghĩa rộng, văn “bản viết in, mang nội dung cần ghi để lưu lại làm bằng”, “chuỗi ký hiệu ngơn ngữ hay nói chung ký hiệu thuộc hệ thống đó, làm thành chỉnh thể mang HVTT: Võ Việt Sang Bằng Trang GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam nghiệp Báo cáo thực tập Tốt nội dung ý nghĩa trọn vẹn”(Từ điển tiếng Việt trang 1078, Trung tâm từ điển ngôn ngữ - Hà Nội – 1997) Theo cách hiểu bia đá, hoành phi, câu đối đền, chùa; chúc thư, văn khế, thư lịch cổ; tác phẩm văn học khoa học, kỹ thuật; công văn, giấy tờ, hiệu, băng ghi âm, vẽ… quan, tổ chức gọi chung văn Khái niệm sử dụng cách phổ biến nghiên cứu văn bản, ngôn ngữ học, văn học, sử dụng từ trước đến nước ta Theo nghĩa hẹp, văn gọi chung công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu,…(Điều 1, Điều lệ quy định chế độ chung công văn giấy tờ quan ban hành theo Nghị định số 527-TTg ngày 02/01/1957 Chính phủ) hình thành q trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức kinh tế Theo nghĩa này, loại giấy tờ dùng để quản lý, điều hành hoạt động quan, tổ chức Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Báo cáo, Tờ trình, Đề án… gọi văn Khái niệm sử dụng rộng rãi quan, tổ chức 1.2 Khái niệm văn quản lý nhà nước: Văn quản lý nhà nước định quản lý thành văn quan nhà nước (lập pháp, hành pháp, tư pháp) cá nhân có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục hình thức luật định, mang tính quyền lực Nhà nước làm phát sinh hệ pháp ký cụ thể q trình thực chúng Do đó, hiểu văn quản lý nhà nước định thông tin quản lý thành văn (được văn hóa) quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục hình thức định nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nhà nước qua lại quan nhà nước với quan nhà nước với tổ chức công dân 1.3 Khái niệm văn văn hành chính: Theo nghĩa rộng từ hành “thuộc phạm vi đạo, quản lý việc chấp hành luật pháp, sách Nhà nước” Với nghĩa này, văn hành văn viết in, chứa đựng thơng tin có nội dung thuộc phạm vi HVTT: Võ Việt Sang Bằng Trang 10 GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam nghiệp Báo cáo thực tập Tốt ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: …… Từ ngày … đến ngày .… Từ số … đến số … Quyển số: …… Phần đăng ký văn đi: Phần đăng ký văn trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm) bao gồm 08 cột theo mẫu sau: Số, ký Ngày Tên loại trích hiệu tháng yếu nội dung văn văn văn bản (1) (2) (3) Ngườ Nơi nhận i ký văn (4) (5) Đơn vị, Số người nhận lượng lưu (6) (7) Ghi (8) Bước 4: Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Văn phải hoàn chỉnh thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn chuyển cho nơi nhận Fax chuyển qua mạng để thông tin nhanh HVTT: Võ Việt Sang Bằng Trang 30 GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam nghiệp Báo cáo thực tập Tốt Sổ chuyển giao văn in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm Mẫu bìa sổ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI Năm: …… Từ ngày … đến ngày .… Quyển số: …… Phần đăng ký chuyển giao văn : Phần đăng ký chuyển giao văn đến trình bày trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) bao gồm 05 cột theo mẫu sau: Ngày chuyển Số, ký hiệu văn Nơi nhận văn Ký nhận Ghi (1) (2) (3) (4) (5) Bước 5: Lưu văn Mỗi văn phải lưu hai bản; gốc lưu văn thư quan lưu hồ sơ Bản lưu văn văn thư quan phải xếp theo thứ tự đăng ký Đặc biệt việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu độ mật thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước HVTT: Võ Việt Sang Bằng Trang 31 GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đơng Nam nghiệp Báo cáo thực tập Tốt Có thể thấy văn quan nói chung, Văn phòng nói riêng sở pháp lý quan trọng, thông tin phản ánh trách nhiệm, nhiệm vụ mà quan quan tâm, giải Việc quản lý văn góp phần đảm bảo yêu cầu thông tin cho quản lý, cho định biểu hiệu giải công việc cụ thể quan Do đó, cần quan tâm công tác quản lý văn Văn phòng UBND xã để nâng cao hiệu định hành Phần thứ tư KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ I/ KẾT LUẬN Về hiểu, cơng tác văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý, sử dụng dấu văn thư Còn cơng tác lưu trữ nhiệm vụ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng quan xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị Giữa công tác văn thư lưu trữ khơng có tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với Mối quan hệ thể qua liên tục trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn đến lưu trữ hành đưa vào lưu trữ lịch sử Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu thông tin, tài liệu xử lý trước quan trọng để hình thành nên văn Các tài liệu lưu trữ tốt nguồn cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời HVTT: Võ Việt Sang Bằng Trang 32 GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam nghiệp Báo cáo thực tập Tốt cho người soạn thảo văn Trên thực tế, quan quản lý nhà nước rút ngắn thời gian ban hành định, giải kịp thời, đắn yêu cầu cơng dân khơng có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ Công việc quan tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu công văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay khơng Như vậy, thực tốt cơng tác lưu trữ góp phần thúc đẩy thực tốt công tác văn thư Ngược lại, thực tốt công tác văn thư góp phần thực tốt cơng tác lưu trữ Cụ thể việc quản lý văn lập hồ sơ hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực tốt cơng tác lưu trữ Có thể xem công tác lập hồ sơ cầu nối công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ lập khoa học tiết kiệm thời gian, công sức tạo điều kiện thuận lợi để cơng tác lưu trữ phát triển, từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trò công tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước quan trọng, thể điểm sau: - Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan - Giúp cho cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta HVTT: Võ Việt Sang Bằng Trang 33 GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam nghiệp Báo cáo thực tập Tốt - Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực quan, tổ chức, cá nhân Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát - Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức, doanh nghiệp bí mật quốc gia Từ lẽ trên, thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Thiết nghĩ quan hành nhà nước cần phải có nhận thức đắn về vị trí vai trò cơng tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý quan, đơn vị Tình hình soạn thảo quản lý văn Văn phòng UBND xã nêu phần thấy kết đáng ý hoạt động soạn thảo, ban hành văn UBND xã Đạt thành tựu công tác soạn thảo quản lý văn bước tiến mới, hướng trình quản lý, điều hành Văn phòng thực nhiệm vụ Qua nâng cao hiệu giải công việc soạn thảo ban hành văn bản, việc quản lý văn yếu tố quan trọng cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý quan Văn soạn thảo quản lý cách chặt chẽ, thống Văn phòng UBND Trong thời gian qua Văn phòng làm tốt nhiệm vụ này, văn giấy tờ xử lý nhanh chóng, đảm bảo khơng để sót, thất lạc văn bản, phục vụ kịp thời công tác đạo, điều hành lãnh đạo UBND xã Thế nhưng, bên cạnh kết đạt vậy, công tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng UBND xã tồn nhiều thiếu sót, hạn chế sau: HVTT: Võ Việt Sang Bằng Trang 34 GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam nghiệp Báo cáo thực tập Tốt Đối với công tác soạn thảo văn bản: - Về xác định thẩm quyền ban hành văn nội dung lẫn hình thức văn chưa thống Trong q trình soạn thảo ban hành văn có nhiều trường hợp nên ban hành cơng văn lại ban hành tờ trình… Nội dung quy định văn soạn thảo có tình khả thi cao, nhiên số văn q trình xây dựng chưa thực tế nên tính khả thi bị hạn chế Như vậy, hạn chế nhỏ, đòi hỏi UBND xã quan tâm đạo cán văn phòng phận chun mơn, trọng đến tầm quan trọng, ý nghĩa việc thực quy định công tác soạn thảo ban hành văn quản lý nhà nước - Về quy trình xây dựng ban hành văn bản: Văn soạn thảo Văn phòng nhìn chung tuân thủ theo bước quy trình xây dựng ban hành văn Bên cạnh đó, u cầu cơng việc, tính giải nhanh vấn đề mà nhiều bước khơng tiến hành hồn chỉnh Điều ảnh hưởng phần đến chất lượng văn soạn thảo Các chủ thể giao soạn thảo dự thảo văn bản, tổ chức sưu tầm hồ sơ, tài liệu có liên quan, lấy ý kiến đối tượng chịu tác động trực tiếp văn bản, tiếp thu ý kiến đóng góp để chỉnh sửa lại dự thảo trước trình nhiều bất cập ảnh hưởng đến tiến độ soạn thảo ban hành văn Cơng tác tự kiểm tra, rà sốt hệ thống hóa văn quan cán Tư pháp chưa tiến hành thường xuyên Chính vậy, có kiến nghị sửa đổi, bổ sung sai sót, bất cập văn ban hành, hệ làm ảnh hưởng đến trình tổ chức thực văn - Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: Lỗi sai chủ yếu thể thức văn văn thực theo văn điều khoản, phần nơi nhận Đồng thời, Văn phòng cần tiến tới tiêu chuẩn hóa văn quản lý - Về văn phong, ngơn ngữ văn bản: Một số văn sử dụng từ không đảm bảo tính chất văn phong hành chính, sử dụng từ đa nghĩa, hành văn khơng rõ ràng… Bên cạnh số lỗi như: lỗi vần, điệu, viết hoa, HVTT: Võ Việt Sang Bằng Trang 35 GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam nghiệp Báo cáo thực tập Tốt viết tắt tùy tiện không khoa học… Cần quan tâm đến văn phong hành q trình soạn thảo văn sử dụng đắn, chuẩn mực Đối với công tác quản lý văn bản: - Việc quản lý văn đến, quan thực thủ cơng, tiếp nhận công văn đến phận văn thư phải ghi vào sổ thực lưu máy vi tính tiện cho việc tra cứu Điều đảm bảo tính hệ thống, chặt chẽ quản lý văn thiết nghĩ cần phải đại hóa cơng tác văn thư đê xây dựng hệ thống quản lý văn đại, thống nâng cao hiệu thơng tin Văn phòng - Bộ phận văn thư quan có 01 cán với yêu cầu cơng việc có khối lượng lớn nhiều giải chưa nhanh chóng kịp thời, gây ảnh hưởng không nhỏ đến định quản lý quan Do đó, vần đề đặt cần nâng cao chuyên môn nghiệp vụ phận văn thư nhằm giải công việc cách có hệ thống, hiệu - Các phương tiện để bảo quản tài liệu thiếu kho lưu trữ chưa bảo đảm quy cách, chưa có máy hút ẩm, … dẫn đến tài liệu chưa bảo quản tốt Nguyên nhân hạn chế: - Thiết bị kỹ thuật phục vụ cho trình soạn thảo quản lý văn bản: Các phương tiện sử dụng vào q trình giới hóa tự động hóa việc soạn thảo quản lý văn chưa đáp ứng yêu cầu giai đoạn Thiết bị phục vụ cho soạn thảo; thiết bị để nhân bản; thiết bị để truyền đạt thông tin văn bản; thiết bị phục vụ cho việc bảo quản, lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn thiếu mức lạc hậu - Lề lối làm việc quan nhà nước thể rõ chế quan liêu, bao cấp sản phẩm hoạt động quản lý văn ban hành thiếu quy cũ, chồng chéo lẫn nhau, khối lượng lớn chất lượng thơng tin chứa thấp, nhiều văn trùng lặp, thừa, khơng có hiệu lực HVTT: Võ Việt Sang Bằng Trang 36 GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam nghiệp Báo cáo thực tập Tốt - Hệ thống thuật ngữ, nghiên cứu văn phong văn hành nhiều điều chưa làm sáng tỏ Ảnh hưởng đến việc sử dụng từ ngữ, văn phong tùy tiện, khó hiểu, khơng giải thích rõ ràng, làm cho văn hạn chế tính khả thi - Việc quản lý văn chưa chặt chẽ, hệ thống tổ chức phận quản lý lưu trữ văn bản, chưa phát huy vai trò nhận thức rõ trách nhiệm phận văn thư việc cải tiến công tác lưu trữ Cơ quan chưa quan tâm xây dựng quy chế công tác văn thư phù hợp với thực tế giai đoạn ứng dụng rõ ràng phương tiện kỹ thuật đại vào khâu nghiệp vụ công tác văn thư - Số lượng biên chế Văn phòng dẫn đến cơng việc q tải, chưa đầu tư thời gian cho việc nghiên cứu sâu ngành lĩnh vực giao - Sự nhận thức chưa đầy đủ công tác quản lý, soạn thảo vai trò, chức văn hệ thống văn Năng lực, trình độ cán công chức nhằm đáp ứng công tác soạn thảo, thẩm định, kiểm tra xử lý văn nhiều hạn chế; việc mở lớp tập huấn nghiệp vụ soạn thảo, kiểm tra, quản lý xử lý văn chưa đạt hiệu cao, chưa trọng Văn quản lý nhà nước địa phương có vai trò quan trọng Một mặt, cụ thể hóa văn quản lý nhà nước cấp trên, văn HĐND cấp; mặt khác sở pháp lý, công cụ quản lý hữu hiệu, phương tiện để truyền đạt thơng tin quyền địa phương lĩnh vực đời sống kinh tế - xã hội Trong thời gian qua, văn UBND xã Lai Uyên ban hành có đóng góp khơng nhỏ phát triển kinh tế - xã hội địa phương, điều không phủ nhận Thế nhưng, việc soạn thảo quản lý văn UBND xã bộc lộ số thiếu sót, hạn chế định; song hạn chế, thiếu sót chưa đưa lại hậu nghiêm trọng có phát kịp thời xử lý, điều chỉnh phù hợp Trong báo cáo chuyên đề tập trung vào “công tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng UBND xã Lai Uyên” nên đối tượng HVTT: Võ Việt Sang Bằng Trang 37 GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam nghiệp Báo cáo thực tập Tốt phạm vi nghiên cứu hoạt động Văn phòng Qua đánh giá cơng tác soạn thảo quản lý văn đây, chuyên đề đề xuất số ý kiến nhằm góp phần vào việc nâng cao chất lượng việc soạn thảo quản lý văn hành thơng thường mà Văn phòng thường xuyên thực Song, giải pháp có xuất phát điểm từ người phục vụ người tốt Hoạt động quan nhà nước để phục vụ cho lợi ích, nhu cầu đời sống nhân dân làm thúc đẩy kinh tế phát triển Mà văn quan nhà nước ban hành chủ yếu phục vụ cho lợi ích đáng người dân Do đó, Văn phòng nói riêng UBND xã Lai Un nói chung mà cán cơng chức quan chủ thể trực tiếp thực trách nhiệm, quyền hạn giải công việc phục vụ cho nhu cầu, lợi ích nhân dân thơng qua việc ban hành văn quản lý nhà nước Chỉ có đâu cán cơng chức lòng tâm thực cải cách hành hành thật chuyển đổi vấn đề nâng cao chất lượng văn quản lý nhà nước nội dung quan trọng cải cách hành II/ KIẾN NGHỊ Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu soạn thảo quản lý văn Văn phòng UBND xã Lai Uyên: Chất lượng, hiệu văn quản lý hành nhà nước thơng qua nhiều tiêu chí khác nhau, song tiêu chí như: văn phải phản ánh nhiệm vụ trị địa phương; ban hành thẩm quyền; điều chỉnh thực tiễn xã hội; hợp với lòng dân Việc soạn thảo quản lý văn đóng ý nghĩa quan trọng trình quản lý, điều hành quan ban hành văn quản lý hành nhà nước Dưới số giải pháp nhằm nâng cao hiệu soạn thảo quản lý văn Văn phòng UBND xã Lai Uyên - Đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn HVTT: Võ Việt Sang Bằng Trang 38 GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam nghiệp Báo cáo thực tập Tốt Văn phòng UBND xã chủ yếu tham mưu soạn thảo văn hành thơng thường giải cơng việc địa phương Chính vậy, chủ thể ban hành, cá nhân soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn cần thiết quan trọng mặt, đảm bảo tính hợp pháp hợp lý của văn bản, mặt khác điều kiện quan trọng định chất lượng văn Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo văn hành xây dựng dựa yêu cầu thực tế đặt văn Tuy nhiên khái qt quy trình bao gồm bước sau: Bước 1: Xác định mục đích nội dung vấn đề cần văn hóa Xác định tên loại văn đối tượng văn bản; Bước 2: Xây dựng dự thảo sở thơng tin có chọn lọc; hồn thiện thảo thể thức, ngơn ngữ; Bước 3: Thông qua lãnh đạo; Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn ban hành theo thẩm quyền quy định Quy trình thường áp dụng loại công văn, thông báo, báo cáo, … Văn phòng soạn thảo cần ý số bước quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng văn (giai đoạn xây dựng thông qua đề cương; giai đoạn tham khảo ý kiến đối tượng liên quan) văn đặc biệt Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn Việc tuân thủ thẩm quyền nội dung hình thức yêu cầu cấp thiết, đòi hỏi quan phải nghiêm chỉnh chấp hành Tại Văn phòng UBND xã cần coi trọng thẩm quyền ký văn hành thơng thường, đòi hỏi phải quy định chặt chẽ cụ thể chủ thể ban hành Với văn hành thơng thường mà Văn phòng thường soạn thảo như: cơng văn hành chính, thơng báo, thơng cáo, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, đề án, phương án, chương trình, hợp đồng, biên bản, giấy chứng nhận, giấy HVTT: Võ Việt Sang Bằng Trang 39 GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam nghiệp Báo cáo thực tập Tốt đường, giấy giới thiệu, giấy mời phải đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt thẩm quyền hình thức nội dung soạn thảo văn Có quy định cụ thể thẩm quyền ký loại văn nhằm đảm bảo tinh thần trách nhiệm trình thực văn mà điều tiết, phân cơng cơng việc cách phù hợp, công cá nhân với Trong trình xây dựng ban hành, chủ thể ban hành, cá nhân soạn thảo cần lưu ý việc sử dụng hình thức văn hành Đảm bảo nội dung văn bản: Hạn chế nội dung văn quản lý nhà nước Văn phòng UBND xã soạn thảo nhỏ, vấn đề làm để tránh khắc phục hạn chế Nội dung thành phần chủ yếu quan trọng tất loại hình văn bản, định tính chất tồn văn Cho nên, việc bảo đảm yêu cầu nội dung tính mục đích, tính khoa học, tính cơng quyền, tính đại chúng, tính khả thi văn cần phải đảm bảo thêm hai vấn đề kỹ thuật xây dựng cấu trúc văn kỹ sử dụng ngôn ngữ, văn phong văn Cấu trúc văn không giàn ý, đề cương mà cấu trúc bao hàm hai mặt: nội dung hình thức Để thực tính thống cấu trúc cá nhân, đơn vị soạn thảo phải tư khoa học để hình thành chủ đề văn thiết lập bố cục chặt chẽ Đối với kỹ sử dụng phong cách, ngôn ngữ soạn thảo cần phải sử dụng nhuần nhuyễn xác phong cách, ngơn ngữ hành chính, đảm bảo đặc điểm chủ yếu tính xác, rõ ràng; nghiêm túc, khách quan; thống nhất, phổ biến; tính khn mẫu; tính lịch sự, văn hóa HVTT: Võ Việt Sang Bằng Trang 40 GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam nghiệp Báo cáo thực tập Tốt Thực tốt công tác kiểm tra xử lý văn vi phạm pháp luật; tăng cường tra, kiểm tra công tác Văn thư: Công tác kiểm tra xử lý văn vi phạm pháp luật: Mục đích cơng tác nhằm phát văn có nội dung trái pháp luật để kịp thời đình việc thi hành, sửa đổi, hủy bỏ bãi bỏ văn bản, đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp thống hệ thống pháp luật Đồng thời, kiến nghị quan, người có thẩm quyền xác định trách nhiệm quan, người có thẩm quyền ban hành văn Các văn hành thơng thường chủ yếu công cụ truyền đạt thông tin quản lý UBND xã nên đảm bảo tính chuẩn xác văn đảm bảo cho thông tin truyền đạt cách trọn vẹn, xác có hiệu Việc kiểm tra xử lý văn có dấu hiệu vi phạm pháp luật không thống tuân theo quy định khác cấp quan trọng tạo tính thống nhất, xác khách quan hoạt động quản lý Nội dung kiểm tra chủ yếu kiểm tra nội dung, thẩm quyền, thể thức kỹ thuật trình bày văn Tăng cường kiểm tra cơng tác văn thư: Q trình quản lý văn cần coi trọng, quan tâm cách mực Việc kiểm tra công tác văn thư nhằm đảm bảo tính khách quan phát sai trái văn thư thực công tác quản lý văn Kiểm tra nâng cao trách nhiệm, tinh thần làm việc phận văn thư, thúc đẩy tính hiệu quả, khả thi việc quản lý văn quan Đào tạo, bồi dưỡng cán công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn bản: - Đối với UBND xã : Cần phải xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, cử cán đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn với hình thức phong phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầu hoạt động soạn thảo quản lý văn quan Cần phải có chế độ khuyến khích, ưu đãi đội ngũ cán cơng chức này, có sách hỗ trợ kịp thời thỏa đáng HVTT: Võ Việt Sang Bằng Trang 41 GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam nghiệp Báo cáo thực tập Tốt kinh phí thiết bị kỹ thuật, sở vật chất phục vụ công tác soạn thảo quản lý văn cán công chức - Đối với cán công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn bản: Cần phải cập nhật liên tục thông tin, quy định công tác soạn thảo, quản lý văn quan nhà nước cấp trên, tuân thủ nguyên tắc, quy định pháp luật hành Bên cạnh khơng ngừng tăng cường trách nhiệm cán công chức nhằm phát huy tích cực hạn chế cơng tác Để đảm bảo tốt giải pháp mà báo cáo nêu trên, đòi hỏi UBND xã phải tăng cường hỗ trợ kinh phí cho công tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng UBND Đồng thời đầu tư trang bị nâng cấp thiết bị nâng cấp thiết bị kỹ thuật như: thiết bị phục vụ cho việc soạn thảo văn bản; thiết bị để nhân bản; thiết bị phục vụ cho việc quản lý lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn nhằm đáp ứng yêu cầu công đổi yêu cầu quản lý thực tiễn xã hội HVTT: Võ Việt Sang Bằng Trang 42 GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam nghiệp Báo cáo thực tập Tốt TÀI LIỆU THAM KHẢO - Từ điển tiếng Việt (Trung tâm từ điển ngôn ngữ - Hà Nội – 1997 ) - Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 03/6/2008 - Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003 - Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân ngày 03/12/2004 - Nghị định số 527-TTg ngày 02/01/1957 Chính phủ ban hành Điều lệ quy định chế độ chung công văn giấy tờ quan - Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác Văn thư - Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06/9/2006 Chính phủ quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân ngày 03/12/2004 - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác Văn thư - Thơng tư số 12/2002/TT-BCA (A11) hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn - Cơng văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước - Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04/3/2009 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý lập hồ sơ môi trường mạng - Quyết định số 66/2009/QĐ-UBND ngày 18/9/2009 UBND tỉnh Bình Dương ban hành quy định công tác văn thư địa bàn tỉnh HVTT: Võ Việt Sang Bằng Trang 43 GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh Trường Trung Cấp kinh tế - Công nghệ Đông Nam nghiệp Báo cáo thực tập Tốt - Quyết định số 03/2009/QĐ-UBND ngày 03/8/2009 UBND huyện Bến Cát ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ huyện Bến Cát - Quyết định số 23/2009/QĐ-UBND ngày 17/11/2009 UBND xã Lai Uyên việc ban hành quy chế công tác văn thư xã Lai Uyên HVTT: Võ Việt Sang Bằng Trang 44 GVHD: Thạc sĩ Phan Thanh ... Tình hình soạn thảo quản lý văn Văn phòng Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên 5.1 Tình hình soạn thảo văn Văn phòng UBND xã Lai Uyên Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn Văn phòng UBND xã đảm bảo... chức: Văn phòng UBND xã gồm 02 cơng chức Văn phòng – Thống kê 01 cán Văn thư – Lưu trữ Phần thứ ba CÔNG TÁC SOẠN THẢO, QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN I/ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO,... 5.2.2- Đối với quản lý văn Tất văn UBND xã phải đăng ký vào sổ quản lý văn phận văn thư phải kiểm tra nội dung hình thức trước gửi Trình tự quản lý văn văn thư văn phòng UBND xã tuân thủ theo